FASES INICIALES DE UN PROYECTO

La gerencia de Tecnologa Educativa se direcciona en la adopcin de las Tecnologas de la

Informacin y la Comunicacin (TIC) en el campo educativo y orienta los pasos ordenados y
eficaces para obtener lo que se propone en un determinado proyecto enmarcado en recursos,
tiempo, costos

y calidad. Hay que tener en cuenta los pasos correspondientes de cada

proceso para cumplir con el objetivo.

Todo proyecto empieza con una fase de Iniciacin en donde se da la autorizacin formal del
proyecto mediante un acta que ser presentada por una entidad patrocinadora del proyecto.
Esta entidad debe ser externa al proyecto y puede ser una empresa, una entidad
gubernamental o un organismo externo que pueden financiar el proyecto. Luego se desarrolla
una fase de planificacin del proyecto que aborde todas las reas del proyecto, estas reas
son: Integracin, Alcance, Tiempo y Costo.
La planificacin de integracin est conformada por todos los procesos y actividades que se
necesitan para direccionar el proyecto. La integracin unifica, consolida y articula todas las
actividades necesarias para una buena finalizacin del proyecto. Es importante durante el
desarrollo de un proyecto que siempre se est supervisando y controlando el trabajo para
poder hacer las respectivas

correcciones, esta supervisin

debe liderarla el director del

proyecto. El cierre del proyecto es una fase donde se da por finalizadas todas las actividades
que se desarrollan a cabalidad durante el proyecto y se dan por aceptadas a satisfaccin del
cliente en el tiempo determinado y presupuestado.
Es aplicable esta fase de la integracin dentro de los proyectos educativos ya que por medio de
un proyecto se contextualiza y relaciona cada una de las reas del conocimiento formando una
interdisciplinaridad que es lo que se pretende con la inclusin de las TICs en el proceso de
enseanza-aprendizaje.
La planeacin del alcance de un proyecto es el rea donde se define certeramente el proyecto.
En primer lugar hay que analizar la informacin que contiene el acta de la conformacin del
proyecto y esta informacin debe concordar con los objetivos del proyecto y para este fin se

debe definir una

Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) PMBOK (2008), que se encarga

de la organizacin y el alcance final del proyecto, fraccionando el trabajo del proyecto en partes
ms pequeas con el fin de mejorar el manejo y el control. Para que un EDT funcione
correctamente es necesario tener en cuenta tres aspectos importantes: El primero hace
referencia a la inclusin de cada uno de los procedimientos de la organizacin de esta manera
se logra un impacto en el proyecto. El segundo aspecto se refiere al enunciado del alcance del
proyecto, es importante saber hasta donde el proyecto es capaz de tener un impacto, esto es
posible cuando se tiene clara la idea que se propone llevar a cabo con el desarrollo del
proyecto. Y el tercer aspecto no menos importante es la creacin de un plan de gestin del
alcance del proyecto en el cual se determina en que forma y como se va a lograr dicho alcance,
teniendo siempre en cuenta la financiacin, la planificacin y el control para lograr con
efectividad el alcance de dicho proyecto.
La manera ms efectiva de idear un buen EDT es construir una planilla en la cual se defina y
se organice dicha EDT. En la planilla se debe definir los objetivos con sus respectivos
responsables capases de llevar a cabo y a un determinado tiempo el proyecto planteado.
Dentro de una Institucin Educativa al iniciar labores durante cada ao escolar se debe
desarrollar una planeacin escolar institucional con todos los integrantes de la comunidad
educativa, donde se debate sobre la organizacin tanto administrativa, acadmica, financiera y
de proyeccin a la comunidad. Es aqu donde es importante la organizacin, la planeacin y la
forma como se ejecutara los diferentes proyectos programados, para luego durante el ao
lectivo hacerles un seguimiento para corregir o continuar su proceso y al finalizar se tiene que
hacer una evaluacin para as determinar las debilidades y fortalezas que en el prximo ao
estudiarlas con detenimiento.
La planificacin del tiempo de un proyecto se refiere a todos los elementos que son necesarios
para la culminacin del respectivo proyecto. Para lograr que el proyecto sea entregado en un
determinado tiempo y de una forma correcta se tiene que desarrollar los siguientes pasos
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Comprobar el rendimiento real del proyecto con el plan de gestin del proyecto, Evaluar el

rendimiento para ejecutar una accin correctiva o preventiva cuando sea necesario, Efectuar el
seguimiento y supervisar los riesgos del proyecto, Suministrar proyecciones para actualizar la

informacin del coste actual y del cronograma actual, Supervisar la implementacin de los
cambios aprobados cuando y a medida que stos se produzcan. Elementos de supervisin y
control. Nota de fuente: Adaptado de PMBOK, Referencia original PMBOK (2008). Estos
pasos son los que se encargan de indicar la ruta correcta para gestionar el proyecto en el
cronograma.
Para la realizacin del cronograma debe tenerse en cuenta todas las actividades del proyecto
desde el inicio hasta su culminacin o cierre, es importante desarrollar los pasos: Definir,
publicar, monitorear y actualizar el cronograma. Dentro de los modelos de cronogramas ms
usados en los proyectos tenemos: El diagrama de red, la ruta crtica y el diagrama de Gantt.
En una Institucin Educativa es de vital importancia realizar cada inicio de ao lectivo un
cronograma de actividades ya que mediante este instrumento se debe priorizar y puntualizar
las actividades que se deben desarrollar en un determinado tiempo y espacio y esto ayuda a
toda institucin educativa con su organizacin y control de todos sus entes que la conforman.
Para finalizar este proceso se tiene la fase de la planificacin de costos que es bien complejo
ya que de los costos depende la aprobacin o el rechazo de un proyecto. Es importante
calcular bien los costos al inicio de cualquier proyecto para no tener percances que afecten el
buen desarrollo del proyecto propuesto. Para gestionar los costos se deben tener en cuenta
tres aspectos importantes que son los siguientes:

Estimacin de los costos, Determinacin

del presupuesto y Control de costo PMBOK (2009). Estos tres aspectos actan entre si para
hacer un anlisis profundo de un proyecto.
En un Institucin Educativa es vital esta fase de la planeacin de los costos ya que para el
funcionamiento, acadmico y administrativo se debe hacer un presupuesto bien calculado
porque deben desarrollarse todas las actividades programadas, para as al finalizar el ao
escolar la evaluacin sea satisfactoria para toda la comunidad educativa.