Manual Del Sistema de Gestion

MANUAL
VERSIN 6
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN

INSTITUCIONAL
INTRODUCCIN
MN-DIR-001CAPTULO 1
FECHA VIGENCIA:
17/Ago/2011
INTRODUCCIN
Durante las ltimas dcadas, la calidad y su adecuada gestin se han convertido en el
factor competitivo nmero uno de las organizaciones; por ese motivo y como
respuesta a la necesidad del fortalecimiento de la entidad como organizacin moderna,
SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO ha sentido el compromiso de proveer productos
y servicios conformes a los requerimientos de sus clientes, por tal razn tom la
decisin estratgica de adoptar un Sistema de Gestin Integrado con enfoque de
procesos, utilizando como herramienta los estndares de calidad establecidos en la
Norma NTCGP 1000 y MECI 1000.
SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO se compromete en suministrar el apoyo

necesario para que esta estrategia promueva el mejoramiento continuo de nuestros
resultados y fomente en el personal una actitud permanente de servicio al cliente, auto
gestin y una clara conciencia del impacto que cada persona tiene en los procesos que
componen el Instituto, para ello contar con la participacin activa de cada uno de los
funcionarios en el mantenimiento y la mejora continua de los procesos en los cuales
interviene.
El Manual del Sistema de Gestin Institucional de SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO

se encuentra a disposicin de todos aquellos interesados, como gua fundamental para
el buen entendimiento de la estructura, composicin y compromiso del Instituto.
ELABORO
NOMBRE: HERNNDEZ PEA LIDA C
CARGO : PROFESIONAL CONTRATISTA OAP
FECHA: 29/Jul/2011
REVISO
NOMBRE: RUIZ COLLAZOS NANCY DEL PILAR
CARGO:
JEFE
OFICINA
ASESORA
DE
PLANEACIN
FECHA: 03/Ago/2011
APROBO
NOMBRE: CCSCI
CARGO : MIEMBRO COMIT CCSCI
FECHA: 12/Ago/2011
MANUAL
VERSIN 6

INSTITUCIONAL
ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL
DEL MANUAL
MN-DIR-001CAPTULO 2
FECHA
VIGENCIA:
17/AGO/2011
2. ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL DEL SISTEMA DE

GESTIN INSTITUCIONAL
2.1 ACTOS ADMINISTRATIVOS DE ADOPCIN SISTEMA MECI 1000:2005 Y

NTCGP 1000:2004
El Sistema Integrado de MECI y Calidad se adopta y se crea en INGEOMINAS
mediante:
a. Resolucin No. 452 del 11 de Noviembre de 2005 por la cual se adopta el

Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 en INGEOMINAS.
b. Resolucin No. 086 del 13 de marzo de 2006 por medio de la cual se crea el
Sistema de Gestin de Calidad para el Instituto.
c. Resolucin No. 321 del 27 octubre de 2006 por la cual se conforman los
equipos de trabajo del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005
y se dictan disposiciones sobre la materia.
d. Resolucin 541 del 14 de diciembre de 2007 por la cual se crean y
conforman las instancias para la implementacin, desarrollo y mejoramiento
continuo de los Sistemas de Control Interno, de Gestin de la Calidad y de
Desarrollo Administrativo del Instituto.
e. Resolucin 153 del 11 de junio de 2008 por medio de al cual se adoptan el
mapa de procesos y algunos procedimientos del Instituto.
f.
Resolucin 153 del 11 de junio de 2008 por medio de la cual se modifica la

conformacin del comit operativo para la implementacin de los sistemas
de Control Interno, de Gestin de la Calidad y de Desarrollo Administrativo y
se dictan otras disposiciones sobre la materia.
g. Resolucin 310 del 08 de septiembre de 2008 Por medio de la cual se

aprueban unos procedimientos en el Instituto.
h. Resolucin 311 del 08 de septiembre de 2008 Por medio de la cual se
i.
Resolucin 312 del 08 de septiembre de 2008 Por medio de la cual se

j.
Resolucin 499 del 05 de diciembre de 2008 Por medio de la cual se

aprueban varios productos que hacen parte del Sistema Integrado de
Gestin en INGEOMINAS.
ELABORO
REVISO
APROBO

CARGO :
PROFESIONAL CONTRATISTA
OAP
FECHA: 29/Jul/2011

CARGO:
JEFE
OFICINA
ASESORA
DE
PLANEACIN
FECHA: 03/Ago/2011
NOMBRE: CCSCI
FECHA: 12/Ago/2011
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INSTITUCIONAL
DEL MANUAL
MN-DIR-001CAPTULO 2
FECHA
VIGENCIA:
17/AGO/2011
k. Resolucin 119 de 22 de abril de 2009 por medio de la cual se aprueba el

procedimiento de Control de Producto No Conforme.
l.
Resolucin 481 de 21 de septiembre de 2009 por la cual se aprueban unos

procedimientos y se modifican los nombres de otros procedimientos en el
Instituto.
m. Resolucin 347 de 09 de agosto de 2010 por la cual se adopta el sistema de

Gestin Ambiental y el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional y se
aprueban unos procedimientos.
2.2
ALCANCE
DEL
SISTEMA
DE
GESTION
INSTITUCIONAL
El Sistema de Gestin Institucional de INGEOMINAS, se ha diseado para cubrir la

totalidad de las actividades misionales del Instituto, las cuales incluyen
investigacin geolgica bsica, investigacin y evaluacin de recursos del subsuelo,
evaluacin y monitoreo de amenazas, evaluacin y seguimiento de proyectos para
el fomento de las comunidades mineras, contratacin y fiscalizacin minera del
pas, control de las fuentes radiactivas a nivel nacional y ensayos geolgicos,
mineros
y
nucleares.
Dando cumplimiento, a travs de los procesos de INGEOMINAS, a los requisitos
del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000, la Norma Tcnica de Calidad
Para La Gestin Pblica NTC GP 1000, la norma ISO 14001 Sistema De Gestin
Ambiental, OHSAS 18001 Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional.
2.3 RESPONSABILIDAD
El Manual del Sistema de Gestin Institucional es el documento base para la
Gestin Institucional y por ello su emisin, modificacin, distribucin y control sigue
los lineamientos establecidos en el Procedimiento de Control de Documentos (PRSGI-CDT-001).
A la Oficina Asesora de Planeacin le corresponde la redaccin del Manual de

Calidad con la colaboracin y apoyo de los responsables del proceso, el contenido
del Manual de Calidad es revisado por el jefe de la Oficina Asesora de Planeacin y
de los Lderes de Proceso quienes establecen si el contenido del mismo se ajusta a
las prcticas vigentes del Instituto; La aprobacin del Manual de Calidad le
corresponde al Director General quien avala con su firma las disposiciones
establecidas en el documento y autoriza su inmediata distribucin y aplicacin.
La responsabilidad y autoridad de evaluar las propuestas de exclusiones para

determinar su aprobacin es del Comit Coordinador de Control Interno. La
evaluacin y aprobacin de las exclusiones son conducidas dentro del marco de las
Revisiones por la Direccin del Sistema de Gestin Institucional.
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VERSIN 6

INSTITUCIONAL
DEL MANUAL
MN-DIR-001CAPTULO 2
FECHA
VIGENCIA:
17/AGO/2011
2.4 CONTROL DE CAMBIOS

En el Historial de cambios se describen las modificaciones realizadas al Manual del
Sistema de Gestin Institucional de INGEOMINAS, el control y registro actualizado
es mantenido por los profesionales asignados de la Oficina Asesora de Planeacin.
2.5 DISTRIBUCIN
La distribucin del Manual del Sistema de Gestin Institucional se efectuar de
acuerdo con el Procedimiento de Control de Documentos (PR-SGI-CDT-001). Se
encontrar publicado en la herramienta ISOLUCION.
2.6 ALCANCE DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INSTITUCIONAL

El presente Manual del Sistema de Gestin Institucional describe la integracin del
subsistema de Control Interno, el subsistema de Calidad, el subsistema de Gestin
Ambiental y el subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional de INGEOMINAS de
acuerdo con los requisitos de la Norma NTCGP 1000, MECI 1000, ISO 14001 y
OHSAS 18001 y es de aplicacin a todo INGEOMINAS.
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VERSIN 5

INSTITUCIONAL
EXCLUSIONES
MN-DIR-001CAPTULO 3
FECHA
VIGENCIA:
30/Jun/2010
3. EXCLUSIONES
En el SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO no se considera que haya

exclusiones a los requisitos de la NTC GP 1000.
CONTENIDO
INTRODUCCIN
1. Objetivo
2. Estructura Alcance y Control
3. Exclusiones
4. Documentos de Referencia
5. Sistema de Gestin del Instituto colombiano de geologa y minera
6. Descripcin de los procesos
7. Polticas de operacin por proceso
8. Requisitos NTC GP 1000 y MECI
9. Anexos
10. Historial de cambios
ELABORO
Nombre:
ELABORACIN DE
DOCUMENTOS
Cargo:
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
Fecha:
15/Jun/2010
REVISO
Nombre:
HENKER CARDONA
HANS
Cargo:
JEFE OFICINA
ASESORA DE
PLANEACIN
Fecha:
18/Jun/2010
APROBO
Nombre:
BALLESTEROS MEJIA
MARIO
Cargo:
DIRECTOR GENERAL
Fecha:
25/Jun/2010
MANUAL
VERSIN 5

INSTITUCIONAL
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
MN-DIR-001CAPTULO 4
FECHA
VIGENCIA:
30/Jun/2010
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1. Norma NTCGP 1000: Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica

2. Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000
3. Norma del Sistema de Gestin Ambiental ISO 14001
4. Norma del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional
OHSAS 18001
ELABORO
Nombre:
ELABORACIN DE
DOCUMENTOS
Cargo:
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
Fecha:
15/Jun/2010
REVISO
Nombre:
HENKER CARDONA
HANS
Cargo:
JEFE OFICINA
ASESORA DE
PLANEACIN
Fecha:
18/Jun/2010
APROBO
Nombre:
BALLESTEROS MEJIA
MARIO
Cargo:
DIRECTOR GENERAL
Fecha:
25/Jun/2010
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SISTEMA DE GESTIN
MN-DIR-001CAPTULO 5
FECHA
VIGENCIA:
17/Ago/2011
5. SISTEMA DE GESTIN
5.1 PRESENTACIN
5.1.1 RESEA HISTRICA
El SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO tiene su origen en 1916, cuando se cre y
organiz la Comisin Cientfica Nacional, a la que se le encomend realizar la
cartografa geolgica, la exploracin de los recursos minerales y el estudio del
subsuelo. Este organismo fue reemplazado en 1940 por el Servicio Geolgico
Nacional, al cual se le anex en 1953 la Planta Metalrgica de Medelln y los
Laboratorios de Fomento Minero de Pasto e Ibagu, y adopt en ese momento el
nombre de Instituto Geolgico Nacional.
A partir de 1968, con la reforma administrativa del pas, la entidad asumi las
funciones correspondientes al Inventario Minero Nacional y al Laboratorio Qumico
Nacional creado en 1928 y se constituy en el Instituto Nacional de Investigaciones
Geolgico Mineras, INGEOMINAS. Como consecuencia de la erupcin del Volcn
Nevado del Ruiz en 1985 le asignaron las funciones de monitoreo y vigilancia de los
volcanes del pas, el estudio de las amenazas y de los riesgos naturales; para tal
efecto se cre el Observatorio Vulcanolgico de Manizales y posteriormente, los de
Pasto y Popayn. En 1991 el Gobierno Nacional organiza el Sistema de Ciencia y
Tecnologa, en cuyo marco se reestructura el Instituto inicia su proceso de
modernizacin y asume el nombre de "Instituto de Investigaciones en Geociencias,
Minera y Qumica", conservndose la sigla INGEOMINAS. En 1998 se le
encomiendan al INGEOMINAS algunas funciones del Instituto de Ciencias Nucleares
y Energas Alternativas (INEA) luego de su liquidacin, entre ellas las relacionadas
con los minerales y materiales nucleares y radiactivos y las fuentes no
convencionales de energa. El Decreto 1129 del 29 de junio de 1999 reestructura el
INGEOMINAS y asume el nombre de Instituto de Investigacin e Informacin
Geocientfica, Minero- Ambiental y Nuclear, es reconocida como la entidad
responsable de "generar la informacin bsica para el conocimiento geocientfico y
aprovechamiento del subsuelo del territorio colombiano". Mediante los decretos
2656 y 2657 del 24 de diciembre de 1999 se estableci la estructura del Instituto y
la planta de personal, respectivamente. La ltima reestructuracin de INGEOMINAS
se realiz el 28 de enero de 2004 dndole como objeto realizar la exploracin
bsica para el conocimiento del potencial de recursos y restricciones inherentes a
las condiciones geolgicas del subsuelo del territorio colombiano; promover la
exploracin y explotacin de los recursos mineros de la Nacin y participar, por
delegacin, en actividades relacionadas con la administracin de dichos recursos.
ELABORO
FECHA:
29/Jul/2011
REVISO
CARGO: JEFE OFICINA ASESORA DE
PLANEACIN
FECHA: 03/Ago/2011
APROBO
NOMBRE: CCSCI
FECHA: 12/Ago/2011
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SISTEMA DE GESTIN
MN-DIR-001CAPTULO 5
FECHA
VIGENCIA:
17/Ago/2011
En lo sucesivo la entidad se denominar Instituto Colombiano de Geologa y Minera

y continuar utilizando la sigla INGEOMINAS. Dicha reestructuracin se realiza
mediante el decreto 252 de enero 28/04 y con el decreto 253 de la misma fecha
modifica su planta de personal. Mediante el Decreto 3577 de 29 de octubre 2004 se
modifican algunas de las funciones del decreto 252 y se agregan funciones de
Salvamento Minero, Modifica la conformacin del Consejo Directivo y se elimina la
Subdireccin de Administracin de Recursos y se adiciona la Oficina Asesora
Jurdica.
5.2 PLAN ESTRATEGICO
5.2.1 MISIN
Contribuir al desarrollo econmico y social del pas a travs de la exploracin y el
conocimiento del suelo y subsuelo del territorio nacional, la evaluacin y el
monitoreo de las amenazas geolgicas, la promocin y eficiente administracin de
los recursos minerales y del control del uso de los materiales radiactivos,
atendiendo oportunamente las necesidades y los requerimientos de nuestros
usuarios.
5.2.2 VISIN
El SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO ser reconocido como lder en el suministro
de informacin del suelo y subsuelo Colombiano y en la administracin eficaz de los
recursos mineros, a travs de un equipo humano calificado y la utilizacin de
tecnologas modernas, propiciando el desarrollo sostenible del pas.
5.2.3 PRINCIPIOS INSTITUCIONALES
La generacin y divulgacin del conocimiento geolgico del territorio

nacional contribuye al mejoramiento nacional y al mejoramiento de la
calidad de vida de los colombianos
La informacin que producimos es pblica, confiable, oportuna, til y de fcil

acceso
El manejo que realizamos de los recursos administrados y delegados genera

seguridad y confianza
La atencin a nuestros usuarios se realiza con igualdad e imparcialidad,

buscando su satisfaccin.
El recurso ms valioso de la entidad es nuestro talento humano.

La prevencin, la mitigacin y el control de los posibles impactos sobre el
medio ambiente, son parte fundamental del quehacer institucional.
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SISTEMA DE GESTIN
MN-DIR-001CAPTULO 5
FECHA
VIGENCIA:
17/Ago/2011
5.2.4 VALORES INSTITUCIONALES
Honestidad: Forma de actuar correctamente.
Responsabilidad: Responder por mis propios actos y por los compromisos

adquiridos
Compromiso: Conviccin y disposicin personal hacia el cumplimiento de una

meta colectiva.
Justicia : Dar a cada uno lo que le pertenece o corresponde
Transparencia: Comportamiento evidente, sin duda ni ambigedad.
Respeto : Reconocer y considerar las diferencias de cada individuo
Servicio: Actitud para atender adecuadamente los requerimientos de los clientes
5.2.5
POLITICA
DEL
SISTEMA
DE
GESTIN
INSTITUCIONAL
El SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO contribuye al progreso social y econmico

del pas a travs de sus actividades misionales, por medio de un sistema de gestin
orientado a satisfacer oportunamente las necesidades y requerimientos de las
partes interesadas; garantizar un ambiente de trabajo sano, seguro y saludable
para todos los colaboradores y visitantes; y
gestionar las implicaciones
ambientales de nuestro quehacer institucional. Logramos nuestros objetivos dentro
de los ms altos estndares de tica, dando cumplimiento a la normatividad
vigente, a travs de servidores pblicos competentes, comprometidos con el
mejoramiento continuo de la gestin, con el desempeo de los procesos, y la
administracin de los riesgos asociados.
5.2.6 OBJETIVOS DE CALIDAD
Satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes
Cumplir con los requisitos legales y con los estndares, normas tcnicas y
protocolos adoptados por el Instituto.
Promover el trabajo seguro y saludable en la Institucin
Administrar las implicaciones ambientales de los procesos.
Contar con servidores pblicos competentes y comprometidos con el

mejoramiento de la Institucin
Mejorar continuamente el Sistema de Gestin Institucional.
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SISTEMA DE GESTIN
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FECHA
VIGENCIA:
17/Ago/2011
5.2.7 OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Ampliacin del conocimiento geolgico del territorio Nacional
Identificacin del potencial de recursos del Subsuelo
Identificacin y monitoreo de riesgos geolgicos
Contratacin y titulacin minera y fiscalizacin de ttulos mineros
Promocin nacional e internacional del potencial minero del pas
Aumentar la productividad del sector minero
Asesora y control en seguridad nuclear y proteccin radiolgica
Fortalecer la capacidad institucional de SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO

para cumplir su misin.
5.3 TERMINOS Y DEFINICIONES DE CALIDAD
CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes

cumple con los requisitos.
SISTEMA DE GESTIN: Sistema para definir la poltica, los objetivos y el

logro de dichos objetivos.
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD: Sistema de gestin para dirigir y

controlar una organizacin con respecto a la calidad.
POLITICAS DE CALIDAD: Intenciones globales y orientacin de una

organizacin relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la
alta direccin.
OBJETIVOS DE CALIDAD: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado

con la calidad.
MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestin de

la calidad de una organizacin.
EXCLUSIONES: Procesos que no se encuentran controlados por el sistema

de gestin de la organizacin.
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados
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SISTEMA DE GESTIN
MN-DIR-001CAPTULO 5
FECHA
VIGENCIA:
17/Ago/2011
5.4 ORGANIZACIN INSTITUTO COLOMBIANO DE GEOLOGIA Y MINERIA.

El organigrama de SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO indica la autoridad y
responsabilidad del nivel directivo hasta los grupos de trabajo.
Figura 1. Organigrama General
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SISTEMA DE GESTIN
MN-DIR-001CAPTULO 5
FECHA
VIGENCIA:
17/Ago/2011
Figura 2. Grupos de Trabajo de la Direccin del Servicio Geolgico.
Figura 3. Grupos de Trabajo de la Direccin del Servicio Minero.
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SISTEMA DE GESTIN
MN-DIR-001CAPTULO 5
FECHA
VIGENCIA:
17/Ago/2011
Figura 4. Estructura de la Subdireccin de Informacin.
Figura 5. Estructura de la Secretaria General
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MN-DIR-001CAPTULO 5
FECHA
VIGENCIA:
17/Ago/2011
5.5 NORMOGRAMA
5.5.1 MARCO LEGAL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA DE SERVICIO

GEOLGICO COLOMBIANO
Decreto 252 del 28 de enero de 2004"Por el cual se reestructura el Instituto de
investigacin e informacin geocientfica minero ambiental y nuclear, INGEOMINAS
Decreto 253 de 28 de enero de 2004 "Por el cual se modifica la planta de personal
del Ingeominas"
Decreto 3577 de 2004. "por el cual se modifica el decreto 252 de 2004 que
reestructura el Instituto Colombiano de Geologa y Minera INGEOMINAS"
Resolucin No. 180074 de 2004 Por medio del cual se delegan una funciones a
INGEOMINAS
Resolucin D-208 de marzo 8 de 2004. Por medio del cual se conforma el grupo de
trabajo para el desarrollo de las funciones de la Subdireccin de Contratacin y
Titulacin Minera.
Resolucin No. D216 de marzo 11 de 2004. Por la cual se establecen los costos
para servicios relacionados con la administracin y gestin para los recursos
mineros.
Resolucin No. 180602. Por medio de la cual se ampla la delegacin de funciones a
INGEOMINAS otorgada mediante resolucin No. 180074 de 2004.
Resolucin No. 180869 de Julio 21 de 2004. Por medio de la cual se ampla la
delegacin de funciones a INGEOMINAS otorgada mediante resolucin No. 180074
de 2004.
Resolucin No. D 399 de Septiembre 30 de 2005. Por medio de la cual se asigna
unas funciones a los coordinadores de los grupos de trabajo de la subdireccin de
Fiscalizacin y ordenamiento minero.
Resolucin No. D089 de marzo 15 de 2006. Por medio de la cual se asignan unas
funciones al coordinador del grupo de trabajo de l Contratacin de la subdireccin
de Contratacin y Titulacin Minera.
Resolucin No. D163 Por medio de la cual se establece el procedimiento para el
prstamo y/o consulta de expedientes mineros
Resolucin N. 238 de agosto 9 de 2006. Por medio de la cual se asignan unas
funciones a la direccin del servicio minero y otras dependencias y se adoptan otras
disposiciones.
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VIGENCIA:
17/Ago/2011
5.5.2 MARCO LEGAL DE LAS FUNCIONES DELEGADAS COMO AUTORIDAD

MINERA
(Decreto 253 de 28 de enero de 2004)
LEY 685 DE 2001. CODIGO DE MINAS
Artculos 349 y 350 por los cuales continua vigente el decreto 2655 de 1988.
Articulo 165 programa de legalizacin de minas
Ley 1382 de 9 de febrero de 2010. Por la cual se modifica la ley 685 de 2001
Cdigo de Minas.
CONTRATACIN MINERA
Resolucin 546 de 17 de diciembre de 2007
Decreto 2390 de 2002
Decreto 2200 de 2001, Resolucin 181145 de 2001, Decreto 2390 de 2003,
Decreto 3290 de 2003, Decreto 2653 de 2003, Decreto 252 de 2004, Resolucin
180074 de 2004, Resolucin D - 208 de 2004, Resolucin D - 216 de 2004,
Resolucin 180602 de 2004, Resolucin 180869 de 2004, Resolucin 185000 de
2005, Resolucin D-115 de 2006, Decreto 1160 de 2006, Resolucin 546 de 2007.
Decreto 2345 de 2008. Por el cual se adoptan medidas para la presentacin de
propuestas de contratos de concesin a travs de medios electrnicos.
Resolucin 0405 de 23 de marzo de 2007
Decreto 2715 de 2010 reglamentario de la Ley 1382 de 2010
Resolucin No D-119 del 5 de febrero de 2010, Decreto 2345 de 2008, Resolucin
181552 de 2008, Resolucin 181837 de 2008. Resolucin 181728 de 2009,
FISCALIZACION MINERA
Decreto 252 del 28 de enero de 2004, Resolucin 180074 de 2004, Resolucin D 208 de marzo 8 de 2004, Resolucin D - 216 de 11 marzo de 2004.
Resolucin 180602, Resolucin 180869 de 2004, Resolucin D - 399 de 2005,
Resolucin 238 de 2006, Decreto 2390 de 2003, Decreto 3290 de 2003, Decreto
2200 de 2001, Resolucin D-115, Resolucin D-546 de 2007.
Resolucin 181023 de 2010, Por medio del cual se reglamenta el artculo 23 de la
ley 1382 de 2010.
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MN-DIR-001CAPTULO 5
FECHA
VIGENCIA:
17/Ago/2011
Resolucin 181406 de 2010, Por el cual se adopta el Protocolo Tcnico para Visita
de Fiscalizacin, Seguimiento y Control de Ttulos para Explotaciones Subterrneas.
Decreto 2715 de 2010. Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1382.
Ley 141 de 1994, Ley de Regalas Ley 756 de 2002 modifica la ley de Regalas
Constitucin Poltica, artculos 360, 361, 332, Ley 756 de 2002 modifica la ley de
Regalas
Decretos 145 de 1995 y 600 de 1996 y Decreto 252 de 2004, Artculo 48 Ley 863
de 2003
Ley 488 de 1998, Parafiscal esmeraldas, Ley 366 de 1997, rentas por explotacin
de metales preciosos
Resolucin Ministerio de Minas y Energa No 180074 de 2004, Resolucin 546 del
18 de diciembre de 2007, Decreto 2353 de 2001, determina la regala de los
reconocimientos de propiedad privada
Decreto 3229 de 2003, Reglamenta artculo 8 Ley 756, distribucin
Resoluciones de fijacin de precios base para liquidacin de regalas UPME
Decreto 1335 de 1987 - Reglamento de Higiene y Seguridad Minera para Labores
Subterrneas.
Decreto 2222 de 1993 - Reglamento de Higiene y Seguridad Minera para Labores a
Cielo Abierto.
Decreto 35 de 1994 - complementario a los dos anteriores, Por el cual se
Establecen las sanciones y algunas disposiciones adicionales.
Decreto 3815 de 1986, Ley 46 de 1988, Decreto 919 de 1989
Decreto 1993 de Septiembre 6 de 2002. Por el cual se establece el Sistema de
Informacin Minero Colombiano SIMCO.
5.5.3 MARCO LEGAL DEL SERVICIO GEOLOGICO

Ley 70 de 1993 Ley de comunidades negras. Ley 21 de 1991, Ley 160 de 1994
Ley 99 de 1993 sobre las Reservas Naturales de la sociedad civil.
Decreto 3815 de Diciembre 26 de 1985
Ley 46 de Noviembre 2 de 1988, Sistema Nacional de Atencin y Prevencin de
Desastres
Decreto 919 de Mayo 1 de 1989, reglamentario de la Ley 46 de 1988
Decreto 93 de Enero 13 de 1998 por medio del cual se adopta el Plan Nacional para
10
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SISTEMA DE GESTIN
MN-DIR-001CAPTULO 5
FECHA
VIGENCIA:
17/Ago/2011
la Prevencin y Atencin de Desastres.

Ley 252 de 1995, Ley de Telecomunicaciones en Colombia. Ley 1151 de 2007, por
medio de la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo,
Decreto 252 de la Presidencia de la Repblica Artculos 4, 5 (numerales 4, 10), 17
(numerales 2, 3, 8) y Artculo 18 (numerales 3, 5, 7). Ley 1185 de 2008. Ley de
Cultura.
Ley 29 de 1991 Ciencia y Tecnologa, Ley 388 de 1997, Por la cual se modifica la
Ley 9 de 1989, y la Ley 3 de 1991 y se dictan otras disposiciones, Ley 400 de
1997 y decretos reglamentarios.
Documento CONPES 3146 de 2001, Decreto 252 de 2004
Plan Nacional para el Desarrollo Minero Visin 2019, Plan Energtico Nacional 20062025
5.5.4 MARCO LEGAL DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y PROTECCION

RADIOLOGICA
Resolucin No.181487 de 2004. Por la cual se reglamenta el procedimiento para la
evaluacin de las inspecciones a las instalaciones donde se gestionan materiales
radiactivos y nucleares.
Resolucin No.181434 de 2002. Por la cual se adopta el Reglamento de Proteccin
y Seguridad Radiolgica.
Resolucin No. 181419 de 2004. Por la cual se reglamenta la expedicin de la
Licencia de Importacin de Materiales Radiactivos.
Resolucin No. 181304 de 2004. Por la cual se reglamenta la expedicin de la
Licencia de Manejo de Materiales Radiactivos.
Resolucin No. 180633 de 2002. Por la cual el Ministerio de Minas delega unas
funciones.
5.5.5 MARCO LEGAL DE LA INTERACCION CON EL MEDIO AMBIENTE

Ley 99 de 1993
Ley 1333 de 2009
Decreto 1220 de abril 21 de 2005.
Resolucin No. 0813 de julio 14 de 2004
Resolucin No. 1197 octubre 13 de 2004
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INSTITUCIONAL
SISTEMA DE GESTIN
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FECHA
VIGENCIA:
17/Ago/2011
5.5.6 MARCO LEGAL PARA LA GESTION INSTITUCIONAL

Constitucin Poltica de Colombia. Artculo 339,
Decreto 841 de 1990. Por el cual se reglamenta la Ley 38 de 1989, normativa del
Presupuesto General de la Nacin, en lo referente al Banco de Proyectos de
Inversin y otros aspectos generales.
Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 por el cual se establecen normas para el
ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado. Artculo 4.
Ley 152 de 1994, por la cual se establece la Ley Orgnica del Plan de Desarrollo.
Decreto 111 de 1996 por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994
y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgnico del Presupuesto.
Artculos 8 y 9 Ley 489 del 29 de diciembre de 1998 por la cual se dictan normas
sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional.
Decreto 2145 del 4 de noviembre de 1999 por el cual se dictan normas sobre el
sistema nacional de control interno de las entidades y organismos de la
administracin pblica
Ley 872 de 2003 por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la Rama
Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios
Decreto 1599 de 2005 por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno
MECI-1000:2005
Decreto 4730 de 2005 por el cual se reglamentan normas orgnicas del
presupuesto
La Constitucin Poltica de1991 Artculos 1,2, 23, 74, 90, 122, 123, 124, 125, 126,
127, 128,1299, 209 y 270.
Ley 134 de 1994: por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participacin
ciudadana
Ley 190 de 1995: Estatuto Anticorrupcin
Decreto 2591 de1991, 306 de 1992, y 1382 de 2000 desarrollan el artculo 86 de la
constitucin y consagran la Accin de Tutela
Ley 393 de 1997: Accin de Cumplimiento, artculo 87 de la Constitucin Poltica de
Colombia.
Ley 472 de 1998: Sobre acciones populares y de Grupo
Ley 734 de 2002: Nuevo Cdigo nico Disciplinario
Ley 1150 de 2007: Denunciar ante las autoridades competentes actuaciones,
hechos u omisiones que constituyen faltas en materia de contratacin estatal
Ley 87 de 1993, Decreto 1826 de 1994, Decreto 1537 De 2001, Decreto 1599 De
2005 Modelo Estndar de Control Interno
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SISTEMA DE GESTIN
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VIGENCIA:
17/Ago/2011
Constitucin Poltica, Cdigo Contencioso Administrativo, Cdigo de Procedimiento

Civil, Estatuto Tributario, Ley 1066 del 29 de Julio de 2006, Decreto Reglamentario
4473 de 2006.
Resolucin No. 212 del 26 de Mayo de 2005, Resolucin No. 499 del 9 de diciembre
de 2005, Acuerdo No. 008 del 14 de diciembre de 2005 y Resolucin No. 058 del 13
de marzo de 2008.
Estatuto Orgnico de Presupuesto Ley 38 de 1989, Decreto 111 de 1996 y los
decretos que lo complementan y modifican. Ley 617 de 2000 y los consignados en
la Lista Maestra de Control de Documentos Externos.
Ley 80 de 1993, Decreto 2170 de 2002, Ley 1150 de 2007, Ley 909 De 2004 Por la
cual se expiden normas que regulan el empleo pblico, la carrera administrativa,
gerencia pblica y se dictan otras disposiciones.
Marco Legal Seguridad y Salud Ocupacional
Cdigo Sustantivo del Trabajo, Resolucin 2400 de 1979, Ley 9 de 1979,
Resolucin 2413 de 1979, Ley 23 de 1981, Resolucin 8321 de 1983, Decreto 614
de 1984, Resolucin 2013 de 1986, Resolucin 1016 de 1989, Decreto 2177 de
1989, Resolucin 9031 de 1990, Resolucin 1792 de 1990, Resolucin 6398 de
1991, Resolucin 1075 de 1992, Ley 55 de 1993, Decreto 1772 de 1994, Decreto
1295 de 1994, Decreto 1530 de 1996, Ley 361 de 1997, Decreto 806 de 1998,
Resolucin 1995 de 1999, Decreto 873 de 2001, Ley 776 de 2002,Decreto 1607 de
2002, Resolucin 18-1434 de 2002, Decreto 2800 de 2003, Decreto 2090 de 2003,
Ley 828 de 2003, Circular 001 de 2003, Circular Unificada 2004,
Resolucin
0156 de 2005, Ley 962 de 2005, Resolucin 1570 de 2005, Ley 1010 de 2006,
Resolucin 1043 de 2006, Resolucin 2346 de 2007, Resolucin 1401 de
2007,Resolucin 2646 de 2008, Resolucin 3673 de 2008, Resolucin 2646 de
2008, Resolucin 01157 de 2008, Resolucin 1457 de 2008, Resolucin 1956 de
2008, Resolucin 4796 de 2008, Circular informativa 230042 de 2008, Ley 1335
de 2009, Resolucin 1918 de 2009, Resolucin 0736 de 2009, Decreto 2566 de
2009, Circular 070 de 2009.
Marco Legal Gestin Ambiental

Ley 23 de 1973, Decreto Ley 2811 de 1974, Decreto 1574 de 1978, Ley 9
de
1979, Decreto 1594 de 1984, Ley 70 de 1993, Ley 55 de 1993, Ley142 de 1994,
Resolucin 541 de 1994, Ley 140 de 1994, Decreto 948 de 1995, Resolucin 160
de 1996, Decreto
1791 de 1996, Ley 373 de 1997, Ley
388
de
1997,
Decreto 3102 de 1997, Decreto
3102 de 1997, Ley 491 de 1997, Decreto 1706
de 1999, Decreto
312 de 1999, Decreto 302 de 2000, Decreto 2676 de 2000,
Decreto 2676 de 2000, Decreto 1667 de 2000, Decreto 619 de 2000, Resolucin
1096 de 2000, Ley 697 de 2001, Ley 769/02, Decreto 1713 de 2002, Decreto
1609 de 2002, Resolucin 556 de 2003, Decreto 3100 de 03, Decreto 1140 de
2003, Resolucin 1208 de 2003, Decreto 155 de 2004, Resolucin 1197/04,
Decreto 195 de 2005, Decreto 1220 de 2005, Decreto 1220 de 2005, Decreto 1220
de 2005, Decreto 4741/05, Decreto 4741 de 2005, Resolucin 1552 de 2005,
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SISTEMA DE GESTIN
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FECHA
VIGENCIA:
17/Ago/2011
Resolucin 1023 de 2005, Resolucin 1180 de 2006, Resolucin 627 de 2006,

Resolucin 627 de 2006, Resolucin 901 de 2006, Resolucin 1402/06, Decreto
1323 de 2007, Decreto 2331 de 2007, Decreto 2501 de 2007, Resolucin 1362 de
2007, Resolucin 978 de 2007, Acuerdo 038 de 2007, Resolucin 627 de 2006,
Resolucin 1652 de 2007, Resolucin 2300 de 2007, Resolucin 3326 de 2007, Ley
1252 de 2008, Ley 1259 de 2008, Decreto 1299 de 2008, Resolucin 909 de 2008,
Resolucin 909 de 2008, Resolucin
910 de 2008, Decreto
895 de 2008,
Resolucin 180606, Ley 1333 de 2009, Resolucin 1310 de 2009, Resolucin 3957
de 2009, Resolucin 3957 de 2009, Resolucin 371 de 2009, Resolucin 323 de
2009, Auto 2735 de 2009, Decreto 2372 de 2010, Resolucin 1309 de 2010,
Directiva 01 de 2010, Resolucin 1457 de 2010, Resolucin 1512 de 2010
14
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SISTEMA DE GESTIN
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FECHA
VIGENCIA:
17/Ago/2011
5.6 MAPA DE PROCESOS

El SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO adopt el "MAPA DE PROCESOS", esquema
que integra los (20) procesos divididos en cuatro grupos, Estratgicos, Misionales,
de Apoyo y de Evaluacin y Control y su interaccin dentro del Sistema de Gestin
integrado MECI, Calidad, de conformidad con los requisitos de la Norma NTCGP
1000, MECI 1000, OHSAS 18001, ISO 14001.
Tabla 1: Procesos y sus responsables
GRUPO
PROCESOS
ESTRATEGICOS
PROCESOS
MISIONALES
PROCESO
Direccionamiento
Estratgico
Institucional
Implementacin y Desarrollo
de
Sistema de Gestin Institucional
Comunicaciones
y
Participacin
Ciudadana
Investigacin y Cartografa Geolgica
Investigacin y Evaluacin de Recursos
del Subsuelo
Evaluacin y Monitoreo de Amenazas
Geolgicas del Territorio Colombiano.
Fomento Minero
Contratacin Minera
PROCESOS DE
APOYO
EVALUACION Y
CONTROL
Fiscalizacin Minera
Gestin de la Informacin Geocientfica
Ensayos Geolgico Mineros
Mejoramiento de la Seguridad Nuclear
y Proteccin Radiolgica
Gestin de Talento Humano
Servicios Administrativos
Contratacin Institucional
Sistema, Tecnologa y Gestin de la
Informacin
Gestin Documental
Gestin Jurdica y Legal
Gestin de Recursos Financieros
Evaluacin y Control
RESPONSABLE
Director General
Jefe Oficina Asesora de Planeacin
Representante de Calidad
Coordinador del Grupo de Participacin
Ciudadana y Servicio al Cliente.
Subdirector de Geologa Bsica
Subdirector de Recursos del Subsuelo
Subdirector Amenazas Geolgicas y
Entorno Ambiental
Coordinador del Grupo de Promocin y
Ordenamiento Minero
Subdirector de Contratacin y Titulacin
Minera
Subdirector de Fiscalizacin Minera
Coordinador Grupo SINGEO
Coordinadores de Laboratorios
Coordinador del Grupo de Seguridad
Nuclear y Proteccin Radiolgica
Coordinador de Recursos Humanos
Coordinador de Servicios Administrativos
Coordinador de Contratos y Convenios
Subdirector de Informacin Geolgico
Minera
Coordinador de Servicios Administrativos
Jefe de la Oficina Asesora Jurdica
Jefe de la Unidad de Recursos
Financieros
Jefe de la Oficina de Control Interno
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INSTITUCIONAL
SISTEMA DE GESTIN
MN-DIR-001CAPTULO 5
FECHA
VIGENCIA:
17/Ago/2011
MAPA DE PROCESOS. V. 4
N
e
c
e
s
i
d
a
d
e
s
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO INSTITUCIONAL
INVESTIGACIN
Y CARTOGRAFA
GEOLGICA
D
e
IMPLEMENTACIN Y DESARROLLO DE
SISTEMAS DE GESTIN INSTITUCIONAL
COMUNICACIONES Y
PARTICIPACIN CIUDADANA
C
o
m
u
n
i
d
a
d
EVALUACIN Y MONITOREO DE
AMENAZAS GEOLGICAS DEL
TERRITORIO COLOMBIANO
FOMENTO
MINERO
INVESTIGACIN Y EVALUACIN
DE RECURSOS DEL SUBSUELO
CONTRATACIN
MINERA
FISCALIZACIN
MINERA
y
u
s
u
a
r
i
o
s
GESTIN DE LA INFORMACIN GEOCIENTFICA
U
s
u
a
r
i
o
s
ENSAYOS GEOLGICO MINEROS
MEJORAMIENTO DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y

PROTECCIN RADIOLGICA
Y
C
o
m
u
n
i
d
a
d
GESTIN DE
TALENTO
HUMANO
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CONTRATACIN
INSTITUCIONAL
SISTEMAS,
TECNOLOGA Y
GESTIN DE LA
INFORMACIN
GESTIN
DOCUMENTAL
GESTIN
JURDICA Y
LEGAL
GESTIN DE
RECURSOS
FINANCIEROS
EVALUACIN Y CONTROL
FIGURA 1: Mapa de Procesos
Ver Anexo Procedimientos

GEOLGICO COLOMBIANO
del
Sistema
de
Gestin
Institucional-SERVICIO
5.7 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS REQUERIDOS POR LA NORMA NTC

GP 1000:2005
Los procedimientos requeridos por la norma y documentados dentro del Sistema
Integrado de Gestin de la Entidad son los siguientes:
16
S
a
t
i
s
f
e
c
h
o
s
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VERSIN 6

INSTITUCIONAL
DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS
MN-DIR-001CAPTULO 6
FECHA
VIGENCIA:
17/Ago/2011
6. DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS

6.1 PROCESOS ESTRATEGICOS
6.1.1 PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
El objetivo es Interpretar las necesidades del entorno y los requerimientos y expectativas de
los clientes con el fin de formular polticas y estrategias que permitan lograr los objetivos
institucionales mediante el mejoramiento y adecuada gestin de sus procesos y recursos.
El alcance de este PROCESO consiste en la construccin, actualizacin, despliegue,
socializacin, evaluacin y ajuste del direccionamiento estratgico de SERVICIO GEOLGICO
COLOMBIANO.
6.1.2 PROCESO IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE GESTION
INSTITUCIONAL
El objetivo es liderar el establecimiento, implementacin y mantenimiento del Sistema
INTEGRADO basado en modelos internacionales y nacionales y administrar la mejora y la
documentacin
Este proceso inicia desde la identificacin de implementar un modelo hasta su
seguimiento y mejora.
6.1.3 PROCESO COMUNICACIN Y PARTICIPACIN CIUDADANA
El objetivo de este proceso es aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad de la
comunicacin interna y externa, dando tambin la libertad de expresin de los
ciudadanos en ejercicio de su soberana colombiana.
Es proceso inicia con el manejo de la informacin, comunicacin y atencin al cliente
interno y externo a nivel nacional e internacional
Implica la atencin al cliente a travs de los puntos de atencin y la recepcin de las
quejas y reclamos el registro en la base de datos, la clasificacin de la misma de acuerdo
a su gravedad, la evaluacin de las causas que motivan cada caso y el anlisis peridico
de estadsticas, se hace necesario aplicar el proceso de acciones correctivas y preventivas
para la eliminacin de la causas reincidentes esto con el fin de ofrecer un mejor servicio
y establecer la mejora continua del proceso.
ELABORO
FECHA:
29/Jul/2011
REVISO
CARGO:
JEFE
OFICINA
ASESORA
DE
PLANEACIN
FECHA:
03/Ago/2011
APROBO
NOMBRE: CCSCI
FECHA: 12 /Ago/2011
MANUAL
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INSTITUCIONAL
MN-DIR-001CAPTULO 6
FECHA
VIGENCIA:
17/Ago/2011
6.2 PROCESOS MISIONALES

6.2.1 PROCESO DE INVESTIGACION Y CARTOGRAFIA GEOLOGICA
Su objetivo es obtener informacin geolgica del pas a travs de la elaboracin de la
cartografa geolgica integral bsica a diferentes escalas, los estudios geodsicos y la
catalogacin de piezas paleontolgicas, petrogrficas y mineralgicas.
Adicionalmente contempla el diseo, instalacin, mantenimiento y de la Red Geodsica
Nacional.
6.2.2 PROCESO DE INVESTIGACION Y EVALUACION DE RECURSOS DE SUBSUELO
Recursos del subsuelo busca identificar reas dentro del territorio colombiano, donde hay
la probabilidad de hallazgo de un recurso minero , hdrico y energtico de inters
econmico y social, este proceso inicia con la realizacin de la cartografa geolgica bsica
y termina con la identificacin o no de un rea potencial.
6.2.3 PROCESO EVALUACION Y MONITOREO DE AMENAZAS GEOLOGICAS DEL TERRITORIO
COLOMBIANO
El objetivo primordial de este proceso consiste en proveer informacin para los entes
tomadores de decisiones y comunidad para la gestin del riesgo de origen geolgico su
alcance est en la evolucin y monitoreo de amenazas de origen geolgico del alto
impacto a nivel nacional y regional. Contempla las actividades de diseo, instalacin y
mantenimiento la Red Sismolgica Nacional y la Red Nacional de Acelergrafos.
6.2.4 GESTIN DE LA INFORMACIN GEOCIENTIFICA
Este proceso provee los datos e informacin geocientfica, validada, estandarizada y
automatizada, haciendo posible su integracin, procesamiento, administracin y uso, a travs
de las actividades de oficializacin de productos geocientficos, el almacenamiento de datos
georeferenciados en SIGER, el inventario, catalogacin y administracin de la informacin
generada por los procesos de la Direccin del Servicio Geolgico.
6.2.5 PROCESO ENSAYOS GEOLOGICO MINEROS
El objetivo de este Proceso es suministrar datos e informacin sobre las propiedades
fsicas, qumicas y mecnicas de materiales de origen geolgico y proveer servicios de
tecnologa nuclear, aplica a ensayos de laboratorio en muestras de origen geolgico.
6.2.6 PROCESO DE FOMENTO MINERO
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INSTITUCIONAL
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FECHA
VIGENCIA:
17/Ago/2011
Su enfoque esta dado a desarrollar proyectos y acciones orientados a mejorar la

competitividad minera del pas , promoviendo el crecimiento social y econmico de las
regiones en armona con el medio ambiente , su alcance esta dado en la formulacin
evaluacin , ejecucin y seguimiento de proyectos y acciones orientadas a mejorar la
competitividad del sector minero del pas.
6.2.7 PROCESO DE CONTRATACION MINERA
Su objetivo es el estudio tcnico y jurdico de las propuestas de particulares que permita
establecer un Contrato de Concesin con el Estado para la exploracin, construccin y
explotacin de minas en el pas. Este proceso opera desde la radicacin de las propuestas
de contrato de concesin, legalizacin minera y autorizaciones temporales hasta el rechazo
de la solicitud o la anotacin del ttulo en el Registro Minero Nacional.
6.2.8 PROCESO DE FISCALIZACION MINERA
El objetivo de este proceso es garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales,
econmicas y de seguridad adquiridas por los titulares mineros. Consiste principalmente en el
seguimiento y control a travs del estudio jurdico, el control de pago de contraprestaciones
econmicas y regalas, las visitas tcnicas a las minas que incluyen la inspeccin de seguridad e
higiene minera y los planes de prevencin minera.
6.2.9. PROCESO MEJORAMIENTO DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y PROTECCION
RADIOLOGICA
Este proceso busca garantizar el buen uso del material radiactivo del pas minimizando
los riesgos para la poblacin , su alcance se basa en el licenciamiento , vigilancia y
control para material radiactivo a nivel nacional y el material nuclear ejecutado por el
Ministerio de Minas y Energa.
6.3. PROCESOS DE APOYO

PROCESO GESTION TALENTO HUMANO
El objetivo primordial es garantizar la competencia, el bienestar y la seguridad de los
servidores pblicos para los proceso de SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO. Es un
proceso que inicia desde la identificacin de la necesidad de crear o cubrir las vacantes
hasta la desvinculacin de los funcionarios.
6.3.1. PROCESO DE SERVICIOS ADMISTRATIVOS
El objetivo es proveer los bienes y servicios necesarios para garantizar el buen
funcionamiento del Instituto. Por lo tanto contempla la administracin y prestacin de los
3
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INSTITUCIONAL
MN-DIR-001CAPTULO 6
FECHA
VIGENCIA:
17/Ago/2011
servicios generales, el mantenimiento de la planta fsica, la gestin de los seguros, y el manejo

del almacn e inventarios.
6.3.2. PROCESO DE CONTRATACION INSTITUCIONAL

Este proceso se encarga de proveer todos los bienes, insumos y servicios especificados en el
plan de contratacin de servicios generales y el plan de compras a travs de las modalidades
de contratacin del estado establecidas en la Ley 1150 de 2007, adicionalmente realiza la
interventora jurdica de los contratos a travs del grupo de contratos y convenios y el
seguimiento a la interventora tcnica que es realizada por un designado del rea solicitante.
6.3.3. PROCESO DE SISTEMAS, TECNOLOGA Y GESTIN DE LA INFORMACIN
Tecnologa y gestin de la Informacin busca proporcionar herramientas que apoyen y
faciliten el manejo de la informacin y de los recursos de tecnologa de informacin. Su
alcance se basa en el desarrollo de los sistemas de informacin y gestin de tecnologas
de informacin.
6.3.4. PROCESO GESTION DOCUMENTAL
Su objetivo es administrar, gestionar y controlar los documentos tcnicos y
administrativos de la Institucin, donde custodia , clasifica, organiza, preserva, define la
disposicin y depura los documentos de acuerdo a la normatividad vigente .
6.3.5. PROCESO GESTION RECURSOS FINANCIEROS
Este proceso administra adecuadamente los recursos financieros del Instituto que
contribuyan al cumplimiento de los objetivos institucionales , su alcance esta dado en la
programacin del presupuesto de ingreso y gastos del instituto y termina con el registro
de la informacin presupuestal, tesoral y contable.
6.3.6. PROCESO GESTION JURIDICA Y LEGAL
Este proceso es el soporte legal para asegurar que la entidad de cumplimiento a las
disposiciones normativas . Inicia desde la interpretacin y compilacin de las normas
legales aplicables a la entidad hasta los conceptos jurdicos , atencin de demandas y
emisin de polticas institucionales o de aplicacin general.
6.3.7. PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL
El objetivo de este proceso es valorar de forma permanente la efectividad del Control
Interno del Instituto , la efectividad , eficiencia y eficacia de los procesos , el nivel de
ejecucin de los planes y programas , los resultados de la gestin , detectar desviaciones,
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VERSIN 6

INSTITUCIONAL
MN-DIR-001CAPTULO 6
FECHA
VIGENCIA:
17/Ago/2011
establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de

mejoramiento del Instituto.
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INSTITUCIONAL
POLTICAS DE OPERACIN POR
PROCESO
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FECHA
VIGENCIA:17/Ago/2011
7. POLITICAS DE OPERACIN POR PROCESO

7.1. PROCESOS ESTRATEGICOS
7.1.1. PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
a. Los planes, programas y proyectos de la Entidad estn enmarcados en la

Misin y Visin Institucional.
b. El plan estratgico y el plan operativo de la Entidad se construye con la
participacin de los funcionarios de los diferentes niveles de la organizacin.
c. Los planes, programas y proyectos se construyen de acuerdo a las
metodologas y formatos establecidos por la Oficina Asesora de Planeacin.
d. Es responsabilidad de los procesos reportar oportunamente los indicadores
de gestin y sus soportes a la Oficina Asesora de Planeacin, de acuerdo a lo
establecido en la hoja de vida del indicador.
e. El plan operativo institucional se tendr construido antes de iniciar la
vigencia de su operacin
7.1.2. PROCESO DE IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE

GESTIN INSTITUCIONAL
Todos los proyectos de implementacin de sistemas de gestin deben estar

coordinados y liderarse por la Oficina Asesora de Planeacin.
a. Es deber de los servidores pblicos consultar y aplicar toda la
documentacin que se encuentra en ISOLUCION que tenga que ver con sus
actividades y con las del Sistema de Gestin Institucional
b. Es deber de los servidores pblicos de SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO
participar activamente en la implementacin, desarrollo y mejora de los
Sistemas de Gestin.
c. Los lderes de proceso deben asistir y participar en las diferentes actividades
de implementacin y mantenimiento del Sistema de Gestin Institucional y
difundir la informacin entre su equipo de trabajo.
d. Est estrictamente prohibido requerir la aplicacin o utilizacin de
Procedimientos, Formatos, Instructivos o cualquier otro tipo de documento
que no haya sido debidamente aprobado y formalizado en el Sistema de
Gestin y que no se encuentre publicado en ISOLUCION.
ELABORO
FECHA: 29/Jul/2011
REVISO
CARGO:
JEFE
OFICINA
ASESORA
DE
PLANEACIN
FECHA: 03/Ago/2011
APROBO
NOMBRE: CCSCI
FECHA: 12/Ago/2011
MANUAL
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INSTITUCIONAL
PROCESO
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FECHA
e. La totalidad de las actividades desarrolladas en la Entidad deben estar

incluidas y aprobadas en el Sistema de Gestin.
f.
La actualizacin, divulgacin y uso de la documentacin del proceso, el

reporte de las acciones correctivas, preventivas y de mejora y el
cumplimiento de los planes de accin son responsabilidad de los lderes de
los procesos.
g. La publicacin y divulgacin de los documentos del Sistema de Gestin

Institucional (Caracterizacin de procesos, procedimientos, formatos,
polticas de operacin, fichas de producto, etc.) ser siempre posterior a su
aprobacin y publicacin en ISOLUCION.
h. Las tareas del sistema de gestin se entregan sin excepcin en las fechas
pactadas.
i.
Se debe presentar anticipadamente justificacin aprobada por el jefe

inmediato, de la no asistencia a los talleres y cursos del Sistema de Gestin
Institucional
j.
La delegacin de las actividades del Sistema de Gestin Institucional, debe

dirigirse hacia los procesos y no hacia reas funcionales.
k. Cualquier iniciativa de cualquier proceso, debe gestionarse como una

oportunidad de mejoramiento.
7.1.3. PROCESO DE COMUNICACIONES Y PARTICIPACIN CIUDADANA

Poltica de Comunicacin Organizacional
a. La informacin divulgada por la entidad deber cumplir con los parmetros
de confiabilidad, claridad y veracidad que garanticen la interaccin con las
partes interesadas.
b. La divulgacin de los planes, programas, proyectos e iniciativas que
presenten las diferentes reas de la entidad, al igual que la elaboracin de
publicaciones, sern canalizadas a travs del grupo de Participacin
Ciudadana y Comunicaciones.
c. Los servidores pblicos de la entidad debern dar estricto cumplimento con
el manual de imagen.
d. Se consultar peridicamente la opinin de los servidores pblicos sobre el
funcionamiento de las herramientas y los canales de comunicacin y
divulgacin.
e. Las direcciones y dependencias de la entidad debern informar al grupo de
Participacin Ciudadana y Comunicaciones sobre la organizacin o
participacin de eventos pblicos.
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f. El grupo de Participacin Ciudadana y Comunicaciones, coordinar con las

diferentes dependencias de la Entidad, la informacin estratgica y
estadstica sobre los puntos de atencin al ciudadano.
g. El direccionamiento, seguimiento y control de los derechos de peticin,
quejas y reclamos se realizar a travs del grupo de Participacin Ciudadana
y Comunicaciones.
h. El Grupo de Participacin Ciudadana y Comunicaciones, fomentar al interior
de la entidad la cultura hacia el concepto del Servicio al Cliente Ciudadano.
i. El grupo de Participacin Ciudadana y Comunicaciones, convocar a un
equipo interdisciplinario en cabeza de la Direccin General en caso de
presentarse algn tipo de situacin de crisis o emergencia para la entidad.
Poltica de Comunicacin Informativa

a.
La normatividad e informacin de inters a la ciudadana deber ser

publicada en la pgina web para conocimiento de la ciudadana.
b. La atencin al ciudadano deber realizarse bajo los parmetros de

orientacin, apoyo y efectividad.
c. El SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO presentar anualmente un informe
a la ciudadana sobre la gestin adelantada por la entidad durante el ltimo
periodo
Poltica de Medios de Comunicacin

a. Cuando un medio de comunicacin requiera alguna informacin o
contactarse con un servidor pblico de la entidad, debe ser atendido en
primera instancia por la coordinadora del Grupo de Participacin Ciudadana
y Comunicaciones.
b. El Grupo de Participacin Ciudadana y Comunicaciones ser el nico
autorizado para divulgar y realizar comunicados de prensa.
c. El vocero oficial de la entidad es el Director General, con vocera delegada
en el titular de la Direccin Del Servicio Geolgico para los temas de esta
direccin. El Director General podr delegar la vocera en los funcionarios
que estime pertinentes de acuerdo a las temticas por tratar y en
coordinacin con Ministerio de Minas y Energa.
d. El Grupo de Participacin Ciudadana y Comunicaciones desarrollar las
estrategias y establecer los diferentes canales de comunicacin y
divulgacin que se deban aplicar en la entidad.
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7.2. PROCESOS MISIONALES

7.2.1.PROCESO DE INVESTIGACION Y CARTOGRAFIA GEOLOGICA
a. Dar cumplimiento a las polticas y planes nacionales e institucionales.
b. El plan estratgico y el plan operativo de Geologa Bsica se construye con
la participacin de Profesionales de la Subdireccin, enmarcados en la Misin
y Visin Institucional.
c. Los productos realizados en la Subdireccin de Geologa Bsica estarn
enmarcados en los principios de calidad establecidos.
d. Cada etapa del desarrollo del proceso de la investigacin y cartografa
geolgica debe contar con la documentacin asociada.
e. Son prioritarios los proyectos de cartografa geolgica y geomorfolgica, los
cuales se desarrollarn a escala regional.
f.
Antes de iniciar cualquier investigacin, es necesario informar al respecto a

la comunidad.
g. Toda comisin debe ser solicitada por el coordinador del proyecto con el
visto bueno del Subdirector y acatando las polticas institucionales.
h. Asumir un comportamiento adecuado y responsable en las comisiones de
campo ya que se est en representacin del Instituto Colombiano de
Geologa y Minera.
i.
Cada funcionario es responsable del uso adecuado de los recursos

financieros, informticos y equipos que le han sido asignados.
j.
Se deben utilizar los elementos de proteccin personal, ropa de trabajo y

equipos, para las actividades de campo, suministrados por el Instituto.
k. Propiciar el desarrollo profesional por medio de la capacitacin y

entrenamiento permanente.
l.
El personal profesional asignado a las actividades, procesos y servicios de

geologa, geomorfologa y patrimonio paleontolgico sern responsables por
la captura, interpretacin, atencin y orientacin bsica general siguiendo
los estndares institucionales.
m. Todos los funcionarios de la Subdireccin procurarn establecer un clima

laboral favorable.
n. No se debe suministrar informacin tcnica de carcter confidencial a
terceros, a menos que est autorizado por el Director Tcnico del Servicio
Geolgico.
o. El Subdirector o quien l delegue ser el responsable de dar respuesta
formal a todas las solicitudes realizadas con respecto a temas geolgicos.
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p. No debe ingresar ni permanecer personal ajeno a la Subdireccin sin la

autorizacin correspondiente.
q. La entrega de los productos estar de acuerdo con la concertacin definida
con el subdirector.
r.
En el proyecto de Patrimonio Paleontolgico - Museos, se busca la

satisfaccin y confianza de nuestros clientes mediante el cumplimiento de
los requisitos de calidad y oportunidad en la prestacin del servicio.
s. Terminada una investigacin todos los profesionales estn obligados a

entregar mapas, informes, libretas de campo, testigos de roca y secciones
delgadas de roca al Subdirector de Geologa Bsica.
t.
Finalizada una investigacin se debe entregar, divulgar y socializar la

informacin ante las comunidades.
7.2.2. PROCESO DE INVESTIGACION Y EVALUACION DE RECURSOS DEL

SUBSUELO
a. Para la seleccin de reas objetivo, tener en cuenta y priorizar de acuerdo

con:
Planes de gobierno y sectoriales (econmicos, productivos y sociales)
Condiciones de mercado (recursos estratgicos)
Zonas de reserva
Condiciones sociopolticas
Plan estratgico de la Subdireccin de Recursos del Subsuelo
Plan Nacional de Desarrollo
Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa
Documento "Desarrollo de la investigacin y aplicaciones de
tecnologa nuclear", del OIEA
o Iniciativa para la Transparencia de las Industrias Extractivas
b. A partir de los resultados de los proyectos y de las condiciones geogrficas,
sociopolticas, ambientales y econmicas, entre otros criterios, se definen
reas para realizar estudios de exploracin ms detallados.
o
o
o
o
o
o
o
o
c. El procedimiento de socializacin podr hacerse en varias etapas del

proyecto y retroalimentarse hasta lograr el acuerdo entre las partes. La
divulgacin de resultados tcnicos se realizar a travs de publicaciones
especializadas institucionales, con artculos cientficos en revistas tcnicas
reconocidas y en medios electrnicos disponibles, as como con la
organizacin y participacin en eventos cientficos nacionales e
internacionales.
d. Para la realizacin de actividades tcnicas se buscar el acompaamiento de
instituciones pares, universidades y centros de investigacin a nivel nacional
e internacional con el fin de optimizar y compartir los recursos fsicos y
personal altamente calificado para la obtencin de resultados tcnicos de
calidad.
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e. Considerar el resultado de la socializacin. Si no hay acuerdo entre las

partes, el procedimiento no podr continuar.
7.2.3. PROCESO DE MONITOREO, INVESTIGACION Y EVALUACION DE

AMENAZAS GEOLOGICAS
a. El Monitoreo de sismos y volcanes es permanente 24 horas durante 365
das al ao.
b. El monitoreo de movimientos en masa se realiza nicamente en los casos
donde se instala instrumentacin, se realiza durante la ejecucin del
proyecto especfico y es entregada a la autoridad local que debe continuar
con dicho monitoreo.
c. Para el caso de sismos y volcanes es necesario que un analista
permanezca en la sede de la RSNC y en cada uno de los observatorios para
garantizar el monitoreo permanente.
d. Para el monitoreo de la actividad ssmica es necesario asignar un
sismlogo de turno, el cual debe estar disponible 24 horas durante todos los
das del mes al cual fue asignado.
e. Para garantizar el ptimo funcionamiento de la RSNC, la RNA y las redes
de monitoreo de los diferentes observatorios, es necesario programar
comisiones de mantenimiento durante todo el ao y realizar comisiones
extraordinarias para arreglar estaciones que han salido de funcionamiento
por razones no previsibles.
f. Es necesario contar con un grupo consolidado de electrnica para
garantizar un mantenimiento adecuado de los componentes de las redes de
monitoreo.
g. Para garantizar el almacenamiento adecuado y la disponibilidad de la
informacin tomada por medio de las redes de monitoreo es necesario
consolidar un grupo de sistemas.
h. Las redes de monitoreo deben tener un programa de actualizacin
permanente de los equipos.
i. La ejecucin de los planes de comisin para realizar el mantenimiento de
las estaciones y la instalacin de nuevas estaciones, debe realizarse con los
elementos de proteccin adecuados al clima y localizacin geogrfica.
j. Para la instalacin de estaciones de monitoreo se deben realizar los
trmites necesarios con los propietarios de los predios en donde se
localizarn los instrumentos, de tal manera que se cuente con los
respectivos permisos.
k. La ejecucin de las comisiones realizadas a los volcanes debern
realizarse con los elementos de proteccin personal adecuados a las
condiciones del mismo (calzado y ropa para alta montaa, arneses de
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proteccin para escalar, entre otros).

l. No acceder a zonas de amenaza volcnica alta en niveles de actividad I
(Rojo) Erupcin inminente o en curso, tomar las medidas de precaucin
necesarias en niveles de actividad II (Naranja) Erupcin probable en trmino
de das o semanas. Sugerir la prohibicin o restriccin de acceso en dichos
niveles a la comunidad en general.
m. En el caso de crisis ssmicas y volcnicas se siguen los protocolos
estandarizados de planes de contingencia desarrollados por el SERVICIO
GEOLGICO COLOMBIANO para tal fin.
n. Para la evaluacin de la amenaza por movimientos en masa es necesario
realizar trabajos de campo, los cuales obedecen a planes de comisin
establecidos de acuerdo con el alcance y escala de trabajo de cada proyecto.
o. Las comisiones de los funcionarios que evalan amenaza por movimientos
en masa se deben realizar con los elementos de proteccin necesarios y los
equipos de campo que permitan una captura de datos completos y
sistemticos.
p. En el caso de crisis por movimientos en masa es necesario realizar
comisiones extraordinarias, con el fin de hacer un diagnstico rpido que
permita a las autoridades tomar decisiones para la proteccin de la vida de
los habitantes del sector afectado.
q. Con la informacin recopilada a travs de las redes de monitoreo se
realizan estudios de evaluacin de la amenaza ssmica y volcnica.
r. Como integrantes del SNPAD, en el caso de crisis ssmica, volcnica o de
movimientos en masa, se trabaja de manera coordinada con las autoridades
locales, regionales y nacionales, suministrando informacin tcnica que
permita la toma de decisiones.
s. La evaluacin de la amenaza por movimientos en masa se efecta a
diferentes escalas y con diferente alcance, de acuerdo con los
requerimientos de los clientes.
t. Para la evaluacin de la amenaza ssmica, las investigaciones
sismolgicas, la evaluacin de la actividad y la amenaza volcnica y la
evaluacin y zonificacin de amenaza por movimientos en masa se realizan
intercambios tcnicos con entidades del orden nacional e internacional.
u. Se debe en todos los casos socializar la informacin sobre actividad y
amenaza ssmica, volcnica y por movimientos en masa, con nfasis en la
educacin para la prevencin y la transformacin del conocimiento en
acciones concretas que redunden en mejorar la calidad de vida de los
habitantes del sector estudiado.
v. Facilitar el intercambio de informacin con clientes internos y externos.
w. Se debe garantizar la proteccin de los equipos, mediante el
almacenamiento adecuado, el establecimiento de protocolos de
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mantenimiento y operacin y el control de inventarios en la sede y en

campo.
x. En todo momento se debe garantizar la proyeccin de una buena imagen
de la institucin por medio de la calidad de nuestro trabajo, el compromiso y
la colaboracin con la comunidad.
7.2.4.
PROCESO DE GESTIN DE LA INFORMACIN GEOCIENTFICA
a.
La nacin colombiana, representada por el Estado, es la propietaria de la

informacin geogrfica producida o adquirida por las entidades pblicas, en
cumplimiento de sus funciones misionales. En consecuencia, el Estado ser
el administrador de dicha informacin por considerarse como uno de los
activos ms importantes del pas, dada la multiplicidad de aplicaciones que
ella ofrece.
b.
Sobre los productos generados, SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO es la

nica entidad que puede realizar, prohibir o autorizar la reproduccin de su
obra por cualquier forma o procedimiento (Derecho de reproduccin),
permitir la comunicacin al pblico por cualquier medio (Derecho de
comunicacin pblica), la distribucin pblica de ejemplares o copias
mediante venta arrendamiento o alquiler (Derecho de distribucin), y la
transformacin de la obra como su traduccin, adaptacin, arreglo u otra
transformacin o cualquier otra forma de explotacin ( Derecho de
transformacin), siendo autnoma en definir si otorga la licencia de uso de
forma gratuita u onerosa.
c.
SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO velar por el respeto de la propiedad

intelectual, en el mbito del derecho de autor, con el fin de salvaguardar la
titularidad de las entidades productoras y/o transformadoras de la
informacin Geocientfica, reconociendo los respectivos derechos morales y
derechos patrimoniales de terceros y, de igual manera, sin desconocer los
derechos de propiedad industrial a que haya lugar.
d.
La produccin de informacin geocientfica, tiene en cuenta las necesidades

de sus principales clientes, tendr como objetivo primordial los aspectos
nacionales, para luego concentrarse en lo regional y finalmente en lo local.
e.
La competitividad de la entidad tendr como elemento clave la fuerza

laboral altamente calificada, con amplio conocimiento sobre la aplicacin de
la tecnologa de la informacin.
f.
De manera sistemtica se utilizaran las tecnologas de la informacin para

la modernizacin de la prestacin de los servicios orientados al cliente, con
el fin de reducir los costos operativos y elevar el nivel y la calidad de esos
servicios, facilitando la integracin de la entidad en las redes de
generacin, difusin y aplicacin del conocimiento.
Generacin de informacin geocientfica

a.
SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO producir, capturar, compilar,

procesar y validar la informacin Geocientfica generada por el instituto y
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otras entidades, con criterios de calidad, eficiencia, eficacia, precisin,

economa y oportunidad, ampliando el conocimiento y potencializando el
desarrollo del pas. La generacin de la informacin geocientfica ser
primordialmente de carcter digital, y deber estar documentada. Los
productos geocientficos deben ser oficializados antes de ser publicados.
b.
Se mantendr actualizado el inventario de la informacin geocientfica que

generan sus reas tcnicas. La informacin debe estar catalogada y
almacenada en las bases de datos, o los repositorios de datos e
informacin institucionales.
c.
Los productos a oficializar cumplirn con actividades de validacin as:

Validacin tcnica (revisin del cumplimiento de las actividades y los
objetivos del producto, concretos, medibles. valorando el nivel de calidad
del mismo).
Validacin de presentacin (cumplimiento de los estndares existentes en
cuanto al formato de presentacin del producto).
Validacin informtica (los datos y productos estarn en formatos
apropiados para ser manejados con herramientas informticas).
Validacin integral (revisin de manera integrada de todos los elementos
que un cliente o usuario podra esperar de un determinado producto o
servicio).
Proteccin de la informacin.
SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO, mantendr la integridad del contenido de sus
productos de informacin realizando los anlisis de riesgos pertinentes y tomando
las acciones que disminuyan la vulnerabilidad de la informacin frente a amenazas
provenientes de personal interno o externo no autorizado, evitando la alteracin y
robo de la informacin y prdida de la confidencialidad y privacidad de la misma.
Gestin de datos
SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO considera a la gestin de datos e informacin
como un proceso "extremo a extremo". Siendo esta una filosofa para mejorar la
adquisicin, el procesamiento, el archivo y el intercambio de datos e informacin,
con la que se busca: acelerar la coleccin de datos relevantes, garantizar la calidad
de los datos, reducir los retrasos y la prdida de datos, minimizar operaciones
redundantes, promover que los custodios y los usuarios compartan datos y
programas, y mantener metadatos crticos sobre la procedencia, el procesamiento y
el control de calidad de los datos.
7.2.5. PROCESO DE FOMENTO MINERO:
a. Son prioritarios los proyectos de Fomento Minero que se ejecuten en los

Distritos Mineros.
b. Son prioritarios los proyectos de Fomento que se desarrollaran en zonas de
explotacin de pequea y mediana minera.
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c. El Fomento Minero busca la transformacin de la minera tradicional o de

subsistencia.
d. Los proyectos de promocin deben ser presentados con quince (15) das de
antelacin para su evaluacin.
e. Los proyectos de promocin debern ser presentados hasta el 1 de marzo de
cada ao.
f.
Una vez emitida la resolucin de aprobacin SERVICIO GEOLGICO

COLOMBIANO debe firmar mximo dentro de los diez (10) das siguientes a
la emisin de la misma.
g. La Interventora debe contratarse externamente en aquellos lugares de

difcil acceso
7.2.6. PROCESO DE CONTRATACION MINERA

a. Dar cumplimiento a lo establecido en el artculo 16 de la Ley 685 de 2001, el
cual establece que: "La primera solicitud o propuesta de concesin, mientras
se halle en trmite, no confiere, por s sola, frente al Estado, derecho a la
celebracin del contrato de concesin. Frente a otras solicitudes o frente a
terceros, slo confiere al interesado, un derecho de prelacin o preferencia
para obtener dicha concesin si rene para el efecto, los requisitos legales".
b. Dar un tratamiento igualitario al usuario minero, independiente del tamao
de su rea o proyecto, de su procedencia geogrfica y de su condicin.
c. Cumplir con las funciones otorgadas, sin espera de ninguna retribucin.
d. Dar cumplimiento a los tiempos establecidos en la Ley o Resolucin para
resolver los diferentes trmites mineros.
e. Dar respuesta formal a todas las solicitudes realizadas por los usuarios
mineros.
f.
Guardar reserva respecto de la informacin tcnica de carcter confidencial,

a menos que medie autorizacin expresa del solicitante.
7.2.7. PROCESO DE FISCALIZACION MINERA.

a. Asegurar que las explotaciones mineras bajo competencia de SERVICIO
GEOLGICO COLOMBIANO se ejecuten en condiciones tcnicas, econmicas,
sociales y ambientalmente sostenibles.
b. Las actividades de seguimiento y control a los ttulos mineros se desarrollan
con transparencia y en el marco de la Ley.
c. La proyeccin de conceptos tcnicos y jurdicos y de actos administrativos se
realiza con criterios de calidad y responsabilidad
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d. La actualizacin acadmica y la unificacin de conceptos son objetivos

permanentes para lograr un mejor desempeo en el ejercicio de las
funciones.
e. Se busca la seguridad jurdica y confianza de los titulares mineros mediante
el cumplimiento de los requisitos de calidad y oportunidad en el ejercicio de
nuestras funciones.
f.
La atencin a los usuarios se realiza de manera igualitaria, imparcial,

respetuosa y diligente.
g. El trabajo de campo se desarrolla con el cumplimiento de los protocolos

establecidos y la adopcin de criterios de tica y profesionalismo.
h. Se busca la consolidacin de un equipo idneo, competente y con buena
prctica profesional.
i.
Todos los miembros del grupo de trabajo procuran un clima laboral

armnico.
j.
El respeto por los compaeros, jefes y subalternos se constituye en la base

para un adecuado trabajo en equipo.
k. Se busca garantizar la integridad fsica de los expedientes de ttulos mineros

mediante prcticas adecuadas de custodia y manipulacin.
7.2.8. PROCESO DE MEJORAMIENTO DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y

PROTECCION RADIOLOGICA.
a. Hacer cumplir lo establecido en la normatividad Colombiana respecto al uso

seguro de las fuentes radiactivas en las diferentes prcticas en el territorio
Nacional.
b. Dar cumplimiento a los tiempos de respuesta descritos en las resoluciones
emitidas por el Ministerio de Minas y Energa.
c. Dar con celeridad respuesta a los usuarios del grupo de Seguridad Nuclear y
Proteccin Radiolgica.
d. Realizar las actividades que implican exposicin a la radiacin ionizante (de
forma segura) de acuerdo a los protocolos establecidos.
e. Dar cumplimiento a las polticas y planes ambientales institucionales.
f.
Garantizar la proteccin radiolgica del pueblo colombiano durante el uso de

las fuentes radiactivas en el Territorio Nacional.
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7.2.9. PROCESO DE ENSAYOS Y SERVICIOS GEOLGICO MINEROS
a. Los datos de laboratorio producto de la caracterizacin (qumica, fsica,

mineralgica, metalrgica y geotcnica) y del procesamiento de materiales
geolgicos, son de responsabilidad integral de este proceso misional, bien sea
que su obtencin se realice mediante la utilizacin de facilidades analticas
propias o externas, de naturaleza convencional o no convencional.
b. Cuando se subcontraten ensayos se seleccionar un laboratorio competente
que evidencie un sistema de gestin de calidad fundamentado y operante.
c. El aseguramiento de la calidad de los datos es una prioridad y por ello el
laboratorio se compromete con la implementacin de un Sistema de Gestin,
para la obtencin de resultados confiables y oportunos, orientado hacia la
mejora continua y bajo los lineamientos de la Norma NTC ISO/IEC 17025.
d. El Servicio al Cliente se ejecuta en las mejores condiciones en cuanto a la
atencin, concertacin, oportunidad, confiabilidad y respeto por los clientes,
usuarios y dems partes interesadas.
e. La actualizacin tecnolgica de los Laboratorios e Instalaciones es una actividad
permanente orientada a alcanzar los mejores niveles de desempeo en la
prestacin del servicio y en acrecentar el conocimiento geocientfico.
f. Se mantiene un equipo humano idneo, competente y motivado, mediante la
definicin de perfiles y funciones, la continua aplicacin de programas de
capacitacin, entrenamiento e induccin y la difusin de procedimientos, y
documentos relativos al sistema de gestin. Se reconoce su fortaleza en la
especialidad tcnica y en el permanente dialogo de saberes; espacio amplio
para la reflexin, la crtica constructiva y la accin participativa.
g. El trabajo se desarrolla cumpliendo a cabalidad con todas las normas y
protocolos de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.
h. La proteccin del Medio Ambiente y de sus caractersticas, es inherente a la
realizacin de las actividades de este proceso misional. Se tienen establecidas
acciones para prevenir, mitigar y, eventualmente, compensar cualquier
afectacin que se produzca sobre el entorno natural como resultado de
nuestras actividades y se garantiza el cumplimiento de la legislacin y
reglamentos tcnicos relacionados.
i. Se tienen implementados controles para garantizar la confidencialidad de los
datos e informacin generados, reconociendo los derechos a la propiedad de la
misma.
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j. Cada uno de los funcionarios comprometidos en las actividades de este

proceso, es garante del cumplimiento de lo preceptuado en los Cdigos de tica
y de Buen Gobierno de la institucin. Sus actividades cotidianas igualmente
esta sujetas al cumplimiento de las condiciones de inhabilidades e
incompatibilidades dispuestas por la Carta Poltica y dems normas que la
desarrollan.
k. Se reconoce una Responsabilidad Social Empresarial, RSE, de este proceso
como el conjunto de prcticas, principios y valores que implican un
compromiso del SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO en observar un
comportamiento tico y en contribuir al desarrollo y calidad de vida de sus
grupos de inters.
l.
El ingreso de personal ajeno a las prcticas e instalaciones debe ser autorizado

por los estamentos correspondientes y se restringe el ingreso de menores de
edad, y mujeres gestantes en cumplimiento de la legislacin laboral vigente.
7.3. PROCESOS DE APOYO

7.3.1. PROCESO DE GESTIN DEL TALENTO HUMANO
a. Las novedades para liquidar la nmina debe presentarse mximo los diez
(10) primeros das de cada mes, de los contrario se liquidarn para el
prximo mes.
b. Para el personal de planta que se desvincula debe entregar el certificado de
verificacin de asuntos administrativos debidamente diligenciado con la
entrega del carn de identificacin.
c. Las historias laborales no se pueden retirar del archivo de la oficina de
talento humano, la consulta debe efectuarse dentro de la dependencia.
d. La entrega de informacin de tipo nominal a terceros sea suministrada
previo visto bueno de la Direccin general o Secretaria General.
e. Para efectuar los descuentos no autorizados por Ley se requiere como
mnimo que represente el 5% de la planta de personal.
f.
Es de carcter obligatorio para el personal que requiera implementos o

elementos de seguridad su utilizacin.
g. Es de carcter obligatorio el porte del carn de identificacin en un lugar

visible para todo el personal que labore en el SERVICIO GEOLGICO
COLOMBIANO.
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PROCESO
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7.3.2. PROCESO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
El ingreso de personal externo diario a las instalaciones del Instituto debe

registrarse en el sistema con la respectiva verificacin de huella y
documento de identificacin, solicitando la informacin correspondiente a:
dependencia donde se dirige o persona a visitar y asunto a tratar. El
personal slo podr ingresar previa autorizacin de dicha dependencia y en
el horario de 8:00 am a 5:00 pm, a menos que la autorizacin as lo
especifique.
Los funcionarios del SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO para el ingreso a

las instalaciones, deben mostrar el carn que los acredita como funcionarios
del Instituto, ya sea como personal de planta o como contratista. En caso de
encontrarse tramitando el carn, deber registrarse en el libro de ingreso de
funcionarios o en el sistema.
El Ingreso de bienes propiedad de particulares deben ser registrados en el

sistema, si se trata de bienes de propiedad de SERVICIO GEOLGICO
COLOMBIANO debe realizarse la verificacin de la orden, contrato o
autorizacin de ingreso por el funcionario encargado. La salida de equipos de
propiedad de particulares se realiza verificando los datos de ingreso y se
libera del sistema, en caso de no aparecer registrado el ingreso, el
funcionario o visitante no podr retirarlo de las instalaciones del Instituto
hasta que pueda comprobar la propiedad. Si el equipo pertenece a
SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO su salida debe estar autorizada por el
Coordinador de Servicios Administrativos, usando el formato de Orden Para
Retirar Elementos.
El ingreso de armas por parte de los visitantes a las instalaciones del

Instituto est prohibido, todas las personas que ingresen al Instituto deben
someterse a requisa y en caso de portar armas deben dejarlas en un
casillero del Instituto.
Los funcionarios que requieran ingresar al Instituto los fines de semana,

debern presentar una solicitud por escrito, a la coordinacin de Servicios
Administrativos, firmado por el Jefe de la Dependencia, para la aprobacin.
Una vez firmada por el Coordinador de Servicios Administrativos, el
funcionario solicitante deber dejar la autorizacin en la portera principal
del Instituto.
El ingreso del personal al Instituto debe hacerse de 5:40 am a 5:30 pm, una
vez terminada la jornada la laboral, aquellos funcionarios que requieran
ingresar al Instituto debern estar autorizados por el jefe de la dependencia
y por el coordinador de servicios administrativos.
La solicitud del servicio de transporte debe realizarse con anticipacin (1

Hora), teniendo en cuenta que no siempre se tienen vehculos disponibles de
manera inmediata. En caso de requerirse un vehculo en horario nocturno, el
funcionario deber solicitar a la Coordinacin de Servicios Administrativos, el
vehculo en el transcurso del da para programar un conductor que cubra el
servicio.
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La empresa contratada para la prestacin de los servicios de vigilancia y

seguridad privada, deber garantizar el cumplimiento de los turnos en la
Sede Central, sede CAN y los Grupos de Trabajo Regional. No puede dejar
puestos vacos en ninguna circunstancia. Los turnos instalados deben
coincidir con los solicitados por SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO en el
momento de iniciar el proceso de seleccin.
Todos los bienes que se encuentren en las instalaciones del Instituto en las
diferentes sedes quedan bajo la custodia de la compaa de vigilancia. El
contratista responder directamente por cualquier reclamacin que efecte
el Instituto por siniestros ocurridos con ocasin de la prestacin del servicio
de vigilancia.
Velar por el cuidado y custodia de las instalaciones fsicas y elementos que

se encuentren dentro de ellas.
Controlar la entrada y salida de elementos de las instalaciones.
Llevar control de acceso de los funcionarios a las dependencias, en horarios

diferentes a la jornada laboral (Horas Nocturnas y Fines de Semana), as
como el ingreso de particulares a las instalaciones.
Controlar el parqueadero, el ingreso y salida de los vehculos, deber

emplear elementos que apoyen la labor de seguridad.
La empresa contratada para la prestacin del los servicios de aseo y

cafetera, asignar un supervisor (a), que debe encargarse de la coordinar,
informar y realizar el seguimiento de las actividades asignadas y del
cumplimiento de los compromisos adquiridos por la empresa contratada, con
el fin de evitar la retencin del pago de a cuerdo a los plazos establecidos
para stos.
En el espacio asignado para la prestacin de los servicios el operario debe

realizar las siguientes actividades:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Inicia labor de limpieza.

Recogen elementos de loza y cristalera.
Realizan limpieza de loza y cristalera.
Llena los termos de caf / Aromtica, segn requerimientos del rea.
Distribuye los termos, la loza y cristalera.
Reanuda la labor de limpieza (segn programacin de actividades).
Si tiene asignado un espacio exterior, realiza limpieza general. Si se
trata de Baos, debe encargarse de la desinfeccin de los mismos.
Segn las basuras resultantes, separa el material reciclable del no
reciclable.
Acopia temporalmente el material reciclable y lo almacena en el
espacio asignado para el mismo.
El acceso a la cafetera de la direccin es restringido, por esta razn solo

podrn ingresar las operarias asignadas para esta rea.
15
MANUAL
VERSIN 6

INSTITUCIONAL
PROCESO
MN-DIR-001CAPTULO 7
FECHA
En caso de requerirse los servicios por parte de alguno de los operarios

deber solicitarse con anterioridad al Coordinador de Servicios
Administrativos, sin que afecte la prestacin de los servicios diarios de su
trabajo.
Las personas contratadas por la empresa de Aseo y Cafetera solo deben

realizar las labores propias de la naturaleza de su contrato.
La reclamacin de los siniestros que afecten la pliza de seguros adquirida

por el Instituto se efectuara de manera inmediata, tan pronto se tengan
conocimiento de los hechos.
los trmites de importaciones se realizaran de manera inmediata, tan pronto

se conozca que los bienes adquiridos en el exterior se encuentran en las
bodegas autorizadas para le recepcin de las mercancas.
Solo se realizarn traslados de elementos entre funcionarios, reintegro a

bodega de bienes usados los jueves y viernes de cada semana hasta el da
25 de cada mes.
El Grupo de Inventarios estar entregando el informe de depreciacin y los

soportes de los comprobantes al Grupo de Contabilidad en los primeros 7
das de cada mes.
El Grupo de Inventarios mantendr actualizada la carpeta individual de

inventarios de cada uno de los funcionarios.
Realizar toma fsica general de inventarios cada 3 aos con su respectivo

avalo de bienes muebles e inmuebles y anualmente hacer una selectiva de
inventarios.
El reemplazo de plaquetas de identificacin de los elementos se realizar por

desgaste, prdida o deterioro.
El Grupo de Inventarios realizar reclasificacin de los activos de menor

cuanta
Los bienes que adquiera la Entidad que sean iguales o inferiores a 0.5
salario mnimo legal vigente se registraran directamente al gasto.
En caso de que la toma fsica arroje faltantes se informar a la Secretara

General la situacin con el fin de que inicie las acciones administrativas a
que haya lugar.
En el evento de que se haga la reposicin del faltante se podr hacer en

especie, con caractersticas iguales o similares, si por el contrario se hace en
dinero y la prdida del bien es nuevo se har por su valor comercial o de
mercado, pero si el bien se encuentra en servicio se har un anlisis de su
costo histrico y su respectiva depreciacin para determinar el valor de
realizacin o salvamento.
16
MANUAL
VERSIN 6

INSTITUCIONAL
PROCESO
MN-DIR-001CAPTULO 7
FECHA
Si por el contrario la toma fsica arroja sobrantes se realizar el avalo

respectivo mediante acta para su incorporacin en el patrimonio de la
Entidad.
Se realizar nicamente toma fsica a los elementos de consumo con control

(Publicaciones destinadas para la venta).
Implementacin del Cdigo de barras para identificar los bienes propiedad

del Instituto.
Los bienes entregados por la Entidad a terceros debe hacerse a travs de un

contrato de Comodato.
Cuando existan bienes inservibles y/o obsoletos, estn rotos o destruidos y

se considere que ya no son tiles para el desarrollo de las actividades
propias del objeto social, la Institucin proceder a realizar la baja de bienes
y esta puede ser por venta directa o por el sistema de martillo.
Si en las bodegas hay suficientes elementos inservibles y/o obsoletos se

recomienda dentro de la misma vigencia fiscal realizar la baja de bienes
teniendo en cuenta la premisa costo - beneficio, por cuanto la empresa est
incurriendo en gastos, ya que estos bienes se encuentran asegurados.
En el caso de que no se comercialicen los bienes inservibles y/o obsoletos

por venta directa o remate, la empresa debe optar por la donacin o
destruccin masiva.
Los reintegros a bodegas de almacn se realizaran los das jueves y viernes

de cada semana.
El almacn recibir bimensualmente las solicitudes de elementos de las

reas, y tendr en cuenta las solicitudes que surjan espordicamente como
urgentes.
El almacn rendir cuenta 3 das antes de fin de mes.
El almacn recibe elementos los primeros 25 das de cada mes.
El almacn tendr toma fsica una vez al ao de los bienes devolutivos y de

consumo.
El almacn har cierre de vigencia el 15 de Diciembre de cada ao.
Los elementos solicitados al almacn sern suministrados a la dependencia

con tres das hbiles a su solicitud.
Los memorandos de solicitud de elementos deben tener el visto bueno del

encargado de rea y previa aprobacin del Coordinador del Grupo de
Servicios Administrativos.
En el almacn se recibir elementos en la bodega con rdenes de compra o

contratos debidamente legalizados.
17
MANUAL
VERSIN 6

INSTITUCIONAL
PROCESO
MN-DIR-001CAPTULO 7
FECHA
El Grupo de Inventarios entregara diariamente a almacn, los comprobantes

generados segn movimientos realizados en el da debidamente firmados.
Los funcionarios no podrn enviar a ttulo personal elementos que estn en

su inventario individual a otros funcionarios, sin contar con el movimiento
respectivo del almacn.
Los traslados de elementos se realizaran nicamente entre el almacenista y

quien haga las veces en los grupos de trabajo regionales.
El almacn recibir rdenes de compra y contratos en presencia de los

interventores.
El almacn mantendr el stock mnimo para el normal funcionamiento de la

Entidad.
El almacn al recibir elementos devolutivos alimentara el SAFI teniendo en

cuenta las caractersticas de los bienes.
Los elementos a reintegrar al almacn deben venir acompaados de un

memorando con su descripcin, plaqueta y estado actual, con previo Visto
Bueno de personal calificado para determinar si se mantiene en bodega de
bienes usados o bodega de inservibles y/o obsoletos.
Los elementos a entregar a las diferentes dependencias deber estar

legalizado con su respectivo comprobante.
Los bienes inservibles y/o obsoletos estarn almacenados en una bodega

independiente.
Las solicitudes correspondientes de mantenimiento a la Infraestructura

Fsica, se deben solicitar por escrito al Grupo de Servicios AdministrativosMantenimiento las cuales sern atendidas de acuerdo con las prioridades
que se presenten.
Se inspeccionar la infraestructura fsica con el fin de determinar las

necesidades de mantenimiento y obras a ejecutar.
Los vertimientos son recogidos por los funcionarios de los laboratorios una
vez terminados los procesos en recipientes especiales (canecas y garrafas)
suministradas por el grupo de gestin ambiental previamente preparada con
cal apagada si se requiere, rotuladas, fechadas, plenamente identificado el
tipo de residuo y con el pictograma describiendo el grado de peligrosidad del
residuo, los cuales son transportados a la bodega temporal de reactivos,
segregados y almacenados temporalmente. Estos residuos son pesados y
dispuestos en el vehculo y se levanta un acta de todos los residuos
peligrosos entregados, la cual va firmada por un funcionario del proyecto de
gestin ambiental institucional y un funcionario de la empresa recolectora.
El proyecto de gestin ambiental institucional a travs del programa de

vertimientos viene implementando una serie de monitoreos y caracterizacin
de los vertimientos. Existen dos (2) puntos de muestreos o cajas de aforos:
El primero ubicado en el costado noroccidente del edificio de qumica, por
18
MANUAL
VERSIN 6

INSTITUCIONAL
PROCESO
MN-DIR-001CAPTULO 7
FECHA
fuera. El segundo ubicado en el costado sur del laboratorio de aguas, por

fuera.
La caracterizacin de los vertimientos se realiza semestralmente en

colaboracin del laboratorio de aguas y gases del SERVICIO GEOLGICO
COLOMBIANO.
7.3.3. PROCESO DE CONTRATACION INSTITUCIONAL

a. El proceso de contratacin institucional tiene como base el marco legal
enmarcado en la Constitucin y la ley.
b. Las responsabilidades y responsables del proceso estarn en el Manual de
Contratacin y el Manual de Interventora.
c. Todos los procesos de contratacin tendrn un interventor o supervisor y la
denominacin para cada caso debe corresponder a un perfil idneo de
acuerdo con el bien o servicio.
d. Los criterios deben ser en cuanto a la seleccin del proveedor transparentes
y objetivos, en cuanto el bien y/o servicio debe ser de calidad y econmicos
que satisfagan las necesidades o requerimientos y del proceso la
oportunidad en la gestin.
e. El plan operativo debe establecer los tiempos requeridos para el buen
desempeo de las Interventoras o las supervisiones de los funcionarios, de
tal manera que estos puedan cumplir tambin con las tareas asignadas a su
cargo y las salidas de campo. En este sentido, un funcionario no podr tener
ms de 3 Interventoras simultneamente cuando al mismo tiempo deba
cumplir con actividades propias de su cargo.
f.
Se debe tener una permanente capacitacin y actualizacin de los

interventores y/o supervisores, as como asignarles los recursos requeridos
de tiempo y respaldo, con el fin de dar las herramientas necesarias para un
buen desempeo en el ejercicio de interventor o supervisor.
g. Establecer procesos y procedimientos claros que permitan su aplicacin,

control y seguimiento para el mejoramiento continuo.
h. Ser el vehculo idneo y necesario mediante el cual el Instituto materializa
los bienes y servicios para cumplir con las necesidades satisfechas.
i.
El Interventor o supervisor es quien responde por la calidad del bien o

servicio adquirido mediante su verificacin continua y permanente durante
todas las etapas contractuales.
19
MANUAL
VERSIN 6

INSTITUCIONAL
PROCESO
MN-DIR-001CAPTULO 7
FECHA
7.3.4. PROCESO DE SISTEMAS, TECNOLOGIAS Y GESTIN DE LA

INFORMACION
a. Cualquier adquisicin tecnolgica de informacin debe responder a las

necesidades de la Organizacin.
b. Cualquier adquisicin de tecnologa de informacin requiere la validacin por
parte de la Subdireccin de Informtica.
c. Cada usuario es responsable del uso adecuado de los recursos informticos
que le han sido asignados.
d. El acceso a las instalaciones fsicas deben cumplir con los mecanismos de
seguridad.
e. Los activos de informacin deben ser salvaguardados siguiendo la
periodicidad definida y los niveles de seguridad apropiadas.
f.
Cualquier modificacin, actualizacin o traslado de recursos informticos

debe contar con la aprobacin del grupo de tecnologas de informacin.
g. La construccin de sistemas de informacin debe cumplir como mnimo con

las etapas de:
o Definicin de requisitos
o Anlisis
o Diseo
o Construccin Pruebas e implementacin.
h. Cada etapa del desarrollo de un sistema de informacin debe contar con la
documentacin asociada.
i.
La construccin de cualquier sistema de informacin debe seguir los

estndares definidos.
j.
Propender por la arquitectura tecnolgica definida.
7.3.5. PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL
a. Como entidad pblica que somos debemos acoger la administracin,

gestin, control y seguimiento establecidos en la Ley General de archivos.
b. Tener como rector el comit de archivo del Instituto dentro del cual se
establezca por lo menos una reunin al mes.
c. Cumplir con lo establecido en las polticas de archivo, el reglamento interno
del manejo del archivo de gestin y el fondo acumulado.
d. Tener y mantener un archivo organizado de acuerdo con la estructura del
Instituto.
20
MANUAL
VERSIN 6

INSTITUCIONAL
PROCESO
MN-DIR-001CAPTULO 7
FECHA
e. La conservacin de la documentacin se har teniendo en cuenta el valor

administrativo y legal establecido en las tablas de retencin documental.
f.
La conservacin fsica de los documentos debe cumplir con los parmetros

establecidos por el Archivo General de la Nacin. (humedad, temperatura,
infraestructura fsica, etc.)
g. El acceso a las sedes del archivo debe estar controlado dependiendo de su

carcter pblico o confidencial.
h. Establecer y mantener un reglamento de prstamos de consulta.
i.
La clasificacin de los archivos de gestin y fondos acumulados debe seguir

el criterio orgnico funcional, teniendo como base la estructura orgnica del
Instituto y respetando el principio de procedencia.
j.
La Autorizacin para la eliminacin de los documentos debe ser

responsabilidad del Comit de Archivos, el cual en cada caso debe levantar
un acta con las firmas autorizadas.
k. Tener presencia fsica en el momento de la destruccin de los documentos

autorizados a eliminacin.
l.
Solo se eliminaran y destruirn los documentos que hayan perdido su valor

administrativo legal o fiscal y que no tengan valor histrico o que carezcan
de relevancia para el Instituto.
m. La Entidad debe contar con un sistema de gestin documental que incluya la

organizacin de los diferentes tipos documentales con su normalizacin y
control.
7.3.6. PROCESO DE GESTIN JURIDICA Y LEGAL
a. El SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO d aplicacin a la ley

b. La Oficina Asesora Jurdica realiza estricto control y seguimiento semanal de
los procesos judiciales en los que estn involucrados los intereses del
SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO.
c. Se establecen criterios generales de aplicacin de la ley, lo que genera
unidad de criterio para la entidad a travs de la emisin de conceptos
jurdicos y de mesas de trabajo.
d. En todos los procesos judiciales se da cumplimiento estricto de los trminos
de ley, su incumplimiento genera investigaciones disciplinarias.
e. Los expedientes judiciales se ordenan cronolgicamente sin omitir ningn
documento soporte.
f.
Las respuestas oficiales de la Oficina Asesora Jurdica se envan siempre con

nmero consecutivo y fecha y dentro de los trminos legales establecidos.
21
MANUAL
VERSIN 6

INSTITUCIONAL
PROCESO
MN-DIR-001CAPTULO 7
FECHA
g. Se realiza actualizacin permanente de las actuaciones judiciales.

h. La Oficina Asesora Jurdica efecta el seguimiento al cumplimiento de los
fallos judiciales, teniendo en cuenta la naturaleza de la Accin y el plazo
otorgado para su cumplimiento, el cual puede ser de 12 horas, 24 horas, 48
horas, 30 das, etc.
i.
La Oficina Asesora Jurdica apoya legalmente y asesora a las diferentes

dependencias del Instituto.
7.3.7. PROCESO DE GESTIN DE RECURSOS FINANCIEROS
Para iniciar cualquier afectacin de presupuesto se debe contar con el Plan

Operativo previamente aprobado por el Comit de Direccin y con base en l
se harn las desagregaciones del presupuesto de funcionamiento en lo
referente a Gastos de Personal y Gastos Generales del Instituto.
Las afectaciones al presupuesto se harn teniendo en cuenta la prestacin

principal originada en los compromisos que se adquieran y con cargo a este
rubro presupuestal se cubrirn los dems costos inherentes o accesorios,
imprevistos, ajustes, revisin de valores, intereses moratorios y gastos de
nacionalizacin.
El Representante Legal, el primer da hbil de cada vigencia fiscal, debe

desagregar, mediante resolucin, el detalle del anexo del decreto de
liquidacin correspondiente a las cuentas de Gastos de Personal y Gastos
Generales de conformidad con el plan de cuentas que para el efecto expida
la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional, y remitir al da
siguiente de su expedicin, una copia a dicha Direccin.
La desagregacin podr ser modificada mediante Resoluciones del

Representante Legal, o quien este delegue, para lo cual debe contar con el
respectivo certificado de disponibilidad presupuestal., y copia de estas se
remitir a la Direccin General del Presupuesto al da siguiente de su
expedicin".
Todas las modificaciones del presupuesto del Instituto entre numerales ya

sea de funcionamiento o inversin, se realizaran mediante Acuerdo, el cual
debe estar previamente aprobado por el Consejo Directivo y requiriendo en
principio concepto favorable por el Departamento Nacional de Planeacin en
el caso de inversin y posteriormente validacin por el Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico - Direccin General de Presupuesto.
Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones

presupuestales debern contar con certificados de disponibilidad previos que
garanticen la existencia de apropiacin suficiente para atender estos gastos.
El ordenador del gasto del Instituto es el Director General. Sin embargo el

Director mediante resolucin ha delegado la ordenacin del gasto para las
22
MANUAL
VERSIN 6

INSTITUCIONAL
PROCESO
MN-DIR-001CAPTULO 7
FECHA
solicitudes de contratacin hasta 120 SMMLV
Las solicitudes de CDP deben venir firmadas por el ordenador del gasto del
rea respectiva. Cuando los beneficiarios sean los ordenadores de gasto
delegados, las firmara el director general, y en el caso del Director General,
la debe firmar el Secretario General.
Las descripciones en la solicitud de CDP deben corresponder con los objetos

de gasto previamente establecidos en el plan operativo y definidos en la gua
de elaboracin del plan operativo.
Los datos suministrados en la solicitud de CDP deben concordar con los del
documento soporte: plan de comisin, justificacin.
No se expedir Registro Presupuestal cuando los actos administrativos que

afecten el presupuesto de gastos no renan los requisitos legales o se
configuren como hechos cumplidos.
Los compromisos presupuestales se entendern legalmente adquiridos, o

cumplidos o ejecutados, cuando el bien o servicio se ha recibido a
satisfaccin de acuerdo con lo pactado. Para proveer empleos vacantes se
requerir del Certificado de Disponibilidad Presupuestal por la vigencia. Por
medio de ste, el Coordinador del Grupo de presupuesto garantizar la
existencia de los recursos del 1 de enero al 31 de diciembre de 2008, por
todo concepto de gastos de personal.
Toda provisin de empleos de los servidores pblicos deber corresponder a

los previstos en la planta de personal.
Los programas de capacitacin comprendern matrculas de los funcionarios,

que se giraran directamente a los establecimientos educativos
Las Cuentas por Pagar y las Reservas Presupuestales correspondientes de

una vigencia fiscal que no se hayan ejecutado a diciembre 31 de la siguiente
vigencia fiscal, expiran sin excepcin...
El cargue de las vigencias futuras en el sistema se realizar una vez que se

haya recibido la aprobacin correspondiente por parte de la Direccin
General de Presupuesto, proceso que adelantar la Oficina Asesora de
Planeacin...
Los cupos anuales autorizados para asumir compromisos de vigencias

futuras no utilizados a 31 de diciembre del ao en que se concede la
autorizacin caducan, salvo en los casos previstos en el inciso segundo del
artculo 8 de la Ley 819 de 2003.
En los casos de licitacin, concurso de mritos o cualquier otro proceso de

seleccin, se entienden utilizados los cupos anuales de vigencias futuras con
el acto de adjudicacin.
Se efectan mensualmente las conciliaciones de la totalidad de las cuentas

bancarias, depurando las partidas conciliatorias en los dos meses siguientes.
23
MANUAL
VERSIN 6

INSTITUCIONAL
PROCESO
MN-DIR-001CAPTULO 7
FECHA
Los cheques deben autorizarse con firma A y firma B, protector y sello.
El SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO realiza los pagos de manera

electrnica.
No se recibe dinero en efectivo en los puntos de venta excepto en el punto

POS "INFORMACION GEOCIENTIFICA"
La apertura y cierre de los POS debe hacerse a diario siempre y cuando

exista movimiento.
Todos los soportes diarios de Bancos y de Caja deben reposar en el Boletn

Diario de Tesorera.
Las consignaciones para la elaboracin de la factura en los puntos POS,

deben ser originales.
Los pagos que se realicen cancelando facturas de cartera y presenten como

soporte fotocopias, deben ser verificadas en los extractos bancarios.
La Recepcin de soportes y atencin de pblico en el rea de Tesorera, se

efecta de lunes a viernes de 9 a 12:30 y de 1:30 a 3:30 excepto los
primeros das hbiles de cada mes
La cartera del SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO no podr tener un

vencimiento superior a 30 das, se considerar morosa a partir del da 31
calendario.
nicamente los puntos de ventas Ensayos de Laboratorio y "GSNR" realizan

ventas a crdito.
Al existir devolucin de un cheque a favor del SERVICIO GEOLGICO

COLOMBIANO por fondos insuficientes se sancionara con una multa del 20%
del valor del cheque.
S las Entidades Bancarias omiten la certificacin del cheque, se procede al

cobro de la sancin.
Los cheques devueltos que no han sido solucionados se remitirn a cobro

coactivo.
La creacin de Terceros en el SAFI debe efectuarse con el Registro nico

Tributario y en cabeza de un funcionario, quien ser el responsable de la
base de datos.
Cuando exista cesin de contrato en el momento de crear la obligacin se

har con el nuevo beneficiario sin cambiar el Registro Presupuestal y
dejando como soporte el Acta de Cesin.
Los acreedores constituidos en el proceso de Nmina (deducciones de no

Ley) deben ser girados inmediatamente se genere la orden de pago de la
Nmina.
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MANUAL
VERSIN 6

INSTITUCIONAL
PROCESO
MN-DIR-001CAPTULO 7
FECHA
El valor retenido en gastos efectuados por caja menor debe ser consignado
en la Tesorera del SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO por el responsable,
con fotocopia de la factura correspondiente con los datos mnimos del
tercero.
Las chequeras deben ser entregadas al encargado de la Caja fuerte al final

del da para que queden debidamente custodiadas.
Los lotes para pago deben estar avalados previo al pago, por el Tesorero y
la Jefe financiera.
En el evento de una Anulacin de Orden de pago debe reposar una copia en

el Boletn del da de la anulacin con su respectivo soporte que explique la
razn de la anulacin.
Para la entrega de los cheques se exige Cdula del beneficiario o

autorizacin por escrito y se procede a la firma de la respectiva Orden de
pago entregndose una copia al tercero.
El trmite de un pago durar 3 das mximo, salvo que pertenezca a

recursos del presupuesto nacional caso en el que se depende de la
programacin.
El valor mximo en efectivo a recibir en la tesorera es de 3 millones de

pesos.
Las modificaciones que surjan una vez cerrado un trimestre contable se

realizaran mediante comprobante de ajuste, en el mes siguiente a la fecha
de corte.
La parametrizacin de los conceptos creados o modificados en los mdulos

de: tesorera, cartera, regalas, presupuesto, comisiones, nomina e
inventarios, debe estar bajo la responsabilidad del coordinador del Grupo de
Contabilidad.
La informacin de los grupos de trabajo de: tesorera y cartera,

presupuesto, nomina e inventarios, deben llegar dentro de los 5 primeros
das del mes siguiente a la fecha de corte.
Antes de realizar el cierre mensual de cada uno de los mdulos de:

tesorera, cartera, regalas, presupuesto, comisiones, almacn, nmina e
inventarios, se debe analizar la coherencia y pertinencia de la informacin,
para registrar informacin veraz y correcta realizando los ajustes requeridos
y tener la certeza de realizar el cierre. Este procedimiento reviste de mayor
importancia al finalizar un trimestre y mucho ms al terminar una vigencia.
Una vez realizado el cierre en los diferentes grupos de trabajo no se debe
reabrir ni modificar.
Debido a que la parametrizacin de nuevos conceptos debe establecer el

manejo de determinadas cuentas contables, estos conceptos deben
informarse una vez creados a la coordinadora del grupo de contabilidad.
25
MANUAL
VERSIN 6

INSTITUCIONAL
PROCESO
MN-DIR-001CAPTULO 7
FECHA
Efectuar mensualmente los anlisis, cruces y conciliaciones entre las

diferentes cuentas contables versus los diferentes mdulos: tesorera,
cartera, regalas, presupuesto, comisiones, nomina, inventarios y jurdica.
La contabilidad se basa en soportes, todos los hechos econmicos,

financieros y sociales deben estar respaldados en los mismos y
contablemente se deben producir los comprobantes de asiento diario que
evidencien las transacciones.
El castigo o depuracin de cuentas contables debe ser previamente

analizado y avalado por el Comit Tcnico de Sostenibilidad Contable y de
estas actuaciones se dejar constancia mediante acta.
Los comprobantes automticos generados por el sistema SAFI, son

inmodificables.
7.4. PROCESOS DE EVALUACION Y CONTROL

7.4.1. PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL
a. Todas las evaluaciones realizadas por la Oficina Asesora de Control deben

estar documentadas.
b. Todo el proceso de auditora o evaluacin es comunicado al auditado con
anterioridad.
c. El plan de trabajo general de las auditorias y cada auditoria cuenta con un
plan de trabajo detallado
d. Los resultados de la evaluacin se validan antes de ser publicados
e. Todo proceso debe estar soportado en papeles de trabajo
f.
Todos los informes de la Oficina Asesora de Control Interno son presentados

al Director General en resumen ejecutivo y a los responsables de los
procesos se les entrega el informe completo.
g. El personal vinculado a la Oficina es especialista en las reas misionales del

SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO y tiene conocimiento de las normas de
Auditoria.
h. Las evaluaciones que aborden un tema especializado fuera de la
competencia del personal de la oficina de control interno se contratar.
i.
Se presta asesora a la Alta Direccin en la implementacin del Sistema de

Control Interno.
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MANUAL
VERSIN 5

INSTITUCIONAL
REQUISITOS NTC GP 1000 Y MECI
MN-DIR-001CAPTULO 8
FECHA
VIGENCIA:
30/Jun/2010
8. REQUISITOS NTC GP 1000 Y MECI

TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS
COMPONENTE
ELEMENTO
DESCRIPCIN
SISTEMA DE
CALIDAD
DESCRIPCIN
COMO SE EVIDENCIA
EN LA ENTIDAD.
1.
SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO

Documento Cdigo de tica.
1.1.1.
Acuerdos,
Compromisos
Protocolos
1.1
Elemento que
define la conducta
de la Entidad
pblica, y los
servidores pblicos
los cuales deben ser
acordes con la
consecucin de los
propsitos de la
entidad.
5.3 y 5.4
Establecer Polticas
y Objetivos de la
Entidad.
La Alta direccin
debe asegurar que
los objetivos de la
Entidad sean los
necesarios para
establecer,
mantener y
aumentar la
satisfaccin del
usuario.
Ambiente de
Control
1.1.2.
Desarrollo del
Talento Humano
Desarrollo de las
competencias,
habilidades,
aptitudes e
idoneidad de los
servidores pblicos
6. Gestin de los
recursos y
contempla:
6.1,6.2.,6.3,6.4
La organizacin
debe determinar y
proporcionar los
recursos necesarios
para implementar y
mantener la gestin
de calidad
mediante la
participacin y
apoyo de las
personas o
servidores pblicos.
Documento donde se
compilan los acuerdos,
compromisos y protocolos.
Resolucin donde se adopta
el Cdigo de tica.
Responsable Proceso de
de Sistemas de Gestin
Institucional.
Se establece el Manual de
Funciones y Requisitos.
(Perfiles, competencias
laborales etc.)
Procedimientos de
Vinculacin, Evaluacin de
Desempeo y Capacitacin,
Bienestar Social e Incentivos,
Administracin y Desarrollo
del Talento Humano, Nomina
y Control Interno Disciplinario
Formato de Hojas de vida.
Gestin de Talento Humano.
Se encuentran en el CDIGO
DE BUEN GOBIERNO.
1.1.3.
Estilo de
Direccin
Se define como la
gua y orientacin
de las acciones de la
entidad, determina
los parmetros a
seguir en la
administracin.
5. Responsabilidad
de la Direccin y
contempla:
5.1,5.2,5.3,5.4,5.5
La Alta Direccin
debe asegurar que
todos los procesos
operen como una
red de trabajo eficaz
y eficiente para
asegurar el
cumplimiento de la
funcin
administrativa.
Acuerdos de Gestin
firmados y con seguimiento
por parte del Director
General una vez al ao.
Revisin y actualizacin
anualmente en el marco del
procedimiento de Revisin
por la Direccin
Direccionamiento
Estratgico.
Plan estratgico de la
Entidad.
1.2.1
Planes y
Programas
Es el elemento
donde se determina
la proyeccin de la
entidad, impulsa y
gua sus actividades
hacia el
cumplimiento de las
metas y resultados
previstos de
acuerdo a su misin,
visin y objetivos.
5. Responsabilidad
de la Direccin y
contempla:
5.1,5.2,5.3,5.4,5.5
La Alta Direccin
debe asegurar que
todos los procesos
operen como una
red de trabajo eficaz
y eficiente para
asegurar el
cumplimiento de la
funcin
administrativa.
Plan operativo y seguimiento

peridico del plan operativo.
Construccin y seguimiento
de acuerdo al procedimiento
de Planeacin Institucional.
Direccionamiento
Estratgico.
Se estableci el mapa de
procesos del Instituto.
1.2
Direccionamiento
Estratgico
1.2.2.
Modelo de
Operacin por
Procesos
Conforma el
estndar
organizacional que
soporta la operacin
de la entidad
pblica y esta
orientada haca una
organizacin por
procesos.
4. Sistema de
Gestin de la
Calidad.
4.1. Requisitos
Generales
La entidad debe
establecer,
documentar,
implementar y
mantener un
sistema de gestin
de la calidad,
identificando los
procesos que le
permitan cumplir
con la funcin
administrativa que
le fue asignada.
Adopcin por resolucin

Se describen los procesos y
se establece la cadena de
valor de los procesos
misionales.
(Manual del Sistema de
Gestin Institucional)
Caracterizacin de Procesos.
Revisin y Actualizacin
anualmente de acuerdo al
procedimiento de Diseo de
Procesos.
Responsable proceso de
Institucional
1.2.3.
Estructura
Organizacional
Esta compuesta por

la estructura y
organizacin, planta
de personal y el
manual de
funciones y
competencias
laborales.
5.5.1
Responsabilidad y
autoridad.
Las
responsabilidades y
autoridades estn
definidas y
conocidas por toda
la organizacin.
Organigrama de la Entidad.
Estudio de Rediseo
Organizacional
Manual de Funciones y
Competencias Laborales
Gestin de Talento Humano.
1.3.1.
Contexto
Estratgico
1.3.2.
Identificacin de
Riesgos
1.3
Establece los
lineamientos
estratgicos que
orienta las
decisiones de la
entidad pblica
frente a los riesgos
que pueden afectar
el cumplimiento de
los objetivos
producto de la
observacin,
distincin y anlisis
del conjunto.
5.4.2. Planificacin
del sistema de
gestin de la
calidad.
Elemento que
posibilita a la
entidad a conocer
los posibles eventos
potenciales que
ponen en riesgo la
misin y los
objetivos de la
misma.
8.5.3. Accin
Correctiva.
Administracin Del
Riesgo
1.3.3 .Anlisis del

Riesgo
Probabilidad de
ocurrencia de los
eventos positivos o
negativos y el
impacto de sus
consecuencias.
8.3, 8.4 Control del

producto no
conforme, Anlisis
de datos.
La Alta Direccin
debe asegurarse de
que la planificacin
del sistema de
gestin de la calidad
se realiza con el fin
de cumplir los
requisitos citados en
el numeral 4.1, as
como los objetivos
de la calidad y el
mantenimiento de
la integridad del
sistema.
Documento Contexto
Estratgico que se actualiza
anualmente, de acuerdo al
Procedimiento de Planeacin
Institucional.
Debe establecer
acciones para
eliminar las causas
de no
conformidades
potenciales para
prevenir su
ocurrencia. EL mapa
de riesgos
constituye una
herramienta para
determinar acciones
preventivas.
Identificacin de Riesgos por

procesos y actualizacin
anual de acuerdo al
Procesos
La organizacin
debe asegurar que
los productos o
servicios salgan
cumpliendo con
todos los requisitos
exigidos para su
utilizacin.
Direccionamiento
Estratgico.
de sistemas de Gestin
Institucional
Anlisis de Riesgos por

anual de acuerdo al
Procesos.
Institucional
1.3.4.
Determina el nivel
de exposicin de la
entidad al impacto
del riesgo.
8.3, 8.4Control del

producto no
conforme, Anlisis
de datos.
Valoracin del
Riesgo
1.3.5.
Polticas de la
Administracin
de Riesgos.
Determina la
estructura de
criterios para la
toma de decisiones
respecto a los
riesgos y sus
efectos.
5.5.2
Representante de
la Direccin
La organizacin
debe asegurar que
los productos o
servicios salgan
cumpliendo con
exigidos para su
utilizacin.
Valoracin de Riesgos por

anual de acuerdo al
Procesos.
La alta direccin
debe designar un
funcionario para
asegurarse de que
se establezcan e
implementen los
procesos necesarios
para mantener un
sistema de gestin
adecuado
Polticas para cada riesgo de

cada proceso y actualizacin
anual de acuerdo al
Procesos.
Institucional
Poltica Institucional de
Administracin de Riesgos.
Institucional.
2. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIN
2.1.1.
Polticas de
Operacin
2.1.2.
Procedimientos
Establece las guas

de accin para la
implementacin de
las estrategias para
ejecutar los
procesos y
actividades en el
cumplimiento de la
funcin
administrativa.
5.3 y 5.4
Establecer Polticas
y Objetivos de la
Entidad.
Lo conforma el
conjunto de
especificaciones,
relaciones y
ordenamiento de
tareas
4.2 Requisitos de
la Documentacin
La Alta direccin
debe asegurar que
los objetivos de la
Entidad sean los
necesarios para
establecer,
mantener y
aumentar la
satisfaccin del
usuario.
Documentadas en el Manual
del Sistema Integrado de
Gestin,
La organizacin
debe establecer y
mantener el manual
de calidad, donde se
establezcan los
procesos,
procedimientos.
Procedimientos
documentados para cada
proceso, divulgados y
distribuidos, documentacin
complementaria construida.
Se desarrollan de acuerdo al
Procesos.
Institucional y Lderes de
Proceso.
Procedimiento de Control de
Documentos
Institucional
2.1.3.
Controles
2.1.4.
Indicadores
2.1.
Actividades de
Control
2.1.5.
Manual de
Procedimientos
2.2.1.
Informacin
Primaria
2.2.2.
informacin
Conjunto de
acciones o
mecanismos que
previenen o
reducen los eventos
o ocurrencias que
ponen riesgo la
entidad.
8.2.3. Seguimiento
y medicin de los
procesos.
La organizacin
debe aplicar
mtodos apropiados
para garantizar el
cumplimiento de los
resultados
panificados.
Identificados dentro de la
evaluacin de riesgos,
incluidos en los
procedimientos.
Un Conjunto de
variables
cuantitativas y/o
cualitativas sujetas a
medicin para
observar los
factores crticos en
la ejecucin de los
planes generados
en la entidad.
8.3, 8.4Control del

producto no
conforme, Anlisis
de datos
La organizacin
debe asegurar que
los productos o
servicios salgan
cumpliendo con
exigidos para su
utilizacin.
Construidos dentro del Plan

Estratgico y Plan Operativo,
identificados en las
caracterizaciones de los
procesos,
Elemento de control
que la entidad debe
consolidar con los
procedimientos
como una norma
interna de
autorregulacin
4.2.2. Manual de
Calidad
La entidad debe
establecer,
mantener y
actualizar el manual
de procedimientos o
calidad.
Documentados los aspectos

dentro del Manual del
Sistema Integrado de Gestin
Conjunto de datos
de fuentes externas
provenientes de las
instancias con las
Conjunto de datos
que se originan y/o
procesan al interior

producto no
conforme, Anlisis
de datos.

producto no
conforme, Anlisis
La organizacin
debe asegurar que
los productos o
servicios salgan
cumpliendo con
exigidos para su
utilizacin.
La organizacin
debe asegurar que
los productos o
Direccionamiento Estratgico
Institucional
Matriz de Informacin
primaria publicada en
Intranet en la herramienta
Isolucion mdulo MECI.
Actualizada peridicamente
Comunicaciones
Matriz de Informacin
secundaria publicada en
Intranet, en la herramienta
Secundaria
de la entidad
provenientes de la
funcin
administrativa de la
misma.
de datos.
4.2.4 control de
registros.
servicios salgan
cumpliendo con
exigidos para su
utilizacin.
Isolucion mdulo MECI
La organizacin
debe asegurar que
los productos o
servicios salgan
cumpliendo con
exigidos para su
utilizacin.
Fichas Tcnicas de Sistemas

de Informacin.
Actualizada peridicamente
Comunicaciones
2.2.
Componente de
Informacin
2.2.3.
Sistemas de
Informacin
Conjunto de
recursos humanos y
tecnolgicos
utilizados para la
generacin de
informacin
.Pretende agilizar la
obtencin de
informes y hacer
confiable la
ejecucin de las
operaciones
internas

producto no
conforme, Anlisis
de datos.
Actualizacin peridica
Proceso de Sistemas,
Tecnologa y Gestin de la
Informacin
Plan de Comunicaciones
internas
2.3.1.
Comunicacin
Organizacional
Componente que
orienta la difusin
de polticas y la
informacin
generada al interior
de la entidad.
5.5.3.
Comunicacin
interna
Se deben establecer
los procesos de
comunicacin
dentro de la entidad
asegurando la
eficacia del sistema
de gestin.
Manual de Comunicaciones
Internas
Procedimiento de
Comunicacin Interna
Comunicaciones
2.3.2.
Comunicacin
Informativa
2.3.
Componente
Comunicacin
Pblica
2.3.3.
Medios de
Comunicacin
Elemento que
garantiza la difusin
de la informacin de
la entidad.
Lo constituye el
conjunto de
mtodos,
procedimientos
recursos e
instrumentos
utilizados por la
entidad para
garantizar la
divulgacin,
circulacin y
focalizacin de la
informacin.
5.5.3.
Comunicacin
interna
5.5.3.
Comunicacin
Interna
Se deben establecer
los procesos de
comunicacin
asegurando la
de gestin.
Plan de Comunicaciones
Externas
Se deben establecer
los procesos de
comunicacin
asegurando la
de gestin.
Plan de Manejo de Medios
Proceso de Comunicacin
Externa
Comunicaciones.
Comunicaciones
3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN
3.1.1.
Autoevaluacin
del Control
3.1.
Componente
Autoevaluacin
3.1.2.
Autoevaluacin
de la Gestin
3.2.1
Evaluacin del
Sistema de
Control Interno
3.2.
Componente
Evaluacin
Independiente
3.2.2.
Auditora Interna
Conjunto de
mecanismos de
verificacin y
evaluacin
determina la calidad
y efectividad de los
controles internos a
nivel de los
procesos y de cada
rea organizacional.
8.2.3. Seguimiento
y medicin de los
procesos.
Conjunto de
indicadores de
gestin diseados
en los planes y
programas en los
procesos de la
entidad.
8.2.3. Seguimiento
y medicin de los
procesos.
Verificar la
existencia, nivel de
desarrollo y el grado
de efectividad del
Control Interno en
el cumplimiento de
los objetivos de la
entidad
8.1.Generalidades
Permite realizar un
examen sistemtico,
objetivo e
independiente de
los procesos,
actividades,
operaciones y
resultados de una
entidad.
8.1 Generalidades
8.2.2. Auditora
Interna
8.2..4 Seguimiento
y medicin del
producto y/o
servicio.
8.2 4.Seguimiento
y medicin de los
producto o
servicios.
8.2. Seguimiento y
medicin de los
procesos
La entidad debe
aplicar un sistema
de seguimiento y
evaluacin donde se
muestre la eficacia,
eficiencia y
efectividad.
Encuesta peridica de
implementacin del MECI.
La entidad debe
aplicar un sistema
de seguimiento y
evaluacin donde se
muestre la eficacia,
eficiencia y
efectividad.
Reporte y anlisis de
indicadores de gestin.
La entidad debe
planificar e
implementar los
procesos de
seguimiento,
medicin, anlisis y
mejora.
Evaluacin peridica del

Sistema de Control Interno.
La entidad debe
planificar e
implementar los
procesos de
seguimiento,
medicin, anlisis y
mejora.
Actividad peridica descrita

en el Procedimiento de
Auditora Interna.
La entidad debe
plantear un
programa de
auditora para velar
por el cumplimiento
de la norma.
Institucional
Seguimiento peridico del

plan operativo.
Direccionamiento Estratgico
Responsable del Proceso de

Evaluacin y Control

Evaluacin y Control
3.3.1
Plan de
Mejoramiento
Institucional.
3.3.2.
Planes de
Mejoramiento
por Procesos
Permite el
mejoramiento
continuo y
cumplimiento de los
objetivos
institucionales de la
entidad, integra las
acciones de
mejoramiento que a
nivel de sus
procesos debe
operar la entidad
para fortalecer su
desempeo.
8.5.1
Contiene los planes

administrativos con
las acciones de
mejoramiento a
nivel de los
procesos y de las
reas responsables
dentro de la
entidad.
8.5.1
Mejora continua
8.5.2
Accin Correctiva
8.5.3
Accin Preventiva
Mejora continua
8.5.2
Accin Correctiva
8.5.3
Accin Preventiva
3.3.
Componente Planes
De Mejoramiento
3.3.3.
Planes de
Mejoramiento
Individual
Contiene las
acciones de
mejoramiento que
debe ejecutar cada
uno de los
servidores pblicos
para mejorar su
desempeo y el del
rea organizacional
a la cual pertenece.
8.5.1
Mejora continua
8.5.2
Accin Correctiva
8.5.3
Accin Preventiva
ELABORO
Nombre:
ELABORACIN DE
DOCUMENTOS
Cargo:
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
Fecha:
15/Jun/2010
La entidad debe
procurar por
mantener un
mejoramiento
continuo para
asegurar la calidad
resultados de los
objetivos
propuestos por la
entidad.
Plan de mejoramiento
institucional.
La entidad debe
procurar por
mantener un
mejoramiento
continuo para
asegurar la calidad
resultados de los
objetivos
propuestos por la
entidad.
Planes de Mejoramiento por

proceso.
La entidad debe
procurar por
mantener un
mejoramiento
continuo para
asegurar la calidad
resultados de los
objetivos
propuestos por la
entidad.
Formato de Planes de
Mejoramiento.
REVISO
Nombre:
HENKER CARDONA
HANS
Cargo:
JEFE OFICINA
ASESORA DE
PLANEACIN
Fecha:
18/Jun/2010

Evaluacin y Control
Institucional
Gestin de Talento Humano
APROBO
Nombre:
BALLESTEROS MEJIA
MARIO
Cargo:
DIRECTOR GENERAL
Fecha:
25/Jun/2010
MANUAL
VERSIN 5

INSTITUCIONAL
ANEXOS
MN-DIR-001CAPTULO 9
FECHA VIGENCIA:
30/Jun/2010
9. ANEXOS.
Matriz Requisitos Norma NTCGP 1000- MECI.
CONTENIDO
INTRODUCCIN
1. Objetivo
2. Estructura Alcance y Control
3. Exclusiones
4. Documentos de Referencia
5. Sistema de Gestin del Instituto colombiano de geologa y minera
6. Descripcin de los procesos
7. Polticas de operacin por proceso
8. Requisitos NTC GP 1000 y MECI
9. Anexos
10. Historial de cambios
ELABORO
Nombre:
ELABORACIN DE
DOCUMENTOS
Cargo:
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
Fecha:
15/Jun/2010
REVISO
Nombre:
HENKER CARDONA
HANS
Cargo:
JEFE OFICINA
ASESORA DE
PLANEACIN
Fecha:
18/Jun/2010
APROBO
Nombre:
BALLESTEROS MEJIA
MARIO
Cargo:
DIRECTOR GENERAL
Fecha:
25/Jun/2010
MANUAL
VERSIN 6

INSTITUCIONAL
HISTORIAL DE VERSIONES
MN-DIR-001CAPTULO 10
FECHA
10. HISTORIAL DE VERSIONES
FECHA
VERSIN
DESCRIPCIN
12/Abr/2008
16/Abr/2009
Inclusin del Alcance especifico del Sistema

Integrado
Inclusin del listado de procedimientos que
conforman el sistema de gestin integrado
Inclusin de diagrama explicativo de la
interaccin de los procesos
Inclusin de la matriz de despliegue de
objetivos.
Inclusin de la referencia a los
procedimientos obligatorios del Sistema de
Gestin de Calidad.
Modificaciones en el numeral 2.2. Alcance del

Sistema Integrado de Gestin en cuanto a
redaccin.
Eliminacin de las exclusiones contempladas
en el numeral 3. Exclusiones: 7.3. Diseo y
Desarrollo y 7.5.2. Validacin de los procesos
de la produccin y de la prestacin del
servicio.
Inclusin en el cuadro de los Procesos y
Procedimientos numeral 5.6. Mapa de
Procesos del Procedimiento Control de
Producto No Conforme en el Proceso 2 y los
cdigos de todos los Procedimientos
Modificaciones en los numerales: 2.5.
Distribucin, se cambia el cdigo del
Procedimiento de Control de Documentos y el
5.6. Mapa de Procesos.
Se cambia la tabla de relacin de procesos y
procedimientos, por inclusin de 4 nuevos
procedimientos y cambios en codificacin de
los documentos.
CAPTULO 9. Anexos. Se elimina la
caracterizacin de procesos que se encuentra
como documento independiente en la
herramienta ISOLUCION.
MANUAL
VERSIN 6

INSTITUCIONAL
HISTORIAL DE VERSIONES
MN-DIR-001CAPTULO 10
FECHA
14/Ago/2009
Modificacin de: Captulo 1. Objetivo,

2.2. Alcance ;
2.4. Control de cambios;
2.5. Distribucin, Numeral 5.5.5 marco legal
de interaccin con Medio Ambiente, Numeral
5.6 Mapa de Procesos.
Tabla 2: Descripcin de Procedimientos y sus
respectivos Procesos, Captulo 7 Polticas de
Operacin por Proceso: 7.1.2. y 7.1.3,
Captulo 8. Tabla de Referencias Cruzadas.
Modificacin de Numerales:
25/Jun/2010
Captulo 2.Estructura, alcance y control del

Manual;
Captulo 5: Numeral 5.2.5. Poltica de
Calidad, 5.2.6. Objetivos,5.6. Mapa de
Procesos. Se incluye como anexo Tabla
Procedimientos
Captulo 6. Descripcin de los procesos
Captulo 7. Polticas de Operacin por
Proceso, 7.1.3. Comunicaciones, 7.2.6.
Contratacin Minera, 7.2.9. Ensayos y
Servicios Geolgico Mineros, 7.3.6. Gestin
Jurdica y Legal, 7.4.1. Evaluacin y Control,
se eliminan las del proceso de Servicio al
Cliente y se incluyen polticas del proceso de
Gestin de la Informacin Geocientfica.

Manual Del Sistema de Gestion

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MANUAL

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN

SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO se compromete en suministrar el apoyo

El Manual del Sistema de Gestin Institucional de SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN

2. ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL DEL SISTEMA DE

2.1 ACTOS ADMINISTRATIVOS DE ADOPCIN SISTEMA MECI 1000:2005 Y

a. Resolucin No. 452 del 11 de Noviembre de 2005 por la cual se adopta el

Resolucin 153 del 11 de junio de 2008 por medio de la cual se modifica la

g. Resolucin 310 del 08 de septiembre de 2008 Por medio de la cual se

Resolucin 312 del 08 de septiembre de 2008 Por medio de la cual se

Resolucin 499 del 05 de diciembre de 2008 Por medio de la cual se

NOMBRE: HERNNDEZ PEA LIDA C

NOMBRE: RUIZ COLLAZOS NANCY DEL PILAR

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN

k. Resolucin 119 de 22 de abril de 2009 por medio de la cual se aprueba el

Resolucin 481 de 21 de septiembre de 2009 por la cual se aprueban unos

m. Resolucin 347 de 09 de agosto de 2010 por la cual se adopta el sistema de

El Sistema de Gestin Institucional de INGEOMINAS, se ha diseado para cubrir la

A la Oficina Asesora de Planeacin le corresponde la redaccin del Manual de

La responsabilidad y autoridad de evaluar las propuestas de exclusiones para

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN

2.4 CONTROL DE CAMBIOS

2.6 ALCANCE DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INSTITUCIONAL

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN

En el SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO no se considera que haya

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN

1. Norma NTCGP 1000: Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN

En lo sucesivo la entidad se denominar Instituto Colombiano de Geologa y Minera

La generacin y divulgacin del conocimiento geolgico del territorio

La informacin que producimos es pblica, confiable, oportuna, til y de fcil

El manejo que realizamos de los recursos administrados y delegados genera

La atencin a nuestros usuarios se realiza con igualdad e imparcialidad,

El recurso ms valioso de la entidad es nuestro talento humano.

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN

5.2.4 VALORES INSTITUCIONALES

Honestidad: Forma de actuar correctamente.

Responsabilidad: Responder por mis propios actos y por los compromisos

Compromiso: Conviccin y disposicin personal hacia el cumplimiento de una

Justicia : Dar a cada uno lo que le pertenece o corresponde

Transparencia: Comportamiento evidente, sin duda ni ambigedad.

Respeto : Reconocer y considerar las diferencias de cada individuo

Servicio: Actitud para atender adecuadamente los requerimientos de los clientes

El SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO contribuye al progreso social y econmico

5.2.6 OBJETIVOS DE CALIDAD

Satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes

Promover el trabajo seguro y saludable en la Institucin

Administrar las implicaciones ambientales de los procesos.

Contar con servidores pblicos competentes y comprometidos con el

Mejorar continuamente el Sistema de Gestin Institucional.

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN

5.2.7 OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Ampliacin del conocimiento geolgico del territorio Nacional

Identificacin del potencial de recursos del Subsuelo

Identificacin y monitoreo de riesgos geolgicos

Contratacin y titulacin minera y fiscalizacin de ttulos mineros

Promocin nacional e internacional del potencial minero del pas

Aumentar la productividad del sector minero

Asesora y control en seguridad nuclear y proteccin radiolgica

Fortalecer la capacidad institucional de SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO

5.3 TERMINOS Y DEFINICIONES DE CALIDAD

CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes