Mtodos para elaborar una conciliacin bancaria

4.1. Saldos correctos

A tales efectos me primero me centrar en el mtodo Saldos Correctos por ser el mtodo ms utilizado y didctico en
cuanto a su aprendizaje para la elaboracin de una conciliacin y que en s para efectos de lo que a continuacin
explicar ser igual para los dos mtodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con
los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta
lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho mtodo, es de suma
importancia que se conozcan las normas de presentacin y estructuracin del cuerpo del mismo:
1.
a.
Cheques en Trnsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un
cheque pero a la fecha de realizar la conciliacin, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que
aparecer Abonado el los libros de la empresa y no estar Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea
cobrado.
b.
Depsitos en Trnsito: son aquellos depsitos que se por lo general se envan al final de mes y estos
no son Acreditados en el banco por lo que estarn Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del
mes.
2.
Primero, se presentan las "Partidas no registradas en el Banco", donde se incluyen las partidas no asentadas
por parte del banco y solo se toman en cuenta en este rengln los:
a.
b.
Notas de Crdito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de
giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros
libros.
c.
Notas de Dbitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de
intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la informacin respectiva
del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa.
d.
Cheques Omitidos no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca
fueron asentados en los libros de la empresa.
e.
Depsitos Omitidos no Registrados: son los depsitos que se realizaron pero no se hizo su
correspondiente registro.
3.
Segundo, se presentan las "Partidas no registradas en Libros" donde se incluyen las partidas no asentadas u
omitidas por parte de empresa donde se encuentran:
a.
1.
2.
Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima
o por debajo del monto de emisin.
3.
Depsitos de diferentes cantidades: son los depsitos que se cargan con un monto por
encima o por debajo del monto de emisin.
4.

Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.

5.
la empresa.

Depsitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de

6.
abonarse y viceversa.

Notas de Dbito y Crdito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de

7.
Depsitos Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los
libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.
8.
Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y
todava no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos hacindoles un cargo por el monto del
mismo.

b.
Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y equivocaciones por
parte de la empresa, entre las cuales tenemos:
1.
2.
Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o
por debajo del monto de emisin.
3.
Depsitos de diferentes cantidades: son los depsitos que se abonan con un monto por
encima o por debajo del monto de emisin.
4.
Cheques Omitidos no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no
fueron asentados en el estado de cuenta bancario.
5.
Depsitos Omitidos no registrados: son los depsitos que se emitieron realmente pero no
fueron asentados en el banco.
6.

Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.

7.
cuenta bancario.

Depsitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de

8.
abonarse y viceversa.

Notas de Dbito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de

9.
Depsitos Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el
banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.
c.
Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aqu se incluyen los ajustes de todas las omisiones,
errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos:
4.
Tercero, se deben presentar los "Errores", donde se reflejan todos los ajustes por concepto de equivocaciones
que puedan tener los dos documentos cotejados:
Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostr aqu, contrario a sus numerales o desgloses cuyo
orden puede ser cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes necesarios para lograr los saldos correctos
o encontrados.
Ejemplo de una conciliacin elaborada por el mtodo saldos correctos:
El siguiente documento refleja los movimientos del mes de julio en el libro mayor de banco Bolvar Fuerte perteneciente a
El Trbol C.A.:
L
CODIGO DE CUENTA N: 1.1.02.01.02

I
FECHA
01/07/06

Saldo

01/07/06

Correccin del Depsito N

01/07/06

Correccin del Cheque N

02/07/06

Cheque N 4508

04/07/06

Depsito N 3984

06/07/06

N.C. Efectos descontados

14/07/06

Cheque N 4509

20/07/06

Cheque N 4510

25/07/06

Depsito N 4866

28/07/06

Cheque N 4511

30/07/06

Depsito N 5698

28/07/06

Cheque N 4512

31/07/06

Depsito N 6892

Este es el estado de cuenta enviado por el banco al 31 de julio de 2006:

BANCO
Capital
ESTADO
DESDE 01/07/2006 HASTA 31/07/2006

BOLVAR

FECHA
JULIO

Saldo

01

Depsito N 2365

02

Cheque N 4508

05

Depsito N 3984

06

N.C. Efectos descontados

06

N.D. Gastos de cobranza

15

Cheque N 4506

20

Cheque N 4510

25

Depsito N 4866

30

Depsito N 5698

Ahora veremos la conciliacin que se realiz el mes pasado para ajustar los saldos, vase que ya traen un saldo distinto
desde el principio, 230.000,00 Dr. segn libros y 185.900,00 segn banco Cr.
EL TRBOL C.A.
CONCILIACIN BANCARIA
BANCO BOLVAR FUERTE AL 30/06/06
CORRIENTE N 5698-22356-96

Saldos al 30/06/06
CHEQUES EN TRNSITO
17/06/06 Cheque N 4506
20/06/06 Cheque N 4507
DEPSITOS EN TRANSITO
30/06/06 Deposito N 2365
ERRORES DE EMPRESA
Deposito N 1956 registrado
Deposito N 1956 correcto
Cheque N 4505 mal ubicado
SALDOS CORRECTOS AL 30/06/06
Como se puede notar en la conciliacin anterior se ajustaron los saldos de los libros y el banco hasta que los mismos se
igualaron, lo cual resulta ser el fin de la conciliacin.
Ahora elaborar la conciliacin del mes de julio con el mismo mtodo para demostrar cuales son las diferencias entre los
dos a y as llegar a los "saldos correctos" que deberan tener ambos.

Como ya se explic en la primera parte primero se deben cotejar las partidas que fueron ajustadas en la conciliacin
pasada, a lo que se debe inspeccionar si dichas partidas ya fueron asentadas, de lo contrario se deberan tomar en
cuenta para la conciliacin actual.
De tal forma se puede notar el cheque N 4506 ya fue cobrado por su beneficiario el 15 julio, contrario del N 4507 el cual
todava no aparece en el estado de cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no tiene fecha de vencimiento ste se
considera que todava esta en trnsito.
Tambin vase que el depsito N 2365 fue asentado en los libros del banco al valor que se registr en libros, de haber
alguna diferencia en los depsitos o cheques en transito, se procede a determinar de quien es el error, porque de darse
tal caso, ya sea por omisin o diferencia en cantidad, el ajuste de dichas partidas se debe reflejar en la conciliacin del
mes de julio.
Los errores de empresa tambin fueron asentados en el libro mayor de Banco, por lo que no se tomarn en cuenta para
ajustar.
Ahora, se revisan cuales son las diferencias que surgieron como consecuencia de las operaciones realizadas en el mes
de julio, por lo que se coteja partida por partida, en este ejemplo se encuentran los siguientes: como cheques en transito
estn en N 4507 del mes pasado, y el N 4509, 4511 y 4512 de este mes, como depsitos en transito tenemos solo el N
6892, existe una Nota de Debito por gastos de cobraza de los efectos descontados que no se registr, y finalmente
encontramos una diferencia en el cheque N 4510 el cual se registr en libros por Bs. 52.000,00 y aparece cobrado por
Bs. 25.000,00, con un anlisis de los soportes encontrados se dedujo que error fue de la empresa.
Al encontrar las partidas que se van a ajustar se procede a realizar el documento de control interno:
EL TRBOL C.A.
CONCILIACIN BANCARIA
BANCO BOLVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE N 5698-22356-96

Saldos al 31/07/06
CHEQUES EN TRNSITO
20/06/06 Cheque N 4507
14/07/06 Cheque N 4509
28/07/06 Cheque N 4511
28/07/06 Cheque N 4512
DEPSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito N 6892
NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza
ERRORES DE EMPRESA
Cheque N 4510 registrado
Cheque N 4510 correcto
SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06
Ahora veamos el mismo documento pero elaborado con cuatro columnas:
EL TRBOL C.A.
CONCILIACIN BANCARIA
BANCO BOLVAR FUERTE AL 31/07/06

CORRIENTE N 5698-22356-96

Saldos al 31/07/06
CHEQUES EN TRNSITO
20/06/06 Cheque N 4507
14/07/06 Cheque N 4509
28/07/06 Cheque N 4511
28/07/06 Cheque N 4512
DEPSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito N 6892
NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza
ERRORES DE EMPRESA
Correccin del Cheque N 4510
SUBTOTALES
SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06
Donde como se observa, los ajustes se realizan en por cuatro columnas sin colocar ningn signo negativo porque de esta
forma en completamente innecesario, se realiza la sub-totalizacin donde se suma verticalmente todas las columnas
para luego extraer el saldo definitivo a travs de la diferencia de ambos, tanto en libros como en banco.
4.2. Saldos encontrados
Este mtodo se basa en la elaboracin la conciliacin empezando con alguno de los dos saldos, (el de Banco o el de la
Empresa), para luego reflejar en una sola columna las diferencias, depsitos o cheques que compensen las
discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de ste
mtodo.
Para ejemplificar tomaremos en cuenta el anterior, por lo que sealar la presentacin del documento:
EL TRBOL C.A.
CONCILIACIN BANCARIA
BANCO BOLVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE N 5698-22356-96
DESCRIPCIN
SALDO SEGN BANCO AL 31/07/06
CHEQUES EN TRNSITO
20/06/06 Cheque N 4507
14/07/06 Cheque N 4509
28/07/06 Cheque N 4511
28/07/06 Cheque N 4512
DEPSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito N 6892

NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza
ERRORES DE EMPRESA
Cheque N 4510 registrado
Cheque N 4510 correcto
SALDO SEGN LIBROS AL 31/07/06
Ntese que en este caso se comenz con el saldo del estado de cuenta (Bs. 725.000,00 Cr.), luego se reflejaron todos
los ajustes al igual que el mtodo anterior, pero en una sola columna, hasta que al final se "encontr" el saldo del mayor
de Banco (Bs. 565.900,00 Dr.).

Caja Chica
La caja menor, caja chica o simplemente caja, es una cantidad pequea de fondos en dinero efectivo que se usa
para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de
escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.
La forma ms comn de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El fondo inicial se crea mediante la
emisin de un cheque por la cantidad deseada. La entrada para este fondo inicial sera debitar caja menor
y acreditar efectivo.
Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsar a los empleados y emitir un recibo de caja
menor. En cualquier momento el efectivo total mas los recibos emitidos deben igualar la cantidad inicial del fondo.
Cuando el efectivo se hace bajo, el administrador entrega todos los recibos de reembolso. Si la cantidad fuera por
ejemplo $200.000 y la mayora de los gastos fueron para suministros de oficina, entonces se emite un cheque por
$200.000 el cual se debita a la cuenta de suministros de oficina. Una vez el cheque se hace efectivo, el
administrador vuelve a tener la cantidad original en efectivo.

CREACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA.

El fondo de caja chica es un fondo especial en efectivo que se crea y repone constantemente para hacer pagos menores o de cuanta
pequea, que si los hiciramos con una emisin de cheques, no tendran la funcionabilidad adecuada para efectos operativos.
En algunos casos se crea un fondo de caja chica cuenta corriente y este es manejado por medio de cheques. Esto ms que todo se
hace con el objetivo de darle cierta autonoma financiera a salas de venta, y en algunos casos a la fbrica, la cual por lo general esta
geogrficamente retirada de las oficinas centrales.
Bsicamente existen dos etapas en el funcionamiento de caja chica, estos son: La creacin del fondo y el reembolso.
El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la necesidad y magnitud de las operaciones, tratando de
darle congruencia y dinamismo a cada departamento donde sea creado.
En caso de ser un fondo de efectivo lo adecuado sera entre $ 200.00 a $ 500.00 y en caso de ser un fondo de cuenta corriente el
monto podra ser entre $ 5000.00 a $ 9,000.00 dolares.
El lmite de tiempo para su respectivo uso tiene relacin en cuanto a su utilizacin, tomando en cuenta que algunos documentos tienen
vencimiento en cuanto al IVA pagado y hay que deducirlos en el tiempo que la ley regula (mes en que es emitido mas 60 das
adicionales). La empresa puede crear los fondos que sean requeridos, lo mejor podra ser uno por cada departamento, si es que
realmente son necesarios.
Lo importante en este caso es que se tiene que formalizar la custodia del fondo y hacemos que el responsable del fondo nos firme
una letra de cambio o pagare por el mismo valor del fondo, con lo cual aseguramos cualquier inconveniente que pueda surgir en el
futuro.

Contablemente quedara de la siguiente manera:

CODIGO
1101

PARTIDA No.
Efectivo y Equivalente

1101.01.01
Caja Chica
1101
Efectivo y Equivalente
1101.02.01.01
Citibank- cuenta corriente
TOTALES

DEBE
$
500.00

HABER

$ 500.00
$
500.00

$ 500.00

Hay que tener muy en cuenta que la cuenta de caja chica, efectivo y equivalente, no tiene que cargarse ni abonarse otra vez, si no
hasta que se modifica el importe del fondo.
NORMATIVA MINIMA A CONSIDERAR.
1- No debe proporcionarse efectivo o cheque, si no se recibe el respectivo comprobante.
a) Cuando sea necesario entregar efectivo o cheque previo para efectuar las compras, deber el encargado de obtener un vale de caja
chica o recibo provisional autorizado. Posteriormente al vale o la solicitud, se deber anexar las facturas o comprobantes respectivos
y eliminar el vale provisional.
2- Los pagos pueden hacerse por cantidades iguales o menores al valor que tiene autorizado el jefe del lugar (Sala de ventas,
Fabrica.), segn su registro de firma,
3- Los fondos de caja chica no son para efectuar prstamos o anticipos de sueldo.
4- El encargado del fondo de caja chica deber cuadrar su fondo peridicamente.
5- El encargado del fondo no deber tener comprobantes por compras al crdito como pagos de caja chica.
6- Los fondos auditados que presenten diferencias NO justificadas sern aplicadas de la siguiente manera:
a) Los faltantes sern cargados al responsable del fondo y los sobrantes sern remesados a la cuenta de la empresa.
b) En caso de faltantes estos sern descontados en planilla.
7- El departamento de auditora interna reportara los faltantes al departamento de contabilidad para que elabore la nota de cargo en
original y copias distribuyndolas de la siguiente manera:
Original : Departamento de Recursos Humanos.
Copia (1): Contabilidad para anexar a partida contable.
Copia (2): Archivo.
Copia (3): Auditoria.

EL ARQUEO DE CAJA CHICA.

Como todo buen control, la caja chica, no es la excepcin y en forma peridica y sin previo aviso se realiza el respectivo control para
verificar que los fondos de la empresa estn siendo manejados con absoluta responsabilidad. Como ya se ha comentado con
anterioridad el resultado de un arqueo puede generarnos tres alternativas.
1- Que dicho fondo se est manejando de forma eficiente y en tal caso, el saldo del efectivo mas los documentos pagados es igual al
fondo de caja chica y no existe ni faltante, ni tampoco se da el sobrante.
2- Que el resultado final nos manifieste que la sumatoria del efectivo ms los documentos, es menor al saldo de la caja chica,
generndose un faltante.

3- Que la sumatoria del efectivo mas los documentos, sea mayor al saldo del fondo de caja chica. En este caso se nos da un sobrante.
A continuacin se presenta un modelo sencillo de arqueo de caja chica.