Reflexes Sobre a Digitalizao de Documentos e Utilizao de

Documentos Digitais na Preservao da Memria Histrica

Rosilene Paiva Marinho de Sousa
Mestranda em Cincia da Informao, Universidade Federal da Paraba.
E-mail: rosilenerpm@hotmail.com
Bernardina Maria Juvenal Freire de Oliveira
Doutora em Letras, Universidade Federal da Paraba.
E-mail: bernardinafreire@gmail.com
Marckson Roberto Ferreira de Sousa
Doutor em Engenharia Eltrica, Universidade Federal da Paraba.
e-mail: marckson.dci.ufpb@gmail.com

Resumo: Neste trabalho apresentada uma reflexo sobre a preservao da memria histrica
utilizando-se o processo de digitalizao de documentos e a utilizao de documentos digitais.
Para tanto, realizado um estudo sobre as obras histricas e sua preservao, principalmente no
que concerne a seu acesso e disseminao, alm da considerao dos documentos que so
concebidos e existem apenas na forma digital. A digitalizao vem a contribuir para o resgate da
memria modificando-se o suporte da informao, possibilitando a passagem da memria
histria, e proporcionando condies para a disponibilidade das informaes existentes,
principalmente ao se considerar a sua utilizao na Internet. Os limites existentes para a
preservao dos documentos, mesmo que digitais, devem ser minimizadas, como forma de
proporcionar sua utilizao por todos. A disponibilidade da informao em qualquer momento e
em qualquer lugar vem a facilitar o resgate e preservao da memria e concomitantemente
agilizar e facilitar o seu livre acesso.

Palavras-chave: Memria. Digitalizao. Arquivos Digitais. Preservao da Informao.

Acesso Informao.

1 Introduo
O homem no decorrer da histria aprendeu a registrar os acontecimentos e a
desenvolver recursos para representar a memria, no intuito de faz-la sobreviver ao longo do
tempo. A necessidade crescente de conhecer a histria tem conduzido os indivduos busca de
documentos histricos, que devem estar disponveis e acessveis em qualquer lugar e a qualquer
momento. Esses documentos correspondem representao da memria, devendo ser
preservados e disseminados de forma segura, utilizando-se recursos que no venham a
comprometer a sua essncia, independente do suporte em que estejam registrados.
Essa realidade tem gerado questionamentos sobre as alternativas para garantir a
longevidade das informaes nos mais variados tipos de suporte. Uma alternativa, capaz de
romper barreiras geogrficas e temporais, refere-se utilizao de documentos digitais, que
mesmo apesar de possuir fragilidades, possibilita o acesso de inmeros indivduos
simultaneamente, sem contudo, causar degradao do original, mesmo com milhares de
consultas.

2 Memria E Documento Histrico

A memria e a histria seguem princpios similares, onde no processo de reconstruo

da memria torna-se necessrio compreender o papel dos documentos histricos como
representao material da memria histrica. Para Ricoeur (2007), a histria reconhecida
como um recorte do tempo e se diferencia da memria por a mesma se estabelecer em sua
totalidade.
Monteiro (2008) enfatiza que a memria, enquanto fenmeno social pode ser entendida
como a Histria, a tradio, a cultura de um povo ou ainda, como memria coletiva, aquela que
ultrapassa a memria individual e biolgica de um indivduo por ser a memria de uma
sociedade. A memria do indivduo no se apoia na histria aprendida, mas na histria vivida,
entendendo-se por histria tudo o que faz com que um perodo se distinga dos outros
(HALBWACHS, 2006).
A memria histrica, por sua vez, corresponde aos fatos mais notveis da vida,
reduzindo-se a uma srie de ideias abstratas, mas que o indivduo pode complet-la, troc-la
pela ideia de imagens e impresses. Desse modo, na memria histrica que o indivduo tem

que se fundamentar, uma vez que atravs dela que um fato exterior a sua vida vem deixar uma
impresso que, em si, uma marca superficial, feita de fora. No entendimento de Vieira (2011),
os documentos histricos so a representao materializada da memria histrica que devem ser
preservados e disseminados de forma segura, atravs de recursos que no venham causar
nenhuma deteriorao ao suporte em que estejam registrados, a prpria essncia ou
caracterstica (papel, escrita e desenhos) do documento.
Um documento histrico deve estar aberto s pessoas que tenham interesse em seu
contedo, e de uma forma geral, a toda a sociedade. Os testemunhos esto desligados dos
autores que os criaram e devem ser submetidos aos cuidados de profissionais que possam
interpret-los, preserv-los e mant-los acessveis a quem interessar. Para o historiador, um
documento histrico tudo o que pode ser interrogado com a ideia de nele encontrar uma
informao sobre o passado.
Segundo Castro, Castro e Gasparian (2007), com uma poltica de avaliao adequada
pretende-se normatizar a seleo dos documentos, atribuindo-lhes prazos de guarda em
administrativos, legal, contbil e permanente (informativo e probatrio). O documento
permanente informativo refere-se aos documentos em que s a informao importante guardar
permanentemente, enquanto o probatrio preserva-se o suporte e a informao. Neste sentido,
no entendimento de Schellenberg (2006) os valores probatrios dependem do carter e da
importncia da matria, enquanto que, os informativos so inerentes aos documentos devido
informao que contem. A informao pode relacionar-se, de forma geral, a pessoas (fsicas ou
jurdicas), coisas (lugares, edifcios, objetos e demais bens materiais) ou fenmenos (ao que
acontece tanto a pessoas quanto a coisas problemas, atividades, programas, acontecimentos,
episdios).
No pensamento de Paes (2009) conforme as caractersticas, forma e contedos, os
documentos podem ser classificados, segundo o gnero e natureza do assunto, em escritos ou
textuais (manuscritos, datilografados ou impressos), iconogrficos (em suporte sinttico,
contendo imagens, fotografias ou gravuras), cartogrficos (representaes geogrficas),
filmogrficos (filmes e fitas videomagnticas), sonoros (discos e fitas audiomagnticas),
microgrficos (resultante de microreproduo de imagens rolos, microficha, jaqueta, cartojanela) e os informticos (documentos produzidos, tratados ou armazenados em mdias digitais).
Tendo em vista a variedade e volume dos documentos existentes, enfatiza-se a necessidade de

meios e formas de preservao dos mesmos, para que no se corra o risco de viver numa
sociedade sem memria (SANTOS; INNARELLI; SOUSA, 2008).
Perante o fluxo de utilizao da Tecnologia da Informao e Comunicao (TIC) no
campo da Cincia da Informao e a existncia de uma tendncia crescente de produo de
documentos e informaes digitais, torna-se relevante o estudo e pesquisa de temas que
envolvam as polticas de preservao, dos formatos fsicos, dos sistemas gerenciadores, dos
processos de migrao, durabilidade e confiabilidade dos suportes informacionais, visando
preservao da memria.

3 Preservao De Documento Histrico

A conservao e a preservao de documentos histricos visam garantir o direito de

acesso informao, sendo imprescindvel que se possibilite a obteno da mesma sobre
qualquer pessoa ou instituio. O objetivo assegurar o acesso a informaes sobre o indivduo,
o prprio governo, a administrao pblica e o pas, ressalvados o direito a privacidade, o sigilo
comercial e os segredos governamentais previstos em lei. Neste sentido, relevante se faz tratar
do crculo vital dos documentos que compreende trs idades, em termo de sua produo,
utilizao e destinao.
Segundo Bellotto (2006), a primeira idade trata-se dos arquivos correntes, nos quais se
acolhem documentos de uso funcional, administrativos e jurdicos, em que sua permanncia
depende de sua tipologia, funo e vigncia. A segunda compreende os arquivos intermedirios,
em que ultrapassam seu prazo de validade jurdico-administrativa, mas que ainda podem ser
utilizados pelo seu produtor, podendo permanecer j em local que centraliza papeis de vrios
rgos. Nessa fase, os documentos so submetidos tabela de temporalidade redigida pelas
comisses de avaliao que fixam critrios e justificativas para que se possam eliminar
determinados papis desnecessrios aos rgos de origem e sem interesse a pesquisa histrica.
A terceira trata-se da preservao definitiva, que ocorre atravs de uma operao denominada
recolhimento, ultrapassando totalmente o uso cientfico, social e cultural dos documentos.
A Lei 8.159/91 esclarece que os documentos considerados permanentes so aqueles
conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser
definitivamente preservados. Outrossim, alm das confisses, as autobiografias, os documentos

oficiais, os papeis secretos de chancelaria e relatos confidenciais de chefes militares, os

documentos de arquivos constituem o rastro documental.
Por arquivo entende-se como o lugar fsico que abriga o destino do rastro documental.
Segundo a Lei 8.159/91 que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados o
seu art. 2, esclarece que se consideram arquivos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que
seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Para SICHMANN (2003, p. 1),
[...] Atualmente h um despertar maior da nossa sociedade pela busca de
solues e medidas simples para salvaguardar adequadamente os nossos bens
culturais. A era da Informao valorizou ainda mais os dados vitais e
estratgicos que precisam ser preservados, divulgados e acessados
rapidamente para uso presente e futuro.

Nessas condies para garantir a preservao do acervo, a recuperao eficaz da

informao e a agilidade no acesso, pode-se realizar a passagem do suporte para o meio digital,
de forma a preservar a informao e os documentos originais.

4 Digitalizao De Documentos Histricos Para Preservao Da Memria

A partir do entendimento de memria, documento histrico e da necessidade de sua
preservao, na sequncia so abordados o processo de digitalizao de documentos e a
utilizao de documentos digitais, bem como a preocupao com a preservao digital, sem a
qual todo o processo pode no atender a seus propsitos.
4.1 Digitalizao de documentos histricos

Na atualidade, o avano da tecnologia conduz a uma tendncia de concepo de

documentos digitais, mas que no pode deixar de considerar seus aspectos de organizao e
preservao, independente do suporte utilizado. No entendimento de Cassares (2000, p. 12),
preservao corresponde a um conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa,
poltica e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservao da integridade
dos materiais.

Os documentos podem ser criados em vrios tipos de suporte, sendo um dos mais
conhecidos o papel. Para os documentos criados com a utilizao do computador,
correspondentes aos documentos digitais, o processo de organizao, tratamento e preservao
no deve ser esquecido. Os documentos que existem em outros tipos de suporte, podem tambm
vir a existir no mundo digital atravs de um processo denominado de digitalizao. Os
documentos digitais normalmente so utilizados como sinnimos de documentos eletrnicos,
entretanto do ponto de vista tecnolgico a diferena reside no fato de que os eletrnicos
correspondem aqueles que so acessveis por equipamentos eletrnicos (analgicos ou digitais),
enquanto que os digitais so caracterizados por serem eletrnicos, mas possurem codificao
em dgitos binrios, acessados por meio computacional.
O documento digitalizado corresponde a uma cpia digital de um documento original
existente em outro tipo de suporte, enquanto o documento digital nativo j concebido de forma
digital. A distino entre esses dois tipos, corresponde a que o documento digitalizado evita o
manuseio dos originais e conseqentemente reduz sua degradao natural. Porm, o documento
digital ou digitalizado, que contenha informaes julgadas de carter permanente deve ser
preservado para que o passado possa ser compreendido e a justia realizada, o que se direciona
para uma nova linha de pensamento sobre a necessidade de assegurar a autenticidade,
principalmente tratando-se de documentos histricos. Para Rondinelli (2005), a autenticidade
refere-se garantia de que no houve adulterao aps a criao, sendo necessria a garantia de
condies para preservao e custdia.
A digitalizao envolve etapas que consistem na preparao do documento, em que
pode haver a necessidade de uma restaurao, a configurao do dispositivo de captura,
dependendo do tamanho e estado do documento, controle de qualidade das imagens obtidas,
indexao e armazenamento (BALDAM; VALLE; CAVALCANTI, 2002). O processo de
digitalizao pode representar uma ameaa inicial preservao, uma vez que durante o
processo, existe a necessidade de retirar os documentos de seu arranjo original e
acondicionamento, alm de serem submetidos a um processo de captura, estando os mesmos
sujeitos a degradao. O processo deve ser realizado de forma que no seja necessria a
repetio dos servios, alm da obteno de uma tima qualidade para as imagens obtidas, com
a maior quantidade possvel de detalhes.

A digitalizao tambm possui fragilidades, de forma que a rpida obsolescncia

tecnolgica (software, hardware e formatos) e a degradao das mdias digitais dificultam a
preservao de longo prazo dos documentos e sua acessibilidade contnua (CONARQ, 2009, p.
18). Santos (2005) comenta a existncia de questes sobre a confiabilidade jurdica dos
documentos digitais, que podem ser manipulados sem que exista qualquer vestgio de alterao.
Porm com a utilizao da certificao digital, esse problema tende a ser resolvido, uma vez que
qualquer alterao pode ser detectada.
Os documentos histricos, como todos os outros tipos de documentos, passam por
condies adversas que provocam sua deteriorao, principalmente devido ao homem no ter o
cuidado de manuseio adequado. Ao se considerar o manuseio de documentos digitais, nenhum
dano ser causado aos originais mesmo com um volume considervel de utilizao.
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) aprovou em 2004, uma Carta para a
Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital, onde convoca os setores pblicos e privados, a
envidarem esforos para garantir a preservao e acesso contnuo dos documentos em formato
digital, condio necessria para a democratizao da informao e a preservao da memria.

4.2 Preservao de documentos histricos com a utilizao de

documentos em formato digital

Os mtodos necessrios para se preservar documentos variam de acordo com o tipo de

suporte, onde o objetivo maior aumentar a sua longevidade. A digitalizao, apesar de seus
suportes no possurem a mesma vida til de outras metodologias, a exemplo da
microfilmagem, tem sido utilizada pelas vantagens de disseminao da informao.
As ameaas que os documentos em suporte no digital sofrem, atuam tambm sobre os
documentos digitais, sendo a preservao digital um fator essencial. Os documentos histricos
normalmente encontram-se no papel, e tal como o papel pode desintegrar-se ao longo dos anos,
a informao armazenada em uma mdia digital pode tambm tornar-se irrecupervel,
ocasionando perda da informao. Os suportes so susceptveis a temperatura, umidade e nvel
de poluio do ar, fungos e outras ameaas biolgicas, alm das catstrofes naturais, tais como,
incndios, terremotos, enchentes, dentre outros, que ameaam qualquer tipo de acervo.

Baldam, Valle e Cavalcanti (2002), apontam que a captura de documentos para o meio
digital, pode auxiliar na reduo do espao fsico necessrio para armazenamento e seus custos
associados, com a possibilidade de acesso simultneo por vrias pessoas, a rpida localizao, a
fcil implementao de temporalidade, dentre outros. Esses fatores, tm conduzido as
instituies a aderirem a utilizao das TICs, onde a crescente utilizao da Internet, vem a
facilitar a disseminao da informao de forma cada vez mais rpida e a um nmero de pessoas
cada vez maior, principalmente ao se considerar o avano dos planos de acesso a rede mundial
de computadores. Nesse contexto, a digitalizao de documentos com valor histrico, pode
auxiliar na disponibilizao das informaes neles contidas. A mudana para o suporte digital
inclui a utilizao das Bibliotecas Digitais, cujas necessidades de preservao e garantia de
autenticidade surgem como importantes questionamentos, associados utilizao como parte
integrante do processo, dos metadados necessrios para futura preservao (resoluo,
compresso, direitos autorais, dentre outros).
A Internet vem a facilitar a disseminao da informao, que pode acontecer de maneira
bastante rpida, porm um dos problemas mais preocupantes a forma dinmica como tudo
acontece nesse meio. Um documento consultado pode no estar mais disponvel no dia seguinte,
o que vem a afetar a integridade das referncias ao mesmo. Outra questo, onde o documento
histrico no pode ser inserido, refere-se alterao de contedo, em funo de seu carter
informativo e indissocivel da histria, que se alterado poder comprometer as informaes
derivadas, e consequentemente ocasionar interpretaes distintas das existentes no documento.
A utilizao de documentos digitalizados pode proporcionar um acesso contnuo, vinte
e quatro horas por dia e sete dias por semana, resguardando os originais de manipulao
desnecessria, retardando conseqentemente sua deteriorao. A tecnologia digital surge como
uma possibilidade para proporcionar um compromisso entre preservao e acesso ao
documento, que de uma forma geral deixam de ser conflitantes para serem cooperantes. O
acesso pode acontecer de forma ilimitada, enquanto os originais so mantidos em locais seguros
e distantes do manuseio inadequado, ou indesejado mesmo que adequado. Se os documentos
manuseados forem digitais, seu manuseio apresenta simplicidade, porm necessita de cuidados
referentes aos formatos e software necessrios para sua visualizao, ao se considerar a rpida
evoluo da tecnologia.

No pensamento de Ferreira (2011, p. 21),

[...] Da digitalizao para preservao resultam substitutos digitais que
necessitam, tambm eles, de ser preservados (como, alis, acontece com o
microfilme). As bibliotecas tm recorrido digitalizao sobretudo para
divulgar e tornar acessveis as suas coleces raras, nicas e valiosas. Mas se
o seu objectivo tambm digitalizar para preservar (os originais ficam, desde
logo, salvaguardados do uso e manuseio excessivos), ento h que preservar
as coleces digitalizadas, assegurando que os seus substitutos digitais sejam
igualmente preservados.

Independentemente de ser um documento digital nativo ou digitalizado, o formato

digital vem a facilitar a preservao, pois em vrias instituies os documentos histricos
podem ser melhor aproveitados com a recuperao e visualizao por intermdio do
computador.

Porm,

para

que

preservao

seja

eficaz,

deve-se

contemplar

interoperabilidade, utilizando-se padres tecnolgicos abertos para criao, armazenamento e

recuperao.

Consideraes Finais
O processo de digitalizao de documentos histricos uma alternativa vivel para
muitos problemas quando o objetivo preservao e disponibilizao desses documentos para a
sociedade. O objetivo no se refere ao descarte do documento fsico, mas facilitar o seu acesso.
A tecnologia tem evoludo a cada dia, tornando-se inclusive, mais acessvel maior
parte da populao, onde os problemas que envolvem distncia e tempo podem ser
minimizados, e os documentos do incio da histria podem ficar acessveis para serem
consultados e at mesmo baixados para o computador do usurio. Essa uma realidade cada vez
mais presente, com a possibilidade de que a democratizao de acesso seja fruto de uma
constante poltica pblica.
A digitalizao traz inmeras possibilidades para a preservao dos documentos
histricos, mas sua aplicao deve ser conduzida de forma cuidadosa, acompanhada de uma
estratgia de longo prazo, de forma a evitar que os documentos sejam afetados pelas
fragilidades da tecnologia digital. A utilizao da informao na forma digital pode provocar
uma iluso de que os documentos originais so de fcil acesso, onde atravs de uma anlise
mais aprimorada, pode-se perceber que o acesso est intimamente relacionado ao contexto
tecnolgico e social, sendo o acesso o que garante o conhecimento da histria.

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