20. Cmo redactar un acta de reunin?

NDICE
1. INTRODUCCIN
2. QU ES UN ACTA DE REUNIN? CARACTERSTICAS
PRINCIPALES
2.1. El acta en el contexto de una reunin formal
3. CMO REDACTAR UN ACTA DE REUNIN?
3.1. Estructura
3.2. Criterios generales de redaccin
3.3. Terminologa y fraseologa
4. COMPARACIN DE ACTAS
5. BIBLIOGRAFA

1. INTRODUCCIN
Hemos decidido aadir este captulo en el site porque creemos que el acta de
reunin es muy importante en el mundo laboral, sobretodo en el mbito
administrativo. As, creemos que saber redactar un acta es imprescindible para
que se registren los temas que se tratan y los acuerdos que se han llevado a cabo
en una reunin. Es importante registrar los temas tratados y los acuerdos
formalizados para que todo tenga una validez formal y conste por escrito.
En primer lugar, nos interesa destacar que explicaremos como redactar un acta de
reunin en castellano; as, nos centraremos en la terminologa y fraseologa
utilizada en la redaccin de este tipo de documentos en esta lengua. Dicho esto,
el tema estar estructurado en cuatro partes principales. En primer lugar, hemos
decidido aportar la definicin de acta para entrar en contexto con el tema que
hemos escogido. En segundo lugar, explicaremos cmo se redacta un acta de
reunin; de esta manera, hemos decidido separarlo por partes: estructura,
criterios generales de redaccin y estilo, terminologa y fraseologa. En el
captulo hemos adjuntado, tambin, algunos ejemplos de actas reales y, por
ltimo, la bibliografa de dnde hemos extrado la principal informacin del
captulo.

Algunas de las situaciones reales en las cuales se debe redactar un acta

son: la presentacin de un proyecto de investigacin; elecciones, como
por ejemplo la eleccin del directos de estudios en un colegio; y
convocatorias, entre otras situaciones. Nos ha parecido importante,
tambin, hacer una comparacin de la redaccin del acta de reunin
entre el modelo utilizado en Espaa y diferentes pases de habla
hispnica, como son Chile, Mxico o Colombia.

2. QU ES UN ACTA DE REUNIN?
Un acta es un documento mediante el cual se constatan los hechos, las
convenciones, las deliberaciones o los acuerdos llevados a cabo en una reunin
determinada. La finalidad principal de este tipo de documentos es dejar constancia
de estos hechos comentados anteriormente y dar validez a lo que se ha acordado.
Se debe tener en cuenta el tipo de organismo que elabora un acta, puesto que
har que sta se redacte de una manera u otra. La Gran Enciclopdia Catalana
explica esto de la siguiente manera:

Aqu nos centraremos bsicamente en las actas de reunin de organismos

pbicos y privados. En relacin con las actas de reunin de organismos pblicos,
tienen unas caractersticas especficas dependiendo si se trata de reuniones en
instituciones, como por ejemplo ayuntamientos y parlamentos, o si se trata de
reuniones en colegios o empresas pblicas. La principal diferencia est en que a
las primeras se incluyen todos los comentarios de los oradores y se suelen
reproducir las intervenciones de los asistentes o, al menos, un resumen. En las
segundas (colegios o empresas pblicas), en cambio, no es necesario reproducir
todas las aportaciones de los oradores y los asistentes. En relacin con las actas
de organismos privados, como empresas privadas y asociaciones, se realiza un

acta de todos los acuerdos que se han llevado a cabo.

A continuacin, veremos algunos ejemplos de actas de reunin reales:
Ejemplo 1: acta de reunin de la Comisin Paritaria de seguimiento e
interpretacin de una empresa (organismo privado). Para verla completa ir a:
http://wwwactasseccion.blogspot.com.es/2011/11/acta-de-reunionextraordinaria.html

Ejemplo 2: acta de reunin de una universidad

Extrado de: http://www.ulpgc.es/descargadirecta.php?codigo_archivo=6265

2.1 El acta en el contexto de una reunin formal

Es interesante conocer cul es el procedimiento de una reunin. Primero de todo,
las reuniones deben haber sido convocadas con antelacin en un documento
escrito, la convocatoria de reunin, dirigido a aquellas personas a las que se invita
a asistir. La convocatoria de la reunin consta de las siguientes partes: frmula de
convocatoria; nombre de la reunin o de la institucin que la convoca; da , hora y
lugar en qu tendr lugar la reunin; y, por ltimo, el orden del da, que es el
listado de asuntos que se trataran en una reunin. El orden del da consta de los
siguientes puntos:
- Bienvenida y apertura de la reunin
- Comentarios a cada uno de los temas del orden del da
- Revisin y aprobacin de la reunin anterior
- Lista de cada aspecto/tema que se tratar en la reunin (cuerpo de la reunin)

- Discusin de otros temas que no aparecen en la lista

- Acuerdos y informacin para la siguiente reunin
- Cierre de la misma
A continuacin de la convocatoria de reunin, est la reunin propiamente dicha y,
a continuacin, la redaccin del acta. Por ltimo, una vez elaborada el acta, se
enva una copia a cada uno de los asistentes de la reunin para que aprueben el
acta o bien muestren su inconformidad con las misma. En la siguiente reunin se
lee el acta y se aprueba de manera definitiva. Si hay inconformidades y se debe
revisar o volver a redactar, se acordar una nueva fecha en la cual se presentar
por segunda vez. Una vez el acta Se aprueba, se archiva en un lugar pblico
dnde se puede consultar libremente siempre que se quiera.

3. CMO REDACTAR UN ACTA?

3.1. Estructura
Como se ha comentado anteriormente, un acta es un tipo de documento muy
utilizado en el mundo laboral, y es por eso, se debe conocer su relevancia, con lo
cual es imprescindible conocer su estructura.
Por un lado, hay elementos de un acta de reunin que son obligatorios, como por
ejemplo la identificacin de la reunin, la consignacin de los asistentes, un
resumen de la sesin y del turno de palabras, de los acuerdos que se han
realizado y de las votaciones y la frmula final. Por otro lado, hay elementos que
son optativos y, por lo tanto, no siempre aparecen en un acta. Algunos de estos
elementos son: el orden del da, la referencia a temas pendientes y los anexos.
Los puntos del orden del del da que aparece en el acta deberan ser muy
similares a los del orden del da que se hubieran acordado previamente.
1. Identificacin de la reunin
Nombre del organismo
Nmero de la sesin
Fecha
Hora

Lugar

2. Asistencia
Personas que asisten:
<NOMBRE Y APELLIDOS> (cargo)
Persones que no asisten:
<NOMBRE Y APELLIDOS> (cargo)
3. Frmula

Orden del da (opcional)

4. Desarrollo de la sesin y resumen del turno de palabra

Frmula: desarrollo de la sesin

Frmula: turno de palabra

5. Deliberaciones, acuerdos y resumen de les votaciones

Acuerdos
Desacuerdos
Resumen de las votaciones

6. Frmula final

El presidente da por acabada la reunin

7. Pie del acta

Debera figurar la siguiente frmula: "Sin ms asuntos que tratar, el

presidente levanta la sesin a las x horas"
Cargo y firma del secretario o secretaria
Cargo y firma de la persona que ha presidido la reunin como visto bueno

8. Anexos (opcional)

3.2. Criterios generales de redaccin y estilo

Encabezamiento o ttulo
El encabezamiento hace referencia a los datos que identifican a los asistentes y
organizadores de la reunin. Adems, el encabezamiento permite una buena
lectura del acta. Cuando se hace referencia al cargo de una persona, ste debe
estar en minscula, excepto cuando va seguido de un tratamiento protocolario,
como explicaremos ms adelante. En cuanto a los ttulos y protocolo, es preferible
utilizar el tratamiento seor/seora cuando no sabemos el tratamiento que se
debe utilizar con alguien.
A continuacin veremos un ejemplo de un modelo de encabezamiento de acta:
Extrado de:
http://www.fundacionalda.org.py/mm/file/biblio_recursosdidacticos_ACE/04_model
o_acta_renunion.pdf

Tratamientos personales
En un acta de reunin domina sobretodo el tratamiento impersonal, con
expresiones como se prev, se aprueba, se argumenta... como hemos podido ver
en los ejemplos mostrados anteriormente.
Se debe diferenciar el tratamiento personal del emisor (secretario/a) y el
tratamiento personal de los otros miembros que asisten a la reunin. Por un lado,
el tratamiento personal del secretario se realiza en 3a persona del singular en la
redaccin del acta y en 1a persona del singular en la redaccin de la frmula final.

Por otro lado, el tratamiento personal de los otros asistentes se realiza en 3a

persona (singular y plural) dependiendo del nmero de personas.
El pie de pgina
El pie del acta incorporar la frmula siguiente: "Sin ms asuntos que tratar, el
presidente levanta la sesin a las X horas". Adems, incorporar tambin el cargo
y firma del secretario/a (persona que redacta el acta) y la del presidente/a. La
fecha que aparecer en el pie de pgina debe ser la del da en qu el acta se
imprime.
Estilo
En cuanto al estilo y los criterios generales de redaccin, se tienen que tener
claros los siguientes puntos a la hora de redactar un acta: primero de todo, la
claridad a la hora de redactar y presentar la informacin, puesto que es
imprescindible que la lectura del documento sea fcil; para conseguirlo es
imprescindible un buen encabezamiento, como hemos comentado anteriormente,
y un sistema numrico para identificar fcilmente cada una de las partes que
forma el acta.
Otra caracterstica de un acta es la concisin, es decir, saber redactar bien los
temas tratados en la reunin y expresar las ideas de una manera breve, clara y sin
dejarnos informacin relevante. Otro aspecto que se debe tener en cuenta a la
hora de redactar un acta es el tiempo verbal; se recomienda escribir el acta en
presente, aunque sea un escrito que se realiza despus de la reunin.
Por ltimo, y no por eso menos importante, las actas de reunin deben redactarse
de manera impersonal y neutra, como hemos argumentado en el
apartado Tratamientos personales. En la redaccin de un acta se debe evitar

la utilizacin de oraciones pasivas, ya que dificultan la comprensin del

texto;es preferible utilizar oraciones activas.
Maysculas y minsculas
Para acabar este apartado, hablaremos de las maysculas y las
minsculas. Por un lado, es obligatorio utilizar las maysculas en el inicio
de prrafo y en las unidades administrativas. Por otro lado, como norma
general se escribirn en minscula los nombres de cargos, al no ser que
vayan precedidos por un tratamiento protocolario, y las abreviaciones.
3.3 Terminologa y fraseologa
Terminologa

Levantar la sesin: dar por acabada la sesin.

Dictamen: opinin y juicio que se forma o emite sobre algo, especialmente
el que hace un especialista.
Borrador del acta: el texto del acta antes de ser aprobada.
Enmienda: propuesta de modificacin de un texto legal.
Extender (acta): redactar un acta.
Mocin: proposicin que se hace o sugiere en una junta que delibera.
Qurum:
- de constitucin: nmero de individuos necesario para que un cuerpo deliberante
tome ciertos acuerdos.
- de votacin: proporcin de votos favorables para que haya acuerdo.
Excusar la asistencia: se emplea en el contexto de una reunin para
expresar que una persona no asiste por una causa justificada.
Voto: parecer o dictamen explicado en una congregacin o junta en orden a
una decisin
- afirmativo: a favor de la propuesta
- de calidad: voto que, por ser una persona de mayor autoridad, decide la cuestin
en caso de empate.
- negativo: en contra de la propuesta
- nulo: voto no vlido
- particular: dictamen que uno o varios individuos de una comisin presentan
diverso del de la mayora.
- secreto: voto que se emite de modo que no aparezca el nombre del votante.
Votacin: accin de votar, de ejercer el derecho de voto
- votacin nominal: votacin en la cual en cada voto consta el nombre de la
persona que lo ha emitido
- votacin ordinaria: votacin realizada levantndose los partidarios de una opinin
o solo levantando la mano (votacin a mano levantada)
- votacin secreta: votacin en la cual no se sabe quien ha emitido el voto
- votacin tcita: aprobacin de una propuesta sin formulacin expresa de la
votacin

Fraseologa
Frmulas para expresar el orden del da:
Lectura y aprobacin del acta de la ltima sesin
Asuntos de trmite
Examen/estudio de...
Aprobacin de...

Frmulas para describir el desarrollo de la sesin:

La presidenta abre la sesin y el secretario lee el borrador del acta de la
reunin anterior
El presidente pide que.../presenta el proyecto de...
La profesora explica/informa/expone...
El presidente pide que conste en acta la propuesta de...

Frmulas para expresar los acuerdos:

El acta de la sesin anterior se aprueba por unanimidad de los asistentes
en votacin ordinaria.
Se aprueba el reglamento/el informe sobre..., por x votos a favor y x votos
en contra
El Consejo acuerda adherirse a.../incluir...
Se aprueba en votacin ordinaria el informe de x, que se incorpora al acta
como nmero x, por x votos a favor y x votos en contra.
Frmula final:
El presidente/la presidenta levanta la sesin de la cual, como

secretario/secretaria extiendo esta acta con la firma del presidente/de la

presidenta.

4. COMPARACIN DE ACTAS
En este apartado hemos considerado interesante buscar algunos de los pases de
Amrica Latina donde se redactan actas de manera frecuente y hacer una
comparacin entre el acta en Espaa y las actas de Colombia, Mxico y Chile.
La primera diferencia que hemos encontrado entre los diferentes modelos de acta
ha sido que, a diferencia de Espaa y Chile, en Colombia y Mxico se redactan
las actas en pasado, en cambio en Espaa y Chile se redactan en presente.
Hemos podido comprobar que otros pases como Venezuela tambin las redactan
en pasado.
Ejemplo 1
En esta parte de un acta de Mxico podemos observar que el acta ha sido
redactada en pasado: puso, estuvo, cont...

Extrado de:
http://transparencia.congresomich.gob.mx/media/documentos/sesiones/comisione
s/actas/acta_1-comision_de_ciencia_tecnologia_e_innovacion_.pdf

Ejemplo 2

En este otro ejemplo de un acta de Chile vemos, por lo contrario, como la

redaccin est en presente: es, ha hecho, hace, integra...

Extrado de:
http://www.goretarapaca.gov.cl/attachments/article/27/01ActadeconstitucionComite
PROTTarapaca.pdf
La segunda diferencia que hemos encontrado hace referencia al vocabulario, ya
que Colombia y Chile, al igual que en Espaa, utilizan el trmino "asistentes",
mientras que en Mxico suelen utilizar el trmino "presentes". Podemos verlo a
continuacin con el siguiente ejemplo:
Ejemplo de Mxico

Extrado de:
http://transparencia.congresomich.gob.mx/media/documentos/sesiones/comisione
s/actas/acta_1-comision_de_ciencia_tecnologia_e_innovacion_.pdf

La tercera diferencia que hemos encontrado es que en Espaa se utilizan las

expresiones "acuerdos adoptados" o "temas tratados", mientras que en Mxico,
Colombia y Chile suelen utilizar el trmino "resea", "resea de la reunin" o
"resea sucinta", donde se explica el desarrollo de la reunin y, a veces, engloban
los puntos mencionados anteriormente, como acuerdos y decisiones llevadas a
cabo.

Ejemplo:
En este ejemplo de un acta de Chile podemos ver lo que comentbamos
anteriormente.

Extrado de:
http://www.goretarapaca.gov.cl/attachments/article/27/01ActadeconstitucionComite
PROTTarapaca.pdf

Un acta de acuerdo es un documento mediante el cual se certifica que un grupo de

personas han tomado una resolucin a la cual se ha llegado ya sea por una votacin, por un
pacto o a travs de un tratado.
En un acta de acuerdo debe de especificarse claramente una serie de datos que sirven para
darle la validez que se requiere para llevar a cabo las acciones que se acordaron y que
dieron lugar a ste documento.
Entre la informacin que debe de contener un acta de acuerdo esta:

Lugar, fecha y hora en que se realiz el acuerdo.

Personas que estuvieron presentes.

Forma en que se lleg a la resolucin tomada.

Condiciones del acuerdo, acciones que deben de seguirse.

Penalizacin en caso de que alguna de las parte incumpla con lo

establecido en el documento.

Nombre y firma de todas las personas presentes durante el proceso.

Ejemplo de Acta de Acuerdo:

El 29 de abril del 2013 se reunieron en la sala de asambleas de esta compaa los seores
Licenciado Pedro de Alvarado en la calidad de Vicepresidente Corporativo y representante
legal de Corporativo Argos S.A y el Ingeniero Adalberto Nez Cazares como
representante legal de Despacho de Consultores Asociados S.C., con el objeto de llegar a un
consenso con respecto al estatus del proyecto de consultora que Consultores Asociados,
S.C. presta a Corporativos Argos S.A. llegando al siguiente Acuerdo:
Consultores Asociados, S.C., en adelante el Proveedor, reconoce que el estado del proyecto
de consultora que est prestando no ha cubierto los estndares de calidad prometidos en el
contrato inicial, y que Corporativo Argos S.A., El Cliente, no realizar ningn tipo de
penalizacin de los establecidos en el contrato ya que el Proveedor asignar un grupo de 4
Consultores certificados en procesos de negocio, durante un perodo de 120 das calendario
para atender el proyecto contratado por el Cliente sin ningn cargo adicional.
Firman este acuerdo los representantes legales de ambas partes.
Licenciado Pedro de Alvarado
Vicepresidente Corporativo Argos
Ingeniero Adalberto Nez Cazares
Representante Legal Consultores Asociados, S.C.
URL del artculo: http://www.ejemplode.com/58-administracion/3032ejemplo_de_acta_de_acuerdo.html
Leer completo: Ejemplo de Acta de Acuerdo
Como se hace Acta de acuerdos,
Un acta es un escrito que resume lo que se trat en una junta y que se distribuye entre las
personas que estuvieron en la junta para conocer los acuerdos.
Para que los acuerdos de una junta queden por escrito y las personas puedan darle
seguimiento a sus pendientes, para organizarse mejor.
Cuando la junta comienza se debe nombrar a un "secretario" que es la persona que deber
tomar las notas. Si observas que a una junta a la que vayas nadie est tomando notas,
ofrcete desde el principio para ser t el secretario o la secretaria.

Una minuta o acta de acuerdos lleva las siguientes partes:

1. Ttulo de la junta.
Minuta de la junta de agricultores citrcolas en la comunidad de Naranjos, Jal.
2. Fecha y lugares de la junta.
Monterrey, N.L, abril 9, 2001. Cmara industrial.
3. Lista de asistentes, de preferencia en orden alfabtico.
Olinda Cant, Csar Davis, Alfonso de Len, Yolanda Martnez, Laura Medina, Ma.
Enriqueta Reyes, Xavier Romero, Flor Salaiza, Roco Saucedo, Vero Snchez, Tere Silva.
4. Enumeracin de los acuerdos.
1. Alfonso de Len realizar una inspeccin fitosanitaria en la zona a partir de la segunda
quincena de mayo.
2. Flor Salaiza realizar una labor de informacin en los medios de comunicacin para
hacer conciencia sobre la situacin de cultivo citrcola en el estado.
Es recomendable que los acuerdos estn redactados de la forma ms corta posible y que
realmente aporten algo al acta o la minuta.
5. Indicacin del final de la minuta o el acta, o bien, especificacin de la prxima junta.
Prxima junta: viernes 11 de mayo, 2001 en el Centro Industrial de Tempa a las 18:00 hr.
Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunin y, en
forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben
directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para
levantar actas estn regulados por el Cdigo de Comercio y tambin por los estatutos de la
empresa o asociacin.
Un acta est constituida por:
* encabezamiento o ttulo, y nombre de la empresa o asociacin
* lugar, fecha, hora de comienzo y terminacin
* lista de asistentes

* resumen ordenado de los debates realizados

* visto bueno y firma del presidente
* firma del secretario
Ejemplo:
Acta de la reunin de la comisin directiva del Club de Debate:
Asistentes:
Sra. D. Pamela Ritchie, presidente
Sr. D. Carlos Diez
Sr. D. Pedro Bentez
Sr. D. Enrique Parra
Sr. D. Julio Aguirre
Sr. D. Daniel Echeverra
Sr. D. Roberto Castro, secretario
Fecha: 15 de junio de 2003
Hora de Comienzo: 16 hs.
Hora de terminacin: 17.30 hs.
Lugar: Comuna Providencia, Santiago de Chile
Desarrollo de la reunin:
Se abre la sesin con el siguiente orden del da:
Discusin sobre la diferencia entre escuchar y or.
Discusin sobre el escuchar y su relacin con los negocios.
1. Se abre la discusin sobre el primer punto:

El Sr. D. Pedro Bentez explica la diferencia biolgica entre escuchar y or.

El Sr. D. Enrique Parra se muestra de acuerdo con el Sr. Bentez.
Sometido a votacin, se decide:
Encargar la publicacin de lo discutido al Sr. Echeverra
El sr. D. Carlos Diez pide que se haga constar en el acta su voto en contra de la discusin,
fundndose en el motivo siguiente: Escuchar y or son sinnimos por lo tanto no ve el
motivo de tal discusin.
2. Se abre la discusin del segundo punto.
Por unanimidad se decide postergar el tratamiento de este punto hasta la prxima reunin
que ser el 22 de junio de 2003.
La Presidenta El Secretario
visto bueno y firma firmaSi consideramos un acta de una institucin, por ejemplo de un da
en que se han reunido los socios.Comenzars as
ACTA N ....., EN LA CIUDAD DE....... A LOS ...DAS DEL MES DE..... DE ........, siendo
las ..... hora SE REUNE EL SR. PRESIDENTE ( Dars los nombres), El VICE
PRESIDENTE..... EL TESORERO....... Y LOS MIEMBROS QUE FIRMARN A PIE DE
LA PRESENTE, PARA TRATAR EL SIGUIENTE ORDEN DEL DA ( ESTOS SE
HARAN POR PUNTOS N1 lectura del acta anterior 2) informe del tesorero por el gasto
de..... 3) solicitud de los presentes para realizar un t benfico)
Es deci que en el acta constar todos los puntos previstos a tratar, y se consigna si se
aprueban o no....
El final se redactar as SIN OTRO TEMA A CONSIDERAR SE FINALIZA LA
REUNION A LAS......HS, FIRMANDO AL PIE ( si se desea).