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GUIA II CORTE
CLASIFICACIN DE LOS SISTEMA DE INFORMACIN
Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos
dentro de una organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas
Transaccionales, ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones
tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los
Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los
Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisin
de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de
Informacin para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u
objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratgicos, los cuales se
desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a
travs del uso de la tecnologa de informacin.
A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de Sistemas
de Informacin.
SISTEMA DE INFORMACION
Apoyan el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la empresa debido
a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en
innovando o creando productos y procesos.
Un ejemplo de estos Sistemas de Informacin dentro de la empresa puede ser un
sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir
sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de
Informacin que proporcione todo tipo de informacin; como situacin de
crditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos
anteriores constituyen un Sistema de Informacin Estratgico si y slo s, apoyan
o dan forma a la estructura competitiva de la empresa
.Por
ltimo, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de
sistemas de informacin denominado Sistemas Personales de Informacin, el cual
est enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.
SISTEMA DE INFORMACION
SISTEMA DE INFORMACION
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN DESDE EL PUNTO DE VISTA
EMPRESARIAL
SISTEMA DE INFORMACION
decisin significa ayudar a las personas que trabajan solas o en grupo a reunir
inteligencia, generar alternativas y tomar decisiones. Apoyar el proceso de toma de
decisin implica el apoyo a la estimacin, la evaluacin y/o la comparacin de
alternativas. En la prctica, las referencias a DSS suelen ser referencias a aplicaciones
informticas que realizan una funcin de apoyo.1
El termino sistema de apoyo a la decisin se ha utilizado de formas muy diversas y se ha
definido de diferentes maneras dependiendo del punto de vista del autor.2 Algunas de
esas definiciones son:
Un DSS, en trminos muy generales, es "un sistema basado en computador que ayuda
en el proceso de toma de decisiones" (Finlay3 y otros).
En trminos bastante ms especficos, un DSS es "un sistema de informacin basado
en un computador interactivo, flexible y adaptable, especialmente desarrollado para
apoyar la solucin de un problema de gestin no estructurado para mejorar la toma de
decisiones. Utiliza datos, proporciona una interfaz amigable y permite la toma de
decisiones en el propio anlisis de la situacin" (Turban4 ).
Otras definiciones intermedias entre las dos anteriores seran:
Los DSS son "Sistemas informticos interactivos que ayudan a los encargados de
tomar decisiones utilizando datos y modelos para resolver problemas no estructurados"
(Sprague y Carlson8 ).
Kenn afirma que es imposible dar una definicin precisa incluyendo todas las facetas
de la DSS ya que "no puede haber una definicin de los sistemas de apoyo a la decisin,
sino slo del apoyo a la decisin" (Keen9 ).
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no ser as, ninguna de las dos cuentas se modificar), si durante el transcurso de una
transaccin ocurriese algn error, el TPS debe poder deshacer las operaciones
realizadas hasta ese instante. Si bien este tipo de integridad es que debe presentar
cualquier operacin de procesamiento de transacciones por lotes, es particularmente
importante para el procesamiento de transacciones on-line: si, por ejemplo, un sistema
de reserva de billetes de una linea area es utilizado simultaneamente por varios
operadores, tras encontrar un asiento vaco, los datos sobre la reserva de dicho asiento
deben ser bloqueados hasta que la reserva se realice, de no ser as, otro operador podra
tener la impresin de que dicho asiento est libre cuando en realidad est siendo
reservado en ese mismo instante. Sin las debidas precauciones, en una transaccin
podra ocurrir una reserva doble. Otra funcin de los monitores de transacciones es la
deteccin y resolucin de interbloqueos (deadlock), y cortar transacciones para recuperar
el sistema en caso de fallos masivos.
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Modelos de OAS
Quiz el paquete de software ms popular que puede ajustarse a la definicin de OAS (y
al de suite ofimtica) sea Microsoft Office en cualquiera de sus versiones. Este software,
perteneciente a la compaa Microsoft, funciona oficialmente bajo los sistemas operativos
Microsoft Windows y Apple Mac OS, aunque tambin lo hace en Linux si se utilizan
emuladores.
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distribucin, inventario, envos, facturas y una contabilidad para la compaa de la
Planificacin de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control
de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, produccin,
administracin de inventarios, calidad de administracin y la administracin de recursos
humanos.
Los sistemas ERP ocasionalmente son llamados back office (trastienda) ya que indican
que el cliente y el pblico general no estn directamente involucrados. Este sistema es,
en contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relacin
administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un sistema que trata
directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrnicos tales como
comercio electrnico, gobierno electrnico, telecomunicaciones electrnicas y finanzas
electrnicas; as mismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores, no
estableciendo nicamente una relacin administrativa con ellos (SRM).
Los ERP estn funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los
departamentos funcionales que estn involucrados en la operacin o produccin estn
integrados en un solo sistema. Adems de la manufactura o produccin,
almacenamiento, logstica e informacin tecnolgica, incluyen adems la contabilidad, y
suelen incluir un recursos humanos, y herramientas de mercadotecnia y administracin
estratgica.
Estos sistemas de informacin no surgieron simultneamente en el mercado; los primeros en
aparecer fueron los TPS, en la dcada de los 60, y los ltimos fueron los SE, que alcanzaron su
auge en los 90 (aunque estos ltimos tuvieron una tmida aparicin en los 70 que no cuaj, ya
que la tecnologa no estaba suficientemente desarrollada).
CONCEPTO DE ADMINISTRACIN Y GESTIN. LA INFORMACIN EN EL PROCESO DE
PLANIFICACIN EMPRESARIAL
. Fases de la gestin o administracin.
Tradicionalmente se han considerado cuatro funciones bsicas en la gestin de las
organizaciones: planificacin, organizacin, ejecucin y control [6]. Consideramos, adems,
cuatro recursos que deben ser contemplados y sobre las que se aplican las funciones
anteriormente citadas: humanos, econmicos, materiales, e informativos.
Si bien, las fases aludidas son propias de la administracin clsica de cualquier organizacin,
nuestra intencin, en este apartado es perfilar los aspectos que en el contexto de la
administracin afectan a cualquier organizacin, buscando un amplio nivel de generalizacin y
transferibilidad en distintos tipos de organizaciones y situaciones en el mbito empresarial, y
para entornos de organizaciones lucrativas y no lucrativas.
Realizamos, a continuacin, una breve aproximacin conceptual a cada una de las fases.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
La planificacin.
Para John M. Ivancevich et al [7], la planificacin es la funcin de gestin que determina los
objetivos de la organizacin, y establece las estrategias adecuadas para el logro de dichos
objetivos.
De esta manera, un gestor debe conocer el mbito en el que se encuentra, conocer la finalidad
de la organizacin, sus metas y por tanto sus objetivos, para poder llevarlos a cabo. Ivancevich
et al [8] distinguen seis etapas en el proceso de planificacin, aunque volveremos sobre ellas
ms adelante:
Evaluacin de las condiciones actuales.
Determinacin de los objetivos y metas.
Establecimiento de un plan de accin.
Asignacin de recursos.
Ejecucin.
Control.
3.1.2. La organizacin.
La segunda etapa de la clasificacin de la gestin cientfica es la organizacin. Esta etapa tiene
como funcin "adecuar los recursos previstos en la planificacin para conseguir los objetivos "
[9]. Para Ivancevich la organizacin como funcin "implica la existencia de una estructura de
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relaciones de funcin y de autoridad. Es la etapa mediante la cual se estructuran los recursos
humanos y fsicos con el fin de alcanzar los objetivos que se han marcado" [10]. La
organizacin como funcin implica, por tanto, a la Organizacin como sistema y se relaciona
con la estructura organizativa, la divisin de puestos de trabajo, la funcin de cada uno de ellos,
los organigramas y el logro de los objetivos.
3.1.3. La direccin.
Esta fase ha sido identificada en ocasiones como la de ejecucin. En cualquier caso, viene
referida a la etapa que debe llevar a la prctica el plan diseado. Esta fase debe conseguir un
lder capaz de articular al conjunto de componentes que forman la estructura organizativa.
Hay varios aspectos que debe tratar esta etapa del proceso, aunque las resumiremos en tres:
la comunicacin,
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o
o
Cornella [17] diferencia entre dos tipos de informacin interna: los conocimientos y la
informacin operacional. La informacin operacional es la generada por la organizacin debido
al funcionamiento rutinario de la empresa [18]; mientras el conocimiento es el resultado de la
fusin de la informacin interna y externa, que genera beneficios para las empresas.
3.2.3. La informacin corporativa.
Entendemos como informacin corporativa aquella que una empresa lanza al exterior, de
manera que le permita controlar sus canales y sus contenidos.
Siguiendo de nuevo a Cornella [19] ste disea un modelo general que representa los canales
hacia los que emite informacin, y que resume en un entorno inmediato en el mbito
empresarial (clientes, distribuidores, proveedores, financiadores, reguladores, accionistas y
empleados) ; y un entorno remoto, definido por dos tipos de informaciones las de carcter
econmico, y las de carcter tecnolgico (patentes o resultados de investigacin y desarrollo).
Est e autor contrapone a la Inteligencia Competitiva (que analizaremos posteriormente) la
Imaginera Corporativa, como aquellas tcnicas que tiene como objetivo mejorar la proyeccin
de la imagen corporativa de una organizacin. [20]
3.3. La planificacin.
Hemos descrito antes el concepto de planificacin; fase que conforma uno de los ejes
vehiculares sobre los que gravita cualquier sistema de informacin; en tanto que como
determinante de los objetivos de la organizacin, y en los diferentes niveles y departamentos
de la empresa, debe servir de herramienta para aportar informacin a la toma de decisiones.
La tipologa de la planificacin puede estudiarse desde es el espacio temporal al que se aplica,
o el nivel directivo que lo ejerza.
Encontramos as las siguientes:
Planificacin estratgica, centrada en temas amplios y duraderos que aseguran la
efectividad de la empresa. Se establecen objetivos y metas a largo plazo, y la lleva a cabo la
alta direccin.
Planificacin operativa, que se establece a corto plazo y est orientada a la
consecucin de un objetivo determinado. La lleva a cabo la direccin de control y los directivos
de operaciones.
Y planificacin tctica, que se centra en el enlace que puede establecerse entre la
planificacin estratgica y la operativa.
A su vez la planificacin se estructura en las siguientes fases:
Evaluacin de las condiciones actuales. Es la etapa previa para cualquiera de los tipos
de planificacin (estratgica, operativa o tctica). Mientras en la planificacin estratgica se
adopta una visin panormica de los ambientes interno y externo de la organizacin; en la
planificacin operativa, la evaluacin se hace no tanto en las tendencias, como en datos del
tipo de flujo de caja, o de cuotas de mercado, ya que se centra en objetivos y metas ms
especficas.
Determinacin de los objetivos y metas. Esta fase aparece una vez evaluadas las
condiciones vigentes.
Los objetivos son fines especficos, medibles y planteados a corto plazo y su
consecucin previa es precisa para poder alcanzar las metas de la organizacin.
Las metas son estados o condiciones futuras que contribuyen a la finalidad
ltima de la organizacin.
Establecimiento de un plan de accin. Las acciones son medios especficos para el
logro de los objetivos. O dicho de otro modo los cursos de accin son la causa de la existencia
de los objetivos.
Asignacin de recursos. Es la fase en la que se presupuestan los recursos (financieros,
humanos, etc...) para cada plan importante.
Ejecucin. Es la asignacin de personas y responsabilidades para llevar a cabo un
plan. Requiere de las "polticas" que son declaraciones escritas que reflejan los objetivos
bsicos de un plan y trazan directrices que permiten elegir las acciones para alcanzar los
objetivos.
Control de la ejecucin. Incluye todas las actividades de gestin que tienen por objeto
asegurar que los resultados actuales se corresponden con los resultados planeados.
3.4. La toma de decisiones.
En el contexto de una empresa la gestin de informacin tiene como uno de sus aspectos ms
relevantes el de la toma de decisiones. Y entendemos as, que una decisin puede ser descrita
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como la respuesta a un problema o la eleccin entre distintas alternativas para conseguir unos
objetivos.
McClure [21] define la toma de decisiones como la conversin de la informacin en accin, de
manera que el recurso informacin adquiere un papel imprescindible en este proceso.
Ivancevich et al. [22] sugieren que el proceso de toma de decisiones "es una serie o
concatenacin de pasos consecutivos o de etapas interconectadas que dan lugar a una accin
o a un resultado y su correspondiente evaluacin".
Grace Carter et al. [23] apuntan que la toma de decisiones es un proceso en el que una o ms
personas identifican un problema y entonces disean, eligen, implementan y programan una
solucin.
Simon [24] realiza una interesante aportacin al sealar que toma de decisiones y gestin son
trminos sinnimos, y que la toma de decisiones en una organizacin tiene como fronteras los
lmites de la racionalidad: "La capacidad de la mente humana para formular y resolver
problemas complejos es muy pequea comparada con el tamao de los problemas por los
cuales se requiere una solucin en un entorno real"
Finalmente, concluimos esta aproximacin con la visin de Mairead Browne [25] al sealar que
una "decisin es el punto final de una serie de actividades que son primordialmente de
naturaleza cognitiva".
3.5. Los mecanismos para la toma de decisiones: el proceso de toma de decisiones
Definida qu es la toma de decisiones, cabe indagar, ahora, en los distintos mecanismos
existentes para la toma de decisiones. Es decir, qu tareas hay que realizar para llegar a la
solucin ms adecuada a un problema.
Simon [26] identifica tres actividades:
bsqueda de ocasiones para tomar una decisin,
bsqueda de posibles trayectorias,
eleccin de la direccin adecuada.
Mairad Browne [27] seala un esquema en cuatro niveles:
identificacin de problemas,
bsqueda de alternativas,
evaluacin de alternativas,
eleccin de una alternativa
Ivancevich et al. [28] reflejan en su obra un proceso ms complejo en nueve pasos, e inciden
en que el proceso de toma de decisiones es un proceso secuencial, y no un suceso aislado.
Para el gestor, la identificacin de todas las etapas es de gran valor, y le permite " estructurar la
decisin del problema en una forma significativa y sistemtica ". Para estos autores los pasos
secuenciales son los siguientes:
Establecer objetivos.
Identificar y definir el problema.
Fijar posibilidades.
Determinar las causas del problema.
Elaborar soluciones alternativas.
Elegir una solucin.
Ponerla en prctica.
Realizar su seguimiento.
Las seis primeras etapas formulan la decisin, y las dos ltimas la ponen en prctica. Sin
embargo, no todos los autores asumen que el proceso de toma de decisiones sea
necesariamente secuencial, y asumen que en cualquiera de los pasos se puede iniciar un
proceso de retroalimentacin hacia cualquiera de las fases anteriores. De esta manera piensan
Carter et al. [29] que identifican ocho pasos:
Identificacin del problema.
Identificacin de los objetivos.
Cuantificacin de los beneficios y costes.
Seleccin de alternativas.
Evaluacin de cada alternativa.
Comparacin de alternativas y eleccin de una.
Implementacin de la alternativa elegida.
Puesta en prctica y evaluacin de resultados.
11
SISTEMA DE INFORMACION
1.
2.
3.
4.
Simon [30] realiza una divisin diferente y agrupa los seis primeros pasos en tres etapas, y los
dos ltimos en una cuarta etapa. As para este autor el proceso de toma de decisiones se
reduce a:
Inteligencia. Conocimiento del entorno para situaciones que demandan una solucin.
Diseo. Generacin, desarrollo y anlisis de alternativas para optar por una trayectoria.
Eleccin. Seleccin de la trayectoria.
Implementacin y revisin.
En suma, la toma de decisiones consiste en un mecanismo para decidir, y en el procesamiento
de informacin para informar, alimentar y satisfacer este mecanismo. [31]
3.6. Tipos de decisiones.
El proceso de toma de decisiones puede estructurarse en dos grandes grupos, en funcin de si
se utilizan mecanismos y herramientas para llevar a cabo este proceso, o si la toma de
decisiones opta por el camino de la intuicin.
Como sealan Ivancevich et al. aunque el proceso de toma de decisiones es un
proceso humano, est envuelto en complejidades y ambigedades, ya que es usual que el
gestor de una organizacin no sepa, en ocasiones, qu tipo de decisin ha tomado, si es
intuitiva o si es sistemtica. De manera que si la decisin tomada se corresponde con este
ltimo grupo, podramos asegurar que la decisin adoptada ha tomado un camino estructurado,
y por tanto las decisiones sern ms efectivas.
En otros casos se diferencian dos categoras de decisiones:
las de Categora I son descritas como programables, predecibles, rutinarias y
genricas.
mientras las de Categora II no son programables, son novedosas, complejas y nicas.
As, mientras, las decisiones de Categora I pueden seguir normas descritas ante problemas
perfectamente estructurados, las de Categora II requieren otro acercamiento diferente, y
exigen por parte de los gestores un ejercicio de juicio, creatividad y entendimiento del contexto
y consecuencias de las decisiones que se toman. [32]
Tabla. Tipos de decisiones en una organizacin
CATEGORA I
Programable, rutinaria, genrica,
Clasificacin
computacional
Procesal, predecible, informacin
Estructura bien definida y con criterios de
decisin.
Estrategia Dependiente de normas
CATEGORA II
No programable, nica, con innovacin.
Novedosa, desestructuradas, canales de
informacin incompletos, criterios
desconocidos.
Dependiente de juicios, creatividad
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