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UNIDAD III
INTRODUCCIN
En el presente trabajo aprendemos a identificar las diferentes fases del ciclo vital
de los documentos, lo que nos permitir realizar los diferentes procesos de
clasificacin, ordenacin y descripcin con calidad permitiendo obtener una
organizacin archivstica que cumpla con las necesidades de cada entidad.
de
=SUBSERIES
a efectos
Las
secciones
facticias
son
agrupaciones
documentales
realizadas
PROCEDENCIA
ESTRUCTURA
CLASIFICAR
IDENTIFICAR
FUNCIONES
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11
12
13
Guas
Catlogos
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ORDENACIN
ORGANIZACIN
proceso
que
secuencias
identificacin a la estructura de un
fondo.
consiste
en
de
organizacin
establecer
definidos en la clasificacin.
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simples
complejas
entre
si
Proceso
Resultado.
de
un
correcto
sistema
de
gestin
de
la
informacin
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CLASIFICACIN
Principio de
Procedencia
Orden original
Personal
Presupuesto
Asuntos jurdicos
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Fecha de creacin
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son del nivel directivo y cules del subalterno. Estos datos son necesarios para
codificar las dependencias y series documentales que le corresponden a cada
una.
Al abordar esta tarea es necesario recopilar informacin sobre la estructura
orgnica de la entidad basada en:
-
Organigrama
Creacin y supresin de
dependencias
Manuales de funciones
Manual de procedimientos
Reglamentos internos
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(Asuntos
especficos)
PLAN
DE
DESARROLLO
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Resoluciones de Nombramiento
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El ciclo vital de los documentos son las diferentes fases o etapas por las cuales
atraviesa un documento desde su gnesis hasta su disposicin final, las cuales se
construyen al analizar su valor primario o secundario.
FASES
Activa
Semiactiva
Produccin
Documentacin
activa o en
gestin
recurrente
Archivo de
trmite o de
Gestin
Tienen una
valoracin
primaria
Periodo de
conservacion
precaucional
para los
documentos.
Consulta
espordica
Archivo de
Concentracin o
Central
Valoracin
Secundaria
Inactiva
Documentos que
en por dispocion
final han sido
seleccionados
para la
conservacin
gracias a su
valor testimonial,
evidencial o
informativo
Archivo Histrico
13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin
documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin,
Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y
Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pblica e
indague paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada uno de
ellos e ilstrelos con fotografas.
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evaluacin
documentacin
del
programa,
planes
de
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Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en
las Tablas de Retencin Documental TRD.
Preservacin a largo plazo
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la
integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
Valoracin
Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificacin de los
documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y
secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de
archivo y determinar su destino final.
Nota: Se omite soporte fotogrfico, ya que no se obtuvo la autorizacin para el
mismo.
14. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que se
desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico).
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15. Tome como ejemplo un documento y explicar paso a paso detallado de este
por sus diferentes etapas de produccin
Apertura de Historia clnica
PRODUCCIN
Es una opcin de abrir una historia clnica de forma manual solamente cuando no
hay sistema o en los casos de odontologa para guardar los soportes de RX
cuando el paciente lo necesita. Cuando un paciente recibe una atencin mdica
en estos casos.
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GESTIN Y TRMITE
Al ingresar a archivo la persona encargada revisa antes de ubicar en su puesto
firmas, sellos y que el documento este total y debidamente diligenciado por el
doctor, luego se procede a hacer apertura de una nueva historia (si no tiene o
existe), se archiva de la primera fecha a la ltima, de atrs para delante.
ORGANIZACIN
Se organiza por los tres ltimos nmeros de documento (cedula, registro
civil o tarjera de identidad) de mayor a menor
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GESTIN Y TRMITE
Luego de los cinco (5) aos en el archivo activo, pasa a archivo central. Para que
con tabas de retencin documental se lleve control para cuanto se va a enviar a
este o por algn tipo de inventario.
Luego de estar en archivo de gestin por 15 aos se enva a valoracin.
VALORACIN
Se tiene en cuenta el tiempo de existencia y la importancia de conservarlas o no y
se procede a eliminar.
Este ejemplo es tomado del archivo de CSC Usaquen Centro mdico con la
colaboracin de Milena Gmez Auxiliar de archivo en salud.
Expediente de Pensiones
Inicia con una solicitud de Pensin que inicia el expediente, la cual es radicada en
16 - Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases
o etapas.
Valores primarios: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que
se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales,
legales y/o contables, dentro de estos valores se cuenta con:
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pblica. Valor histrico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que
deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de informacin,
tiles para la reconstruccin de la memoria de una comunidad.
Valor jurdico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
regulados por el derecho comn y que sirven de testimonio ante la ley.
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Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre
otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores, modos
de vida o desarrollos econmicos, sociales, polticos, religiosos o estticos propios
de una comunidad y tiles para el conocimiento de su identidad.
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CONCLUSIONES
Al realizar este trabajo vemos como debemos conocer el ciclo vital de los
documentos para garantizar el tramite adecuado de los mismos y a la vez evitar la
produccion innecesaria.
1- Podemos decir que con el PGD se puede dar el mejor uso para los
documentos, alargar su utilidad, claro esta con las normas vigentes.
2- Todos los profesionales y estudiantes, debemos poner en practica la
normatividad, y dar buen uso en los procesos de un PGD, lo que permitira darle un
buen manejo a los documentos en su ciclo vital.
3- El PGD y la normatividad, en conjunto son buenas herramientas para dar un
mejor servicio, y sea mas fcil las labores, y mas ordenadas.
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REFERENCIAS
Archivo
General
de
la
Nacin
de
Colombia,
Recuperado
de
http://www.archivogeneral.gov.co/programa-de-gesti%C3%B3n-documental
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