Manual Usuario CRONOS

CRONOS CORP
Sistema de Control de Personal
Central: 6527259
Cel: (511) 995 068 692
RPM: #995068692
ventas@onlinedata.pe
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Flujo de Informacin del Sistema de Control de Asistencia
1.- Crear los departamentos de la empresa.

2.- Asignar los departamentos a cada empleado de la empresa
3.- Llenar la informacin importante de los empleados necesaria para los reportes del Ministerio de
Trabajo como DNI, etc.
4.- Crear los horarios de la empresa.
5.- Asignar los horarios a cada empleado de la empresa.
6.- Ejecutar los clculos de control de asistencia.
Accesos PYSYS
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Central: 6527258 / (511) 995 068692 RPM: #995068692. Email: ventas@onlinedata.pe
1.- Acceso al sistema
Por defecto la clave de administrador al sistema ser:

Usuario: ADMIN
Contrasea: 123
En el caso que se requiera cambiar la contrasea se realizar una vez que se haya escrito la
contrasea correcta, en ese momento se habilitar la opcin Contrasea.
En la opcin contrasea se podr cambiar a una nueva contrasea para el usuario
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Aqu ser necesario escribir la nueva contrasea y confirmarla en el siguiente cuadro.
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Funciones PYSYS
2.- Funciones del sistema
a.
b.
c.
d.
e.
f.
reas
Empleados
Tablas de Horas
Horarios
Asignar Horarios
Marcaciones
a. Asignar marcas manuales.
b. Eliminar marcaciones.
c. Reporte de Marcaciones.
d. Historial de Marcaciones.
e. Reporte de Historial de Marcaciones.
g. Permisos
a. Maestro de Permisos.
b. Nuevos Permisos.
c. Reporte de Permisos.
h. Reportes
a. Clculos detallado de asistencia
b. Resumen acumulativo de asistencia
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c.
d.
e.
f.
Filtros de Clculos de asistencia

Reporte de Clculos de Asistencia
Reporte de Ministerio de Trabajo
Exportacin de Clculos detallados de asistencia y resumen de asistencia
a. reas
En esta opcin del sistema se crean los departamentos de la empresa.
La creacin se realiza de la siguiente manera
1.- Se escribe el nombre de la empresa en el cuadro de texto mostrado.
2.- Seguido de esto se da clic al botn Aceptar
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Para borrar algn departamento o rea:

1.- Se escoge el departamento a borrar
2.- Se da clic al botn Eliminar

3.- Aparecer una ventana de confirmacin, donde para confirmar la eliminacin del rea se
da clic en el botn Aceptar
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b. Empleados
En este opcin del sistema se podr tener la lista de todos los empleados creados en el lector
de Huella, donde se les podr asignar nombre, y algunas caractersticas adicionales, como
DNI, Fecha de Nacimiento, etc.
Aqu tambin se podr asignar a que departamento o rea pertenece cada empleado.
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Para poder ingresar informacin adicional:

1. Se le da doble clic al empleado que se quiere editar.
2. Se ingresa la informacin que se quiere agregar o cambiar.
3. Automticamente aparecern las opciones de Guardar y Cancelar.

4. En el caso que se quiera cerrar la ventana y aun no se han guardado los cambios aparecer
la siguiente ventana.
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5. En caso que no se quiera guardar los cambios, dar clic al botn Aceptar, en caso
contrario dar clic al botn Cancelar
Para asignar los departamentos a cada empleado:

1. Se escoge el empleado o los empleados a asignar departamento.
* Para seleccionar varios empleados se realiza manteniendo presionado la tecla Control
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2. Se da clic en el botn Asignar rea, donde aparecer una ventana con la lista de las reas o
departamentos.
3. En esta ventana se escoge el departamento a asignar luego se da clic en el botn Aceptar.
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Para seleccionar todos los empleados para asignar departamento:

1. Se da clic en el botn Selec. Todos, con el cual todos los registros de empleados quedarn
seleccionados.
2. Para deseleccionar los registros de empleados seleccionados, se da clic en el botn Desel.

Todos.
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c. Tablas de Horas
En esta ventana se crean las tablas de horas que sern usados posteriormente por los
horarios.
En esta ventana se define lo siguiente para una tabla hora:
- Nombre: Nombre de la Tabla de Hora
- Hora Entrada: Es la hora de entrada de los empleados
- Hora Salida: Es la hora de salida de los empleados
- Toler. Tarndaz.: Es la tolerancia en minutos que existe para que a un empleado se le
considere como que ha llegado tarde despus de su hora de entrada.
- Toler. Tempra.: Es la tolerancia en minutos que existe para que un empleado pueda salir
temprano antes de su hora de salida.
- Inicio de Entrada: Es la hora mnima desde la cual el sistema considerar la marcacin de
entrada como vlida para efecto de los clculos de asistencia.
- Fin de Entrada: Es la hora mxima desde la cual el sistema considerar la marcacin de
entrada como vlida para efecto de los clculos de asistencia.
- Inicio de Salida: Es la hora mnima desde la cual el sistema considerar la marcacin de
salida como vlida para efecto de los clculos de asistencia.
- Fin de Salida: Es la hora maxima desde la cual el sistema considerar la marcacin de
salida como vlida para efecto de los clculos de asistencia.
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- Refrigerio: Es el tiempo de refrigerio expresando en minutos que el horario permite,

pasado estos minutos el sistema calcular tardanzas de refrigerio.
Concepto de Tabla de Hora
Horario de Trabajo
08:30
07:30
18:00
12:00
15:00
Rango de Entrada
21:00
Rango de Salida
Rango para refrigerio
d. Horarios
En la ventana de horarios se crea el horario especificando que das son los laborables y cules
no.
En esta ventana se hacen uso de las tablas de horas creadas anteriormente.
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Para crear un nuevo horario

1. Se da clic en el botn Nuevo
2. Aparecer un nuevo lugar para el horario nuevo, donde se escribir el nombre del
horario
3. En la parte derecha inferior aparecern dos botones Agregar y Eliminar, con estos
botones se agregan o eliminar las tablas de horas.
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4. Se escoge la tabla de hora y los das en los cuales ser vlido esa tabla de hora.
5. Para agregar otras tablas de horas, se da clic de nuevo en el botn Agregar
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6. Al final el horario quedar de la siguiente manera
Lunes a Viernes: de 8:30 a 18:00

y Sbados: de 09:00 a 14:00
7. Para guardar este horario se da clic en Guardar
Para Editar algn horario
1. Se da clic en el botn Editar
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2. Aparecern los botones Agregar y Eliminar
e. Asignar Horarios
En esta ventana se asigna los horario ya creados a los empleados.
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Para asignar los horario a los empleados

1. Se selecciona al empleado o los empleados
* Para seleccionar varios empleados se realiza manteniendo presionado la tecla Control
2. Se da clic al botn Asig. Horario
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3. Aparecern los horarios disponibles para asignar, para escoger se da clic en el botn
Aceptar
Para seleccionar todos los empleados para asignar horario:

1. Se da clic en el botn Selec. Todos, con el cual todos los registros de empleados quedarn
seleccionados.
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2. Para deseleccionar los registros de empleados seleccionados, se da clic en el botn Desel.

Todos.
Para Borrar el horario asignado a un empleado

1. Se escoge el empleado
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2. Se da clic en el botn Eliminar
f.
Marcaciones
Esta ventana muestra las marcaciones de las personas, sin ningn clculo.
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Para buscar los registros

1. Se escoge el departamento
2. Se escoge el empleado a buscar
3. Se define el rango de tiempo de la bsqueda, Desde Hasta
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4. Para ejecutar la bsqueda se da clic en el botn Buscar
5. Para imprimir esta bsqueda se da clic en el botn Imprimir
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Para eliminar marcaciones

1. Se escoge la marcacin a eliminar

3. Aparecer la siguiente ventana de confirmacin
4. Para confirmar la eliminacin se da clic en el botn Aceptar, caso contrario se da clic

en el botn Cancelar
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Para agregar registros manualmente

1. Se da clic en el botn Asigna Marca
2. Se escoge al empleado o los empleados a agregar registros.
3. Se escoge la fecha y hora a agregar
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4. Para confirmar se da clic en el botn Guardar
5. Cuando se haya guardado correctamente, aparecer{a un mensaje mostrando Operacin

Completada
Para poder revisar el historial de marcaciones
1. Se da clic en el botn Historial
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2. Aparecer{a la siguiente ventana
3. Se escoge el Departamento, el empleado a revisar su historial y el rango de tiempo Desde

Hasta
4. Para buscar se da clic en el botn Buscar
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5. Para imprimir en un reporte se da clic en el botn Imorimir
g. Permisos
En esta ventana, se muestran todos los permisos de los empleados, se pueden agregar nuevos
permisos, borrar permisos, imprimir permisos, agregar nuevas categoras de permisos.
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Para buscar permisos

1. Se escoge el departamento y el empleado a buscar, se define el rango de tiempo, y se da clic
en Buscar
2. Para imprimir los permisos se da clic en el botn Imprimir
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Para definir los tipos de permisos

1. Se da clic en el botn Permisos
2. Se escribe el nombre del nuevo tipo de permiso y da clic en aceptar
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3. Para eliminar algn tipo de permisos, se escoge el permiso
5. Para confirmar la eliminacin del tipo de permiso, se da clic en el botn Aceptar, en caso
contrario se da clic en Cancelar
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Para agregar un nuevo permiso para un empleado

1. Se escoge el departamento y el empleado
2. Se da clic en el botn Nuevo
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3. Aparecer la ventana de creacin de nuevos permisos, en donde uno escoge el tipo de

permiso ya creado anteriormente
4. Se escoge el rango de tiempo Desde Hasta
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5. Se indica alguna razn en caso ser necesario
6. El permiso aparecer creado en la lista de permisos del empleado
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Para borrar permisos a un empleado

1. Se escoge el departamento y empleado, y el permiso a borrar y se da clic en el botn
Eliminar
2. Para confirmar la eliminacin se da clic en el botn Aceptar, en caso contrario se da clic

en el botn Cancelar
Para hacer un cambio de horario

1. Se escoge el departamento y empleado, y se da clic en el botn Nuevo
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2. En la lista de permisos en esta ventana se escoge Cambio
3. Cuando se escoge Cambio, aparecer unos cuadros de Parmetros Avanzados de Cambio,

estos parmetros se llenan automticamente, pero es posible variarlos manualmente
4.
Para hacer el cambio de horario, solo se escoge en el rango de tiempo, desde que y que
hora, y hasta que fecha y que hora, ser el nuevo turno para el empleado
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En este caso se est haciendo cambio de horario, para que el empleado entre a las 15:00
horas y salga a las 23:00.
5. En caso este sea un horario adicional en el que se le pagaran horas extras, se activa la opcin
Hora Extra.
6. En el caso de que este nuevo horario reemplaza un horario de otro da, se define la fecha de
validez del cambio en Fecha para Cambio.
7. En los parmetros avanzados, en el caso se quiera definir manualmente, estos siguen las
mismas reglas que la creacin de las tablas de horas.
Horario de Trabajo
08:30
07:30
8.
18:00
12:00
15:00
Rango de Entrada
21:00
Rango de Salida
Rango para refrigerio
h. Reportes de Control de Asistencia
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En esta ventana se realizan los clculos de asistencia, en donde se calculan las tardanzas,
horas extras, permisos, etc., y se imprime el reporte segn el formato del Ministerio de
Trabajo
Para ejecutar un clculo de asistencia
1. Se escoge el departamento, el empleado y el rango de tiempo Desde Hasta
2. Para ejecutar los clculos se da clic al botn Calcular
3. Aparecer el siguiente cuadro de progresos
4. Luego de Terminado el clculo aparecer el resultado
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Este cuadro de resultados muestra lo siguiente:
Nombre: Nombre del empleado
Cdigo: Cdigo del empleado
Fecha: Fecha de Calculo
Horario: Horario activo en la fecha de calculo
H.Inicio: Hora de Inicio segn el horario
H.Fin: Hora de Fin segn el horario
H. Ingreso: Marcacin de Ingreso segn el lector
Ini.Ref: Marcacin de Inicio de refrigerio segn el lector
Fin. Ref: Marcacin de Fin de refrigerio segn el lector
H. Salida: Marcacin de salida segn el lector
Tardanz.: Tardanzas del empleado en la fecha de clculo.
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Temprano: Minutos temprano que el empleado marca antes de su hora de salida.
Ausente: Indicador de ausencia en la empresa.
HE Total: Acumula las Horas Extras en un da, sumando las de 1.25, 1.35, 1.5 y 2.00
HE 1.25: Son las horas extras de 25% adicional, son consideradas para las 2 primeras
horas de hora extra.
HE 1.35: Son las horas extras de 35% adicional, son consideradas a partir de la 3era
hora de hora extra.
HE 1.5: Son las horas extras de 50% adicional, son consideradas para trabajos
nocturnos, a parir de la media noche, o para trabajos sabatinos.
HE 2.00: Son las horas extras de 100% adicional, son consideradas para trabajos en
feriados o domingos, o en das que no le toca jornada laboral
Hrs. Emp: Son las horas consideras dentro de la empresa, desde su marcacin de
entrada hasta su marcacin de salida.
Hrs.Ref: Son las horas que se toma el empleado para refrigerio.
Hrs. Tot: Son las horas productivas del empleado, restando las Horas en la empresa
menos las horas de refrigerio.
Tard. Ref: Son las tardanzas generadas a partir del tiempo asignado para refrigerio.
Excepcin: Son los permisos que puedan existir para el empleado en determinado
da.
Departamento: Es el departamento al que pertenece el empleado.
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5. Una vez terminado el clculo, este se puede Imprimir, dando clic en el botn Imprimir.
a. Existen 2 opciones en la parte superior:
i. Lista: Muestra un reporte con todos los clculos
mostrados en el cuadro.
ii. Ministerio: Muestra el reporte segn el formato del Ministerio de Trabajo.
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Para filtrar los resultados

1. Existen opciones para poder filtrar los resultados
Normal: Muestra los registros que no tiene problemas de tardanza, ausencia,
no salidas antes de tiempo y que tiene todas la marcaciones completas
Tardanza: Muestra todas las marcaciones que tienes tardanza
Tempran: Muestra todas la marcaciones que tienen salidas antes de tiempo
No R/Ent: Muestra todas los registros que no tienen marcacin de entrada
No R/Sal: Muestra todas los registros que no tienen marcacin de salida.
Ausente: Muestra todos los registros que tienen ausencia
Auto: Muestra todos los registros que tiene horario automticamente
asignado
Ejemplo:
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6. Una vez terminado el clculo, este se puede exportar a Excel, dando clic en el botn
Exportar
7. Una vez terminado el clculo, se puede observar el cuadro de resumen:
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Este cuadro muestra los acumulados en el rango de tiempo escogido.

-
Tardanzas acumuladas
HE 2.00 acumuladas
Salidas antes de tiempo

acumuladas
Horas en la empresa
acumuladas
HE totales acumuladas
Horas de Refrigerio Acumuladas
HE 1.25 acumuladas
HE 1.35 acumuladas
Horas Totales de trabajo

acumuladas
HE 1.5 acumuladas
Ausencias acumuladas
Toda esta informacin es la que se requiere para cualquier sistema de planillas, para lo
cual esta informacin puede ser exportada a Excel para que el sistema de planillas
pueda hacer uso de ella.
i.
Opciones Adicionales
Existen opciones adicionales en el sistema.
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Estas se encuentran en la siguiente ubicacin, tal como muestra la figura:
Al pasar el mouse sobre ese lugar aparecer un botn Opciones
En esta ventana se define lo siguiente:

-
Empresa: Ac se define el nombre de la empresa
Usuarios: Ac se define lo usuarios al sistema, y los permisos que tiene cada uno
de ellos
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Se pueden crear distintos tipos de usuarios de acuerdo a las funciones que estn
habilitadas.
Adems se puede asignar reas diferentes a los distintos usuarios, para que pueden
administrar solo su rea y el control de asistencia pueda ser descentralizado del rea
de recursos humanos
Para definir una nueva rea a un usuario
1. Se escoge al usuario y se da clic en el botn Editar
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2. Se escoge las reas que le sern permitidas a este usuario
3. Se da clic en el botn Agregar, en la parte inferior
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4. Para guardar se da clic en el botn Guardar
5. En este momento el usuario DBRAVO, ya tiene acceso al departamento

Almacen
Gracias por su atencin
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Sistema de Control de Personal

Flujo de Informacin del Sistema de Control de Asistencia

1.- Crear los departamentos de la empresa.

1.- Acceso al sistema

Por defecto la clave de administrador al sistema ser:

En la opcin contrasea se podr cambiar a una nueva contrasea para el usuario

Aqu ser necesario escribir la nueva contrasea y confirmarla en el siguiente cuadro.

Filtros de Clculos de asistencia

2.- Seguido de esto se da clic al botn Aceptar

Para borrar algn departamento o rea:

2.- Se da clic al botn Eliminar

Para poder ingresar informacin adicional:

2. Se ingresa la informacin que se quiere agregar o cambiar.

3. Automticamente aparecern las opciones de Guardar y Cancelar.

Para asignar los departamentos a cada empleado:

3. En esta ventana se escoge el departamento a asignar luego se da clic en el botn Aceptar.

Para seleccionar todos los empleados para asignar departamento:

2. Para deseleccionar los registros de empleados seleccionados, se da clic en el botn Desel.

- Refrigerio: Es el tiempo de refrigerio expresando en minutos que el horario permite,

Para crear un nuevo horario

5. Para agregar otras tablas de horas, se da clic de nuevo en el botn Agregar

6. Al final el horario quedar de la siguiente manera

Lunes a Viernes: de 8:30 a 18:00

2. Aparecern los botones Agregar y Eliminar

En esta ventana se asigna los horario ya creados a los empleados.

Para asignar los horario a los empleados

2. Se da clic al botn Asig. Horario

Para seleccionar todos los empleados para asignar horario:

2. Para deseleccionar los registros de empleados seleccionados, se da clic en el botn Desel.

Para Borrar el horario asignado a un empleado

2. Se da clic en el botn Eliminar

Para buscar los registros

2. Se escoge el empleado a buscar

3. Se define el rango de tiempo de la bsqueda, Desde Hasta

4. Para ejecutar la bsqueda se da clic en el botn Buscar

5. Para imprimir esta bsqueda se da clic en el botn Imprimir

Para eliminar marcaciones

2. Se da clic en el botn Eliminar

4. Para confirmar la eliminacin se da clic en el botn Aceptar, caso contrario se da clic

Para agregar registros manualmente

2. Se escoge al empleado o los empleados a agregar registros.

3. Se escoge la fecha y hora a agregar

4. Para confirmar se da clic en el botn Guardar

5. Cuando se haya guardado correctamente, aparecer{a un mensaje mostrando Operacin

2. Aparecer{a la siguiente ventana

3. Se escoge el Departamento, el empleado a revisar su historial y el rango de tiempo Desde

5. Para imprimir en un reporte se da clic en el botn Imorimir

Para buscar permisos

2. Para imprimir los permisos se da clic en el botn Imprimir

Para definir los tipos de permisos

2. Se escribe el nombre del nuevo tipo de permiso y da clic en aceptar

3. Para eliminar algn tipo de permisos, se escoge el permiso

4. Se da clic en el botn Eliminar

Para agregar un nuevo permiso para un empleado

2. Se da clic en el botn Nuevo

3. Aparecer la ventana de creacin de nuevos permisos, en donde uno escoge el tipo de

4. Se escoge el rango de tiempo Desde Hasta

5. Se indica alguna razn en caso ser necesario

6. El permiso aparecer creado en la lista de permisos del empleado

Para borrar permisos a un empleado

2. Para confirmar la eliminacin se da clic en el botn Aceptar, en caso contrario se da clic

Para hacer un cambio de horario