Toma de Decisiones Basadas en Datos

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Toma de decisiones basadas en datos

Autor: Grupo Kaizen
Estrategia
09-2005
El ttulo del principio No 7 de la versin del

2000 de ISO 9000, suena bastante
sugestivo, aunque nosotros preferimos su
enunciado que dice "Toma de decisiones
basadas en al anlisis de datos" y esto
porqu?.
Nuestra experiencia nos ha ratificado
permanentemente que la mayora de las
decisiones se toman basados en datos que
no son correctamente analizados, lo que
fcilmente puede comprobar al revisar los indicadores con que cuenta su empresa:
Promedio de ventas mensual
Salario promedio
Promedio de ventas por empleados
Un ejemplo de no entender el promedio es el llamar la atencin a un agente de ventas por
estar bajo el promedio, en todo grupo de datos es normal una cierta de cantidad de ellos
arriba del promedio y otros debajo de ste. Otro ejemplo escuchado, "no estamos tan mal
por lo menos el 50% estn sobre el promedio".
Esto nos recuerda la historia aquella del hombre que ahog en un ro con una profundidad
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de cargos
Ver ms
promedio de un metro.
Que otros datos hay adems de un promedio: hay un rango, una variacin, una moda, una
mediana, una varianza etc, valores que en muchos casos son ms significativos que el
promedio.
Al realizar una encuesta sobre el nivel de satisfaccin de empleados: de muy insatisfecho
(1) a muy satisfecho (5), se calcul el promedio y se consider un nivel de satisfaccin para
x pregunta de 2. Con esos mismos datos se determin un ndice de satisfaccin del 22% al
tomar la cantidad de respuestas de los valores superiores (de 4 y 5) y dividir por el total de
respuestas. Esto permiti contar con un mejor indicador, comparable a otras variables. Al
calcular la desviacin estndar se encontr que era de 1,17 con un Coeficiente de Variacin
del 50% (DS/Promedio), lo cual indicaba poca uniformidad en las respuestas. Se cambi
radicalmente la percepcin de cuando se midi el "nivel de satisfaccin" a cuando se
estableci un "ndice de satisfaccin". (El primero mide que tan satisfechos estn los
clientes y el segundo cuntos clientes estn satisfechos).
Cuando tan solo se utiliza el promedio, se podra caer en el error de decir que la respuesta
a dos preguntas es similar por tener un mismo promedio, lo cual no siempre es cierto. Es
igual cuando calculamos el peso promedio, la altura promedio, la temperatura promedio,
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Aceptacin de los datos:
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Al hacer anlisis
ms rigurosos
de los
datos, como por ejemplo una correlacin
entre las diferentes preguntas o variables
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bajo
1 estudio, se aceptan solo aquellos
resultados que coinciden con el paradigma o con lo obvio. (Nivel de satisfaccin del
empleado
versus
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su nivelva
deEmail
salario), pero cuando el ndice de correlacin no coincide con
sus paradigmas, se rechaza por invlido, sin mayor anlisis de porqu tal valor.
Si bien es cierto un ndice de correlacin dice que existe una relacin entre dos variables o
preguntas, no necesariamente una es causa de la otra como se podra mal interpretar,
pero si es conveniente analizar el porqu de tal relacin. Cuando se eleva el ndice de
correlacin al cuadrado, se puede obtener el coeficiente de determinacin el cual indica la
probabilidad de que a una determinada respuesta en una pregunta, pueda darse una
respuesta similar o inversa en otra pregunta.
Ejemplo para la pregunta 1, de una encuesta se tuvieron las siguientes relaciones:
Pregunta
Correlacin
Coef. Determ.
.78
61%
.22
4%
14
-.84
70%
La pregunta 4 tiene una relacin directa con la pregunta 1, la probabilidad de que cuando
respondan con un valor alto (por ejemplo 5) en la pregunta 1, se responda con un valor
alto en la pregunta 4, es del 61%. La pregunta 6 no tiene relacin con la pregunta 1. La
pregunta 14 tiene una alta relacin pero en sentido inverso con la pregunta 1. La
probabilidad de que cuando respondan alto (5) en la pregunta 1, respondan con un valor
bajo (por ejemplo 1) en la pregunta 14 es del 70%.
Este tipo de anlisis se puede hacer agregando en la encuesta a clientes una pregunta
control por ejemplo: "En trminos generales cul es el nivel de satisfaccin?", la
correlacin le permite diferenciar cules son aquellas variables que tienen mayor impacto
sobre la satisfaccin y cules son indiferentes.
Los estudios de correlacin son muy importantes a la hora de establecer relaciones causa
efecto en los indicadores del Balanced Score Card, permitiendo con ello definir su peso con
respecto al indicador superior. Adicionalmente permite diferenciar lo que son indicadores
(de resultados) de lo que son los inductores (de procesos).
Uso de grficas:
Las grficas que se utilizan en las empresas muchas veces tan solo muestran los valores,
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lineal. Una curva de gran importancia puede ser la curva logartmica. Si se tiene un grfico
en "excell", con tan solo posicionarse en cualquiera de los puntos del grfico, se presiona el
botn derecho del "mouse" y aparece en el men "agregar lnea de tendencia", con las
curvas mencionadas y muchas ms.
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Porqu es importante este tipo de anlisis?: en una empresa cliente estbamos

analizando las ventas mensuales de un producto comparando dos aos distintos.
La grfica de los dos aos mostraba un aumento sostenido en las ventas. Al sobreponer las
ventas del
ao
Suscrbete
1 con el ao
va 2,
Email
mostraba el ltimo ao que las ventas eran superiores. Al
calcular la curva de tendencia para cada ao, se muestra una tendencia positiva para
ambos perodos, cuando se cambi la curva de tendencia a una curva logartmica, se pudo
observar que el ao anterior, la tendencia aumentaba verticalmente, por el contrario este
nuevo ao la tendencia se mantena horizontal y ms bien decreciendo. Lo anterior vino a
indicar que si bien las ventas estaban aumentando cada ao la tasa de aumento iba en
disminucin. Esto equivale a hacer una grfica del porcentaje de aumento de las ventas de
un mes con respecto al anterior. De estar contentos por el aumento de ventas ao con
ao, hubo preocupacin porque la tasa de aumento iba disminuyendo significativamente.
Si la curva logartmica es hacia arriba (tendencia casi vertical), podra indicar un
crecimiento real. Una tendencia horizontal puede indicar decrecimiento, a pesar de que las
ventas estn aumentando ao con ao. Algo similar a lo que se llama rendimientos
decrecientes.
Adicionalmente con respecto a las grficas observamos muchas de ellas en donde tan solo
se grafica un determinado valor ya sea individual o promedio, y no se indica el rango, sea
ste de los datos con que se calcula el promedio o bien un rango mvil para valores
individuales. Se utilizan grficas sobre porcentajes (P), pero no se utilizan grficas, de
unidades defectuosas (NP), ni de defectos (C), ni mucho menos defectos por unidad (U),
pero esto es tema que ampliaremos en "Control Estadstico de Procesos y la Mejora de la
Calidad".
El enemigo de la Calidad:
Cuando se desarrolla un SGC (Sistema de Gestin de la Calidad), se establece con el
propsito de contar con productos "estndar", lograr repetitibilidad, y reproducibilidad, lo
cual no siempre se logra escribiendo procedimientos.
Porque?, porque no siempre se establece la forma de controlar el enemigo de todo
proceso y por consiguiente de la calidad, que es su variacin. La variabilidad de todo
proceso puede y debe ser medida, lo cual se logra mediante la utilizacin de la desviacin
estndar, esto tambin podra verse por medio del rango cuando se utiliza una grfica de
valores, otra forma de verificar y medir la variabilidad.
A travs de lo hasta aqu planteado, podra suponerse una fuerte formacin estadstica del
autor, lo cual no es as, por lo tanto expertos en la materia podran profundizar los
conceptos aqu expresados.
Aclarado lo anterior, regresamos a la desviacin estndar uno de los mejores indicadores,
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establecidas (Cpk) o con los requerimientos del cliente (Capacidad para entregar antes de 8
das un pedido), la probabilidad de lograr una meta de ventas(P(z)). Igualmente permite
comparar dos procesos o reas totalmente distintas como las ventas y los tiempos de
entrega utilizando el coeficiente de variacin, o el coeficiente de determinacin. Es factible
Sguenos
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poder fijarlmites
que en
permitan
diferenciar cuando los procesos son afectados por causas
normales de variacin y poder separar las causas especiales. Tambin la DS ayuda en
anlisis ms interesantes como el de asimetra, kurtosis o el anlisis de varianza.
Por medio de la DS, se pueden establecer los lmites normales de variacin a presupuestos,
diferenciar
vendedores
Suscrbeterealmente
va Email sobresalientes as como estimar la necesidad de tener
que revisar todo un lote de productos a partir de una muestra. Motorola nos ha legado el
concepto de 6 sigma (6 DS) y su aplicacin a procesos tanto de produccin como
administrativos, as como la importancia de buscar retos cada vez mayores, saliendo del
tradicional porcentaje de defectos o errores por una meta ms ambiciosa de PPM (Partes
por Milln, un 1,5% equivale a 15000 partes por milln).
Un ltimo consejo:
No se crea que de todo lo que hemos hablado requiere de sofisticados programas
informticos, es tan sencillo como contar con "excell". Es probable que el "excell" de su
computadora no tenga activado el anlisis de datos y cmo se activa?, sencillo, vaya a
"herramientas" (tools), seleccione del men "complementos" (Add-ins), luego marque las
dos opciones "Herramientas para el anlisis de datos VBA" y presione aceptar. Cuando
regrese de nuevo a "herramientas", podr observar en el men la opcin "anlisis de
datos" (data anlisis), con una gran cantidad de opciones estadsticas, ms all de las que
es capaz de utilizar.
Conclusin:
El sano principio de "tomar decisiones basada en datos", viene de las recomendaciones
que el Dr. W. E. Deming dio a los japoneses cuando les dijo "En Dios confo, el resto debe
de presentar datos", y an ms debe desconfiarse de la fuente de esos datos, porque
decisiones tomadas en datos errneos o en anlisis equivocados nos pueden llevar a
decisiones fatales.
Existen cantidad de herramientas estadsticas para el anlisis e interpretacin de los datos
que salen de los procesos, de forma tal que permite a la toma de decisiones tener un
componente cientfico, ms all del simple "feelling", que aunque siempre ser importante,
no debe ser el nico. Adicionalmente debemos concluir que los datos no son la realidad
pero que si la representan de una forma que vale la pena estudiar. Recordamos las clases
de investigacin en maestra, la sentencia del profesor era muy cierta: "primero est el
problema ha ser investigado y luego estn los datos", por lo que es conveniente no andar
tomando datos por todo lado sin saber realmente cul es el problema que queremos
investigar.
________________________
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Coaching de equipos de trabajo

3 comentarios hace 15 das
gerardo Excelente aporte para el
Desarrollo econmico de Japn y los

pases del Asia Oriental
1 comentario hace 23 das
mejoramiento de mi desempeo como

lider y asesor de equipos de trabajo
Gurs y sus aportes a la evolucin de

la teora administrativa
Marta Cabaas Interesante y buen
articulo. Muchas Felicidades Dr.

Ernesch Rodriguez Asien
Ley de coordinacin fiscal en Mxico

1 comentario hace 7 das
2 comentarios hace un mes
ENRIQUE A VAZQUEZ C
INTERESANTE APORTACIN,
FELICIDADES!...
Ssusan D Larrea Lic. Melissa su
articulo es bastante acertado respecto a

la evolucin y cambios a travs de
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tengo una idea e intercambiamos ideas, entonces

ambos tendremos dos ideas"
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