1

CMO PLANIFICAR Y ORGANIZAR UN EVENTO

LAS 10 COSAS QUE SE DEBEN HACER A LA HORA DE ORGANIZAR UN
EVENTO
Diez recomendaciones para la planificacin, organizacin y celebracin de un
evento:
1. Innova, s creativo, piensa de forma diferente. Puesto que la mayora de tu
pblico ya habr asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el
tuyo sea memorable.
2. Asegrate de que los participantes socialicen y participen en el networking, ya
que uno de los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse. Y,
puesto que siempre es difcil "romper el hielo" y conocer a nuevas personas,
considera la posibilidad de organizar sesiones dinmicas y/o aprovecha el poder
de la "gamification" (La integracin de la mecnica de juegos en una reunin o
un evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle fuerza, impacto y
enfoque).
3. Conoce a tu pblico y adapta el mensaje y los contenidos del evento a l. Las
personas que asisten a tu evento son tus clientes, as que debes esforzarte por
conocerles bien a fin de poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus
expectativas. Adems, siempre debes incluir un turno de preguntas despus de
cada presentacin o sesin.
4. Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificacin de eventos, asciate con
un profesional cualificado con un largo historial de xitos en el sector; y si tienes
experiencia pero no quieres gastar dinero en contratar a un profesional, hay
literalmente miles de herramientas alojadas en la Web diseadas para ayudarte
a planificar todos los aspectos de tu evento.
5. Establece metas y mtodos claros para medir el xito y el retorno sobre la
inversin (ROI).
6. A la hora de elegir un lugar de celebracin, comprueba su red Wi-Fi. Disponer
de Wi-Fi no quiere decir que sea una red robusta y fiable. Y hablando de Internet,
si no puedes ofrecerlo gratis a los asistentes, considera la posibilidad de
proporcionarles sin coste un ancho de banda bsico y, para los que lo necesitan,
un servicio "premium" de pago.
7. Incluye iniciativas sostenibles o de RSC en el programa del evento: a pesar del
coste adicional, te sorprender lo importante que es para un creciente nmero de
personas.
8. En cuanto haya una decisin en firme para celebrar el evento, asegrate de que
se lance un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el menor tiempo
posible (incluyendo versiones para PC, mviles y tabletas) y que se actualice a
menudo; Internet es la herramienta de marketing ms poderosa que tienes a tu
disposicin.

9. Aprovecha el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento antes

de su celebracin y para prolongar su vida despus.
10. Graba vdeos de la zona de exposicin, con entrevistas a expositores y
visitantes, que luego se podrn colgar en el sitio web oficial del evento, as como
en sus perfiles en los medios sociales, a fin de ensear a aquellas personas que
no pudieron asistir lo que se han perdido.

LAS 10 COSAS QUE NO SE DEBEN HACER A LA HORA DE ORGANIZAR UN EVENTO

Diez errores que no deben cometerse en la planificacin, organizacin y

celebracin de un evento:
1. No cobres por el acceso a Internet, el parking o el almuerzo, ya que estas
cargas adicionales son muy irritantes. Los participantes odian tener que pagar por
separado por tener acceso a Internet, aparcar su coche, tomarse un caf, etc.,
as que procura que la cuota de inscripcin lo cubra todo.
2. No slo hables de ti mismo y/o lo maravilloso que es tu evento, porque su
xito depender en gran parte de los delegados/asistentes/invitados y, por lo
tanto, debes hacer hincapi en ello.
3. No vayas demasiado lejos con la mxima de "hacer ms con menos". Si no
hay presupuesto para organizar una evento presencial, organiza uno virtual;
siempre es mejor que dar una mala impresin; y no siempre aceptes el
presupuesto ms barato para el alquiler del espacio o la contratacin de servicios.
Al igual que con los coches de segunda mano, lo ms barato casi nunca es lo
mejor.
4. No olvides de informar a los participantes si decides implementar iniciativas
sostenibles; su participacin activa es muy importante.
5. No olvides de preguntar a los participantes sobre sus necesidades alimentarias;
en los grandes eventos internacionales habr seguramente vegetarianos, gente
con restricciones alimenticias por motivos religiosos o de salud, etc.
6. No dependas slo de voluntarios para las necesidades de personal para tu
evento. Aunque suelen estar muy dispuestos a ayudar, tambin necesitars un
equipo de profesionales curtidos y de confianza.
7. No siempre elijas un espacio de moda pero ruidoso para tus eventos de
networking; muchas personas quieren de veras hacerse or por encima del fragor;
y no organices programas sociales sin opciones, porque no le gusta a todo el
mundo el paintball o el yoga.
8. No improvises el da del evento; casi nadie te lo agradecer.
9. No abundes a los participantes con mucho material impreso. En la era de
Internet, la informacin basada en el papel ya es obsoleta y, de todos modos,
terminar seguramente en la papelera.

10. No
olvides
de
realizar
un
seguimiento
despus
del
evento;
la retroalimentacin es vital para poder subsanar errores y planificar futuros
eventos.

POR QU ORGANIZAR EL EVENTO?

Sea para 50 participantes o ms de 500, la planificacin, organizacin y
celebracin de un congreso o unas jornadas puede ser una experiencia
desalentadora, incluso para los ms sensatos. Huelga decir que un congreso o
reunin mal organizada desacreditar a todos los implicados. Por esta razn, hay
que formular varias preguntas importantes antes de emprender su planificacin,
incluso si es realmente necesario celebrarlo.
Antes que nada, has de preguntarte si lo que quieres organizar es la forma ms
rpida, fcil y barata de transmitir al pblico objetivo, el mensaje de la manera ms
eficiente y personal posible. Actualmente, existen formas mucho menos
complicadas y caras de obtener los mismos resultados, tales como realizar una
videoconferencia o un evento hbrido, combinando elementos tanto presenciales
como virtuales. A pesar de la rpida consolidacin del fenmeno de los eventos
virtuales, hay varios formatos en los que el contacto entre los participantes es
esencial por razones profesionales, educacionales o de networking, tales como
los viajes de incentivos, las actividades dirigidas a fomentar el espritu de equipo
(conocidas internacionalmente como "team building"), o los eventos organizados
por motivos puramente ldicos.

PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN DEL EVENTO

Si has tomado la decisin de seguir adelante, el siguiente paso ser plantearte si lo
vas organizar t mismo, sea en solitario o como coordinador de un comit de
planificacin, o si sera mejor contratar a una agencia de organizacin o a un
experto externo.
Si tienes la experiencia y los recursos humanos y materiales para organizarlo t
mismo, hay literalmente miles de herramientas alojadas en la Web y aplicaciones
mviles disponibles actualmente y muchas ms en vas de desarrollo para
facilitarte el trabajo.
Si eliges la segunda opcin, puede que el experto en cuestin sea una persona con
los conocimientos prcticos necesarios, "prestada" por una entidad ajena, o
cualquiera de las muchas agencias, empresas o profesionales que trabajan en el
sector organizadores profesionales de congresos, convenciones y/o
exposiciones (OPC), empresas de gestin de destinos (DMC), agencias de

eventos, organizadores de ferias y exposiciones, convenciones y

reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, servicios
tcnicos, servicios audiovisuales, servicios profesionales, etc.. Sea cual sea
tu eleccin, es siempre una buena solucin si los empleados de la empresa
"propietaria" del evento no estn familiarizados con la tarea; de lo contrario tendrs
que asumir t mismo todas las tareas, lo que por muy econmico que parezca puede
tener consecuencias drsticas.
Lo que has de tener en cuenta cuando externalizas la organizacin de un evento es
que sigue habiendo bastante intrusismo profesional en el sector. Por lo tanto,
procura elegir bien. Las agencias y profesionales cualificados suelen ser socios de
asociaciones profesionales.
Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de seleccin a aquellos
profesionales o empresas asociados que puedan proporcionarte cartas de
recomendacin o que te hayan sido recomendados expresamente. Para evitar
sorpresas desagradables, sobre todo cuando organizas el evento en el extranjero,
es aconsejable usar proveedores muy recomendados, con un historial intachable.
Con esta finalidad, los convention bureaus pueden proporcionarte informacin til
sobre lugares de celebracin y proveedores, as como una serie de servicios de
cortesa, como traslados y vistas tursticas guiadas.
Tanto si confas en tus propios recursos (organizacin interna) como si prefieres
contratar a una agencia o a un experto externo, debers constituir un comit. El
perfil que buscas es de una persona fiable, responsable y flexible que est
acostumbrada al trabajo en equipo y autorizada para tomar decisiones. Por lo tanto,
es imprescindible que el coordinador est implicado en el proceso de seleccin, con
el derecho de vetar el nombramiento de miembros improductivos, incompetentes o
conflictivos. Adems, aunque no se debe dejar fuera a ninguna persona importante,
es aconsejable limitar el nmero de integrantes del comit a lo estrictamente
necesario.
Una de las primeras decisiones que debe tomar el comit de planificacin es si se
va a organizar el evento con recursos propios o ajenos, parcial o totalmente. Si
eliges la primera opcin, debes identificar a los miembros del equipo encargado de
la organizacin (desde una sola persona hasta un grupo de personas, dependiendo
del tamao del evento), incluyendo a los intermediarios, junto con las diferentes
fases del proceso de planificacin en las que estar implicado cada uno de ellos.
En caso de elegir la segunda opcin, se suele preparar una peticin de
presupuesto (en ingls, Request for Proposal), que debe incluir tanta informacin
como sea posible, como el pblico objetivo, la asistencia prevista, las necesidades
de Internet/Wi-Fi, las estadsticas de experiencias anteriores, de ser posible, etc.

FORMATO DEL EVENTO

Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones, todas
interrelacionadas, que han de estar muy claras para todos los implicados: por
ejemplo, el formato.
Los eventos empresariales, congresos de asociaciones, retiros profesionales,
cursos, jornadas de formacin o talleres, viajes de incentivos, conferencias
cientficas o mdicas, reuniones de golf, actividades de team
building, lanzamientos de productos, campaas de publicidad, ferias de
muestras: la lista es inagotable. Adems, no van en contra de las reglas los
eventos multidisciplinarios o hbridos, mezcla de dos o ms actividades con la
intencin de llegar a un pblico ms amplio, ahorrar dinero y/o generar ingresos
adicionales.
Al igual que en otros sectores, la sostenibilidad es una de las tendencias actuales
ms importantes en el sector de congresos y reuniones. Aunque su adopcin est
siendo lenta, cada vez ms empresas implementan iniciativas sostenibles en su
gestin diaria y en sus reuniones y eventos a fin de intentar reducir su huella de
carbono. Las iniciativas sostenibles y compensaciones de carbono tienen un
precio, pero tambin son un factor de diferenciacin que ser muy aplaudido por un
creciente nmero de asistentes/delegados. Puesto que existe una amplia gama de
iniciativas que se pueden implementar el uso de fuentes de agua en lugar de agua
embotellada, las aplicaciones mviles y las herramientas alojadas en la Web para
ahorrar papel, los cordones y credenciales reciclables, el uso de productos locales
en el servicio de catering, etc., por muy pequeo que sea, siempre hay algo que
se puede hacer.
Otra tendencias que se consolida en el sector es la responsabilidad social
corporativa (RSC), que es cmo las empresas gestionan sus procesos de negocio
para tener un impacto global positivo en la sociedad, o el firme compromiso de la
comunidad empresarial de comportarse de forma tica y de contribuir al desarrollo
econmico y, al mismo tiempo, mejorar la calidad de vida de los empleados y sus
familias, adems de la de la comunidad local y la sociedad de su conjunto, entre
otra definiciones. Y al igual que con las iniciativas sostenibles, la RSC es ahora
tambin un factor de diferenciacin muy importante con una gran aceptacin entre
los asistentes/delegados, sobre todo de las generaciones ms jvenes. Como
antes, la eleccin de iniciativa desde la donacin de un pequeo porcentaje de las
cuotas de inscripcin a una organizacin benfica local hasta una tarde trabajando
en proyectos varios (la reforestacin o la restauracin de edificios), pasando por un
incentivo de cuatro o cinco das de duracin dedicado a un solo proyecto en casa o
en el extranjero depender del presupuesto y del tiempo disponibles. Marcar la
diferencia ya forma parte de la filosofa empresarial de un creciente nmero de
empresas y, huelga decir, las iniciativas de RSC son excelentes para impulsar su
visibilidad y reputacin.

PBLICO OBJETIVO Y ASISTENCIA PREVISTA

Aunque muchas de las decisiones ms importantes sern tomadas por la direccin,
debe estar muy claro para todos los implicados en la planificacin (el coordinador y
el comit de planificacin) cules van a ser el formato y la duracin del evento.
Adems, deben saber quines van a asistir y cul es el nmero previsto de
asistentes.
Si no ests completamente seguro de cul es exactamente tu pblico objetivo o del
nmero de personas que van a asistir (lo que suele ser el caso cuando no hay
estadsticas de experiencias anteriores), la planificacin (y la presupuestacin)
puede ser de pesadilla.
En el caso de las actividades ldicas, cursos/talleres, reuniones en el
da, viajes de incentivos y actividades de team building, esta cuestin no suele
plantear problema alguno. No obstante, los eventos de los que se espera un
beneficio o al menos la recuperacin de lo invertido son bien distintos. Por ejemplo,
si implican varias pernoctaciones y coinciden con un perodo vacacional, quiz sea
necesario permitir la asistencia de cnyuges e hijos, con los problemas
adicionales de organizacin y, en su caso, un gasto extra.
A menudo es necesario contratar a conferenciantes o a lderes de taller (a veces
con mucha antelacin), que quiz cobren honorarios adems de gastos de viaje y,
si son extranjeros, requieren los servicios de un intrprete. Lo mismo se puede
decir de los invitados especiales, tales como personalidades/celebridades o
representantes de los medios de comunicacin.
En el caso de eventos tales como ferias de muestra, congresos, conferencias,
convenciones, conciertos o eventos deportivos anuales o bienales, cuando las cifras
de asistencia pueden fluctuar de una edicin a otra segn el destino y el clima
econmico, entre otros factores, es esencial aprovechar, con mucha antelacin, el
enorme potencial para el marketing de las nuevas tecnologas y las redes sociales,
con el desarrollo de un sitio web para el evento que se actualice con frecuencia y
que sea fcil de usar y compatible con los entornos mvil y tableta, adems de crear
perfiles en Facebook, Twitter, Google+, etc., e investigar la amplia gama de
herramientas alojadas en la Web y aplicaciones mviles ya disponibles para los
organizadores. Si se aprovecha el poder de los medios sociales, el
organizador/propietario no slo podr llegar a un pblico ms amplio antes de la
celebracin del evento, sino tambin prolongar su vida despus, adems de generar
una retroalimentacin muy valiosa.
Tambin hay que abordar la cuestin de la dotacin de personal para el evento,
que depender de su envergadura. Puede que el personal trabaje para la empresa
"propietaria" del evento, si es que dispone de una plantilla lo suficientemente amplia,
o quiz sea ocasional, lo que es probablemente la alternativa ms barata cuando
se organiza en el extranjero. En el caso de eventos deportivos o torneos, nunca
se debe pasar por alto la posibilidad de utilizar a voluntarios. Asimismo, hay que

tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de una feria de muestras o un

congreso
internacional
o
cuando
se
espera
la
asistencia
de
personalidades/celebridades. Por ltimo, hay que tomar las medidas adecuadas
para los asistentes con minusvalas.

PRESUPUESTO
El siguiente asunto en el orden del da es el presupuesto, que no es solamente una
hoja de clculo sino un documento que combina actividades de planificacin y de
gestin, incluyendo una lista de gastos previstos, fuentes de ingresos y el
beneficio previsto. En muchos casos, los organizadores se vern obligados a
trabajar con un presupuesto fijo. Por otro lado, es posible que se espere que el
evento alcance el punto de equilibrio o que arroje un beneficio a travs de las cuotas
de inscripcin, la venta de entradas, el alquiler de stands, el patrocinio, las
subvenciones, la comercializacin, la venta de productos, etc. Si ests
organizando un evento sin nimo de lucro, es esencial determinar desde el principio
quines de los implicados van a asumir cada captulo de gastos.
Hablando de gastos, a menudo se pasa por alto la necesidad de contar con un
seguro. Aunque las primas son cada vez ms altas, debes considerar todos los
riesgos potenciales antes de determinar qu tipo de cobertura requerirs, adems
de responsabilidad civil, que es imprescindible.
Puesto que es el "propietario" quien normalmente sufraga los gastos, es
aconsejable hacerle partcipe en la planificacin del presupuesto durante todo el
proceso; esto posee la ventaja aadida de mantener al coordinador y al comit de
planificacin siempre al tanto de los acontecimientos. El coordinador debe tener la
responsabilidad exclusiva del presupuesto y de autorizar los pagos, desde la
planificacin preliminar hasta el cierre de cuentas; si hay demasiados implicados,
ser difcil vigilar los gastos y pedir cuentas al coordinador por el gasto total. Por
regla general, el coordinador o la persona responsable de la planificacin del
presupuesto deben apartar un 20% para imprevistos.
Una tendencia importante que ha llegado para quedarse, y que es intrnseco a la
planificacin presupuestaria, es la medicin del retorno sobre la inversin (ROI).
Actualmente se suele exigir a los organizadores, sean externos o internos, que
justifiquen el presupuesto del evento hasta el ltimo sol (o la unidad monetaria que
se use). Y esto tambin implica que se han de alcanzar unas metas medibles y
cuantificables; es decir, un aumento de las ventas, un mayor reconocimiento de la
marca, la generacin de contactos, etc. Por lo tanto, se deben evitar a aquellos
organizadores o agencias que no puedan garantizar una medicin efectiva del ROI.

PROGRAMACIN
Por regla general, el xito depender de una buena programacin. Es imperioso
establecer un plazo realista para la planificacin y organizacin. Por desgracia, esto
no se respeta la mayora de las veces, sobre todo en el sector empresarial. En
general, se necesita un ao de plazo para planificar y organizar un evento de
envergadura.
Cuando es necesario trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unas
fechas alternativas para obtener las mejores tarifas para el alojamiento, los
servicios de restauracin, el lugar de celebracin y/o las actividades ldicas. La
flexibilidad es, adems, una excelente herramienta de negociacin.
Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como las
obligaciones profesionales de todos los asistentes, sean participantes o
conferenciantes, otros eventos de naturaleza similar que se organizan en las
mismas fechas o justo antes o despus, das festivos, perodos vacacionales,
condiciones meteorolgicas previstas, etc. En suma, no es sencillo elegir unas
fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando
trabajas con un presupuesto fijo.

DESTINO Y LUGAR DE CELEBRACIN

Tanto para la planificacin presupuestaria como para otras consideraciones, debes
tomar la decisin, al principio del proceso de planificacin, de dnde celebrar el
evento. Es posible que sta la tome unilateralmente la direccin o el "propietario"
del evento, que puede ser preciso (un hotel con encanto en la Sierra Piurana, o
Playas costeras, por ejemplo), o no tan conciso (cualquier lugar de celebracin
dentro de un radio de 100 km de Piura), o bastante impreciso: "Cualquier sitio sirve,
siempre y cuando sea original y tenga buenos precios".
A no ser que el evento requiera un lugar de celebracin ms aislado, ste debe ser
fcilmente accesible: cerca de una autopista, estacin o aeropuerto internacional.
Si vienen en vuelos intercontinentales, los participantes llegarn con jetlag y la
ltima cosa que les apetecer hacer es emprender un largo viaje en coche, autocar
o tren. Ha de ser razonable la distancia entre el aeropuerto y el lugar de celebracin,
es decir, a no ms de dos horas en cualquier modo de transporte.
Ni que decir tiene que el lugar de celebracin debe ser cmodo y adecuarse tanto
al tipo de evento que se est organizando como al perfil medio de los
participantes. Es crucial conocer los gustos del pblico objetivo antes de decidir
dnde se va a organizar y qu tipo de lugar de celebracin se debe elegir. Debido
a la actual tendencia hacia lugares de celebracin ms innovadores, hay cada
vez ms margen para la originalidad (sin exagerar). Incluso si a los organizadores
se les ha impuesto un destino, esto no quiere decir que el lugar de celebracin tenga

que ser poco imaginativo. Como lugares de celebracin alternativos, son cada vez
ms populares los museos, edificios histricos, jardines botnicas, haciendas,
teatros, yates o bodegas por enumerar slo unos pocos.
Para ayudar a la direccin a tomar la decisin adecuada, resulta til hacer una
seleccin de lugares de celebracin, incluyendo las ventajas y desventajas de cada
uno de ellos. Con el auge del Internet, las visitas de inspeccin ya no son tan
necesarias como antes; no obstante, es aconsejable hacer al menos una en el caso
de eventos de envergadura o resonancia.
Y hablando de Internet, la red inalmbrica de un lugar de celebracin puede
significar el xito o el fracaso de un evento. Hoy en da, sea un evento de alta o baja
tecnologa, es esencial que disponga de una red fiable. Hay una serie de preguntas
clave que los organizadores deben hacer a la direccin del lugar de celebracin a
fin de evitar cualquier sorpresa desagradable. Tambin debe haber un equipo de
tcnicos disponible in situ durante todo el evento.

OBJETIVOS DEL EVENTO:

Pregunta al patrocinador cul es la autntica razn por la que quiere organizar el

evento, porque ha de estar muy clara antes de emprender la fase de planificacin
muchos eventos fracasan debido a unos objetivos mal definidos.

Pregntate si es realmente necesario, ya que es posible que haya una manera

ms barata pero igualmente eficaz de llegar al pblico beneficiario.

COMIT DE PLANIFICACIN Y EL PAPEL DEL COORDINADOR

Constituye un comit de planificacin, que debe incluir al patrocinador o a su

representante, adems de representantes de todos los implicados (entidades,
instituciones, pblico beneficiario, etc.).

Nombra como miembros del comit a personas que estn acostumbradas al

trabajo en equipo y autorizadas para tomar decisiones; y recuerda: "cuanto ms,
mejor" no es cierto en cuanto a comits de planificacin.

Nombra un coordinador que, si procede, est autorizado para tomar decisiones.

A fin de controlar gastos, el coordinador debe ser la nica persona autorizada para
ordenar pagos.

PBLICO BENEFICIARIO

10

Determina con precisin cul es tu pblico beneficiario y, si desconoces sus

necesidades reales, identifcalas mediante una encuesta.

Investiga lo que estn haciendo tus competidores directos o asociaciones

similares para identificar las tendencias actuales y, consiguientemente, cualquier
desequilibrio en la demanda.

Si es importante llegar a un pblico lo ms amplio posible, estudia la posibilidad

de organizar un evento multidisciplinario, incluir vdeo conferencias o utilizar la
difusin por Internet.

PRESUPUESTO

Basa tu presupuesto en las estadsticas de experiencias anteriores, de ser posible.

Fija un presupuesto para el evento, apartando el 20% para imprevistos. Esto es

crucial porque los recursos financieros disponibles influirn directamente en las
otras decisiones que habrs que tomar.

Determina quines entre el patrocinador y los participantes van a asumir cada

captulo de gastos

Si se prevn beneficios o cubrir los gastos, identifica todas las fuentes de ingresos.

Estudia todos los riesgos potenciales antes de decidir qu tipo de cobertura del
seguro vas a necesitar, adems de responsabilidad civil, que es imprescindible.

FORMATO Y DURACIN

Decide qu formato se adapta mejor al pblico beneficiario.

Al establecer la duracin del evento, s realista.

ASISTENCIA PREVISTA

Al calcular la asistencia prevista, no te dejes llevar por el optimismo.

Si no hay estadsticas disponibles de experiencias anteriores, realiza

investigaciones sobre el mercado o una encuesta (a pesar de ser caro y laborioso,
puede ahorrarte mucho dinero y estrs a la larga).

Decide si vas a invitar a conferenciantes y/o personalidades, y comprueba si van

a necesitar un intrprete.

Calcula la cantidad de personal que vas a necesitar durante el evento y si vas a

utilizar a tu propia plantilla o a trabajadores ocasionales.

11

Ten en cuenta que los eventos de envergadura, o aqullos en los que participan
personalidades, exigirn medidas de seguridad.

Toma las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad.

PROGRAMACIN

Si el evento es de envergadura, organzalo con al menos 12 meses de antelacin.

S flexible en cuanto a las fechas de celebracin; si el presupuesto es ajustado,

tendrs que negociar las tarifas ms econmicas para el alojamiento, boletos de
avin (en su caso), comidas, y salas de reunin o lugares de celebracin.

Ten en cuenta las fiestas nacionales, regionales y locales, las vacaciones

escolares, otros eventos similares que se celebran al mismo tiempo y las
condiciones meteorolgicas previstas, puesto que todos estos factores pueden
influir negativamente en la asistencia.

Contrata a los conferenciantes con mucha antelacin.

DESTINO Y LUGAR DE CELEBRACIN

Decide dnde vas a celebrar el evento y en qu tipo de lugar de celebracin (que

desde luego debe adaptarse bien al formato).

Si ests organizando un evento corto o de un slo da, elige un lugar de

celebracin accesible, cerca de donde vive o trabaja la mayora de los asistentes.
(Con el auge de los vuelos de bajo coste, y mejores enlaces por carretera, en
algunos casos se puede pasar por alto esta recomendacin.)

Haz una seleccin de lugares de celebracin potenciales, subrayando las ventajas

y desventajas de cada uno de ellos.

Al igual que antes, s realista: no es tan sencillo transportar a 100 personas de

diferentes pases a un retiro en las montaas que a un centro de convenciones
rural a media hora por carretera de un aeropuerto internacional.

Si vas a contratar, parcial o totalmente, una agencia de organizacin o a un

experto externo, prepara una peticin de presupuesto detallada.

Haz una seleccin rigurosa de agencias o expertos cualificados que puedan

proporcionarte cartas de recomendacin o que te hayan sido expresamente
recomendados.

Ten siempre un plan para situaciones improvistas.

Aunque la rpida expansin del Internet lo hace innecesario, en el caso de eventos

de envergadura sigue siendo una buena idea hacer al menos una visita de
inspeccin al lugar de celebracin.