Sistemas de Inventario

Existen dos mtodos de contabilidad de Inventarios, los cuales nos

permiten determinar el costo de la mercanca vendida. Estos son:
Inventario peridico.
Su caracterstica principal es que al final del ejercicio econmico se realiza
un inventario fsico que consiste en el conteo fsico de las mercancas y la
asignacin de sus valores. Sin la realizacin del inventario fsico es imposible
saber cuantas unidades se vendieron y por ende es imposible conocer el costo de
las mercaderas vendidas.
Las unidades vendidas se determinan de la siguiente manera: Inventario
Inicial (Inventario Fina practicado el ao anterior)
Ms: Compras realizadas durante el ao
Menos: Inventario Final (Inventario practicado al final del ao)
Total: Unidades vendidas durante el ao.
De este modo, se obtiene el nmero de unidades vendidas durante el ao.
De lo anterior, es posible inferir que el asiento por el costo de las ventas, se realiza
slo una vez al ao, cuando se practica el inventario fsico.
Por lo tanto al momento de la venta se genera solo el asiento de la venta al
valor en que se entreg la mercadera.
Entonces, al momento de la venta:
________________X_______________
Caja / Clientes
Ventas
IVA DF
_______________X________________
Este es el nico asiento que debe realizarse.

Sin embargo, al momento de realizarse el inventario fsico, usualmente, una

vez al ao:
________________X_______________
Costo de Ventas
Existencias
_______________X________________
Inventario Perpetuo o Permanente.
Consiste en llevar un registro que muestra en todo momento la cantidad y
valoracin del inventario en existencia, as como que en cada momento que se
produzca una venta, sea posible conocer el costo de venta y realizar el registro
contable correspondiente. Los cambios en el inventario se registran a medida que
ocurren, mediante cargos y crditos en la cuenta de inventario.
Como se expres anteriormente al vender mercaderas, se requieren dos
asientos contables:
1.- Por la Venta (registrada al precio de venta)
2.- Por la disminucin en el inventario (registrada al costo).
Por lo tanto, cada vez que se realiza una venta, se deben hacer los
siguientes asientos:
______________X_______________
Caja / Clientes
Ventas
IVA DF
_______________X________________
Y en el mismo momento, debe reflejarse el costo de ventas:
________________X_______________
Costo de Ventas

Existencias
_______________X________________
Supuestos de Flujos de Inventario
Como una forma de obtener el costo de venta, se recurre a los supuestos
de flujo de inventario, que consisten en suponer un orden en que salen los
inventarios de la empresa, esto surge porque durante el ao hay precios de
compra distintos entonces las unidades no valen todas lo mismo, pero resulta
imposible o al menos muy costoso, realizar la asociacin fsica con los costos de
los inventarios. Por lo anterior, se recurre a los supuestos de flujo de inventario,
cuando los inventarios poseen unidades homogneas.
Existen tres supuestos de flujos de inventarios:
- El Mtodo FIFO o PEPS: Este mtodo se basa en que lo primero que
entra es lo primero en salir. Este mtodo, si se supone que los precios van
subiendo en el tiempo, determina un costo de venta relativamente bajo. Sin
embargo, el inventario que aparece en el balance de los inventarios, en general
aparece a precios ms recientes o de mercado.
Unidades Valores
Fecha OperacinEntradaSalida Saldo EntradaSalida Saldo Control
01-feb Compra 100 100 1000 1000 `100*10
03-feb Compra 100 200 2000 3000 `100*10+100*20
10-feb Venta 50 150 500 2500 `50*10+100*20
Al momento de la venta, considerando el mtodo FIFO e inventario
permanente, se deben realizar los siguientes registros contables:
________________X______________
Caja/ Clientes
Ventas
IVA DF
______________X_________________

______________X_________________
Costo de Ventas 500
Existencias 500
_____________X__________________
I 54
- El Mtodo LIFO o UEPS: Contempla que toda aquella mercadera que
entra ltimo es la que primero sale. En este caso los costos son ms altos, dado
que los inventarios siempre van saliendo a precios ms altos.
Y por el contrario, el inventario siempre aparece subvaluado.
Unidades Valores
Fecha Operacin Entrada/Salida Saldo Entrada/Salida Saldo Control
01-feb Compra 100 100 1000 1000 `100*10
03-feb Compra 100 200 2000 3000
`100*10+10
0*20
10-feb Venta 50 150 1000 2000
`100*10+50
*20
Al momento de la venta, considerando el mtodo LIFO e inventario
permanente, se deben realizar los siguientes registros contables:
________________X______________
Caja/ Clientes
Ventas
IVA DF

______________X_________________
______________X_________________
Costo de Ventas 1000
Existencias 1000
_____________X__________________
- El Mtodo del Promedio Ponderado: Este promedio se calcular
ponderando los precios con las unidades compradas, para luego dividir los valores
totales entre el total de las unidades.
Unidades Valores
Fecha OperacinEntradaSalida Saldo Entrada Salida Saldo Control
PMP
01-feb Compra 100 100 1000 1000 `100*10 10
03-feb Compra 100 200 2000 3000 `200*15 15
10-feb Venta 50 150 750 2250 `150*15 15
Al momento de la venta, considerando el mtodoFIFO e inventario
permanente, se deben realizar los siguientes registros contables:
________________X______________
Caja/ Clientes
Ventas
IVA DF
______________X_________________
______________X_________________
Costo de Ventas 750
Existencias 750

_____________X__________________
Es necesario notar que los tres mtodos arrojan un costo de ventas distinto,
y esto es por el supuesto que se realiza acerca de cmo salen las existencias
desde la empresa. Es necesario hacer hincapi en que esto constituye slo un
supuesto y el movimiento fsico que se haga de las existencias en general va a
diferir de estos supuestos.
Son ciertos bienes de naturaleza permanente necesarios para desarrollar
las funciones de una empresa, es decir contribuyen al desarrollo de la actividad
principal de la empresa, pero no son del giro y se adquieren con la finalidad de
mantenerlos en la empresa por un periodo largo de tiempo. Los activos fijos son
bienes fsicos, como por ejemplo: maquinaras, instalaciones, muebles y enseres,
terrenos, edificios, equipos, etc.
La proporcin del activo fijo con relacin al capital no es el mismo en todas
las empresas comerciales, mientras unas necesitan emplear la mayor parte del
mismo en maquinaras, instalaciones, herramientas, etc. (empresas industriales,
de servicios, etc.) otras apenas precisan activos fijos para definir sus actividades
(empresas distribuidoras) por cuyo motivo antes de decir si el activo fijo es grande
o pequeo debemos conocer las caractersticas y el objeto fundamental de la
empresa.
Compra de Activos Fijos
Al adquirir el activo fijo se registrar en los libros contables a su valor de
costo, segn factura de compras ms los desembolsos realizados por estas
compras (transporte, seguros, derechos de aduana etc.). Es decir, se debe cargar
directamente a la cuenta que representa el bien adquirido todos los desembolsos
realizados correspondientes a su compra. Entonces, se deben considerar todos
los desembolsos que se realizan hasta el momento de la puesta en marcha en la
empresa.
En el caso que se hubieses obtenido un descuento por la compra del
mismo, ste se debe rebajar del costo del activo fijo.En el caso de bienes
inmuebles, la contabilidad deber registrar separadamente el valor asignado al
terreno y a las construcciones, de haberlas, utilizando un mtodo apropiado en las
circunstancias. Si las construcciones existentes en los inmuebles comprados han
de ser demolidas con el objeto de dejar el bien en condiciones de uso para el
comprador, deben asignarse al valor del terreno el costo total de dichos inmuebles,
ms los costos de demolicin, deduciendo los valores que se obtengan de la venta
de los materiales de demolicin.

Al construir una planta de la fbrica no solamente se valorar el terreno y

materiales empleados en la construccin del mismo, sino que se incluirn todos
los desembolsos realizados desde el momento que comience su planificacin:
Estudios del subsuelo y planos, permisos de ingeniera, estudios
arquitectnicos, gastos de obreros, etc.
Es importante mencionar en este punto, el especial caso de los intereses
cancelados por un prstamo para adquirir el activo fijo, pues bien, existe una gran
discusin al respecto, dado que algunos estiman que deben formar parte del costo
y otros consideran lo contrario. La respuesta es ambos tienen algo de razn,
porque se deben considerar como parte del costo todos los intereses devengados
hasta el momento en que el bien se pone en marcha, tal como las situaciones
anteriores.
El asiento que se hace por la compra del activo fijo y por todos los
desembolsos hasta el momento de la puesta en marcha del bien es:
________________X_______________
Activo Fijo
IVA CF
Caja
_______________X________________
La idea es cargar siempre la cuenta de activo fijo, ya sea mquinas,
terrenos, vehculos u otra, y cargar adems, la cuenta IVA cuando corresponda;
por otro lado se debe abonar la forma cmo se est cancelando el Activo Fijo.
Mantencin de Activo Fijo
Segn seala el Boletn Tcnico N 33 del Colegio de Contadores: "Para
efectos de este Boletn, se denominan costos de mantencin aqullos en que se
incurre en forma programada para mantener un bien en operacin normal.
Los costos de las mantenciones que se realizan regularmente en cada
ejercicio, para mantener el bien en operacin normal durante su vida til estimada
originalmente, deben contabilizarse con cargo a resultados en el perodo en que
se incurren.

Los costos de mantencin mayor, que dadas las caractersticas de algunos

bienes es necesario efectuar cada cierto nmero de ejercicios, tales como carena
de buques, revisin tcnica (overhaul) de aviones, cambio de refractarios en
hornos, etc., deben contabilizarse siguiendo alguna de las dos alternativas
sealadas a continuacin, atendida la poltica de depreciacin adoptada por la
empresa:
(a) Si la vida til asignada al bien, o a alguno de sus componentes que se
deprecien en forma separada (ejemplo, refractarios de altos hornos), corresponde
al perodo de tiempo que mediar entre su puesta en funcionamiento y la fecha en
que se programe efectuar la mantencin mayor requerida para extender su vida
til, se deber activar el costo de dicha mantencin y depreciarse en el perodo
que mediar entre la fecha de reincorporacin del bien a la actividad productiva o
de servicio y la fecha en que se programa efectuar una nueva mantencin mayor
para que el bien pueda continuar en funcionamiento.
(b) Si la vida til asignada al bien corresponde al perodo mximo de
utilizacin del mismo, para cuyo cumplimiento se requerir efectuar una o ms
mantenciones mayores, el costo de ellas deber provisionarse linealmente en
cada ejercicio con cargo a resultados, de tal forma que a la fecha en que se
efecte cada una de ellas se cuente con una provisin adecuada que cubra dicho
costo."
En la literatura, suelen distinguirse dos tipos de erogaciones o desembolsos
que afectan al Activo Fijo, ellas son:
- Erogaciones Capitalizables: Son todos aquellos desembolsos que
afectan el costo del activo fijo y/o aumentan su vida til. Son ejemplos de stas las
adiciones y mejoras.
De la misma forma, es posible mencionar que un desembolso capitalizable
es una erogacin que hace la empresa de la que se espera que genere beneficios
en un periodo de tiempo mayor de un ao. Los desembolsos en activos fijos son
desembolsos capitalizables.
Los motivos bsicos para un desembolso capitalizable son los de adquirir,
reemplazar o modernizar activos fijos o para obtener beneficios menos tangibles
en un periodo largo de tiempo.
En presencia de una erogacin capitalizable, el asiento que refleja esa
situacin es el siguiente:
________________X_______________

Activo Fijo
Caja / Cuentas por cobrar
_______________X________________
- Erogaciones no capitalizables: Son todos aquellos desembolsos que no
afectan el costo del activo fijo, por ser menores u ordinarios.
Por esta razn no se contabilizan junto con el costo del activo fijo, sino que
como gasto del periodo.
En presencia de una erogacin no capitalizable, se debe reflejar esta
situacin directamente en una cuenta de gasto:
________________X_______________
Gastos de Reparacin (por ejemplo)
Caja / Cuentas por cobrar
_______________X________________
Costos de Reparacin
Al respecto, el Boletn N 33 del Colegio de Contadores seala lo siguiente:
"Se denominan costos de reparacin aqullos en que se incurre en forma
imprevista, para solucionar el desperfecto de algn bien y restituirle sus
condiciones normales de operacin.
Los costos de reparacin deben contabilizarse con cargo a resultados en el
perodo en que se incurren, dado que ellos no aumentan la vida til estimada
originalmente para el bien".
Costos de Adiciones y Mejoras
El Boletn N 33 del Colegio de Contadores seala lo siguiente: "Se
denominan costos de adiciones y mejoras aqullos en que se incurre con el objeto
especfico de extender significativamente la vida til, o incrementar
significativamente la capacidad productiva o eficiencia original del bien.
Los costos de adiciones y mejoras deben contabilizarse con cargo al activo
fijo. En el caso que dichos costos modifiquen la vida til del respectivo bien,
deber procederse a depreciar el valor neto del bien, ms los costos de adiciones

y mejoras, en el perodo de vida til restante que tcnicamente se haya

determinado. Si no se producen modificaciones en el perodo de vida til con
motivo de las adiciones y mejoras, el costo de estas deber depreciarse en el
perodo de vida til restante del bien respectivo."
Depreciacin
La depreciacin es un proceso mediante el cual se asignan los costos de
los activos fijos a los resultados del perodo, en funcin de los beneficios que
presta en ese periodo. Este proceso se realiza con el fin de cumplir con el principio
contable de asociacin
La mayor parte de los bienes tangibles son susceptibles al desgaste an no
usndolos la sola accin del tiempo modifica, altera o desgasta los bienes del
activo fijo. Puede entenderse que al ser usados aceleramos su desgaste.
Los activos que no se desgastan, tales como los terrenos y las colecciones
de arte, son los que no debe asignarse la depreciacin, pues estos bienes no se
desgastan en el tiempo y experimentan generalmente un proceso de apreciacin.
Los elementos de la depreciacin son los siguientes:
a. Costo del Activo Fijo.
Est determinado por el valor en libros del activo fijo, es decir el valor de
adquisicin, ms todos aquellos desembolsos para poner en marcha el activo fijo y
ms las mejoras y adiciones, si es que las hubieren.
b. Vida til
Es el perodo durante el cual se espera que un activo despreciable sea
usado por la empresa, que se puede medir en tiempo o en unidades de
produccin del activo fijo. Para determinar la vida til de un bien deberan
considerarse, entre otros, los siguientes factores: intensidad de utilizacin del bien
(1,2 o ms turnos), obsolescencia tcnica, programa de mantencin, etc.
c. Valor residual
Es el valor que se estima tendr el activo al final de su vida til.
Mtodos de Contabilizacin de la Depreciacin.
Existen dos mtodos mediante los cuales es posible contabilizar la
depreciacin:

a. Mtodo Directo
Mediante este mtodo el importe por depreciacin es cargado a la cuenta
de gastos de depreciacin y se abona la cuenta del activo fijo.
Por ejemplo:
_______________X________________
Depreciacin
Mquinas
____________X___________________
c.2 Mtodo Indirecto
Mediante este mtodo, la depreciacin es cargada en la cuenta de gasto,
del mismo modo que en el mtodo anterior, pero, se abona una cuenta
denominada depreciacin acumulada, que es una cuenta complementaria.
Por ejemplo:
_______________X________________
Depreciacin
Depreciacin Acumulada Mquinas
____________X___________________
Este mtodo es ms utilizado y es el recomendado por el Colegio de
Contadores, en el Boletn N 33, pues entrega mayor informacin acerca de la
situacin del activo fijo.
Mtodos de clculo de depreciacin
Hay varios mtodos para distribuir los costos del activo fijo depreciables a
cada perodo contable durante la vida til del mismo. Cualquiera que sea el
mtodo de depreciacin elegido, es necesario que su uso sea constante,
independiente del nivel de rentabilidad de la empresa y de consideraciones
tributarias, para proporcionar comparabilidad en los resultados de las operaciones
de la empresa de un perodo a otro.

Los mtodos habituales de depreciacin son los siguientes:

(a) Mtodo directo o lnea recta:
La depreciacin de lnea recta se calcula por la frmula:
til Vida
sidual V Costo Dep
Re . =
(b) Mtodo de unidades de produccin:
El mtodo de depreciacin por unidades de produccin relaciona la
depreciacin con la capacidad productiva estimada del activo y se expresa en una
tasa por unidad de produccin u hora.
La frmula es:
periodo od
total od
sidual V Costo Dep . Pr *
_ Pr
Re . =
El cargo por depreciacin para cada perodo se determinar multiplicando
la tasa por unidad, calculada segn la frmula anterior, por las unidades reales de
produccin o tiempo de utilizacin de ese mismo perodo.
( c) Mtodo Suma de Dgitos
digito
digitos Suma

sidual V Costo Dep *

_
Re . =
Este mtodo asigna el costo del activo fijo, a los gastos de los periodos que
comprende su vida til, en forma creciente o decreciente, segn se estime que el
bien reportar beneficios a la empresa. Si se desea aplicar el mtodo decreciente,
se multiplicar el resultado obtenido del costo menos el valor residual dividido por
la suma de los dgitos, por el dgito mayor; y, en caso contrario, es decir, cuando
se requiera utilizar el mtodo creciente, se multiplicar desde el menor al mayor
dgito.
Cundo debe comenzar a depreciarse el bien?
La depreciacin se inicia cuando el bien comienza a ser utilizado
normalmente.
Si una instalacin se construye por etapas, la depreciacin de la parte del
activo que corresponde a cada etapa debe comenzar cuando ella entre en uso
normal.
Ventas de Activo Fijo o Desincorporacin
Al comprar un Activo fijo, le asignamos, un nmero predeterminado de
meses o aos de vida til probable para desarrollar la funcin para la cual fue
adquirido. La empresa puede cambiarlo o venderlo antes o despus de cumplirse
dicho tiempo. Al efectuar esta operacin puede ocurrir tres casos:
1. El Valor Contable es igual al Valor Real
2. El Valor Contable es mayor que el Valor Real.
3. El Valor Contable es menor que el Valor Real.
Ventas al valor contable
En este caso, en primer lugar es necesario determinar el valor neto libros o
valor contable del activo fijo, que se ha vendido; este valor se determina restando
al costo del activo fijo, la depreciacin acumulada que existe al momento de la
venta.

El valor neto libros se debe restar al valor al cual fue vendido el activo fijo,
si la diferencia es cero, entonces el activo fijo se ha vendido en su valor contable.
El asiento contable es el siguiente:
_________________X_____________________
Depreciacin Acumulada
Mquinas
G. Para saldar la depreciacin acumulada y dejar el Activo fijo a su valor
neto libros.
________________X_____________________
_________________X____________________
Caja/Cuentas por cobrar
Mquinas
________________X_____________________
Ventas a un valor superior al contable
Si la diferencia entre el valor al cual se vendi el activo fijo y el valor neto
libros es positiva, entonces se habr obtenido una ganancia en la venta del activo
fijo.
El asiento contable es el siguiente:
_________________X_____________________
Depreciacin Acumulada
Mquinas
G. Para saldar la depreciacin acumulada y dejar el Activo fijo a su valor
neto libros.
________________X_____________________
_________________X_____________________

Caja/Cuentas por cobrar

Mquinas
Utilidad en venta Mquinas
________________X_____________________
Ventas a un valor inferior al contable
Si la diferencia entre el valor al cual se vendi el activo fijo y el valor neto
libros es negativa, entonces se habr obtenido una prdida en la venta del activo
fijo.
El asiento contable es el siguiente:
_________________X_____________________
Depreciacin Acumulada
Mquinas
G. Para saldar la depreciacin acumulada y dejar el Activo fijo a su valor
neto libros.
________________X_____________________
_________________X_____________________
Caja/Cuentas por cobrar
Prdida en venta mquinas
Mquinas
________________X_____________________
Reemplazos de Activos Fijo
Cuando se vende un Activo Fijo se debe reemplazar por otro, generalmente
de caractersticas ms modernas y competitivas. Podemos entregar el viejo como
parte de pago para adquirir el nuevo y contablemente lo registraremos de la
misma forma como se explic en los casos de venta sin ganancia, con ganancia y

con prdida, la nica variable sera que en lugar de dar entrada a Caja (o Efecto a
Cobrar) dar entrada al nuevo Activo Fijo.
Ejemplo: Un camin con un costo de M$60.000, Depreciacin Acumulada
de M$40.000, se entrega en parte de pago en M$25.000, en la compra de un
nuevo camin cuyo costo total es de M$100.000 y por el resto de la deuda se
aceptan letras por pagar.
_________________X_____________________
Depreciacin Acumulada 40.000
Mquinas 40.000
G. Para saldar la depreciacin acumulada y dejar el Activo fijo a su valor
neto libros.
________________X_____________________
_________________X____________________
Vehculos 100.000
Vehculo antigo 20.000
Utilidad en reposicin vehculo 5.000
Letras por pagar 75.000
G. Entrega de vehculo antigo en parte de pago, para comprar uno nuevo;
saldo es cancelado con letras por pagar.
________________X_____________________
Activos Intangibles
Son Derechos que posee la empresa que no poseen consistencia fsica, y
permanecen por ms de un ao en la empresa y son necesarios para la obtencin
de los objetivos principales de la empresa.
Las cuentas principales que representan este grupo de activos suelen ser:
patentes, marcas de fbrica, concesiones, franquicias o derechos de
explotaciones, derecho de llave, etc.

Las principales cuentas que se encuentran en el activo intangible, se

definen a continuacin:
Concesiones: licencias otorgadas por organismos pblicos para la
explotacin de una actividad en una zona determinada.
Propiedad industrial: patentes industriales
Propiedad intelectual: derechos de autor, etc.
Derecho de Llave o Fondo de Comercio: sobreprecio que se paga en la
adquisicin de una empresa y que representa el valor que se le reconoce a su
marca, su clientela, su prestigio, etc.
Un aspecto muy importante que hay que tener en cuenta es que el activo
intangible slo se puede reconocer contablemente si es que ha existido un precio,
que ha sido cancelado o se adeuda por la empresa y si a partir de l la empresa
va a obtener un beneficio.
Cmo se contabiliza su adquisicin?
Los activos intangibles se contabilizan al costo de adquisicin. El coste de
adquisicin incluye el precio pagado por el mismo, ms los diversos gastos
generados en la operacin: seguro, aduana, licencia, etc.
Se realiza el siguiente asiento contable: (supongamos que se adquiere
una patente al contado):
_______________X______________
Patentes
Caja
___________X_________________
Amortizacin
Se utiliza este concepto para indicar la disminucin del derecho que tiene la
empresa sobre el activo intangible (no tiene materia) por la accin del tiempo.
El concepto es similar al de la depreciacin, en el sentido que se pretende
asignar parte del costo del activo al resultado de cada periodo en que ste es
capaz de generar beneficios.

Como se sabe, el derecho de propiedad y explotacin, que forman parte del

activo intangible, (patente, derechos sobre obras literarias, etc.) es concedido a la
empresa por un tiempo limitado, por cuyo motivo es necesario recuperar la
inversin realizada dentro de los lmites de ese tiempo, en el cual el activo
realmente reporta beneficios a la empresa.
Para las amortizaciones de patentes, concesiones; se divide el costo de la
patente entre el nmero de aos que faltan para que caduque la misma y el
resultado indicar la cuota de amortizacin. No obstante es importante examinar si
el producto que se producir o la explotacin que se realice tendr el mismo xito
durante todo el periodo de vida de la patente pues, ocurre, con frecuencia, que
ciertos artculos y patentes tienen un xito momentneo y luego decaen en su
demanda por aparecer otros articulo similares o mejores.
En estos casos debe hacerse un estudio profundo del mercado y
posibilidades de duracin para amortizar el costo de la patente de la forma en que
es capaz de reportar beneficios a la empresa. En el caso antes mencionado, se
podra utilizar un mtodo decreciente por ejemplo.
Contabilizacin de la amortizacin
Hay dos sistemas para reflejar las amortizacin en la contabilidad de la
empresa, al igual que en el caso de la depreciacin:
1. Mtodo Directo
Consiste en abonar directamente la cuenta del activo intangible que se esta
amortizando, y cargar la cuenta amortizacin que es una cuenta de prdida.
El asiento contable queda de la siguiente forma:
_________________X______________
Amortizacin
Patentes
_______________X________________
En todo caso, este es el mtodo ms utilizado.
2. Mtodo Indirecto

Consiste en abonar la cuenta amortizacin acumulada, en vez del activo

intangible principal, y cargar la cuenta amortizacin que es una cuenta de prdida.
El asiento contable queda de la siguiente forma:
_________________X______________
Amortizacin
Amortizacin Acumulada Patentes
_______________X________________
Este mtodo no es muy utilizado.