CAPITULO I

MANUAL METODOLGICO PARA LA IDENTIFICACIN, PREPARACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

MENORES
En este Captulo se detalla la informacin bsica necesaria para la identificacin, preparacin y evaluacin de
proyectos menores.
Lea cuidadosamente las instrucciones en l contenidas y conteste las preguntas que se consignan en los
correspondientes formatos.
MDULO 1:

IDENTIFICACIN

El propsito de todo proyecto de inversin pblica es resolver un problema o necesidad que se le presenta a un
sector de la poblacin, razn por la cual su identificacin antecede a la presentacin del proyecto.
1.1

EL PROBLEMA O NECESIDAD (FORMATO ID-01)

Para analizar el problema por solucionar o la necesidad por satisfacer debe tener en cuenta los siguientes
aspectos:
1.1.1

PROBLEMA O NECESIDAD:

Indique cmo se manifiesta en la actualidad el problema o necesidad que se quiere solucionar con el proyecto.
Recuerde que el problema puede estar asociado con la calidad, cantidad y oportunidad de los bienes o servicios
ofrecidos a la comunidad, o con el desempeo de una entidad u organizacin.
Se debe tener claridad sobre el problema planteado y no confundirlo con la posible solucin.
Ejemplo:
La construccin de una cancha deportiva no es un problema; es una posible alternativa de solucin
ante un problema de insuficientes oportunidades para la realizacin de prcticas deportivas, causado
por la carencia de espacios adecuados para la recreacin y el deporte.
Ejemplo:
Si un determinado municipio est dirigiendo sus descargas a una fuente de agua, el problema no es que
no exista planta de tratamiento antes de la descarga, el problema es el deterioro que la descarga est
causando al recurso y la imposibilidad del consumo humano y/o agrcola del recurso aguas abajo.
Las preguntas sobre la anterior informacin se presentan en el Formato ID-01. En la primera fila del
formato usted encontrar la casilla "NOMBRE DEL PROYECTO", no la diligencie an, espere hasta
haber descrito el proyecto, en donde se indicar cmo determinar su nombre. Proceda de igual forma con
todos los formatos que se explican a continuacin.

1.1.2

CAUSAS DEL PROBLEMA

Explique, en el espacio reservado para tal fin, cules son las posibles condiciones que llevaron a que el problema se est
presentando.

Present una sntesis de cmo se manifiesta el problema, sus causas y consecuencias, para diligenciar el
numeral 4, "Justificacin", de la Ficha de Estadsticas Bsicas de Inversin (Ficha EBI).
1.2

POBLACIN OBJETIVO (FORMATO ID-02)

Identificado el problema, describa la poblacin y zona que se atender especficamente con el proyecto.
Esta es la poblacin objetivo y est definida como el conjunto de personas o elementos a los cuales se les
pretende solucionar el problema o necesidad a travs del proyecto.
El FORMATO ID-02 est dividido en dos partes. En la primera, Cuantificacin, determine la poblacin objetivo
que anualmente se espera atender con el proyecto. Poblacin, en este caso, no slo se refiere a personas, en
ocasiones se refiere a bienes, aulas, hectreas, animales, otros. Recuerde que este clculo puede ser afectado
por movimientos migratorios, tasas de natalidad, etc.
En la casilla "Aos del Proyecto / Aos Calendario", usted encontrar una fila numerada, la cual corresponde a
cada uno de los aos del proyecto. Debajo de cada uno de stos, coloque el ao calendario correspondiente,
asignando al ao cero el ao en el que se inicia el proyecto en cuestin.
En la segunda parte, Descripcin de la Poblacin Objetivo, describa las principales caractersticas de la
poblacin que se atender con el proyecto, considerando aquellas que sean importantes para aclarar el problema
que se est estudiando (situacin socioeconmica, caractersticas culturales, etc.).
En esta parte, especifique tambin la zona donde reside esta poblacin, esto es, la Regin, Departamento,
Municipio y Localidad (Corregimiento, Vereda, Barrio, Comunidad, Inspeccin de Polica o punto reconocido)
donde reside la poblacin objetivo.
En la Ficha de Estadsticas Bsicas de Inversin (Ficha EBI) numeral 8.1, indique el nombre oficial de la
Regin, Departamento y/o Municipio donde reside la poblacin objetivo.

1.3

OBJETIVO DEL PROYECTO (FORMATO ID-03)

La identificacin del problema permite determinar el objetivo o situacin que se persigue con la realizacin del
proyecto. Dicho objetivo est relacionado con la solucin del problema, esto es, con el cambio esperado en la
situacin general de la poblacin.
En el FORMATO ID-03 defina el objetivo del proyecto, exprese los resultados esperados del proyecto en trmino
de indicadores y sus correspondientes metas (en cantidad, tiempo y, si es posible, calidad). Esta informacin
facilitar la evaluacin y posterior verificacin del logro de la situacin deseada.
Ejemplo:

Debido a que el municipio de Morropelado est dirigiendo las aguas servidas domsticas, sin previo
tratamiento, a una fuente de agua, este recurso se est viendo deteriorado. Esto se manifiesta en el alto
grado de concentracin de elementos contaminantes despus del punto de descarga. El objetivo del
proyecto es reducir la contaminacin del recurso agua, a niveles que permitan el consumo humano y el
riego, despus del punto de descarga. El indicador estar dado por algn tipo de parmetro de
concentracin de sustancias de inters sanitario y parmetros bsicos como oxgeno disuelto, DBO,

slidos suspendidos y otros, dependiendo del uso que se est dando al recurso. La meta ser el valor
que se pretenda lograr para estos indicadores, con el propsito de alcanzar los estndares de calidad
del agua.
Luego de definir el objetivo del proyecto, relacinelo con los lineamientos de poltica nacional, sectorial,
municipal, departamental, zonal, etc.
Estos elementos de poltica estn consignados en los Planes y Programas de Desarrollo, los Planes y Programas
Sectoriales, los Planes Regionales de Desarrollo, en los documentos que presentan los lineamientos sectoriales
de los Ministerios (Documentos CONPES, etc.).
En este sentido, mencione en el formato el Plan o Programa con el que se relaciona el objetivo del proyecto y
especifique el objetivo del Plan o Programa al que apunta el proyecto.
Si el proyecto apoya a otro proyecto en ejecucin, forma parte de alguna estrategia, o se realiza en cumplimiento
de las funciones de alguna entidad, haga mencin a esta situacin en el formato.
1.4

ESTUDIO DE ALTERNATIVAS (FORMATO ID-04)

Las alternativas son las diferentes formas de solucionar un problema o de satisfacer una necesidad.
Ejemplo:
Para nuestro ejemplo del municipio de Morropelado, podran existir dos alternativas de solucin al
problema: Alternativa 1: Construccin de lagunas de oxidacin para tratamiento primario de aguas
residuales y, Alternativa 2: Construccin de plantas de tratamiento de aguas residuales.
Cuando existan varias alternativas, descrbalas brevemente. Escoja una para el anlisis que deber hacer a partir
del Mdulo 2 y explique en la parte final del formato las razones tcnicas, sociales, polticas, culturales,
ambientales, legales, institucionales, o de otra ndole, por las cuales seleccion esa alternativa.
Al finalizar la descripcin de la(s) alternativas, indique en el espacio sealado el nmero de la que se seleccion.
Si existe slo una alternativa, descrbala brevemente e indique por qu considera que no hay ms alternativas.
La alternativa preseleccionada se constituye en el proyecto que ser preparado y evaluado en el siguiente
Mdulo.
MDULO 2:
PREPARACIN Y EVALUACIN
2.1

DESCRIPCIN DEL PROYECTO (FORMATO PE-01)

Para analizar la opcin de solucin al problema identificado, deber describir los aspectos generales,
ambientales, tcnicos, institucionales y comunitarios de la alternativa preseleccionada.
2.1.1

ASPECTOS GENERALES, AMBIENTALES Y TCNICOS (FORMATO PE-01, SECCIN A)

Describa la alternativa seleccionada en el mdulo anterior, indicando sus principales caractersticas y sus
aspectos ms importantes, como por ejemplo, su localizacin (lugar donde va a ejecutar fsicamente el proyecto),
su duracin, las especificaciones o caractersticas tcnicas importantes que darn informacin sobre el tamao o
la dimensin del proyecto, as como la tecnologa propuesta y/o el tipo de insumos utilizados para su

implementacin. Considere los efectos que el proyecto puede producir sobre distintos elementos del medio
ambiente como el estilo de vida, la identidad cultural, los recursos naturales, etc.
Segn la naturaleza del proyecto y su efecto sobre el medio ambiente, considere sobre la necesidad de licencia
ambiental, de acuerdo con la Ley 99 de 1993 y el Decreto 1753 de 1994.
Para diligenciar el numeral 5, "Descripcin", de la Ficha de Estadsticas Bsicas de Inversin (Ficha
EBI), haga un breve resumen sobre los aspectos generales de la alternativa. La informacin sobre
localizacin fsica del proyecto, le ser til para diligenciar el numeral 3, "Localizacin" de la Ficha.
Indique all el nombre oficial de la Regin, Departamento, Municipio, Distrito, localidad, segn el caso,
donde ste se adelantar.
2.1.2

ASPECTOS INSTITUCIONALES Y COMUNITARIOS

(FORMATO PE-01, SECCION B)
En lo relativo a los aspectos institucionales, se trata de demostrar que el ente responsable del proyecto ha
previsto los mecanismos para garantizar su ejecucin y operacin. En este sentido, responda las preguntas
relacionadas en el formato sobre la experiencia del ente responsable del proyecto, la(s) entidad(es) o
institucin(es) que se encargar(n) de su ejecucin y administracin, as como sobre la concertacin y
participacin de la comunidad en la ejecucin, operacin y veedura del proyecto.
Con el propsito de garantizar la continuidad del proyecto, para el caso de proyectos cuya etapa de inversin
se diferencia de la de operacin (generalmente proyectos de infraestructura), defina el costo anual de
operacin del proyecto y la(s) fuente(s) de financiacin para sta.
SELECCIN DEL NOMBRE DEL PROYECTO:
Una vez descrito el proyecto, se puede establecer su nombre. Considere para esto que el nombre debe
responder a tres interrogantes:
-Qu se va a hacer? (El Proceso. Ej: Reparacin locativa)
-Sobre qu? (El objeto. Ej: Casa de la Alcalda)
-Dnde? (La localizacin. Ej: Municipio Carmen de Carupa)
Para el ejemplo anterior, el nombre completo sera: Reparacin Locativa de la Casa de la Alcalda del
Municipio de Carmen de Carupa.
Ya definido el nombre del proyecto, coloque ste en el encabezado de cada uno de los formatos
diligenciados y de los prximos a diligenciar.

2.2

COMPONENTES O ACTIVIDADES PLANTEADOS PARA DESARROLLAR EL PROYECTO

(FORMATO PE-02)

Antes de establecer los componentes necesarios para desarrollar el proyecto, debe describir su producto; esto
es, el bien, servicio, cambio en calidad, etc., resultante de los componentes, que permitir el logro del objetivo del
proyecto.
En el formato, exprese la unidad de medida del producto y establezca la meta esperada en trminos de
cantidad, calidad, lugar y tiempo.

Ejemplo:
Debido a que el municipio de Morropelado est dirigiendo las aguas servidas domsticas, sin previo
tratamiento, a una fuente de agua, este recurso se est viendo deteriorado. Con el propsito de
recuperar los estndares de calidad del agua y as posibilitar su consumo humano y agrcola despus
del punto de descarga, se optar por la alternativa de construccin de lagunas de oxidacin para
tratamiento primario de aguas residuales. En este caso, el producto podra ser los metros cbicos de
agua tratada, su indicador y meta podra ser el nmero de metros cbicos de agua tratados en las
lagunas de oxidacin.
El producto de un proyecto se logra gracias a la realizacin de uno o varios componentes. Una vez definido el
producto, debe nombrar todos los componentes que se requieren para la realizacin del proyecto (obras de
infraestructura fsica, capacitacin, dotacin, asistencia tcnica, operacin, etc).
Ejemplo:
Para nuestro ejemplo, los componentes del proyecto necesarios para lograr el producto (metros
cbicos de agua tratados), podran ser dos: el primero, relacionado con las obras fsicas (adecuacin del
terreno, construccin de las lagunas de oxidacin, canalizacin de vertimentos, etc) y el segundo,
relacionado con la operacin del sistema de tratamiento. Adicionalmente, se podra pensar en un
componente de apoyo, que incluira estudios de suelo, diseo de obras y, posiblemente, educacin
ambiental.
Establezca una unidad de medida que permita cuantificar el componente y la meta esperada, considerando a la
vez el tiempo en el que se espera llegar a cumplir con dicha meta. En el ejemplo de Morropelado, para el
componente de obras fsicas, el indicador y su meta podra ser el nmero de lagunas de oxidacin construidas.
Indique esto en el cuadro de la parte inferior del FORMATO PE-02.
Algunos proyectos slo incluyen un componente. Cuando esto suceda, el indicador y la meta del componente
pueden coincidir con el indicador y la meta del producto. Tal es el caso de proyectos que incluyen como nico
componente la capacitacin. Para stos, el indicador y la meta, tanto del producto como del componente,
estaran dados por el nmero de personas capacitadas.
En cualquier caso, no olvide incluir tambin como componentes el mantenimiento y/o la administracin
(operacin) del proyecto.
Relacione cada componente y, de considerarlo necesario, desagrguelos en las actividades ms representativas.
Recuerde que las actividades son las acciones necesarias para obtener, a partir de los insumos o
recursos, los componentes del proyecto.
Para algunos proyectos es difcil la desagregacin en componentes y, en cambio, se facilita su desagregacin por
actividades. En estos casos trabaje la informacin que se solicita a nivel de actividades.
2.3

COSTOS DEL PROYECTO (FORMATO PE-03)

El propsito de esta seccin es presentar el flujo anual de costos del proyecto.

En la primera columna del Formato PE-03 relacione cada uno de los componentes y/o actividades del
proyecto. Incluya los mismos componentes y/o actividades enumerados en el formato anterior (FORMATO PE02).

En el grupo de columnas identificadas como "Aos del Proyecto/Aos Calendario" coloque debajo del ao 0
del proyecto el ao calendario en el cual ste se inicia y los siguientes aos calendario sucesivamente en las
casillas que aparecen bajo los aos 1 y 2.
Luego, incluya el costo total de cada componente y/o actividad, distribuyndolo en el ao o aos requeridos para su
realizacin.

Ejemplo:

Para realizar el componente de capacitacin, debo llevar a cabo una serie de actividades, dentro de las
cuales se destacaran la realizacin de talleres, cursos, eventos y seminarios; la realizacin de visitas
veredales y de asesora a la comunidad; y la elaboracin y difusin de material didctico. Para el
componente de administracin, se podra pensar en actividades de contratacin de personal; en la
operacin (arrendamiento, servicios, administracin, etc.), dotacin y mantenimiento de las oficinas del
proyecto, cuando se requieran; en la adquisicin y/o mantenimiento de equipo de transporte; en los
costos de legalizacin de convenios; etc.
Agrupe en un rubro denominado "otros" aquellos costos que no incluy en los componentes y/o actividades.
En la determinacin de los costos, siga las indicaciones que se detallan a continuacin:
-

Valore a precios de la fecha en la cual prepara el proyecto, independientemente del ao en el cual se

van a realizar las actividades de cada componente.

No incluya incrementos por inflacin, aunque realice las actividades en aos futuros.

Tenga en cuenta todos los insumos, mano de obra calificada y no calificada, materiales y equipos
necesarios para la realizacin de cada actividad. Recuerde costear el aporte de la comunidad, ya
sean materiales, mano de obra, equipos, etc.

Tenga cuidado de no duplicar los costos entre las diferentes actividades o componentes.

Recuerde incluir como costos del proyecto slo los costos incrementales, es decir aqullos que no se
estaban causando antes y que debido a la realizacin del proyecto se empiezan a causar. Por ejemplo,
en el caso de un proyecto de ampliacin de infraestructura, slo se incluyen los costos de
mantenimiento de la infraestructura nueva, no los de la anterior.

Cuando sea necesario llevar a cabo diseos o estudios de preinversin, se deben incluir.

A continuacin se explica el procedimiento a seguir para obtener los costos totales:

Sume verticalmente los costos de los componentes o, si es el caso, de las actividades para cada uno de
los aos y obtenga as el "Total Anual de Costos del Proyecto".

2.4

RESUMEN DE COSTOS DEL PROYECTO (FORMATO PE-04)

En el formato se presenta el resumen de costos del proyecto y sus principales indicadores. Indique en ste el
ao calendario que corresponde al ao 0 ("Ao Cero") y el "Ultimo ao del Proyecto" (el ltimo ao calendario
para el cual program y coste componentes).
Traslade la siguiente informacin de otros formatos:
-

Del FORMATO ID-02, tome los datos de poblacin objetivo y smelos, obteniendo as la "Poblacin
Objetivo Total".

Del FORMATO PE-02, tome los datos sobre "Cantidad total de producto" (meta esperada).

Del FORMATO PE-03, traslade el "Costo Total del Proyecto en Valor Presente".

A continuacin realice los siguientes clculos:

-

Divida el "Costo Total del Proyecto en Valor Presente", punto C, entre la "Poblacin Objetivo Total",
punto A. El resultado es el "Costo por Beneficiario".
Divida el "Costo Total del Proyecto en Valor Presente", punto C, entre la "Cantidad Total del Producto",
punto B. El resultado es el "Costo por unidad de producto".
Seleccione los indicadores que considere ms representativos (Costo por unidad de producto, costo por
beneficiario, etc.) e inclyalos en el numeral 8.2, de la Ficha EBI.

MDULO 3 :

FINANCIACIN (FORMATO FS-01)

Este mdulo tiene como propsito describir y valorar globalmente las fuentes de financiacin del proyecto.
Para ello, en el FORMATO FS-01, determine las fuentes de financiacin para cada uno de los componentes y/o
actividades del proyecto.
El formato est diseado para presentar el esquema de financiacin para un ao especfico. Diligencie un
formato por cada uno de los aos de duracin del proyecto.
En la primera columna del formato, presente los principales componentes y/o actividades del proyecto. Para cada
uno de estos, establezca, en miles de pesos, el valor a financiar por las diferentes fuentes de financiacin.
Tenga en cuenta las condiciones establecidas por stas, en trminos de gastos, componentes y/o actividades
susceptibles de financiacin.
En la fila "Ao Calendario", "Ao del proyecto", indique el ao para el cual est presentando la financiacin.
En la fila "Nombre de las Fuentes de Financiacin", presente el nombre de los entes que colaborarn en la
financiacin del proyecto. Seale inicialmente las fuentes correspondientes a recursos de inversin del
Presupuesto General de la Nacin-PGN (Sistema Nacional de Cofinanciacin, entidades del orden nacional,
otras). Luego indique las otras fuentes de financiacin, como el Departamento, el Municipio, la comunidad,
crdito, etc.
Si alguna entidad piensa financiar el proyecto utilizando recursos provenientes del presupuesto de inversin y del
presupuesto de funcionamiento, presente la entidad dos veces: una haciendo referencia a los recursos de
inversin y otra a los recursos de funcionamiento.
No incluya entidades con las que no se haya concertado previamente su participacin en la financiacin
del proyecto.
En la ltima columna "Total financiacin por componente y/o actividad" presente la suma de las fuentes de
financiacin para cada uno de stos. Tenga en cuenta que este valor debe coincidir con el valor asignado al
componente y/o actividad para el correspondiente ao en el FORMATO PE-03.
En la fila "Total Financiacin por Fuente", sume los valores de los aportes de financiacin para cada una de las
fuentes descritas.
En caso de tener alguna observacin acerca de las fuentes de financiacin utilizadas, presente sta en la seccin
de observaciones.

Esta informacin le servir para diligenciar el numeral 6: "Financiamiento de la Inversin" de la ficha

de Estadsticas Bsicas de Inversin (Ficha EBI). Incluya nicamente los costos financiados con
recursos de inversin.

MDULO 4:

PROGRAMACIN FSICO-FINANCIERA

El presente mdulo permite desarrollar la informacin que servir para analizar la evolucin de las actividades y
componentes formulados para la etapa de inversin del proyecto, es decir, para el montaje fsico del proyecto.
De igual manera, permite programar la financiacin requerida durante la etapa de inversin del proyecto; debe
coincidir, por lo tanto, con la programacin de los desembolsos que debern realizar las entidades
cofinanciadoras durante el montaje del proyecto.
Utilice el Formato FF-01, PROGRAMACIN FSICO-FINANCIERA DEL PROYECTO, para presentar la
informacin trimestral de avance de obra y ejecucin financiera del proyecto. Se debe diligenciar un formato por
cada ao de inversin o montaje del proyecto.
La informacin trimestralizada debe presentarse para cada componente del proyecto. Los componentes deben
clasificarse en una de las siguientes categoras de inversin: obra fsica, adquisicin de bienes, costos
complementarios, apoyo institucional, ingeniera y administracin, imprevistos. En el caso de componentes que
incluyan inversiones en ms de una categora de las previstas, el componente debe clasificarse en aqulla en
dnde sea mayor el porcentaje de inversin respecto del costo total de inversin del componente. Indique en la
columna 1 (CI), la categora de inversin del componente.
En la columna 2 describa el componente. Para cada componente, presente su unidad de medida (columna 3), la
cantidad programada en el ao (columna 4), el costo unitario (columna 5) y el costo total en el ao (columna 6).
La informacin de la columna 4 debe coincidir con la calculada en este ao en el Formato PE-02,
COMPONENTES O ACTIVIDADES PLANTEADAS PARA DESARROLLAR EL PROYECTO, para el componente
respectivo. La informacin de la columna 6 debe coincidir con la calculada en este ao en el Formato PE-03,
COSTOS DEL PROYECTO.
Presente una desagregacin trimestral de la anterior informacin. Para cada componente se presentan dos
casillas por trimestre. En la casilla superior, indique la cantidad de obra o meta fsica del trimestre; en la casilla
inferior, indique la meta financiera o costo del trimestre.
En lo posible, presente para cada componente una desagregacin en sus principales actividades. Describa stas
en la columna 2. Si tiene la informacin.