RECOPILANDO Y ORGANIZANDO LA INFORMACION DEL

PROYECTO
Para aplicar los conceptos bsicos de la Gestin de Proyectos utilizando Microsoft Project 2007, hemos
creado una serie de Tutoriales, que conforman una especie de Mini-Curso y el cual incluir algunas de las
tareas bsicas relacionadas con la construccin de una vivienda unifamiliar. Se han definido las
siguientes tareas:

Trabajos Preliminares.

Construccin de la Infraestructura.

Construccin de la Superestructura.

Construccin de Tabiques (Albailera).

Acabados.

Aceptacin Final.
Considerando lo que vimos en este Artculo, antes de iniciar cualquier cronograma de ejecucin del
proyecto necesitamos haber recopilado informacin relativa a sus componentes y, en el caso del ejemplo
propuesto para este Mini-Curso de Microsoft Project 2007 tendremos los siguientes aspectos:

MetadelProyecto:
Construccin de una Vivienda Unifamiliar. No se requiere de mayor informacin en este aspecto, la
meta est claramente definida.

InformacindelasTareas:
En principio contamos slo con el nombre de las tareas segn vimos al inicio de este Tutorial; pero: Es
suficiente esta informacin para implementar el proyecto?
Para poder resolver este cuestionamiento tenemos que preguntarnos aspectos tales como:

EsnecesariocrearSubtareasparalastareasplanteadasafindepodertenerme
jorcontrolsobreeldesarrollodelProyecto?
Para nuestro ejemplo propuesto en este Mini-Curso de Tutoriales de Microsoft Project 2007, sera justo
preguntarse si tareas como la Construccin de la Infraestructura pueden realizarse sin tener que
recurrir a un mayor detalle en su ejecucin, es decir No son necesarias subtareas que permitan, por
ejemplo, definir con precisin la duracin total del trabajo asociado? La respuesta aqu no es tan sencilla,
pues depender principalmente del conocimiento que tengamos de nuestro proyecto, pero en cualquier
caso es bueno tener en cuenta lo siguiente:

Es recomendable crear tareas que denoten las principales acciones que son requeridas para
ejecutar un proyecto, pero sin generar tantas que sobrecarguen la estructura de ste y por lo tanto
compliquen el proceso de seguimiento de la ejecucin.

Hay que incluir Hitos que nos permitan definir momentos o puntos crticosen el proyecto
en los cuales se deben haber desarrollado otras tareas o subtareas. En el ejemplo propuesto sera
recomendable pensar en definir como Hitos los momentos de adquisicin del material requerido para la
construccin de elementos estructurales.
En atencin a esto se podran definir algunas subtareas para el ejemplo, teniendo en cuenta la necesidad
de controlar la forma en la que se ejecuta el proyecto:

TrabajosPreliminares

Instalaciones Provisionales (Baos, Oficinas).

Deforestacin y Limpieza Terreno

Instalacin Acometidas Elctricas y Sanitarias

Adquisicin Materiales para Obra (Hito)

Infraestructura(Fundaciones)

Excavacin

Acero de Refuerzo

Vaciado Concreto

Superestructura

Acero de Refuerzo en Columnas

Encofrado y Vaciado Concreto en Columnas

Instalaciones Sanitarias y Elctricas

Acero de Refuerzo en Vigas y Losas

Encofrado y Vaciado Concreto en Vigas y Losas

TabiqueraAlbailera

Construccin Paredes de Bloques

Friso en Paredes

Cermica en Baos y Cocina

Instalacin Artefactos Sanitarios

Revestimiento en Piso

Acabados

Pintura En Paredes

Instalacin Ventanas y Puertas

Finalizacin Instalaciones Elctricas

Aceptacinfinal

Inspeccin final

Entrega Obra (Hito).

Ntese que se han especificado tareas que sern denotadas como Hitos del proyecto : La
adquisicin de los materiales y, por supuesto, la entrega de la obra una vez culminado el
proceso de construccin.

Culesladuracindecadatarea(osubtarea,deserelcaso)?
Teniendo el esquema de las tareas involucradas en el Proyecto es necesario que definamos la duracin
de cada una de ellas.
Independientemente de que el proyecto tenga una fecha de inicio o culminacin definida, es importante
tener un estimado del tiempo que se tomar ejecutar determinada tarea. En la mayora de los casos
esta duracin queda definida por los recursos asignados; por ejemplo, conociendo la cantidad de
metros cuadrados de pared que pueden realizarse en un da con una cantidad especfica de recursos
podremos estimar, en funcin de la cantidad total de pared a construir, los das necesarios para culminar
esta actividad.
Es as que preliminarmente estimaremos la duracin de las tareas en funcin de la informacin
disponible (rendimientos, recursos disponibles, tiempos de espera, etc.) y dejaremos que Microsoft
Project nos indique si bajo esa estimacin es posible cumplir con la fecha de finalizacin.

Considerando que, para nuestro ejemplo, no se ha definido una fecha especfica de culminacin
(tampoco una de inicio), fijaremos por ahora las duraciones presentadas a continuacin:

Cules son los recursos necesarios para el desarrollo de las

tareas?
La disponibilidad, as como el costo, de los recursos que se involucraran con el proyecto es otro de los
aspectos que debemos haber definido antes de empezar con su creacin en Microsoft Project.
Como se ha mencionado, slo con la informacin que tenemos ahora (tareas, subtareas y duraciones)
sumado a la dependencia entre tareas, podramos definir los tiempos de duracin de las tareas y del
Proyecto mismo. Pero para poder analizar los costos es necesario definir recursos.
No es estrictamente necesario que los recursos humanos que asignaremos al proyecto tengan un
nombre (Por ejemplo Pedro Prez), lo que si es necesario definir es si nuestro proyecto
necesitar, por ejemplo, un albail cuyo costo por da trabajado sea conocido.
Por supuesto que la disponibilidad (perodo en que el recurso puede ser utilizado) es otro factor
importante y que podr ser controlado fcilmente con Microsoft Project a travs de la creacin de
un Calendario para el recurso en cuestin.
Posteriormente, en este Mini-Curso de Microsoft Project 2007, desarrollaremos en detalle los aspectos
relacionados con los recursos en Microsoft Project, pero por ahora nos limitaremos a presentar los
recursos y costos que se estiman sern utilizados en nuestro proyecto de ejemplo:

Existen dependencias entre las tareas?

Finalmente, tenemos que conocer de la dependencia que existe entre las tareas y subtareas que
hemos definido para el proyecto.

En este aspecto de la definicin de dependencias, entra en juego el conocimiento del trabajo

asociado y por lo tanto distintos Administradores podrn tener distintos criterios para definir esta
dependencia.

En relacin con nuestro ejemplo hay que responderse preguntas como: Se puede iniciar la
construccin sin haber recibido los materiales para la obra?, o Se podr pintar las paredes
sin antes haber aplicado el friso?, entre otras.
En la siguiente tabla hemos definido las dependencias, a nivel bsico, para posteriormente afinar el
proyecto en pro de lograr reducir los tiempos de ejecucin. Ntese que se han asignado nmeros a cada
tarea (y subtareas) para identificarlas en la columna Depende de:

En la tabla mostrada no se ha especificado la cantidad de recursos a asignar a cada subtarea en el

entendido de que ser parte de la definicin del proyecto el establecer este valor para cada una de
ellas. En todo caso se supondr que con un Grupo de Recursos (Cuadrilla) se realiza el trabajo
asociado a cada tarea.

Teniendo las incgnitas resueltas podremos iniciar el proceso de alimentar a Microsoft Project con
nuestro proyecto, eso lo veremos en la segunda Parte de este Mini-Curso Tutoriales de Microsoft Project
2007.
Ya en la primera entrega de este Mini-Curso de Microsoft Project 2007, establecimos los parmetros
generales del Proyecto de Ejemplo.
En esta Segunda Parte comenzaremos a utilizar Microsoft Project 2007, creando un archivo en blanco y
agregndole la Informacin General del Proyecto, veamos cmo:
Desde el Men Archivo Nuevo accederemos al Panel de Tareas Nuevo Proyecto, desde el cual se
puede crear un proyecto segn las opciones detalladas en la figura siguiente:

Para nuestro proyecto de ejemplo, Seleccionaremos la opcin Proyecto en Blanco.

IntroduciendolaInformacinBsicadelProyecto
Cuando creamos un nuevo proyecto deberamos, antes que nada, especificar la Informacin Bsica
de ste. Para ello cargaremos el Dilogo Informacin del proyecto, seleccionando el comando
Informacin del proyecto desde el Men Proyecto.
En ste dilogo podremos introducir informacin relacionada con los tiempos del proyecto (y la forma en
que Microsoft Project realiza sus clculos). En la siguiente figura se comentan los parmetros de este
dilogo:

Para los efectos de nuestro ejemplo definiremos lo siguiente, en este dilogo:

Programaremos a partir de la fecha de comienzo del proyecto (CampoProgramar a partir de).

Segn lo referido en la figura anterior, se tendrn dos opciones para la programacin en Microsoft
Project: o se fija la fecha de inicio del proyecto o se fija la fecha de culminacin, pero en ningn
caso se podrn fijar las dos fechas a la vez.
Fijando la fecha de inicio (el caso ms comn) las tareas, duraciones y dependencias que se definan
en Microsoft Project nos permitirn determinar cul sera la fecha de culminacin del proyecto teniendo
la posibilidad, en caso de que el resultado no sea de nuestro agrado, cambiar estas duraciones o
recursos asignados a fin de modificar el resultado.
Cuando fijamos la fecha de finalizacin del proyecto tendremos que realizar la programacin desde
el final hacia el inicio, sto es, posicionar las tareas para definir cul sera la fecha en la que el proyecto
debera iniciarse y, de la misma forma que en el caso anterior, de no ser satisfactorio el resultado
obtenido, podremos realizar los ajustes necesarios para que la fecha de inicio calculada se adapte a
nuestros requerimientos.

Fijaremos la Fecha de comienzo como la de la fecha actual (Microsoft Project la presentar por
defecto).

Utilizaremos el Calendario Estndar.

Al realizar estos cambios en el dilogo pulsaremos el botn Aceptar para que se hagan
efectivos. Guardemos el Proyecto con el nombre de nuestra preferencia para utilizarlo en la prxima
parte de este Mini-Curso de Microsoft Project 2007.
Habiendo ya creado nuestro nuevo Proyecto en Microsoft Project (en la segunda parte de este MiniCurso), la adicin de las tareas es tan sencilla como escribir el nombre de ella en la columna Nombre
de Tarea en cualquiera de las vistas que contengan datos ordenados en columnas (como las
vistas Gantt de seguimiento y Uso de tareas).

La vista ms sencilla para introducir la informacin de las tareas, y es la vista que por defecto
Microsoft Project da para un nuevo proyecto, es la vista en Diagrama de Gantt y es la que
utilizaremos para el desarrollo siguiente.

CreandolasTareasdelProyecto
Para crear las tareas de nuestro Proyecto de Ejemplo seguiremos los siguientes pasos:

Agregando Subtareas al Proyecto

Con las tareas principales del proyecto ya definidas, es tiempo de ingresar las subtareas que
conformarn el trabajo asociado a cada una de dichas tareas. En Microsoft Project, cuando se agregan
subtareas a determinada tarea, sta pasa a ser una Tarea Resumen y es denotada de la forma
presentada en la figura:

Cuando se inserta una nueva tarea (o subtarea) en Microsoft Project, sta se crea en la fila
inmediatamente superior a la fila actualmente seleccionada.
Comencemos a agregar las Subtareas asociadas a la Tarea Trabajos Preliminares de nuestro
ejemplo:

En este nivel, deberas guardar el Proyecto, para poder seguir alimentndolo en la prxima Parte de este
Mini-Curso de Microsoft Project 2007.
De ser necesaria la reorganizacin de la estructura definida inicialmente en un proyecto podremos
mover, copiar y eliminar tareas de la misma manera que lo hacemos en cualquier otro programa.
Igualmente podremos modificar la visualizacin de las tareas y subtareas de forma tal de mostrar slo
informacin especfica acerca de nuestro proyecto.
En este Artculo esbozamos como, de ser el caso, se pueden realizar modificaciones o ediciones a la
estructura de nuestro proyecto (tareas y subtareas).

OtrasFormasdeAgregarTareasySubtareasenMicrosoftProject2
007
La forma descrita anteriormente para la creacin o introduccin de tareas y subtareas en Microsoft
Project, a travs de la vista de Diagrama de Gantt es una de las ms sencillas, pero es tambin
importante conocer que podemos agregar elementos en una variedad de formas entre las que destacan
las siguientes:

AtravsdelDilogodeInformacindelaTareadeMicrosoftProject
Este dilogo centraliza toda la informacin relacionada con una tarea en Microsoft Project. Para crear una
tarea utilizndolo, seleccionaremos la fila en blanco (en cualquiera de las vistas disponibles) y haremos
doble clic para mostrar el Dilogo de Informacin de la Tarea:

Igualmente desde el Dilogo Informacin de la tarea podremos ingresar, en cualquier

momento, cualquier informacin adicional para la definicin de la tarea.

UtilizandoelPortapapelesdeWindowsparaPegarTareasenMicrosoftProject.
Si por alguna razn los nombres de las tareas que deseamos incluir en el proyecto estn en forma de
texto en otro programa (como MS Excel o MS Word, por ejemplo), podremos utilizar el comando
copiar y pegar del portapapeles de WINDOWS.

Cuando se importa desde otra aplicacin, Microsoft Projectconsiderar cada lnea (o fila si los
datos estn tabulados) como una tarea, razn por la cual debemos asegurarnos que las tareas
a copiar estn en forma de lista (una tarea por lnea) o en forma tabulada (una tarea por fila).

Para sto debemos seleccionar el texto deseado (desde el programa de origen) yutilizar el
comando Copiar. Luego, asegurndonos de estar en una fila en blanco en Microsoft
Project, seleccionaremos el comando Pegar del Men Edicin.
Desde Microsoft Excel 2007 podremos utilizar plantillas (Microsoft Project Plan Import Export template)
para que desde l podamos introducir la informacin de las tareas. Luego desde Project seleccionaremos
desde el men Archivo, comando Abrir, el archivo creado con la referida plantilla (teniendo en cuenta
que es un archivo con extensin xlsx, de Excel) para que sea importada la informacin en l hacia
nuestro proyecto.

PARTEIV:ESPECIFICANDOLADURACINYELTIPODETARE
ASENELPROYECTO
Para nuestro proyecto de ejemplo, teniendo ya definidas las duraciones para las subtareas segn se
present en la Parte I de este Mini-Curso de Microsoft Project 2007, resta es definir cul tipo, de
los Tipos de Tarea disponibles en Microsoft Project, aplican a dicho ejemplo.
Es as que, con miras a comparar posteriormente la influencia que tendra la asignacin de determinada
cantidad de recursos a las tareas en la duracin de la ejecucin del proyecto de ejemplo, supondremos
que todas las tareas (o subtareas en este caso), son tareas del tipo Trabajo Fijo. Es decir, que
las duraciones estimadas inicialmente para cada subtarea definen el trabajo que es necesario
realizar por un slo recurso para ejecutarla. Luego, al agregar ms recursos por ejemplo, podremos
ver que ganaremos tiempo con la reduccin en la duracin de la tarea. Este tipo de comparacin es de
las que se realizan con mayor frecuencia durante la definicin de un Proyecto y es una de las facilidades
que ofrece Microsoft Project 2007.
Para especificar la duracin de las tareas, podremos introducir el valor directamente en la
columna Duracin en vistas como la de Diagrama de Gantt, yUso de Tareas, entre otras.

Otra forma de especificar no slo la duracin de una tarea, sino tambin todas sus propiedades, es a
travs del ya referido dilogo Informacin de la Tarea, en cualquiera de sus Fichas, al cual se accede
haciendo doble clic en el nombre de la tarea, desde la vista en la que estemos trabajando.

Para poder modificar las propiedades de varias tareas a la vez, las podremos seleccionar y,
pulsando el botn derecho del ratn, seleccionaremos la opcin Informacin de la Tarea desde el
men desplegable. All aparecer el dilogo Informacin de la Tarea, en el cual modificaremos las
propiedades deseadas para ese grupo de tareas seleccionadas.
Con la informacin de la que disponemos a este nivel ya podremos introducir la duracin de
nuestras tareas en el proyecto de ejemplo, especificando para todas ellas el tipo Trabajo Fijo.
En la siguiente figura se presenta una vista de lo que deberamos obtener una vez realicemos esta labor:

Es necesario de finir la Fecha de Inicio/Fin delas Tareas?

Una de las ventajas de utilizar Microsoft Project es la capacidad del programa para definir(o calcular) la
fecha de inicio y fin de las tareas y subtareas a partir de lacombinacin de factores como la fecha
de inicio del proyecto, la dependencia y la duracin de las tareas.
Si definiramos para alguna tarea una fecha de inicio o de finalizacin,estaramos introduciendo una
restriccin que podra limitar la ventaja referida, pues en este caso Microsoft Project tomara en cuenta
esta condicin en los clculos o actualizaciones que ejecute ante los cambios que realicemos en el
proyecto.
De esta forma la sugerencia es que, si nuestras tareas no tienen una fecha de inicio o fin obligada,
dejemos que Microsoft Project las defina a partir de las dependencias que establezcamos, lo cual
aprenderemos en la prxima entrega de este Mini-Curso.
Una vez Project determine la duracin del proyecto y la ubicacin del inicio/fin de las tareas con respecto
a la fecha de inicio de ste podremos modificar, si es necesario, la fecha de inicio o fin de alguna tarea y
ver los resultados de manera sencilla.
En cualquier caso, para especificar estas fechas de inicio o fin de las tareas, seguiremos estos
pasos:

Pulsar el botn izquierdo del ratn dos veces sobre la tarea a la que se desea fijar la fecha de
comienzo (o de finalizacin), para presentar el Dilogo Informacin de la Tarea.

Selecciona la Ficha General, si es que no est visible.

Pulsa sobre la flecha en el campo Comienzo (o Fin) para seleccionar la fecha respectiva desde
el Calendario presentado: