Compaa Azucarera Tres Valles

GUIA DE COMUNICACIN INTERNA

Qu comunicar:
Contenidos

Quin
comunica

Audiencia:
receptor

Resultados de evaluacin
360 y de desempeo al
colaborador.

El
Jefe
inmediato
del
colaborador

Cada colaborador

Polticas aprobadas por la

GG SG de inters
pblico.

Gerencia DDHH

Sugerencias, inquietudes,
ideas, oportunidades de
mejora, insatisfacciones,
anomalas.

Cundo:
Frecuencia

Cmo:
Canal a
utilizar

Con qu?:
Recursos de
apoyo

Evidencia

Al menos 1 vez al
ao

Reunin
en
privado por al
menos
30
minutos

Resultados
impresos
de
evaluaciones

Grupo de inters de
acuerdo
con
el
alcance de la poltica

Despus
de
la
aprobacin y en la
induccin
para
nuevos ingresos

Comunicados
CATV,
pizarras
informativos,
reuniones
adhoc,
induccin

Email, impresos en
pizarras,
presentacin ppt.

Cualquier
colaborador

Equipo
DDHH
centraliza y encausa
los contenidos

1 vez por mes

Formatos
notificacin.

Acuses
de
recibo
y
acciones detonadas por
notificaciones del buzn
de sugerencias
Informacin relevante de
las diferentes reas para
compartir con el resto de
la organizacin

Equipo DDHH

Colaborador
que
notific a travs del
buzn
de
sugerencias
Todos
los
colaboradores
dentro del Ingenio y
permanentes
de
campo

1 vez por mes

Buzn
de
sugerencias.
Entrega
a
encargados
de reas.
Reunin
del
Equipo
Gerencial.
Email o carta
dirigida a la
persona.

1 por trimestre

Boletn
Informativo

Campaas especficas por

Proyectos:
Ejemplo
incentivar ahorros

Lder
Proyecto

Todos
colaboradores

Relacionado
con
una
fecha
de
aniversario de la
empresa

Comunicados
CATV,
Pizarras
Informativas,
Anexo a los
recibos
de
pago.

Boletn electrnico
Facebook
Boletn Impreso
Diseador externo
Pizarras
informativas
Bases del concurso

DG-DHCI-01

Gerente de rea
Equipo DDHH

del

los

las

de

Notas.

Copia
de
los
resultados
impresos
firmados por el
colaborador.
Confirmacin de
recepcin email,
validacin in situ
de
tableros
(check
list),
listados
de
asistencia, firma
de recepcin de
induccin.
Registro de los
formatos
recibidos.

Reporte de emails
enviado, formato
de
acuse
de
recibo.
Reporte de emails
enviados, Listas
de
recibidos,
registro
de
boletines.
Propuestas
recibidas

Compaa Azucarera Tres Valles

GUIA DE COMUNICACIN INTERNA

Qu comunicar:
Contenidos
7

Resultados
Laboral

Con qu?:
Recursos de
apoyo

Evidencia

Focus
Groups,
Comunicados
CATV
Rtulos
o
banners,
Boletn
Informativo
Boletn
Informativo
Comunicados
CATV
Mensajitos
SMS
Glosario CATV

Resultados de la
encuesta de clima,
Audiovisuales

Listados
de
asistencias,
planes de accin.

Elaboracin
Rtulos

de

Que
estn
visibles en las
reas designadas.

Email,
Plataforma
de envo masivo de
mensajitos
SMS,
pizarras
informativas.

Reportes
de
emails enviados,
registro
de
boletines.

Informacin
tcnica,
Entrevistas,
Consultas

Registro
de
Glosario CATV

1 vez por mes

Reunin
de
Equipo Lder

Presentaciones en
ppt., documentos

Registro de
asistencia

1 vez por mes

Equipo
Gerencial,
Reunin
Equipo Lder,
Reuniones de
reas,
Comunicados
CATV.
Pizarras
informativas

Reporte condesado
de
indicadores,
metas y resultados.

Reporte de emails
enviados, check
list de publicacin
en pizarras.

Cuando ingresan o
al haber cambios
considerables
en
su perfil.

Entrega
personal

Perfiles actualizados

Acuse de recibo
del colaborador.

Cundo:
Frecuencia

Todos
colaboradores

los

1 vez por ao

Visin y Misin, Polticas

de Gestin.

Representante
SG

Todos
colaboradores

los

1 vez editados

Reforzar
valores,
principios Gua, reglas de
oro de la comunicacin,
cdigo de tica CATV,
Polticas de Gestin.

Equipo DDHH

Todos
colaboradores

los

1 por trimestre

10

Terminologa, definiciones
propias
de
CATV,
descripcin
de
las
unidades
de
medida
utilizadas.
Informacin relevante de
las diferentes reas: Por
temas.
Avances en los resultados
de planeacin estratgica
y la gestin de los
procesos.

Gerentes
de
rea y Equipo
de DDHH

Todos
colaboradores
permanentes.

los

Despus
de
su
creacin y en la
induccin
para
nuevos ingresos

Equipo Gerencial

Equipo Lder

Representante
SG

Todos
colaboradores

Actualizacin de perfiles
de puestos

Equipo DDHH

A cada colaborador
permanente

12

13

DG-DHCI-01

Clima

Audiencia:
receptor

Gerencia DDHH

11

de

Quin
comunica

los

Cmo:
Canal a
utilizar

Compaa Azucarera Tres Valles

GUIA DE COMUNICACIN INTERNA

Qu comunicar:
Contenidos

Quin
comunica

Cmo:
Canal a
utilizar

Cundo:
Frecuencia

14

Requerimientos
y
formacin necesaria para
la mejora del Sistema de
gestin de inocuidad.

15

Resultados de auditoras

Representante
del SG

Todos
colaboradores

los

Conforme
calendario
auditoras

16

Avances en RSE

1 vez por trimestre

Temas
relacionados
manejo
de
Crisis
Gestin de Riesgos

Todos
colaboradores
Todos
colaboradores

los

17

Coordinador de
RSE
Vocero oficial

los

Al
activarse
el
comit de crisis o
segn eventos.

18

Cambios en productos o
nuevo productos.

Equipo de inocuidad

Mensualmente

19

Cambios
en
materias
primas, ingredientes y
servicios.
Cambios en sistemas y
equipos de produccin.

Coordinador
Comercial o Alta
Direccin
Coordinador de
produccin.

Equipo de inocuidad

Mensualmente

Coordinador de
produccin
o
Coordinador de
mantenimiento.
Coordinador de
produccin,
Coordinador de
mantenimiento
o Alta Direccin.
Supervisor
de
seguridad
e

Equipo de inocuidad

Mensualmente

Equipo de inocuidad

Equipo de inocuidad

20

a
y

21

Cambios en locales de
produccin, ubicacin de
los equipos y entorno
circundante.

23

Cambios
en
los
programas de limpieza y

DG-DHCI-01

Equipo de
inocuidad.

Audiencia:
receptor

Personal de la
empresa involucrado
segn las
necesidades.

Cuando amerite.

Con qu?:
Recursos de
apoyo

Evidencia

Charlas,
reuniones,
pizarras,
Comunicados
CATV,
Mensajitos
SMS, Boletn
informativo.

Presentaciones
audiovisuales,
boletines, folletos,
memos, mensajes
SMS u otros.

Registros
de
formacin,
boletines, memos
enviados.

Comunicados
CATV,
Pizarras
Informativas
Boletn
Informativo
Comunicados
CATV,
Pizarras
Informativas,
Mensajitos
SMS
Reuniones
equipo
de
inocuidad.
Reuniones
equipo
de
inocuidad.
Reuniones
equipo
de
inocuidad.

Reportes,
presentaciones

Emails enviados,
check
list
de
publicacin
en
pizarras.
Registro
de
boletines
Emails enviados,
check
list
de
publicacin
en
pizarras.

Mensualmente

Mensualmente

al
de

Boletn electrnico
e impreso
Email, documentos,
plataforma
de
mensajitos

Reportes,
presentaciones.

Minuta de equipo
de inocuidad.

Reportes,
presentaciones.

Minuta de equipo
de inocuidad.

Reportes,
presentaciones.

Minuta de equipo
de inocuidad.

Reuniones
equipo
de
inocuidad.

Reportes,
presentaciones.

Minuta de equipo
de inocuidad.

Reuniones
equipo
de

Reportes,
presentaciones.

Minuta de equipo
de inocuidad.

Compaa Azucarera Tres Valles

GUIA DE COMUNICACIN INTERNA

Qu comunicar:
Contenidos
desinfeccin.

DG-DHCI-01

Quin
comunica
higiene.

Audiencia:
receptor

Cundo:
Frecuencia

Cmo:
Canal a
utilizar
inocuidad.

Con qu?:
Recursos de
apoyo

Evidencia

Compaa Azucarera Tres Valles

GUIA DE COMUNICACIN INTERNA

Qu comunicar:
Contenidos

24

25

26

27

28

29

30

Cambios en los sistemas

de
embalaje,
almacenamiento
y
distribucin.
Cambios en los niveles de
calificacin del personal
y/o
asignacin
de
responsabilidades
y
autorizaciones.
Cambios en los requisitos
legales y reglamentarios.
Cambios
en
los
conocimientos relativos a
los
peligros
para
la
inocuidad
de
los
alimentos y las medidas
de control.
Cambios en los requisitos
del cliente, del sector, y
otros requisitos que la
organizacin
tiene
en
cuenta.
Consultas pertinentes de
las partes interesadas
externas (transportistas,
proveedores de bienes y
servicios,
autoridades
regulatorias,
clientes,
contratistas, comunidad).

Quejas
de
inocuidad
asociadas al producto.

DG-DHCI-01

Quin
comunica

Audiencia:
receptor

Cundo:
Frecuencia

Cmo:
Canal a
utilizar

Con qu?:
Recursos de
apoyo

Evidencia

Coordinador
Comercial.

Equipo de inocuidad

Mensualmente

Reuniones
equipo
de
inocuidad.

Reportes,
presentaciones.

Minuta de equipo
de inocuidad.

Coordinador de
Desarrollo
Humano.

Equipo de inocuidad

Mensualmente

Reuniones
equipo
de
inocuidad.

Reportes,
presentaciones.

Minuta de equipo
de inocuidad.

RSG (lder del

equipo de
inocuidad)
RSG (lder del
equipo de
inocuidad)

Equipo de inocuidad

Mensualmente

Reportes,
presentaciones.

Minuta de equipo
de inocuidad.

Equipo de inocuidad

Mensualmente

Reuniones
equipo
de
inocuidad.
Reuniones
equipo
de
inocuidad.

Reportes,
presentaciones.

Minuta de equipo
de inocuidad.

Coordinador
Comercial o Alta
Direccin.

Equipo de inocuidad

Mensualmente

Reuniones
equipo
de
inocuidad.

Reportes,
presentaciones.

Minuta de equipo
de inocuidad.

Coordinador
Comercial, Alta
Direccin,
Coordinador de
compras,
Coordinador de
produccin,
RSG,
Coordinador de
Desarrollo
Humano.
Coordinador
Comercial.

Equipo de inocuidad

Mensualmente

Reuniones
equipo
de
inocuidad.

Reportes,
presentaciones.

Minuta de equipo
de inocuidad.

Equipo de inocuidad

Mensualmente

Reuniones
equipo
de
inocuidad.

Reportes,
presentaciones.

Minuta de equipo
de inocuidad.

Compaa Azucarera Tres Valles

GUIA DE COMUNICACIN INTERNA

Qu comunicar:
Contenidos

31

Situaciones que puedan

afectar la inocuidad.

1 Marzo 2013

DG-DHCI-01

Quin
comunica

Todo el
personal.

Audiencia:
receptor

Miembros del equipo

de inocuidad.

Cundo:
Frecuencia

Cuando amerite.

Cmo:
Canal a
utilizar
Correo
electrnico,
verbalmente,
va telfono.

Con qu?:
Recursos de
apoyo
Reporte por correo
o verbal de la
situacin.

Evidencia

Reporte
de
situaciones
que
puedan afectar la
inocuidad.