Tcnicas de anlisis de procesos

El anlisis de procesos tiene como objetivo:

Facilitar la distribucin de la planta aprovechando el espacio disponible en
forma Optima, lo cual a su vez optimizada la operacin de la planta
mejorando los tiempos y movimientos de los hombres y de los
instrumentos.
Para representar y analizar el proceso productivo existen varios mtodos, algunos
son muy sencillos, como el diagrama de bloques y hay otros muy completos, como
el curso grama analtico. Cualquier proceso productivo, por el complicado que sea,
puede ser representado por medio de un diagrama para su anlisis.
Los diagramas de flujo, de bloques y los iconogramas, son tiles para
evaluaciones de nuevas instalaciones: el cursograma analtico y los diagramas de
recorrido e hilos, son ms apropiados para hacer estudios de distribuciones o
redistribuciones, y no para representar los procesos, es decir, se utilizan ms en
estudios de ampliacin de capacidad o de elaboracin de nuevos productos en
plantas ya existentes, en tanto que el diagrama sinptico slo es un auxiliar para
representar procesos muy complejos.
Diagrama de bloques. Diagrama sinptico
Este diagrama slo utiliza los smbolos internacionales de operacin transporte, es
decir, es un diagrama sintetizado de un proceso. Se utiliza para representar
procesos complejos que puedan tener decenas o aun cientos de actividades. El
diagrama mostrar de manera rpida y clara las principales actividades, omitiendo
mostrar las demoras, almacenamiento e inspecciones Si el proceso que se est
analizando es muy sencillo, no ms de 30 operaciones, es mejor utilizar un
diagrama de flujo normal que intentar sintetizarlo.

Iconograma
Icono significa imagen, por lo que un iconograma es la representacin de un
proceso por medio de imgenes estilizadas de todos los componentes de un
proceso, lo cual incluye hombres, mquinas y medios de transporte de materiales.
Es una herramienta til para representar procesos, sobre todo si quien va a leer el
estudio de evaluacin se le dificulta el entendimiento de la simbologa
internacional. Pueden agregarse tantos detalles del proceso a un iconograma
como se juzgue conveniente
Cursograma analtico
El cursograma analtico es un diagrama que muestra la trayectoria de un producto
o procedimiento sealando todos los hechos sujetos a examen mediante el
smbolo que corresponda.

El cursograma analtico es de gran utilidad cuando se requiere tener mayor detalle

visual de las actividades que se llevan a cabo en un proceso, por ello ahora se
definen las seis actividades fundamentales que se pueden desarrollar en un
proceso:

Operacin

Para cambiar

Inspeccin

Para verificar

Demora

Para esperar

Transporte

Para mover

Almacenaje

Para proteger

Actividad Combinada

Para actividades simultneas

Operacin.- Significa que se efecta un cambio o transformacin en algn

componente del producto, ya sea por medios fsicos, mecnicos o
qumicos, o la combinacin de cualquiera de los tres.
Inspeccin.- Es la accin de controlar que se efectu correctamente una
operacin, un transporte o verificar la calidad del producto.
Demora.- Se presenta generalmente cuando existen cuellos de botella en el
proceso y hay que esperar turno para efectuar la actividad correspondiente.
En otras ocasiones, el propio proceso exige una demora.
Transporte.- Es la accin de movilizar de un sitio a otro algn elemento en
determinada operacin o hacia algn punto de almacenamiento o demora.
Almacenamiento.- Tanto de materia prima, de producto en proceso o de
producto terminado.
Actividad Combinada.- Ocurre cuando se efectan simultneamente dos de
las acciones mencionadas.

El diagrama debe contener la siguiente informacin:

1. El nombre del producto, material o equipo representando, con el nmero del

dibujo o nmero de clave.
2. El trabajo o proceso que se realice, indicando claramente el punto de
partida y de trmino y si el mtodo es el utilizado o el proyectado.
3. El lugar en que se efecta la operacin (departamento, estacin, etc.).
4. El nmero de referencia del diagrama de la hoja, y el nmero de hojas.
5. El nombre del observador y, en caso oportuno, el de la persona que
aprueba el diagrama.
6. La fecha del estudio.
7. La descripcin de los smbolos empleados.
8. Un resumen de las distancias, tiempo y, si se juzga conveniente, costo de la
mano de obra y de los materiales, para poder comparar los mtodos
antiguos con los nuevos.

Procedimientos operativos
Qu es el Outsourcing?

Es incrementar el valor o servicio de la misin de la empresa a travs del uso de

estrategias, procesos, recursos y tecnologas de terceros especializados.
Motivos Organizacionales
1. Obtener experiencias, skills (Habilidades) y tecnologa que de otra manera no
es posible conseguir porque solo nos especializamos en determinadas
actividades. Por ejemplo podemos desarrollar nuestro propio ERP (Software
integrado) o encargarlo a un tercero especialista que lo hace y lo implementa para
ms de 100 empresas.
2. Incrementar la flexibilidad al encontrar cambios en las condiciones del negocio
como incremento inesperado de la demanda o necesidad de tecnologas
especificas. Por ejemplo cuando hay demanda estacionaria de servicios podemos
apoyarnos en terceros.
3. Mejora el Manejo y Control: Puedo comparar mis costos por actividades con el
que ofrece el mercado de Outsourcings. Si mi costo es mucho mayor que el
Outsourcing, en el sector y en la industria en que me ubico, debo de considerar
este motivo para implementar un Outsourcing.
Ventajas del Outsourcing
La compaa contratante, o comprador, se beneficiar de una relacin de
Outsourcing ya que lograr en trminos generales, una "Funcionalidad mayor" a la
que tena internamente con "Costos Inferiores" en la mayora de los casos, en
virtud de la economa de escala que obtienen las compaas contratadas.
En estos casos la empresa se preocupa exclusivamente por definir la
funcionalidad de las diferentes reas de su organizacin, dejando que la empresa
de Outsourcing se ocupe de decisiones de tipo tecnolgico, manejo de proyecto,
Implementacin, administracin y operacin de la infraestructura.
Se pueden mencionar los siguientes beneficios o ventajas del proceso de
Outsourcing:

Los costos de manufactura declinan y la inversin en planta y equipo se

reduce.

Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno.

Incremento en los puntos fuertes de la empresa.

Ayuda a construir un valor compartido.

Ayuda a redefinir la empresa.

Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de

reglas y un mayor alcance de la organizacin

Incrementa el compromiso hacia un tipo especfico de tecnologa que

permite mejorar el tiempo de entrega y la calidad de la informacin para las
decisiones crticas.

Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnologa sin la necesidad de

entrenar personal de la organizacin para manejarla.

Permite disponer de servicios de informacin en forma rpida considerando

las presiones competitivas.

Aplicacin de talento y los recursos de la organizacin a las reas claves.

Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios.

Aumento de la flexibilidad de la organizacin y disminucin de sus costos

fijos.

Desventajas del Outsourcing

Como en todo proceso existen aspectos negativos que forman parte integral del
mismo. El Outsourcing no queda exento de esta realidad.

Se pueden mencionar las siguientes desventajas del Outsourcing:

Estancamiento en lo referente a la innovacin por parte del suplidor

externo.

La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologas que ofrecen

oportunidades para innovar los productos y procesos.

Al suplidor externo aprender y tener conocimiento del producto en cuestin

existe la posibilidad de que los use para empezar una industria propia y se
convierta de suplidor en competidor.

El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado.

Las tarifas incrementan la dificultad de volver a implementar las actividades

que vuelvan a representar una ventaja competitiva para la empresa.

Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no

resulte satisfactorio.

Reduccin de beneficios

Prdida de control sobre la produccin.

Outsourcing o Subcontratacin
La mayora de las empresas estn utilizando externalizar servicios en terceros.
Actividades como la seguridad, la alimentacin, servicios computacionales, son las
ms conocidas. Este procedimiento se conoce con el nombre de Sub-contratacin
y que se confunde con otra tcnica parecida, el Outsourcing.
El Outsourcing se define como la externalizacin de los medios para concentrarse
en los fines estratgicos. Pudiendo ser los medios, los servicios, la produccin y el
rea comercial.
En la subcontratacin comparecen tres partes, la empresa contratante, la empresa
de servicios y los trabajadores y la relacin es solamente de carcter comercial,

donde la organizacin transforma costos fijos en variables. En sntesis se buscan

costos y riesgos menores al subcontratar.
Mientras que en el Outsourcing existen solo dos partes, la empresa contratante y
la solucin al problema, constituido por una empresa asesora que entrega valor, y
desde ah participar en los beneficios. Las relaciones con la empresa cliente se
establecen en trminos de alianza estratgica. Se enfoca la gestin en el resultado
comprometido. La relacin contractual con los colaboradores es formalizada en
trminos de trabajo profesional y la definicin del modus-operandis y el control
administrativo lo realiza la empresa de Outsourcing.
Descripcin de procedimiento para un incorporar un Outsourcing
El procedimiento siguiente es para incorporar un Outsourcing en una organizacin
de manera que mejore el valor del negocio.
1. Identificar la Misin externa del Negocio
2. Identificar la Definicin de los Negocios de la Organizacin
3. Identificar los principales procesos.
4. Identificar los costos y el valor que aportan cada uno de los procesos.
5. Comparar esos costos con la Industria, el sector y los servicios que ofrecen
Outsourcings. Hacer a la vez un anlisis cualitativo y estratgico de la
conveniencia de un Outsourcing.
6. Evaluar los errores y magnitudes de estos en los que pueda daar el valor de
una empresa: Una empresa de Outsourcing se incorpora muchas veces a la
cadena de valor de nuestro negocio o al BackOffice que la soporta. El Outsourcing
puede aportar mucho valor pero naturalmente puede cometer errores y debe estar
especificado en los contratos como se asumen ellos.
7. Generar un Requerimiento de Propuesta de Outsourcing con todas las
especificaciones del servicio de Outsourcing, expectativas de performance y

solicitar el background de cada proveedor donde mencione sus fortalezas y la

fecha en la que deben ser enviadas como mximo todas las propuestas. Lo ms
importante es que en este documento quede claro, que es lo que el proveedor
debe hacer y los alcances de lo que debe hacer.
7.1. Las caractersticas especificas del servicio.
7.2. La situacin actual: Volmenes actuales de transacciones y otros parmetros.
7.3. Analizar las repercusiones de los cambios en el entorno y de los parmetros
actuales.
7.4. Informacin Financiera de los proveedores y lista de referencias.
8. Identificar en el mercado los principales Outsourcings en dicha actividad.
9. Circularizar el Requerimiento de Propuesta de Outsourcing
10. Evaluar los puntos a favor de cada Outsourcing.
11. Evaluar riesgos de cada Outsourcing:
11.1. Que cambie la situacin del Proveedor de Outsourcing causando problemas
a la relacin. Por ejemplo que el proveedor tenga dificultades financieras.
11.2. Que la informacin disponible sobre la trayectoria del Outsourcing este
sesgada en favor de solamente las experiencias exitosas.
11.3. Que

la

empresa

terciarice

actividades

que

son

crticas

para

su

funcionamiento. El riesgo puede ser mitigado con una cuidadosa seleccin del
proveedor adecuado y el continuo monitoreo de las actividades del Outsourcing.
11.4. Que informacin confidencial de nuestra empresa trascienda indebidamente.
reas de las empresas que pueden pasar a Outsourcing
En lo que se ha convertido una tendencia de crecimiento, muchas organizaciones
estn tomando la decisin estratgica de poner parte de sus funciones en las

manos de especialistas, permitindoles concentrarse en lo que mejor saben hacer

maximizar el rendimiento minimizando los costos.
El proceso de Outsourcing no slo se aplica a los sistemas de produccin, sino
que abarca la mayora de las reas de la empresa. A continuacin se muestran los
tipos ms comunes.

Outsourcing de los sistemas financieros.

Outsourcing de los sistemas contables.

Outsourcing las actividades de Mercadotecnia.

Outsourcing en el rea de Recursos Humanos.

Outsourcing de los sistemas administrativos.

Outsourcing de actividades secundarias.

Aqu es preciso definir que una actividad secundaria es aquella que no forma parte
de las habilidades principales de la compaa. Dentro de este tipo de actividades
estn la vigilancia fsica de la empresa, la limpieza de la misma, el abastecimiento
de papelera y documentacin, el manejo de eventos y conferencias, la
administracin de comedores, entre otras.

Outsourcing de la produccin.

Outsourcing del sistema de transporte.

Outsourcing de las actividades del departamento de ventas y distribucin.

Outsourcing del proceso de abastecimiento.

Se puede observar que el Outsourcing puede ser total o parcial.

Outsourcing total: Implica la transferencia de equipos, personal, redes,

operaciones y responsabilidades administrativas al contratista.

Outsourcing parcial: Solamente se transfieren algunos de los elementos

anteriores.

Simulacin logstica
La simulacin es una herramienta de fundamentacin matemtica que permite
crear modelos virtuales de un sistema real, con el propsito de estudiar su
comportamiento sin alterar su entorno, realizar cambios con mnimo riesgo (se
trabaja sobre un software, no con pruebas en la realidad fsica), y obtener
conclusiones que pueden ser llevadas a la prctica con un alto grado de precisin.

Cmo Funciona?

La implementacin de la simulacin requiere cuatro etapas:

 Relevamiento, anlisis y modelado

Se revisa el proceso logstico, se entiende la lgica de la operacin y se
documentan detalladamente todos los pasos/ actividades e interrelaciones a
travs de un modelo conceptual. Modelar es desarrollar una descripcin lo ms
exacta posible de un sistema y de las actividades llevadas a cabo en l.
Parametrizacin y adaptacin del software de simulacin
La informacin del modelo conceptual es indexada en un software que simula
virtualmente el proceso logstico real por un periodo de tiempo determinado (ver
recuadro: Qu software elegir?). El software permite visualizar los distintos
componentes del modelo conceptual en la pantalla: bloques (eventos/actividades
que reciben, generan, procesan y/o emiten informacin en forma autnoma o
interactiva), conectores (que con significado nico para el bloque, representan
medios de acceso y salida natural de informacin al/del mismo), lneas de
conexin (muestran el flujo de informacin), y pantalla de dilogo (por bloque;
permite la interactividad del sistema con el usuario, tanto para ingreso de valores
como de condiciones de operacin), detalla el especialista.
Validacin del modelo de simulacin
Constituye una prueba de representatividad del modelo conceptual a travs del
software. Se efecta mediante el desarrollo de pruebas piloto o a travs del
anlisis de datos histricos. De esta manera, el resultado obtenido debera ser
compatible con la realidad.
Anlisis de resultados
El modelo conceptual se somete a diferentes condiciones operativas y se
proponen distintas estrategias de despliegue de recursos, midiendo su desempeo
de manera objetiva y obteniendo conclusiones.
Los beneficios fundamentales de la simulacin en logstica se pueden sintetizar en
tres: Permite predecir el comportamiento de los sistemas logstico/productivos bajo
diversas situaciones reales o previsibles y anmalas. Desde la Simulacin, se
pueden contemplar todos estos escenarios, proyectando como va a ser la
operacin frente a estas situaciones.