4 tapes matriser pour mettre en

place un outil de GED

Que l'on aborde la mise en place d'un outil de GED pour rpondre un projet de dmatrialisation
ou pour fluidifier la transmission d'informations dans un processus, cette notion devient
incontournable.
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Cdric Ademain
BPMS.info

Introduction
L'objectif d'un projet de GED est de parvenir constituer un rfrentiel de l'ensemble des documents
pertinents pour l'entreprise et ce, pour rpondre un objectif plus global : optimiser ses processus
mtiers en traitant une seule fois l'information (quelle que soit la source) et en la mettant disposition
au bon moment aux bonnes personnes.
L'acronyme GED signifie Gestion Electronique des Documents. Il dsigne le processus de gestion de
l'ensemble du cycle de vie d'un document lectronique. On entend par document lectronique une
image, un fichier son, un fichier texte, etc. pouvant tre manipul par un ordinateur. Il englobe
l'acquisition du document papier et la cration lectronique de ce document. A ce titre, notons que le
terme GED est jug trop gnraliste, ainsi l'APROGED parle de la GEIDE (Gestion Electronique de
l'Information et du Document Existant) qui est une volution de la gestion lectronique de documents
classique car le document n'est plus un document papier, mais est dj cr en mode lectronique.
La GED est traditionnellement prsente en 4 tapes : l'acquisition, la gestion, le stockage et la
diffusion des documents.

1 - L'acquisition des documents

L'acquisition de documents rsulte d'un processus automatique ou humain (numrisation ou cration
de document) visant crer, enregistrer, classer et indexer le document lectronique.
A - La cration des documents
La cration provient de diffrentes sources :
- La numrisation de documents papiers existants par l'intermdiaire de scanners. Diffrentes
technologies sont disponibles pour extraire l'information de ces documents numriss et ainsi enrichir
ses mtadonnes (catgorie, auteur, titre, date) :
o la RAD (Reconnaissance Automatique des Documents) qui permet, suivant des paramtres
prdfinis ou des mcanismes d'auto-apprentissage, de distinguer les documents qui ont la mme
mise en forme (factures du mme fournisseur par exemple).

o La LAD (Lecture Automatique des Documents). Cette technologie se base sur des techniques
d'OCR (Reconnaissance Optique de Caractres), de reconnaissance de codes barres et d'ICR
(Reconnaissance Intelligente de Caractres) comportant par exemple des rgles de vrifications
linguistiques sur les mots reconnus. Les mots reconnus pourront ensuite tre exploits par des
fonctions de Text Mining qui permettront d'interprter des fins de classement thmatique ou de pranalyse les documents scanns.
- L'intgration de documents lectroniques existants : les fichiers bureautiques (doc/odt), PDF,
photos, vidos... et les documents COLD (Computer Output to Laser Disk : documents gnrs
partir des donnes provenant des systmes d'impression qui traitent et exploitent les documents
prsents dans les flux d'impression). - La cration de documents lectroniques : on inclut ici les
donnes contenues dans les documents rsultant d'un travail collaboratif ou encore du BI (Business
Intelligence).
- L'change de documents lectroniques : on parle ici d'EDI, c'est--dire l'Echange de Donnes
Informatises entre les systmes informatiques de 2 entits distinctes, qui implique le respect d'un
format normalis lors de la cration d'un document.
B - L'enregistrement des documents
L'enregistrement vise :
- attribuer une rfrence (nom de fichier, numro, cote alphanumrique...) conforme aux rgles de
gestion de l'organisme.
- rpondre des utilisations diffrencies du document : cration de copie rvisable, de copie de
diffusion.
L'enregistrement peut galement dclencher un circuit de revue et de validation (workflow de
validation) selon les besoins de l'organisation. En effet, quelles que soient les sources venant
alimenter le systme de gestion des documents, l'outil de GED doit permettre d'aboutir une version
finale approuve par les utilisateurs concerns. Le workflow li la validation d'un document est
paramtrable et prendra en compte les droits d'accs et les profils des utilisateurs du systme
(couplage avec un annuaire LDAP) ; il s'agit le plus souvent de la gestion du statut, de version et de la
visibilit du document.
C Le classement des documents
Cette opration consiste ranger les documents dans un espace informatique accessible aux
utilisateurs prvus. Le classement peut tre ralis automatiquement en s'appuyant sur les
mtadonnes du document ou ncessiter l'intervention d'un agent. La logique de classement
dtermine (Alphabtique, numrique, chronologique) sera traduite dans un plan de classement
dans l'outil.
D L'indexation des documents
Une fois classs, les documents doivent tre indexs en vue de faciliter leur exploitation. L'indexation
consiste dterminer des termes ou expressions qui serviront de cls d'accs pour retrouver le
document dans le systme de classement. On distingue ce titre :
-l'indexation par type utilise les mtadonnes (catgorie, auteur, titre, date...) du document.
- l'indexation par mots-cls, qui exploite le contenu du document. Il s'agit de rpertorier les termes
qui apparaissent le plus souvent ou de slectionner les termes qui se rapportent au document dans
une liste de mots pr-dfinie appele thsaurus (liste de mots lis par des relations de hirarchie ou
d'quivalence).

2 La gestion des documents

Les oprations de gestion recouvrent tout ce qui se passe sur le document aprs sa cration :
- la scurit et les droits d'accs, c'est--dire la capacit rendre le document accessible aux
personnes autorises mais galement le cryptage, la restriction d'actions sur le contenu et l'occultation
de certains champs.
- L'administration proprement dite : modifications des mtadonnes lies l'attribution et la
localisation du document.
- La variation du document qui concerne la modification sans incidence sur le contenu
informationnel ; il s'agit par exemple de documents circulant dans l'organisation pour lesquels on
souhaite noter les tapes successives de traitement pour une meilleure traabilit. Il peut s'agir
galement d'un changement d'tat ou de statut du document.
- L'volution du document qui concerne la modification avec incidence sur le contenu informationnel
pour coller la ralit ; il s'agit de documents qui, pour des raisons rglementaires, organisationnelles,
techniques, volueront sur le principe de versions successives (avec conservation ou non des
versions et des tats intermdiaires).
3 Le stockage des documents
Plusieurs enjeux lis cette tape : la notion de conservation visant maintenir dans le temps la
disponibilit d'un document. Cela induit une notion de dure indissociable du sort final du document :
archivage prolong, rvision ou destruction. Les problmatiques sont donc les suivantes :
- Le support de stockage doit tre adapt le mieux possible avec le volume des documents. Il doit
aussi, en fonction de la frquence de consultation et de l'importance des donnes, offrir un temps
d'accs fiable. Si besoin est, il devra prendre en compte les besoins d'intangibilit mais de disponibilit
permanente de certains documents porte lgale (contrat, facture, lment admis comme preuve).
- L'organisation du stockage peut tre hirarchise en fonction du contenu des documents (texte,
vido, image, etc.) de leurs provenances, tats, types, etc.
- La dure de conservation doit permettre une puration rgulire du systme afin de faciliter le
stockage et d'alimenter les archives.
- La possibilit de rviser ou de dtruire le document. Un stockage en mode
lecture/criture/suppression doit tre considr.
4 - La diffusion des documents
La dernire tape identifie traite du processus de restitution des documents. La diffusion des
documents peut se faire via l'internet ou l'intranet. 2 modes de transmission sont possibles :
- Le mode pull, c'est--dire la mise disposition des documents selon les droits des utilisateurs qui
consultent le rfrentiel de documents aprs connexion. Les documents sont visualisables aprs
recherche et slection.
- Le mode push, c'est--dire la distribution et l'envoi des documents des destinataires dsigns
pralablement.
Une dernire tape pourra tre considre selon la taille de l'entit, l'importance des documents
manipuls : la scurisation des donnes au moment o le document sort du systme
d'information. Qui le rcupre ? Comment l'utilise-t-il ? Etc. Le document papier tant moins
contrlable que son homologue numrique, il est parfois indispensable d'en limiter la diffusion. Dans

ce domaine, les quipementiers bureautiques offrent des solutions telles que l'impression scurise,
papier scuris, des fonctionnalits intgres l'imprimante visant reconnatre ce type de papier,
etc
Conclusion
Si passer au travers de ces 4 tapes est indispensable pour mettre en place un outil de GED, elles ne
suffisent pas pour mener bien un projet de GED. En effet, un tel projet ne se cantonne pas au simple
choix d'un outil ; c'est avant tout la mise en uvre d'une mthodologie de travail. Comme pour la
plupart des solutions techniques, c'est la mise en uvre efficace de cette mthodologie qui est le
garant de la valeur ajoute d'une solution de GED, le produit n'tant que le support de cette mthode.
Pour tre correctement appliqu et efficace, toute solution de GED ncessite que l'on consacre un
budget d'accompagnement et de mise en uvre, que l'organisation soit implique tous les niveaux,
dcisionnel comme oprationnel afin d'anticiper les effets d'un passage une gestion lectronique
des documents sur les processus de l'entreprise (risque d'un doublement des processus et des
chanes de travail, ddis tantt au document papier, tantt au document lectronique) et de traiter les
enjeux lis galement la prennit, l'intgrit, la scurit et la traabilit des informations.
L'analyse pralable des impacts d'un tel projet aboutira peut-tre repenser le primtre de la
dmatrialisation prvue ou, au contraire, d'inscrire le projet dans une dmarche plus globale, l'ECM
(Enterprise Content Management qui implique la GED, la gestion de contenu web, le travail
collaboratif, le workflow - la circulation des documents et leur traabilit -).