EMT Y EMP EN ADMINISTRACIN Y SERVICIOS

BASES DOCUMENTARIAS Y PRCTICAS ADMINISTRATIVAS I

PLAN 2004
AO 2012

UNIDAD 2
CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS
Segn la autonoma" o relacin de los documentos respecto a las operaciones que los originan se clasifican
en:.
Documentos probatorios son los que constituyen una base de prueba de las operaciones comerciales e internasde la empresa, dependiendo directamente de la operacin que los gener.
Ttulos valores: son definidos por la Ley 14701 como los documentos necesarios para ejercer el derecho
literal y autnomo que en ellos figura. Por lo tanto, tiene valor propio y no dependen de la operacin que los
origina.
(Ver Esquema Pagina 3)

COMPROBANTES
JUSTIFICAN LAS VENTAS
De acuerdo con el tipo de venta que se realice, es el comprobante (formulario pre-impreso) que se deber emitir.
Si la venta es al Contado, se emitir la Factura Contado o el Ticket de mquina registradora los cuales documentan
dos conceptos, la venta de bienes o servicios y el haber recibido dinero por esa venta.
Si la venta es a crdito, se emitir la Factura, la cual documenta la venta que se ha de cobrar en un futuro determinado.

AJUSTAN LAS VENTAS

Tanto las ventas al Contado como las ventas a Crdito pueden tener que ser ajustadas por diferentes conceptos.

VENTAS AL CONTADO se emitir un solo comprobante de ajuste:

NOTA DEVOLUCIN CONTADO implica una salida de dinero de la empresa por:

Devolucin de bienes vendidos
Bonificaciones
Descuentos posteriores a la documentacin de la venta
Correccin de errores cuando se document en mayor valor del correspondiente.

VENTAS A CRDITO se emitirn dos comprobantes diferentes:

NOTA DE CRDITO: implica una disminucin en el monto de la deuda a crdito (Factura), est se
emite por:

Devolucin de bienes vendidos

Bonificacin
Descuentos posteriores a la facturacin
Correccin de errores cuando se factur en mayor valor del correspondiente.
NOTA DE DBITO: implica un aumento en el monto de la deuda a crdito (Factura), sta se emite
por:

Intereses y gastos de financiacin

Gastos de fletes

Correccin de errores cuando se factur en menor valor del correspondiente.

CULMINACIN DEL CICLO DE LA VENTA A CRDITO

RECIBO OFICIAL: disminuye el monto de la deuda por venta a crdito y se emite por:

recepcin de valores (en efectivo, cheques, conformes, etc.) en cobro de deudas.

OTROS DOCUMENTOS PROBATORIOS

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Existen otros documentos probatorios que no estn relacionados directamente con la venta pero que al igual que
estos se emiten para documentar hechos econmicos.
VALE DE CAJA:
Se emite para documentar una salida de dinero de caja por partidas de dinero a
rendir cuentas o adelantos de sueldos.
INGRESO DE CAJA:
Se emite para documentar el ingreso de dinero a caja cuando no existe otro
comprobante que lo respalde.
EGRESO DE CAJA:
Se emite para documentar salidas pequeas de dinero de caja cuando no existe
otro comprobante que lo respalde, por ejemplo para boletos de mnibus, fichas
de telfono, etc.
RECIBO DE SUELDOS:
Documenta la salida de dinero por el pago de sueldos a los empleados.
BOLETA DE DEPSITO:
Documenta la salida de valores con destino a alimentar de fondos una cuenta
bancaria.

TITULOS VALORES REPRESENTATIVOS DE PRESTACIONES DINERARIAS

Son aquellos documentos en los que se hace constar la obligacin de dar una suma de dinero: Orden de pago y
Promesa de Pago.
Orden de Pago: una persona ordena a otra que pague a un tercero una suma determinada de dinero.

CHEQUE COMN el tercero involucrado en la transaccin es un Banco Pblico o Privado

CHEQUE DE PAGO DIFERIDO el tercero involucrado en la transaccin es un Banco Pblico

o Privado

LETRA DE CAMBIO el tercero involucrado en la transaccin puede ser un Banco o un

particular ya sea una persona fsica o una persona jurdica.

Promesa de Pago: una persona reconoce una deuda y promete pagar a otra una suma determinada de
dinero en una fecha tambin determinada.

CONFORME:el origen de la deuda es una operacin de compra-venta de bienes o servicios

VALE: el origen de la deuda es un prstamo de dinero

TITULOS VALORES REPRESENTATIVOS DE TRANSPORTE DE

MERCADERAS
Son aquellos documentos en los que se hace constar el contrato de transporte de mercadera. Existen tres
documentos diferentes:
Gua de encomienda: se utiliza para el envo de paquetes pequeos en medios de transporte que a su
vez llevan pasajeros en el mbito nacional.
Carta de Porte: se utiliza para el envo de grandes cargas en medios de transporte de gran capacidad
de bodega en el mbito nacional.
Conocimiento de embarque: se utiliza en el mbito internacional para el transporte de bienes cuando
se realizan importaciones o exportaciones de los mismos, generalmente va acompaado de la Factura
Pro forma.
Certificado de depsito: se emite por las mercaderas depositadas depsitos aduaneros o Zonas
Francas a la espera de ser retirada
Warrant: consiste en la autorizacin de un crdito con la garanta de los bienes depositados en
depsitos aduaneros o Zonas Francas.

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Contado

Factura Contado
Ticket de Mquina Registradora

Crdito

Puede asumir varios nombres:

Factura Crdito
Factura
Crdito
Debe

De venta

C
L
A
S
I
F
I
C
A
C
I

En ms: Se emite por

Bsicos
Ajustes a las
ventas

En menos: Se emite por

Documentos
Probatorios

Cierre Venta a Crdito

Documentos
Comerciales

Complementarios

Contado:

Descuentos o Bonificaciones especiales

Devolucin de Venta
Ajuste de precio cuando el mismo fue mayor al que
corresponda.

Contado:

Recibo Oficial

Pedido seccional
Orden de Compra
Orden de venta
Remito

Ordenes de pago:

Cheques
Letra de cambio

Representativos de Dinero
Ttulos Valores

Representativos de Mercaderas

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Conforme
Promesas de
Vale
pago:
Gua de encomienda
Carta de Porte
Conocimiento de Embarque
Certificado de Depsito
Warrant

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Se emite cuando se vende a cobrar en un futuro

determinado:
Crdito simple
Slo factura
Crdito documentado
Factura + conforme

Intereses o recargos
Fletes
Ajuste de precio cuando el mismo fue menor al
que corresponda.

Recibo de Sueldos
Vale de Caja
Ingreso de Caja
Egreso de Caja
Boleta de Depsito Bancario

Otros

Se emite cuando se recibe:

Efectivo
Cheque comn
Cheque diferido 8 das
Voucher Tarjeta de Crdito

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Factura Contado
Crdito
Nota de Dbito

Devolucin Contado
Crdito
Nota de Crdito

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OTRAS CLASIFICACIONES DE LA DOCUMENTACION COMERCIAL
DOCUMENTOS DE TRMITE INTERNO Y DE TRMITE EXTERNO.
En funcin del mbito donde se realiza la operacin comercial podemos clasificar a la documentacin en:
de trmite interno y de trmite externo a la empresa.
Los de trmite interno son aquellos comprobantes que circulan dentro de la empresa: pueden documentar
tanto actos administrativos como hechos econmicos.
Los de Trmite externo, en cambio, son los comprobantes que se mueven fuera de empresa.
Pedido Seccional
Orden de Venta
Ingreso de Caja
D

TRMITE INTERNO

Egreso de Caja
Vale de Caja
Planilla de Caja

Planilla de Cobranza

Remito

Remito

Boleta de Contado
Nota de Devolucin Contado

Factura

Nota de Dbito
TRMITE EXTERNO

Nota de Crdito
Recibo Oficial

Recibo de Sueldos
Orden de Compra
Boleta de Depsito

DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Y NO OBLIGATORIOS

De acuerdo con lo establecido por el decreto 388/92 y la Resolucin 688/92 podemos decir que existen
comprobantes obligatorios y no obligatorios desde el punto de vista fiscal:
a)
Los comprobantes obligatorios para la DGI, son aquellos que requieren para su impresin la
CONSTANCIA DE IMPRESIN emitida por dicha institucin. La vigencia de utilizacin de los mismos ser
por el trmino de dos aos a partir de la fecha impresa en el pie de imprenta y en la parte inferior central del
documento
b)
Los comprobantes no obligatorios: son aquellos que la DGI no hace expresamente mencin en las normas
anteriormente mencionadas.
Boleta Contado

Nota Devolucin Contado

O
C

Factura
OBLIGATORIOS

Nota de Crdito

Remito

Recibo de Sueldos

Pedido Seccional

N
T

Nota de Dbito

Orden de Compra
Orden de Venta
NO OBLIGATORIOS

O
S

Recibo Oficial
Vale de Caja
Ingreso y Egreso de Caja
Boleta de Depsito Bancaria

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