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Integracin del presupuesto anual en el Presupuesto Base Cero

El plan anual de operacin muestra las estrategias y acciones que deben ponerse en
prctica durante el prximo ejercicio para que el plan se cumpla. Este plan conduce a una
etapa adicional en la que se establecen objetivos personales y se asigna la
responsabilidad de lograrlos a personas determinadas. Si se desea, esto puede ser parte
de un sistema completo de gerencias por objetivos. El presupuesto anual es la expresin,
en trminos financieros, del plan de ejercicio. En vista de los fuertes vnculos que este
tiene con los planes de largo plazo, el presupuesto tambin est estrechamente
relacionado con esos planes, por tanto, resulta ser ms que un instrumento de control
gerencial, en cuanto es parte del proceso de realizacin del sistema total de planeacin.
El presupuesto anual de produccin debe dividirse en dos partes. Una de ellas se
referir a mano de obra y materiales directos, y en ella no se utilizar el mtodo de base
cero. La otra, relativa a costos indirectos (es decir, produccin, planeacin, control de
calidad), debe decir: Presupuesto base cero de costos indirectos de produccin. El
sistema base cero, parte de actividades o funciones que a menudo se presentan bajo la
forma de proyectos. Por tanto, el cuadro titulado proyectos tambin es campo de
aplicacin para la tcnica de presupuesto base cero. Por ltimo, el presupuesto base
cero, junto con otros presupuestos, se utiliza para revisar y controlar el desempeo de la
entidad, as como descartar programas de poca relevancia, mejorar la efectividad de los
programas en uso, redistribuir ms racionalmente los recursos disponibles, y efectuar un
menor incremento anual de recursos adicionales.
Control del Sistema del Presupuesto Base Cero
El proceso de base cero, como se ha presentado, requiere que los gerentes decidan qu
actividades o funciones deben desempearse y, posteriormente, distribuyan los recursos
entre esas actividades o funciones. Una vez que se identifica una actividad el gerente que
est ms cercano a ella la analiza con todo detalle. El anlisis se apoya en un esquema
coordinado y sistemtico que consta de los siguientes pasos:
a. Se describen los propsitos y objetivos de la actividad (unidad).
b. Se establecen mediciones de desempeo y carga de trabajo.
c. Se describen mtodos alternativos de operacin entre ellos el que est en prctica
a la fecha.
d. Se somete cada alternativa al anlisis de costo-beneficio y se escogen las ms
apropiadas (generalmente una o dos) para examinarlas con mayor detalle.

e. A continuacin, se efecta un detallado anlisis incremental. Primero se establece


un nivel mnimo de servicio y en trminos de cuantificaciones de costos y
f.

aportaciones.
Se establecen costos detallados por un rubro para cada incremento de servicio y
costo.

Una vez que se analizan de esta manera todas las actividades de la organizacin, se
toman decisiones en cuanto a las alternativas que pueden adoptarse y al nivel de servicio
y costo que pueden proporcionarse. El resultado de este proceso es una clasificacin
priorizada de todos los incrementos y un presupuesto detallado. La relacin entre
planeacin y presupuestacin radica en que el presupuesto asigna recursos monetarios a
las actividades que se planean para el ejercicio siguiente. Antes de efectuar el proceso de
presupuestacin es necesario realizar diversas actividades de planeacin. Al establecer
los planes y objetivos a largo plazo, es necesario preparar predicciones sobre la
economa, la industria y el mercado de valores, las cuales sirven como piedras angulares
sobre las que se construye el presupuesto. Los planes y predicciones a largo plazo sirven
como aportaciones para el proceso de presupuestacin de costos variables y gastos
generales. El presupuesto anual, por tanto, es la expresin en trminos financieros del
plan del ejercicio. Los resultados se comparan con el presupuesto para evaluar el
desempeo.
A grandes rasgos el presupuesto base cero puede aplicarse en diversas instituciones
pblicas o privadas que realicen actividades como las comerciales, de produccin de un
servicio, etc. y en cualquiera en la que se aprecie sin problemas la relacin costobeneficio; a pesar de que su aplicacin es ms efectiva en el caso de los servicios, que en
actividades industriales dedicadas a la produccin.
Si bien la planeacin y presupuestacin base cero utiliza cierta cantidad de tcnicas
gerenciales ya conocidas, no se trata de un sistema que abarque todos los campos. Por
ejemplo, no se aplica a costos directos de material y mano de obra.
Con objeto de advertir con claridad la manera en que se ubica este mtodo dentro de los
sistemas totales de planeacin y control, se analizar un sistema total en sus rasgos
generales. La estrategia no surge del vaco, y uno de los primeros pasos de la planeacin
es evaluar los puntos fuertes y dbiles, lo que puede conducir a que se tomen cierta

cantidad de decisiones de corto y largo plazo, entre ellas algunas referentes a


mejoramiento de utilidades.
La mayora de las empresas que practican la planeacin corporativa tratan de alcanzar
objetivos predeterminados, y el objetivo de establecerlos puede considerarse como parte
integrante de la planeacin de estrategias. En stos influyen los accionistas (aunque por
lo general no de manera expresa, y hasta cierto punto, la evaluacin de ciertos puntos
fuertes y dbiles).
Por su parte, el entorno externo es muy importante ya que permite relacionar a la
institucin con el ambiente de negocios en que se desenvuelve. Esto causa ciertos
efectos en las estrategias, mediante la identificacin de oportunidades, la previsin de
posibles riesgos y el mejoramiento de predicciones puede ayudar a que la compaa
advierta en que momento debe actuar para evitar consecuencias indeseables.
El estudio del ambiente abarcar diversos factores, entre ellos el estado de la economa,
acontecimientos polticos, tecnologa, fuerzas de mercado, cuestiones legales y sociales.
El estudio de estos factores puede constituir por s mismo una operacin compleja que
requiera de la aplicacin de diversas tcnicas gerenciales. Junto con esto, los proyectos
pueden identificarse en el nivel de operacin y dar origen a proyectos adicionales. La
compaa cuenta ya con un plan de largo plazo, estrechamente coordinado, que cubre
todas sus reas de actividad. Ya sabe lo que intenta lograr, de qu manera se propone
hacerlo, y el efecto calculado que tales acciones producirn sobre todos los recursos
financieros y personales, as su siguiente tarea es pasar a la etapa de realizacin. Esto se
hace mediante la ejecucin de planes anuales de operacin y del presupuesto anual. La
estrategia global y las metas de utilidades pasan del plan de operacin de largo plazo a
los planes anuales.
Bibliografa:
Centro de Estudios de las Finanzas Pblicas. El Presupuesto Base Cero, Compilacin de
Notas Seleccionadas (En lnea). Mxico, Julio del 2005. (Consulta: 25 de febrero de
2015). Disponible en: http://www.cefp.gob.mx/intr/edocumentos/pdf/cefp/cefp0232005.pdf