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Generalidades de MS Project

Estructura de contenidos:
1. Cargar la aplicacin
2. Entorno de Trabajo
3. Crear un Proyecto
4. Organizar Ventana
5. Formatos
6. Administrar Tareas
7. Unidades
8. Edicin de tareas
9. Organizar las tareas
10. Vincular/Desvincular tareas

http://www.ucv.edu.pe/cis/
cisvirtual@ucv.edu.pe

Introduccin

Estimado estudiante:

En esta oportunidad le damos la bienvenida a esta nueva unidad de


aprendizaje, donde aprender los fundamentos bsicos para controlar Microsoft
Project.
Los proyectos no solo necesitan expresarse en costos sino tambin en tiempos.
Ms Project es una herramienta clave en la planificacin de las actividades. Como
profesionales de ingeniera, se debe llegar a la exactitud de los procesos.
Iniciaremos con el reconocimiento de los procesos bsicos del entorno en MS
Project y la gestin de las actividades denominadas tareas.

Te deseamos xitos en el desarrollo de esta Unidad.

MS PROJECT
MS Project 2007 es el software perteneciente a la suite Microsoft Office que se encarga
del Diseo y Control de Proyectos. Consideremos como proyecto a todo lo que implica
realizar tareas, que demandan un tiempo y costo. Pueden ser simples (Ej. pintar una
casa) o complejos (Ej. Construccin de un edificio)
CARGAR LA APLICACION

ENTORNO DE TRABAJO

COMPUTACION III

221

CREAR UN PROYECTO
Se puede crear de las siguientes formas:
PLANTILLA EN BLANCO
Por defecto se genera al cargar MS Project, pero si desea forzar una plantilla de
proyecto en blanco

USANDO UN PROYECTO EXISTENTE


Abre un archivo existente y genera uno nuevo con las modificaciones que se le
realicen.

PLANTILLA CON MODELO


Existen instaladas en su PC y recuperan datos modelos sobre diversos proyectos para
ser ajustados en sus valores.

COMPUTACION III

222

NOTA:
Se pueden incrementar si guarda algunos de sus proyectos en la ruta indicada y con
formato de Plantilla

COMPUTACION III

223

PLANTILLA DE INTERNET
Microsoft proporciona ayuda y/o material adicional a todos sus productos. Existen
plantillas en lnea listas para ser descargadas.

COMPUTACION III

224

ORGANIZAR VENTANAS
Normalmente se tiene ms de un ventana del proyecto o varios proyectos abiertos y
nos vemos obligados a organizarlos.

FORMATOS
Microsoft Project carga con una vista llamada Diagrama de Gantt que dispone de una
hoja con datos y una barra grfica. Ambos pueden sufrir cambios en su apariencia.
Formatos al texto
Seleccionar las celdas y utilizar la barra de formatos de texto o el men Formato.

COMPUTACION III

225

Formatos a las barras

COMPUTACION III

226

COMPUTACION III

227

ADMINISTRAR TAREAS
Es la descripcin detallada de una accin o suceso importante en la ejecucin de un
proyecto. La secuencia y enlaces de las tareas se denominan Programacin de Tareas.
Toda tarea tiene asociado un tiempo. Se recomienda conocer bien los procesos para no
omitir detalles.
Tipos de Tarea
Tarea simple
Es la descripcin detallada de la accin o suceso. Siempre tiene asociado un tiempo.
Tarea de Resumen
Es una tarea que se genera a partir de una organizacin estructurada de las tareas.
Siempre muestran un valor a partir de las tareas contenidas.
Hito
Es una tarea que dura 0. Es decir, solo sirve para indicar un hecho relevante en la
programacin.

UNIDADES DE TIEMPO
Por defecto, las tareas tienen 1 da (el signo ? significa un valor estimado) pero se
pueden asignar valores sub-mltiplos (minuto: mins, hora: h) y mltiplos (semana:
sem, mes: ms) . Considere que: 60mins = 1h, 8h=1d, 5d=1sem, 4sem=1ms.
Ej.

COMPUTO III

228

EDICION DE TAREAS
CREAR TAREAS
Ubicarse en una celda de la columna Nombre de tarea, escribir y pulsar ENTER. Por
defecto, todas las tareas duran 1 da y comienzan el mismo da de su creacin.
Ej.

SELECCIONAR TAREAS
Arrastrar sobre los Items de las tareas (Item, es el Nmero de Fila)

INSERTAR TAREAS
Seleccionar la tarea a partir de la cual se insertar la tarea nueva. Pulsar la tecla
INSERT

COMPUTO III

229

ELIMINAR TAREAS
Seleccionarlas y pulsar la tecla SUPR

DINAMICA DE TAREAS
Seleccionar tareas y pulsar CTRL+C (Copiar) o CTRL+X (Cortar) para llevar a la
memoria del computador. Ubicarse en posicin deseada para trasladar el contenido en
memoria y pulsar CTRL+V (Pegar)

COMPUTO III

230

BUSCAR UNA TAREA


Permite facilitar la ubicacin de una tarea que responda a un criterio de bsqueda.

REEMPLAZAR EN TAREAS
Permite sustituir expresiones que coincidan con un criterio de bsqueda especfico.

COMPUTO III

231

ORGANIZAR LAS TAREAS


Es una tcnica que consiste en agrupar tareas Simples dentro de tareas Resumen. Una
tarea puede cambiar de Simple a Resumen o viceversa si se le aplica formato de
Sangras.
Para aplicar sangras se deber: (a) Visualizar la Barra de Formatos, (b) Seleccionar
las tareas involucradas, (c) Clic en Aumentar Sangra () o en Disminuir Sangra ().

DATOS EXTERNOS
Los datos que se muestran como registros (en filas) en alguna aplicacin de Microsoft
Office pueden ser Pegados o Importados a un Proyecto.
DATOS PEGADOS

COMPUTO III

232

VINCULAR/DESVINCULAR TAREAS
Por defecto, las tareas comienzan el mismo da que fueron creadas. Para vincularlas se
necesita seleccionar a todas las tareas (clic en Nombre de tarea) y clic en botn
Vincular tareas en la barra de herramientas Estndar. Si desea anular el vnculo,
deber hacer clic en botn Desvincular tareas. Por defecto se vinculan de manera
secuencial (debe acabar una tarea para que se inicie la otra)

COMPUTO III

233

COMPUTO III

234

RECONOCIENDO A MS PROJECT
01. Cargar Ms Project

02. Definir una lista de tareas y su duracin


Definir el tema a exponerse
Comunicar a ponentes
Enviar invitaciones
Confirmar invitaciones
Buscar local
Alquilar equipos
Decorar el local
Alquilar servicios de seguridad
Realizacin del Evento
Fin

2
5
3
10
2
2
1
1
1
0

das
das
das
das
das
das
das
das
das
das

03. Crear la lista de tareas en Ms Project

04. Agregar una tarea de resumen llamada PROYECTO-EVENTO y vincular


secuencialmente
> Clic en la tarea Definir el tema de a exponerse
> Pulsar tecla INSERT y escribir PROYECTO-EVENTO
> Arrastrar desde el tem 2 hasta el tem 10 para seleccionar las tareas
> Aplicar sangra

> Clic en columna Nombre de tarea para seleccionar todas las tareas
> Clic en Vincular tareas

COMPUTO III

235

05. Programar el proyecto para que inicie el primer lunes del mes siguiente con
respecto a la fecha actual. Ej.

06. Verificar que la hoja y diagrama utilizan un calendario Estndar de trabajo (Lun,
Mar, Mie, Jue, Vie de 09:00 a.m.-01:00 p.m. y 03:00 p.m.-07:00 p.m.)

COMPUTO III

236

06. Verificar la incidencia del calendario utilizado en la fecha


Calendario Estndar
DOM
LUN
MAR
MIE
JUE
09:00
09:00
09:00
09:00
a.m.a.m.a.m.a.m.01:00
01:00
01:00
01:00
p.m.
p.m.
p.m.
p.m.
03:00
03:00
03:00
03:00
p.m.p.m.p.m.p.m.07:00
07:00
07:00
07:00
p.m.
p.m.
p.m.
p.m.
4+4=8
4+4=8
4+4=8
4+4=8

de inicio y fin del proyecto


VIE
09:00
a.m.01:00
p.m.
03:00
p.m.07:00
p.m.
4+4=8

SAB

(8hr/d * 5d=40 hr/sem)

COMPUTO III

237

Calendario Turno Noche


DOM
LUN
11:00
p.m.12:00
a.m.

MAR
11:00
p.m.12:00
a.m.
12:00
a.m.03:00
a.m.
04:00
a.m.08:00
a.m.
1+3+4=8

MIE
11:00
p.m.12:00
a.m.
12:00
a.m.03:00
a.m.
04:00
a.m.08:00
a.m.
1+3+4=8

JUE
11:00
p.m.12:00
a.m.
12:00
a.m.03:00
a.m.
04:00
a.m.08:00
a.m.
1+3+4=8

VIE
11:00
p.m.12:00
a.m.
12:00
a.m.03:00
a.m.
04:00
a.m.08:00
a.m.
1+3+4=8

SAB

VIE
12:00
a.m.12:00
a.m.
24

SAB
12:00
a.m.12:00
a.m.
24

12:00
a.m.03:00
a.m.
04:00
a.m.08:00
a.m.
3+4=7

(1 h/sem + 8 h/d * 4d/sem + 7h/sem=40 hr/sem)

Calendario
DOM
12:00
a.m.12:00
a.m.
24

Turno Noche
LUN
12:00
a.m.12:00
a.m.
24

MAR
12:00
a.m.12:00
a.m.
24

MIE
12:00
a.m.12:00
a.m.
24

JUE
12:00
a.m.12:00
a.m.
24

( 24 h/d * 7d/sem= 168 h/sem)

COMPUTO III

238

07. Crear nuestro propio calendario laboral llamado EVENTO

Calendario
DOM
08:00
a.m.09:00
a.m.

COMPUTO III

EVENTO
LUN
07:00
a.m.12:00
p.m.
06:00

MAR

06:00

MIE

JUE
07:00
a.m.12:00
p.m.
06:00

VIE
07:00
a.m.12:00
p.m.

SAB
07:00
a.m.12:00
p.m.
06:00
239

p.m.10:00
p.m.
5+4=9

p.m.10:00
p.m.
4

p.m.10:00
p.m.
5+4=9

p.m.10:00
p.m.
5+4=9

(1 h/sem + 9 h/d * 3d/sem + 4h/sem + 5h/sem=37 hr/sem)


08. Aplicar este calendario al proyecto y diagrama

09. Configurar la escala para mostrarse a 03 niveles en Meses-Semanas-Das

COMPUTO III

240

10. Configurar las barras de tareas para que se muestre distintas.

COMPUTO III

241

COMPUTO III

242

11. Configurar la moneda a NUEVOS SOLES del Per

00. Declarar una lista de recursos y sus tasas como se detalla a continuacin
Unid Inic
Capaci Tasa
Tasa
Costo/
Nombre
Tipo ad
ial
Grupo
dad
Estndar Extra
Uso
Trab
ORGANIZ
JAIME
ajo
J
ADOR
100%
20
20
0
Trab
ORGANIZ
ROSA
ajo
R
ADOR
100%
30
30
0
Trab
ORGANIZ
FLOR
ajo
F
ADOR
100%
30
30
0
Trab
ORGANIZ
GLADYS
ajo
G
ADOR
100%
10
10
0
Trab
JOSE
ajo
J
TECNICO
100%
50
75
0
EQUIPO DE
Mate
SONIDO
rial
E
0
500
Mate MILL
PAPEL BOND rial
AR
P
30
0
COMPUTO III

243

LLAMADAS
EXPOSITOR

Cost
o
Trab
ajo

L
E

0
100%

100

200

12. Verificar que se costos se acumulan por Prorrateo (se calcular conforme vaya
utilizndose el recurso)y que trabajarn al ritmo del calendario usado (se trabajar
respetando los das no laborables).

13. Asignar los recursos usando la Hoja de datos de la vista Gantt

14. Si desea agregar ms de un recurso a una misma tarea, puede hacerlo desde la
ventana de Informacin de la tarea.
Ej. Agregar a la tarea Realizacin del Evento el recurso EQUIPO DE SONIDO

COMPUTO III

244

15. Agregar la columna de Costo y verificar el presupuesto necesitado

16. Verificar

COMPUTO III

245