Trabajo Prctico de Sistemas de Informacin

Tercera Etapa

PANTALLAS DEL SISTEMA

Administraciones Serju
S.A.

Esta es la presentacin que se muestra cuando se ejecuta la aplicacin. El

software se llama ROMAN Computacin, el cual es un sistema integrado
para la gestin de administracin de consorcios, y est hecho por un
programador externo y diseado exclusivamente acorde a las necesidades de
la empresa. En esta pantalla se puede observar la ltima versin del sistema
instalada en la mquina, esto es importante tenerlo en cuenta ya que todas las
computadoras deben tener la misma versin actualizada.
Este sistema es de gran ayuda a la hora de controlar eficientemente los
procesos administrativos.

Para ingresar al sistema cada usuario debe tipear en este cuadro su nombre de
usuario personal y contrasea secreta.
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Esto es claramente importante ya que permite que no tengan acceso a la

informacin de la empresa personas no autorizadas. Cada usuario autorizado
posee un perfil particular segn su grado de autoridad y jerarqua en la
organizacin, o sea, al ingresar al sistema, cada usuario est habilitado para
ciertas opciones y restringido para otras.
El diseo del sistema es simple, existe una excelente distribucin de
informacin en la pantalla. Adems utiliza trminos claros y fciles de
entender por los usuarios.
ADMINISTRACIONES SERJU S.A.

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Luego de iniciar la sesin, se abre una ventana que contiene los formatos,
funciones y diseos de cualquier aplicacin comn de Windows, esto es muy
importante ya que le facilita al usuario su trabajo y la comprensin del
programa.
Posee una barra de ttulo donde figura el nombre de la empresa. Debajo de la
barra de ttulo se encuentra la barra de men, que es la ms importante y
utilizada por los usuarios ya que es por donde los mismos acceden a todas las
funciones del software para realizar sus tareas. Al hacer click sobre cada
nombre de esta barra, se abre un men descolgable con opciones sobre cada
tema en particular.
Descripcin general de cada opcin de la barra de men
1) Sistema: comprende la opciones bsicas de Iniciar Sesin (en caso de
que la sesin est cerrada), Cerrar Sesin, Cambiar la Contrasea y
Salir del sistema.
2) Liquidacin: comprende las opciones de detalle de gastos del consorcio
para observar todos los comprobantes de gastos que fueron ingresados
en el sistema sobre un consorcio en particular en un determinado mes;
cuadros y tablas para tener un panorama grfico y estadstico del
balance entre ingresos y gastos de un edificio; ver notas e informes
enviados a los edificios; informacin acerca de los rubros de cada gasto;
datos de cada consorcio (numero que identifica al consorcio en el
sistema, direccin, cdigo postal, CUIT, cantidad de unidades
funcionales) y datos de los departamentos en particular (nombre del
propietario o inquilino, telfono particular, telfono laboral, etc.)
3) Cobranza: esta opcin es utilizada para ingresar datos relacionados con
la cobranza de expensas, estos datos se pueden ingresar ya sea por
unidad (cada recibo por separado), por planilla (muchos comprobantes
de ingresos de un determinado consorcio), por importe o por cdigo de
barras, los primeros dos son los que se utilizan frecuentemente.
Tambin se puede consultar los ingresos del mes de un determinado
consorcio, consultar los deudores morosos, imprimir un listado de
cobranza, observar el historial y estado de deuda de cada unidad
funcional, etc.
4) Caja y Bancos: aqu podemos consultar los libros de caja y banco,
operaciones y movimientos que se realizaron durante cada mes, una
base de datos sobre los cheques que posee la administracin,
conciliacin bancaria, etc.
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5) Proveedores: podemos observar todo lo relacionado a los proveedores

que trabajan para la administracin. Los datos personales de cada
proveedor (nombre del proveedor, razn social, direccin, cdigo
postal, telfono laboral, celular particular y servicio que presta). Posee
dos opciones: comprobantes por consorcio o comprobantes por
proveedor, desde las cuales se ingresan al sistema las facturas de cada
proveedor. Tambin se pueden consultar el saldo de los proveedores (si
se le debe o no dinero a alguno de ellos), las ordenes de pago que se
realizan para el posterior pago a los proveedores y vales a cuenta
cedidos a los mismos.
6) Legales: esto esta relacionado al rea legales de la empresa, aqu se
pueden consultar los certificados de deuda realizados y las cartas
documento enviadas por correo.
7) Complementos: posee opciones como un seguimiento de tareas sobre
los reclamos realizados por los clientes (fecha en la que hizo el reclamo,
persona que hizo el reclamo, persona que atendi ese reclamo, si es un
problema particular del departamento o involucra a partes comunes,
grado de urgencia, etc.) y los trabajos realizados por cada proveedor
(fecha en que se realiz el trabajo, persona que lo hizo, costo de la
reparacin, etc.).
8) Sueldos: hace referencia a los encargados de cada consorcio (porteros
de edificios), sus datos personales y laborales, liquidacin de sus
sueldos, informes acerca de los mismos, etc.
9) Ventana: opciones tradicionales para ver la ventana en forma de
mosaico o cascada.
10) Ayuda: brinda informacin especfica acerca de la aplicacin (nombre
del software, nombre del programador, ltima versin que est instalada
en la computadora).

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DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

PAGO A PROVEEDORES
Se presentan las facturas de los proveedores que trabajan conjuntamente con
la administracin y se verifica la presencia de los Proveedores en el Archivo
Correspondiente.
Se cuenta con un encargado de bsqueda y seleccin de proveedores que se
encarga de actualizar el archivo.
Las Facturas, adems del almacenamiento de Proveedores, tambin son
cotejadas con las de rdenes de servicio. Esta es actualizada por el encargado
de pedidos de servicios cada vez que se genere una nueva orden.
Si esta todo Ok, se genera un archivo de facturas aceptadas para luego hacerse
el pago del servicio prestado, de lo contrario, se abre un archivo de facturas
rechazadas para su control y estudio.
La consolidacin de pagos emite como resultado un recibo de pagos que se
enviara al proveedor.

NIVEL O
NIVEL 1
Encargado
De
Proveedore

Datos de
Proveedores
Presenta las

Proveedor

Encargado
de Servicios

Facturas

Datos de

Sistema de
servios
administrativos

Recibo

Proveedor

las Ordenes

Verifica
Actualiz
presencia
a
Encargado
del
N
de
factura
Ordenes
de Servicios Ordenes
Actualiza
Proveedo
Datos
de
cod_fac
de
Encargado
r Base de
cod_orden
Servicio
Datos
de
Y Orden
de
Presentade los
Proveedor
Proveedore
de
Proveedores
Proveedores
Servicio s
Factura
Datos de las

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Consolidar
Pagos con
Emisin de
Recibo y
Deposito
en Cuenta
Proveedores
Bancaria

Proveedor
Recibo
Facturas
Facturas
Orden de
Aceptadas
Rechazadas
servicios

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NIVEL 2

Proveedores

Proveedor

Presenta las
Facturas

Verifica
presencia
del
Proveedor
En Base
de Datos

Facturas
Ok

Verifica
facturas
con
orden
de
servicio

Orden de
servicios

Orden de
Servicio Ok

Verifica
Saldo en
Cuenta
Corriente
Banco

Corrientes Corriente

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Recibo

Proveedor