Entorno de Excel

CINTA DE OPCIONES
La cinta de opciones de Excel 2007, 2010 y nuevas versiones, reemplaza la tradicional
barra de mens encontrada en Excel 97-2003. La cinta de opciones est compuesta por un
conjunto de pestaas o fichas. La cinta de opciones sirve para agrupar fichas que contienen
los comandos ejecutados en Excel.

La cinta de opciones, por defecto, se divide en siete pestaas:

1. Inicio: Contiene iconos de formato y edicin
2. Insertar: Objetos en el archivo, como fotografas, grficos, encabezado / pie de
pgina y tablas dinmicas
3. Diseo de Pgina: Mrgenes establecidos, orientacin de pgina, lneas de divisin y
encabezados
4. Formulas: Funciones, frmulas y Autosuma
5. Datos: Los datos procedentes de otras fuentes, tales como Access, texto, o en la
web, validacin y herramientas de clasificacin
6. Revisar: corrector ortogrfico, diccionario de sinnimos, los comentarios y la
proteccin del libro u hoja de trabajo.
7. Vista: puntos de vista de la hoja de clculo, zoom, macros, frmulas, lneas de
divisin, y el interruptor de iconos de Windows para cambiar entre las hojas de
clculo abiertas.

La cinta de opciones Excel se compone de los siguientes elementos:

1. Fichas para cada una de las principales tareas de Excel. Las fichas renen y muestran
todos los comandos necesarios para realizar una determinada tarea.
2. Grupos localizados dentro de las fichas, organizan los botones de comando en
subtareas relacionadas que realizan con la tarea principal.
3. Botones de comando forman los grupos y permiten realizar una accin en particular.
4. Iniciador del cuadro de dilogo se encuentra en la esquina inferior derecha de
ciertos grupos, al dar clic sobre este, se abre un cuadro de dilogo que contiene botones
de comando adicionales.

FICHA DATOS
La ficha de men Datos Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta de
opciones de Excel y sirve como ayuda para manipular datos. Por ejemplo, puedes utilizar
esta ficha para importar datos externos como Access, SQL Server, archivos csv, xml y ms.
La ficha Datos permite adems filtrar y ordenar celdas, validar sus datos, as como agrupar y
desagrupar datos.

Los comandos que forman parte de la ficha de men Datos se organizan en grupos: Obtener
datos externos, Conexiones, Ordenar y Filtrar, Herramientas de Datos y Esquema.
Los elementos que forman parte de la barra de men Datos se describen a continuacin:
Obtener Datos Externos:

Desde Access: Importa datos desde de una base de datos de Microsoft Excel
Desde web: Importa datos de una pgina web
Desde texto: Importa datos de un archivo de datos
De otras fuentes: No importa datos de otros orgenes de datos
Conexiones existentes: Conecta un origen de datos externos seleccionado de una
lista de datos usados frecuentemente
Conexiones:

Actualizar todo: Actualiza la informacin de libro que provenga de una fuente de

datos

Conexiones: Muestra todas las conexiones para el libro

Propiedades: Especifica la manera en que se actualizaran las celdas conectadas a un

origen de datos

Editar vnculos: Muestra todos los archivos a los que esta vinculado la hoja de clculo
para que actualice o quite los datos.
Ordenar Y Filtrar:

Ordenar de A a Z: ordena la seleccin para que los valores ms bajos se encuentren

en la parte superior de la columna

Ordenar de A a Z: ordena la seleccin para que el valor mas alto se encuentre en la

parte superior de la columna

Ordenar: inicia el cuadro de dialogo ordenar para ordenar los datos vasados en varios
criterios a la vez

Filtro: habilita el filtro de celdas seleccionadas

Borrar: borra el filtro y el estado de ordenacin del rango actual de datos

Volver a aplicar: vuelve a aplicar el filtro y ordenar en el intervalo actual

Avanzadas: Especifica criterios complejos para limitar los registros que se incluirn
en los registros de resultados de una consulta
Herramientas De Datos:

Texto de columnas: Divide el texto de una celda de Excel en varias columnas

Quitar duplicados: Quita las duplicadas de una hoja

Validacin de datos: Evita la entrada de datos no validos en una celda

Consolidar: Cambia valores de varios rangos en un nuevo rango

Anlisis y si: Prueba varios valores para las formulas de la hojas

Esquema:

Agrupar: Agrupa un rango de celdas para expandirlas o contraerlas

Desagrupar: Desagrupa un rango de celdas agrupadas anteriormente
Subtotal: Obtiene el total de varias filas de datos relacionados insertando
automticamente subtotales y totales para las celdas seleccionadas
Mostrar detalle: Expande un numero de celdas contrado
Ocultar detalle: Contrae un numero de celdas

FICHA DISEO DE PAGINA

La ficha de men Diseo de Pgina Excel es una barra horizontal que forma parte de la
cinta de opciones de Excel y permite cambiar los mrgenes, tamao y orientacin de pgina,
definir el rea de impresin, establecer saltos de pgina, especificar qu filas y columnas se
imprimen en cada pgina.

Los comandos que forman parte de la ficha de men Diseo de Pgina se organizan en
grupos: Temas, Configurar Pgina, Ajustar rea de impresin, Opciones de la hoja y
Organizar
Los elementos que forman parte de la barra de men Diseo de pgina se describen a
continuacin:

Temas:

Temas: Cambia el diseo general del todo el documento incluidos los colores las
fuentes y los efectos.

Colores: Cambia los colores del tema actual.

Fuentes: Cambia la fuente del tema actual.

Efectos: Cambia los efectos del tema actual.

Configurar Pgina:

Mrgenes: Establece el tamao del margen del documento actual.

Orientacin: Cambia el diseo de la pgina entre horizontal y vertical.

Tamao: Elige el tamao del papel actual.

Area de impresin: Marca un rea especfica de la hoja para imprimirla.

Saltos: Especifica el inicio de una nueva pgina copia impresa.

Fondo: Elije una imagen para el fondo de la hoja.

Imprimir ttulos: Especifique las columnas que se repetirn en cada pgina impresa.
Ajustar Area de Impresin:

Ancho: Reduce el ancho del resultado de impresin.

Alto: Reduce el alto de impresin.

Escala: Reduce o aumenta el porcentaje de impresin de tamao real.

Opciones de la Hoja:

Lneas de la cuadricula ver: Muestra las lneas entre filas y columnas de la hoja para
facilitar la lectura.

Lneas de la cuadricula imprimir: Imprime las filas y columnas para facilitar la vista
de impresin.

Encabezados ver: Muestra los encabezados de filas y columnas.

Encabezados imprimir: Imprime los encabezados de filas y columnas.

Organizar:

Traer al frente: Sirve para traer algo hacia adelante.

Enviar al fondo: Sirve para enviar al fondo un objeto u otra cosa
Panel de seleccin: Muestra el panel de seleccin para mostrar objetos individuales.
Alnear: Ajusta los bordes de varios objetos Seleccionados.
Agrupar: Agrupa los objetos juntos para que se puedan considerar uno solo.
Girar: Gira o voltea el objeto Seleccionado.

FICHA FORMULAS

La ficha de men Frmulas Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta de
opciones de Excel y como su nombre lo indica sirve para crear y manipular frmulas
denominadas tambin funciones. Las frmulas se agrupan en categoras, tales como
financieras, matemticas, lgicas, etc. La ficha de men frmulas permite acceso a
comandos de comprobacin de de errores y rastreo de precedentes y dependientes.

Los comandos que forman parte de la ficha de men Frmulas se organizan en

grupos: Biblioteca de funciones, Nombres Definidos, Auditoria de las formulas y Clculo.
Los elementos que forman parte de la barra de men Frmulas se describen a continuacin:
Biblioteca de Funciones:

Insertar funcin: Edita la formula de la celda actual seleccionando las funciones y

editando los argumentos.
Autosuma: Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente despus de las
celdas Seleccionadas.
Usadas recientemente: Busca y selecciona de la lista la ms usadas y selecciona.
Financieras: Examina y selecciona de una lista de financiera.
Lgicas: Examina y selecciona de una lista las funciones lgicas.
Texto: Examina y de una lista y selecciona la funcin de texto.
Fecha y hora: Examina y selecciona de una lista, las funciones de fecha y hora.
Bsqueda de referencias: Examina y selecciona de una lista las funciones bsqueda y
referencias.
Matemticas y trigonomtricas: Examina y selecciona de una lista las funciones
matemticas y trigonomtricas.
Mas funciones: Examina y selecciona de una lista las funciones de estadsticas, de
ingeniera del cubo y de la funcin.

Nombres Definidos:

Administrador de nombres: Crea, edita o elimina nombres o busca todos los nombres
utilizados en el libro.

Asignar nombre a un rango: Asigne un nombre a las celdas para referirse a ella.

Utilizar en la formula: Elige un nombre en este libro y lo insertare en la frmula

actual.

Crear desde la seleccin: Genera automticamente los nombres de las celdas

seleccionadas.
Auditoria de las Frmulas:

Rastrear precedente: Muestran con fleca que efectan el valor de las celdas
seleccionadas.

Rastrear dependientes: Muestra flechas que indican donde fueron efectuadas por el
valor de la celda seleccionada actualmente.

Quitar flechas: Oculta las flechas trazadas por rastrear precedentes.

Mostrar formulas: Muestra la frmula en cada celda en lugar del valor resultante.

Comprobacin de errores: Busca errores comunes en las frmulas.

Evaluar formula: Inicia el cuadro de dialogo evaluar frmula para depurar una
frmula evaluando cada parte de la frmula individualmente.

Ventana inspeccin: Supervisa los v alores determinados en las celdas al mismo

tiempo que se realizan cambios en la hoja.
Clculo:

Opciones para el clculo: Especfica cuando se calcularan las frmulas.

Calcular ahora: Calcula todo el libro actual.
Calcular hoja: Calcula toda la hoja actual.

FICHA INICIO

La ficha de men Inicio Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta de
opciones de Excel y contiene los botones de comando que normalmente se utilizan para
crear, dar formato a texto, alinear texto, y ms.

Los comandos que forman parte de la ficha de men inicio se organizan en grupos:
Portapapeles, Fuente, Alineacin, Nmero, Estilos, Celdas y Modificar.
Los elementos que forman parte de la barra de men inicio se describen a continuacin:
Portapapeles:

Pegar: Pega el contenido del portapapeles.

Cortar: Corta la seleccin de documento y la pega en portapapeles.

Copiar: Copia la seleccin y la pega en portapapeles.

Copiar formato: Copia el formato de un sitio y la pega en el otro.

Fuente:

Fuente: Cambia la fuente.

Tamao de fuente: Cambia el tamao de fuente.

Aumentar Tamao de Fuente: Aumenta el tamao de fuente.

Disminuir Tamao de Fuente: Disminuye el tamao de fuente.

Negrita: Aplica el formato de negrita al texto Seleccionado.

Cursiva: Aplica el formato de cursiva al texto Seleccionado.

Subrayado: Subraya el texto Seleccionado.

Borde Inferior: Aplica borde en las celdas Seleccionada.

Color de Relleno: Colorea el fondo de las celdas Seleccionadas.

Color de Fuente: Cambia el color de texto.

Alineacin:

Alnear a la Parte Superior: Ajusta el texto a la parte superior de la celda.

Alnear en el Medio: Ajusta el texto para que este centrado entre la parte superior e
inferior de la celda.
Alnear a la Parte Inferior: Ajusta el texto en la parte inferior de la celda.
Orientacin: Gira el texto en un ngulo diagonal o una orientacin vertical.
Alnear Texto a la Izquierda: Ajusta el texto a la izquierda.
Centrar: centra el texto.
Alnear Texto a la derecha: Ajusta el texto a la derecha.
Justificar texto: Ajusta el contenido para que visible en una celda mostrndolo en
barias lneas.
Combinar y Centrar: une las celdas Seleccionada en una sola celda.

Nmero:

Formato de Numero: elige la manera en que de mostrara los v alores en una celda.

Porcentaje: moneda

Fecha/hora
Estilos:

Formato a condicional: Resalta celdas interesantes, enfatiza valores y visualiza datos

usando barras de datos.

Dar formato como tabla: Da conjunto de dato en celdas y rpidamente la convierte

en tabla.

Estilos de celdas: Aplica rpidamente formato a una celda con los estilos
predefinidos.
Celdas:

Insertar: Inserta columnas o pestaas en una tabla u hoja de trabajo.

Eliminar: Elimina filas o columnas en una tabla u hoja de trabajo.
Formato: Cambia el alto de las filas o de las columnas, organiza las hojas o protege
las hojas.
Modificar:

Autosuma: Muestra la suma de las celdas Seleccionadas.

Rellenar: Copia una formula o formato en una o ms celdas adyacentes.
Borrar: Elimina todo de la celda o quita de manera selectiva el formato, el contenido
o el comentario.
Ordenar y Filtrar: Organiza los datos para facilita el a anlisis.
Buscar y Seleccionar: Busca y Selecciona un texto o formato

FICHA INSERTAR

La ficha de men Insertar Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta de
opciones de Excel y se encarga de todos los comandos que permiten insertar algn objeto o
elemento dentro de un documento, tales como grficos, tablas, imgenes, texto, y ms.

Los comandos que forman parte de la ficha de men Insertar se organizan en grupos:
Tablas, Ilustraciones, Grficos, Vnculos y Texto.
Los elementos que forman parte de la barra de men Insertar se describen a continuacin:
Tablas:

Tabla Dinmica: Resume los datos con una tabla dinmica.

tabla: Crea una tabla para ab ministrar y analizar datos relacionados.

Ilustraciones:

Imagen: Inserta una imagen desde un archivo externo.

Imgenes prediseadas: Inserta imgenes prediseadas en el documento.
Formas: Inserta formas previamente prediseadas como crculos, rectngulos,
flechas etc.

SmartRrt: Inserta un grfico SmartRart pera dar informacin visualmente.

Grficos:

Columna: Inserta un grfico de columna.

Lnea: Inserta un grfico de lnea.
Circular: Inserta un grfico circular.
Barra: Inserta un grfico de barras
rea: Inserta un grfico de reas.
Dispersin: Inserta un grfico de dispersin, tambin conocido como grfico xy.
Otros grficos: Inserta un grfico de cotizacin, de superficie de anillos, de burbuja o
radial.

Vnculos:

Hipervnculos: Crea un hipervnculo a una pgina web, una imagen, una direccin de
correo electrnico o un programa.
Texto:

Cuadro de Texto: Inserta un cuadro texto para colocarlo cualquier parte de la pgina.
Encabezado Pie de Pgina: Edita el encabezado o pie de pgina del documento.
WordArt: Inserta texto decorativo en el documento.
Lnea de Firma: inserta una lnea de firma que especifique a la persona que debe
firmar.
Objeto: Inserta un objeto incrustado.
Smbolo: Inserta caracteres que no existen en el teclado.

FICHA REVISAR

La ficha de men Revisar Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta de
opciones de Excel y sirve para revisar la ortografa y gramtica, buscar una palabra en un
diccionario de sinnimos, revisar marcas o cambios realizados por otras personas y
comparar documentos. La ficha Revisar permite proteger las hojas de clculo y libros de
trabajo mediante contrasea.

Los comandos que forman parte de la ficha de men Revisar se organizan en grupos:
Revisin, Comentarios y Cambios.
Los elementos que forman parte de la barra de men Revisar se describen a continuacin:

Revisin:

Ortografa y gramtica: Comprueba la ortografa y gramtica del texto en el

documento.

Referencia: Abre el panel de tareas de referencia como diccionarios, enciclopedias y

servicios de traduccin.

Sinnimos: Sugiere otras palabras como significado parecido a otras palabras que ha
Seleccionado.

Traducir: Traduce el texto Seleccionado en un idioma diferente.

Sugerencia de informacin en pantalla para traduccin: Habilita la informacin en la

pantalla que traduce palabras en otro idioma en la que se detiene el cursor.

Definir idioma: Establece el idioma utilizado para comprobar la ortografa y dramtica

del texto Seleccionado.

Contar palabras: Busca el nmero de palabras, caracteres, prrafos y lneas del

documento.
Comentarios:

Nuevo comentario: Agrega un comentario sobre la seleccin.

Eliminar: Elimina el comentario Seleccionado.

Anterior: Va al comentario anterior del documento.

Siguiente: Se desplaza al siguiente comentario de documento.

Cambios:

Aceptar: Realiza un cambio y va al siguiente cambio propuesto.

Rechazar: Rechaza el cambio actual y va al siguiente cambio propuesto.
Anterior: Va a la marca de revisin anterior del documento para aceptarla o
rechazarla.
Siguiente: Se desplaza a la siguiente marca de revisin del documento para aceptarla
o rechazarla.

FICHA VISTA

La ficha de men Vista Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta de
opciones de Excel y sirve para cambiar la forma de ver la hoja de trabajo, permite ver u
ocultar las lneas de la cuadrcula que forman las celdas de la hoja de trabajo, adems de
ajustar el zoom del documento (acercar o alejar el contenido).

Los comandos que forman parte de la ficha de men Vista se organizan en grupos: Vistas
del libro, Mostrar y ocultar, Zoom, Ventana y Macros.
Los elementos que forman parte de la barra de men Vistas se describen a continuacin:
Vista del Libro:

Diseo de Impresin: Muestra el documento tal como nos va a quedar impresa.

Lectura de pantalla completa: Muestra el documento en vista de lectura o en pantalla
completa para maximizar el espacio disponible para la lectura o comentarios del
documento.

Diseo web: Muestra el documento como seria como pgina web.

Esquema: Muestra el documento como un esquema y muestra las herramientas del

esquema

Borrador: Muestra el documento como un borrador para editar texto rpidamente.

Mostrar u Ocultar:

Regla: Muestra las reglas utilizada para medir y alinear objetos del documento.
Lneas de la cuadricula: Activa las lneas de las cuadriculas para alinear los objetos
del documento.

Barra de mensajes: Abre la barra de mensajes para completar cualquier accin

necesaria en el documento.

Mapa del documento: Abre el mapa del documento que le permite, mediante una
vista de estructuras del documento.

Vista en miniatura: Abre el panel de miniaturas para utilizar para desplazarse por un
documento grande con pequeas imgenes de cada pgina.
Zoom:

Zoom: Abre el cuadro de dialogo de zoom para especificar el nivel de zoom en el

documento.
100%: Aplica un zoom de 100% del tamao normal del documento.
Una pgina: Acerca todo el documento para que se ajuste toda la pgina en la
ventana.
Dos pginas: Acerca el documento para que dos pginas aparezcan en la ventana.
Ancho de pgina: Acerca el documento para que el ancho de pgina coincidan con el
ancho de la ventana.

Ventana:

Nueva ventana: Abre una nueva ventana que tenga vista del documento actual.
Organizar todo: Coloca el mosaico de todas las ventanas de los programas abiertos
en paralelo en la pantalla.
Dividir: Divide la ventana actual en dos partes para que puedan ver las diferentes
secciones del documento al mismo tiempo.
Ver en paralelo: Muestra todo el documento en paralelo para poder comparara el
contenido.
Desplazamiento sincrnico: Sincroniza el desplazamiento de todos los dos
documentos para que se desplacen juntos.
Restablecer posicin de la ventana: Restablece la posicin de la ventana del
documento que se est comprando en paralelo para que compartan la pantalla.
Cambiar ventanas: Pasa una ventana abierta actualmente.

Macros:

Macros: Ver la lista de macros desde la que se puede ejecutar crear o eliminar un

macro.

BARRA DE ESTADO

Independientemente de la versin de Excel utilizada, la Barra de Estado est localizada en

la parte inferior de la hoja de clculo. La barra de estado sirve para presentar una breve
descripcin acerca del comando que ha sido seleccionado o del estado actual del libro de
trabajo. A continuacion veras dos figuras correspondientes a la barra de estado de Excel
2003 y Excel 2007.
Barra Estado Excel 2003
Barra Estado Excel 2007
Independientemente de la versin de Excel utilizada, la Barra de Estado est localizada en la
parte inferior de la hoja de clculo. La barra de estado sirve para presentar una breve
descripcin acerca del comando que ha sido seleccionado o del estado actual del libro de
trabajo.

La barra de herramientas muestra varios indicadores aparecen en esquina inferior derecha

de la pantalla. Aqu estn algunos ejemplos:

Listo indica que Excel est listo para recibir un nuevo comando.

Introducir indica que se est ingresando contenido en una celda.

Editar indica que una celda esta en modo de edicin.

Modificar indica que se modificando una celda.

Algunos ejemplos de teclas de alternancia que se muestran en la barra de estado son:

Bloq Num Si se pulsa el teclado numrico se activa o desactiva. Si el teclado

numrico esta activo puedes ver letras NUM en la barra de estado.

Bloq Mayus al estar activa muestra la palabra MAYUS en la barra de estado.

Otras funciones que aparecen en la barra de estado se Bloq Desp y Fin.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACESO RAPIDO

La barra de herramientas de acceso rpido de Excel es bsicamente un men visual

que contiene varios botones que invocan a las funciones ms utilizadas en Excel. La barra de
herramientas de acceso rpido, como su nombre lo indica, sirve para ejecutar rpidamente
una operacin, en otras palabras la barra de herramientas de acceso rpido permite crear
atajos de acceso a comandos como Guardar, Deshacer y Rehacer.

La barra de herramientas de acceso por omisin est ubicada junto al botn de Microsoft
Office, pero es posible cambiarla de ubicacin y colocarla debajo de la cinta de opciones.
Para cambiar la ubicacin de la barra de herramientas de acceso rpido, haz clic en la flecha
al final de la barra de herramientas y selecciona Mostrar debajo de la cinta de opciones.
La barra de herramientas de acceso rpido es personalizable, puedes agregar o quitar
botones de acceso segn consideres necesario. Para ello requieres abrir el men desplegable
que se encuentra a la derecha de la barra y seleccionar Personalizar Barra de
Herramientas de Acceso Rpido.

BARRA DE TITULO

La barra de ttulo de Excel se encuentra en la parte superior central de la pantalla y

muestra el nombre de libro de trabajo seguido por el nombre de la aplicacin: Microsoft
Excel.

Al abrir Excel o crear un nuevo documento, por omisin el nombre de archivo

serLibro1, nombre temporal que puede ser modificado al momento de guardar el
documento.
Al asignarle un nuevo nombre al libro de trabajo, la barra de ttulo se modificar para
reflejar el cambio.
La barra de ttulo contiene los botones deminimizar
y el botn de cerrar
de titulo.

, maximizar

o restaurar

. Estos botones estn localizados en el extremo derecho de la barra

MINI BARRA DE HERRAMIENTAS

La Mini Barra de Herramientas de Excel una barra de herramientas flotante que aparece
cuando se selecciona texto y se da clic derecho. La mini barra de herramientas aparecer
junto a las celdas seleccionadas.

La mini barra de herramientas de Excel contiene los siguientes iconos de comando:

1. Del grupo Fuente: Fuente, Tamao de fuente, Aumentar tamao de fuente, Disminuir
tamao de fuente, Negrita, Cursiva, Borde, Color de relleno y Color de Fuente.
2. Del grupo Alineacin: Centro y Combinar y centrar.
3. Del grupo Nmero: Formato de Nmero de Contabilidad, Estilo porcentual, Estilo
millares, Aumentar decimales y Disminuir decimales.
4. Del grupo Portapapeles: Copiar formato.