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ORGANIZAR:
DIRIGIR:
COORDINAR:
CONTROLAR:
3. INTEGRACIN
4. DIRECCIN
5. CONTROL
3. OBTENCIN DE RECURSOS.
4. DIRECCIN.
5. CONTROL.
2. ORGANIZACIN:
3. ASESORA:
4. DIRECCIN:
5. COORDINACIN.
6. INFORMACIN.
inspecciones.
7.PRESUPUESTACIN. Es la funcin que incluye todo lo que se dice
respecto a la elaboracin, ejecucin y
fiscalizacin presupuestaria, o sea, el plan
fiscal, la contabilidad y el control.
II. Planeacin
2.1 Definicin.
" La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha
de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la
secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos
y nmeros necesarios para su realizacin ".
A. Reyes Ponce.
* Objetivo.
El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados.
* Cursos alternos de accin.
Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de
accin y estrategias, para conseguir los objetivos.
* Eleccin.
La planeacin implica la determinacin, el anlisis y la seleccin de la
decisin ms adecuada.
* Futuro.
La planeacin trata de prever situaciones futuras y de anticipar
hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades
futuras.
Importancia de la planeacin
La vida actual es sumamente dinmica, donde el cambio est
presente constantemente, ste puede ser sbito o lento, la planeacin
permite asimilar estos cambios.
Razones por las cuales es importante la planeacin:
Principios de la Planeacin
Los principios de la administracin son verdades fundamentales de
aplicacin general que sirven como guas de conducta a observarse en
la accin administrativa. Siendo los siguientes:
* Factibilidad.
Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes
demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La
planeacin debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas
que actan en el medio ambiente.
* Objetividad y cuantificacin.
Cuando se planea es necesario basarse en datos reales,
razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas,
especulaciones o clculos arbitrarios. Este principio establece la
necesidad de utilizar datos objetivos como estadsticas, estudios de
mercado, estudios de factibilidad, clculos probabilsticos, etc. La
planeacin ser ms confiable en tanto pueda ser cuantificada,
expresada en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones (porcentajes,
unidades, volumen, etc.)
* Flexibilidad.
Al elaborar un plan, es conveniente establecer mrgenes de holgura
que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen
nuevos cursos de accin que se ajusten fcilmente a las condiciones.
* Unidad.
Todos los planes especficos de la empresa deben integrarse a un
plan general y dirigirse al logro de los propsitos y objetivos generales,
de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y
armnico en cuanto al equilibrio e interrelacin que debe existir entre
stos.
* Del cambio de estrategias.
Cuando un plan se extiende con relacin al tiempo, ser necesario
rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los
propsitos, sino que la empresa tendr que modificar los cursos de
Definicin:
La planeacin, se inicia a partir de la definicin de los propsitos,
stos son los fines esenciales o directrices que definen la razn de ser,
naturaleza y carcter de cualquier grupo social.
2.4 Objetivos
Definicin.
Los objetivos representan los resultados que la empresa espera
obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y
determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico.
Una vez que se han establecido los propsitos e investigado las
premisas que pueden afectar su realizacin, se determinan los objetivos,
que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un
tiempo determinado. Ejemplo: Lograr una utilidad neta de 150 millones
de pesos durante los dos proximos aos.
Clasificacin de los objetivos
En funcin del rea que abarquen y del tiempo al que se establezcan
pueden ser:
* Estratgicos o generales.
Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo. Ejemplo;
Obtener una utilidad neta de 100 millones de pesos en los proximos cinco
aos.
* Tcticos o departamentales.
Se refieren a un rea o departamento de la empresa, se subordinan a
los objetivos generales y se establecen a corto o mediano plazo. Ejemplo;
2.5 Polticas
Definicin.
Planeacin Estratgica.
Es la planeacin de tipo general proyectada al logro de los objetivos
institucionales de la empresa y tienen como finalidad bsica el
establecimiento de guas generales de accin de la misma.
Este tipo de planeacin se concibe como el proceso que consiste en
decidir sobre los objetivos de una organizacin, sobre los recursos que
sern utilizados, y las polticas generales que orientarn la adquisicin
y administracin de tales recursos, considerando a la empresa como
una entidad total.
Las caractersticas de esta planeacin son, entre otras, las
siguientes:
- Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los
planes especficos subsecuentes.
- Es conducida o ejecutada por los ms altos niveles jerrquicos de
direccin.
Planeacin Operativa.
2.7 Programas.
Definicin:
Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades
especficas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos, y el
tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos
eventos involucrados en su consecucin.
Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si
mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un
programa ms general.
La elaboracin tcnica de un programa debe apegarse al siguiente
procedimiento:
1 Identificar y determinar las actividades comprendidas.
2 Ordenar cronolgicamente la realizacin de las actividades.
3 Interrelacionar las actividades, es decir, determinar que
actividad debe realizarse antes de otra, que actividades se
dan simultneamente, y por ltimo, que actividades deben
efectuarse posteriormente.
2.8 Presupuestos.
Definicin:
Los presupuestos son programas en los que se les asignan cifras a
las actividades; implican una estimacin de capital, de los costos, de los
ingresos, y de las unidades o productos requeridos para lograr los
objetivos.
Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a
travs de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que
necesita la empresa para cumplir con sus objetivos. Sus principales
finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilizacin y
asignacin de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la
organizacin en trminos financieros.
Caractersticas de los presupuestos:
- Es un documento formal, ordenado sistemticamente.
- Es un plan expresado en trminos cuantitativos.
- Es general, porque se establece para toda la empresa.
Determinacin de hiptesis.
Es la proposicin o respuesta tentativa que se establece como
solucin de un problema, misma que debe ser sometida a prueba para
determinar su efectividad.
Comprobacin o desaprobacin de la hiptesis.
Consiste en someter a prueba la hiptesis mediante la aplicacin de
las tcnicas anteriormente enunciadas, a fin de comprobar su validez o
rechazarla.
Presentacin del informe.
Una vez comprobada la hiptesis, se procede a elaborar un informe
de resultados, de tal manera que, con base en el anlisis del mismo, se
cuente con bases para la toma de decisiones.
Es conveniente aclarar que para algunos autores, la etapa de
investigacin dentro del proceso de planeacin, est considerada como
etapa de informacin.
2.9 Pronsticos
Definicin:
Los pronsticos son predicciones de lo que puede suceder o esperar,
son premisas o suposiciones bsicas en que se basan la planeacin y la
toma de decisiones.
Algunos escritores consideran que los modelos de pronsticos son
tcnicas de la ciencia administrativa por varias razones: muchos
mtodos de pronsticos se apoyan en tcnicas matemticas complejas;
el pronstico se necesita como elemento de otros modelos y algunos
pronsticos son una ayuda esencial en la planeacin y solucin de
problemas.
En realidad, los pronsticos no slo se utilizan como elemento de los
modelos de solucin de problemas mediante la ciencia administrativa,
sino que establecen adems las premisas a partir de las cuales se
elaboran los planes y controles.
Dos grandes tipos de pronsticos se emplean como premisas de
planeacin:
1) Los pronsticos de eventos que no sern influenciados por la
organizacin.
IV. Integracin
4.1 Definicin
Integrar, es obtener y articular los elementos materiales y humanos
que la organizacin y la planeacin sealan como necesarios para el
adecuado funcionamiento de una organizacin social. Agustn Reyes
Ponce.
Es la funcin administrativa que se ocupa de dotar de personal a la
estructura de la organizacin, a travs de una adecuada y efectiva
seleccin de personas que han de ocupar los puestos dentro de la
estructura. Koontz y O'Donnell.
Funcin a travs de la cual el administrador elige y se allega de los
recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente
establecidas para ejecutar los planes, comprende los recursos
materiales y humanos. Munch Galindo.
Entendemos por integracin, el seleccionar al personal competente
para los puestos de la organizacin; es reunir todos los elementos
materiales, econmicos, tcnicos y humanos necesarios para alcanzar
los objetivos, y como de stos cuatro elementos el ms variable,
cambiante y difcil de controlar es el ser humano; es importante hacer
hincapi en: la seleccin del personal, adiestramiento y desarrollo del
personal, as como la automotivacin para el logro de metas cada vez
ms altas. Fernndez Arenas A.
Principios
4.3 Reclutamiento
Definicin:
Deben distinguirse dos aspectos, las fuentes de reclutamiento y los
medios de reclutamiento.
Fuentes de reclutamiento:
a) Escuelas. (de educacin superior, tcnicas, comerciales)
b) Bolsa de trabajo. (otras empresas, archivo de personal)
c) Sindicatos. (provee todo el personal sindicalizado)
d) Agencias de colocaciones. (onerosas o gratuitas)
e) Personal recomendado. (por los propios trabajadores)
f) La puerta de la calle. (Personal atrado por la fama de la
empresa)
Medios de reclutamiento:
Los medios de reclutamiento pueden quitar o dar valor al personal
que proporciona una fuente determinada.
a) Una requisicin adecuada al sindicato puede hacer que no se
produzcan malos efectos por la clusula de admisin en un contrato
colectivo, y convertir al sindicato, muchas veces juzgado como una mala
fuente de abastecimiento, en una muy buena.
b) La solicitud escrita puede hacer que, al pedir personal a otras
empresas del que ellas no requieran, o bien a nuestros actuales
trabajadores, obtengamos buenos resultados.
c) El empleo de prensa, radio, televisin, etc., para solicitar trabajadores,
ha demostrado ser el medio adecuado por la penetracin masiva que
tiene, aunque los costos pueden ser altos dependiendo del medio
utilizado.
4.4 Seleccin
Aunque los medios usados y el orden en que se emplean suelen
variar mucho, para acomodarse a las necesidades y condiciones de cada
empresa, lo ms usual es:
a) Hoja de solicitud.- Suele servir como base, no solo para realizar toda
la seleccin, sino tambin para encabezar todo el expediente del
personal. Aunque el contenido es muy variable, comprende: generales
del solicitante, datos sobre trabajos anteriores, datos sobre
conocimientos adquiridos, y datos generales.
b) Entrevista.- Suele ser un instrumento muy valioso para seleccionar
personal, complementa y aclara los datos de la hoja de solicitud y
permite obtener ms vivamente informes sobre motivacin del
solicitante.
El entrevistador deber tener formulado un cuadro de preguntas,
estar preparado para conducir la entrevista en un ambiente de
confianza y amistad que facilite las respuestas, y tomar notas de sus
observaciones.
c) Pruebas psicotcnicas y/o prcticas. Las pruebas prcticas son
siempre de capacidad, mientras que las psicotcnicas podemos
mencionar que son de inteligencia, memoria, imaginacin, etc.
d) Encuestas. Estas tienen por objeto comprobar antecedentes de
trabajo, escolares, penales y sociales, que pudieran haberse obtenido en
las etapas anteriores.
e) Examen mdico. Suele dejarse al final del proceso, porque bien
realizado es costoso; comprende la historia clnica del solicitante,
examen fsico, pruebas de laboratorio, etc.
4.5 Introduccin
En la introduccin tenemos los siguientes tipos:
a) La introduccin general a la empresa. Suele llevarse a cabo en el
departamento de personal, en l se hace firmar al solicitante el contrato
de trabajo respectivo, se hacen las anotaciones necesarias en los
registros, se toma su filiacin, etc., se le da la bienvenida entregndole
el manual del empleado donde se encuentran resumidas las polticas de
la empresa en materia de personal, historia de la organizacin, quienes
la integran, qu produce, cul es su organizacin, etc.
Suele terminarse con un recorrido por la planta, presentacin personal
con los principales jefes que ha de tratar y finalmente con su jefe
inmediato.
c) Transportes externos.
d) Almacenamiento.
Tcnicas fundamentales de la Administracin de Recursos.
TECNICAS FINANCIERAS:
a) Para la adquisicin de capitales y la estructura financiera.
- Mercado de capitales y su operacin.
- Fijacin de polticas financieras.
- Emisin de acciones y obligaciones.
- Fuentes de recursos externos.
- Expansin financiera interna y externa.
- Ampliaciones de capital.
b) Para el manejo financiero.
- Rotacin del capital.
- Crdito y cobranzas.
- Rotacin de inventarios.
- Programas de gastos.
- Bienes races.
- Control presupuestal.
TECNICAS DE PRODUCCION:
a) De instalacin.
- Ubicacin de la planta.
- Seleccin de maquinaria y equipo.
- Distribucin de la planta.
b) De operacin.
- Almacenes.
- Planeacin y control de la produccin.
- Ingeniera de mtodos.
- Control de calidad.
- Manejo de materias primas.
c) De desarrollo.
- Investigacin industrial.
- Desarrollo del producto.
- Diseo del producto.
TECNICAS DE CONSERVACION:
Aunque no estn ligados a un departamento especial, tienen un fin
especifico.
- Mantenimiento preventivo.
- Seguridad industrial.
- Seguros diversos.
TECNICAS DE MERCADOTECNIA:
a) De investigacin.
- Investigacin de mercados: cuantitativa y
motivacional.
- Manejo de productos.
- Territorios, zonas y rutas.
- Medicin de la fuerza de la competencia.
- Publicidad y promocin de ventas.
- Pronsticos de ventas.
- Polticas de marcas.
- Canales de distribucin.
- Sistemas de ventas.
- Precios.
b) De administracin.
- Personal de ventas.
- Supervisin.
- Adiestramiento.
TECNICAS DE COMPRAS:
- Abastecimientos y su requisicin.
- Investigacin de calidad.
- Precios.
- Condiciones.
- Procedimientos de compra.
- Control de la rapidez y seguridad de la entrega.
- Problemas de trfico.
- Trmites de importacin.
- Inspeccin de lo comprado.
- Sistemas de almacenamiento.
- Control de inventarios