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10 formas en que Excel le ayuda a

obtener ms valor de su inversin


en SAP, adems de hacerle la vida
ms sencilla
Resumen
Los directores tecnolgicos de todas las grandes empresas se enfrentan al mismo problema:
deben reducir los costes y encontrar formas de obtener ms valor de las inversiones
empresariales existentes. Los gastos de tecnologas de la informacin (TI) se controlan al
milmetro, y ms an los costes operativos, de gestin de datos y de soporte derivados de
gestionar sistemas ERP como SAP.
En este informe tcnico se detallan 10 formas en las que las herramientas y las aplicaciones
de Winshuttle usan las aplicaciones de Microsoft Office y le permiten optimizar la inversin
en SAP. Las ventajas descritas en el siguiente informe tcnico se logran al reducir los costes
operativos de SAP, ofrecer mejoras de eficiencia generales y acelerar las mejoras en la cuenta
de resultados y los ingresos. Las siguientes ideas le ayudarn a acelerar el retorno de la
inversin realizada en SAP tanto si es director tecnolgico, lder de un centro de competencias
SAP, o propietario de un proceso de negocio que busca formas ms eficaces de gestionar sus
operaciones SAP.

2014 Winshuttle, LLC. Todos los derechos.

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Introduccin
En todos los sectores, las empresas siempre han buscado formas de reducir los gastos operativos,
y especialmente los relacionados con las implementaciones de ERP. El hecho de que numerosos
expertos pronostiquen una mejora en la situacin econmica hace que se centren ms en
mejorar los procesos de negocio a nivel general. Segn una de las empresas de investigacin y
asesora de TI ms reputadas, las principales prioridades actuales del director tecnolgico son
las mejoras de procesos de negocio, la reduccin de costes a nivel empresarial y la optimizacin
de la plantilla. A pesar de que la adopcin empresarial de SAP ha derivado en un lugar de
trabajo ms integrado, an quedan numerosas oportunidades de futuras mejoras de procesos
de negocio y, concretamente, en el rea de gestin de datos.
Aunque las ideas para mejorar los procesos de negocio son numerosas, en ocasiones conllevan
costes adicionales. Por otra parte, hay muchas formas de reducir los costes operativos asociados
a una implementacin de ERP, pero dicha reduccin podra someter a mayor carga de trabajo
y molestias a los recursos ms importantes. Basndonos en nuestra experiencia con miles de
clientes de SAP, Winshuttle sabe que ofrecer soluciones para procesos de negocio con las que
los trabajadores cualificados, se sienten cmodos como Microsoft Excel, no solo les permite
acceder de forma intuitiva a los datos, tambin mejora la productividad y reduce el tiempo
de formacin. Se consigue un equilibrio ideal entre la mejora de los procesos de negocio y la
reduccin de los costes operativos.

10 formas en que Excel le ayuda a obtener ms valor


de su inversin en SAP
1. Reducir los costes operativos de SAP
Permitir el uso eficaz de Microsoft Excel como front-end para crear nuevos datos maestros
y transaccionales en SAP mejora enormemente el rendimiento en la empresa. Normalmente,
estos datos se introducen manualmente o se crea un programa personalizado para procesar
automticamente los mtodos; ambas estrategias tienen un coste elevado. Con una formacin
breve y las herramientas adecuadas, los usuarios de Excel pueden crear registros nicos o
mltiples que afecten a una sola transaccin o a una cadena de transacciones SAP. Los usuarios
de la empresa pueden personalizar las hojas de Excel para crear formularios de entrada de datos
fciles de usar, pero sofisticados.
Automatizar la entrada de datos suele ahorrar costes en muchos departamentos, como
al realizar nuevas contrataciones en RR. HH., crear nuevos pedidos de compras o contratos
en Aprovisionamiento, incluir nuevos materiales y nuevos pedidos de cliente en Cadena de
suministro y gestionar asientos contables en Finanzas.

Figura 1: Plantilla de creacin de asiento contable


configurada en Excel para cargar datos en la transaccin
FB50.
Figura 2: Cambio transaccional en masa: hoja
de clculo de ejemplo configurada para cambiar
la fecha de entrada de numerosas posiciones en
varios pedidos de compra.

2. Ampliar los procesos de negocio basados en datos para incluir a sus socios
empresariales (partners)
Muchos procesos de negocio estn derivados de datos transaccionales, como es el caso de las
facturas, los pedidos de cliente o los extractos de reconciliacin que deben intercambiarse entre el
sistema SAP de la empresa y los sistemas de sus clientes, distribuidores y proveedores de servicios.
Casi en todos los casos, las empresas pueden lograr importantes ahorros econmicos, de tiempo
y de precisin mediante la transferencia automtica de datos entre estos sistemas independientes.
Aunque existen diversas opciones de software disponibles para la integracin de datos en tiempo
real entre varios sistemas, estos paquetes de software suelen ser complejos, ocupar mucho espacio
y resultar difciles de instalar y usar para los usuarios de negocio.
Una de las formas de resolver este problema es usar un sencillo software de gestin de datos SAP.
Las hojas de clculo de Excel y las bases de datos de Access pueden convertirse en el mtodo de
intercambio de datos ms usado. Los datos se extraen o reciben de sistemas externos en formato
de hoja de clculo, y pueden posteriormente cargarse fcilmente en SAP empleando asignaciones
definidas en el software de carga de datos.

Figura 3: Un extracto de entrada de ingresos en formato hoja de clculo (izquierda) se contabiliza


automticamente en la transaccin Contabilizar entrada de pagos (F-28) de SAP.

3. Reducir el periodo de amortizacin de implementaciones y ampliaciones de SAP


Los procesos de migracin de datos, incluidos los de extraccin, transformacin y carga de
datos, son actividades bsicas esenciales para cualquier nueva implementacin o ampliacin
de SAP. Segn los datos, las hojas de clculo de Microsoft Excel o las bases de datos de Access
suelen ser la plataforma de pruebas ideal para los datos que se van a migrar. Los datos se extraen
de sistemas existentes a Excel o Access para su depuracin y transformacin. Tras aplicar los
cambios a los datos maestros o transaccionales, se cargan al sistema SAP.
Permitir que los usuarios de negocio se encarguen de gran parte del proceso de migracin de
datos generar datos de ms calidad e importantes ahorros de tiempo y dinero, adems de
cumplir con todas las normas importantes de gobierno y seguridad de SAP.

4. Tomar mejores decisiones empresariales


Aunque muchos clientes de SAP han implementado valiosos sistemas de almacenamiento de
datos y de Business Intelligence, sigue vigente entre la comunidad de usuarios de negocio la
necesidad de disponer de datos en tiempo real bajo demanda como apoyo de determinados
procesos de negocio. Entre estas necesidades podra incluirse: crear una lista de todos los
movimientos de materiales de la semana pasada, obtener un informe de todos los documentos
de cuentas a cobrar con una antigedad superior a 120 das, o compilar una lista de todos los
pedidos recibidos esta semana con detalles de posicin.
Query, la herramienta de extraccin de datos de Winshuttle, responde a las necesidades de los
usuarios de negocio y a las preocupaciones de seguridad de informtica. Query permite a los
usuarios de negocio y a los usuarios tcnicos descargar datos de SAP en tiempo real a Excel, Access
y otros formatos comunes para realizar acciones y anlisis inmediatos. Posteriormente pueden
usar las potentes funciones de Business Intelligence de Excel, como tablas dinmicas, grficos
interactivos y cuadros de mando de informes, para ayudar a tomar decisiones empresariales
importantes. Y lo hace conservando la seguridad de las tablas en SAP y la seguridad a nivel
organizativo en el perfil de seguridad SAP estndar de un usuario. Permitir a los usuarios de
negocio crear informes a medida para responder a problemas operativos concretos puede
reducir considerablemente el coste de gestionar peticiones de Query bajo demanda y ayudar a
las empresas a tomar mejores decisiones.

Figura 4: Pantalla de seleccin de Query


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5. Reducir los costes de formacin SAP


Los trabajadores cualificados de todas las empresas usan Excel como herramienta para recopilar
y analizar los datos. Al permitirles interactuar con SAP sin salir de Excel, puede reducir los plazos
en transacciones importantes. Adems, estos trabajadores cualificados no necesitan recibir una
formacin extensa en SAP: si conocen Excel, ya conocen SAP. Mediante el uso de una sencilla
barra de herramientas en sus hojas de clculo de Excel, los usuarios podrn cargar o descargar
datos de SAP sin tener que interactuar directamente con la interfaz de SAP.

6. Mejorar la calidad de los datos


Cuando la organizacin haya definido un proceso de negocio ptimo, puede resultar costoso
y contraproducente que los empleados se desven de dicho proceso o se olviden de realizar
pasos de vital importancia. Si los usuarios se desvan de los procesos de negocio aprobados, se
producir un problema importante con la calidad y la integridad de los datos.
El software de Winshuttle permite a los clientes de SAP automatizar procesos de negocio
basados en datos al crear plantillas en Excel de carga o descarga de datos personalizadas para
cada proceso de negocio. Cuando se han definido estas plantillas, pueden publicarse en Excel en
un formato de solo ejecucin que permite realizar la tarea de carga o descarga de datos tal y
como la defini el diseador del proceso de negocio. De esta forma, se garantiza que el usuario
no pueda modificar el proceso de negocio. As, el proceso conserva los datos en un formato de
gran calidad y garantiza la integridad de los mismos.

7. Dedicar los recursos de programacin del departmento a las iniciativas de ms


valor
Todo el que haya participado en una iniciativa importante de informtico convendr en que
una de las mayores amenazas para finalizar a tiempo un proyecto con xito es la aparicin
constante de interrupciones que ocupan tiempo y desvan la atencin del objetivo principal. En
la mayora de entornos SAP de clientes, los recursos de programacin ABAP y Legacy System
Migration Workbench de SAP son limitados. Cuando estos recursos tienen que dejar de trabajar
en proyectos importantes para responder a peticiones de carga y descarga de datos ad hoc de
la comunidad de usuarios, suelen darse dos situaciones: 1) los proyectos de TI principales sufren
retrasos, y 2) el usuario de negocio debe parar, definir la peticin y esperar la respuesta del
departmento informtico.
Al ofrecer a los usuarios herramientas sencillas y seguras, que les permiten afrontar la mayora
de necesidades de carga y extraccin de datos sin programar, el departamento de informtica
puede centrarse en las iniciativas de ms valor y los usuarios de negocio pueden evitar retrasos
en procesos estratgicos.

Figura 5: En la figura 5 se muestra la variedad de proyectos de carga o descarga


de datos. Las tareas sencillas y de pequea importancia podran gestionarse
mejor manualmente. Los recursos de programacin de IT deben centrarse en
proyectos de ms valor, como tareas complejas de gran volumen con procesos
homogneos y bien definidos.

8. Reducir los costes de soporte de la aplicacin SAP


El equipo de soporte de la aplicacin SAP es el nexo de contacto entre los usuarios de SAP y
la organizacin de IT. Segn una presentacin reciente de un cliente en ASUG (Americas SAP
Users Group), el 80 % de sus incidencias SAP estaban relacionadas con los datos. Usar software
de entrada de datos y de descarga de datos fcil de usar en el equipo de soporte de SAP puede
permitir a los analistas de soporte gestionar rpidamente estas peticiones, ahorrando mucho
tiempo y dinero.
Adems, al trasladar estas herramientas a la organizacin empresarial, el equipo de soporte
puede delegar tareas relacionadas con los datos a los usuarios de negocio, sin poner en riesgo
la seguridad y el gobierno de los datos. Esta prctica puede ofrecer dos ventajas: 1) reducir la
exigencia a la que se somete al equipo de soporte SAP, y con ello los costes, y 2) eliminar los
retrasos en las operaciones empresariales y aumentar el compromiso entre la comunidad de
usuarios de negocio.

9. Ayudar a garantizar el cumplimiento de los estndares de seguridad y gobierno


Las herramientas potentes exigen el uso de los controles, la seguridad y los procesos de
workflow pertinentes. Las soluciones recomendadas de gobierno, riesgo y cumplimiento exigen
seguimiento total de los datos introducidos y descargados de SAP. Contar con un marco de
despliegue y colaboracin comn puede facilitar considerablemente el despliegue de estas
herramientas en la empresa.
Winshuttle Central puede ayudar con el control de licencias y el despliegue a nivel de empresa del
conjunto de herramientas de Winshuttle para soluciones SAP. Central proporciona los controles,
la seguridad y la trazabilidad que permiten a las grandes empresas desplegar el software de
Winshuttle en toda la organizacin. Adems de usar los controles y los perfiles de seguridad
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estndar de SAP, Central ofrece ms gobierno y control para la interaccin de los productos
de Winshuttle con SAP al usar el enforno de trabajo de Microsoft SharePoint. Tal y como
demuestran los anlisis de rentabilidad de la inversin realizada de los clientes de Winshuttle, un
despliegue bien planificado del conjunto de productos de Winshuttle puede ofrecer lo mejor de
ambos mundos: importantes ahorros econmicos y mayor adhesin a las exigencias de SOX y
de gobierno corporativo.

10. Permitir el xito de fusiones y adquisiciones


En un entorno econmico en el que se lucha por la recuperacin, a muchos directores tcnicos
les preocupa el aumento del nmero de fusiones y adquisiciones y los problemas de gestin
de datos asociados a estos eventos. Winshuttle ofrece a las grandes empresas multinacionales
las herramientas necesarias para gestionar los datos y las soluciones recomendadas (workflow
de procesos de negocio, consulta de datos, migracin de datos, integracin de datos,
mantenimiento de datos y entrada de datos) a nivel transaccional y de gestin en masa de datos,
para estandarizar con eficacia en un nico sistema de registro, un objetivo vital de cualquier
actividad de fusin y adquisicin.

Conclusin
Ahora ms que nunca, es vital sacar el mximo partido de cada inversin en SAP. Automatizar
la gestin de los datos, mejorar los principales procesos de negocio y reducir sus costes de SAP
en las cinco reas tratadas le ayudarn a lograr este objetivo, haciendo que trabajar con SAP
resulte ms fcil.

Empowering People | Making Heroes


Creada en 2003, Winshuttle es una empresa global que cuenta con oficinas de
ventas y de soporte tcnico en todo el mundo. Si desea ms informacin sobre las
soluciones Winshuttle o quiere ponerse en contacto con un representante de su
zona, visite www.winshuttle.es.