1 CORRESPONDENCIA

Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, es

que-las, tarjetas, telegramas, catlogos, folletos, etc. en las empresas se
consideran que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.
Es un medio de comunicacin utilizacin por el hombre desde hace muchos
aos para comunicarse con personas con personas o individuos que estn a
larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se
han ido perfeccionando sus normas y sus estilos hasta llegar a nuestro da que
existe el e-mail que es la forma ms rpida de enviar y asegurarse que la
informacin llegue al destinatario.
1

CORRESPONDENCIA EXTERNA
Es la que se cursa entre la sede y otras entidades o particulares. Adems entre
los mismos funcionarios de la misma, siempre que se encuentren localizados
en diferente ciudad o con sus empleados cuadro se refiera a relaciones
laborales. Es decir que las cartas que la institucin recibe o enva a
dependencias de la misma, (Facultades, centros, instituto, etc.) situados en
otras ciudades o a sus empleados en lo relativo a su vnculo laboral, se
consideran correspondencia externa.

CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA

Es la que llega a la sede por medio del servicio de mensajera, entrega
personal, apartado areo, fax y correo electrnico.
La correspondencia externa recibida es oficial o particular:
Oficial: se refiere exclusivamente a los asuntos propios de la entidad, en este
cae-so de la universidad, independencia del medio utilizado, (Courier,
mensajera, fax, correo electrnico). Puede tener carcter confidencial y en
este caso se someter a trmite especial.
Particular: es al que llega a la institucin a ttulo personal, trata de asuntos
personales no relacionados con actividades del a institucin y no cita el cargo
del funcionario. No generan trmite para las instituciones. Puede reconocerse

por que se identifica visiblemente como personal o confidencial.

La correspondencia qu venga dirigida a la revisora fiscal o auditoria,
operativas
Sindicatos, asociaciones fondos y dems oficinas delegadas de otras entidades
autnomas que all funcionen, se trata como correspondencia particular.
2

CORRESPONDENCIA EXTERNA ENTREGADA

Es la que se producen la sede de manera oficial, dirigida a otras entidades
particulares, a funcionarios de la misma localizados en otras ciudades, a sus
empleados sobre asuntos relacionados con su vinculacin laboral o a las
dependencias autnomas que funcionen dentro de la misma institucin.
Tomando en cuenta la forma de envi, la correspondencia externa despachada
ser: de entrega ordinaria o de entrega especial.
La primera corresponde a las cartas enviadas por correo ordinario, areo o
nacional. La segunda identificara la correspondencia enviada por correo
recomendado o entregado personalmente a los destinatarios, previa
radicacin.
2

CORRESPONDENCIA INTERNA
Es la que se produce entre los funcionarios localizados de la sede, como
constancia, certificados, comunicados, memoran-dos, circulares oficios y actas
que se cursan entre las oficinas de la universidad. Son de carcter oficial.

3
1

DESCRIPCIN DE LOS TIPOS DOCUMENTALES

OFICIO
1

DEFINICIN

Es el documento que utiliza un rgano actuante a travs del cual da

conocimiento de sus resoluciones a otro rgano o solicita alguna peticin para
cumplir diligencias de procedimiento.

Tambin se utiliza en las relaciones entre instituciones y personas naturales y

de manera en las relaciones entre las instituciones y sus empleados.
La diagramacin de la primera hoja tiene tres zonas. En las zonas 1 y 2 se
imprimen los datos del remirente.la zona 3 se deja libre para el registro o fecha
de recibo.
2

REQUISITOS

Mrgenes:
Superior entre 3cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezados de las paginas subsiguientes entre 2cm y 3 cm
3

ZONAS

Zona 1: espacio destinado para el logotipo de la universidad.

Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales, desde el borde izquierdo
de la hoja y entre 3 y 4 cm verticales desde el borde superior...

Zona 2: espacio destinado para la impresin de direccin, apartado, direccin

electrnica, fax, telfono, Ciudad, y pas.
A 1,5 o 2 cm del borde inferior de la hoja y horizontalmente puede ocupar todo
el ancho del papel.
Zona 3: espacio superior derecho que se deja en blanco para que el

destinatario imprima el sello de registro o la fecha de recibo el documento.

4

PARTES DEL OFICIO

Numero de referencia: la numeracin s consecutiva. Lo antecede el cdigo

de la dependencia determinando por la universidad. Se escribe de dos a tres
interlineas del margen superior (zona 1)
Fecha: los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envi se
escriben a dos interlineados de la referencia y de forma completa, en orden de
da, mes (en minscula) y ao sin separarlo con punto.
Datos del destinatario: se dirigen en forma personalizada, es decir a un
funcionario en especfico. Si es imposible tener el nombre, se enva a la
jefatura responsable.
A partir de la ciudad y la fecha se dejan de cuatro a seis interlineas segn la
ex-tensin del documento. Estos datos pueden ocupar hasta ocho lneas, sin
sobre-pasar la mitad del escritorio y la interlineacin sencilla. Se deben
presentar en el siguiente orden:
Tratamiento ttulo acadmico con mayscula inicial: (seo, doctor,
ingeniero, economista, etc.)
Nombre del destinatario, con mayscula sostenida; de preferencia se escriben
los dos apellidos. No se utiliza negrita. (Al responder la comunicacin, se
respeta el nombre de la misma forma como aparece en el documento recibido).
Cuando se utiliza sobre con ventanilla, tanto el nombre de la ciudad como del
pas se escriben en mayscula sostenida.
Cargo: Se escribe con mayscula inicial. Los nombres de cargos demasiado
extensos, pueden repartirse en dos lneas para guardar armona con los datos
restantes. No se efecta separacin silbica.
Ejemplo:

Seor:
EDUARDO MANTILLA CASAS
Jefe de Mercadeo de
Operaciones Nacionales
Empresa: Sigue al cargo, con la denominacin ms ampliamente conocida, es
decir, razn social o sigla o acrnimo.
En caso de nombre completo, la escritura se efecta con mayscula inicial y
respetando las denominaciones Ltda., S.A., entre otras.
Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razn social, se
escriben en mayscula sostenida y como haya sido registrada.
Ejemplo:
BCH (Banco Central Hipotecario)
Los acrnimos conformados por varias letras extractadas del nombre completo
de la razn social se escriben con mayscula inicial.
Si se desea destacar el acrnimo, puede digitarse en mayscula sostenida.

Ejemplo:

SENA o Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje)

ICONTEC o Acontece (Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin)
Direccin o apartado: se utiliza una de las dos. Cuando van al interior de la
Universidad se escribe La Sede, cuando van dirigidas al exterior se escribe la
direccin completa. Se dejan cuatro espacios, entre el nmero de la calle y el

de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de nmero (No.). No se

abrevian las palabras calle, carrera, avenida y dems.
Ejemplo:
Seor
GERMAN FUENTES DIAZ
Jefe de Produccin
Qumica Nacional Ltda.
Carrera 26 63-35
Santiago de Cali, Valle del Cauca
Pas: Si el oficio va al exterior, se anota el nombre del pas en la misma lnea
de la ciudad o en la lnea siguiente, dependiendo de la extensin de los datos.
Asunto (Opcional): Es la sntesis del tema, expresada en mximo cuatro
palabras con mayscula inicial y sin subrayar.
Se pueden suprimir artculos, conjunciones o preposiciones, sin afectar el
sentido. Se escribe contra el margen izquierdo a tres interlneas de los datos
del destinatario cuando no hay saludo independiente y a dos cuando lo hay.
Saludo o vocativo: Para las damas se acostumbra el nombre y para los
caballeros el apellido. Las opciones son las siguientes:
Como saludo independiente se escribe a tres interlneas de los datos del
destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay.
Ejemplos
Cordial saludo seor Martnez
Apreciada ingeniera Gloria

Como parte inicial del texto se escribe de cuatro a seis interlneas de los datos
del destinatario, o a tres del asunto, si lo hay.
Ejemplo:
Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Luca y...
Respetuosamente lo saludamos y confirmamos...
Texto: Se escribe a una interlnea entre renglones y a dos entre prrafos y se
tiene en cuenta lo siguiente:
El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortesa. Se expresa
en primera persona del plural, cuando representa un grupo institucional o
empresarial, as se trate de un nico firmante.
En lo posible se trata un solo tema por oficio.
En las comunicaciones institucionales se omiten los temas personales.
Se utiliza tratamiento de usted. Es importante que no se presenten errores
tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin.
La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni
repisados.
Inicia de cuatro a seis interlneas de los datos del destinatario, cuando no hay
asunto ni saludo independiente.
Comienza a tres interlneas del asunto o saludo independiente, cuando los hay.
Pginas subsiguientes: Se tiene en cuenta lo siguiente:
Se utilizan hojas en blanco en estas pginas.
La calidad, el color y el tamao del papel deben ser los mismos en todas las
hojas.
El encabezado se ubica entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja en
papel en blanco o a dos interlneas del logotipo, con mayscula inicial. Est

constituido por la lnea de identificacin contra el margen izquierdo y el

nmero de la pgina contra el derecho.
La lnea de identificacin puede contener tratamiento y nombre del
destinatario, opcionalmente con la fecha abreviada o con la referencia y con
cdigo de dependencia si se desea.
Ejemplo:
Margen izquierdo Margen Derecho
Doctor Carlos Alberto Sandoval DA-4125 2
El primer prrafo de las pginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro
interlneas del encabezado.
En caso de que se termine la pgina antes de finalizar un prrafo completo, se
dejan mnimo dos renglones en sta y dos en la siguiente.
La ltima pgina debe contener, como mnimo, el prrafo de cierre antes de la
despedida.
Despedida: Expresin de cortesa que se escribe a dos interlneas del texto.
Ejemplo:
Atentamente,
Cordialmente,
Y la despedida en frase seguida de punto (.):
Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.
Muchas gracias por su amabilidad y rpida accin.
Remitente: El nombre se sita a cuatro interlneas de la despedida y se
escribe en mayscula sostenida o con mayscula inicial.

El cargo se anota en la lnea siguiente, con mayscula inicial, sin centrar.

Las lneas parten del margen izquierdo. El funcionario responsable firma
encima del nombre mecanografiado.
En el caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o
en pareja. Si existen ms firmantes el ltimo se centra.
Lneas especiales:
Anexos. Si se requieren se detallan en el texto. Al final del oficio, a dos
interlneas del firmante se anota la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos
puntos. A dos espacios se enuncia la cantidad de preferencia se clarifican el
nmero de hojas o el tipo de anexo.
Ejemplo:
Anexo: tres (10 hojas y dos disquetes)
Copia. A dos renglones del firmante o de los anexos si los hay, contra el
margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y
seguida de dos puntos. A dos espacios se relacionan los destinatarios, as:
tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero si es a un funcionario de la misma
Universidad, se omite la empresa. La interlineacin es sencilla.
Ejemplo:
Copia: Dr. Julio Montoya Hoyos, Director Acadmico.
Dr. Bernardo Murcia Prez, Gerente, COPAV
Identificacin del transcriptor. A dos interlneas del firmante o del ltimo
rengln escrito se escribe el nombre con mayscula inicial de la persona
responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra ms
pequea y en caso de nombre compuesto escribir uno de los dos.

ASPECTOS GENERALES

Uso de maysculas y minsculas:

Las palabras escritas con mayscula sostenidas no se dividen.
Se utiliza mayscula sostenida para resaltar algn dato. No se debe exagerar
su uso.
Se escriben con mayscula inicial los nombres propios de las personas, lugares,
empresas, nombres de cargos y dependencias. Debe diferenciarse el nombre
propio del trmino genrico.
Divisin silbica y divisin mecanogrfica: Actualmente el procesador de
texto trae una opcin para justificar los prrafos y esto no permite las
divisiones silbicas o mecanogrficas. En llegado caso de que alguna
dependencia no cuente con un computador sino con una mquina elctrica,
debe utilizar el guin para efectuar divisin silbica o mecanogrfica. Debe ser
slo uno, seguido a la letra donde se parte la palabra.
Para la divisin silbica:
Separar las palabras conforme a las reglas de la gramtica.
No marcar doble guin, ni llenar espacios con guiones.
No colocar una raya debajo de la letra donde se divide la palabra.
Para la divisin mecanogrfica:
No dividir palabras en el primer rengln del prrafo.
No dividir palabra en dos lneas seguidas.
No dividir nombres propios ni apellidos.

No dividir palabras que contengan x (equis) intermedia.

Escritura de nmeros: El valor numrico y el smbolo de una unidad de
medida, se separan por un espacio en blanco. Luego de un smbolo no debe
escribirse signo de puntuacin, salvo por regla ortogrfica, en cuyo caso se
deja un espacio de separacin entre el smbolo y el signo de puntuacin. Estos
dos elementos no pueden escribirse en rengln separado.
Cada grupo de tres cifras de los valores asociados a la unidad de medida, se
debe separar mediante un espacio.
Ejemplo:
23 455 m
2,375 89 cm
Los nmeros de cuatro cifras que representen aos no se separan con espacio
ni con punto.
Cuando se escribe una fecha en forma abreviada, se representa en orden de
ao, mes, da y se expresa: con cuatro dgitos para el ao, dos para el mes y
dos para el da, con dos dgitos para ao, dos para el mes y dos para el da.
Los nmeros de normas no se separan con espacio ni con punto.
Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con coma en
los decimales, con punto para las unidades de mil y apstrofo para las
unidades de milln.
El signo pesos va unido al nmero y la palabra pesos sigue a la expresin en
letras.
Ejemplo:

$4565.800,00
Doscientos mil pesos
La escritura eventual de nmeros dentro de un texto se efecta as: del uno al
nueve en letras y del 10 en adelante en cifras.
Cuando los nmeros hagan parte de un rango o de una serie se escriben en
cifras.
Para grados, porcentajes y proporciones se utilizan cifras aunque sean menores
de 10.
Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que
desde el diecisis al veintinueve se escribe una sola palabra, de las treinta y
uno en adelante en tres palabras.
Para documentos legales, los nmeros se escriben en cifras y letras.
Los nmeros telefnicos se separan por grupos y con espacios, el indicativo
entre parntesis.
Ejemplo:
Telfono (091) 250 87 89
Los nmeros de cdula se representan en cifras de miles separadas con punto,
y si la poblacin no es una capital, se aade el nombre del departamento entre
parntesis.
Ejemplo:
C.C. 32.376.870 de Honda (Tolima)
C.C. 15.543.221 de Medelln

Los nmeros de NIT. Se representan en cifras de miles separadas por punto; se

deja un espacio antes del ltimo dgito que es el de la verificacin, cheque o
control.
Ejemplo:
NIT 850.212.6361
Para la denominacin de hora local se utiliza el modelo internacional de 24
horas.
Ejemplo:
Reunin de las 14:00 a las 16:00 horas.
Transcripcin textual de documentos: Para destacar la transcripcin de un
texto se deja una sangra de cuatro espacios a la izquierda y cuatro a la
derecha.
Las comillas indican inicio y finalizacin, as como continuidad en los prrafos
de una transcripcin completa. Los puntos suspensivos indican la existencia de
texto que no se incluy.
Denominaciones femeninas y profesionales: Los ttulos y cargos
correspondientes a damas s escriben en su respectiva forma femenina como lo
establece la Real Academia de la Lengua.
Ejemplos:
Alcaldesa
Ingeniera
Jefa
Abreviaturas: En el texto de los oficios es incorrecto el uso de abreviaturas.

Se debe colocar las palabras completas, a excepcin de las que forman parte
del nombre o razn social de la empresa que as las tengan registradas y
cuando se conoce que una persona utiliza un nombre o apellido abreviado y en
los tratamientos en las lneas de encabezado y de copia.
Ejemplo:
Ca. Colombiana de Modas S.A.
Oscar de J. Echavarra M.
Oficio de un solo prrafo: Para la esttica en la distribucin del oficio de un
prrafo, es posible sobrepasar los lmites de las medidas convencionales, de la
siguiente manera:
Dejar tres interlneas entre el margen superior y el nmero; otras tres entre
nmero y fecha.
El prrafo se escribe a interlineacin de uno y medio entre renglones y el doble
de lo elegido para la despedida.
Las lneas especiales se pueden separar con tres interlneas.
Visto Bueno: En caso de que un oficio requiera visto bueno se tiene en cuenta
lo siguiente:
En distribucin vertical se ubica contra el margen izquierdo de cuatro a seis
interlneas del cargo del firmante. La abreviatura de visto bueno (Vo. Bo.), se
escribe seguida del nombre del funcionario responsable, en mayscula
sostenida o con mayscula inicial, en concordancia con el firmante y el
destinatario. A una interlineacin se indica el cargo, con mayscula inicial
alineado con la primera letra del nombre.
Ejemplo:

Vo. Bo. Guillermo Prez Lozano

Jefe Divisin Recursos Humanos
Plegado del documento: El doblez depende del sobre en el que se guarde el
documento.
Si es un sobre convencional (rectangular), se lleva el borde inferior de la hoja
hasta aproximadamente 3 o 4 cm arriba de la mitad; se efecta el primer
doblez y se trae el borde superior de la hoja hacia abajo, dejando una pestaa
de un centmetro, despus se hace el ltimo doblez. Se inserta el documento
en el sobre de manera que quede en posicin de lectura.
Para sobre con ventanilla, el doblez se hace de acuerdo con las dimensiones
del sobre que emplee cada empresa y con la posicin de la ventanilla.
6

RECOMENDACIONES

Tipo y tamao de letra de fcil lectura.

El documento debe ser ntido.
La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmacin.
La transmisin del documento va fax, exige el envo inmediato del original,
nico respaldo de valor probatorio, si no se recibe el original y el documento
transmitido va fax se encuentra en papel trmico, ste se debe fotocopiar para
garantizar la permanencia de la informacin contenida.
El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la
preservacin y conservacin del documento.

4 ACTA
Es la relacin escrita de lo sucedido, tratado y acordado, en una reunin,

acerca de un hecho o de un acto importante.

1

REQUISITOS

REQUISITOS GENERALES

Mrgenes:
Superior entre 3 cm y 4cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
El encabezado de las pginas subsiguientes debe estar entre 2 cm y 3 cm.
Ttulo: Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se rene. Adems se
debe aclarar cuando el carcter de la reunin sea extraordinario.
Numeracin: La numeracin inicia cada ao
Presentacin:
Las actas se presentarn en hojas sueltas.
Se redactarn en tiempo pasado.
Ningn prrafo del acta se inicia con gerundio.
No se debe redactar en lenguaje telegrfico, tampoco debe presentar errores
tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin.
La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni
repisados.

Pginas subsiguientes:
Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamao que el de la primera hoja y
que no tenga impresin alguna.
El encabezado se sita entre 2 cm y 3 cm del borde superior, contra el margen
izquierdo y con mayscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de
la reunin y el nmero correspondiente separados por un guin. En la misma
lnea, contra el margen derecho se escribe el numero de la pgina, sin
precederlo del smbolo (#) ni la abreviatura (No.).
Ejemplo:
Margen izquierdo Margen derecho
Reunin Comit Acadmico-Acta 003 2
El primer rengln de texto se inicia de dos a tres interlneas del encabezado.
2

REQUISITOS ESPECFICOS

La distribucin debe contener la siguiente informacin:

Nombre de la Institucin: En el margen superior de la primera pgina va el
nombre de la Universidad, impreso o escrito.
Ttulo: El nombre de la reunin y su naturaleza, se escriben centrados, en
mayscula sostenidas, a tres interlneas del logotipo. (Si se desea puede
utilizarse negrilla)
Denominacin del documento y nmero: A tres interlneas del ttulo se
ubica la palabra ACTA en mayscula sostenida, centrada y a continuacin el
nmero consecutivo que le corresponda.
Fecha: Contra el margen izquierdo a tres interlneas de la denominacin del

documento se escribe la palabra FECHA en mayscula sostenida y seguida de

dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunin y la
fecha completa (da, mes, ao), separados por coma.
Hora: Contra el margen izquierdo, a dos interlneas de la fecha se digita la
palabra Hora, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se
anotan la hora de inicio y finalizacin de la reunin.
Lugar: Contra el margen izquierdo a dos interlneas de la hora se anota la
palabra LUGAR, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se
coloca le sitio de la reunin.
Asistentes: Contra el margen izquierdo de 1,5 a 2 interlneas del lugar se
escribe la palabra ASISTENTES, en mayscula sostenida y seguida de dos
puntos. Al frente se escribe la relacin de nombres son mayscula inicial a
interlineacin sencilla. El cargo que desempea cada uno en la Institucin y en
la reunin, se separa del nombre con coma y se sigue el orden jerrquico
establecido para la reunin. En caso de igual jerarqua, en orden alfabtico por
apellidos.
Invitados: A continuacin de la lista de asistentes a dos interlneas del ltimo
nombre se anota la palabra INVITADOS, si los hay en mayscula sostenida
seguida de dos puntos y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben
con mayscula inicial a interlineacin sencilla.
Ausentes: Contra el margen izquierdo con mayscula sostenida y seguida de
dos puntos se anota la palabra AUSENTES, si los hay, de 1,5 a 2 interlneas del
ltimo nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
Orden del da: Contra el margen izquierdo a tres interlneas del ltimo
nombre y con mayscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DIA
seguida de dos puntos. A dos interlneas y contra el margen izquierdo, se
enumeran los temas motivo de la reunin con mayscula inicial identificada
con nmeros arbigos.

Si el tema requiere de dos o ms renglones, el segundo y subsiguientes se

escriben contra el margen izquierdo a interlineacin sencilla. Entre tema y
tema se dejan 1,5 a 2 interlneas.
Desarrollo: Contra el margen izquierdo, a tres interlneas del ltimo tema y
con mayscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos
puntos. A dos interlneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se
inicia el primer tema identificndolo con nmero arbigo y escritura en negrilla
si se desea.
A dos interlneas del ttulo del tema se inicia el desarrollo del texto
correspondiente escrito a interlineacin sencilla entre renglones y doble entre
prrafos.
El primer tema puede ser verificacin del qurum o lectura, discusin y
aprobacin del acta anterior. Debe indicarse si el acta anterior fue aprobada o
se anotan las modificaciones que se presenten.
Convocatoria: Si se programa una nueva reunin, se escribe la palabra
CONVOCATORIA contra el margen izquierdo y con mayscula sostenida y
seguida de punto (.), a tres interlneas del ltimo rengln del texto. A
continuacin se anotan la fecha y hora de la ltima reunin, y si hay cambio de
lugar debe especificarse.
Ejemplo:
CONVOCATORIA: La prxima reunin se realizar en la Sala de reuniones de la
Vicerrectora el 10 de junio de 2001 a partir de las 08:30 horas.
Firma, Nombre y Cargo: El nombre completo de los firmantes responsables
se escribe en mayscula sostenido de cuatro a seis renglones a partir de la
ltima lnea del acta. El cargo se anota a interlineacin sencilla del nombre con
mayscula inicial y sin centrar.

Ejemplo:
OLGA MESTRE TOBON FRANCISCO LUIS MONTOYA
Presidente Secretario
En caso de varios firmantes, se escriben los nombres de cuatro a seis
interlineas uno del otro, distribuidos por pares. Si el nmero es impar, el ltimo
se centra.
En el posible caso de necesitar varias hojas para firmantes se escribe la
expresin "Pasan firmas", seguida de dos puntos, sobre el margen inferior y
contra el margen derecho.
3

ASPECTOS GENERALES

Toda acta expresa lo tratado en una reunin sin describir detalles

intrascendentes. Los prrafos deben ser concisos y claros y que hagan nfasis
en las determinaciones tomadas.
Se presenta el nombre de la persona que presenta una mocin pero es
necesario escribir quienes se adhieren a ella.
Las intervenciones de los asistentes se mencionan con nombre completo.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el nmero de votos emitidos a favor,
en contra y en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y
los nombres completos.
Se debe escribir el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos
debe presidir la reunin, as como la persona que acta como secretario de la
misma.
Es conveniente que el Presidente y el Secretario coloquen su rbrica en las
actas.

Cuando en una reunin se presentan documentos que sustentan una

informacin, stos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos
interlneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra
Anexo a Anexos seguida de dos puntos y con mayscula inicial. A dos espacios
la cantidad, de preferencia clarificar el nmero de hojas.
Ejemplo:
Anexos: cinco (25 hojas)
Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificacin se
escribe contra el margen izquierdo, a dos interlneas de las firmas o del
enunciado de Anexos si los hay, se anota el nombre con mayscula inicial.
Generalmente se emplea letra ms pequea.

5 CIRCULAR
1

DEFINICIN

Comunicacin utilizada para poner en conocimiento de los funcionarios,

rdenes o instrucciones de servicio de carcter permanente, tambin para
informaciones de carcter general. Existen dos clases de circulares:
Circular externa: Comunicacin de carcter general dirigida a varios
destinatarios con el mismo texto o contenido, utilizada para dar a conocer a
sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios, cambios u otras
informaciones de carcter general.
Circular interna o general: Comunicacin con el mismo contenido, utilizada
para dar a conocer internamente actividades de la Institucin, as como normas
generales, cambios, polticas, disposiciones, ordenes y asuntos de inters
comn.
1

REQUISITOS

Para su presentacin se emplea el estilo bloque extremo.

Mrgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Encabezado de las pginas subsiguientes
entre 2 cm y 3 cm.
2

ZONAS

Zona1: Espacio destinado para la ubicacin del logotipo de la Universidad. Las

medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la
hoja entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
Zona 2: Espacio destinado para la impresin de direccin, apartado, telfono,
fax, direccin electrnica y otras menciones obligatorias en virtud de las
disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 y 2 cm desde el borde inferior de la hoja
y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.
2

CIRCULAR EXTERNA

Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para

varios destinatarios y para su elaboracin se tiene en cuenta la NTC 3393 (Se
aplic en la descripcin del Oficio)
3

CIRCULAR INTENA O GENERAL

Denominacin del documento: A partir del margen superior, de dos a tres

interlneas se ubica la palabra CIRCULAR en mayscula sostenida, centrada y
destacada con negrilla.
Nmero (referencia): La numeracin es consecutiva y se inicia cada ao. Le
puede anteceder el cdigo de la dependencia que la genera. Se escribe de dos

a tres interlneas de la palabra CIRCULAR.

Fecha: El nombre de la ciudad de origen y la fecha de envo se escriben de dos
a tres interlneas de la referencia. En forma completa en orden de da, mes (en
minscula) y ao sin separarlo con punto (Ver especificaciones para el Oficio).
Destinatario: Se escribe el grupo destinatario de la circular a tres lneas de la
fecha, contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida. Aqu la
preposicin PARA no va seguida de dos puntos.
Asunto (opcional): Es la sntesis del tema expresada en cuatro palabras
como mnimo. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo
Asunto con mayscula inicial y seguida de dos puntos.
Texto: se inicia a tres interlneas del grupo destinatario o el asunto, cuando lo
hay. Se escribe a interlineacin sencilla y doble entre prrafos. En circulares de
poca extensin se puede dejar interlineacin uno y medio entre renglones y
dos entre prrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del
plural.
1

PGINAS SUBSIGUIENTES

Se utilizan hojas en blanco o que tengan el Logo smbolo de la Universidad.

Se emplea papel tamao carta de gramaje 75.
La calidad, el color y el tamao del papel deben ser los mismos en todas las
hojas.
El encabezado se ubica a 2 cm el borde superior de la hoja, con mayscula
inicial. Constituido por la lnea de identificacin (grupo destinatario, cdigo de
dependencia o cdigo y nmero) contra el margen izquierdo y nmero de
pgina contra el margen derecho.
El primer prrafo de las pginas subsiguientes se inicia a dos interlneas del
encabezado.

En caso de que se termine la pgina antes de finalizar un prrafo completo, se

dejan mnimo dos renglones en sta y dos en la siguiente.
La ltima pgina debe contener como mnimo, el prrafo de cierre antes de la
despedida.
Despedida: Expresin que se escribe a dos interlneas del texto, contra el
margen izquierdo. (Ver ms especificaciones en despedida para el Oficio).
Remitente: Se sita a cuatro interlneas de la despedida en mayscula
sostenida. El cargo se anota a una interlnea del nombre, con mayscula inicial,
sin centrar.
Lneas especiales: Los anexos e identificacin del transcriptor se establecen
de manera similar que para el oficio.
4

ASPECTOS GENERALES

La circular no lleva saludo.

Se tiene en cuenta lo establecido en Aspectos Generales para el Oficio.

6 COMUNICADO
1

DEFINICION

Es un medio escrito formal utilizado para dar informacin oficial sobre las
decisiones de los directivos de una institucin, que requieran ser de
conocimiento pblico.
1

REQUISITOS

Para su presentacin se emplea el estilo bloque extremo.

Mrgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las pginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
2

ZONAS

Zona1: Espacio destinado para la ubicacin del logotipo de la Universidad. Las

medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la
hoja entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
Zona 2: Espacio destinado para la impresin de direccin, apartado, telfono,
fax, direccin electrnica y otras menciones obligatorias en virtud de las
disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 y 2 cm desde el borde inferior de la hoja
y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.
Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para
varios destinatarios y para su elaboracin se tiene en cuenta la NTC 3393 (Se
aplic en la descripcin del Oficio)
2

PARTES DEL COMUNICADO

Denominacin del documento: A partir del margen superior, a tres

interlneas se ubica la palabra COMUNICADO en mayscula sostenida, centrada
y destacada con negrilla.
Nmero (referencia): La numeracin es consecutiva y se inicia cada ao. Le
puede anteceder el cdigo de la dependencia que la genera. Se escribe a dos
interlneas de la palabra COMUNICADO.
Fecha: El nombre de la ciudad de origen y la fecha de publicacin se escriben
a dos interlneas de la referencia y contra el margen izquierdo. En forma

completa en orden de da, mes (en minscula) y ao sin separarlo con punto
(Ver especificaciones para el Oficio).
Destinatario: Se escribe el grupo destinatario del comunicado a dos
interlneas de la fecha, contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida.
Aqu la preposicin PARA no va seguida de dos puntos.
Asunto (opcional): Es la sntesis del tema expresada en cuatro palabras
como mnimo. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo
Asunto con mayscula inicial y seguida de dos puntos.
Texto: Se inicia a tres interlneas del grupo destinatario o el asunto, cuando lo
hay. Se escribe a interlineacin sencilla y doble entre prrafos. En circulares de
pocos comunicados se puede dejar interlineacin uno y medio entre renglones
y dos entre prrafos.
Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.

7 MEMORANDO
1

DEFINICION

Comunicacin escrita de carcter interno, que se utiliza para transmitir

informacin, orientaciones y pautas a las dependencias locales, regionales,
nacionales o internacionales.
Se establece el modelo de bloque extremo; todas las lneas parten del margen
izquierdo.
1

REQUISITOS

Mrgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las pginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
2

ZONAS

Zona 1: Espacio destinado para el logotipo de la Universidad. Sus medidas

respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y
entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
Zona 2: Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el
destinatario estampe el sello de registro o la fecha de recibo del documento.
2

DENOMINACION DEL DOCUMENTO

La palabra MEMORANDO se escribe a partir del margen superior, de dos a tres

interlneas, en mayscula sostenida y centrada.
NUMERO (REFERENCIA): La numeracin debe ser consecutiva, iniciando
cada ao. Se escribe de dos a tres interlneas de la palabra MEMORANDO.
FECHA: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envo se
escriben de dos a tres interlineas de la referencia y en forma completa, en
orden de da, mes y ao sin separa con punto.
ENCABEZAMIENTO: A tres interlneas de la fecha contra el margen izquierdo
se ubica la preposicin PARA en mayscula sostenida, seguida de dos puntos.
Al frente se anotan los datos del destinatario con mayscula inicial.
A dos interlneas se la palabra PARA se ubica la preposicin DE, seguida de dos
puntos. Al frente se anotan los datos del remitente, con mayscula inicial.

A dos interlneas de la preposicin DE se ubica el vocablo ASUNTO, en

mayscula sostenida seguida de dos puntos. Al frente se anota la sntesis del
documento, sin exceder de cuatro palabras y con mayscula inicial.
Es una buena opcin que el formato ya tenga impresos los vocablos PARA, DE y
ASUNTO, da una buena presentacin y agiliza el trmite.
Diligenciamiento de los datos del destinatario y remitente:
La informacin se presenta de la siguiente manera:
Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. Este ltimo separado por coma.
Remitente: Cargo.
Ejemplo:
PARA: Doctora Alicia Contreras Claro, Jefe de Divisin
DE: Jefe de Contabilidad.
ASUNTO: Ajustes al presupuesto
Al final del texto aparece la firma del remitente sobre el nombre
mecanografiado.

Remitente o destinatario no titular: Cuando la persona a quien se

dirige ocupa el cargo en forma provisional se hace la aclaracin
correspondiente escribiendo entre parntesis y con mayscula la letra (E)
seguida de punto.
Asunto: Es la sntesis del tema del memorando expresada en mximo cuatro
palabras con mayscula inicial.
En la Figura 8 se muestra el esquema de distribucin de un memorando,
utilizando el estilo bloque extremo.

TEXTO
Caractersticas:
Se inicia a tres interlneas del ASUNTO, contra el margen izquierdo. Se deja una
interlnea entre renglones y dos entre prrafos.
Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortesa. Se expresa en
primera persona del singular o del plural.
Debe tratarse un solo tema por memorando.
Se utiliza tratamiento de usted.
No debe presentar errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de
puntuacin.
Pginas subsiguientes:
Se utilizan hojas en blanco.
La calidad, el color y el tamao del papel deben ser los mismos en todas las
hojas.
El encabezado se ubica a 2 cm dl borde superior de la hoja en papel blanco o a
dos interlneas el logotipo, con mayscula inicial. La lnea de identificacin va
contra el margen izquierdo y el nmero de la pgina contra el margen derecho.
(La identificacin puede contener tratamiento y nombre el destinatario o
nombre de la dependencia y la fecha abreviada).El primer prrafo se inicia a
dos interlneas del encabezado.
En caso de que se termine la pgina antes de finalizar el prrafo, se deja como
mnimo dos renglones en esta y dos en la siguiente.
DESPEDIDA: Se escribe a dos interlneas del texto, contra el margen izquierdo.

Las alternativas se presentan en la Despedida para el oficio.

REMITENTE: Se escribe le nombre a cuatro interlneas de la despedida, contra
el margen izquierdo y con mayscula inicial. El funcionario firma sobre el
nombre mecanografiado y con tinta negra.
En caso de dos firmantes, los nombres se pueden distribuir uno bajo el otro o
en pareja, en primer lugar el de mayor jerarqua.
LINEAS ESPECIALES:
Anexos: Si es necesario se detallan en el texto. Al final del memorando, a dos
interlneas del firmante se anota la palabra Anexo o Anexos, con mayscula
inicial seguida de dos puntos. A dos espacios se enuncia la cantidad,
clarificando nmero de hojas o tipo de anexo.
Copia: A dos renglones del firmante o de la lnea de anexo (si la hay) contra el
margen izquierdo se escribe la palabra Copia, si se requiere sin abreviar y
seguida de dos puntos. A dos espacios se relacionan los destinatarios de la
siguiente manera: tratamiento, nombre y cargo. Se utiliza interlineacin
sencilla.
Identificacin del transcriptor: A dos interlneas del ltimo rengln escrito,
se anota el nombre con mayscula inicial e inicial del apellido de la persona
que transcribe (diferente al firmante) el documento. Debe emplearse una letra
ms pequea; en caso de nombre compuesto se escribe uno de los dos.
Ejemplos:
Martha C.
Jorge R.
Arriba

ASPECTOS GENERALES

Memorando con el mismo contenido para diferentes destinatarios: Se

elabora el contenido del memorando, dejando en blanco la lnea del
destinatario que se llena individualmente, con procesador de correspondencia
en procesador de texto.
El memorando siempre es personalizado.
Visto Bueno: si se requiere visto bueno, se tiene en cuenta lo establecido en
el numeral 1.4.10 del oficio.
Tamao: Se utiliza tamaa media carta, para diferenciar el documento de los
dems. Es recomendable disear papelera y distribuirla en talonarios.
Recomendaciones:
El tipo y el tamao de la letra deben facilitar la lectura del texto.
La impresin debe garantizar y mantener la nitidez del documento.
El papel debe tener el gramaje adecuado, segn la tecnologa de impresin que
se utilice. En general se emplea papel de 75 gramos.
La transmisin de un documento va fax exige el envo inmediato del original,
nico respaldo de valor probatorio.
Se pueden tener en cuenta las recomendaciones para los oficios.

8 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
1
1

DEFINICIONES
CERTIFICADO

Documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura la veracidad

y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompaado de
formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia,

juramento o norma).
2

CONSTANCIA

Documento de carcter probatorio en el que se describen hechos o

circunstancias que no requieren solemnidad.
2

CLASIFICACION

De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias

pueden ser:
CONSTANCIA PARA:
Tiempo de servicio
Experiencia
Salarios u honorarios
Clase de trabajo
Jornada laboral
Cumplimiento de comisiones
Comportamiento del trabajador
CERTIFICADO PARA:
Calificaciones obtenidas dentro de periodos acadmicos
Diploma conferido por una institucin y documento que establece un privilegio
o premio
Asistencia a congresos, cursos, y seminarios

Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defuncin.

Documentos de identidad.
Becas, donaciones y exenciones.
Crditos, prstamos u otras transacciones comerciales.
Relacin de retenciones de impuestos.
Paz y salvos
Resultados de exmenes mdicos.
1

REQUISITOS

Mrgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Se sigue un estilo bloque extremo.
Encabezado de las pginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
3

PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y LAS CONSTANCIAS

Se elaboran siempre en papel con membrete.

Nmero (referencia): Nmero consecutivo que se ubica a dos interlneas del
margen superior que ayuda a llevar control de la expedicin. Puede
antecederlo el cdigo de la dependencia determinado por la Universidad.

Fecha: Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedicin se escriben a

tres interlineas de la referencia y en forma completa, en orden de da, mes (en
minscula) y ao sin separarlo con punto.
Cargo: El cargo de la persona responsable se anota en mayscula sostenido,
centrado, precedido de los artculos EL o LA y a tres interlneas de la fecha. En
la Universidad la responsabilidad la tiene el Secretario General y para cada una
de las Sedes, el Secretario de Sede (acuerdo 13 de 1999).
Anotaciones jurdicas: Se usan para aclarar el funcionamiento de la institucin,
pueden ser leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben contra el margen
izquierdo a tres renglones de los cargos y con interlineacin sencilla.
Identificacin: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de dos
puntos, se escriben a tres interlneas del cargo, centradas y en mayscula
sostenida.
Ejemplo:
EL SUSCRITO SECRETARIO DE SEDE
HACE CONSTAR
Texto: A tres interlineas de la identificacin y contra el margen izquierdo se
inicia el texto con la conjuncin Que, a la que siguen los datos del solicitante:
Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayscula sostenida y el
nmero del documento de identidad.
Naturaleza o vnculo con la Universidad, razn social, en mayscula sostenida y
NIT.
Ejemplo:
Que la estudiante Marcel Durn, con carn 199735476...

Que MUEBLES LA SIERRA, con NIT 890.987.900-5 present...

Se emplea interlineacin uno y medio entre renglones y el doble entre prrafos.
La redaccin debe ser clara, breve, directa y corts y se expresa en tercera
persona del singular.
No deben presentarse errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de
puntuacin.
La presentacin debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
El ltimo prrafo especifica el motivo por el cual se expide la certificacin, y de
preferencia se incluye el destinatario.
Firmante: El nombre de la persona responsable se escribe en mayscula
sostenido, a cuatro interlneas del ltimo rengln del texto y segn el estilo
elegido.
Transcriptor: A dos interlineas del firmante y contra el margen izquierdo se
anota el nombre e inicial del apellido, de la persona que transcribe el
documento. Se recomienda emplear letra ms pequea.
Pginas subsiguientes: Si se requiere ms de una hoja se tiene en cuenta lo
siguiente:
Se utilizan hojas que tengan impreso el logotipo de la Universidad.
La calidad, color y tamao deben ser los mismos en todas las hojas.
El encabezado se ubica a dos interlineas del logotipo, con mayscula inicial.
Est constituido por la lnea de identificacin contra el margen izquierdo y el
nmero de pgina contra el margen derecho.
La lnea de identificacin contiene el nombre de quien solicita la certificacin.

El primer prrafo se inicia a dos interlineas del encabezado.

1

ASPECTOS GENERALES

Papelera especial:
Los ttulos conferidos por la Universidad, as como los certificados de asistencia
a congresos, cursos y seminarios, se elaboran en papel o cartulina especiales
diseados para tal efecto.
Para certificados y constancias de rutina se utiliza el formato impreso en hoja
tamao carta de 75 gramos.
Registro de diplomas: El Ministerio de Educacin Nacional autoriz a las
Universidades y colegios para registrar directamente en sus instituciones, los
ttulos acadmicos que confieren (Decreto 636 del 3 de abril de 1996).
Recomendaciones:
El tipo y tamao de letra deben facilitar la lectura del texto. Se recomienda tipo
arial tamao 12.
La impresin debe garantizar y mantener la nitidez del documento.
El papel debe ser tamao carta con un gramaje de 75.
Todos los certificados y constancias se firman de manera autgrafa y con tinta
negra para garantizar la nitidez en el proceso de microfilmacin.
El uso de grapas, clips y otros elementos metlicos, aceleran el deterioro del
documento.

9 ELABORACIN DE SOBRES
1

DEFINICION

El sobre es la cubierta que guarda y protege el documento para su entrega o

envo.
2

CLASIFICACION

De acuerdo con su aplicacin pueden ser:

Sobre oficio
Sobre para tarjeta
Sobre de manila
De acuerdo con su destino, los sobres pueden ser de tipo:
Local
Nacional
Arriba
3

ZONAS

Se cuenta con tres zonas en la diagramacin de los sobres. (Ver Figura 12)
Zona 1: Espacio destinado para la ubicacin del Logo smbolo de la Universidad
y NIT (opcional). Ocupa los dos primeros tercios, desde el borde izquierdo del
sobre y entre 3 cm y 4 cm verticales del borde superior.
Zona 2: Espacio destinado para la impresin de la direccin, apartado, fax, NIT,
direccin electrnica, ciudad, pas y otras menciones obligatorias. Ocupa entre
1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior del sobre y horizontalmente puede
abarcar todo el ancho.

Zona 3: Espacio superior derecho que se deja libre para uso del correo.
4

DISTRIBUCION DE LOS DATOS EN EL SOBRE.

El sobre se visualiza en tercios para facilitar la distribucin.

El tercio izquierdo se emplea para anotaciones como: CONFIDENCIAL,
PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, entre otras, las cuales se ubican centradas
en la parte inferior del tercio.
El tercio central se utiliza para ubicar los datos del destinatario.
El tercio derecho es para uso exclusivo de la empresa de correos.
1

DATOS DEL REMITENTE

Constan de razn social, sigla o acrnimo, el Logo smbolo, direccin, apartado,

fax, telfono, NIT, ciudad, pas y direccin electrnica.
2

DATOS DEL DESTINATARIO

Se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el

tamao del sobre, su distribucin debe ser armnica. Se dirige en forma
personalizada; de no ser posible obtener el nombre del destinatario, se debe
enviar al cargo del directivo responsable.
Deben escribirse los datos a interlineacin sencilla y no pueden ocupar ms de
ocho renglones (remitirse a Figura 13), deben ir en el siguiente orden:
Tratamiento o ttulo acadmico, con mayscula inicial.
Nombre: en la segunda lnea, en mayscula sostenida y de preferencia con los
dos apellidos. No se utiliza negrilla.
Cargo: Con mayscula inicial. Los nombres de cargos demasiado extensos
pueden repartirse en dos lneas. No se efecta separacin silbica.
Empresa: Se escribe con la denominacin ms ampliamente conocida: razn
social, sigla o acrnimo.

En caso de nombre completo, se efecta la escritura con mayscula inicial y

respetando las denominaciones Ltda..., S.A. y otras que pueda contener la
razn social.
Las siglas deben escribirse con mayscula sostenida y tal como estn
registradas por la Institucin.
Los acrnimos se escriben con mayscula inicial.
Direccin o apartado: Se coloca una de las dos.
La direccin se escribe sin hacer ningn tipo de abreviacin y con su respectivo
nmero, a continuacin el nmero de la puerta. Se dejan tres espacios entre el
nmero de la calle y el de la puerta No se utiliza el signo nmero.
En la lnea de direccin se especifican, en caso de ser necesario, los nmeros o
letras de ofician, piso, interior, bloque, local, entre otros.
Si hay letras dentro de la nomenclatura, stas se escriben en mayscula,
unidas al nmero.
El apartado se anota como un solo nmero.
Destino: puede ser local, nacional, o internacional. De preferencia se escribe el
nombre de la ciudad y del departamento con mayscula sostenida.

Ejemplo:

Doctor
JAIME PARDO ARIAS

Gerente General
Asesores Financieros Ltda.
Diagonal 44 42-35
BUCARAMANGA, SANTANDER
Si el destino es internacional, la escritura de los datos debe ser en el idioma del
pas de destino o en ingls, a interlineacin sencilla.
En la direccin se respetan la nomenclatura y los trminos del pas de destino,
tales como casilla, P.O. Box, Postfach, entre otros.
El pas se anota en el mismo rengln de la ciudad, en mayscula sostenida y en
Espaol para asegurar el despacho.
Ejemplo:
Seora
Erika Neuwland
Obteilngsleister
VOLKSWAGEN
6450 Manau
Grinap St 3 0618
FRANKFURT, ALEMANIA
3

ASPECTOS GENERALES

Se recomienda que los sobres de manila lleven impreso el membrete.

Para el diseo de sobres grandes, se deben respetar las zonas.
El tamao del sobre, para envo de anexos, debe permitir guardarlos sin

dobleces.
Para la distribucin en sobres de manila, se recomienda escribir los datos del
destinatario en mayscula sostenida, a interlineacin uno y medio.
La impresin de los datos en sobres de manila puede hacerse en sentido
horizontal o vertical.
Cuando se utilizan servicios especiales de correo, se escribe el nmero
telefnico del destinatario en el rengln anterior a la ciudad del remitente
debajo de los datos de la zona 1.
Al utilizar cualquier tipo de rtulo adherido al sobre, debe ubicarse centrada en
el segundo tercio del sobre.
La solapa del sobre debe sellarse por completo, cuidando que el pegante no se
adhiera al documento que contiene. El sobre no debe cerrarse con grapas, ni
elemento metlico alguno.

10

ELABORACION DE HOJA DE TRANSMISIN POR

TELEFAX
1

DEFINICIN
Sistema telefnico que permite reproducir a distancia escritos, grficos o
impresos.
Todo documento que se enve por telefax debe estar precedido por una hoja
con los datos de transmisin.

CONDICIONES GENERALES
Mrgenes: Las mrgenes superior, inferior, izquierdo y derecho de la hoja con
los datos de transmisin, sern de 1 cm.
Calidad de reproduccin: Los documentos que se transmiten deben ser
legibles, se deben evitar las reducciones y los tipos de letra pequeos.

REQUISITOS

Datos de identificacin del remitente: A partir del margen superior e

izquierdo se determina un espacio de 3 cm en sentido vertical, por 11 cm en
sentido horizontal, donde se ubicaran los siguientes datos:
Razn Social o Logotipo, si lo hay.
Ciudad y pas de origen.
Nmero de telfono del remitente.
Numero del telefax que transmite el documento.
Identificacin del documento: En el espacio restante, se ubicar el titulo HOJA
DE TRANSMISIN POR TELEFAX, centrado y en mayscula sostenida.

Distribucin de los datos de transmisin:

Fecha y ciudad.
Nmero de control: si la empresa requiere controlar los mensajes va telefax se
podr utilizar una numeracin consecutiva.
Datos del Destinatario: se determinara un espacio de 3 cm en sentido vertical
por 12 cm en sentido horizontal, para la impresin de las palabras NOMBRE,
CARGO Y EMPRESA, alineados verticalmente, contra el margen izquierdo y en
maysculas sostenidas.
El nombre del funcionario, el cargo y la razn social: Debern ir en mayscula
sostenida.
El espacio restante hasta el margen derecho se fraccionara as:
Un espacio de 1 cm vertical para la expresin "Telefax No" con mayscula
inicial, frente a la cual se escribir el nmero que corresponde al telefax del
destinatario.
Un espacio de 2 cm en sentido vertical para imprimir las palabras "Ciudad" y "
Pas" alineados verticalmente y con mayscula inicial, frente a las cuales se
escribir la ciudad de destino y el pas, si se trata de una transmisin
internacional.
Datos del Remitente:
Despus del ttulo DATOS DEL REMITENTE se determina un espacio de 1.5 cm
en sentido vertical por el ancho entre mrgenes, para la impresin de las
palabras NOMBRE Y CARGO, alineados en sentido horizontal y en mayscula
sostenida.
Frente a estos enunciados se escribir en mayscula fija el nombre del
funcionario que remite el fax y su cargo en la empresa.

Asunto o mensaje: A partir de los datos del remitente se destinar un espacio

de 4.5 cm en sentido vertical, por el ancho entre mrgenes, en el cual se
colocara la expresin "Asunto o mensaje", con mayscula inicial.
Nmero de hojas transmitidas incluida sta: Es necesaria para escribir en
nmeros arbigos el total de pginas que se van a transmitir.
Firma: Rbrica del funcionario que enva el documento o el mensaje.
4

PRECAUCIONES
Se deben tener en cuenta las siguientes:
Que la lnea telefnica del telefax, no tenga derivaciones, para evitar
interferencias.
Mantener el equipo encendido, el papel en cantidad suficiente, y debidamente
instalado.
Fotocopiar el fax que requiera conservacin por ms de 6 meses con el fin de
garantizar su calidad archivstica con nitidez.

11
1

LA CARTA

ESTILOS
1. Estilo Bloque Extremo: Estilo ms fcil y cmodo por cuanto todas las lneas
se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo
siempre se escribe a espacio sencillo; entre prrafos se dejan dos espacios
verticales.
2. Estilo Bloque: Estilo muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste
en que la lnea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se
escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.

3. Estilo Semibloque: Estilo ms elegante y uno de los ms usados en el

Comercio. Este estilo mantiene las mismas caractersticas del estilo bloque y se
distingue porque cada prrafo comienza dejando una sangra de cinco a diez
espacios.
4. Estilo Sangrado: Estilo que se diferencia del Semibloque en los siguientes
aspectos: cada una de las lneas de la direccin, excepto la primera, lleva una
sangra de cinco espacios en relacin con la anterior. De la misma manera se
hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.
2

NORMAS DE PUNTUACIN
Adems de los estilos de presentacin, tambin se han acordado varias normas
de puntuacin que complementan el atractivo de una carta. Existen tres
normas de puntuacin:
1. La Puntuacin Abierta: Es la que no usa signos de puntuacin despus de las
lneas de la fecha, destinatario, direccin, saludo, despedida y firma.
2. La Puntuacin Cerrada: Se distingue por las siguientes caractersticas: se
escribe un punto al final de la lnea de la fecha, se utiliza coma despus de
cada lnea del destinatario (excepto la ltima que lleva punto), se usan comas
despus de la despedida, se usan dos puntos despus del saludo y se usan
comas despus de cada lnea del bloque de la firma (menos la ltima que lleva
punto).
3. La Puntuacin Mixta: Combina las dos normas anteriores y se distingue por
lo siguiente: se usan dos puntos despus del saludo y se usa coma despus de
la despedida.

ESTRUCTURA DE LA CARTA
1. Membrete: Es el nombre, direccin y dems seas de identificacin de una
empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que

se emplea para la correspondencia.

2. Localidad y Fecha: Es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las
cartas as como el da, mes y ao.
3. Destinatario: Son los datos de identificacin de la persona a la cual va a ser
enviada la carta.
4. Asunto: Mensaje breve y concreto el cual no debe ser ms extenso de una
lnea y en el que se debe escribir el objeto principal por la cual fue enviada la
carta.
5. Saludo: Frase corta con mensaje de cortesa que se incluye antes de escribir
el texto de la carta.
6. Texto: Conjunto de prrafos que explican el asunto o motivo por el cual fue
escrita la carta, se recomienda que los prrafos sean cortos, escritos con
lenguaje claro, preciso, natural y espontneo.
7. Despedida: Expresiones de afecto con lo que se da por concluida la
expresin del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesa,
tanto del saludo inicial y la relacin entre el emisor y receptor.
8. Antefirma: Se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en
nombre y representacin de otra.
9. Firma: Es aquella que contiene el nombre de la persona que se
responsabiliza por lo expresado en la carta.
10. Iniciales: Aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han
intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.
11. Anexos: Se utilizan cuando a una carta la acompaa uno o varios
documentos adjuntos.

TIPOS DE CARTAS
1

COMERCIALES.

Comercios de Ventas: Ameritan cartas que se escriben en cualquiera de las

etapas de un proceso de compra-venta. Entre ellas, podemos mencionar los
pedidos, de cobranza, de reclamacin, de remesas.
Relaciones Pblicas: Necesita de cartas que se escriben para crear, mejorar o
recuperar las relaciones comerciales. Entre ellas las invitaciones, las
felicitaciones, los agradecimientos, los nombramientos.
Comercios Varios: En este tipo estn las cartas de recomendacin, informes,
memorandos, cartas de seguimiento, de publicidad.
De presentacion comercial: Se refiere a la cruzada entre comerciantes,
industrias, banqueros, donde la finalidad es promover y agilizar las diversas
transacciones comerciales.
Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada,
cualquier asunto particular entra en ella.
2

OFICIAL

Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y

oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estatales.
Algunos tipos sern los siguientes: de solicitud de certificado de servicio,
solicitud de revocatoria de una multa.
5

CARACTERSTICAS DE LA CARTA
Posee una actitud corteza y amable.
Busca impresionar positivamente al destinatario.

Busca una reaccin favorable a los intereses del remitente.

Hay un receptor y un emisor.
1

CARACTERSTICAS DE LA CARTA FORMAL

Es larga y precisa.

Se organiza con claridad, concisin, precisin y exactitud.

Busca dar informacin completa.

CARACTERSTICAS LINGSTICAS DE LA CARTA

Utiliza frases cortas.

Recurre a un vocabulario exacto y corts.

Usa oraciones completas organizadas correctamente.

No abrevia las palabras.

Utiliza una puntuacin adecuada al sentido de lo que se quiere expresar.

Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los

prrafos. entre otros. debemos recordar que no solo estn estas
caractersticas; hay ms pero estas son las principales.

12
1

EL INFORME
DEFINICIN

Es un texto de estructura predominantemente expositiva, en el que se

describen las acciones, los mtodos y procedimientos llevados a cabo para
adelantar una labor, ya sea de tipo investigativo o de tipo operativo.

CARACTERSTICAS

Cuenta con un ttulo en el que se concreta el tema, que se enuncia como

frase nominal2, y debe tener carcter generalizador.

Los subtemas se enuncian claramente, a travs de antettulos y siguen

conservando la caracterstica de frase nominal.

En vista de que es un documento que da cuenta de acciones realizadas,
es conveniente redactarlo en pretrito (pasado) y procurar que este

tiempo se conserve a lo largo del documento.

Aunque se mencionen datos informativos, dependiendo del tipo de

informe, habr interpretacin y proposicin.

La enunciacin generalmente se acompaa de tablas, datos, grficos y
documentacin complementaria que puede ir a manera de apndice o

anexos.
Si es un informe que responde al lenguaje especializado de una
disciplina concreta, deber ir acompaado de un glosario que facilite la

comprensin de los tecnicismos.

Se enuncian nicamente datos comprobados y relevantes para la

gestin requerida, puesto que pueden ser la base para tomar decisiones.
El estilo es directo y formal. Se recomienda hacer uso de oraciones

breves y observar su perfecta construccin.

La sobriedad es un requisito importante. Se debe evitar cualquier signo

de parcialidad o subjetividad.
La redaccin suele ser impersonal y directa3.

DE ACUERDO CON LOS OBJETIVOS

Informe expositivo: este informe describe un hecho o una secuencia de

hechos sin anlisis ni interpretaciones del autor.

Informe interpretativo: este informe, adems de describir hechos,

interpreta y analiza las situaciones para obtener conclusiones y dar
recomendaciones.

Informe demostrativo o investigativo (cientfico y tcnico): este

informe presenta la hiptesis planteada por el autor, la descripcin de todos los

pasos que ha seguido para su demostracin y las conclusiones obtenidas.

2

DE ACUERDO CON LOS CONTENIDOS Y LAS ACCIONES

ESPECFICAS

En este grupo, segn las temticas y acciones especficas, encontramos

informes de variado tipo. Algunos ejemplos:

Informe de lectura: da cuenta de los temas, ideas e intenciones contenidos

en un documento base, bien sea un artculo, un captulo de libro o un libro
completo.

Informe de salida de campo: presenta las actividades realizadas en una

salida de observacin en terreno con fines analticos o informativos.

Informe de laboratorio: presenta las acciones, procedimientos, recursos y

resultados de un ejercicio de experimentacin en laboratorio.
3

PARTES Y EJEMPLOS
Por razones pedaggicas y para contribuir a la organizacin de estos tipos de
documentos, aqu ofrecemos algunas pautas para su elaboracin, pero es muy
importante saber que cada informe impone una lgica de presentacin de
acuerdo con sus caractersticas y el tipo de accin emprendida.
1

EXPOSITIVO

Cubierta, cartula o portada: es una pgina de presentacin en la que se

enuncia la frase nominal que define el tema, el nombre de quien o quienes
presentan el informe, el tipo de informe, el nombre del asesor, si lo hay, la
entidad o institucin a la que va dirigido, ciudad y fecha.
ndice o contenido: presenta, de manera organizada y a travs de
nomencladores, cada una de las partes mediante las cual se va a desarrollar el
informe.

Cuerpo del informe

Introduccin o presentacin: esta seccin es indispensable en todos los
informes de este estilo. En ella se hace una breve contextualizacin de las
acciones que se reportarn,
Metodologa: corresponde al tipo de procedimientos adelantados para dar
cumplimiento a las acciones. Si cada accin tiene sus propios mtodos, no es
necesario separar la metodologa, debe relacionarse inmediatamente.
Condiciones en las que se llevaron a cabo, necesidades que las impulsaron,
intenciones, etc.
Objetivos: son los propsitos con los cuales se realizaron las acciones. Deben
dar razn del qu, el cmo y el para qu; se redactan en infinitivo (verbos
terminados en ar, er, ir); pueden subdividirse en objetivo general y objetivos
especficos.
Acciones: presentacin ordenada de las labores efectuadas. Estas secciones se
organizan segn criterio de quien presenta el informe.

Recursos: son los medios, materiales, instrumentos, etc. usados para llevar a
cabo las acciones. Al igual que en el numeral anterior, se debe revisar si es
necesario separarlos de estas o si es conveniente, para la claridad,
mencionarlos para cada una de ellas.
Conclusiones: seccin en la que se concreta el resultado de las acciones
adelantadas. Es una seccin fundamental para el caso de informes en los que
es necesario tomar decisiones y adelantar transformaciones. Es importante

tener en cuenta que en esta seccin no se repiten resultados u objetivos; aqu

se deben hacer extrapolaciones a partir de ellos, lanzar nuevas hiptesis y
hacer recomendaciones para el futuro, por ello, en algunos informes se usa el
nombre de Conclusiones y recomendaciones.
Bibliografa: listado alfabtico de fuentes consultadas y utilizadas. Si se han
usado fuentes documentales, la bibliografa se presenta, si no, no.
Anexos: grficos, tablas, registros fotogrficos, etc. Si los grficos contribuyen
a precisar o ampliar la informacin dada en el cuerpo del informe, es necesario
usarlos; se debe analizar su pertinencia antes de presentarlos. Si estos datos
complementarios representan una cantidad considerable de grficos, irn como
anexos, debidamente sealados y numerados; si, por el contrario, son pocos,
se incluirn segn se requiera dentro del cuerpo del informe.
A continuacin se presenta un ejemplo de la presentacin y tabla de contenido
de este tipo de informe.

INTERPRETATIVO

Adems de las partes mencionadas en el expositivo, en este tipo de informe se

incluyen recomendaciones orientadas a generar cambios posteriores; estas se

pueden incluir en la seccin de conclusiones y recomendaciones o
inmediatamente despus de cada una de las acciones analizadas.
A diferencia del informe expositivo, en el cual predomina una enunciacin
informativa, en este tipo de informe hay carga analtica y argumentativa.

INFORME DEMOSTRATIVO, INVESTIGATIVO, CIENTFICO O

TCNICO

Al ser un documento que presenta los pasos, mtodos y fundamentos

conceptuales para validar una hiptesis, es esquemtico y riguroso.

P
R
O
C
E
S
O

DE ELABORACIN
En el proceso de elaboracin del informe, como en el de cualquier otro tipo de
texto, se dan unos pasos:
Documentacin: lectura de documentos previos (en el caso de informes que
requieran documentacin terica).
Planeacin: definicin del tipo de informe de acuerdo con temticas y
caractersticas; organizacin de datos; definicin de secciones, temas y
subtemas.

 Textualizacin: elaboracin de una versin preliminar del informe.

Adecuacin: revisin del lenguaje usado con el fin de garantizar que sea
apropiado para el tipo de receptor, organizacin o audiencia a la que va
dirigido.
Revisin: en primer lugar, correccin necesaria para garantizar la coherencia
y la cohesin; en segundo lugar, constatacin de que no se ha omitido
informacin relevante o incluido aquella que es secundaria y, por ltimo,
verificacin de que se conserve el estilo del texto.
Reescritura: elaboracin de la versin final.