Objetos de una base de datos

1. CREAR BASES DE DATOS

n esta leccin conoceremos cules son los objetos que conforman

una base de datos Access y para qu los podemos utilizar.

Para esto es necesario partir de una base de datos completa. Aunque

podramos utilizar alguna de ejemplo, vamos a crearla nosotros mismos.
Recuerda que, desde la pantalla inicial que aparece al iniciar
Access podemos abrir una base de datos existente o crear una nueva,
tanto en blanco como desde una plantilla.

Vamos a ver lo que tendramos que hacer si queremos utilizar una

plantilla de base de datos. Access viene con un completo conjunto de
plantillas que podemos utilizar para crear bases de datos, y tambin
podemos acceder a las plantillas disponibles en Microsoft Office
Online, es decir, al lugar de Internet donde Microsoft proporciona
recursos para las aplicaciones de Office.
Al utilizar una plantilla, te ahorras todo el trabajo que implica
crear las tablas, consultas, formularios y dems, que constituyen la
base de datos. Adems, con la ventaja de que esas plantillas han sido
confeccionadas por expertos en el tema.
Recuerda que si seleccionas la categora Plantillas locales en el
panel de la izquierda puedes ver las plantillas instaladas en tu ordenador.
A continuacin debers elegir la plantilla a partir de la cual crear la
nueva base de datos.
Lo mejor de utilizar las plantillas de Office es que despus podremos
personalizar las bases de datos creadas a nuestras verdaderas necesidades.
Copyright Computer Aided Education, S.A.

Objetos de una base de datos

Est claro que es muy difcil que la plantilla que utilices se ajuste
perfectamente a lo que t quieres, pero si se acerca bastante, es una
buena forma de empezar a crear la base de datos.
As, vemos que Access incorpora distintas plantillas que se
corresponden con distintos temas: control de alumnos, administracin de
contactos, control de inventario o activos, seguimiento de proyectos, etc.

Para cambiar
la ubicacin o
directorio donde se crear
la nueva base
de datos, pulsa

Al seleccionar una plantilla, en la parte derecha de la ventana

aparece una pequea descripcin de la plantilla, as como unos campos
para introducir el nombre y ubicacin de la base de datos que se crear.
El botn Cancelar cancela la creacin de la base de datos.

el botn
,
mientras que,
para especificar el nombre
de la base de
datos, hazlo
en el campo
Nombre de
archivo. Recuerda que el
archivo de la
base de datos
de Access
tiene extensin
accdb.

Es importante entender la diferencia entre una plantilla y una

base de datos: en la plantilla aparecen los elementos que se utilizarn
para crear nuestra base de datos, pero no se ver modificada.
Esto es as para que puedas utilizar la plantilla en otro momento.
Por eso debes indicar el nombre de la base de datos que se crear a
partir de la plantilla utilizada. Tras esto, pulsa en el botn Crear.
Access crear la base de datos y, si as est diseada la plantilla,
presentar la ventana de inicio de la base de datos, que ser la que se
mostrar cuando los usuarios accedan a esta base de datos.
A continuacin puedes ver y modificar la base de datos creada.
Recuerda que la plantilla no se modifica, sino que permanece intacta
para utilizarla en otro momento. Por eso hemos tenido que indicar el
nombre del archivo de base de datos que estbamos creando.
2

Objetos de una base de datos

El proceso de creacin de una nueva base de datos en blanco

es muy similar a este. Al seleccionar la opcin correspondiente,
debers indicar el nombre y la ubicacin de la base de datos
y pulsar el botn Crear; entonces Access crear la base de
datos, creando tambin una tabla en la misma, para que puedas
empezar el diseo y la construccin de la base de datos y de
todos sus objetos.

2. USO DEL PANEL DE EXPLORACIN

Ya sabes que
puedes ocultar
o mostrar el
Panel de exploracin con
los botones
o
,
respectivamente, o con
la tecla

Otra posibilidad es cambiar la anchura de este

panel, arrastrando su
borde derecho
hacia la derecha o hacia la
izquierda.

na vez ya tenemos la base de datos, podemos ver los objetos

que la forman. Pero primero describiremos el funcionamiento
del Panel de exploracin.
Ya sabes que en el Panel
de exploracin aparecen todos
los objetos de la base de datos,
agrupados en categoras (es decir,
el contenido del archivo accdb de
la base de datos).
El men del Panel de
exploracin, que aparece en la
parte superior del mismo, permite
establecer las categoras por las
que se agrupan los objetos de este
panel.

Copyright Computer Aided Education, S.A.

Objetos de una base de datos

Dentro de este men, la seccin

Desplazarse a la categora muestra
las categoras de la base de datos.
La marca indica la categora que
est seleccionada en este momento.
La seccin Filtrar por grupo de
la parte inferior del men muestra los
grupos de la categora seleccionada.
Es decir, que los grupos cambian al
seleccionar las distintas categoras.
Por ejemplo, si seleccionas la
categora Fecha de creacin, se
muestran los objetos de la base de
datos segn su fecha de creacin.
Al seleccionar la categora Tipo de objeto, los objetos de la base
de datos aparecen agrupados segn su tipo; es decir, las tablas estn en
el grupo llamado Tablas, las consultas en el grupo Consultas, etc.
Si seleccionas un grupo en el men del Panel de exploracin,
se mostrarn nicamente los objetos pertenecientes a dicho grupo. Es
decir, que al seleccionar un grupo hacemos una especie de filtro en el
Panel de exploracin.
En el ejemplo de la imagen anterior, en la seccin Filtrar por
grupo est seleccionada la opcin que muestra todos los grupos de
la categora en el Panel de exploracin, por lo que podremos ver las
tablas, consultas, formularios, etc.
En el Panel de exploracin, dentro de cada grupo de la categora
se pueden ver los objetos que contiene.
Puedes contraer o expandir
un grupo, para ocultar o mostrar
sus objetos, respectivamente,
pulsando en su nombre. Las
flechas de la derecha del nombre
del grupo te indican si al pulsar
en este nombre el grupo se
contraer
o si se expandir
para mostrar sus objetos
.

Objetos de una base de datos

De esta forma, puedes personalizar el aspecto del Panel de

exploracin en cada momento, mostrando los elementos de la forma
que quieras o los que te interesen en cada momento.

Tambin puedes acceder

a este men
contextual pulsando con el
botn derecho
del ratn en
una zona vaca
(es decir, sin
objetos) de la
parte inferior
del Panel de
exploracin.

Si pulsas el botn derecho del ratn sobre el men del Panel

de exploracin, se abrir un men contextual, desde el que tambin
puedes seleccionar la categora. Adems, desde el submen Ordenar
por puedes ordenar los objetos ascendente o descendentemente segn
varios criterios (su tipo, su nombre, su fecha de creacin, etc.).
El submen Vista
por permite ver los objetos
en forma de lista (que es
como los estamos viendo
ahora), en forma de icono
o viendo sus detalles (por
ejemplo, su tipo o su fecha
de creacin).
Si seleccionas la opcin
Barra de bsqueda aparecer el
cuadro Buscar, que permite buscar
objetos, introduciendo su nombre o
una parte del mismo. A medida que
vas escribiendo el nombre, el panel
oculta los objetos que no coincidan
con el texto de bsqueda.
Esta opcin de bsqueda ser
especialmente til en bases de
datos grandes, que tengan un gran
nmero de objetos, para ayudarte a
encontrarlos.
Por ltimo, relativo a las categoras del Panel de exploracin,
indicarte que existen categoras predefinidas en Access y que tambin
puedes crear tus propias categoras personalizadas. De esta forma,
podras crear las categoras y grupos que se adapten exactamente a tus
necesidades.
Para crear categoras y grupos personalizados se utiliza el
cuadro de dilogo Opciones de exploracin, que puede
mostrarse pulsando el botn derecho del ratn en el men del
Panel de exploracin o en una zona vaca de la parte inferior
del mismo y seleccionando Opciones de exploracin.

Copyright Computer Aided Education, S.A.

Objetos de una base de datos

Despus de crear una nueva categora personalizada, tienes

que crear los grupos que contendr dicha categora.
Una vez tenemos la categora y sus grupos, podemos aadir los
objetos de la base de datos a los grupos adecuados. Para ello,
selecciona la categora personalizada que has creado y arrastra
los objetos en el Panel de exploracin, desde el grupo Objetos
no asignados hasta el grupo adecuado en el que deben estar.
Posteriormente puedes ocultar el grupo Objetos no asignados,
si no lo necesitas ms, a travs del cuadro de Opciones de
exploracin, desactivando la casilla de dicho grupo.

3. TABLAS

na vez conocemos el funcionamiento del Panel de

exploracin, vamos a presentar y a empezar a conocer los
distintos tipos de objetos que constituyen una base de datos Access.
En el Panel de exploracin que vemos en la parte izquierda de la
ventana de Access nos encontramos una serie de tipos de objetos, que,
en este caso, tenemos agrupados segn su tipo. En concreto, en una
base de datos podemos tener tablas, consultas, formularios, informes,
pginas, macros y mdulos.
Las tablas son la parte fundamental de la base de datos, ya que es
donde se almacena la informacin.
De hecho, mucha gente piensa que la base de datos simplemente
son las tablas que se crean para guardar la informacin. Como ves, una
base de datos Access tiene muchas ms cosas aparte de tablas, aunque
stas siguen siendo la parte principal.
6

Objetos de una base de datos

Por ejemplo, vemos que nuestra base de datos de ejemplo dispone

de una tabla llamada Contactos. La idea es guardar en dicha tabla la
informacin sobre las personas con las que mantenemos alguna relacin.
Podemos abrir un objeto de la base de datos de dos formas distintas:
Si seleccionas
un objeto en
el Panel de
exploracin,
tambin puedes utilizar las
teclas

+
para abrirlo
para utilizarlo
o en su Vista
Diseo, respectivamente.

Abrirlo para utilizarlo.

Abrirlo en la Vista Diseo.
Si, en el Panel de exploracin, haces doble clic en un objeto, lo
abrirs para utilizarlo. Si quieres abrirlo en su vista Diseo, utiliza el
men contextual de dicho objeto.
Dependiendo del tipo de elemento esto significa una cosa u otra.
En el caso de una tabla est bastante claro: si hacemos doble clic en ella,
podremos visualizar los datos que se guardan; si la abrimos en su vista
Diseo, podremos cambiar su estructura, es decir, qu informacin
queremos que se guarde.
Desde el men contextual de un objeto tambin puedes abrirlo
para utilizarlo, aunque lo normal es hacer doble clic en el objeto.

Si abrimos una tabla en su Vista Diseo, veremos lo que puede

almacenar la tabla. Por ejemplo, en la tabla de la siguiente imagen
podemos ver que la tabla almacena el nombre, los apellidos, la direccin
y otros detalles del contacto. Todos estos detalles se conocen como
campos de la tabla.

Copyright Computer Aided Education, S.A.

Objetos de una base de datos

Si haces doble clic sobre una tabla, podrs ver los datos que se
almacenan en ella. Cada fila aqu se conoce como registro de la tabla.

Veremos cmo
realizar un
buen diseo
de base de
datos. Esto no
slo implica
crear el conjunto de tablas
adecuado, sino
tambin las relaciones entre
ellas.

Las tablas permiten representar en la base de datos aquello sobre

lo que queremos almacenar informacin.
En una base de datos como sta, es lgico guardar informacin
sobre los contactos, sus telfonos, etc.
En una base de datos de una biblioteca, encontraremos tablas
para los libros, para las pelculas, para los socios... Dependiendo
del propsito de la base de datos, nuestro diseo comprender un
determinado conjunto de tablas.

Objetos de una base de datos

4. CONSULTAS

tro elemento importante de una base de datos de Access son

las consultas.

Las consultas nos sirven para dos cosas:

Para extraer informacin de la base de datos.
Para modificar las tablas que configuran la base de datos.
Las consultas que permiten extraer informacin de la base de datos
se conocen como consultas de seleccin. Por ejemplo, si queremos
saber las personas que tienen un determinado cargo, podremos crear
una consulta que nos proporcione dicha informacin.
Pensar en las
consultas de
seleccin nos
puede ayudar
a identificar
las tablas que
necesitamos
crear en la
base de datos,
ya que a veces
es ms fcil
saber lo que
queremos conseguir al crear
la base de
datos que lo
que realmente
necesitamos.

En una base de datos de una biblioteca podramos consultar qu

libros tratan un determinado tema o son de un determinado autor, etc.
Tambin podramos necesitar conocer cuntos libros y pelculas tiene
en prstamo un determinado socio para que no se lleve ms de lo que
est permitido.
Como en estos casos las consultas no modifican para nada la base
de datos, se trata de consultas de seleccin.
Si la consulta se utiliza para aadir, modificar o eliminar la
informacin que se almacena en las tablas, se conocen como consultas
de accin.
Ms adelante veremos ambos tipos de consultas.
5. FORMULARIOS

de datos.

os formularios son una especie de ventana o documento que

diseamos para que sea ms fcil y cmoda la introduccin

Hemos visto que podemos introducir datos directamente en las

tablas, para lo cual las abriremos para utilizarlas, es decir, haciendo
doble clic en ellas.
Sin embargo, esto puede ser incmodo e incluso difcil cuando
al mismo tiempo necesitamos introducir detalles en ms de una tabla.
Adems, es posible que en determinadas ocasiones slo deseemos ver
o modificar algunos de los campos de una tabla que tiene muchos. Por
ello se confeccionan los formularios.
Copyright Computer Aided Education, S.A.

Objetos de una base de datos

Los formularios incluso

permiten
buscar ciertos
datos (desde el campo
)
o filtrar la
informacin
que se est
mostrando en
ellos (a travs
del men contextual de los
campos), de
forma que te
sea ms fcil
el trabajar con
tus datos.

Fjate en el formulario que te muestro. Como puedes ver, esto es

otra cosa. Introducir los detalles de cada contacto en este formulario es
mucho mejor que hacerlo directamente en la tabla Contactos.
Los formularios, adems, nos pueden servir tambin para ver la
informacin guardada en las tablas. As, vemos que en la parte inferior del
formulario aparece una serie de botones
;
sirven justamente para desplazarnos por los distintos contactos que tenemos
en la base de datos e incluso para crear nuevos.
Tambin podemos aadir botones o elementos que aadan
funcionalidad a los formularios o que sirvan para automatizar acciones
frecuentes.
Como puedes ver, es mucho ms sencillo introducir los datos con
un formulario que ir a cada tabla y tener el cuidado de introducir los
detalles correctamente. Diseando los formularios se evitan muchos
errores en la introduccin de datos.
Accediendo al diseo del formulario podrs trabajar en la
confeccin del mismo. Podrs comprobar que un formulario es un
conjunto de controles (botones, listas, cuadros de texto, etc.) colocados
en las distintas secciones del mismo.

10

Objetos de una base de datos

Esta Vista
Presentacin
puede ser muy
til, ya que,
aunque hay
algunas modificaciones que
no se pueden
hacer y tienes
que pasar a la
Vista Diseo,
puedes cambiar el tamao
y la posicin
de los controles segn los
datos existentes.

Si abres el formulario en su Vista Presentacin, podrs ver los datos

de una manera parecida a la vista que se ve al hacer doble clic en l; sin
embargo, en este caso tambin puedes cambiar el diseo del formulario.
6. INFORMES

e la misma forma que los formularios permiten introducir

cmodamente datos en las tablas, los informes son un tipo de
objeto que se utiliza para presentar de una forma agradable y prctica
los resultados que hemos obtenido a travs de las consultas.
Los informes son ideales tanto para presentar la informacin en
pantalla como para imprimirla. Cuando necesites imprimir un albarn,
una factura o simplemente quieras tener un listado de las pelculas que
tienes divididas por gneros, crears un informe.
Como en el caso de los formularios, los informes se disean aadiendo
controles en distintas secciones del mismo. Pero estos controles ahora
pueden representar informacin que se extrae de la base de datos.
En muchos casos dicha informacin proviene de una consulta
que hemos creado previamente, aunque tambin podramos utilizar
directamente la que se almacena en las tablas.
Al hacer doble clic en un informe, lo abrirs, pudiendo verlo con
los datos correspondientes. Desde esta vista puedes seleccionar texto
y copiarlo al portapapeles e, incluso, utilizar filtros para mostrar slo
ciertas filas.
En el caso de los informes, su Vista preliminar permite ver el
aspecto final del informe cuando se vaya a imprimir en una hoja de
papel (o en varias).

Copyright Computer Aided Education, S.A.

11

Objetos de una base de datos

La ventaja que conseguimos al disear informes es poder mostrar

la misma informacin de distintas formas. La informacin proviene de
las tablas o de las consultas y el diseo del informe es el que nosotros
necesitamos en cada caso.
7. OTROS OBJETOS

Las macros de
Access pueden
considerarse
un lenguaje
de programacin simplificado, ya que
contienen
acciones que
realizan tareas
(como abrir
un formulario
o un informe,
ejecutar una
consulta, etc.).

inalmente, podremos encontrar otra serie de objetos en una

base de datos Access que no son tan frecuentes como los que
hemos visto, aunque pueden resultar muy tiles en ocasiones.
Para ejecutar una serie de acciones de forma automtica, crearemos
macros. Por ejemplo, puedes utilizar una macro que imprima un
informe cuando se hace clic en un determinado botn situado en un
formulario.
Para crear aplicaciones ms complejas de bases de datos,
programaremos mdulos.
Los mdulos son programas que se escriben en un determinado
lenguaje de programacin y que nos permiten ampliar la base de datos
para que se convierta en una completa aplicacin.
En Access podremos utilizar el lenguaje Visual Basic para
Aplicaciones (VBA) cuando necesitemos programar mdulos que
amplen lo que podemos hacer con las macros.
Una base de datos de Access es todo esto y no slo un conjunto de
tablas donde guardar la informacin.
Poco a poco iremos estudiando los distintos objetos de una base
de datos de Access, para lo cual utilizaremos un ejemplo concreto que
se ir completando a medida que avancemos.

12