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19/03/2015

Comoescolheroscanneridealparaadigitalizaodedocumentos

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Como escolher o scanner ideal ?


Escolheroscanneridealnoumatarefafcil.Nomercado,hmuitasopesdemarcasemodelos,com
diferentesespecificaestcnicas,caractersticas,ramosdeaplicaoecompreosvariados.
Diariamente,dezenasdeclientesnoscontatamcomestamesmadvida,portanto,nointuitodeauxililosna
tomadadedeciso,sugiroqueacompanhemasdicasaseguir:

1) Pergunta inicial: qual problema se pretende resolver atravs da digitalizao de


documentos?

Operacional?(menospapel,maiseficincia)
Financeiro?(maioreficincia,menorescustos)
Estratgico?(agilidadedasinformaesalavancandonegcios)
Ambiental?(menospapel,maisrvores)
Legal?(obrigatoriedadedadigitalizao,porexemplo,atualmentenosegmentoJurdico,ondeosprocessos
obrigatoriamentepassaramatramitardeformaeletrnica)
Outodasasalternativas?

Apartirdadefiniodoimpactopositivodadigitalizaonoseunegcio,deveseestabelecerumbudget
(oramento)paraaquisiodestaferramentaimprescindvelnogerenciamentoeletrnicodedocumentos:o
scanner.

2) Defina a frequncia e o volume de documentos que se pretende digitalizar

Nestaetapa,deveseanalisaroperfildedigitalizaodasuaempresa,tempoderesposta,frequnciaevolume
dachegadadedocumentosparadigitalizar.Vejagrficoabaixo:

frequncia

volume

scanner

baixa

baixo

entrada

baixa

alto

departamental

alta

baixo

departamental

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alta

Comoescolheroscanneridealparaadigitalizaodedocumentos
alto

mdia
produo

Scannerdeentrada:20ppm,1.000pginas/dia.Exemplo
Scannerdepartamental:25a40ppm,1.500a3.000pginas/dia.Exemplo1.Exemplo2.Exemplo3.
Scannermdiaproduo:acimade50ppm,4.000a6.000pginas/dia.Exemplo

1. Suaempresarecebe600folhas(volumebaixo),umavezporsemana(frequnciabaixa).Adquiraum
scannerdeentrada.
2. Omesmocasoanterior,pormagoraasimagensprecisamestardisponibilizadasnoservidoremnomximo
duashorasapsachegadadosdocumentos.Considereotempogastonapreparaodasfolhas,separao
dosprocessos,etc.Nestecaso,sernecessrioadquirirumscannercomumamaiorcapacidade,pois,
apesardobaixovolumeebaixafrequncia,otempoderespostacurto,eumscannerdeentradapodeno
sersuficiente.

Casoopropsitosejaprestarserviosdedigitalizaodedocumentosemregimedeoutsourcingparaoutras
empresas,oucasotenhaumvolumegrandededocumentosadigitalizar,osmodelosseroosdealtociclodirio
deproduo,ealtavelocidade,comoeste.Podeseconsiderartambmalocaodescannersdemaior
produo,quandoosprojetosforemdetirocurto.
Definaesteparmetrocommuitocuidado,poisointuitoodeseevitarumacompraerrada,ondeOUadquirese
ummodelomuitosuperior,OUmuitoinferioraonecessrio.
Casosuaempresatenhaumlegadodocumentalmuitogrande(centenasdemilharesdedocumentos),considere
contratarumaempresadeconsultoriaparaorientarnoprojeto,poisestescostumamserlongosemais
complicados.NossaConsultoria.

3) Definindo a resoluo optica

Aresoluoptica(dadaemd.p.i.oupontosporpolegada)umparmetrotcnicodoscanner,oqualdefinea
precisocomaqualoequipamentoircapturarasimagens.Logo,quantomaioraresoluo,maioranitidezda
imagemobtida,porm,maiorotempodevarreduraemaiorotamanhodoarquivo(emKBytes).Destaforma,
devesebalanceararesoluoparaqueseobtenhaomelhorcustobenefcioentrevelocidade,tamanhodo
arquivoequalidade.
Osscannersdedocumentosdomercadocostumamcontarcomat600dpideresoluooptica,porm,
dificilmentesernecessrioutilizarsemaisde300dpiemumprocessodedigitalizaodedocumentos.

4) Definindo o formato do documento e tipo (A4, Ofcio, A3? Tipo encadernado, livros, folhas
soltas, cartes, documentos espessos?)

Esteitemmuitoimportante,poisumscannerA3podecustarat10vezesmaisdoqueumA4.
Lembrese:oformatoA3maiordoqueoA4.UmscannerA3podedigitalizarumdocumentoA4,maso
contrrionoverdadeiro.
ParadocumentosfolhassoltasA4:scannercomalimentadorautomtico(ADF)
Paralivros,documentosencadernadosoumuitoespessos:scannerdemesa(flatbed)
ParafolhassoltasElivros,documentosencadernadosoumuitoespessos:scannercomADFemesaplana
(flatbed)

5)Velocidadedadigitalizao
Dadaempginasporminutoouppm.Scannersatualmentevariamde20ppma250ppm,logo,oqueirdefinir
avelocidadeafinalidadeedisponibilidadedeinvestimento.Obviamente,paramaioresvolumesdirios,
sugerimosescolherumscannercommaiorvelocidade.Paraumusodepartamental,noescritrio,modelosde20
a40ppmsomaisdoquesuficientes.

6) Simplex (somente frente) ou Duplex (frente e verso em nica passada)

Atualmente,aconselhamososclientesaadquiriremscannersduplex,pois,almdapoucadiferenadepreos,o
recursoduplexmuitotilparaseevitarduplicarotrabalho,casotenhadedigitalizardocumentoscomfrentee

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versoalmdisso,hpouqussimasopesdescannerssimplexnomercado.

7) Formato de sada (arquivo tipo TIF, JPG, PDF, PDF pesquisvel)

Definaotipodearquivodesada,ouseja,comoasimagensdosdocumentosserosalvas,deacordocomos
requisitosdoseuprojeto.Atualmente,agrandemaioriadosfabricantesoferecescannersesoftwaresdecaptura
quepermitemquesesalveosarquivosnosprincipaisformatosdomercado,sendohojepredominanteopadro
PDF(PortableDocumentFormat).

8) Analisar e definir estrategicamente quais recursos do software de captura so necessrios

Recursoscomoeliminaoautomticadeversoembranco,OCR,remoodefuros,automelhoriadasimagens,
leituradecdigodebarras,auxiliamnamelhoriadaprodutividade,poisevitamreprocessamentodasimagense
controledequalidade.Apenaslembresedeque,quantomaisfunesativas,maioraexignciade
processamentoparaoscannermontaraimagem,ouseja,maisrecursosdememriaeprocessamentodever
possuirocomputadordetrabalho,ondeoscannerestarconectado.

9) Pr-requisitos fundamentais a se ter em mente na digitalizao de documentos

Emvirtudedoscannerviaderegraprocessargrandesquantidadesdedocumentos,osresduospresentesno
papel,comoafuligem,p,sujeiraetonerfatalmenteiropararnointeriordoscanner,portanto,hanecessidade
delimpezapreventivaperidicabsica,quepodeserrealizadapelousurio,utilizandopanolevemente
umedecidocomlcoolisoproplico,aplicadosobreaslentes,roletesdeborracha,padsdeseparao,e
carenagens.Aquitemosumvdeocomumexemplodemanutenobsica.
Ateno:Nuncatentedesmontaroequipamento!!!Amanutenoavanadadeversempreserrealizada
porumtcnicoespecializado.

10) Preparao dos documentos etapa importante na digitalizao de documentos

Outrofatorquefaztodaadiferenaapreparaoprviadosdocumentos,antesdeinserlosnoscanner.Na
etapadepreparao,osdocumentosdevemserarejados,separadosmanualmente,devemserremovidositens
quepossamdanificaroscanner,comogrampos,clipes,postits,sujeiras,devendoserreparadasasfolhas
danificadas,rasgadas,evitandoquemateriaissedesprendamdafolhaefiquemalojadosnointeriordo
equipamento.
Esperoqueoposttenhasidodeutilidadeavoc.Quaisquerdvidas,crticasousugestes,porfavor,entreem
contatoaqui.
Eng.RodrigoRossoniRibeiro,CDIA+
CEOdaFastScanService

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