Curso: Informtica Aplicada a los Negocios

Teora General de Sistemas

INTRODUCCIN

a Teora General de Sistemas se basa en una bsqueda sistemtica de la ley y el orden en

el universo; pero a diferencia de las otras ciencias, tiende a ampliar su bsqueda,
convirtindola en una bsqueda de un orden de rdenes, de una ley de leyes. Este es el
motivo por el cual se le ha denominado la teora general de sistemas.

En un sentido amplio, la Teora General de Sistemas (TGS) se presenta como una forma
sistemtica y cientfica de aproximacin y representacin de la realidad y, al mismo tiempo, como
una orientacin hacia una prctica estimulante para formas de trabajo transdisciplinarias.
Para mejorar un trabajo se debe saber exactamente en que consiste y, excepto en el
caso de trabajos muy simples y cortos, rara vez se tiene la certeza de conocer todos
los detalles de la tarea. Por lo tanto, se deben observar todos los detalles y registrarlos.
Con el anlisis de los procesos se trata de eliminar
las principales deficiencias en ellos y adems lograr
la mejor distribucin posible de la maquinaria,
equipo y rea de trabajo dentro de la organizacin.
Para lograr este propsito, la simplificacin del
trabajo se ayuda por medio de mtodos y
diagramas.
El siguiente trabajo define lo que es la Teora
General de los Sistemas, La Organizacin como
Sistemas, El Estudio del Trabajo, Medicin del
Tiempo, Mtodos de trabajo. Asimismo explica los
procedimientos y las herramientas bsicas que se
emplean en el estudio del trabajo, y las tcnicas e
instrumentos para recolectar y analizar la informacin.

Ilustracin 1:Sistemas por Doquier

Este trabajo muestra los trminos bsicos que se emplean para elaborar manuales
administrativos.

TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS

Es inicialmente una extrapolacin de las concepciones organsticas que Bertaan mantuvo en sus
investigaciones como bilogo con la idea de superar la controversia mecanicismo-vitalismo. Con
ello pretenda en un principio dar cuenta de las propiedades del organismo concebido como un
todo estructurado y no como un mero agregado de partes. Ya en 1937 expuso por primera vez un
esbozo de la teora general de sistemas en la cual el punto de vista que permita comprender a un
organismo como un sistema estructurado con propiedades especficas no reducibles a las de sus
partes componentes se ampliaba a todo tipo de sistemas.
Ilustracin 2: TGS y
computadoras

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Es sin embargo despus de la segunda guerra
mundial cuando se elabora y difunde la teora general
de sistemas en compaa ya de las nuevas disciplinas
y perspectivas cientficas que se han ido
constituyendo simultneamente como son la
ciberntica, la teora de la informacin, &c. Uno de los
objetivos principales de la teora general de sistemas
es ofrecer instrumentos de problemas especficos de las ciencias biolgicas,
sociolgicas, &c., que no podan tratarse adecuadamente con el mtodo analtico y
en un marco mecanicista, &c.
Sin embargo, las definiciones y principios de la teora de sistemas valen para
cualquier sistema y stos pueden ser tanto fsicos, como biolgicos, sociales,
culturales o conceptuales. A partir de ella nociones como las de teleologa, conducta
orientada hacia un fin, control, totalidad, organizacin, &c., que desde una
perspectiva mecanicista son consideradas como nociones metafsicas, pueden recibir
un tratamiento operativo y cientfico.

LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA

La descripcin del sistema
abierto es aplicable a una
organizacin empresarial.
Una empresa es un sistema
creado por el hombre, que
mantiene
una
interaccin
dinmica con su ambiente, ya
sea con los clientes, los

proveedores,
los
competidores, las entidades
sindicales,
los
rganos
gubernamentales o muchos
otros agentes externos. Influye
sobre el ambiente y recibe
influencias de este.

Ilustracin 3:TGS una contribucin

a la Tecnologa

Adems, es un sistema
integrado por diversas partes
relacionadas entre s, que
trabajan en armona unas con
otras, con el propsito de
alcanzar
una
serie
de
objetivos,
tanto
de
la
organizacin como de sus
participantes.

EL ESTUDIO DEL TRABAJO

Se entiende por estudio de trabajo, genricamente, ciertas tcnicas, y en particular el
estudio de mtodos y la medicin del trabajo, que se utilizan para examinar el trabajo
humano en todos sus contextos y que llevan sistemticamente a investigar todos los
factores que influyen en la eficiencia y economa de la situacin estudiada, con el fin de
efectuar mejoras.
El estudio del trabajo tiene dos aspectos muy importantes y bastante diferenciados:
1. Encontrar un mejor modo de realizar una tarea.
2. Determinar cunto se debe tardar en esa tarea.
As, el estudio del trabajo consta de dos tcnicas relacionadas entre s. La primera, el
estudio de mtodos, se ocupa del modo de hacer un trabajo; la segunda, la medicin del trabajo,
tiene como meta averiguar cunto tiempo se requiere para ejecutarlo.

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MEDICION DEL TIEMPO

Se define como un anlisis cientfico y minucioso de los mtodos y aparatos utilizados para realizar
un trabajo, el desarrollo de los Detalles prcticos de la mejor manera de hacerlo y la determinacin
del tiempo necesario.
El propsito de la medicin del tiempo es averiguar cunto debe tardarse en realizar el trabajo.
Esta informacin se puede usar para dos objetos principales:
1. En primer lugar, se puede emplear retrospectivamente
para valorar el rendimiento en el pasado.
2. En segundo lugar, se puede utilizar mirando hacia
adelante, para fijar los objetivos futuros.
Tiempo tipo no es lo mismo que tiempo real. Es el tiempo promedio en que
una tarea puede ser completada por una persona competente en su trabajo.
No por el mejor trabajador, sino por un obrero medio. Incluye un margen
adecuado para relajacin y contingencias.
Ilustracin 4:Cuanto
dura el trabajo?

METODOS DEL TRABAJO

Consiste en dividir el trabajo en los elementos ms fundamentales posibles estudiar stos

independientemente y en sus relaciones mutuas, y una vez conocidos los tiempos que absorben
ellos, crear mtodos que disminuyan al mnimo el desperdicio de mano de obra.

PROCEDIMIENTOS QUE SE EMPLEAN EN EL ESTUDIO DEL TRABAJO

Seleccionar:

El trabajo o proceso a estudiar

Registrar:

O recolectar todos los datos relevantes acerca de la tarea o proceso utilizado las
tcnicas ms apropiadas y disponiendo los datos en la forma ms cmoda para
analizarlos

Examinar:

Los hecho registrados con espritu crtico, preguntndose si se justifica lo que

se hace, segn el propsito de laactividad; el lugar donde se lleva a cabo, el
orden en quese ejecuta; quien la ejecuta; y los medios empleados.

Establecer:

El
mtodo
ms econmico tomando en cuenta las circunstancias y
utilizando las diferentes tcnicas de gestin, As
como
los
aportes
de
dirigentes,
supervisores trabajadores y otros especialistas cuyos enfoques
deben Analizarse y discutirse.

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Evaluar:

Los resultados obtenidos con el nuevo mtodo en comparacin

la
cantidad de trabajo necesario y establecer un tiempo tipo.

Definir:

El nuevo mtodo y el tiempo correspondiente, y presentardicho mtodo, ya sea

verbalmente o por escrito, a todas las personas a quienes concierne, utilizando
demostraciones

Implantar:

Control:

El nuevo mtodo, formando a

general con el tiempo fijado.

las

personas

La aplicacin de la nueva norma siguiendo

comparndolo con los objetivos.

los

interesadas.Como

prctica

resultados obtenidos

HERRAMIENTAS GRAFICAS QUE SE

EMPLEAN EN EL ESTUDIO DEL TRABAJO
Todo operario debe tener las herramientas necesarias que le faciliten el
trabajo. Del mismo modo en que un maquinista de taller cuenta con
micrmetros y calibradores, y un carpintero dispone de escoplos y
garlopas, el analista de mtodos debe tener a su disposicin las
herramientas o medios que le ayuden a efectuar un mejor trabajo en el
menor tiempo posible. Uno de los instrumentos de trabajo ms
importante para el ingeniero de mtodos es el diagrama de proceso.

DIAGRAMA DE PROCESO
Es una representacin grfica de los pasos que se siguen en toda una
secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificndolos mediante
smbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, adems, toda la informacin que se considera
necesaria para el anlisis, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido.
Con fines analticos y como ayuda para descubrir y eliminar ineficiencias, es conveniente clasificar
Ilustracin 5:Procedimiento que
se utilizan en los estudios:

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con

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las acciones que tienen lugar durante un proceso dado en cinco clasificaciones. Estas se conocen
bajo los trminos de operaciones, transportes, inspecciones, retrasos o demoras y almacenajes
Este diagrama muestra la secuencia cronolgica de todas las operaciones de taller o en
mquinas, inspecciones, mrgenes de tiempo y materiales a utilizar en un proceso de fabricacin o
administrativo, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque o arreglo final del producto
terminado. Seala la entrada de todos los componentes y subconjuntos al ensamble con el
conjunto principal.
De igual manera que un plano o dibujo de taller presenta en conjunto detalles de diseo como
ajustes tolerancia y especificaciones, todos los detalles de fabricacin o administracin se aprecian
globalmente en un diagrama de operaciones de proceso.
Antes de que se pueda mejorar un diseo se deben examinar
primero los dibujos que indican el diseo actual del producto.
Anlogamente, antes de que sea posible mejorar un proceso de
manufactura conviene elaborar un diagrama de operaciones que
permita comprender perfectamente el problema, y determinar en
qu reas existen las mejores posibilidades de mejoramiento. El
diagrama de operaciones de proceso permite exponer con
claridad el problema, pues si no se plantea correctamente un
problema difcilmente podr ser resuelto.

DIAGRAMA DE HILO
Es un plano o modelo a escala en que se sigue y se mide con un
hilo el trayecto de los trabajadores, de los materiales o del equipo
durante una sucesin dada de hechos.

DIAGRAMA MAQUINA/HOMBRE

Ilustracin 6: Diagrama de

Se define este diagrama como la representacin grfica de la

Procesos
secuencia de elementos que componen las operaciones en que
intervienen hombres y mquinas, y que permite conocer el tiempo empleado por cada uno, es
decir, conocer el tiempo usado por los hombres y el utilizado por las mquinas.
Con base en este conocimiento se puede determinar la eficiencia de los hombres y de las
mquinas con el fin de aprovecharlos al mximo.
El diagrama se utiliza para estudiar, analizar y mejorar una sola estacin de trabajo a la vez.
Adems, aqu el tiempo es indispensable para llevar a cabo el balance de las actividades del
hombre y su mquina.
Para realizarlo; primero, se debe seleccionar la operacin que ser diagramada; se recomienda
seleccionar operaciones importantes que puedan ser, costosas repetitivas y que causen
dificultades en el proceso.
En segundo lugar, determinar dnde empieza y dnde termina el ciclo que se quiere diagramar.
En tercera, observar varias veces la operacin, para dividirla en sus elementos e identificarlos
claramente.

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Ilustracin 7:Diagrama de Hilos

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El siguiente paso se dar cuando los elementos de la operacin han sido identificados, entonces se
procede a medir el tiempo de duracin de cada uno.
Finalmente, con los datos anteriores y siguiendo la secuencia de elementos, se construye el
diagrama.
Antes de indicar la forma de construccin del diagrama de proceso hombre-mquina, es necesario
hacer notar que este diagrama se efecta para analizar y mejorar una sola estacin de trabajo
como previamente s haba sealado; este se debe, principalmente, a que actualmente existen
mquinas semiautomticas o automticas, en las que el personal que las opera permanece ocioso
cuando la mquina esta funcionando, por lo que sera conveniente asignarle durante su actividad
alguna otra tarea o la operacin de otras mquinas.
Es entonces importante sealar que dicho diagrama nos permitir conocer las operaciones y
tiempo del hombre, as como sus tiempos de ocio. Adems se conocer el tiempo de actividad e
inactividad de su mquina, as como los tiempos de carga y descarga de la misma.
Una vez que hemos identificado la operacin que vamos a diagramar, aplicando los puntos que
fueron sealados con anterioridad, se procede a la construccin del diagrama.

EL DIAGRAMA DE PARETO

Ilustracin 8:Diagrama
Hombre_Maquina

Es una grfica en donde se organizan diversas clasificaciones

de datos por orden descendente, de izquierda a derecha por
medio de barras sencillas despus de haber reunido los datos
para calificar las causas. De modo que se pueda asignar un
orden de prioridades. El nombre de Pareto fue dado por el Dr.
Joseph Juran en honor del economista italiano Vilfredo Pareto
(1848-1923) quien realizo un estudio sobre la distribucin de la
riqueza, en el cual descubri que la minora de la poblacin
posea la mayor parte de la riqueza y la mayora de la
poblacin posea la menor parte de la riqueza. Con esto
estableci la llamada "Ley de Pareto" segn la cual la
desigualdad econmica es inevitable en cualquier sociedad.

DIAGRAMA DE OPERACIN
Este diagrama muestra la secuencia cronolgica de todas las operaciones de taller o en mquinas,
inspecciones, mrgenes de tiempo y materiales a utilizar en un proceso de fabricacin o
administrativo, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque o arreglo final del producto
terminado. Seala la entrada de todos los componentes y subconjuntos al ensamble con el
conjunto o pieza principal. De igual manera que un plano o dibujo de taller presenta en conjunto
detalles de diseo como ajustes, tolerancias y especificaciones, todos los detalles de fabricacin o
administracin se aprecian globalmente en un diagrama de operaciones de proceso.

HISTOGRAMA:
Es un resumen grfico de la variacin de un conjunto de datos. La naturaleza grfica del
histograma nos permite ver pautas que son difciles de observar en una simple tabla numrica.

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Esta herramienta se utiliza especialmente en la Comprobacin de teoras y Pruebas de validez.
Sabemos que los valores varan en todo conjunto de datos. Esta variacin sigue cierta pauta. El
propsito del anlisis de un histograma es, por un lado, identificar y clasificar la pauta de variacin,
y por otro desarrollar una explicacin razonable y relevante de la pauta.
La explicacin debe basarse en los conocimientos generales y en la observacin de las situaciones
especficas y debe ser confirmada mediante un anlisis adicional. Las pautas habituales de
variacin ms comunes son la distribucin en campana, con dos picos, plana, en peine, sesgada,
truncada, con un pico aislado, o con un pico en el extremo.

DIAGRAMA DE FLUJO
Es una representacin grfica de la secuencia de todas las operaciones, los transportes, las
inspecciones, las esperas y los almacenamientos que ocurren durante un proceso. Incluye,
adems, la informacin que se considera deseable para el anlisis, por ejemplo el tiempo
necesario y la distancia recorrida. Sirve para las secuencias de un producto, un operario, una
pieza, etctera.
Proporciona una imagen clara de toda secuencia de acontecimientos del proceso. Mejorar la
distribucin de los locales y el manejo de los materiales. Tambin sirve para disminuir las esperas,
estudiar las operaciones y otras actividades en su relacin recproca. Igualmente para comparar
mtodos, eliminar el tiempo improductivo y escoger operaciones para su estudio detallado.

EL FLUJOGRAMA
Consiste en representar grficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo,
por medio de smbolos.
A continuacin se observar de tres autores diferentes el concepto de Flujograma o Diagramas de
Flujo, caractersticas, tipos, simbologa, diseo y elaboracin.
Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997; El Flujograma es un diagrama que expresa
grficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este,
estableciendo su secuencia cronolgica. Segn su formato o propsito, puede contener
informacin adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las
personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.
Segn Chiavenato Idalberto. Ao 1.993; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una grfica
que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la
secuencia del proceso en cuestin, las unidades involucradas y los responsables de su
ejecucin.
Segn Gmez Rondn Francisco. Ao 1.995; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la
representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo.
Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997; es importante ya que ayuda a designar cualquier
representacin grfica de un procedimiento o parte de este , El flujograma de conocimiento o
diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de informacin de un
procedimiento. En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayoras de las
empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la
realizacin de cualquier mtodos y sistemas.

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Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993; es importante los flujogramas en toda organizacin
y departamento, ya que este permite la visualizacin de las actividades innecesarias y
verifica si la distribucin del trabajo est equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas,
sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.
Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995; los flujogramas o diagramas de flujo son
importantes para el diseador porque le ayudan en la definicin formulacin, anlisis y
solucin del problema.
El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de informacin de acuerdo con las
operaciones de procedimientos incluidas, le ayudar a analizar esas etapas, con el fin tanto de
mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de informacin para la administracin.

DIAGRAMA DE CAUSA /EFECTO

Es una forma de organizar y representar
las diferentes teoras propuestas sobre
las causas de un problema. Se conoce
tambin como diagrama de Ishikawa o
diagrama de espina de pescado y se
utiliza en las fases de Diagnstico y
Solucin de la causa.
El diagrama causa-efecto es un
vehculo para ordenar, de forma muy
concentrada, todas las causas que
supuestamente pueden contribuir a un
determinado efecto.
Ilustracin 9:Diagrama de Pareto

Nos permite, por tanto, lograr un

conocimiento comn de un problema complejo, sin ser nunca sustitutivo de los datos.
Es importante ser conscientes de que los diagramas de causa-efecto presentan y organizan
teoras. Slo cuando estas teoras son contrastadas con datos podemos probar las causas de los
fenmenos observables. Errores comunes son construir el diagrama antes de analizar globalmente
los sntomas, limitar las teoras propuestas enmascarando involuntariamente la causa raz, o
cometer errores tanto en la relacin causal como en el orden de las teoras, suponiendo un gasto
de tiempo importante.

DIAGRAMA SINOPTICO
Diagrama que presenta un cuadro general de cmo se suceden tan slo las principales
operaciones e inspecciones.

DIAGRAMA DE DISPERSIN
Es una representacin grfica de la relacin entre dos variables, muy utilizada en las fases de
Comprobacin de teoras e identificacin de causas raz y en el Diseo de soluciones y
mantenimiento de los resultados obtenidos. Tres conceptos especialmente destacables son que el
descubrimiento de las verdaderas relaciones de causa-efecto es la clave de la resolucin eficaz de
un problema, que las relaciones de causa-efecto casi siempre muestran variaciones, y que es ms
fcil ver la relacin en un diagrama de dispersin que en una simple tabla de nmeros.

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Ilustracin 10:Histograma

TCNICAS E INSTRUMENTOS PARA RECOLECTAR Y

ANALIZAR LA INFORMACIN.
Tcnicas e instrumentos de anlisis
Este instrumental est integrado por los recursos tcnicos que se emplean para estudiar la
informacin obtenida con el fin de conocerla en todos sus aspectos y detalles.

Su seleccin est directamente relacionada con el tipo de estudio. Factibilidad de aplicacin,

producto(s) y/o servicio(s) esperado(s), disponibilidad de tiempo, asignacin de recursos, y con el
nivel tcnico requerido para su manejo.

El empleo de estos recursos responde tambin al alcance del estudio que la organizacin ha
decidido realizar, como respuesta a la implantacin de un proceso de cambio organizacional o
como consecuencia de la influencia de variables provenientes del contexto.

La recopilacin debe dirigirse hacia aquellos hechos que permitan conocer y analizar lo que
realmente sucede en la organizacin de lo contrario, se obtendr una impresin deformada de la
realidad, incurriendo en interpretaciones errneas y en medidas de mejoramiento que al aplicarse
resultan inoperantes.

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Para que los datos aporten elementos de decisin acordes con la realidad, eviten dilaciones y un
uso irracional de recursos, tienen que ser:

1. Especficos.
2. Completos.
3. Correctos.
4. Congruentes.
5. Susceptibles de validarse.

La eleccin de tcnicas e instrumentos para la recopilacin de los datos debe estar en funcin de
las caractersticas del estudio que se pretenda realizar. Para recabar la informacin en forma gil y
ordenada se pude utilizar alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas: Investigacin
documental, consulta a sistemas de informacin, entrevista, cuestionarios y a observacin directa,
a saber:

Consulta a Sistemas de Informacin

Es necesario tener acceso a sistemas computacionales que contengas informacin y recursos de
apoyo para allegarse informacin, lo que permite recabar informacin interna y/o recursos de
sistemas externos a la organizacin enlazados a travs de redes o va satlite.

Entrevista
Esta herramienta consiste bsicamente en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas en
forma adecuada para obtener informacin. Este medio es posiblemente e ms usado y el que
puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto
con el entrevistado, adems de obtener repuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
La entrevista puede agrupar a directivos y empleados de una misma rea o que intervienen en la
misma clase de tareas, as como a clientes y/o usuarios, prestadores de servicios y proveedores
que interactan con la organizacin.
Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos:
Tener claro el objetivo, para cual se recomienda preparar previamente una gua de
entrevista que contenga los principales puntos que se desea captar, para que al trmino de
la misma, pueda verificarse si se ha obtenido la informacin prevista.
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Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo asignando responsabilidades y
determinando las reas a investigar.
Concertar previamente la cita con la idea de que el entrevistado est debidamente
preparado para proporcionar la informacin con el tiempo y tranquilidad necesarios para
disminuir el margen de error y evitar interrupciones.
Clasificar la informacin que se obtenga sobre la situacin real o relativa a sugerencias
para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos.

Cuestionario
Este instrumento se utiliza para obtener la informacin deseada en forma homognea. Estn
constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos
o temtica especfica. Por ello, permite ahorrar recursos y tiempo; sin embargo, la calidad de la
informacin que se obtenga depende de su estructura y forma de presentacin.
En trminos generales, todo cuestionario de expresar el motivo de su preparacin, procurando que
las preguntas sean claras y concisas, con un orden lgico, redaccin compresible y facilidad de
respuestas evitando recargarlos con demasiadas preguntas. Asimismo o, se debe incluir un
instructivo de llenado para indicar cmo contestarlo.

Observacin directa
Este recurso puede ser empleado por los tcnicos o analistas en el rea fsica donde se desarrolla
el trabajo de la organizacin. A partir del anlisis de la informacin recabada es aconsejable
sostener plticas con alguna de las personas que prestan sus servicios en estas rea para
complementarla o afinarla.
Otra forma consiste en que
el jefe del rea de trabajo
realice
la
observacin
directa, comente y analice
algunos de los puntos con
sus
subordinados
y
presente sus resultados al
investigador . La ventaja de
este procedimiento es q,
que debido a la familiaridad
entre jefe y subordinados,
la informacin puede ser
ms completa, pero habr
ocasiones en que los
resultados no sean los
deseados,
debido
a
inhibiciones,
problemas
internos, o que pueda

plantearse una situacin

que no corresponde a la
realidad operativa.
Cuando el universo de
estudio
es
de
gran
magnitud,
pero
la
informacin es homognea,
existe la posibilidad de
conocer su caractersticas
sin necesidad de encuestar
o investigar a todas la
unidades, ni de entrevistar
a todo el personal de la
organizacin utilizando el
muestreo ,que es una
tcnica estadstica que
sirve
para
inferir

informacin acerca del

universo que se investiga
a partir del estudio parcial
del mismo.
Existen tablas del muestreo
que, de acuerdo con las
especificaciones y volumen
de
la
informacin,
establecen cul es la
mnima
cantidad
de
informacin representativa
del todo muestra- que es
necesario recabar para que
los resultados que se
obtengan a partir de sta,
tenga validez.

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TRMINOS BSICOS QUE SE EMPLEAN PARA ELABORAR MANUALES

ADMINISTRATIVOS:
La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisin, toda vez que los datos
tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusin en la interpretacin
de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atencin en
todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamenten la ejecucin del trabajo.

Responsables
Para iniciar los trabajo que conducen a la integracin de un manual, es indispensable prever que
no quede diluida la responsabilidad de la conduccin de las acciones en diversas personas sino
que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo tcnico, al que se le debe
encomendar la conduccin del proyecto en sus fases de diseo, implantacin y actualizacin. De
esta manera se logra homogeneidad en el contenido presentacin de la informacin.

Delimitacin del universo de estudio

Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organizacin tienen que definir
y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en el; para ello, debe realizar :

Estudio preliminar
Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se
realizan en el rea o reas donde se va a actuar.
Con base en l se puede definir la estrategia global para el levantamiento de informacin,
identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto,
instrumentos requeridos para el trabajo y, en general, prever las acciones y estimar los recursos
necesarios para efectuar el estudio.

Fuentes de Informacin
Referencia de las instituciones, reas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de
informacin de donde se pueden obtener datos para investigacin.
Entre las ms representativas se pueden mencionar:

Instituciones.
Archivos de la organizacin.
Directivos y empleados
reas de trabajo
Clientes y/o usuarios: receptores de los productos y/o servicios que genera la organizacin
Mecanismos de informacin.
Propuesta tcnica.
Programa de trabajo

CONCLUSIN
Se ha concluido que:
I.

La teora de sistema inicialmente es una extrapolacin de las concepciones o organsticas que

Bertaan mantuvo en sus investigaciones como bilogo con la idea de superar la controversia
mecanicismo-vitalismo. Con ello pretenda en un principio dar cuenta de las propiedades del
organismo concebido como un todo estructurado y no como un mero agregado de partes

II.

Los Flujogramas a los cuales tambin se les llama diagrama de flujo son grficos que sealan
el movimiento, desplazamiento o curso de alguna cosa, que bien puede ser una actividad, un
formulario, un informe, materiales, personas o recursos. Los Flujogramas son de gran
importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idneos para la
representacin de procedimientos y procesos, as como las pautas para su manejo en sus
diferentes versiones.

III.

Un diagrama de Causa-Efecto es de por si educativo, sirve para que la gente conozca en

profundidad el proceso con que trabaja, visualizando con claridad las relaciones entre los
Efectos y sus Causas. Sirve tambin para guiar las discusiones, al exponer con claridad los
orgenes de un problema de calidad. Y permite encontrar ms rpidamente las causas
asignables cuando el proceso se aparta de su funcionamiento habitual.

IV.

La recopilacin debe dirigirse hacia aquellos hechos que permitan conocer y analizar lo que
realmente sucede en la organizacin de lo contrario, se obtendr una impresin deformada de
la realidad, incurriendo en interpretaciones errneas y en medidas de mejoramiento que al
aplicarse resultan inoperantes.

V.

La eleccin de tcnicas e instrumentos para la recopilacin de los datos debe estar en funcin
de las caractersticas del estudio que se pretenda realizar.

VI.

Para recabar la informacin en forma gil y ordenada se pude utilizar alguna o una
combinacin de las siguientes tcnicas: Investigacin documental, consulta a sistemas de
informacin, entrevista, cuestionarios y a observacin directa

VII.

Los manuales administrativos son instrumentos tiles tanto en la administracin pblica como
en la privada, sin embargo, en la mayora de instituciones pblicas se desconoce el uso y
utilidad de los mismos, las ventajas y las distintas metodologas para su elaboracin y
mantenimiento.

TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustracin
Ilustracin
Ilustracin
Ilustracin

1:Sistemas por Doquier_____________________________________________________1

2: TGS y computadoras_____________________________________________________1
3:TGS una contribucin a la Tecnologa_____________________________________2
4:Cuanto dura el trabajo?__________________________________________________3

Ilustracin
Ilustracin
Ilustracin
Ilustracin
Ilustracin
Ilustracin

5:Procedimiento que se utilizan en los estudios:____________________________4

6: Diagrama de Procesos___________________________________________________5
7:Diagrama de Hilos________________________________________________________6
8:Diagrama Hombre_Maquina______________________________________________6
9:Diagrama de Pareto______________________________________________________8
10:Histograma_____________________________________________________________9