09 Plan de Gestion Costos

Colocar el
logo de su
empresa
aqu
Colocar el
nombre de su
Organizacin
Plan de Costos del Proyecto

Rev. X.X, 00/00/2087
Plan de Gestin de Costos

Plantilla
Versin 1.0 8 ABRIL 2008
CURSO: GERENCIA DE PROYECTOS
PROF: RUBEN GOMEZ SANCHEZ
Universidad Nacional de Ingeniera - FIM

Per
Lima -
Pagina 1 de 14
Colocar el
logo de su
empresa
aqu
Colocar el
nombre de su
Organizacin

Rev. X.X, 00/00/2087

Gerente del proyecto:
Gerente Financiero del
Proyecto:
Fecha (dd/mm/aaaa):
1. Introduccin
1.1 Propsito
Este documento de plan de gerencia de costos para <Nombre del proyecto> El propsito de gerencia de costo es
asegurar que el proyecto ser realizado dentro de su presupuesto. La gerencia de costo tambin incluye el anlisis de
opciones y de ediciones para determinar el efecto potencial sobre el presupuesto y las operaciones de proyecto.
Este documento ser revisado por lo menos anualmente o al comienzo de cada nueva fase del ciclo de vida, y puesto al
da segn lo necesitado, como resultado de esfuerzos continuos y mejora de procesos del equipo de la gerencia del
proyecto. Las lecciones aprendidas como resultado de continuacin de esfuerzos de la gerencia del costo sern
asimiladas al final de cada fase del proyecto y utilizadas para mejorar los estndares.
1.2 Antecedentes
Hay dos niveles de gerencia del costo para proyectos de la OSI. Un nivel es el nivel detallado de la contabilidad de seguir
el presupuesto, los gastos, sueldo y las ventajas, y los costos fijos de acuerdo con la norma de estado del proceso del
presupuesto de California. El segundo nivel es el nivel de gerencia de proyecto de costos que siguen para el trabajo
realizado de acuerdo con los mejores estndares de las prcticas de la OSI derivados del cuerpo de gerencia de proyecto
de proyecto del instituto de la gerencia del conocimiento (PMBOK). La tabla 1 demuestra las diferencias en la
terminologa que ser utilizada en este plan al discutir los dos diversos niveles.
Table 1. Levels of Cost Management
STATE BUDGETING/ACCOUNTING
PROJECT COST M ANAGEMENT
plan de presupuesto
costo de planeamiento
Accounting/Expenditure Tracking
costo de seguimiento
cambios del presupuesto
costo de control y cambios
conciliacin
costo de liquidacin
La adicin a la complejidad es la interaccin de los procesos de la gerencia del presupuesto y del costo con la gerencia
del contrato (las adquisiciones y facturacin) y tiempo que se divulga Todos estos procesos deben obrar recprocamente
y conciliar con cada uno. En la figura abajo, los diagramas hacia el lado izquierdo de la carta representan el presupuesto
de estado, la contabilidad y los procesos de la gerencia del contrato (burbujas ligeramente sombreadas). Los artculos
hacia el lado derecho de la carta representan los procesos de la gerencia del costo del proyecto (burbujas blancas). Los
dos procesos deben conciliar en la lnea base rev.0 (despus de que se firma el presupuesto del gobernador), en la
atencin y el tiempo mensuales que divulgan procesos, en los procesos mensuales de la actualizacin del gasto y del
costo, y siempre que haya un re-planeamiento y una nueva lnea base establecida.
1.3 Alcance
Este plan de la gerencia del coste identifica los procesos y los procedimientos usados para manejar costes a travs de la
vida del proyecto. Adems de resumir la propuesta al presupuesto de costo, el plan cubre quin es responsable del
seguimiento de gastos, cmo las variaciones sern tratadas, y el seguir la conciliacin entre el estado de costo y los
procesos del costo de la gerencia de proyecto. El plan describe brevemente la herramienta de gerencia de costos que
ser utilizada.

Per
Lima -
Pagina 2 de 14
Colocar el
logo de su
empresa
aqu
Colocar el
nombre de su
Organizacin

Rev. X.X, 00/00/2087
1. Introduccin
1.4 Referencias
El mejor website de
prcticas
Para orientacin a la oficina de sistemas integrados (OSI) recurra al mejor website

(http://www.bestpractices.cahwnet.gov). .
Project Manage
Repository
Recurra al depsito localizado para toda la documentacin proyecto-especifica asociada a la

gerencia del presupuesto y del costo. Para ms informacin sobre la lnea base del costo y del
presupuesto para el proyecto, recurra al plan principal del proyecto (Manage # xxxx). Para la
posicin actual del presupuesto y de la contabilidad, recurra al BCP ms ltimo o la contabilidad y
el costo de las herramientas de seguimiento.
El presupuesto actual y los gastos deben ser registrados en una base de datos < path and/or
server or in iManage>. The project uses the < tool name > for managing costs.
Costo de base de
datos y
herramientas del
proyecto
Siglas
APD
PAPD
DOF-TOSU
IPOC
IT
IV&V
IAPD
FSR
BCC
OSI
MS
BCP
PO
TAP
BPweb
RFP
DGS
ASP
ETC
EVM
WBS
SPR
CCB
SOW
PMBOK
QM

Per
Advance Planning Document

Planning Advance Planning Document
Department of Finance-Technology Oversight and Security Unit
Independent Project Oversight Consultant
Information Technology
Independent Verification and Validation
Implementation Advance Planning Document
Feasibility Study Report
Budget Change Concept
Office of Systems Integration
Microsoft
Budget Change Proposal
Purchase Order
Task Accomplishment Plan
Best Practices web site (http://www.bestpractices.ca.gov)
Request for Proposal
Department of General Services
Acquisition Services Program
Estimate to Complete
Earned Value Methodology
Work Breakdown Structure
Special Project Report
Change Control Board
Statement of Work
Project Management Body of Knowledge
Quality Management
Lima -
Pagina 3 de 14
Colocar el
logo de su
empresa
aqu
Colocar el
nombre de su
Organizacin

Rev. X.X, 00/00/2087
2. principales roles y responsabilidades de los participantes

Los siguientes son los principales participantes en presupuesto, contabilidad, costo de gerencia de procesos del proyecto,
En algunos casos un mismo individuo puede realizar varios roles en el proceso.
2.1 Nombre del proyecto
Gerente de Proyecto
Asistente de la gerencia de proyecto
Proyectista y/o Funcionarios
El gerente del proyecto es responsable por la aprobacin del proyecto, el

plan de costos, y participa en la gerencia de los procesos. El gerente del
proyecto, finalmente es responsable por la asignacin de gastos del
presupuesto del proyecto.
El asistente del gerente de proyecto es responsable de gerenciar y hacer
seguimiento a los costos del proyecto desde la perspectiva de la gerencia
de proyecto para asegurar que el progreso hecho ah sido de acuerdo a los
fondos expedidos. El asistente del gerente de proyecto trabaja con el
grupo financiero para conciliar la data del costo de gerencia para la data
actual de contabilidad
Son los responsables de identificar los fondos necesarios y asistir al
seguimiento de gastos, los esfuerzos del grupo, y los costos.
Gerente Financiero
El encargado financiero es responsable de conducir los esfuerzos de la

gerencia de costos, presupuesto y seguimiento de actividades, facilitando
la comunicacin sobre estado fiscal, y asegurando la herramienta del coste
del proyecto son mantenidas. El encargado financiero es responsable de
proveer al encargado de proyecto recomendaciones y estados en el
presupuesto y los gastos de proyecto
Analista financiero
Los analistas financieros son responsables de coordinar y desarrollar el

financiamiento del proyecto y aprobacin de documentos y del seguimiento
y la conciliacin del gasto de acuerdo con los procesos del estado. Los
analistas tambin trabajan con el asistente del gerente de proyecto para
reconciliar la gerencia de costos y los datos contables
2.2 Auspiciador del proyecto
Nombre de la organizacin
Grupo financiero auspiciador
El grupo auspiciador financiero trabaja con el grupo financiero del proyecto

para desarrollar el presupuesto de los auspiciadores El grupo auspiciador
financiero es tambin responsable de la autorizacin por los pagos de
servicios
Supervisan el proyecto y reportan a los auspiciadores El IV&V/IPOC remite
un informe del estatus al departamento de financiamiento tecnolgico
supervisin y seguridad (DOF-TOSU) mensualmente o como sea requerido
se incluir un resumen del presupuesto actualizado del proyecto basado en
la informacin del grupo financiero del proyecto.
La oficina de integracin de sistemas (OSI) es responsable por coordinar el
estado del proyecto y los procesos contabilidad
La oficina de contabilidad es responsable de coordinar la contabilidad, los
procesos de aprobacin y facturacin del cliente para todos los proyectos
en la OSI. La oficina de la contabilidad trabaja con tarifas y la recuperacin
de coste para reconciliar el presupuesto a los gastos
Independencia de verificacin y
validacin (IV&V) y/o Independencia de
supervisin del proyecto
2.3 Oficina de integracin de Sistemas
(OSI)
OSI Oficina de Contabilidad
OSI Programa de adquisiciones (ASP)

Per
El programa del servicio de la adquisicin (ASP) es responsable de

coordinar la adquisicin de mercancas, de servicios y del equipo a nombre
del proyecto.
Lima -
Pagina 4 de 14
Colocar el
logo de su
empresa
aqu
Colocar el
nombre de su
Organizacin

Rev. X.X, 00/00/2087
2. principales roles y responsabilidades de los participantes

Los siguientes son los principales participantes en presupuesto, contabilidad, costo de gerencia de procesos del proyecto,
En algunos casos un mismo individuo puede realizar varios roles en el proceso.
2.1 Nombre del proyecto
Gerente de Proyecto
Asistente de la gerencia de proyecto
Proyectista y/o Funcionarios
OSI Oficina de presupuesto
OSI Director
El equipo de ndices y recuperacin
Director Asistente
2.4 Socio Federal

2.5 Contratista Principal
2.6 Oficinas locales

Per
El gerente del proyecto es responsable por la aprobacin del proyecto, el

plan de costos, y participa en la gerencia de los procesos. El gerente del
proyecto, finalmente es responsable por la asignacin de gastos del
presupuesto del proyecto.
El asistente del gerente de proyecto es responsable de gerenciar y hacer
seguimiento a los costos del proyecto desde la perspectiva de la gerencia
de proyecto para asegurar que el progreso hecho ah sido de acuerdo a los
fondos expedidos. El asistente del gerente de proyecto trabaja con el
grupo financiero para conciliar la data del costo de gerencia para la data
actual de contabilidad
Son los responsables de identificar los fondos necesarios y asistir al
seguimiento de gastos, los esfuerzos del grupo, y los costos.
La oficina de presupuesto es responsable de coordinar la revisin la
remisin y la aprobacin de documentos (e.g.,informe del estudio de
factibilidad (FSRs) y avances del planeamiento (APDs)), Conceptos del
cambio de presupuesto (BCCs), y propsito del cambio de
presupuesto(BCPs)para el control apropiado del presupuestote todas las
agencias del proyecto. La oficina de presupuesto tambin coordina
responsabilidades para consultas de las agencies de control y asistir con la
distribucin del presupuesto general. La oficina de presupuesto coordina el
desarrollo del presupuesto de viajes de los departamentos.
El OSI Director es responsable de la aprobacin de documentos de
financiacin y representacin de toda la OSI en las audiencias para el
presupuesto.
El equipo de ndices y recuperacin de costos es responsable de
establecer el ndice de gastos y costos para los servicios requeridos por los
proyectos. Esta unidad tambin es responsable de la recopilacin de las
facturas del cliente por los servicios realizados, y asiste con la
consolidacin total del presupuesto para los gastos.
El Director Asistente es responsable de la revisin de los documentos de
financiamiento del proyecto, y de representar, de ser necesario, a los
proyectos en la exposicin de presupuesto.
El socio federal del proyecto es responsable de la revisin y aprobacin de
los documentos de financiamiento del proyecto
El Contratista Principal es el responsable de reportar costos apropiados al
proyecto y sus esfuerzos, tal como esta descrito en el contrato y en la
solicitud de propuestas. Es responsable de administrar los costos internos
de sus actividades. Debera reportar sus costos en el reporte de estado
mensual y los incrementos o variaciones al costo real o problemas al
equipo del proyecto en las reuniones apropiadas.
Las oficinas locales envan solicitudes de reembolso de los costos de
implementacin y ayudan con el seguimiento de gastos y consolidados.
Lima -
Pagina 5 de 14
Colocar el
logo de su
empresa
aqu
Colocar el
nombre de su
Organizacin

Rev. X.X, 00/00/2087
3. Acercamiento al presupuesto estatal y contabilidad

Las siguientes secciones resumen la intervencin del proyecto en el presupuesto estatal y procesos contables
Paso 1 Planificacin del presupuesto
Paso 2 Seguimiento de los gastos
Paso 3 Reporte y medicin de gastos
Paso 4 Cambios al presupuesto
Paso 5 Consolidado del presupuesto.

El presupuesto se establece sobre la base de un ao, el financiamiento
para el proyecto est asegurado slo por un ao (aunque las solicitudes
para el financiamiento del prximo ao pueden ser revisadas, pero no
garantizadas)
3.1 Planificacin del Presupuesto
Aprobacin del concepto del Proyecto
Desarrollo del documento de aprobacin
Tcnicas de estimacin del proyecto
Desarrollo de la Propuesta de Cambio

del Presupuesto (PCP)

Per
Cuando sea apropiado, los conceptos del nuevo proyecto o solicitudes del
personal se proponen a travs del desarrollo de un Concepto de Cambio
de Presupuesto (CCP) y estimados de costos de alto nivel (referirse a la
seccin 4.1 para mayor informacin sobre estimados de costos). El equipo
financiero del proyecto prepara el CCP de acuerdo a las instrucciones
proporcionadas por la Oficina de Presupuesto. La oficina de Presupuesto
coordina la revisin de los CCPs con el Director y la Agencia.
< Referirse a la gua de elaboracin para sugerencias sobre como ingresar
informacin a un proyecto especfico >
Si el CCP es aprobado, el equipo financiero del proyecto crea un
documento que solicita la aprobacin para el concepto de parte de las
agencias de control estatales < y si es apropiado, el socio federal >.
Adicionalmente, el equipo financiero revisa los gastos corrientes del
proyecto e identifica cualquier ajuste que requiera ser hecho como
resultado de cambios o del progreso del proyecto.
El equipo financiero del proyecto coordina la aprobacin de la OSI < y el
socio federal apropiado >. La oficina de presupuesto coordina la
aprobacin de las agencias de control estatales.
Los estimados del presupuesto del proyecto original fueron desarrollados
usando < xxxx >, y validados usando < xxxx >. Los estimados para los
conceptos nuevos usan la misma tcnica.
informacin a un proyecto especfico >.
El equipo financiero desarrolla una Propuesta de Cambio del Presupuesto
(PCP) que solicita financiamiento para el concepto o iniciativa descrita en el
documento de aprobado. El Equipo financiero coordina la revisin de la
PCP con OSI y el inversionista, y enva la PCP a la Oficina de Presupuesto.
La Oficina de Presupuesto coordina la inclusin de la PCP en la solicitud de
presupuesto total enviada a las agencias de control estatal.
El equipo financiero tambin coordina ingresos para el presupuesto del
proyecto. Los ingresos son propuestos por la Oficina de Presupuesto para
la coordinacin y aprobacin.
Lima -
Pagina 6 de 14
Colocar el
logo de su
empresa
aqu
Colocar el
nombre de su
Organizacin

Rev. X.X, 00/00/2087
Exposicin del Presupuesto y preguntas
Respondiendo a Budget Drills y anlisis
3.2 Seguimiento de los gastos
Adquisicin de equipamiento

Per
La Oficina de Presupuesto coordina cualquier consulta concerniente al

presupuesto propuesto, y ayuda con su exposicin. Una vez que se firma
el Presupuesto del Gobernador, el equipo financiero lo revisa para observar
cualquier cambio a la cantidad solicitada. El equipo financiero trabaja con
la Oficina de Contabilidad para establecer y administrar las restricciones del
presupuesto.
El Gerente del proyecto y el equipo financiero comparan el presupuesto
con los costos estimados y ajustan la lnea base de costos, de ser
necesario (Referirse a la seccin 4.1.3 para mayor informacin sobre como
establecer la lnea base de costos)
Despus que el presupuesto del gobernador es firmado, el proyecto puede
empezar a gastar los fondos del ao fiscal. Normalmente los gastos
incluyen adquisiciones de productos y servicios, gastos de personal y de
operacin. El proyecto trabaja con el Programa de Adquisicin de Servicios
(PAS) y la Oficina de Contabilidad para obtener y pagar los tems
necesarios.
Los equipos administrativos y de IT (tecnologas de la Informacin) trabajan
con el PAS para identificar y documentar requerimientos especficos para el
equipamiento. El PAS trata con varios proveedores, de un listado, para
obtener el equipamiento deseado al mejor precio. El proyecto notifica al
PAS y a la Oficina de Contabilidad cuando se recibe el equipamiento y si es
que cumple con los requerimientos. Luego de la aprobacin de la Oficina
del Proyecto, la Oficina de Contabilidad coordina el pago al proveedor.
Lima -
Pagina 7 de 14
Colocar el
logo de su
empresa
aqu
Colocar el
nombre de su
Organizacin

Rev. X.X, 00/00/2087
Adquisicin de servicios
El equipo de Gestin de Contratos y Adquisiciones trabaja con el PAS para

identificar y documentar requerimientos especficos de los servicios
deseados. El PAS solicita cotizaciones de postores calificados, coordina
preguntas y respuestas a los requerimientos y ayuda con la revisin y
evaluacin de las propuestas. El proyecto trabaja con el PAS para conducir
las entrevistas, de ser necesario, y seleccionar el postor ganador. EL PAS
coordina y expide la orden de compra.
El < Gerente del Proyecto > es el ltimo en aprobar los contratos de los
contratistas, planes de cumplimiento de tareas (PCTs) y las facturas. El
Gerente Funcional de Contratos hace el seguimiento da a da de las
tareas del contratista, realiza la revisin de su trabajo, y colabora con la
revisin y aprobacin de facturas.
El proyecto tiene de 3 a 5 das de trabajo para responder a las facturas del
contratista, de acuerdo con el Cdigo de Gobierno Seccin 9.27 (Acto de
pago puntual de California). El contratista enva facturas oficiales a la
Oficina de Contabilidad < y provee a la oficina de proyecto una copia de
cortesa > El equipo financiero compara la factura con la lista de
entregables y cronogramas anexos para validar la informacin. El Gerente
del Proyecto revisa la factura y los comentarios y recomendaciones del
analista financiero, y toma la decisin final de aprobar o rechazar una
factura. La notificacin de aprobacin o rechazo es faxeada a la Oficina de
Contabilidad quien coordina el pago con la Oficina de Control estatal.
Referirse tambin al Plan de Gestin del Contrato para mayor informacin
acerca del procesamiento y revisin de facturas.
Gastos de personal y operacin
El proyecto registra todo gasto de contrato, de personal y de operacin en

una hoja de trabajo en Excel. Al cierre de cada mes, el proyecto recibe
reporte de gastos de la Oficina de Contabilidad mostrando los fondos que
fueron gastados acorde al sistema PeopleSoft de OSI. El proyecto revisa y
valida los gastos que coinciden con sus registros de gastos aprobados y
trabaja con la Oficina de Contabilidad para resolver cualquier discrepancia.
Billing the Client

3.3 Reporte y medicin de Gastos

Los reportes de los gastos son generados por el proyecto en curso y el seguimiento de gastos con el presupuesto. La
Oficina de Contabilidad es responsable de enviar reportes apropiados al inversionista, como es requerido.
3.4
Cambios en el Presupuesto

Per
Lima -
Pagina 8 de 14
Colocar el
logo de su
empresa
aqu
Colocar el
nombre de su
Organizacin

Rev. X.X, 00/00/2087

Si el presupuesto del proyecto necesita ser ajustado, el gerente del
proyecto determina si se necesita un documento aprobado (por ejemplo
APD o FSR) y/o redactar la PCP para direccionar los cambios. Si se
considera necesario un cambio, el equipo financiero desarrolla el
documento de aprobacin y/o la PCP. La oficina de Presupuesto coordina
el envo y aprobacin de los documentos de acuerdo al ciclo establecido.
Referirse a la seccin 3.1 para mayor informacin sobre la aprobacin de
documentos y el desarrollo y envo de PCP.
Una vez que los cambios son aprobados e incluidos en el presupuesto
apropiado del ao fiscal, el gerente del proyecto trabaja con el analista
financiero para rehacer la lnea base de costos y estimados (Referirse a la
seccin 4.4)
Para los cambios menores, el proyecto trabaja con la Oficina de
Contabilidad para ajustar los inconvenientes. < El proyecto guarda una
copia de las hojas de clculo mostrando las principales modificaciones y
anota la hoja para indicar la razn para el cambio y la fecha del cambio. >
Cambios mayores
Cambios menores
3.5 Consolidacin del Presupuesto

Cierre anual de los libros financieros del
Proyecto
El Gerente Financiero es el responsable para coordinar y realizar el

consolidado de los gastos reales del presupuesto aprobado, y trabaja con
la Oficina de Contabilidad para direccionar cualquier inconveniente. El
equipo financiero desarrolla un consolidado anual interno preparndose
para el consolidado final con la Oficina de Contabilidad (normalmente en
Julio o Agosto). El consolidado incluye una comparacin entre los gastos
planeados y reales, como tambin entre los gastos reales y el presupuesto
aprobado
Cierre final de los libros financieros del

proyecto


Per
Lima -
Pagina 9 de 14
Colocar el
logo de su
empresa
aqu
Colocar el
nombre de su
Organizacin

Rev. X.X, 00/00/2087
4. Acercamiento a la gestin de costos

La siguiente seccin resume el procedimiento para la gestin de costos del proyecto como esta descrito en el PMBOK.
Paso 1 Planificacin del Costo
Paso 2 Seguimiento del Costo
Paso 3 Reporte y Medicin del Costo
Paso 4 Control de costos y cambios
Paso 5 Liquidacin del costo
La comunicacin es la parte clave del proceso de Gestin de Costo y ocurre en todos los pasos del proceso
entre el equipo del proyecto, los interesados en el proyecto y el equipo consultor.
4.1 Planificacin del costo

La estimacin del costo empieza una vez terminada la EDT del proyecto. Las habilidades
del recurso son determinadas basndose en las necesidades del proyecto y los
productos que estn siendo procesados. La OSI ha definido el conjunto de
caractersticas generales requeridas para la Oficina del proyecto como parte de su
Modelo Organizacional. EL proyecto usa y maneja la informacin del recurso personal
del website BP para determinar las caractersticas requeridas de los recursos.
< Referirse a la gua de elaboracin para sugerencias sobre como ingresar informacin a
un proyecto especfico >
El estimado de horas se crea para cada tem de la EDT hasta el segundo nivel. El
Estimacin del costo
conjunto de habilidades necesarias y la categora de tareas del equipo son identificados
para cada elemento de la EDT. Los costos aproximados son estimados basndose en la
clasificacin anticipada del equipo asignado al trabajo.
Los costos anticipados son localizados para cada tem de la EDT y totalizados. Los
Costos de trabajos y recursos son localizados para cada categora de recurso y en total.
Los estimados son luego usados para solicitar financiamiento o ajustar los fondos para el
proyecto (referirse la seccin 3.1 sobre solicitar presupuesto estatal) Los riesgos
asociados con la estimacin de costos son documentados e incluidos en la informacin
de la Gestin de Riesgos.
Establecimiento de la lnea Una vez que el Presupuesto del Gobernador es firmado, el gerente del proyecto y el
Analista Financiero compara la asignacin de costos (o fondos por cada tem de la EDT)
base del costo
con el presupuesto aprobado y ajusta las asignaciones, si es necesario, para reflejar los
fondos aprobados del ao. Una vez aprobado por el Gerente del proyecto, las
asignaciones de costo son puestas en la lnea base. Para mayor informacin en la
asignacin de costo corriente a los tems de la EDT, ver el Plan Maestro del Proyecto.
Las horas reales trabajadas son registradas y verificadas con el registro de asistencia y
4.2 Seguimiento del costo
reporte mensual del contratista. Las horas son convertidas a costos para el seguimiento
progresivo del costo, y determinar si el proyecto esta dentro del presupuesto y si se
espera ser terminado dentro del mismo.
Seguimiento de las horas de Se requiere que el equipo estatal enve hojas de control de tiempo, al menos
mensualmente. Las hojas de control de tiempo relacionan las horas reales trabajadas
trabajo del proyecto
con los tems del nivel 2 de la EDT.
Planificacin del recurso

Per
Lima -
Pagina 10 de 14
Colocar el
logo de su
empresa
aqu
Colocar el
nombre de su
Organizacin

Rev. X.X, 00/00/2087

Seguimiento de las horas
de trabajo y costos de
contratistas
Se requiere que los contratistas enven mensualmente hojas de control de tiempo

mostrando las horas trabajadas en las tareas del enunciado del proyecto SOW. Cada
tarea de SOW es mapeada a un tem especfico de la EDT por el Gerente Funcional.
Seguimiento
totales
Los costos totales son comparados los costos presupuestados del proyecto
mensualmente por el Asistente del gerente del Proyecto. Los costos totales estn
comprendidos por las horas de trabajo reales (propias y contratistas) y los gastos
mensuales del proyecto (recibido del equipo financiero). Las modificaciones son
recibidas y analizadas para determinar la causa y sus posibles soluciones o
correcciones.
Para ayudar al seguimiento de los costos reales contra la lnea base, se usan los
siguientes grficas o reportes. Las grficas estn disponibles en las hojas de clculo del
seguimiento en EXCEL, y son actualizadas como se describe abajo. Las grficas de la
lnea base estn en el Plan Maestro del Proyecto.
Plan de gastos acumulados del Proyecto (Curva S) una grfica que muestra
los costos planeados acumulados del proyecto vs los reales sobre el tiempo
total del proyecto.
de
Costos
4.3 Reporte y Medicin de

costos
Plan de gastos (para el ao fiscal) una grfica que compara los costos reales
contra la lnea base mes por mes para el ao fiscal y el total acumulado (a la
fecha) para el ao fiscal.
Costos de los tems de la EDT una grfica mostrando los costos de trabajo
del nivel 1 de los tems de la EDT mes por mes para el ao fiscal y el total
acumulado (a la fecha) para el ao fiscal.
Variaciones de costos de los tems de la EDT una grfica comparando los

costos reales contra la lnea base a la fecha
Horas de trabajo de los tems de la EDT una grfica mostrando la cantidad de

esfuerzo realizado hacia el nivel 1 de los tems de la EDT mes por mes para el
ao fiscal y el total acumulado (a la fecha) para el ao fiscal.
4.4 Control de costos y cambios
Variaciones de costo
Para las variaciones hechas en la lnea base de < ms del 10 % a los tems de la EDT
del nivel 1 >, se documentan las razones para dichas variaciones en el reporte asociado
y se discuten en la reunin del equipo de Gerencia. Si las variaciones no afectan la lnea
base del costo de todo el proyecto, no se requiere otras acciones.

Per
Lima -
Pagina 11 de 14
Colocar el
logo de su
empresa
aqu
Colocar el
nombre de su
Organizacin

Rev. X.X, 00/00/2087

Consejo de Control de la
Gerencia
del
Proyecto
(CCGP)
Replanteamiento del costo
Modificacin de la lnea
base del costo
Si la lnea base de costos de todo el proyecto es afectada, las variaciones son

documentadas y reportadas al Gerente del proyecto y al Consejo de Control de la
gestin del proyecto. El Gerente del Proyecto y el CCGP revisan la razn y discuten las
opciones y estrategias para tratar con la variacin y determinar si es necesario un
replanteamiento.
Normalmente los cambios en la lnea base del costo deberan ocurrir slo como
resultado de un cambio en el alcance o la direccin del proyecto.
Si se considera necesario un replanteamiento, el proyecto enva los documentos de
financiamiento apropiados (por ejemplo APD, SPR, PCP) para dirigir el replanteamiento.
Los documentos de financiamiento estn incluidos en el siguiente ciclo del presupuesto y
estn sujetos a los procesos de revisin normal y aprobacin (Referirse a la seccin 3
para mayor informacin sobre el proceso del presupuesto estatal)
Una vez que se aprueba el replanteamiento, el gerente del proyecto trabaja con el
gerente financiero para modificar los datos y estimados de la lnea base del costo
basndose en el financiamiento aprobado. El proyecto trabaja con la Oficina de
Contabilidad para ajustar los inconvenientes y herramientas contables para reflejar el
replanteamiento.
4.5 Liquidacin del costo

Resumen anual de costo
Lecciones aprendidas en la
Gestin del costo
Al final del ao fiscal, el asistente del gerente del proyecto hace un resumen de las horas
y costos reales con la lnea base. El resumen anual se archiva para propsitos
histricos.
Las lecciones aprendidas relacionadas a los costos y estimacin de costos son usadas
en el desarrollo de lneas base de costos para los siguientes aos.
Al final del proyecto, la informacin histrica es enviada al almacn de la organizacin
para su uso en refinar las tcnicas de estimacin de proyectos.

Per
Lima -
Pagina 12 de 14
Colocar el
logo de su
empresa
aqu
Colocar el
nombre de su
Organizacin

Rev. X.X, 00/00/2087
5. Consolidar el proceso estatal al proceso del proyecto

Como se discuti previamente los procesos de presupuesto y contabilidad operan separadamente del proceso de gestin
de costos del proyecto, aunque estn relacionados. Esta seccin discute la relacin y donde estos procesos deben
interactuar y sincronizar.
5.1 Presupuestando
y la Los procesos de gestin del proyecto relacionados al costo son usados para establecer
la base de los estimados los cuales son usados para crear la PCP para el proceso de
lnea base del costo
presupuesto estatal. Despus que el presupuesto general ha sido aprobado, el proyecto
debe determinar si el presupuesto real coincide con la solicitud original de la PCP, y si no,
el proyecto ajusta la lnea base del costo para reflejar el presupuesto real aprobado para
el ao fiscal
5.2 Seguimiento
a
la El equipo estatal enva mensualmente reportes de asistencia al final del mes. Estos
asistencia y reporte de reportes son usados por la Contabilidad para pagar el proyecto, para el salario del
equipo estatal y beneficios. Las horas trabajadas deberan coincidir con el sistema de
tiempo
reporte de tiempo del proyecto mostrando el esfuerzo gastado hacia cada tem de la
EDT.
Las hojas de control de tiempo del equipo del contratista son usualmente incluidas en
5.3 Proceso de facturacin
sus facturas mensuales. Las hojas deben coincidir con el sistema de reporte de tiempo
del proyecto y el reporte de estado mensual del contratista describiendo el progreso
hecho en cada una de las tareas asignadas.
El monto de la factura es enviada al Proceso de Gestin de costo del proyecto y al
proceso de seguimiento de contabilidad y gastos.
5.4 Cambios
en
el Los cambios en el presupuesto y un plan de gastos pueden ser solicitados ya sea por el
presupuesto y control de proyecto (para apoyar un replanteamiento) o por las agencias de control estatal para
dirigir los problemas fiscales. En cualquier caso, se deben realizar el presupuesto
costos
revisado y la lnea base del costo.
6. Gestin del presupuesto del condado

< Si el proyecto esta reembolsando a las oficinas locales o del condado por los gastos, esta seccin es obligatoria >

Per
Lima -
Pagina 13 de 14
Colocar el
logo de su
empresa
aqu
Colocar el
nombre de su
Organizacin

Rev. X.X, 00/00/2087
7. Monitoreo de costos del contratista principal

7.1 Vigilancia de los
Contratista Principal
costos
del
7.2 Ordenes de trabajo del Contratista
Se requiere que el contratista principal elabore un plan de gestin de

costos, complete y use una base de datos de los costos del proyecto, y
que monitoree constantemente y haga un seguimiento a los costos del
proyecto.
El Reporte de Estado Mensual del Contratista contiene un resumen de los
costos corrientes (planeados vs reales) y mide los costos especficos,
incluyendo el estimado corriente a completar.
Las rdenes de trabajo del contratista son requeridas para incluir un
estimado completo de costos para el trabajo descrito. Los costos deben
ser separados como se describe en el SOW del contratista. El equipo
financiero del proyecto valida los costos y hace el seguimiento de los
costos reales de las rdenes de trabajo de acuerdo el SOW del contratista
y el contrato. Referirse tambin al Plan de Gestin del Contrato para mayor
informacin sobre las rdenes de trabajo.
8. Herramientas de costo del proyecto

8.1 Descripcin De las herramientas del
costo.

8.2 Usando las herramientas de costo


Per
Lima -
Pagina 14 de 14

09 Plan de Gestion Costos

Загружено:

Сведения о документе

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

09 Plan de Gestion Costos

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

Colocar el

Plan de Costos del Proyecto

Plan de Gestin de Costos

Universidad Nacional de Ingeniera - FIM

Plan de Costos del Proyecto

Plan de Costos del Proyecto

Universidad Nacional de Ingeniera - FIM

Plan de Costos del Proyecto

Para orientacin a la oficina de sistemas integrados (OSI) recurra al mejor website

Recurra al depsito localizado para toda la documentacin proyecto-especifica asociada a la

Universidad Nacional de Ingeniera - FIM

Advance Planning Document

Plan de Costos del Proyecto

2. principales roles y responsabilidades de los participantes

Asistente de la gerencia de proyecto

Proyectista y/o Funcionarios

El gerente del proyecto es responsable por la aprobacin del proyecto, el

El encargado financiero es responsable de conducir los esfuerzos de la

Los analistas financieros son responsables de coordinar y desarrollar el

2.2 Auspiciador del proyecto

Grupo financiero auspiciador

El grupo auspiciador financiero trabaja con el grupo financiero del proyecto

OSI Programa de adquisiciones (ASP)

Universidad Nacional de Ingeniera - FIM

El programa del servicio de la adquisicin (ASP) es responsable de

Plan de Costos del Proyecto

2. principales roles y responsabilidades de los participantes

Asistente de la gerencia de proyecto

Proyectista y/o Funcionarios

OSI Oficina de presupuesto

El equipo de ndices y recuperacin

2.4 Socio Federal

2.6 Oficinas locales

Universidad Nacional de Ingeniera - FIM

El gerente del proyecto es responsable por la aprobacin del proyecto, el

Plan de Costos del Proyecto

3. Acercamiento al presupuesto estatal y contabilidad

Paso 1 Planificacin del presupuesto

Paso 2 Seguimiento de los gastos

Paso 3 Reporte y medicin de gastos

Paso 4 Cambios al presupuesto

Paso 5 Consolidado del presupuesto.

3.1 Planificacin del Presupuesto

Aprobacin del concepto del Proyecto

Desarrollo del documento de aprobacin

Tcnicas de estimacin del proyecto

Desarrollo de la Propuesta de Cambio

Universidad Nacional de Ingeniera - FIM

Plan de Costos del Proyecto

3. Acercamiento al presupuesto estatal y contabilidad

Exposicin del Presupuesto y preguntas

Respondiendo a Budget Drills y anlisis

3.2 Seguimiento de los gastos

Universidad Nacional de Ingeniera - FIM

La Oficina de Presupuesto coordina cualquier consulta concerniente al

Plan de Costos del Proyecto

3. Acercamiento al presupuesto estatal y contabilidad

El equipo de Gestin de Contratos y Adquisiciones trabaja con el PAS para

Gastos de personal y operacin

El proyecto registra todo gasto de contrato, de personal y de operacin en

Billing the Client

< Referirse a la gua de elaboracin para sugerencias sobre como ingresar

3.3 Reporte y medicin de Gastos

Universidad Nacional de Ingeniera - FIM