06-03-2012

SECRETARIADO
fator de competitividade organizacional
7 CONGRESSO DE FORMAO PARA ASSISTENTES DE DIREO
PORTO 17 MARO 2012
paula marques dos santos
psantos@estgl.ipv.pt

MUDANA DE PARADIGMA
ADAPTAO AO MEIO
IGUALDADE DE
OPORTUNIDADES
2

06-03-2012

contextualizao
O meio empresarial/organizacional
deve apostar na qualificao dos seus
recursos humanos
Informatizao do escritrio
3

Mudanas estruturais e funcionais

Secretrio = amplitude e profundidade de

interveno
dimenso da organizao influencia aco
do secretrio
perfil tradicional do(a) secretrio(a)
desapareceu
profissional que contribui directamente
para o sucesso ou insucesso da
organizao ao nvel econmico, social e
comunitrio

06-03-2012

desafios

Inovao

Empreendedorismo

Criatividade
5

06-03-2012

versatilidade
saber
saber-saber (conhecimentos cientficos)
postura e atitude
saber-ser/estar (postura e assertividade)
fazer
7

saber-fazer (realizao de tarefas)

06-03-2012

Funes
administrativas

tarefas tradicionais do secretariado, tais como, o tratamento do

arquivo, atendimento telefnico, preparao e apoio a eventos,
tratamento da correspondncia, etc.

Funes de
representao

primeira imagem da organizao, estabelecendo o

atendimento, de forma presencial ou no presencial

Funes de
organizao

o secretrio deve proativamente desenvolver novas estratgias

de gesto e organizao do trabalho, procurando rentabilizar
tempo e recursos e agilizando procedimentos

Funes de
ligao

gesto e organizao dos fluxos de

informao/comunicao

Funes de
polivalncia

flexibilidade do secretrio evidenciada atravs da sua9

capacidade de se adaptar ao desempenho das tarefas de
assessoria nas mais diversas reas de atuao profissional

COMPETNCIAS CRTICAS

E VISO SISTMICA?
SER IMPORTANTE?

10

06-03-2012

A atuao dos assessores medida atravs de

dois conceitos:
Eficincia: traduz a relao proporcional entre a
qualidade e a quantidade de inputs e a qualidade
e a quantidade de outputs produzidos
Quanto maior for o volume de produo conseguido com o mnimo de
fatores, maior o grau de eficincia do gestor
Fazer as coisas bem

Eficcia: traduz a medida com que os outputs

produzidos se aproximam mais ou menos dos
objetivos propostos
Quanto menores forem os desvios entre o planeado e o realizado, maior
o grau de eficcia do gestor
Fazer as coisas certas

11

implementar uma estratgia

SUCESSO

Otimizar recursos e atividades + criao de um modelo competitivo

= superao dos rivais

VANTAGEM
COMPETITIVA

Definio de objetivos;
Compreenso do meio envolvente;
Avaliao interna da organizao;
Implementao da estratgia.

12

06-03-2012

implementar uma estratgia organizacional

Anlise do meio
envolvente

Anlise interna
Anlise Swot
Viso, Misso
Objectivos
13

Estratgia

Processo de implementao da estratgia

Objectivos
Estratgia
Estratgicos

Planos

Tticos
Operacionais

EFICINCIA

Polticas
Regras e
Procedimentos
Aces
14

Resultados

06-03-2012

Desdobramento do plano estratgico

Plano
Operacional 1
Plano Ttico 1

Plano
Operacional 2

Plano
Operacional 1

Plano Estratgico
Plano Ttico 2

Plano
Operacional 2

15

Plano Ttico n

O Balanced Scorecard
Perspectiva Financeira
Para termos sucesso
financeiro, como deveremos ser
vistos pelos nossos
investidores?
Perspectiva Clientes
Para atingirmos a nossa viso,
como deveremos ser vistos
pelos nossos clientes?

Viso
Estratgica

Perspectiva Aprendizagem e
Crescimento
Para concretizar a nossa viso,
como poderemos desenvolver
capacidades de mudana e
crescimento?

Perspectiva Processos
Para satisfazer os nossos
investidores e clientes, em que
processos teremos que ser
excelentes?

16

06-03-2012

O Balanced Scorecard
Perspectiva Financeira
Metas

Iniciativas

Indicadore
s
Objectivos

Para ter
sucesso na
ptica
financeira, como
que nos
devemos
apresentar aos
nossos
accionistas?

Perspectiva dos Processos Internos

de Negcio

Perspectiva dos Clientes

Iniciativas

Metas

Objectivos

Para satisfazer
os nossos
accionistas e
clientes, em que
processos de
negcio devemos
atingir a
excelncia?

Viso e estratgia

Indicadores

Iniciativas

Metas

Indicadores

Objectivos

Para atingir a
nossa viso, como
que nos
devemos
apresentar aos
nossos clientes?

Perspectiva da aprendizagem e
desenvolvimento
Iniciativas

Metas

Indicadore
s
Objectivos

Para atingir a
nossa viso,
como que
devemos
sustentar a nossa
capacidade de
mudar e
melhorar?

17

O Balanced Scorecard
QUANTO?
forma de medir

O QU?

COMO?
aces reais

OBJECTIVOS
INDICADORES
METAS
INICIATIVAS

AT QUANDO?
prazo

18

06-03-2012

consideraes finais
O(a) secretrio(a) contemporneo deixou de ter apenas um
papel de mero executor de tarefas no ambiente
organizacional, passando a ter uma capacidade mais
interventiva e empreendedora
ser um elemento aglutinador entre chefias e restantes
patamares hierrquicos, empreendendo novas formas de
trabalho sem ultrapassar as suas competncias e procurando
fomentar um ambiente interpessoal que se traduza, no final,
numa imagem de competncia e qualidade para o exterior
da prpria organizao

19

10