CCEEA - Introduccin a la Computacin

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Introduccin a EXCEL

TECLAS
INICIO
CTRL + INICIO
CTRL + FIN
FIN + tecla de direccin
MAYSC + tecla de direccin
AV PAG/RE PAG
Teclas de direccin

DESPLAZAMIENTO
Inicio de la fila
Celda A1 (Inicio de la planilla)
Ultima celda que contuvo datos
Ultima celda llena/vaca
Permite pintar rangos
Una ventana hacia arriba o hacia abajo
Arriba, abajo, derecha , izquierda

COMANDOS Y FUNCIONES MAS UTILIZADAS

1. Seleccionar celdas, filas o columnas

Para seleccionar:
Un rango: arrastrar el ratn con el botn izquierdo presionado.
Celdas no adyacentes: arrastrar el ratn sobre los distintos rangos con la tecla CTRL
presionada.

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Una fila o columna: hacer clic sobre el encabezado de la fila ( numero) o columna (letra).
Todas las celdas: hacer clic en el botn Seleccionar todo ( esquina superior izquierda
de la planilla).

2. Editar una hoja de clculo

Modificar el contenido de una celda: Pulsar F2 o hacer doble clic sobre la celda o
ubicarse en la barra de frmulas y utilizar las teclas de edicin (SUPR, RETROCESO,
INSERT )
Para seleccionar:

Caracteres, arrastrar el ratn

Una palabra, hacer doble clic sobre la palabra

3. Copiar y mover celdas

Mtodo general:
1. Seleccionar el rea a copiar o mover
2. Seleccionar el comando Copiar o Cortar
3. Ubicarse en el rea destino
4.

Seleccionar el comando Pegar (permite copiar varias veces) o pulsar ENTER

(permite copiar una sola vez )

La seleccin de los comandos Copiar, Cortar o Pegar se puede realizar de diferentes

formas:

en el men Edicin

en el men contextual

utilizando las teclas abreviadas (CTRL+C / CTRL+V)

Haciendo clic en los botones de la barra de herramientas estndar

Al seleccionar el comando Copiar, el rea a copiar queda marcada por un borde mvil
(camino de hormigas) indicando que se puede volver a pegar. Para suprimir el borde mvil
pulsar la tecla ESC.

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4. Deshacer y repetir comandos

Para deshacer o rehacer la ultima accin realizada, seleccionar el comando Deshacer o
Repetir en el men Edicin o hacer clic sobre el botn correspondiente.
Cuando el comando Deshacer no es aplicable a una accin determinada, aparece un
mensaje de alerta.

5. Insertar celdas
Pasos a seguir:
1. Seleccionar el rea donde se desea insertar las celdas
2. Seleccionar el comando Celdas del men Insertar o Insertar del men contextual

Indicar en el cuadro de dialogo Insertar, la direccin en la cual se desea que se

desplacen las celdas que circundan la seleccin.

3.

6. Eliminar celdas
Cuando se eliminan celdas, estas desaparecen y las celdas circundantes se desplazan para
ocupar el espacio vaco.
1. Seleccionar el rea donde se encuentran las celdas a eliminar
2. Seleccionar el comando Eliminar del men Edicin o del men contextual.

Indicar en el cuadro de dialogo Eliminar, la direccin en la cual se desea que se

desplacen las celdas que circundan la seleccin.

3.

7. Borrar celdas
Para borrar el contenido de una celda o un rango de celdas:
1. Seleccionar el rea a borrar.
2. Seleccionar el comando Borrar del men Edicin o del men contextual o pulsar la tecla

SUPR.

8. Insertar filas o columnas

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Pasos a seguir:
1. Indicar la cantidad de filas o columnas a insertar seleccionndolas en los encabezados de

las filas (nmeros ) o columnas (letra ).

2. Seleccionar el comando Filas o Columnas del men Insertar o del men contextual.

Las columnas nuevas se insertaran a la izquierda de las columnas seleccionadas.

Las filas nuevas se insertaran por encima de las filas seleccionadas.

CREACION DE FORMULAS Y FUNCIONES

1. Ejemplo de ingreso de la formula: =A5+A8

1. Ubicarse en la celda donde va el resultado
2. Ingresar el signo = (las frmulas comienzan con el signo = )
3. Hacer clic sobre la celda A5
4. Ingresar el signo +
5.

Hacer clic sobre la celda A8 y pulsar ENTER o hacer clic sobre el cuadro de
introduccin ( tilde )

Para cancelar una formula cuando se la esta ingresando pulsar ESC o hacer clic sobre el
cuadro de cancelacin (cruz ).

2. Reemplazar una formula por su valor

1. Ubicarse en la celda que contiene la formula y seleccionar el comando Copiar
2. Seleccionar el comando Pegado especial y luego la opcin Valores

Para reemplazar por su valor una frmula en una sola celda, pulsar las teclas F2 y F9

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3. Referencias relativas, absolutas y mixtas

Pulsar la tecla F4 al ingresar o modificar una frmula, permite cambiar el tipo de direccin,
es decir, fijar la fila, la columna o ambas

Tipos de direcciones:
A1

Relativa: filas y columna libres

$A1

Mixta: columna fija y fila libre

A$1

Mixta: fila fija y columna libre

$A$1

Absoluta: fila y columna fijas

4. Referencias Tridimensionales 3-D

Una referencia 3-D es un rango que abarca dos o ms hojas de un libro de trabajo
Ejemplo de ingreso de referencia 3-D: Se desea ingresar la funcin =SUMA en la Hoja 1 que
sume el rango A5+A8 desde la Hoja 2 hasta la Hoja 5.
1. Ubicarse en la Hoja 1 en la celda donde va el resultado y digitar =SUMA(
2. Hacer clic en la etiqueta de la Hoja 2 y seleccionar el rango A5:A8
3. Presionar MAYUSC y hacer clic en la etiqueta de la Hoja 5
4. Pulsar ENTER o hacer clic en el tilde

5. Referencias externas
Una referencia externa es una referencia a una celda o un rango de otro libro de trabajo. El
desplazamiento hacia otro libro se realiza a travs del men Ventana y la seleccin se
realiza mediante un clic en el nombre de la ventana y otro clic en la celda.

6. Asistente para funciones

Permite ingresar una funcin en forma guiada
Para invocar el Asistente para funciones hacer clic en el botn fx de la barra de frmulas.

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7. Reclculo Manual o Automtico

Por defecto, los libros trabajan con reclculo automtico. Para pasar del reclculo
automtico al reclculo manual, seleccionar el comando Opciones del men Herramientas
y luego la ficha Calcular.
Para darle la orden de recalcular el libro, pulsar la tecla F9. Para recalcular solo la hoja
activa, pulsar las teclas MAYUSC F9.

FORMATEO DE UNA HOJA DE CALCULO

1. Cambiar el ancho de una o varias columnas

1. Seleccionar el encabezado de la columna o columnas a modificar
2. Indicar el ancho de las columnas

Mediante el ratn
Ubicarse en el borde derecho del encabezado ( lnea que separa las letras ) de
cualquier columna y cuando aparezca una doble flecha, arrastrar o hacer doble clic.
El doble clic (ancho automtico ) permite que las columnas se adapten a la entrada
mas larga.

Mediante el comando Columna del men Formato

Mediante el men contextual

2. Formatear nmeros

Mediante la barra de herramientas de formato

Mediante menes
Seleccionar el comando Celdas del men Formato o el comando Formato de
Celdas del men contextual y luego seleccionar la ficha Numero

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3. Crear formatos personalizados de nmeros

1. Seleccionar el comando Formato de Celdas del men contextual y luego seleccionar

la ficha Nmero. Aparece un cuadro de dilogo.

2. Seleccionar un formato existente y modificarlo en el cuadro Cdigo
3. Al aceptar el formato nuevo queda grabado en la categora apropiada y en la categora

Personalizada

4. Alinear textos
Mediante la barra de herramientas de formato
Seleccionar los botones:

Alinear a la izquierda

Alinear a la derecha

Centrar en varias columnas

Centrar en la celda

Mediante menes
Seleccionar el comando Celdas del men Formato o el comando Formato de
Celdas del men contextual y luego seleccionar la ficha Alineacin.

5. Modificar el tipo de letra

Mediante la barra de herramientas de formato
Seleccionar los botones:
n
n
n
n
n

Nombre de fuente
Tamao de fuente
Negrita
Cursiva
Subrayar

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Mediante menes
Seleccionar el comando Celdas del men Formato o el comando Formato de
Celdas del men contextual y luego seleccionar la ficha Fuentes

6. Agregar bordes
Seleccionar el botn Paleta porttil Bordes en la barra de herramientas
Seleccionar el comando Celdas del men Formato o el comando Formato de celdas del
men contextual y luego seleccionar la ficha Bordes

7. Agregar diseos y colores

Seleccionar el botn Paleta porttil de Colores en la barra de herramientas
Seleccionar el comando Celdas del men Formato o el comando Formato de Celdas
del men contextual y luego seleccionar la ficha Diseo

8. Copiar formatos
Cuando se copian formatos no se copia el contenido de la celda.
1. Seleccionar el rango que contiene el formato a copiar
2. Seleccionar el botn Copiar formato en la barra de herramientas
3. Seleccionar el rango donde va a copiar el formato y soltar el ratn

Otra alternativa es utilizando el comando Pegado especial del men Edicin o del men
contextual y seleccionar la opcin Formatos

CREACION DE LISTAS Y SERIES

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1. Crear una lista de llenado automtico

1. Escribir la lista en un rango y seleccionarlo
2. Seleccionar el comando Opciones del men Herramientas y luego la ficha Listas
3. Seleccionar el botn Importar

2. Crear una serie a partir de una lista

1. Escribir alguna de las palabras que integran la lista que se desea utilizar
2. Arrastrar el cuadro de llenado con el botn izquierdo del ratn

3. Crear una serie numrica

1. Escribir el primer termino de la serie

Arrastrar el cuadro de llenado con el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin
Series
2.

Otra alternativa consiste en ingresar los dos primeros trminos de la serie, seleccionarlos y
arrastrar el cuadro de llenado con el botn izquierdo.
TRABAJO CON HOJAS

1. Seleccionar hojas
Cuando se trabaja con varias hojas a la vez, se trabaja en Grupo. Trabajar en Grupo sirve
para:

Introducir encabezados de columnas y frmulas comunes en varias hojas

Dar formato a celdas y rangos en varias hojas

Ocultar o eliminar varias hojas al mismo tiempo

Imprimir varias hojas a la vez

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Para seleccionar hojas adyacentes hacer clic sobre la primera hoja y pulsando la tecla
MAYUSC hacer clic sobre la ultima

Para seleccionar hojas no adyacentes hacer clic sobre la primera pulsando la tecla CTRL
hacer clic sobre cada una de las otras hojas

Para seleccionar todas las hojas seleccionar el comando Seleccionar todas las hojas en
el men contextual de la etiqueta de la hoja

Para desagrupar las hojas seleccionar el comando Desagrupar hojas en el men

contextual de la etiqueta de la hoja o hacer clic en cualquier etiqueta de hoja no incluida en la
seleccin.

2. Insertar y eliminar hojas

1. Seleccionar una o varias hojas adyacentes haciendo clic en la etiqueta

Seleccionar el comando Insertar o Eliminar del men contextual de la etiqueta o

seleccionar el comando Hoja de Calculo del men Insertar o el comando Eliminar hoja
del men Edicin
2.

3. Cambiar el nombre de una hoja

Hacer doble clic sobre la etiqueta de la hoja
Ubicado sobre la etiqueta de la hoja, llamar al men contextual o seleccionar el comando
Hoja del men Formato y luego seleccionar Cambiar nombre

4. Mover y copiar hojas dentro del mismo libro de trabajo

Para mover:
1. Seleccionar la hoja o las hojas y arrastrarlas por la fila de etiquetas.

Soltar el ratn en el lugar donde desea desplazarlas ( aparece un tringulo invertido

indicando la ubicacin )
2.

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Para copiar:
El procedimiento es el mismo, pero manteniendo presionada la tecla CTRL

5. Mover y copiar hojas en otro libro de trabajo

1. Abrir el libro en el cual se desean copiar las hojas
2. Seleccionar la hoja o las hojas a mover o copiar
3. Seleccionar el comando Mover o copiar del men contextual de hoja
4. Indicar antes de que hoja desea mover o copiar

Para copiar, activar la casilla Crear una copia en el cuadro de dialogo. Para mover
dejar la casilla desactivada.
5.

Estas operaciones tambin pueden realizarse arrastrando las etiquetas de una hoja. Para
facilitar la tarea, se sugiere organizar las ventanas de los libros de trabajo de manera que las
etiquetas de las hojas de los libros estn visibles antes de arrastrarlas.

6. Dividir una hoja en secciones

1. Ubicarse en el encabezado de una fila o columna para generar una divisin horizontal o

vertical.
2. Seleccionar el comando Dividir del men Ventana

Para cambiar la divisin, arrastrar la lnea de divisin al lugar deseado.

Para cancelar una divisin volver al men Ventana y seleccionar el comando Anular
divisin o hacer doble clic sobre la lnea de divisin

Para generar una divisin vertical y horizontal ejecutar el paso 2 ubicado en una celda
Para pasar de una seccin a otra pulsar la tecla F6 o hacer clic en la seccin deseada.

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7. Inmovilizar filas o columnas de una hoja

El procedimiento es el mismo que para dividir la hoja en secciones pero seleccionando el
comando Inmovilizar secciones del men Ventana. Para cancelar las divisiones volver al
men Ventana y seleccionar el comando Movilizar Secciones

TRABAJO CON VENTANAS

1. Crear, organizar, y cerrar ventanas de un libro de trabajo

Para crear una ventana seleccionar el comando Nueva ventana del men Ventana
Para organizar las ventanas seleccionar el comando Organizar en el men Ventana o en
el men contextual de libro.
Para activar el men contextual hacer clic con el botn derecho del ratn en el titulo de la
ventana que contiene el nombre del libro.
Para organizar las ventanas del libro activo, seleccionar la casilla de verificacin Ventanas
del documento activo
Para cerrar una ventana hacer doble clic en el cuadro de control de la ventana.

Para pasar de una ventana a otra:

Hacer clic en la ventana deseada:

Pulsar CTRL+TAB

en el cuadro de control seleccionar Siguiente ventana

2. Ocultar y minimizar ventanas

Para ocultar ventanas (no se cierran ) seleccionar el comando Ocultar del men Ventana
Para mostrar ventanas ocultas seleccionar el comando Mostrar del men Ventana
Para minimizar una ventana hacer clic sobre el smbolo minimizar

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TRABAJAR CON LIBROS

1. Guardar, Abrir, y Cerrar un libro de trabajo.

Guardar con el mismo nombre: Hacer clic en el botn Guardar de la barra de
herramientas. Seleccionar el comando Guardar del men Archivo o del men contextual
del libro
Guardar con otro nombre: Seleccionar el comando Guardar como del men Archivo o del
men contextual de libro.
Abrir un libro existente: Hacer clic en el botn Abrir en la barra de herramientas.
Seleccionar el comando Abrir del men Archivo o seleccionar el nombre del libro en la lista
de libros usados recientemente.
Crear un libro nuevo: Hacer clic en el botn Libro de trabajo nuevo. Seleccionar el
comando Nuevo del men Archivo.

2. Cerrar uno o varios libros de trabajo

Cerrar un libro: Seleccionar el comando Cerrar del men Archivo o cerrar la ventana
haciendo doble clic en el cuadro de control de la venta.
Cerrar todos los libros abiertos: Mantener presionada la tecla MAYUSC, llamar al men
Archivo y seleccionar el comando Cerrar todo .
Cerrar todos los libros abiertos y Salir de Excel: Seleccionar el comando Salir del men
Archivo o hacer doble clic en el cuadro de control de la ventana de Excel.

IMPRESION

1. Preparar la impresin
Seleccionar el comando Preparar pgina del men Archivo. Este comando presenta
cuatro fichas que permiten controlar la apariencia de las hojas impresas.
La ficha Hoja permite definir:

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El rea o rango de impresin, utilizar direcciones o nombres de rangos pulsando la

tecla F3.

Ttulos de tipo filas o columnas a repetir en todas las pginas de impresin (no deben
incluirse en el rango de impresin).

Lneas de divisin.

La ficha Mrgenes permite definir:

Los valores de los mrgenes.

El centrado horizontal o vertical de la impresin.

La ficha Pgina permite:

Definir la orientacin de la impresin (vertical u horizontal)

Indicar el tamao del papel

Reducir o aumentar el tamao de la impresin

Indicar el primer numero de pgina

La ficha Encabezado/Pie permite:

Seleccionar encabezados y pies de pgina predefinido.

Crear encabezados y pies de pgina personalizados

2. Seleccionar la impresin y el tipo de papel

1. Seleccionar el comando Imprimir del men Archivo o el botn Imprimir de Preparar

pgina
2. Hacer clic sobre el botn Impresora
3. Seleccionar la impresora que va a utilizar

Hacer clic sobre el botn Configurar. Los valores que ingreso en este cuadro de
dilogo se convierten en los valores predeterminados.
4.

5. Seleccionar el tamao de papel y Aceptar.

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3. Presentacin previa a la impresin

Seleccionar el comando Presentacin preliminar del men Archivo o seleccionar el botn
Presentacin preliminar.
Hacer una presentacin preliminar del documento, permite ver cada pgina de la forma en
que se va a imprimir.
Para volver a las opciones del comando Preparar pgina, pulsar el botn Preparar.
Para cambiar los mrgenes, pulsar el botn Mrgenes y arrastrar las lneas.
Para ampliar o reducir la imagen en pantalla hacer clic cada vez.

4. Saltos de pgina
Para insertar un salto de pgina manual:

vertical y horizontal: ubicarse en la celda donde desea insertar el salto y ejecutar el

comando Salto de pgina del men Insertar.

vertical: seleccionar la columna donde desea iniciar el borde izquierdo de la nueva

pgina y ejecutar el comando Salto de pgina del men Insertar.

horizontal: seleccionar la fila donde desea iniciar el borde superior de la nueva pgina
y ejecutar el comando Salto de pgina del men Insertar.

Para visualizar los saltos de pgina automticos, seleccionar el comando Opciones del
men Herramientas y en la ficha Ver activar la casilla Saltos de pgina automticos.
Los saltos de pgina se representan por una lnea punteada.
Para eliminar un salto de pgina manual ubicarse abajo o a la derecha de una lnea de salto
de pgina y seleccionar el comando Anular salto de pgina del men Insertar.

5. Impresin del documento

Al seleccionar el botn Imprimir desde Preparar pgina o desde Presentacin
preliminar o al seleccionar el comando Imprimir del men Archivo, aparece un cuadro de
dialogo que permite indicar que se desea imprimir:

Una seleccin.

Hojas seleccionadas (opcin por defecto)

Todo el libro

Una seleccin imprime el rango seleccionado.

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El rango debe ser definido antes de entrar al men y deshabilita cualquier rango de impresin
que haya definido con la opcin Area de impresin de la ficha Hoja.
Para definir el rango de impresin tambin puede utilizarse el botn Establecer rea de
impresin, que deber incorporarse a las barras de herramientas.
Hojas seleccionadas imprime las hojas seleccionadas e imprime los rangos definidos en la
ficha Hoja.
Todo el libro imprime todas las hojas que contienen datos, y dentro de cada hoja imprime los
rangos definidos en la ficha Hoja.

Uso de la ayuda para aprender ms

Se recomienda acceder a las ayudas cada vez que se desea hacer una nueva tarea, a
efectos de aprender a llevarla a cabo. La idea de los productos de software actuales es
dedicarse especficamente a resolver el tema en inters en ese momento, para lo cual ah
mismo se debe aprender a utilizarlo. Se evita as la necesidad de aprender un extenso
manual de antemano, que igualmente no se recuerda al momento de necesitarlo. La idea es
concentrarse en el documento (texto o planilla) a confeccionar ms que en el aprendizaje de
comandos. Asimismo, stos pueden varan de una versin a otra de producto.

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