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CARTILLA
PAUTAS DE SUPERVISIN DE
PRESENTACIN DE
PROYECTOS
2009
(Para uso exclusivo en actividades del Ejrcito)
Editor responsable
Divisin Doctrina
Valenzuela Llanos 623, La Reina
(56-2) 290 74 86
Primera edicin
2009
En la elaboracin de este texto se utilizaron como fuentes de consulta el
RAA - 03001, Reglamento, Publicaciones Doctrinarias del
Ejrcito, edicin 2009 y el DECRETO MDN. SSG. DEPTO. III. N. 134
de 21.OCT.2009.
Para proposiciones de correccin de esta cartilla, enve sus comentarios
y opiniones conforme al anexo 10 del RAA - 03001, Reglamento,
Publicaciones Doctrinarias del Ejrcito, edicin 2009,
directamente a la Direccin de Proyectos e Investigacin (DIPRIDE), va
internet al correo electrnico dipride@ejercito.cl o por intranet al correo
institucional L 1003 del Depto. II Proyectos de Implementacin de Capacidad
Militar.
3
EJRCITO DE CHILE
ESTADO MAYOR GENERAL
Direccin de Proyectos e Investigacin
OBJ.: Aprueba la CAA - 02001, CARTILLA, PAUTAS DE SUPERVISIN DE PRESENTACIN DE
PROYECTOS, edicin 2009.
REF.: RAA - 03001, REGLAMENTO,
PUBLICACIONES DOCTRINARIAS DEL EJRCITO, edicin
2009.
EMGE.DIPRIDE. (R) N. 6415/13
SANTIAGO, 25.ENE.2010
ORDEN DE APROBACIN
He acordado y ordeno:
1.
Aprubese la CAA - 02001, CARTILLA, PAUTAS DE SUPERVISIN DE PRESENTACIN DE PROYECTOS, edicin 2009.
2.
3.
5
NDICE
Pg.
INTRODUCCIN..........................................................................
CAPTULO I
GENERALIDADES
1.1. PRESENTACIN..................................................................
1.2. ESTRUCTURA......................................................................
1-1
1-1
CAPTULO II
PAUTAS DE SUPERVISIN DE PRESENTACIN DE PROYECTOS
2.1. CONTENIDOS......................................................................
2.2. DESARROLLO DE LAS PAUTAS DE SUPERVISIN.........
2-1
2-2
7
introduccin
El objetivo de esta cartilla es proporcionar a los jefes de proyecto
y supervisores una pauta de apoyo, para una correcta y completa
formulacin y supervisin de proyectos de inversin en Defensa para su
evaluacin por el Ministerio de Defensa Nacional (MDN). En su elaboracin
se ha considerado, entre otras fuentes abiertas de informacin relativa a
formulacin y evaluacin de proyectos, lo establecido en el Decreto MDN.
SSG. DEPTO. III. N. 134 de 21.OCT.2009, en cuyo texto se norma como
deben ser preparados, presentados y evaluados los estudios y proyectos de
inversin de las Fuerzas Armadas, en cada etapa decisional. La estructura
desarrollada en esta cartilla se ajusta a la forma en que normalmente
se presentan a la autoridad sectorial los proyectos de inversin pblica,
considerando las particularidades propias del sector defensa.
1-1
CAPTULO I
GENERALIDADES
1.1. PRESENTACIN
En la actualidad, el Ejrcito debe someter todos los estudios y proyectos
institucionales de inversin a un proceso de evaluacin e informacin por
parte del Ministerio de Defensa Nacional (MDN), como requisito previo para
su aprobacin y posterior financiamiento. Para tal efecto, el MDN, a travs
de las estructuras correspondientes, requiere se remitan un conjunto de
informaciones, en diferentes etapas decisionales.
En algunos casos, el tipo de informaciones corresponde a aquellas que
son comunes a cualquier tipo de proyecto, mientras que, en otros, obedece
a aquellas que, por lo general, son aplicables al rea de defensa. En la
primera categora, por ejemplo, se pueden mencionar la identificacin de un
problema que se intenta solucionar, el planteamiento de alternativas y sus
costos. En la segunda, se pueden indicar las informaciones relativas a la
brecha de capacidad, lo que constituye un lenguaje que es, normalmente,
propio del rea de Defensa.
No obstante, en ambos casos, la forma en que tales informaciones deben
ser entendidas y desarrolladas, requiere de un enfoque particular, y de
criterio uniforme.
El objetivo de esta cartilla es normar la modalidad en que deben ser
desarrolladas las informaciones que son normalmente solicitadas, durante el
proceso de preparacin, presentacin y evaluacin de estudios y proyectos
de inversin en Defensa, por el escaln ministerial respectivo (MDN).
En particular, este objetivo se cumple a travs de la dictacin de pautas
que deben ser seguidas por quienes tienen la responsabilidad de formular,
monitorear y controlar que todas las informaciones son pertinentes y
completas. Este conjunto de criterios se denomina pautas de supervisin.
1.2. ESTRUCTURA
Las pautas de supervisin se presentan en dos columnas:
- La primera columna contiene tres elementos: definiciones, orientaciones y
productos por entregar.
1-2
Las definiciones deben ser consideradas como base para desarrollar las
informaciones requeridas.
Las orientaciones se refieren a cmo desarrollar cada respuesta del
requerimiento.
Finalmente, se describe el producto concreto que debe ser entregado para
cada requerimiento de informacin.
- La segunda columna contiene todos los aspectos especficos que deben
ser revisados por los supervisores, para asegurar que las informaciones
requeridas han sido desarrolladas correctamente, de acuerdo con las
definiciones y orientaciones sealadas, entregando el producto final
deseado.
2-1
CAPTULO II
PAUTAS DE SUPERVISIN DE PRESENTACIN DE PROYECTOS
2.1. CONTENIDOS
Las pautas de supervisin han sido desarrolladas sobre la base de los
contenidos que se detallan a continuacin, los que obedecen al estudio de las
informaciones que, normalmente, solicita el MDN para el proceso de revisin
de proyectos.
1. Identificacin del problema:
a. Identificacin del problema central, causas y efectos.
b. Identificacin de la situacin objetivo, medios y fines.
2. Diagnstico de la situacin actual.
3. Optimizacin de la situacin base.
4. Identificacin y proyeccin de la brecha.
5. Identificacin y definicin de alternativas de solucin:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
2-2
2.2. DESARROLLO DE LAS PAUTAS DE SUPERVISIN
PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
- El
problema
central
est
identificado en trminos de una
Identificacin del problema
capacidad faltante.
central, causas y efectos.
- El
problema
central
est
Definiciones:
formulado como una situacin
negativa.
El problema central es la carencia
de una capacidad operacional, la - Los efectos de la capacidad
que se define en orientaciones.
faltante sobre el cumplimiento de
la misin, estn identificados.
Las causas son las que dan origen
al problema central.
- Los efectos estn relacionados
con el problema enunciado.
Los
efectos
son
las
manifestaciones del problema - Las causas de la capacidad
central.
faltante estn establecidas.
- Orientaciones:
Si
bien,
existen
diversas
definiciones
de
capacidad,
reciben
diferentes
apellidos
(militar, operacional, etc.), y
tienen en comn el hecho de
ser capaces de lograr un cierto
efecto. Adems, puede ser
extendida a otros sistemas, ms
all de los de las armas. Por
ejemplo, una instalacin de salud,
2-3
PREPARACIN DE PROYECTOS
Obsolescencia tctica.
Obsolescencia tcnica.
Obsolescencia logstica.
Reemplazo por siniestro.
Nuevas misiones.
Trmino de vida til.
SUPERVISIN DE PROYECTOS
2-4
PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
de
objetivo
est
La eliminacin o neutralizacin de
las causas debe estar claramente
ligada a la obtencin de los fines
(eliminacin o neutralizacin de
los efectos).
2-5
PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
2-6
PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
- Situacin actual:
2-7
PREPARACIN DE PROYECTOS
Obsolescencia tctica.
Obsolescencia tcnica.
Obsolescencia logstica.
Reemplazo por siniestro.
Nuevas misiones.
Trmino de vida til.
Evolucin de la situacin en el
pasado reciente.
Recursos y medios afectados
(por ejemplo, unidades, personas,
etc.) y sus caractersticas.
Descripcin
de
las
reas
institucionales afectadas (por
ejemplo, reas pertenecientes
a la gestin institucional, reas
referentes a la instruccin, etc.).
Descripcin
de
las
geogrficas afectadas.
reas
SUPERVISIN DE PROYECTOS
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PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
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PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
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PREPARACIN DE PROYECTOS
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PREPARACIN DE PROYECTOS
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PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
Beneficios directos e indirectos
de cada una de las alternativas.
-
Restricciones
y
limitaciones
asociadas a cada alternativa.
Cumplimiento de criterios de
viabilidad en cada alternativa.
Plazo mnimo y mximo de la
puesta en marcha de la solucin.
Cada
alternativa
cumple
diferentes requerimientos (sean
RANs y/o ROs):
Parmetros de rendimiento.
Parmetros de disponibilidad.
Diseo
integral
de
cada
alternativa segn la perspectiva
de capacidad militar (atributos
o componentes de la capacidad
militar).
Cada alternativa se encuentra
descrita (diseada) respecto a lo
siguiente:
capaentre-
2-13
PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
de
tiempo
- Aspectos de viabilidad de la
alternativa.
de
las
Jurdica.
Organizacional.
Econmica.
Financiera.
Administrativa.
- Restricciones y limitaciones
asociadas a la alternativa
se encuentran descritas, por
ejemplo, respecto a lo siguiente:
Personal.
Logstica.
Doctrina.
Educacin (docencia, capacitacin, instruccin y entrenamiento).
Equipamiento.
Informacin.
Organizacin (estructura).
Infraestructura.
Interoperatividad.
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PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
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PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
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PREPARACIN DE PROYECTOS
se han tomado
conscientes
e
Considerar
todas
aquellas
incertidumbres que puedan estar
incorporadas en las decisiones.
Por ejemplo, se ha seleccionado
un
proveedor
determinado,
una tecnologa especfica, un
proveedor de soporte logstico o
una modalidad logstica definida,
se ha asumido una tasa de
descuento establecida, se han
aprobado
caractersticas
de
sistemas y componentes, etc.
Los riesgos se originarn a
partir de las incertidumbres que
puedan existir respecto a tales
decisiones (D: decisin tomada).
Por ejemplo:
Que el proveedor no sea confiable
(D1: pero se vio que era ms
econmico).
SUPERVISIN DE PROYECTOS
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PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
2-18
PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
Por
D5:
efectuar
pruebas
especiales para evaluar los
efectos de las caractersticas que
pudieran generar problemas (se
previene).
En resumen, qu decisiones
responsable o conscientemente
tomadas
estn
sujetas
a
incertidumbre.
La pregunta que se debe contestar
para generar los riesgos tiene que
ver con la identificacin de esas
incertidumbres.
- Productos por entregar.
Identificacin de los riesgos, anlisis
y respuestas correspondientes.
d. Identificacin del porcentaje Para cada alternativa de solucin:
de cobertura de la brecha de
capacidad.
- El porcentaje de cobertura de
la brecha de capacidad, est
- Definicin.
estimado.
En esta seccin, se debe indicar - La justificacin del porcentaje
en que porcentaje la alternativa de
est explicita.
solucin analizada cubre la brecha
de capacidad detectada.
- Orientacin.
Todas aquellas soluciones que
cumplen con los requerimientos
tienen un cumplimiento del 100%. En
caso de que determinadas soluciones
satisfagan menos de ese porcentaje,
deben ser argumentadas. Se podrn
entregar razones de costo, de un
futuro escalamiento, etc.
- Productos por entregar:
Porcentaje de cobertura de la
brecha de capacidad para cada
alternativa.
Justificacin del porcentaje determinado.
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PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
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PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
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PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
Implementacin.
Puesta en marcha.
El cronograma debe contener Plena operatividad.
hitos, fechas relevantes, etapas
y detalle de actividades por - Las condiciones y supuestos del
cumplir, en la fase de inversin y
cronograma estn explicitados.
posterior a ella (hasta donde sea
aplicable).
- Las restricciones o limitaciones
de fechas a las etapas y los hitos,
Se deben destacar restricciones o
estn definidas.
limitaciones que el proyecto pueda
tener en relacin al cumplimiento
de determinadas fechas, hitos o
trmino de etapas.
Se deben explicitar condiciones
y supuestos bajo los cuales se
encuentra estructurado este
cronograma.
El cronograma debe ser lo ms
cercano a lo real, por lo que deben
considerarse todos los plazos
involucrados en las distintas
actividades, tales como:
Trmites
de
documentacin
ministerial (decretos).
Transporte de equipos y material.
Construccin de obras civiles.
Otros.
- Producto a entregar.
Cronograma del proyecto.
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PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
alternativa
de
- Definiciones:
La definicin de la capacidad
requerida es consistente con lo
explicitado en los documentos
rectores identificados.
No se espera que el jefe de
proyecto deba analizar, por
ejemplo, el plan de desarrollo El detalle del anlisis de
consistencia con la planificacin,
conjunto de las FAs. Sin embargo,
est incluido en el anexo
y dado que este proyecto es
presentado por la Institucin
correspondiente.
ante el MDN (y no por el jefe de
proyecto), los planeamientos que
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PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
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SUPERVISIN DE PROYECTOS
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PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
Dependencia.
Compatibilidad.
Complementariedad.
Sustitucin.
- Ponderacin
primer nivel:
- Definicin.
Este anlisis tiene por objeto
determinar la viabilidad tcnica de
cada alternativa, lo que se desarrolla
en la siguiente secuencia:
de
criterios
de
ponderacin
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PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
2-30
PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
deseables
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PREPARACIN DE PROYECTOS
Requerimientos
opcionales.
deseables
SUPERVISIN DE PROYECTOS
equipos
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PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
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PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
Inclusive, no es incorrecto
considerar como criterios en
cualquier nivel (excepto el
primero) otros factores, con la
condicin de que se demuestre
claramente, que tienen relevancia
sobre la efectividad operacional,
por medio del rendimiento y/o la
disponibilidad.
- Producto por entregar:
La ponderacin de los criterios de
primer nivel.
La seleccin y ponderacin de
los criterios de segundo nivel e
inferiores.
La valoracin de las alternativas.
La lista priorizada de las
alternativas, tcnicamente, viables.
8. Anlisis econmico.
- Definiciones:
2-35
PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
de Otros ingresos
tificados.
estn
iden-
2-36
PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
2-37
PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS
- Orientaciones:
alternativa(s)
10. Comentarios
ciones.
- Definicin.
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PREPARACIN DE PROYECTOS
- Orientaciones:
Se podrn adicionar comentarios
que no hayan sido incluidos en
otras secciones del estudio, o
que, habiendo sido incluidos, no
tienen cabida en las evaluaciones
tcnicas o econmicas.
Los argumentos podrn utilizarse,
por ejemplo, para reforzar
determinadas alternativas (desde
un punto de vista positivo o
negativo), ya sea que ellas hayan
sido o no priorizadas en primer
lugar.
Tanto
los
riesgos
como
las externalidades, y otros
antecedentes que tiendan a
favorecer o perjudicar la seleccin
de una cierta alternativa hecha
con criterios tcnicos y/o mnimo
costo, debern ser incluidos en
el anlisis, ya sea en la matriz de
evaluacin o en una justificacin
fuera de ella.
Consistente con lo anterior, en el
punto 7, anlisis tcnico (***),
se han incorporado orientaciones
respecto a la inclusin de criterios
en la matriz de evaluacin que es
recomendable considerar.
En esta misma idea, aquellas
alternativas que entregan un alto
ndice de efectividad operacional
y un bajo o mediano diferencial
de costo, deberan ser miradas
con atencin. Lo mismo pasa
con aquellas alternativas que
tienen caractersticas relevantes
en relacin a la compatibilidad,
dependencia,
sustitucin
y
complementariedad.
A esto, incluso, se le pueden
agregar los resultados del
anlisis de sensibilidad a cada
alternativa.
SUPERVISIN DE PROYECTOS
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PREPARACIN DE PROYECTOS
Alternativa B: 0,81
Alternativa A: 0,65
Alternativa D: 0,62
SBO
: 0,60
Alternativa C: 0,55
Alternativa A: 20.000.000
Alternativa B: 22.000.000
Alternativa D: 28.000.000
SUPERVISIN DE PROYECTOS
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PREPARACIN DE PROYECTOS
SUPERVISIN DE PROYECTOS