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3.3.1
Trabajos que a la fecha del contrato la Auditora se compromete a realizar, habindose acordado
para el efecto los honorarios establecidos en la clusula sptima:
3.3.1.1 Revisin de los estados de cuenta del reaseguro, con saldos confirmados por los reaseguradores
nacionales o extranjeros con corte al 30 de septiembre del 2003, de acuerdo a lo establecido en
el artculo 60 del Reglamento General a la Ley General de Seguros. Esta revisin se llevar a
cabo aplicando los procedimientos acordados descritos en el Anexo No.5.
3.3.1.2
3.3.1.3
3.3.1.3.2
3.3.1.3.3
3.3.1.3.4
3.3.1.3.5
3.3.1.3.6
3.3.1.3.7
3.3.1.3.8
3.3.1.4
Revisin de si es que la informacin financiera sobre cuentas y operaciones del grupo ha sido
elaborada de conformidad con las normas de la Superintendencia de Bancos y Seguros y si
est razonablemente preparada en sus aspectos sustanciales, en relacin con los estados
financieros consolidados tomados en su conjunto.
3.3.1.5
Coordinar con las oficinas de la firma auditora externa internacional la revisin sobre el
cumplimiento de las normas reglamentarias expedidas para tal fin por los organismos
reguladores de los pases donde residen las subsidiarias y afiliadas extranjeras del Grupo de
Seguros.
3.3.1.6
3.3.1.7
3.3.1.8 Efectuar la auditora de los estados financieros consolidados de la Compaa con sus
subsidiarias y afiliadas al 31 de diciembre de 2003 y por el ao que terminar en esa fecha, de
acuerdo con normas internacionales de auditora.
3.3.1
Como resultado del trabajo contratado, la Auditora, de acuerdo con las disposiciones legales
vigentes, emitir los siguientes informes:
3.4.1
Informe corto en castellano sobre los estados financieros individuales de "la Compaa.
3.4.2
Informe corto en castellano sobre los estados financieros consolidados y/o combinados de la
Compaa con sus subsidiarias y afiliadas locales y extranjeras.
3.4.3
3.4.4
3.4.4.2
3.4.4.3
3.4.4.4
3.4.4.5
3.4.4.6
3.4.4.7
3.4.4.8
3.4.5
Informe sobre la informacin financiera relacionada con las cuentas y operaciones del grupo de
seguros y cumplimiento de las normas prudenciales de la Compaa y sus subsidiarias y
afiliadas locales y extranjeras.
3.4.6
Revisin de los estados de cuenta del reaseguro, con saldos confirmados por los reaseguradores
nacionales o extranjeros con corte al 30 de septiembre del 2003.
3.4.7
3.4.8
Carta Informe sobre los aspectos relevantes y las acciones correctivas en inversiones, cartera,
reaseguros, reservas tcnicas y margen de solvencia al 30 de junio del 2003.
3.5
El auditor externo coordinar la entrega de copia de los informes sobre el cumplimiento de las
normas de prudencia y solvencia financiera emitidos por las oficinas de la firma auditora externa
asociedad en el exterior, de acuerdo con las normas emitidas por los organismos reguladores de
los pases donde stas residen, y los presentar a la Compaa y a la Superintendencia de
Bancos y Seguros, en caso de ser emitidos:
3.6
Informes que la Auditora se compromete a emitir en el caso de que se cumplan las condiciones
anotadas en el numeral 3.3.2:
La Compaa est obligada a contratar el examen de auditora externa para la emisin, en adicin a los
informes detallados en la clusula tercera - numerales 3.4 y 3.5, de los siguientes informes, y remitirlos a
la Superintendencia de Bancos y Seguros:
TIPO DE ENTIDAD
Estados
Aspectos Obligacion Informe Requerimie
de
relevantes
es
s
ntos
cuenta inversiones,
Tributarias especia Superinten
cartera,
de
les
dencia
reasegur reaseguros,
Bancos y
reservas
os
Seguros
GRUPO DE SEGUROS
X(2)
EMPRESA DE SEGUROS
X(3)
X(3)
COMPAA DE
REASEGUROS
INTERMEDIARIOS DE
REASEGUROS
ASESORES PRODUCTORES
DE SEGUROS
SOCIEDAD AUXILIAR
X(3)
X(3)
X(3)
X(3)
X(3)
X(3)
X(2) Incluye informacin financiera suplementaria consolidada normada en el Anexo No.3, Captulo I,
Subttulo III, Ttulo VIII de la Codificacin de Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y
Seguros y de la Junta Bancaria en lo que es aplicable a la Compaa, los formatos utilizados por la
Compaa sobre el cumplimiento de las normas de solvencia y prudencia financiera aplicables en
las subsidiarias y afiliadas extranjeras.
X(3) Esta referencia correspondera a los informes que la Auditora se compromete a emitir en el caso de
que se den las circunstancias previstas en el numeral 3.3.2, se incorporen al grupo de seguros
nuevas subsidiarias que a la fecha de suscripcin del contrato no estn integradas, o se presente un
requerimiento por parte de la Superintendencia de Bancos y Seguros, previo el acuerdo con la
Compaa de los trminos de referencia y los honorarios respectivos.
Para el caso de las subsidiarias y afiliadas extranjeras, la Compaa se obliga a: coordinar con las
oficinas de la firma auditora externa internacional
......................... que operan en: .....................,
................, .....................; a efectuar el seguimiento para que las mismas contraten la auditora externa
para el ejercicio econmico del 2003; a requerir la traduccin de los informes que correspondan al
castellano y a proceder a la compilacin y remisin a la Superintendencia de Bancos y Seguros de los
informes que son aplicables segn el tipo de entidad, conforme a la estructura vigente al 31 de diciembre
del 2003.
La Compaa se compromete a entregar con la debida oportunidad (a ms tardar con 45 das de
anticipacin) todos los anlisis e informacin que la Auditora solicite por escrito en una carta de
requerimientos.
"La Compaa se compromete de igual forma a elaborar toda la informacin suplementaria requerida por
la Superintendencia de Bancos y Seguros en el Anexo 2 de la Resolucin No.JB-2001-287 de enero 9 del
2001 y la parte aplicable del Anexo 3 del Captulo I, Subttulo III, Ttulo VIII de la Codificacin de
Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros y de la Junta Bancaria.
Para el inicio de la revisin final de la Auditora, la Compaa deber entregar los estados financieros
definitivos, anexos y anlisis de cuentas contables y la informacin suplementaria requerida en los
Anexos 2 de la Resolucin No.JB-2001-287 de enero 9 del 2001 y Anexo 3 del Captulo I, Subttulo III,
Ttulo VIII de la Codificacin de Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros y de la Junta
Bancaria en la parte que le es aplicable, as como aquella que se origine de los numerales 3.3.1.3.1 a
3.3.1.3.8 hasta el 31 de enero de 2004 o 45 das antes de la fecha prevista para la entrega de los
informes, tanto al auditor externo para su revisin como a la Superintendencia de Bancos y Seguros en
medios magnticos; as como dar su aprobacin de los borradores de informes por lo menos con una
semana de anticipacin a la fecha requerida de dichos informes.
Para mejor cumplimiento de la auditora contratada, se ha previsto una amplia colaboracin del
departamento de contabilidad, auditora interna y de los ejecutivos de "la Compaa" para con la
Auditora. La oportunidad y forma de esta cooperacin ser coordinada durante el transcurso del trabajo
de auditora. Toda la informacin solicitada por la Auditora para llevar a cabo sus labores deber ser
proporcionada por "la Compaa" en forma oportuna.
La Compaa se compromete a coordinar la entrega de toda la informacin requerida por la Auditora
de las subsidiarias, afiliadas y partes relacionadas en el pas y en el exterior, que conformen el grupo de
seguros.
"La Compaa", al conocer los dictmenes presentados por la Auditora deber informar a la
Superintendencia de Bancos y Seguros respecto a los comentarios y decisiones que haya tomado el
Directorio y representante legal en relacin con las salvedades u observaciones que consten en tales
documentos y remitir copia certificada del acta dentro de los ocho das hbiles siguientes a la fecha de la
reunin, conforme lo dispone el artculo 27 de la Resolucin No.JB-2001-287 de enero 9 del 2001.
Una vez emitidos los informes de auditora externa, la Compaa se compromete a remitir a la
Superintendencia de Bancos y Seguros, en medios magnticos, los estados financieros con las notas
revelativas y la informacin financiera suplementaria (individual y consolidada), as como la carta de
comentarios y recomendaciones sobre la estructura del control interno, materia del presente contrato, con
el respectivo informe de la Auditora.
QUINTA.- PLAZO DE ENTREGA DE INFORMES. - Los informes a emitirse sealados en el numeral 3.4
de la clusula tercera de este contrato y en el cuadro incluido en la clusula cuarta, debern ser
entregados hasta el 15 de marzo del 2003.
El informe de cumplimiento con la Ley de Rgimen Tributario Interno, de acuerdo con lo establecido en el
Art. 284 del Reglamento de aplicacin de la referida ley, ser entregado hasta el 31 de mayo del 2004.
Respecto de aquellos informes con corte especial, las partes se sometern a cumplir los plazos previstos
en la Resolucin No.JB-2001-287 de enero 9 del 2001.
Si, durante el desarrollo de los trabajos de la Auditora, se presentaran otras circunstancias que pudieran
afectar su ejecucin, de acuerdo con los trminos prestablecidos, la Auditora deber informar a la
Administracin de la Compaa por escrito, tan pronto como sea posible, para que sta pueda adoptar
las acciones correctivas necesarias. En el caso de que la Compaa no entregue toda la informacin y
no supere las circunstancias notificadas por la Auditora dentro del plazo establecido en el presente
contrato, la Auditora notificar a la Superintendencia de Bancos y Seguros la causal de incumplimiento.
Conforme lo dispone el artculo 24 de la Resolucin No.JB-2001-287 de enero 9 del 2001, la Compaa
en 10 das calendario contados desde la fecha de entrega del borrador de informe, formular las
observaciones pertinentes previo a la emisin del dictamen definitivo, caso contrario los borradores se
considerarn como aceptados y tendrn el carcter de definitivos, los cuales emitir el auditor externo y
remitir para conocimiento de la Superintendencia.
SEXTA.- DOCUMENTACION HABILITANTE.- Se deja constancia que los anexos que se mencionan a
continuacin forman parte integrante del presente contrato:
6.1 Anexo No. 1 Documentacin habilitante, consistente en:
6.1.1
Fotocopia del acta de la Junta General de Accionistas, o del organismo que haga sus veces, en la
que se nombra a la Auditora.
6.1.2
6.1.3
que la Auditora deber notificar en caso de existir. El incumplimiento de la obligacin de informar ser
sancionado por la Superintendencia de Bancos y Seguros, de conformidad con el artculo 8 de la
Resolucin No.JB-2001-287 de enero 9 del 2001.
La Auditora coordinar la entrega a la Superintendencia de Bancos y Seguros de los informes de las
subsidiarias extranjeras, emitidos por las firmas auditoras externas internacionales, acompaados de su
respectiva traduccin al castellano.
Conforme lo requieren las Normas Internacionales de Auditora, la Auditora realizar indagaciones
especficas a la Administracin de la Compaa y a otras personas acerca de las representaciones
incluidas en los estados financieros y la efectividad de la estructura de control interno. Las Normas
Internacionales de Auditora tambin establecen que la Auditora debe obtener una carta de
representacin de la Administracin de la Compaa sobre temas significativos para los estados
financieros y para los informes especiales requeridos por la Superintendencia. Los resultados de las
pruebas de auditora de la Auditora, las respuestas a sus indagaciones y las representaciones escritas
de la Administracin comprenden la evidencia en que la Auditora tiene la intencin de depositar su
confianza al formarse su opinin sobre los estados financieros.
La evaluacin del control interno se realizar nicamente en aquellos aspectos claves en lo que se
planea confiar, a efectos de determinar la naturaleza, alcance, extensin y oportunidad de las pruebas de
auditora sobre los estados financieros. Este estudio y evaluacin no tiene como finalidad informar sobre
la estructura de control interno de la Compaa, por lo que nicamente comunicaremos aquellas
condiciones reportables a medida que stas lleguen a nuestra atencin. Las condiciones reportables son
aquellos asuntos referentes al diseo o estructura del control interno que pudieren afectar la habilidad de
la organizacin para registrar, procesar, resumir y reportar la informacin relacionada con las
representaciones de la Administracin en los estados financieros.
De acuerdo con la Norma Internacional de Auditora Objetivo y Principios Generales que Gobiernan una
Auditora de Estados Financieros, la Auditora deber planear y desempear la auditora con una
actitud de escepticismo profesional, reconociendo que pueden encontrarse condiciones o eventos que
indiquen que puede existir fraude o error. En caso de que en el curso de su auditora presuma sobre la
existencia de fraude o error, la Auditora comunicar a la Administracin de la Compaa y a la
Superintendencia de Bancos y Seguros.
La Auditora planear y desempear la auditora para obtener una certeza razonable sobre si los
estados financieros estn libres de representaciones errneas importantes (incluyendo cualquier error,
fraude o incumplimiento de leyes o reglamentaciones que sea significativo). En virtud de la naturaleza
comprobatoria y de otras limitaciones inherentes de una auditora, junto con las limitaciones inherentes de
cualquier sistema de contabilidad y control interno, hay un riesgo inevitable de que an algunas
representaciones errneas importantes puedan permanecer sin ser descubiertas.
En el trabajo de auditora, la Auditora proporcionar un nivel alto, pero no absoluto, de certeza de que la
informacin sujeta a auditora est libre de representaciones errneas sustanciales. En el caso de
trabajos con procedimientos convenidos no se expresar opinin, ya que la Auditora proporcionar un
informe de los resultados actuales.
Una auditora incluye el examen, sobre una base de pruebas, de la evidencia que soporta los montos y
revelaciones en los estados financieros. Una auditora tambin incluye evaluar las normas contables
utilizadas y las estimaciones importantes hechas por la gerencia, as como evaluar la presentacin
general de los estados financieros.
Es importante reconocer que existen limitaciones inherentes en el proceso de auditora, ya que el mismo
est basado en el concepto de pruebas selectivas de los datos en los que se basan los estados
financieros, lo que involucra el ejercicio del criterio con respecto a las reas que se probarn y la
naturaleza, oportunidad, alcance y resultados de las pruebas a ser realizadas. Por consiguiente, la
auditora puede no detectar errores significativos, fraudes u otros actos ilegales con un impacto directo y
significativo en los estados financieros, en caso de existir. Debido a las caractersticas del fraude, en
particular aqullos que involucran encubrimiento mediante confabulacin y documentacin falsificada,
una auditora diseada y llevada a cabo de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditora podra
no detectar un fraude significativo.
En ningn caso la Auditora ser responsable ante la Compaa, ya sea en virtud de un reclamo
contractual o extracontractual o de otra ndole, por ningn monto que supere (monto fijo o mltiplo
especificado de los honorarios profesionales pagados) excepto por reclamos resultantes de un acto ilcito
intencional o falta de honestidad de parte de la Auditora. En ningn caso la Auditora ser responsable
ante la Compaa, ya sea en virtud de un reclamo contractual o extracontractual o de otra ndole, por
ningn dao y perjuicio indirecto, por lucro cesante o similar, en relacin con sus servicios contemplados
en el presente contrato.
Las Normas Internacionales de Auditora requieren que la Auditora lea cualquier informe anual y otros
documentos que contengan su opinin de auditora. El propsito de este procedimiento es considerar si
otra informacin en el informe anual, incluyendo la forma de presentacin, es significativamente
inconsistente con informacin que aparece en los estados financieros. La Auditora no asume obligacin
alguna de realizar procedimientos para verificar dicha otra informacin como parte de su auditora.
RESPONSABILIDADES DE LA ADMINISTRACION DE LA COMPAIA: Son responsabilidades de la
Administracin de la Compaa, las cuales no se han considerado en los honorarios acordados las
siguientes:
La Compaa asume entera responsabilidad por la integridad y fidelidad de la informacin que
contendrn los estados financieros, incluyendo aquella que constar en las notas explicativas a los
mismos y por toda la informacin que los respalde. Consecuentemente, el estimado de honorarios de la
Auditora no incluye el tiempo a ser utilizado en la elaboracin de anlisis de cuentas, conciliaciones de
saldos u otras tareas de naturaleza contable.
La Administracin de la Compaa es responsable por el registro adecuado de todas las transacciones
en los registros contables y por establecer y mantener un control interno suficiente para permitir la
preparacin de los estados financieros de conformidad con normas contables establecidas por la
Superintendencia de Bancos y Seguros. La auditora de los estados financieros no libera a la
Administracin de esta responsabilidad. La Administracin es, adems responsable de poner a
disposicin de la Auditora, a su pedido, todos los registros contables originales y la informacin
relacionada, as como el personal al que pueda dirigir sus indagaciones.
La Administracin de la Compaa es responsable de salvaguardar los activos de la Compaa y de la
prevencin y deteccin de fraudes y errores, por medio de la implementacin y continuada operacin de
sistemas de contabilidad y de control interno adecuados. Tambin es responsable por identificar y
asegurar que la Compaa cumpla con las leyes y reglamentaciones aplicables a sus actividades. Si
bien un control interno efectivo reduce la probabilidad de que ocurran y no se detecten errores, fraudes u
otros actos ilegales, no elimina esa posibilidad.
La Compaa se compromete en proporcionar a la Auditora todas las facilidades para optimizar el uso
del sistema de informacin computadorizada, tal como un terminal disponible para consultas de los
auditores, clave de acceso al mdulo de contabilidad, breve charla del manejo del sistema para
consultas, etc. Asimismo, las partes debern establecer mutuamente las condiciones para el acceso a
esta informacin.
La Compaa conviene indemnizar a la Auditora por, y mantenerla indemne de, todos los reclamos de
terceros, daos, pasivos y costos que no sean emergentes de un acto ilcito intencional o falta de
honestidad de su parte. Si surgiera algn reclamo, accin o procedimiento en contra de la Auditora con
respecto al cual tenga derecho a recibir indemnizacin, la Auditora notificar de inmediato a la
Compaa, el cual tendr derecho a contratar asesores legales (a satisfaccin de la Auditora) para la
defensa en dicha accin o procedimiento y la Compaa ser responsable de pagar los costos,
honorarios y gastos de dicha defensa. La Auditora no admitir ninguna responsabilidad, ni llegar a un
acuerdo respecto de ninguna accin, reclamo o procedimiento en su nombre, ni en un modo que resulte
vinculante para ella sin su consentimiento por escrito.
Si la Compaa tiene la obligacin o intencin de publicar o reproducir, en formato impreso o electrnico
(p.ej., en un sitio WEB de Internet), el informe de la Auditora junto con los estados financieros o hacer
otro tipo de referencia a la Auditora en un documento que contiene otra informacin, la gerencia
conviene: (a) suministrar a la Auditora un borrador de dicho documento para su lectura y (b) obtener su
aprobacin para la inclusin de su informe, antes de que el documento sea concluido y distribuido.
Cuando el informe de la Auditora sea reproducido en cualquier medio, tambin debern presentarse los
estados financieros completos, incluyendo sus notas o se har constar que el documento no est
completo.
La opinin de la Auditora estar dirigida a la Junta General de Accionistas y al Directorio, excepto en el
caso de empresas extranjeras que se dirige al Apoderado General, por lo que la auditora no ser
planificada ni realizada teniendo en cuenta que un tercero depositar su confianza en ella, ni con
respecto a ninguna transaccin especfica. Por lo tanto, no se tratan especficamente puntos de posible
inters para un tercero y pueden existir aspectos que seran evaluados de una manera diferente por un
tercero, posiblemente con relacin a una transaccin especfica.
La Junta General de Accionistas, o el organismo que haga sus veces, deber reunirse obligatoriamente
por lo menos 15 das despus de recibido el informe de auditora externa, o hasta el 31 de marzo del
2004, para aprobar el informe de la auditora externa, de conformidad con los artculos 25 y 26 de la
Resolucin No.JB-2001-287 de enero 9 del 2001.
Los papeles de trabajo y archivos creados por la Auditora en el curso de la auditora, incluyendo los
documentos y archivos electrnicos, son propiedad exclusiva de la Auditora. La Compaa conoce las
disposiciones vigentes que facultan a la Superintendencia de Bancos y Seguros a revisar los papeles de
trabajo que los auditores externos preparen con relacin a los exmenes de auditora que efecten en
entidades sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia de Bancos y Seguros y a obtener
copias de dichos papeles. Consecuentemente, en cumplimiento de las disposiciones del artculo 32 de la
Ley General de Seguros y artculo 21 de la Resolucin No.JB-2001-287 de enero 9 del 2001, las partes
aceptan que cuando la autoridad de control requiera acceso a, o copias de los papeles de trabajo y
medios magnticos que la Auditora preparare durante la prestacin de sus servicios a la Compaa e
integrantes del grupo de seguros, la Auditora deber entregar a la Superintendencia de Bancos y
Seguros copias certificadas de los papeles de trabajo y duplicados de los archivos en medios magnticos
que se le soliciten, segn lo establecido en las normas legales vigentes.
Con respecto a los sitios electrnicos que contienen estados financieros auditados y otra informacin, las
Normas Internacionales de Auditora no imponen a los auditores el requisito de considerar o leer los
mismos o de comparar dicha informacin con las versiones escritas originales. Por lo tanto, la Auditora
no asume ninguna responsabilidad con respecto a la informacin que la Compaa difunda en sitios
electrnicos.
En el curso del trabajo tal vez la Auditora se comunique ocasionalmente con la Compaa en forma
electrnica. Sin embargo, como es de conocimiento de la Compaa, no puede garantizarse que la
transmisin electrnica de informacin sea segura o est libre de errores y dicha informacin podra ser
interceptada, daada, perdida, destruida, llegar tarde o incompleta o ser afectada en forma adversa de
otro modo o puede no ser seguro utilizarla. Por lo tanto, si bien la Auditora utilizar procedimientos
razonables para detectar los virus ms comnmente conocidos en ese momento antes de enviar
10
POR LA COMPAIA
POR LA AUDITORA
Nota: Existe fechas en las cuales deben ser actualizadas, de igual manera lo relacionado con
las resoluciones se debe registrar como Codificacin, sin embargo hasta estudiar, analizar y
actualizar el presente documento se debern regir por el presente modelo en lo aplicable a las
compaas de seguros y reaseguros.
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