SISTEMA INTEGRADO DE GESTO MUNICIPAL

Implantao em Municpio de Mdio Porte

CESAR AUGUSTO BARBIERO*

RESUMO
O propsito desse trabalho demonstrar que est ocorrendo uma mudana lenta e gradual na
forma de administrar os entes pblicos, deixando-se para trs o Estado burocrtico rumo ao
Estado gerencial. No setor pblico, o grande desafio sempre foi otimizar a alocao dos
recursos, reduzir despesas, alavancar receitas e ampliar o atendimento populao, visando
alcanar patamares de excelncia na prestao dos servios pblicos. Para isso, atualmente,
essencial a utilizao de Sistemas Integrados de Gesto, tambm conhecidos como Enterprise
Resource Planning (ERP), em substituio aos programas desenvolvidos no passado para
resolver situaes isoladas e at mesmo as solues de integrao intersistmica at pouco
tempo atrs defendidas.
Palavras-chave: Sistema Integrado de Gesto, ERP.

1 INTRODUO
No mundo inteiro as organizaes pblicas vm buscando aprimorar seus processos de
gesto com o objetivo de maximizar os resultados. Esse movimento iniciou-se logo aps a
metade do sculo XX, dando surgimento a vrias correntes de gesto estratgica e ganhou um
impulso vigoroso partir das ltimas dcadas.
Na esteira dessa diretriz, as cidades brasileiras tm adotado ferramentas de gesto
como instrumento para a concepo de suas estratgias de maior relevncia. A tecnologia da
informao (TI) possibilitou a criao de sistemas cada vez mais poderosos para
gerenciamento de informaes e, dentre as diversas alternativas, os sistemas Enterprise
Resource Planning (ERP) ganharam destaque a partir da dcada de 90.
Esses sistemas, tambm conhecidos como Sistemas Integrados de Gesto, tem
concepo modular e conseguem disponibilizar um fluxo consistente de informaes, em
tempo real, integrando as diversas reas da gesto.

Secretrio Municipal de Fazenda do Municpio de Niteri

2 GESTO POR RESULTADOS NA GESTO MUNICIPAL DE NITERI

Como mencionado anteriormente, os Municpios vm buscando aprimorar seus
processos de gesto estratgica, identificando claramente as demandas das partes interessadas,
os cidados.
A Administrao Fazendria de Niteri, na esteira do ajuste fiscal implementado na
atual gesto, vem analisando o fluxo dos processos de trabalho existentes com vistas ao seu
aperfeioamento. Assim, pertinente que as aes de planejamento e os projetos da
decorrentes sejam facilitadores da integrao almejada (h tendncia para isso), de modo a
facilitar o fluxo do trabalho, melhorar o controle e recuperao do crdito tributrio e tornar
mais eficaz o controle oramentrio e financeiro do Municpio.
Para isso, como passo inicial, foram mapeados os macroprocessos existentes sob a
responsabilidade da Fazenda, podendo ser resumidos da seguinte forma:
1. Oramentrio;
2. Contbil (Administrao Direta, inicialmente e a partir de 2014, alm desse, a
consolidao do Balano do Municpio);
3. Financeiro;
4. Tributrio;
5. Gesto (tecnologia de informao, gesto de pessoas e infraestrutura e logstica)

2.1 Mapeamento das fragilidades e inconsistncias

Na sequncia, foi realizado criterioso levantamento de todas as fragilidades e
necessidades, pontuando as diversas lacunas e inconsistncias verificadas, principalmente na
obteno de informaes gerenciais e de controle, fruto da inexistncia de sistemas ou da falta
de integrao entre eles.
2.1.1 Macroprocesso oramentrio
Na rea oramentria, por exemplo, a classificao era de competncia da antiga
Controladoria Geral do Municpio e foi absorvida inicialmente pela Secretaria Municipal de
Planejamento, Modernizao da Gesto e Controle, sendo posteriormente transferida para a
Secretaria Municipal de Fazenda. Quanto s ferramentas informatizadas, verificou-se que
existia um nico sistema de classificao (reserva oramentria, hoje pr-empenho) para toda
a Prefeitura, mas o empenhamento, liquidao e pagamento eram registrados em sistemas

independentes e desintegrados, possibilitando que as transferncias de recursos para a

administrao indireta fossem usadas para o pagamento de empenhos diferentes daqueles
indicados na classificao oramentria. Essa situao gerava uma srie de divergncias entre
os saldos oramentrios e financeiros a repassar existentes na contabilidade da administrao
direta e indireta.
2.1.2 Macroprocesso contbil
A contabilidade, por sua vez, que deveria estar estreitamente ligada ao Oramento,
tambm era registrada em sistemas e planos de contas distintos, agravando ainda mais a
situao. Como foi mencionado anteriormente, os sistemas de controle oramentrio eram
segregados e fragmentados, mas pelo menos ainda tinham um elo comum que era a
classificao. Na contabilidade, no entanto, nenhum elo comum havia, dificultando
sobremaneira a consolidao dos balancetes e balanos do Municpio, realizada por meio de
planilhas excel.
2.1.3 Macroprocesso financeiro
Em relao ao macroprocesso financeiro, se verificou que os sistemas foram
concebidos de forma desintegrada dentro da prpria Secretaria Municipal de Fazenda (SMF).
Existia um sistema para dar suporte aos registros da Superintendncia de Finanas, outro para
a Arrecadao, que registrava o movimento dirio das receitas arrecadadas na rede bancria e
o finalmente o sistema de Tesouraria, para o registro dos pagamentos e demais operaes
bancrias. Para se gerar o boletim de caixa e o boletim sinttico do movimento do dia era
utilizada (ainda em uso, em paralelo) uma tabela no Word, preenchida pelo Tesoureiro,
manualmente, aps imprimir extratos das dezenas de contas movimentadas pelo Tesouro,
digitar os saldos em calculadoras de fita, somar os resultados e por fim, transferir os
montantes para a referida tabela no Word. Tambm controlado por essa tabela o saldo por
fonte de recursos, dos diversos bancos, tudo somado manualmente a partir dos extratos
gerados.
Para o preenchimento da coluna das despesas no boletim chamado Sinttico, o
somatrio dos cheques pagos, agrupados por contas pr-estabelecidas como Folha Neltur ou
custeio Emusa so at hoje transcritos para uma planilha Excel, totalizando os pagamentos
do dia, do ms e do ano.
Para as contas de receita, tem-se situao idntica. Como os sistemas de Tesouraria e
Arrecadao so desintegrados, o Coordenador de Arrecadao remete um extrato sinttico

com a arrecadao do dia, que transcrito manualmente para essa mesma planilha Excel,
onde so agrupadas em contas de arrecadao como ISS, IPTU, etc..., somando o
movimento do dia, do ms e do ano.
Todo esse fluxo dirio de tesouraria controlado por processos que, aps liquidados e
pagos, ou aps operacionalizada a transferncia de recursos para as Unidades da
Administrao Indireta, so remetidos Contabilidade para o devido registro contbil (era
feito manualmente) e arquivados para ficar disposio dos rgos de controle.
Cabe ressaltar que os processos eram registrados em cerca de 46 sistemas de
protocolos totalmente segregados, uma vez que cada Unidade da Administrao Indireta tinha
o seu, como tambm cada Secretaria da Administrao Direta.
Por conta de todo esse movimento, mais de 20 mil processos originados nas diversas
unidades e rgos transitam pela SMF durante o exerccio. Somados aos gerados pela
administrao tributria, tem-se um total de mais de 60.000 processos ao ano.
Esse enorme fluxo de papel faz com que a Fazenda tenha mais de 700 mil processos
estocados no arquivo.
2.1.4 Macroprocesso tributrio
Adentrando na rea tributria, fonte de mais de 90% das receitas prprias do
Municpio, a desintegrao tambm era a realidade. O Cadastro de Imveis apresentava
graves lacunas, como a falta do Cdigo de Endereamento Postal (CEP) em vrios registros, a
falta do nmero do Cadastro de Pessoas Fsicas (CPF) ou do Cadastro Nacional das Pessoas
Jurdicas (CNPJ) para a perfeita identificao do contribuinte em muitas inscries, entre
outros. Alm disso, detectou-se a falta de um sistema que permitisse o acompanhamento e
cruzamento de informaes na rea de fiscalizao e ainda, a ausncia de cobrana
sistemtica de tributos em atraso e em dvida ativa.
No que diz respeito ao fluxo de trabalho, a estrutura da administrao tributria segue
ainda o modelo vigente at a dcada de 60, dividindo os tributos por departamentos. Tem-se
ento a estrutura administrativa que trata do Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU), do
Imposto Sobre Servios de Qualquer Natureza (ISS) e do Imposto de Transmisso de Bens
Imveis Inter-Vivos (ITBIM). Por conta dessa forma de organizao, os sistemas
informatizados criados para dar suporte s atividades relacionadas a cada tributo seguem o
mesmo padro, independentes entre si.

O Cdigo Tributrio Nacional, no entanto, sugere uma estrutura administrativa

baseada na integrao intersistmica, como se pode observa no quadro resumo abaixo.

Potencial econmico tributrio

Atos e
fatos
jurdicos

Sistema
tributrio

1.Facilitao cumprimento
OT

1.Controle de conta corrente

2.Recepo de declaraes

2.Cobrana administrativa

3.Atendimento presencial
4.Atendimento distncia
5.Parcelamento

Legislao Tributria

6....

Iniciativa do contribuinte
Ocorrncia dos Fatos Geradores

Constituio do CRDITO
TRIBUTRIO

Informaes econmico-fiscais

PRESENA FISCAL
Ao fiscal

IPTU

ITBI

4.Controle Rede
Arrecadadora
5.Acompanhamento dos
maiores contribuintes

COBRANA
ADMINISTRATIVA
Controle e recuperao
do crdito

Controle das
modalidades de:

CADASTRO FISCAL
Acompanhamento e controle das Obrigaes
Tributrias
TAXAS

Cobrana
Judicial

6...

OBRIGAO TRIBUTRIA (OT)

ISS

3.Restituies

Auditoria Externa

PGM

Contencioso
judicial

1. Suspenso
Malhas/revises
internas

2. Extino

Controle de omissos

3. Excluso

Como se pode observar, a prpria Lei organiza o fluxo do macroprocesso. Infere-se a

partir disso que o contribuinte (pessoa jurdica ou fsica), no cadastro, seja a chave primria
para se obter a informao do quanto cada um recolhe (ou deve) ao ente poltico,
independente do tipo de tributo.
Ocorre que para cada espcie de tributo desenvolveu-se um sistema prprio e
independente conforme j mencionado, inclusive um cadastro exclusivo, ficando aqueles de
arrecadao perifrica, como as taxas, sem sistema nenhum. No caso do IPTU, por exemplo, o
caso ainda mais grave, pois a chave primria no sistema informatizado no o nmero no
CPF ou no CNPJ e sim o nmero da inscrio imobiliria. Assim, como houve uma
preocupao em se controlar o imvel, mas no o contribuinte, cerca de 70% dos registros
cadastrais no contm o nmero do CPF ou CNPJ, dificultando enormemente o controle dos
dbitos agrupados por contribuinte do IPTU.
Cabe registrar, para se ter uma ideia mais precisa do problema, que os cadastros
tributrios possuem mais de 200.000 imveis registrados (IPTU), o mesmo tanto para fins do
ITBIM e cerca de 15.000 inscries para o ISS, de um total de mais de 25.000 empresas
cadastradas.

Alm disso, se a pesquisa que se quer o total dos dbitos de cada contribuinte,
independentemente do tributo, pelo fato de os sistemas tributrios serem desintegrados,
impossvel se apurar o quanto cada contribuinte deve para os cofres municipais.
Como se pode observar no esquema grfico, cada tributo tem seu prprio cadastro e
sistema lanador para gerar o crdito tributrio:

Logo aps a constituio do crdito, inicia-se a fase de cobrana e controle, onde so

geradas mais de 7 milhes de guias de cobrana por ano, considerando os impostos acima
evidenciados e aquelas geradas para controlar taxas e outras receitas. Por conta disso, em
termos de sistemas de controle, as fragilidades so enormes e o ndice de perda de crditos por
prescrio atinge a cifra de milhes de reais a cada ano. Esses, somados queles que esto
possivelmente prescritos, mas ainda no baixados nos sistemas, ultrapassam meio bilho de
reais, com certeza.
Por derradeiro, cabe tambm registrar que no h nenhuma integrao, nem por
sistemas e nem por meio fsico (papel), entre o que foi gerado de crditos tributrios e a
contabilidade do Municpio. Em outras palavras, no h um controle contbil preciso dos
Crditos Tributrios a Receber e, no caso dos demais haveres, principalmente aqueles
gerados por multas administrativas, multas de trnsito e outros, o descontrole total e nem
cabe detalhar o quadro, pois nem sequer uma simples planilha existe!!!
2.2 A escolha e um sistema Integrado de Gesto
Identificados todos esses pontos e fragilidades, a iniciativa no poderia ser outra seno
aquela que contemplasse a soluo de tudo que foi elencado, ou pelo menos a maior parte

delas, mas que se tivesse pelo menos um bom controle sobre as receitas e despesas do
Municpio.
Aproveitando experincias de gesto acumuladas ao longo dos anos, encontrar um
sistema integrado que contemplasse todos os macroprocessos fazendrios era a melhor
soluo.
Nesse sentido, uma srie de acontecimentos encadeados e extremamente pertinentes
permitiu que o Prefeito Municipal colocasse a Administrao Fazendria em contato com o
Centro de Tecnologia da Informao e Comunicao do Estado do Rio de Janeiro - Proderj e,
com o total apoio da Secretaria de Planejamento, Modernizao da Gesto e Controle, um
convnio foi firmado para que se concretizasse a contratao de consultoria para a
implantao do Sistema Integrado de Gesto e-Cidade no Municpio.
O sistema escolhido tem arquitetura de um Enterprise Resource Planning (ERP), que
significa, em traduo livre, Planejamento dos Recursos de uma Empresa. Esse tipo de
sistema decorrente da evoluo de modelos existentes na dcada de 60, utilizados nas
empresas para o clculo das necessidades de uma manufatura.
Esse conjunto de solues e experincias acumulados na iniciativa privada foram
transpostos e adaptados s necessidades da gesto pblica e, no caso especfico do e-Cidade, o
sistema foi customizado para as necessidades da gesto municipal, tendo sido implantado em
diversos municpios nos ltimos anos.
Construdo a partir do conceito de software livre, permite automatizar e integrar todos
os macroprocessos fazendrios e demais solues para e-Governo.
2.2.1 Resultado j obtidos nos primeiros 6 meses e melhorias em implantao no sistema
Sua implantao teve incio em janeiro do corrente ano, abarcando de pronto os
macroprocessos oramentrio, contbil e financeiro, permitindo um controle integrado de
todo o fluxo. A classificao, como era chamada, deu lugar ao chamado pr-empenho e
demais etapas da execuo oramentria foram integradas e consolidadas, desde a
discriminao dos itens a serem adquiridos pelo Municpio (lista de compras), passando por
algumas etapas das licitaes e dos contratos decorrentes desse processo (ainda em fase de
implantao), dos empenhos, da liquidao e pagamento, enfim, todas as etapas controladas
por uma nica plataforma totalmente integrada com a contabilidade, diminuindo o tempo de
tramitao de processos.

Visando melhorar a performance do sistema, uma inovao foi solicitada para esse
mdulo e consiste na criao de cotas financeiras para adequar a execuo oramentria
realidade do caixa do Tesouro. Tal ferramenta no existe no mdulo atualmente, de modo que
o controle do fluxo de caixa, adotado desde o incio da atual gesto, at hoje ainda realizado
por meio de planilhas Excel.
No macroprocesso contbil, todo o trabalho de lanamento manual foi praticamente
suprimido pelo lanamento automtico, permitindo que o profissional contbil tenha tempo
para se dedicar anlise e acompanhamento dos registros por meio de balancetes e relatrios,
resultando em um controle mais preciso e eficiente. Contudo, preciso implantar a
contabilizao automtica dos lanamentos tributrios, no existente no software original.
Essa outra iniciativa que ir aperfeioar o sistema e favorecer no s o Municpio de
Niteri, como tambm todos os usurios desse mesmo sistema.
Na rea financeira tambm ocorreu o mesmo fenmeno, pela possibilidade de se
substituir a pesquisa, o clculo e controles manuais, por uma srie de lanamentos
automatizados. H tambm uma perfeita integrao e transparncia entre o caixa do Tesouro e
o caixa das demais Unidades da Administrao Indireta, otimizando o fluxo de recursos para
o pagamento das obrigaes contradas pelo Municpio. Atualmente se est trabalhando na
troca de arquivos em formato txt com os bancos de relacionamento, tanto para o registro
das receitas como tambm para o registro das despesas, visando facilitar inclusive todo o
processo de conciliao bancria.
Nesse mdulo, a inovao solicitada a criao de fluxos de caixa projetados no
tempo, ferramenta importantssima para o planejamento financeiro de mdio e longo prazo.
Vale registrar que tambm se realiza esse controle, atualmente, por meio de planilhas Excel
criadas nessa gesto.
No entanto, mesmo tendo decorrido apenas seis meses desde sua implantao e apesar
de o sistema no estar completamente implantado, j se pode observar os enormes ganhos
advindos da integrao, principalmente quanto consolidao contbil.
Nesse macroprocesso, o Plano de Contas foi atualizado segundo as regras da
Contabilidade Aplicada ao Setor Pblico (CASP), unificado entre todas as Unidades,
possibilitando a emisso de balancetes de verificao consolidados em tempo real. O grande
ganho aqui identificado o tempo. O que demorava dias, passa a ser feito em questo de
segundos.

Tal situao, alm de proporcionar o acompanhamento em tempo real de todo o

processo de contabilizao, permite que se inicie a reviso e consolidao do plano de contas,
a reavaliao de ativos e a completa migrao da antiga contabilidade para as novas regras de
controle patrimonial.
Se pode concluir, portanto, que mesmo com sua implantao incompleta, o sistema j
alterou profundamente o fluxo de trabalho, resultando em maior eficincia e eficcia dos
procedimentos executados nos macroprocessos oramentrio, financeiro e contbil.
Mas um ganho maior se observar no macroprocesso tributrio, pois alm de
proporcionar a eficincia esperada e comparada aos demais macroprocessos, gerando
considervel economia de recursos, o sistema e-Cidade promover a integrao de todos os
sistemas esparsos hoje existentes em um nico mdulo, como abaixo se demonstra. Esse
prximo passo permitir que o Municpio se aproprie das receitas devidas e sonegadas, que
somam vrios milhes, pela experincia que se tem nessa rea, como tambm permitir que se
evite a prescrio das receitas registradas e no cobradas, que somam mais de meio bilho de
reais, como j comentado anteriormente.
Ser tambm nesse mdulo que o sistema experimentar um grande avano,
principalmente com o uso da certificao digital, abrindo a possibilidade de se disponibilizar
ao cidado uma srie de servios na internet, sem que haja a necessidade de se deslocar para a
Fazenda.

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3 CONSIDERAES FINAIS
A implantao de uma cultura de constante observao dos cenrios e
retroalimentao da gesto aperfeioa a arte de planejar, de antever resultados, de reformular
estratgias e adaptar-se s constantes mudanas do mundo moderno com a rapidez e
flexibilidade, em um verdadeiro processo de evoluo contnua rumo perfeio.
No se pode olvidar, nesse processo, a implementao de ferramentas tecnolgicas de
suporte ao processo de gesto, bem como a identificao de possveis entraves e obstculos
para a obteno de resultados, de modo a proporcionar a possibilidade de se corrigir o rumo
das aes o mais rpido possvel.
A utilizao de Sistemas Integrados de Gesto est transformando o modo com que a
administrao pblica se relaciona com o cidado, principalmente nas cidades, permitindo
uma interao maior entre a esfera privada e a gesto municipal. So ferramentas que
proporcionam aos administradores elementos para decises mais rpidas e consistentes, tendo
em vista a disponibilidade de informaes em tempo real nos diversos dispositivos mveis
atualmente em uso.
Por fim e o que se julga mais importante como resultado desse processo so os
benefcios para o cidado. Se a mquina estatal se torna mais eficiente, os servios pblicos
sero eficazes e efetivos. Em outras palavras, o que se busca com essa nova ferramenta uma
gesto integrada que proporcione ou que pelo menos tenha como meta principal, servios
mais eficientes, mais transparentes e dignos da Niteri que queremos!

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
BRASIL. Constituio Federal de 1988. Disponvel em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constitui%C3%A7ao.htm>. Acesso em:
2 jul 2014.
ERP - Wikipedia. Disponvel em:
<HTTP://www.pt.m.wikipedia.org/wiki/Sistema_Integrado_de_gest%C3%A3o_empresarial>
. Acesso em 20 jul 2014.