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PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIN EN ADMINISTRACIN

EVALUAR EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS


PARA EL ALMACEN DE LA UNIDAD EDUCATIVA
JOSE ATANASIO GIRARDOT

Participantes:
Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel
Tutor Asesor: William Rodrguez
Tutor Externo: Meilidy Arrieche

Noviembre, 2012

INDICE GENERAL

PP
INDICE DE CUADROS

IV

RESUMEN

I PARTE
DESCRIPCIN DEL PROYECTO

1 Diagnstico Situacional

1.1Descripcin del Contexto

1.1.1 Razn Social

1.1.2 Naturaleza de la Organizacin:

1.1.3 Localizacin Geogrfica

1.1.4 Historia de Vida de la Comunidad

1.1.5 Organizaciones Vinculadas al Proyecto

1.2 Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto

1.2.1 Descripcin del Diagnstico Situacional

1.2.2 Jerarquizacin e Identificacin de las Necesidades

11

1.2.3 Seleccin del Problema o Necesidad

13

1.2.4 Alternativas de Solucin

13

2 Justificacin e Impacto Social

13

2.1 Razones que Conllevan a Realizar el Proyecto13


2.1.1 Desde el Punto de Vista Terico y sus Aportes al
Conocimiento

14

2.1.2 Desde el Punto de Vista Tcnico mbito de Accin

19

2.1.3 Desde la Razn Legal

20

2.1.4 Desde el Contexto Participante-Comunidad

22

2.1.5 Vinculacin del Proyecto con el Plan de Desarrollo Econmico y


Social de la Nacin 2007-2013, lneas de investigacin del PNF
y Transversalidad
23
2.2 Poblacin Beneficiada

26

2.2.1 Directa

26

2.2.2 Indirecta

27

3 Objetivos del Proyecto

27

II PRTE
PLANIFICACION DEL PROYECTO
4 Plan de Accin

28

5 Cronograma de Actividades

34

III PRTE
RESULTADOS Y LOGROS

6 Conclusiones y Recomendaciones

41

6.1 Conclusiones

41

6.2 Recomendaciones

42

IV PARTE
PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO

1. Objetivos de la Propuesta.

43

2. Metodologa Empleada

43

3. Memoria Descriptiva

43

3.1 Descripcin del Producto

43

3.2 Presentacin del Producto

43

INDICE DE CUADROS

Nro

Cuadro

PP

Poblacin Benificiada Directa

26

Poblacin Beneficiada Indirecta

27

Plan de Accin

30

Plan de Accin

32

Plan de Accin

33

Cronograma de Actividades

34

Cronograma de Actividades

37

Cronograma de Actividades

38

EVALUAR EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS


PARA EL ALMACEN DE LA UNIDAD EDUCATIVA
JOSE ATANASIO GIRARDOT

Participantes:
Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel
Tutor Asesor: William Rodrguez
Tutor Externo: Meilidy Arrieche
Fecha: Noviembre 2012

RESUMEN
El presente Proyecto Socio-Integrador tiene como objetivo general evaluar un
manual de normas y procedimientos para la Unidad Educativa Jos Atanasio
Girardot. Esto con el fin de optimizar los procesos administrativos,
especficamente de control de insumos entrantes y salientes de dicho plantel
educativo. Todo esto se relaciona con la lnea n 2 del Plan Nacional de
Formacin en Administracin 2007 2013; el cual describe a la Suprema Felicidad
Social como garante de la eficiencia, armona, cooperacin, unin, dentro de la
unidad educativa. Adems, se vincula a las necesidades de transformacin con
respecto al Plan estratgico de la nacin Simn Bolvar 2007-2013.
Metodolgicamente, el estudio se baso en un proyecto de aprendizaje, bajo la
modalidad de una investigacin cualitativa de accin participante, segn el
manual del informe final de proyectos socio-integradores de los programas
nacionales de formacin que da respuesta las necesidades, tanto de la unidad
objeto de estudio como del equipo participante. Despus de haber atravesado el
proceso de evaluacin del manual, se recomienda la aplicacin del procedimiento
de almacenaje bajo el enfoque de las 5S para mejorar la gestin administrativa en
cuanto a los insumos que les son suministrados a la misma.

Descriptores: Manual de Procedimiento, Normas y Control de Procedimientos


Administrativos,Evaluacin.
v

PARTE I
DESCRIPCIN DEL PROYECTO
1

Diagnstico Situacional

1.1

Descripcin del Contexto

1.1.1

Razn Social:
Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot.

1.1.2

Naturaleza de la Organizacin:
La Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot tiene como fin esencial la

formacin integral de forjar el futuro del maana con un nivel de educacin


que garantice el futuro del pas, con valores, competentes, emprendedores e
innovadores capaces de generar respuesta a las expectativas de la sociedad
mientras que

la Direccin es una Unidad de apoyo responsable de las

polticas de personal en las reas profesional, tcnica, administrativas y de


servicio de la unidad educativa.
1.1.3

Localizacin Geogrfica:
La escuela se encuentra ubicada en el casero el Cuj a 07 kilmetros

de Barquisimeto, va Duaca, parroquia el Cuj, Municipio Iribarren,


Barquisimeto Estado Lara.
1.1.4

Historia de Vida de la Comunidad:


La Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot la construccin fue

fundada en el ao 1957, durante la Dictadura del General Marcos Prez


Jimnez, con el nombre de escuela inicindose en la misma la educadora
6

Sirila Gmez, con una matrcula de 35 alumnos. Fue creada en el ao


de 1962 su estructura fsica fue ampliada , contando as con ocho maestros,
en 1.969 pasa a ser una escuela graduada, nombrndose como director al
educador Jess Mara Perdomo, resaltando durante su estada el haber
conseguido el puesto de alimentacin. Para el Ao escolar 01-10-1971 es
Maestro Coordinador el Prof. Pedro Colombo, quien ejerci hasta Enero de
1980.
Para el ao 1978 siendo Gobernadora la Sra. Dori Parra de Orellana y
segn decreto la escuela toma el nombre de Jos Atanasio Girardot. Con
todas las dificultades propias de una institucin escolar, en sus aulas se han
formado jvenes que hoy en da son profesionales universitarios. Con el
aumento poblacional y las nuevas exigencias de la educacin, su planta
fsica ha ido creciendo de tal manera que para esta fecha se est culminando
una edificacin de dos (02) plantas que luce imponente, delante de aquellas
dos aulas que tenan por timbre un ring con un pedacito de hierro.
Corra la dcada del ao 30, cuando se inicia la educacin en esta
localidad y la misma era impartida por dos (02) maestros voluntarios: Eladio
Suarez y Jess Mara Garmendia. Honor y Gloria para estos hombres que en
tiempos tan difciles realizaron esta noble tarea y quizs, sin saberlo,
materializaron el pensamiento de Gran Maestro Don Cecilio Acosta, la luz
que aprovecha un pueblo no es la que se encuentra sino la que se difunde.
Ya iniciada la educacin en esta forma y a mediados del 20 de
Septiembre ao cuarenta y cinco segn Gaceta 1.390, decreto 18 Resolucin
N 50 escuela concentrada N 109, es nombrada Maestra Titular la seora
Petra Antich, luego a la seora Silvia Castillo de Mendoza, Antonia de Tovar
y Mercedes Mogolln. Esta escuela tuvo su primera sede en la casa
conocida como la Chata y despus en la casa de Teja. Esta ltima estaba
situada donde se construyo la plaza de la cocuiza, ambas propiedad de la
compaa Ferrocarril Bolvar.
7

En una incipiente democracia y a travs de las luchas de la liga


Campesina, idealizada por Bernardo Miln, Francisco Otilio Leoncio, Pedro
Prez, Anbal Suarez, entre otros, se solicita la construccin de un local
para la escuela y se construyo en bienhechuras cedidas por la familia
Gudio y para Octubre del ao 1.958 se inicia el ao escolar con dos (2)
aulas, siendo nombrada como maestra de la Escuela Unitaria El Cuj, la Sra.
Emma de Garca, segn decreto 125, Gaceta Oficial 1.573 del 18-10-58,
gobernador Dr. Froiln lvarez Yepez. Para el ao lectivo 59-60, son
nombrados maestros Don Pedro Torrealba y la Sra. Cirila de Arias de ramos,
El maestro Pedro Torrealba al ingresar al plantel gestiona la creacin de un
comedor, cubriendo una matrcula de cincuenta (50) alumnos.
Eran beneficiados los que Vivian distantes y lo de bajo peso. Al frente
de este importante servicio estaba mi recordada madre Raimunda Palacios,
hasta el ao 1.979, cuando es jubilada y se encarga la seora Trina de
lvarez. La institucin perteneca al Ncleo escolar 135, siendo su directora
la Prof. Teresa de Len y la Prof. Carmen de Briseo se desempeaba como
instructora de Manualidades y Carpintera, enseanza que se le imparta
tambin a los miembros de la Comunidad, en la actualidad la Unidad
Educativa se encuentra cercada y consta de 1133 alumnos y a su vez cuenta
con

una

cancha

deportiva,

mini

parqu

infantil

y una

biblioteca.

Seguidamente se presenta la Visin y Misin de la Unidad mencionada:


Visin: Transcender en el contexto nacional, regional y local como
primera institucin de formacin integral de nios y nias, de elevada calidad
y compromiso educativo.
Misin: Formar integralmente a la poblacin estudiantil del sector el
cuj, parroquia el cuj en los niveles preescolar y educacin bsica, a travs
de un personal docente especializado y con valores morales, que transmitan
principios de libertad, igualdad y justicia, permitiendo a los nios y nias
concebir, aprovechar y difundir su aprendizaje en su nueva etapa de
8

educacin y que hacer comunitario, forjando una mejor calidad de vida en su


ncleo familiar.
Consolidada por un personal en constante capacitacin, actualizado por
los constantes programas educativos gubernamentales y dotados de la mejor
infraestructura, mobiliario tecnologa, adaptada a los requerimientos tcnicos
y ambientales de la actualidad.

1.1.5

Organizaciones Vinculadas al Proyecto de la Unidad Educativa

Jos Atanasio Girardot:


Dentro de las organizaciones vinculadas con el Proyecto Socio
Integrador de Aprendizaje se presentan los organismos que proporcionan
apoyo para la realizacin del mismo las cuales se menciona a continuacin:
a) Ministerio del Poder Popular para la Educacin: En cuanto al presupuesto
anual, b) Funda escolar: En la dotacin de materiales de oficina, productos
de limpieza, c) Infraestructura: el apoyo que le presta a dicha unidad es en la
construccin de aulas, d) Coorpolec: aporta en las instalaciones de lmparas
y en el alumbrado general, e) Hidrolara: ayuda en relacin a las limpiezas de
las caeras, f) UPTAEB: apoya a travs de la realizacin del presente
proyecto.
1.2

Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto

1.2.1

Descripcin del Diagnstico Situacional


Este diagnostico presenta conocer de primera fuente las necesidades

de una empresa o institucin, al respecto segn la fuente: Aporte Ctedra


Metodologa Intervencin Social II, Escuela Trabajo Social Teresa Quiroz
define que el diagnostico situacional es el proceso de construccin de
conocimiento

acerca de

una

realidad particular,

elaborado

con

la

participacin de los actores que estn involucrados en ella y con la finalidad


9

de levantar una estrategia de intervencin pertinente y sustentable orientada


a la transformacin de esa realidad.
Partiendo de este concepto el presente Proyecto Socio Integrador, se
realiz en la Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot, a travs de un
diagnstico, el cual se efectu de la siguiente manera primero se realizo
visitas preliminares (Evidencia 1). Para formalizar la realizacin del proyecto.
Luego se concreto una visita para realizar observaciones y aplicacin de
entrevista (Evidencia 2). Posteriormente se aplico la observacin directa en el
Almacn (Evidencia 3), la entrevista fue con el Jefe de Almacn y
Subdirectora (Evidencia 4). Este Levantamiento de confirmacin sirvi para
detectar la manera de cmo se llevan a cabo los procesos administrativos
tanto de planificacin, organizacin de control detectando ausencia de un
manual de normas y procedimientos administrativo en la unidad de almacn
lo que ocasiona duplicidad de funciones y desconocimientos de las tareas
hacer realizadas por los funcionarios adscritos a la misma, no est
organizado la entrada y salida de mercancas, no estn codificados los
materiales que ingresan, no hay control de las entradas y salidas de
mercancas, no existen formatos para mejorar el proceso administrativo en la
unidad antes mencionada, entre otros.
Una vez detectado los problemas se conoci una serie de: Fortalezas,
debilidades, oportunidades y amenazas que tiene la institucin y que
ayudaran al mejoramiento del almacn. Seguidamente se presenta una lista:
a) Fortalezas: Personal altamente capacitado dentro de la unidad, el
ambiente de trabajo es agradable y existe colaboracin entre los
trabajadores de la Unidad Educativa, apoyo del personal directivo,
administrativo, obrero, vigilancia, b). Debilidades: Espacio fsico reducido,
falta de manuales de normas y procedimientos administrativos, c).
Oportunidades: Desarrollo de Proyectos, poblacin relativamente joven,
aplicacin de nuevas tecnologas, d). Amenazas: Falta de presupuesto,
cambios polticos que se generen en el entorno.
10

Se evidenci de lo expuesto que en la unidad de almacn de la Unidad


Educativa Jos Atanasio Girardot, posee un talento humano capaz de
comprender y ajustarse a los cambios y por ende solventar la problemtica
existente solo que es necesario la evaluacin uso de herramientas que
contribuyan a subsanar las dudas la cual se lograra por medio de un manual
de normas y procedimientos administrativos que serviran como una gua
para los problemas que se presenten.
1.2.2

Jerarquizacin e Identificacin de las Necesidades


A travs del diagnstico realizado en la Unidad Educativa Jos

Atanasio Girardot, y el anlisis de la lista antes mencionada se evidenci que


en la misma existen diversas debilidades que deben ser solucionadas, por lo
que fue necesario jerarquizarlas, tal como se muestra a continuacin:
(1) Ausencia de Manuales de Normas y Procedimientos en la Unidad
Educativa, especficamente en la Unidad de Almacn lo cual influye en la
capacidad de llevar un control ms adecuado de la misma.
(2) Falta de continuidad en los procesos administrativos.
(3) Duplicidad de funciones y procedimientos en la Unidad de Almacn.
(4) Debilidades en el proceso de planificacin y organizacin.
Seguidamente se muestra el rbol de necesidades donde se vern
reflejadas las necesidades que presenta la Unidad Educativa Jos Atanasio
Girardot especficamente en la Unidad de Almacn lo cual amerita ser
subsanadas para que as la unidad antes mencionada pueda convertir todas
esas debilidades, amenazas en fortalezas.
A continuacin se presenta el rbol de necesidades.

11

EVALUAR EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS


PARA EL ALMACEN DE LA UNIDAD EDUCATIVA
JOSE ATANASIO GIRARDOT

Ausencia de un
Manual de Normas y
Procedimientos en la
Unidad de Almacn

Falta de continuidad
en los procesos
administrativos.

Duplicidad de
funciones y
procedimientos en la
Unidad de Almacn.

Figura 1: rbol de Necesidades


12

Debilidades en el
proceso de
planificacin y
organizacin.

1.2.3

Seleccin del Problema o Necesidad


En primera instancia se realiz una visita a la Unidad Educativa Jos

Atanasio Girardot y se contact a la subdirectora del plantel, luego de haber


sostenido conversaciones con esta autoridad se lleg a el diagnstico,
especficamente a la falta de un Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos que especifiquen los procedimientos especficos en la Unidad
de Almacn. Adems de las funciones y el responsable de esta Unidad.
1.2.4

Alternativas de Solucin
Entre las alternativas que darn solucin a la necesidad seleccionada

se tiene a el diseo y evaluacin de un Manual de Normas y Procedimientos


dirigido a

la Unidad de Almacn de la Unidad Educativa Jos Atanasio

Girardot

Barquisimeto, Estado Lara, con el propsito de mejorar el

desempeo de los trabajadores que integran la misma y a su vez optimizar el


proceso de inventario llevado a cabo en el rea de almacn, as mismo se
van a disear y a evaluar algunos formatos para el registro estratgico que
surgirn a medida que se evolucione el proyecto socio integrador, los mismos
sern de utilidad para aprovechar al mximo los recursos tanto materiales
como humanos y adems darle la oportunidad a todos en igualdad de
condiciones, para as consolidar la bsqueda de eficacia y eficaz.
2

Justificacin e Impacto Social

2.1

Razones que Conllevan a Realizar el Proyecto


Una vez que se ha seleccionado el tema del proyecto, ya definido por el

planteamiento del problema y establecido los objetivos, se deben determinar


las motivaciones que llevan a desarrollar el proyecto. Mndez lvarez Carlos
E (2001) seala que la justificacin de la investigacin son las Razones por
las cuales se plantean la Investigacin (P. 103). Por lo que se afirma que el
presente proyecto resulta de vital importancia, ya que genera soluciones
13

administrativas e impacto social en la Unidad Educativa Jos Atanasio


Girardot.
Adems la propuesta generada por los participantes de disear un
Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para la Unidad de
Almacn permitir tener un control de las entradas y salidas de los insumos
que les son asignados.
2.1.1

Desde el Punto de Vista Terico y sus Aportes al Conocimiento


Este Proyecto Socio Integrador de Aprendizaje se justifica por las

siguientes razones: desde el punto de vista terico el mismo es relevante en


el rea administrativa, por cuanto de all surgen los procesos administrativos
ms relevantes en cuanto a planificacin, organizacin, direccin y control
los cuales se llevaran a la prctica al implementar el Manual de Normas y
Procedimientos Administrativos.
Por otra parte, ser de gran utilidad para otros proyectos relacionados a
este tpico. En este proyecto Socio Integrador llevaremos a cabo cada uno
de estos procesos ya que al planificar, dirigir el recorrido concreto de la
accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de
orientar, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de
tiempos para su realizacin; as mismo se organiza al ordenar las actividades
necesarias para alcanzar los fines establecidos, asignado en este caso
jerarquizando

las actividades de la Unidad Educativa Jos Atanasio

Girardot.
Partiendo de lo expuesto Chiavenato (2003), describe el proceso de
direccin y control considerando el proceso administrativo como un ciclo que
permite la correccin y el ajuste contino mediante la retroalimentacin, en
todo momento de la vida de una organizacin se dan, completndose,
influyndose mutuamente e integrndose, se dan los diversos aspectos de la
administracin.
14

Por otra parte Ramn V. Melinkoff

(1999), define los procesos

administrativos como medio, instrumento por excelencia, para alcanzar los


fines, objetivos y metas de toda organizacin, los procesos se contemplan de
una manera admirable y puede decidirse que no tienen carcter excluyente.
Segn el Licenciado y Magister en Administracin Haroldo Herrera
define los manuales administrativos como documentos escritos que
concentran en forma sistemtica una serie de elementos administrativos con
el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa,
unificando los criterios de desempeo y cursos de accin que debern
seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Son considerados uno de
los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin,
ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin precisa que
requiere la accin humana en cada una de las unidades administrativas que
conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin,
pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar los
esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las
actividades que se le han encomendado.
En otras palabras los Manuales Administrativos representan una gua
prctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organizacin y
comunicacin, que contiene informacin ordenada y sistemtica, en la cual
se establecen claramente los objetivos, normas, polticas y procedimientos
de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una
eficiente administracin. Los participantes del Proyecto Socio Integrador
proporcionan esta alternativa por sus ventajas para dar solucin de varias de
las necesidades plasmadas en los resultados obtenidos lo cual aportar un
mejor manejo al existir un Manual de Normas y Procedimientos en la Unidad
Educativa lo que

permitir un mejoramiento de la calidad de vida de la

Comunidad.
Segn

Franklin Fincowsky Enrique Benjamn un manual de

procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades


15

que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad


administrativa, o de dos ms de ellas.
(1)

El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que


intervienen precisando su responsabilidad y participacin.

(2)

Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones


o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y
cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las
actividades dentro de la empresa.

(3)

En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin


bsica

referente

al

funcionamiento

de

todas

las

unidades

administrativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y control


interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de
que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.
(4)

Los mimos son de gran utilidad ya que a su vez permite conocer el


funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas,
ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.

(5)

Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin


del personal ya que describen en forma detallada las actividades de
cada puesto.

(6)

Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.

(7)

Interviene en la consulta de todo el personal.

(8)

Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como


anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc.

(9)

Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya


existente.

(10) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y


evitar su alteracin arbitraria.
(11) Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o
errores.
16

(12) Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su


evaluacin.
(13) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben
hacer y cmo deben hacerlo.
(14) Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.
(15) Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.
Manual de Procedimientos: Describe en detalle las operaciones que
integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su
ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin
compatibles con dichos procedimientos.
(1)

La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:


Cartula de Presentacin: indicando Tema, N de Procedimiento,
Vigencia, reas afectadas y Analista Actuante, Objetivos y Alcance
Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de
actualizacin.

(2)

Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o Flujograma:


representacin grfica

que describe en forma clara y lgica los

sistemas administrativos. Se utilizan columnas para representar las


reas involucradas (IRAM: 34503), Grupos de Smbolos para la
representacin grfica (IRAM 34501).
(3)

Descripcin de los Procedimientos, Formularios, Modelos e instructivos


sobre su contenido, Glosario, ndice Temtico, Fecha de Emisin,
Vigencia, Reemplazo y Revisin.
Planificacin: (Murdick, 1994: consiste en decir con anticipacin lo que

hay que hacer, quien tiene que hacerlo, y como deber hacerse. Se erige
como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde
queremos ir.
Direccin: Segn Cluester Bornor: considera la direccin como los
esfuerzos esenciales de aquellos que integran el sistema cooperativo. Se
17

hace notar debido que es I parte esencial y central de la administracin, a la


cual se debe ordenar los dems elementos.
Robert B. Buchele, define el control como el proceso de medir los
actuales resultados en relacin con los planes, diagnosticando la razn de
las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.
Por otra parte Pedro Ahumada Acevedo define la evaluacin como la
determinacin sistemtica del mrito, el valor y el significado de algo o
alguien en funcin de unos criterios respecto a un conjunto de normas. La
evaluacin a menudo se usa para caracterizar y evaluar temas de inters en
una amplia gama de las empresas humanas, incluyendo las artes, la
educacin, la justicia, la salud, las fundaciones y organizaciones sin fines de
lucro, los gobiernos y otros servicios humanos
La Importancia de los manuales para el desarrollo y crecimiento que las
empresas u organizaciones pretenden lograr y a fin de obtener resultados
que permitan ordenar, concentrar y sistematizar la informacin relacionada
con el funcionamiento de un rea o proyecto en particular, es necesario que
la Empresa cuente con herramientas de consulta que integren la informacin
operativa a travs de manuales funcionales que le faciliten:
(a)

La calidad y homogeneidad del trabajo que se realiza.

(b)

La toma de decisiones.

(c)

El orden y la mejora administrativa.

(d)

La certificacin en la calidad del servicio que se ofrece.


Es por ello necesario que las empresas integren la informacin de su

Manual de Polticas y Procedimientos y del Manual de Organizacin en el


Manual de Operacin. La recoleccin de datos: se refiere al uso de una gran
diversidad de tcnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el
analista para desarrollar los sistemas de informacin, los cuales pueden ser
utilizados los siguientes instrumentos como lo son la entrevistas, la encuesta,
el cuestionario, la observacin.
18

Las entrevistas, se utilizan para recabar informacin en forma verbal, a


travs de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser
gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema
existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que
proporcionarn datos o sern afectados por la aplicacin propuesta.
La encuesta, es un estudio observacional en el cual el investigador
busca recaudar datos por medio de un cuestionario prediseado, y no
modifica el entorno ni controla el proceso que est en observacin (como s
lo hace en un experimento). Los datos se obtienen a partir de realizar un
conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa o
al conjunto total de la poblacin estadstica en estudio, formada a menudo
por personas, empresas o entes institucionales, con el fin de conocer
estados de opinin, caractersticas o hechos especficos.
El cuestionario, es un documento formado por un conjunto de preguntas
que

deben

estar

redactadas

de

forma

coherente,

organizadas,

secuenciadas y estructuradas de acuerdo con una determinada planificacin,


con el fin de que sus respuestas nos puedan ofrecer toda la informacin que
se precisa.
La observacin, consiste en observar a las personas cuando efectan
su trabajo. Como tcnica de investigacin, la observacin tiene amplia
aceptacin cientfica. Los socilogos, siclogos e ingenieros industriales
utilizan extensamente sta tcnica con el fin de estudiar a las personas en
sus actividades de grupo y como miembros de la organizacin.
2.1.2

Desde el Punto de Vista Tcnico mbito de Accin:


Desde la perspectiva tcnica, el proyecto aporta a la comunidad

informacin que permite utilizar con propiedad manuales administrativos


donde se estandaricen las Normas y Procedimientos administrativos de la
Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot, de forma de optimizar los recursos
con eficiencia y eficacia.
19

Considerando pertinente sealar, que los manuales de procedimientos


administrativos son documentos escritos que

concentran en forma

sistemtica una serie de elementos administrativos con el fin de informar y


orientar la conducta de los integrantes de la organizacin, unificando los
criterios de desempeo y cursos de accin que debern seguirse para
cumplir con los objetivos trazados. Es importante resaltar, que Incluyen las
normas

legales,

reglamentarias

administrativas

que

se

han

ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones


procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
2.1.3

Desde la Razn Legal


En el mbito legal el proyecto socio integrador permitir dar

cumplimiento con las legislaciones legales, entre ellas se destacan:


Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Ley del Estatuto de
la Funcin Pblica, financiamiento de la Educacin. De all se observa que
al disear el Manual de Normas y Procedimientos.
Administrativos la Unidad Educativa dar cumplimiento a lo establecido
en la normativa legal, por ello la relevancia de este estudio.
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999)
En la carta magna de la Repblica Bolivariana de Venezuela surgen las
diferentes legislaciones que deben cumplirse en el territorio venezolano, por
ello toda investigacin debe regirse por el mismo, con el fin de hacer cumplir
la norma constitucional. En tal sentido, a continuacin se cita el siguiente
artculo:
Artculo 102:
La educacin es un derecho humano y un deber social fundamental, es
democrtica, gratuita y obligatoria. El Estado la asumir como funcin
indeclinable y de mximo inters en todos sus niveles y modalidades, y
como instrumento de conocimiento cientfico, humanstico y tecnolgico
al servicio de la sociedad. La educacin es un servicio pblico y est
fundamentada en el respeto a todas las corrientes del pensamiento, con
la finalidad de desarrollar el potencial creativo de cada ser humano y el
pleno ejercicio de su personalidad en una sociedad democrtica basada
20

en la valoracin tica del trabajo y en la participacin activa, consciente


y solidaria en los procesos de transformacin social consustanciados
con los valores de la identidad nacional, y con una visin
latinoamericana y universal. El Estado, con la participacin de las
familias y la sociedad, promover el proceso de educacin ciudadana de
acuerdo con los principios contenidos de esta Constitucin y en la ley.

De lo antes expuesto, el artculo nos indica principalmente uno de los


derechos como seres humanos y con gran importancia social puesto que la
educacin es fundamental para nuestro desarrollo personal, profesional y en
lo social. Por tal razn en cualquier mbito se relaciona bien sea educativo,
legislativo, judicial administrativo ya que la misma nos permite buscar
herramientas para la solucin de cualquier problemtica a cualquier
circunstancia.
Ley del Estatuto de la Funcin Pblica (2001)
Artculo 73:
El desarrollo del personal se logra mediante su formacin y
capacitacin y comprende el mejoramiento tcnico, profesional y moral
de los funcionarios pblicos; su preparacin para el desempeo de
funciones ms complejas, incorporar nuevas tecnologas y corregir
deficiencias detectadas en la evaluacin; habilitarlo para que asuma
nuevas responsabilidades, se adapte a los cambios culturales y de las
organizaciones, y progresar en la carrera como funcionario pblico.

En otras palabras, este articulo tiene en gran parte correlacin con el


art.102 de la carta magna ya que ambos nos indican que el desarrollo
personal

se

obtiene

travs

de

nuestra

formacin

integral

independientemente cual sea la mencin del eje central es formularse


estrategias para la mejora de deficiencias que puedan existir conllevndolas
a respuestas por lo tanto se vinculan con lo administrativo creando
propuestas para que a travs de normativas se lleve un mejor control dentro
de la institucin en una parte como lo es el almacn, evaluando el ingreso y
egreso de diferentes artculos y en calidad de autogestin.

21

Financiamiento de la Educacin (2009)


Artculo 50:
El Estado garantiza una inversin prioritaria de crecimiento progresivo
anual para la Educacin. Esta inversin est orientada hacia la
construccin, ampliacin, rehabilitacin, equipamiento, mantenimiento, y
sostenimiento de edificaciones escolares integrales contextualizadas en
lo geogrfico-cultural, as como la dotacin de servicios, equipos,
herramientas, maquinarias, insumos, programas telemticos y otras
necesidades derivadas de las innovaciones culturales y educativas. Los
servicios, equipos e insumos referidos, incluyen los vinculados con los
programas de salud integral, deporte, recreacin y cultura del sistema
Educativo.

En lo que respeta a la cita, nos seala el objetivo y responsabilidad que


tiene el estado para nuestras instituciones educativas, es decir no solo ser
gratuita sino que debe estar dotada de todo lo necesario en todo el mbito
escolar. He aqu la relacin de la gua de procedimiento es necesaria y
obligatoria poseer una dentro de cada institucin ya que la misma nos
ayudara a beneficiar que cantidad es donada, si es mensual, anual o no
llega. Si los insumos son regularizados, entre otras cosas tan indispensables
que forman parte del crecimiento profesional y que por lo tanto es plasmado
en la carta magna como un derecho y deber obligatorio.
2.1.4

Desde el Contexto Participante-Comunidad


Se interactu con la comunidad que hace vida en comn en la Unidad

Educativa Jos Atanasio Girardot la cual se encuentra conformada por la


Sub. Directora, personal administrativo, docentes, obreros, entre otros, en
ella se dio a conocer la situacin o la problemtica que presenta la Unidad
Educativa antes mencionada, el trato hacia el equipo participante fue
satisfactorio, se pudo conocer las potencialidades de las personas que all
laboran e incluso surgieron posibles soluciones y aspiraciones en cuanto a la
Unidad de Almacn.

22

2.1.5

Vinculacin del Proyecto con el Plan de Desarrollo Econmico y

Social de la Nacin 2007-2013, lneas de investigacin del PNF y


Transversalidad
El presente Proyecto Socio Integrador referido al diseo de un manual
de normas y procedimientos administrativos, se vincula con el Plan de
Desarrollo Econmico y Social de la Nacin 2007-2013, especficamente con
la primera lnea de la nueva tica socialista principio que se considera ya que
se espera que la organizacin y control que implemente la Unidad de
Almacn en el manejo de proyectos, recursos y servicios a la comunidad
conlleve a una transparencia en la gestin del mismo.
Estableciendo entre sus miembros la corresponsabilidad, cooperacin,
solidaridad social, justicia, equidad, tica. Igualmente, se vincula con la
segunda lnea de la suprema felicidad social, ya que en este proyecto socio
integrador se disea un modelo social incluyente que beneficie a todos los
actores sociales que constituyen la colectividad; con el objeto de superar las
brechas y dficit persistentes, logrando la construccin

de una nueva

estructura social.
Adems, el mismo busca satisfacer las necesidades sociales, porque
slo en la medida en que los trabajadores en Venezuela contribuyan con la
produccin de la riqueza social segn sus capacidades y con el desarrollo de
sus potencialidades creadoras, aumentan las probabilidades de satisfacer las
necesidades sociales. En otro orden de ideas, se resalta que todo proceso
de transformacin social, requiere en primer trmino de la transformacin de
los individuos que la integran, como resultado de la auto reflexin crtica y la
sustitucin de antiguos paradigmas por nuevas formas de concebir la
realidad. Estos procesos de transformacin individual

solo son posibles

cuando se generan en un colectivo, a partir del debate de ideas y el


aprendizaje colaborativo.

23

En tal sentido, el presente Proyecto Socio Integrador busca generar en


el colectivo la transformacin conjunta del entorno,

es decir, el mismo

constituye un espacio de reconocimiento del entorno de convivencia


comunitaria del participante y los necesarios procesos de reflexin crtica y
de transformacin de la misma. Es por ello que se promueve, desde el inicio
del proceso de formacin, la accin comprometida y responsable del
participante en su entorno social, con el objeto de nutrir con sus logros, los
posibles entornos laborales

de su comunidad. Dichos logros sern el

producto del manual generado para la comunidad en estudio.


Ahora bien, en cuanto a la lnea de investigacin del Programa Nacional
de Formacin en Administracin, el Proyecto Socio Integrador se vincula con
la Tercera Lnea de investigacin, referido al modelo de Estado socialista del
socialismo del siglo XXI que facilite la eficiencia de los procesos
administrativos en el mbito de la gestin pblica. En este sentido, el diseo
y evaluacin de un Manual de Normas y Procedimientos administrativos para
la unidad educativa Jos Atanasio Girardot se beneficiar, logrando la
eficacia institucional.
Cabe destacar, que la implementacin del Manual de Normas y
Procedimientos en la unidad de almacn de la Unidad Educativa Jos
Atanasio Girardot , se desarrollar conciencia socialista, adems de, agilizar
los procesos administrativos dentro de la organizacin, y as erradicar la
corrupcin obteniendo una distribucin digna del presupuesto, logrando de
esta manera un bienestar colectivo y la suprema felicidad. Por otra parte, se
vincula con los ejes transversales de la siguiente forma:
1. Con el Eje Profesional (Ser), se propone el Diseo de un Manual de
Normas y Procedimientos Administrativos Dirigido a la Unidad de Almacn de
la Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot, esto es, con la finalidad de
agilizar los las actividades desarrolladas por cada miembro que integra dicha
Unidad, y dar respuesta inmediata a las necesidades requeridas por parte de
24

las dems Unidades que conforman la Institucin, as como tambin a las


personas que los visitan.
2. En el Eje Proyecto (Hacer), se busca implementar la propuesta
mediante la Elaboracin de un Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos Dirigido a la Unidad de Almacn de la Unidad Educativa
Jos Atanasio Girardot, esto es con el propsito de solventar o resolver la
problemtica existente en dicha Unidad. Con el desarrollo de este manual se
busca registrar y transmitir sin distorsin la informacin bsica referente al
funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilitando las labores
de auditora, la evaluacin y control interno, as como, la conciencia en los
empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no
adecuadamente.
3. As mismo, en el Eje Socio-crtico (convivir), se pretende realzar o
consolidar los valores como solidaridad, cooperacin, responsabilidad,
participacin dentro de la Organizacin, esto motiva a sus empleados a
desenvolverse mejor en sus actividades. Cabe destacar, que el manual de
normas

procedimientos

administrativo,

servir

como

medios

de

comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma


ordenada y sistemtica la informacin, precisando las funciones y relaciones
de

los

recursos

que

les

son

asignados

la

unidad

para

fijar

responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones, la implementacin


de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los
sistemas y procedimientos administrativos.
El mismo guarda estrecha relacin con los ejes ya que como
profesionales se est diseando y evaluando un Manual de Normas y
Procedimientos Administrativo para el Almacn donde tendrn una eficacia o
eficiencia en la entrada y salida de insumos ya que se busca resolver la
problemtica en dicha unidad, debido que persigue promover la prevencin
de distorsin mediante estricto control del manual en almacn as se dar el
buen control ya que se facilita las labores y a su vez evaluando esa dotacin
25

de insumos. Con la participacin dentro de la organizacin esto motiva a


desenvolverse mejor en sus actividades con responsabilidad, cooperativismo
y solidaridad ya que los manuales servir como medio de comunicacin y
coordinacin que les permitir registrar en forma ordenada y sistemtica la
informacin precisando las funciones y relaciones de los recursos que le son
suministrados a la Unidad Educativa.
2.2

Poblacin Beneficiada

2.2.1

Directa:
Se beneficia en forma directa todo el talento humano que labora en la

Unidad Educativa, tanto personal administrativo como docente, aunado a


toda la comunidad estudiantil. Cabe destacar, que con la puesta en prctica
del proyecto socio integrador, el personal lograr la eficacia laboral, debido a
que el proceso de respuesta ser ms eficiente y oportuno, lo cual permitir
la eficacia en los procesos administrativos de dicha unidad, asi como tambin
el manejo favorable del enfoque de las 5s adaptado a la unidad de almacn,
Seguidamente se muestra la poblacin directa e indirecta.

EVALUAR EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS


PARA EL ALMACEN DE LA UNIDAD EDUCATIVA
JOSE ATANASIO GIRARDOT

Cuadro 1
Poblacin Beneficiada Directa
Cargos

Nmero de Personas

Personal Administrativo

08

Total Poblacin Beneficiada

08

Fuente: Participantes (2012)

26

2.2.2

Indirecta:

Cuadro 2
Poblacin Beneficiada Indirecta
Comunidad

Nmero de Personas

Estudiantes

1.300

Personal Docente

108

Personal obrero

46

Total Poblacin Beneficiada

1.454

Fuente: Participantes (2012)

Objetivos del Proyecto

3.1

Objetivo General
Evaluar Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para la

Unidad de Almacn de la Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot,


Barquisimeto, Estado Lara.
3.2
(1)

Objetivos Especficos
Diagnosticar la situacin actual en cuanto a los procedimientos que se
realizan en la unidad de Almacn de la Unidad Educativa.

(2)

Determinar los elementos que se necesitan para construccin del


manual propuesto.

(3)

Elaborar el flujograma de procedimiento para la Unidad de almacn.

(4)

Proponer formatos alusivos al procedimiento de almacn.

(5)

Evaluar el uso del manual de normas y procedimientos.

27

II PARTE
PLANIFICACION DEL PROYECTO
4 Plan de Accin:
Planificacin: Charles Betteim (1990), define la planificacin como el
conjunto de disposiciones tomadas con vista a la ejecucin de un proyecto.
Con respecto a lo expuesto la planificacin es muy importante para
cualquier organizacin ya que la misma consiste en un ordenamiento
racional de los recursos, la cual nos permite canalizar los esfuerzos y crear
una organizacin acorde con el trabajo que se va a ejecutar.
Kroeger (2000), un plan de accin es un tipo de plan que prioriza las
iniciativas ms importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas. De
esta manera, un plan de accin se constituye como una especie de gua que
brinda un marco o una estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto.
(p.2).
En otras palabras el plan de accin establece quienes sern los
responsables que se encargaran de su cumplimiento en tiempo y forma. Por
lo general, tambin incluye algn mecanismo o mtodo de seguimiento y
control, para que estos responsables puedan analizar si las acciones siguen
el camino correcto.
El siguiente proyecto se ejecutara en la Unidad Educativa Jos
Atanasio Girardot, con el cual se ha interactuado previamente,

y dichos

integrantes manifestaron sus necesidades ms prioritarias, seguidamente se


presenta el cuadro 1 con el Plan de Accin y el cuadro 2 con el Cronograma
de Actividades.

28

Evaluacin: Decimos que es aquel anlisis que se determina para

establecer resultados, se realiza la valoracin de resultados, medida de


capacidad, apreciacin del todo.

29

Cuadro 3
Plan de Accin

QU

CMO

CUNDO

DNDE

QUINES

CON QU

Acuerdo para
permiso del
proyecto Visto
Bueno.

Visita a la SubDirectora
Encargada.

21/02/2011

Unidad
Educativa
Jos
Atanasio
Girardot

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

- Mediante
solicitud por
escrito.

Acuerdo para
permiso del
proyecto Visto
Bueno.

A travs de la
consulta de
diferentes
medios
(bibliografas,
internet)
De manera
verbal y escrita
a travs de una
reunin

Unidad
Educativa
Jos
Atanasio
Girardot

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

- Mediante
solicitud por
escrito.

Unidad
Educativa
Jos
Atanasio
Girardot
Unidad
Educativa
Jos
Atanasio
Girardot

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Formalizacin del
Proyecto

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Mediante
Entrevista de
forma verbal y
fotografas

Unidad
Educativa
Jos
Atanasio
Girardot

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Mediante
cuestionario

Biblioteca de
la UPTAEB

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Con toda la
Informacin
Recolectada

Edif. Rio de
las 7
Estrellas

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Con toda la
Informacin.
instrumentos y
tcnicas,
investigaciones
Realizadas.

Entrevista con la
Sub. Directora
Administrativa

02/03/2011

18/03/2011

Verificar si hay
manuales de
control de los
insumos

Visita a la SubDirectora
Encargada

22/03/2011

Entrevista con la
Sub. Directora
Administrativa
Encargado del
almacn

Visita a la SubDirectora
Encargada

12/04/11

Reunin para el
desarrollo de la
informacin
recolectada de la
Unidad
Educativa
Entrega
de
primera parte del
Proyecto Socio
Integrador
de
Aprendizaje

Participante del
equipo
12/04/11

De forma escrita

28/05/11

Fuente: Participantes (2011)

30

..Continuacin (Cuadro3)
Reunin con el
Tutor

Participante
del equipo

21/09/11

Dpto. de
Administrac
in de la
UPTAEB

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Con toda la
Informacin del
Proyecto.

Entrega de la
segunda parte
del Proyecto

Participante del
equipo

24/09/11

Dpto. de
Administraci
n de la
UPTAEB

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Mediante informe
previo.

Reunin con el
Tutor

Participante del
equipo

19/10/11

Dpto. de
Administraci
n de la
UPTAEB

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Con toda la
Informacin del
Proyecto.

Reunin con la
Tutora Tic

Participante del
equipo

22/10/11

Dpto. de
Administraci
n de la
UPTAEB

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Observaciones del
proyecto y pendn.

Antesala de
defensa del
proyecto

Participante del
equipo

05/11/11

Laboratorio
de la
UPTAEB

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Mediante
Exposicin o
defensa formal

Entrega del
Proyecto al
Tutor

Participante del
equipo

06/11/11

Dpto. de
Administraci
n de la
UPTAEB

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Con toda la
informacin.

Feria de
Pendones con
los jurados.

Participante del
equipo

13/11/11

Dpto. de
Administraci
n de la
UPTAEB

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Exposicin y
defensa formal.

Fuente: Participantes (2011)

31

Cuadro 4
Plan de Accin
QU

CMO

CUNDO

DNDE

QUINES

CON QU

Entrega del
Manual

Visita a la
Sub-Directora
Encargada.

17/01/2012

Visita a la
Sub-Directora
Encargada

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel
Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

- Mediante una
Entrevista de
firma Verbal.

Seguimiento Del
Manual proyecto.

Unidad
Educativa
Jos Atanasio
Girardot
Unidad
Educativa
Jos Atanasio
Girardot

Aceptacin Del
Manual proyecto
Visto Bueno

Visita a la
Sub-Directora
Encargada

21/03/2012

En forma
fsica

24/03/2012

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel
Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Aprobacin del
Manual Atravez
De fotografas.

Asesora por
parte de los
tutores
acadmicos de la
UPTAEB
Revisin de las
Correpciones

Unidad
Educativa
Jos Atanasio
Girardot
Dpto. de
Administraci
n de la
UPTAEB

Reunin
grupal

06/04/2012

Residencia de
participante

finiquitaciones
pre a
conversatorio

Reunin
grupal

27/04/2012

Residencia de
participante

Conversatorio

Con los
Tutores
Acadmicos

05/05/2012

UPTAEB

Entrega de
borrador con
correcciones por
realizar
Revisin de las
Correcciones

Tutor a cargo

12/07/2012

UPTAEB

Reunin
grupal

21/07/2012

UPTAEB

Ejecucin de
correcciones

Reunion
grupal

04/08/2012

Residencia de
participante

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel
Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel
Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel
Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel
Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel
Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Talento
humano y
recursos de los
materiales
Talento
humano y
recursos de los
materiales
Talento
humano y
recursos de los
materiales
Talento
humano y
recursos de los
materiales
Talento
humano y
recursos de los
materiales
Talento
humano y
recursos de los
materiales

22/02/2012

Fuente: Participantes (2012)

32

- Mediante
Entrevista de
Forma Verbal.

Talento
humano y
recursos de los
materiales

Cuadro 5
Plan de Accin
QU

CMO

CUNDO

DNDE

QUINES

CON QU

Profesor de proyecto,
indica acuerdo
propuesto por los
tutores ,nuevos
esquemas a realizar

Reunin
profesor de
proyecto

22/09/2012

Aula de
clases
UPTAEB

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Talento
humano

Visita a la unidad
educativa para la
ejecucin de encuesta

Visita a la
SubDirectora
Encargada

19/10/2012

Unidad
Educativa
Jos Atanasio
Girardot

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Talento
humano y
recursos de
los
materiales

Realizacin de
conclusiones y
recomendaciones

Reunin
grupal

21/10/2012

Residencia de
participante

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Talento
humano y
recursos de
los
materiales

Fuente: Participantes (2012)

33

Cronograma de Actividades

Cuadro 6

Cronograma
de Actividades

Febrero
2011

Marzo
2011

Abril
2011

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Mayo
2011

Septiembre
2011

5 1 2 3 4 5 1

Se realizo visitas
preliminares
(Evidencia 1).
Para formalizar la
realizacin del
proyecto
Se concreto una
visita para realizar
observaciones y
aplicacin de
entrevista
(Evidencia 2).
se aplico la
observacin
directa en el
Almacn

34

3 4

Octubre
2011

1 2 3 4

Noviembre
2011

Diciembre
2011

1 2 3

(Evidencia 3),

Entrevista con el
Jefe de Almacn y
Subdirectora
(Evidencia 4).
Reunin para el
desarrollo de la
informacin
recolectada de la
Unidad Educativa
Reunin para el
desarrollo de la
informacin
recolectada de la
Unidad Educativa
los participantes
Entrega de
primera parte del
Proyecto Socio
Integrador de
Aprendizaje
Reunin de los
participantes con
el tutor

35

Entrega de la
segunda parte del
proyecto
Reunin con el
tutor los
participantes en el
dpto.
Reunin con la
profesora de tic
para hacer
observaciones de
los pendones
Antesala de
proyecto
exposicin formal
Entrega de
proyecto al tutor
academico
Feria de
pendones y
defensa del
proyecto

Fuente: Participantes (2011)

36

Cuadro 7
Cronograma de Actividades

Cronograma
de Actividades

Enero
2012

Febrero
2012

Marzo
2012

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Se realizo visita a la Unidad
Educativa para la entrega
del Manual
Se concreto una visita para
realizar observaciones del
Manual
Toma de fotografa y
entrevista con la Sub.
Directora de la Unidad
Educativa (Aprobacin del
Manual)
Tutoras Acadmicas
Coordinador de trayecto IV
Fase I
Conversatorio con los
Tutores Acadmicos

37

Abril
2012

5 1

Mayo
2012

3 4 1

2 3 4

Junio
2012

Julio
2012

1 2 3 4 5 1 2 3

Entrega de borrador con


correcciones a tutor
Revisin de las correcciones

Fuente: Participantes (2012)

38

Cuadro 8
Cronograma de Actividades

Cronograma
de Actividades

Agosto
2012

Septiembre
2012

Ejecucin de correcciones

Profesor de proyecto, indica


acuerdo propuesto por los
tutores ,nuevos esquemas a
realizar
Visita a la Unidad Jos
Atanasio Girardot para
ejecucin de la encuesta

Realizacin de las
conclusiones y
recomendaciones de propuesta
Entrega de proyecto final con
Manual completo de las

39

Octubre
2012

Noviembre
2012

cuatros fases.

Finiquitacion, pre defensa


conversatorio del proyecto
Defensa final con los tutores
acadmicos

Fuente: Participantes (2012)

40

III PARTE
RESULTADOS Y LOGROS DEL PROYECTO

Conclusiones y Recomendaciones

6.1

Conclusiones
En virtud del diseo, aplicacin y anlisis del cuestionario aplicado a los

miembros directivo y custodia de almacn de la

Unidad Educativa Jos

Atanasio Girardot Estado-Lara, dando repuesta a los objetivos especficos


del presente proyecto socio integrador y considerando que la unidad de
almacn de la unidad educativa representa un rea de mucha importancia
para la institucin educativa ya que en ella se resguardan, administran y
distribuyen diferentes insumos necesarios para la dotacin institucional que
conforma la red educativa. En funcin de esto se establecieron objetivos
sobre los cuales se diseo y evalu el manual de normas y procedimientos
administrativos con el objeto de concluir lo siguiente:
(1) La Unidad carece de una cultura organizacional formalmente
establecida.
(2) Inexactitud en la definicin de la visin.
(3) En la unidad educativa existe ausencia de Departamentalizacin.
(4) La estructura organizacional debe ser reestructurada en funcin de las
actividades y destino del almacn.
(5) Existe dualidad de mando.
(6) Falta de definicin en los cargos gerenciales.

41

(7) Se deben establecer parmetros necesarios para el uso

administracin del almacn.


(8) .Velar por el uso, cuido, mantenimiento y actualizacin del manual de
normas y procedimientos administrativos.
Todo lo anterior

permite concluir que aun cuando los niveles de

eficiencia y eficacia de los procesos de control de insumos y/o inventarios


actuales oscilaran en rango de desempeo aceptables, los mismos deben
orientarse hacia la optimizacin en su ejecucin a fin de cumplir con
aspectos relacionados con la misin institucional, sentido de pertinencia al
cual vincula directamente con garantizar la eficiencia ,eficacia y equidad en la
administracin de los recursos e insumos dndoles solucin oportunas a las
problemticas presentadas en la Unidad Jos Atanasio Girardot.

6.2

Recomendaciones
En este sentido y considerando cada unos de los objetivos especficos

establecidos

en

el

presente

trabajo,

se

presentan

las

siguientes

recomendaciones:
(1) Proponer en todo los niveles de la institucin los componentes
estratgicos gerenciales de la institucin: Misin, Visin, Valores,
Objetivos y metas a travs de mecanismo idneos que garanticen su
divulgacin entre todo el personal.
(2) Mejorar la infraestructura del almacn, procurando que la misma rena
las condiciones fsicas u estructurales de higiene y seguridad acordes al
volumen e importancia de los insumos que se resguardan.
(3) Revisar el contenido del manual de Normas y procedimientos y hacer
las correcciones y actualizaciones pertinentes a fin de que este
instrumento sea preciso en la descripcin de las operaciones y as
facilitar su utilizacin entre el personal encargado de almacn.

42

(4) Establecer modelos cuantitativos para la evaluacin de las operaciones


a travs de indicadores de gestin que permitan determinar con mayor
precisin los niveles de eficiencia, eficacia y economa en cada uno de
los procesos que se desarrollen en la institucin o departamento.
(5) Establecer programas de capacitacin y adiestramientos que permitan
el desempeo de recurso humano y por consiguiente el mejor
aprovechamiento del tiempo y de los recursos.
(6) Se recomienda cuidar el manual en cuanto al uso y conservacin del
mismo.

43

IV PARTE
PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO
1.

Objetivos de la Propuesta
Partiendo de el requisito a cumplir como participantes del programa

Nacional de Formacin de Administracin, de la Universidad Politcnica


territorial de Lara Andrs Eloy Blanco, esta establece realizar un Proyecto
Socio integrador donde el estudiantado se relacione con la comunidad, para
as resolver, aplicar planes de desarrollos que ayudan a solventar las
necesidades

de la colectividad o comunidad donde sea aplicado dicho

proyecto.

2.

Metodologa Empleada
Luego de una bsqueda extensa de organizaciones sociales o

comunidades que ameriten de necesidades en el rea administrativas, El


presente proyecto socio integrador de Aprendizaje propicia una herramienta
muy novedosa que contribuye al desarrollo social e innovador para ser
aplicadas en esta rea para satisfacer y cumplir su necesidad. Es por ello
que el equipo participante se dirigi a la Unidad Educativa Jos Atanasio
Girardot, esta se encuentra ubicada en el casero el Cuj a 07 kilmetros de
Barquisimeto, va Duaca, Municipio Iribarren, Barquisimeto estado Lara.
Luego de aplicar diferentes mtodos de investigacin metodolgicos dimos
como resultado la deficiencia de Control de inventario en el departamento de
Almacn, donde no cuentan con un registro sistemtico de organizacin los
productos e insumos que les son suministrados a la unidad educativa.

44

3.

Memoria Descriptiva
Comenzando de la definicin de La administracin que dice que es la

ciencia que se encarga de organizar, planificar, controlar y direccionar tareas


para llevar a cabo un mejor procedimiento, nos basamos en los
conocimientos adquiridos a la hora de aplicar dicho proyecto.

Proceso Integral de Transformacin


Descripcin
Ubicacin

Proceso

Estado Final

. La Unidad
Educativa Jos
Atanasio Girardot,
esta se encuentra
ubicada en el
casero el Cuj a 07
kilmetros de
Barquisimeto, va
Duaca, Municipio
Iribarren,
Barquisimeto estado
Lara.

Evaluar de Un
manual de
Procedimiento
Administrativo
dirigido al
departamento
de Almacn de
la Unidad
Educativa Jos
Atanasio
Girardot.

Almacn con un sistema de


inventario bajo la filosofa de las
5S que permita conocer la
situacin actual y aplicar medidas
correctivas que conlleven a una
mayor efectividad de las gestiones,
asegurando un control
Administrativo, en la unidad
educativa Jos Atanasio Girardot,
para as llevar un registro de
entradas y salidas por medio de
manuales y mtodos de
innovacin.

Fuente: Participante (2012)

45

3.1

Descripcin del Producto


El manual de normas y procedimientos administrativos representa una

alternativa para el control interno del inventario de la Unidad Educativa. Es


por ello que el equipo participante del UPTAEB aportan tan valiosa
herramienta con el fin de optimizar tal proceso administrativo.

46

Programa Nacional de Formacin en Administracin.

EVALUAR EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL


ALMACEN DE LA UNIDAD EDUCATIVA
JOSE ATANASIO GIRARDOT

Participantes:
Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Barquisimeto, Noviembre 2012.

47

Manual de Normas y
Procedimientos Administrativos
Dirigido a la Unidad de Almacn
De la
Unidad Educativa
Jos Atanasio Girardot.

Normas y Procedimientos
Administrativos
Enfocado bajo las 5S

Barquisimeto, 2012.

48

Contenido
Introduccin.
Justificacin.
Misin y Visin.
Objetivos de la Propuesta.
General.
Especficos.
Normas.
Estructura
Procedimiento de Recepcin del Materiales e Insumos.
Formulario.
Proceso Como elaborar un Manual.
Flujograma.
Simbologa
Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5S

49

Introduccin
Los inventarios son el eje de casi todas las empresas, ya que a travs de la calidad del
servicio se puede asegurar la cadena de clientela satisfecha por el mismo. Pero el
control de inventario no deja de constituir un factor de gran importancia porque mediante
l se evitan errores, fraudes, descuidos y desperdicios. Cabe destacar, que toda
organizacin requieren de herramientas de control que le permitan recolectar, analizar,
procesar y evaluar toda la informacin relativa a la existencia de materia prima y/o
productos terminados.
En la actualidad, la gran mayora de las organizaciones deben mantener un control
sobre los inventarios,, manteniendo un seguimiento sobre las cantidades fsicas que se
llevan a travs de las entradas y salidas de mercancas, asegurando el mejor correcto de
las mismas por medio del uso de formularios, para as obtener informacin confiable y
precisa.
Dentro de esta perspectiva, radica la importancia de esta propuesta, ya que por
medio de la Creacin de un Sistema de Control de Inventario bajo el enfoque de las 5S.
El Presente Manual constituye una herramienta que proporciona informacin a los
entes involucrados en los procedimientos inherentes a la Departamento de Almacn de
la Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot.
Por otra parte, el Manual permitir dar cumplimiento a los pasos establecidos, de
forma ordenada y eficiente, definiendo las responsabilidades correspondientes a cada
ente involucrado en los procesos, as como la coordinacin del tiempo para evitar
duplicidades.

50

Justificacin
As mismo cabe resaltar que dicho manual es ejemplar, indispensable en todos los
vnculos de accin a ejecutar, es decir en todas las reas o diferentes departamentos
que se desea efectuar es sinnimo de una buena gestin de organizacin.
De acuerdo a lo planteado, se justifica la necesidad de crear un Sistema de Control de Inventario
bajo el enfoque de las 5S los cuales son, La integracin de las 5S satisface mltiples objetivos.
Cada 'S' tiene un objetivo particular:

Concepto

Clasificacin

Objetivo

Particular

Separar

Eliminar del espacio de trabajo lo que sea

innecesarios

intil
Organizar el espacio de trabajo de forma

Orden

Situar necesarios

Limpieza

Suprimir suciedad

Mejorar el nivel de limpieza de los lugares

Sealizar

Prevenir la aparicin de la suciedad y el

anomalas

desorden

Seguir mejorando

Fomentar los esfuerzos en este sentido

Normalizacin

Mantener la
disciplina

eficaz

Tomando en cuenta las 5S ayuda a las deficiencias en cuanto a la entrada y salida de los insumos
del departamento de almacn de la Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot; es importante sealar que,
lo que se pretende con tal diseo es lograr un Control adecuado y de gran provecho y rendimiento de los
recursos existentes en el almacn, a fin de que ste le proporcione la seguridad y confianza que requiera
en un momento dado del mismo.
Las 5S tienen aplicaciones en el mbito educativo, ya que permite la formacin de hbitos de limpieza y
orden entre alumnos, docentes y directivos de los centros escolares. Al utilizar la tcnica de las 5S en la
escuela, nos estamos refiriendo a la implementacin de las mismas para mantener los salones de clase y
reas de trabajo limpio, ordenado y solamente con lo necesario. Adems, se estandariza lo que se hace
con los alumnos, docentes, directivos y padres de familia y se promueve la disciplina y nuevos mtodos de
trabajo que permiten mejorar los resultados de aprendizaje. El fundamento psicopedaggico de esta
tcnica est referido al paradigma de la mejora continua para promover un cambio de cultura en las
instituciones escolares a partir de los rituales implementados por todos los integrantes de una comunidad
escolar.

51

Objetivos

General:
Controlar de forma Sistemtica las normas y procedimientos llevados en el
departamento de Almacn bajo el enfoque de las 5S, en la Unidad Educativa Jos
Atanasio Girardot.
Especficos:
Registrar todo los artculos que entran y salen del almacn, a travs de un
Sistema de Control de Inventario bajo el enfoque de las 5S, para Facilitar las
actividades rutinarias en el departamento de almacn de la Unidad Educativa
Jos Atanasio Girardot.

Organizar los insumos que le son suministrado, para luego ser apuntados en el
Manual de Control de Procedimientos Administrativos.
Mantener el rea de almacn limpio y ordenado.

Inventario

52

Normas para el Almacn

Controlar y Registrar las Entradas y Salidas de los insumos en el manual.


El horario de trabajo est comprendido de 07:00am a 12:00 m y de 01:00 pm
a 05:00 pm.
No se entrega materiales y equipos sin la solicitud y oficio correspondiente.
Mantener el adecuado orden de los materiales y insumos.
Mantener limpio toda el rea de almacn.
No entrar al rea de almacn sin autorizacin.
No ingerir alimentos ni bebidas dentro del rea de almacn.

Normas

53

Procedimiento de Recepcin

Formulario:
Fecha

Descripcin Art

Elaborado por:

Cd.

Periodo:

Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

54

Cantidad

Firma y Sello:

Observaciones

Procedimiento de Recepcin
Proceso:

Para ser solicitado un producto o insumo al departamento de almacn se debe


llenar dicho formulario, con las fechas, descripcin, cdigo, y cantidad requerida; para
luego ser firmado y sellado por la mxima autoridad es decir la directora del plantel
educativo o persona encargada de la misma.

Despus de haber sido llenado el formato con las descripciones antes


mencionadas puede dirigirse a hacer la solicitud de retiro de los insumos solicitados al
departamento de Almacen.

El encargado de departamento de Almacn recibe el formato, este verifica si


los procedimientos fueron escritos

correctamente, toma nota en su libro de Control

este Archiva, para luego buscar el producto y as hace efectivo dicho procedimiento, es
decir se le hace entrega de la solicitud consignada.
As mismo se presenta un flujograma donde explica el proceso a realizar con
su respectiva identificacin de su cada simbologa

55

Flujograma

EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar grficamente


hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos.

Sinttica:
La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber quedar
resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos
dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto dejan de ser prcticos.

Simbolizada:
La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas y
procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en
su interpretacin.

De forma visible a un sistema o un proceso:


Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o
proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta
forma, con una fotografa area que contiene los rasgos principales de una regin, y
que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

56

57

SIMBOLOGIA

58

Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5S

Con la intencin de que el procedimiento de almacenaje se efecte debidamente,


es preciso que se considere el enfoque de las 5S. Para implementar tal
herramienta dentro del Sistema de Control de Inventario se debe tomar en cuenta
el empleo del ciclo Planear- Hacer- Verificar y Actuar; conocido como PDCA.

1. Definir los objetivos que la organizacin desea alcanzar con la herramienta 5S.
2. Definir el plan de la utilizacin de la herramienta 5S (objetivos y acciones).
3. Definir un plan de educacin y entrenamiento para todo el personal.
4. Los sectores ejecutan el plan y recogen los datos relacionados con el
funcionamiento de la implementacin de las 5S.
5. Analizar y comparar los datos obtenidos.
6. Si se encuentran desvos, se deben identificar las causas para actuar sobre stas.

59

Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5S


Sentido de la Utilizacin:
Qu Hacer?
-Identificar las reas y espacios de
trabajo conque cuenta el rea de
almacn.
-Determinar
los
realmente necesarios
almacn.

insumos
en el

-Conocer las condiciones fsicas.

Para Qu?
-Liberar espacios
fines del almacn.

para

diversos

-Optimizar los recursos.

Cmo?
-Buscando las causas de acumulacin de
objetos innecesarios y evitndolas.
-Separando lo que realmente es
necesario para la realizacin de las
actividades de recepcin, almacenaje y
entrega de los materiales.
-Concientizando y educando al personal
del rea de almacn, a travs de la
identificacin y solucin de problemas en
equipo.
.

60

7.

Definir los objetivos que la organizacin desea alcanzar con la herramienta 5S.

8.

Definir el plan de la utilizacin de la herramienta 5S (objetivos y acciones).

Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5S


Sentido del Orden:

Qu Hacer?
-Identificar
herramientas
e
insumos para que puedan ser
guardados
en
lugares
adecuados y de fcil acceso.
-Buscar el compromiso de
todos para el mantenimiento del
orden.

Para Qu?
-Facilitar el acceso a las
herramientas, insumos y todo lo
necesario para el desarrollo de
las actividades del almacn.
-Economizar tiempo y as
despachar ms rpido los
pedidos de otras divisiones.

Cmo?
-Identificando las reas o
lugares en donde los insumos,
herramientas y materiales sern
almacenados.
-Codificacin y buena ubicacin
de los insumos que son
guardados en el almacn.

61

13.

Definir los objetivos que la organizacin desea alcanzar con la herramienta 5S.

14.

Definir el plan de la utilizacin de la herramienta 5S (objetivos y acciones).

Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5S


Sentido de la Limpieza:

Qu Hacer?

-Practicar la limpieza en todas


las reas del almacn, de
manera habitual y rutinaria.

Para Qu?
-Crear
un
ambiente
de
seguridad en el rea de trabajo.
-Prevenir accidentes.
Mantener
en
excelentes
condiciones y en un buen sitio
agradable.
-Aumentar las condiciones de
salud.
-Crear un ambiente laboral ms
agradable.

Cmo?
-Estableciendo un horario, para llevar a
cabo el programa de limpieza.
-Dotando el rea de los implementos
de trabajo e insumos para limpieza.
-Realizando una campaa de limpieza
que permita poner en prctica un
mantenimiento
permanente
para
concientizar al personal del almacn,
de la importancia que tiene trabajar en
un ambiente aseado.

62

19.

Definir los objetivos que la organizacin desea alcanzar con la herramienta 5S.

20.

Definir el plan de la utilizacin de la herramienta 5S (objetivos y acciones).

Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5S


Sentido de la Higiene:

Qu Hacer?
-Visualizar factores de riesgo
en el ambiente de trabajo.
-Reconocer
fuentes
de
contaminacin existentes en el
almacn.
Identificar la necesidad de
implementos de seguridad en
el almacn.

Para Qu?

-Prevenir enfermedades a los


empleados.
Aumentar las condiciones de
seguridad de toda la institucin.
-Armonizar el lugar de trabajo.

Cmo?
-Eliminando
situaciones
inseguras para los trabajadores,
e institucin, mediante el
cumplimiento de las normas de
higiene y seguridad industrial.
-Manteniendo
excelentes
condiciones de higiene en el
almacn.

63

25.

Definir los objetivos que la organizacin desea alcanzar con la herramienta 5S.

26.

Definir el plan de la utilizacin de la herramienta 5S (objetivos y acciones).

Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5S


Sentido de la Autodisciplina:

Qu Hacer?
-Comprometer a todo el personal
a cumplir con los cuatro (4)
sentidos anteriores.
- Establece un control riguroso
de la aplicacin del sistema. Tras
realizar ese control, comparando
los resultados obtenidos con los
estndares y los objetivos
establecidos

Para Qu?
-Mejorar el ambiente de trabajo.
-Aumentar la eficiencia y eficacia
de las operaciones efectuadas en
el almacn.
-Incentivar
la
participacin
espontnea de los trabajadores.
-Crear un clima de confianza,
mediante la motivacin.
-Crear
inters
por
el
mejoramiento continuo.

Cmo?
-Cultivando actitudes positivas
entre todos los empleados.
-Practicando continuamente las
5S en el rea del Departamento
de Almacn de La Unidad
educativa Jos Atanasio Girardot.

64

31.

Definir los objetivos que la organizacin desea alcanzar con la herramienta 5S.

32.

Definir el plan de la utilizacin de la herramienta 5S (objetivos y acciones).

Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5S


Es importante recordar que los 5 Sentidos se encuentran interconectados
conformando un sistema:

Sentido de la Utilizacin

Sentido del Orden

Sentido de la Autodisciplina

Sentido de Higiene

65

Sentido de la Limpieza

REFERENCIAS

Plan de Desarrollo Econmico y social de la Nacin 2007 2013.


Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, 1999 Caracas.
(Gaceta Oficial, 36.860)
Ley del Estatuto del Funcin Pblica

Gaceta Oficial N 5557 del 13 de

Noviembre (2001).
Ley Orgnica de Educacin. Gaceta Oficial Num.5929.
Chiavenato I (2004).Administracin. X edicin. Mxico: Mc - Graw-Hill.
Franklin fincowsky enrique benjamn Mxico, fca unam: "manuales
administrativos: gua para su elaboracin"

66

ANEXOS

67

ANEXO 1

PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIN EN ADMINISTRACIN.

EVALUAR EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS


PARA EL ALMACEN DE LA UNIDAD EDUCATIVA
JOSE ATANASIO GIRARDOT

Participantes:
Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel
Tutor Asesor: William Rodrguez
Tutor Externo: Meilidy Arrieche

Noviembre, 2012
68

INSTRUCCIONES:
1. Lea cuidadosamente el instrumento de evaluacin.
2. Marque con una (X) la respuesta correcta de acuerdo a su experiencia.
3. Si no comprende alguna parte, pregunte al encuestador.
4. Si su respuesta es NO justifique el porqu.

Nombre del Facilitador:_________________________________________________


Funcin que cumple en la Unidad Educativa Jos Atanasio Girardot:_____________
___________________________________________________________________

69

TEMS

1. Conoce usted un manual de normas


administrativos en su rea de desempeo?

procedimientos

Si_____________ No______________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________

2. Considera Beneficioso el Manual asignado en su rea laboral,


impartido por los participantes?
Si_____________ No________________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________

3. Considera de Orientacin y herramienta el manual de normas y


procedimientos a futuros talento humano que ocupen cargos en dicha
unidad?
Si_____________ No__________________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________

4. Considera de Importancia y de Conocimiento aplicar dicho Manual


en otras unidades de la unidad educativa?
Si_____________ No__________________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________

70

5. Le pareci de fcil entendimiento y coherencia el uso del manual?


Si_____________ No__________________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________

6. Cree usted que a travs del uso del manual habr una mejor
planificacin y control a la unidad de almacn de la unidad educativa?
Si_____________ No__________________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________

7. Al Momento de poner en prctica dicho Manual cree usted, que se


empleara una buena organizacin en el rea de almacn?
Si_____________ No__________________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________

8. Cree usted, que se establezca una buena direccin y orientacin al


establecer el manual como instrumento de apoyo?
Si_____________ No__________________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________

71

9. Tiene usted conocimiento de cmo controlar de forma sistemtica


las normas y procedimientos llevados en el rea de almacn bajo el
enfoque de las 5S?
Si_____________ No__________________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________

10.
Considera usted elemental la aplicacin de las 5S en la Unidad
de Almacn en la unidad educativa?
Si_____________ No__________________
Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________

72

ANEXO 2

1- Conoce usted un manual de normas


administrativos en su rea de desempeo?

y procedimientos

0,20%

SI
NO

0,80%

Grafico 1: Se puede considerar que hay gran desconocimiento de que haya


manuales de normas y procedimientos administrativos, en las reas que
fueron consideras y tomadas en cuenta para realizar el instrumento, donde
da con un margen de 0.80%, as mismo un 0,20% si tienen conocimientos de
que existan manuales en su rea de desempeo.

73

2-Considera Beneficioso el Manual asignado en su rea laboral,


impartido por los participantes?

0,10%

SI
NO

0,90%

Grafico 2: Cabe destacar, que en un 0.90% considera beneficioso la


implementacin del manual de normas y procedimientos administrativos
impartido por los participantes, esto quiere decir que hubo un porcentaje
considerable que esta activo y creen que es de gran provecho para su rea
laboral la asignacin del mismo. Es por ello que con un 0.10% de los
encuestados consideran que no es beneficioso, esto quiere decir que aun
existe desconocimiento de dicho manual.

74

3-Considera de Orientacin y herramienta el manual de normas y


procedimientos a futuros talento humano que ocupen cargos en dicha
unidad?

0,10%

SI
NO
0,90%

Grafico 3: un 0.90% considera de herramienta y orientacin el manual de


normas y procedimientos, para que este sea enseado a los futuros
empleados de dicha unidad, dando as a conocer que es de gran beneficio y
gua, para el mejor manejo de rea.

75

4- Considera de Importancia y de Conocimiento aplicar dicho Manual


en otras unidades de la unidad educativa?
0,00%

SI
NO

0,99%

Grafico 4: un 0.99% arroja de importante y nocin, la aplicacin de dicho


manual en las otras reas de la unidad educativa, dando como significativo la
mejora de otras reas a tener una gua como esta siendo un buen instructivo.

76

5- Le pareci de fcil entendimiento y coherencia el uso del manual?

0,20%

SI
NO

0,80%

Grafico 5: un 0.80 % de los encuestados, considera de fcil entendimiento y


con coherencia el uso y manejo de dicho manual, sin embargo un 0.20 %
considera que le dificultoso la utilizacin del mismo, cabe destacar que la
muestra tomada en cuenta para la realizacin de dicha encuesta, son adultos
mayores es decir la informacin para que sea interpretada a estas personas
tiene que ser llevada a cabo con mas consideracin y lentitud, sin embargo
consideran que es coherente y fcil si se lleva a la prctica diariamente.

77

6- Cree usted que a travs del uso del manual habr una mejor
planificacin y control a la unidad de almacn de la unidad educativa?

0,10%

SI
NO

0,90%

Grafico 6: un 0.90% considera que a travs del uso de manual habr una
mejor planificacin y control de las reas donde desempean, dando
monitoreo y lograr mejor los objetivos a la hora de ejecutar una actividad en
la misma.
La planificacin es decidir con anticipacin lo que hay que hacer, quien tiene
que hacerlo y como debe hacerse, con la implementacin del manual se
toma las decisiones de manera controlada e inspeccionada.

78

7- Al Momento de poner en prctica dicho Manual cree usted, que se


empleara una buena organizacin en el rea de almacn?

0,10%

SI
NO

0,90%

Grafico 7: la mayora de los encuestados arroja con 0.90% que es


considerable la buena organizacin, alineacin y clasificacin con la
implementacin del manual impartido por los participantes del UPTAEB, en
esta rea ya no arroja el ordenamiento y distribucin deseada.

79

8-Cree usted, que se establezca una buena direccin y orientacin al


establecer el manual como instrumento de apoyo?

0,00%

SI
NO

0,99%

Grafico 8: un 0.99% consider una buena direccin y orientacin al


establecer el manual como instrumento de apoyo, ya que les permite regirse
y direccionarse a travs de este, ya que el mismo explica el conjunto de
procedimientos internos segn los niveles de autorizacin de las unidades
orgnicas que forman parte de la organizacin.

80

9- Tiene usted conocimiento de cmo controlar de forma sistemtica


las normas y procedimientos llevados en el rea de almacn bajo el
enfoque de las 5S?

0,00%

SI
NO

0,99%

Grafico 9: el 0.99% no posee conocimiento de las 5`S, ya que es una


tcnica no muy popular en las reas administrativas y ajenas en las
organizaciones. Antes de ser aplicado el Manual no posean conocimientos
de los mismos.

81

10-Considera usted elemental la aplicacin de las 5S en la Unidad de


Almacn en la unidad educativa?

0,00%

SI
NO

0,99%

Grafico 10: el 0.99% de los encuestados, considera elemental la aplicacin


de estas tcnicas de organizacin en dicho plantel educativo, Sin embargo
despus de las charlas, tcnicas y manual dado por los participantes de
dicha institucin, donde se da a conocer dicho enfoque, dan de gran
fortalecimiento al personal y buena organizacin y control en la escuela.

82

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