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SISTEMA INTEGRADO

DE GESTIN

GM-MP01 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

VERSIN
2

FECHA DE APROBACIN
2014-04-24

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

<Ingeniera Industrial>

<Gerente General>

<Gerente General>

<GUARNA>

<GBENITEZ>

<GBENITEZ>

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN
1
1.1
2

DESCRIPCIN
Documento nuevo
Se modific Plan de Calidad por Plan de Gestin
Se modific el numeral 3.3 Alcance, la Poltica del SIG y
el numeral 7.1 Satisfaccin del cliente.

FECHA
2013-11-05
2013-11-05
2014-04-24

UBICACIN
\\Workstation-pc\SIG\SIG\DOCUMENTOS\MANUALES

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

TABLA DE CONTENIDO

1
2

PRESENTACIN DE LA EMPRESA ................................................................................................................ 5


FILOSOFA EMPRESARIAL ........................................................................................................................... 5
2.1
MISIN .............................................................................................................................................. 5
2.2

VISIN ............................................................................................................................................... 5

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ............................................................................................................ 6


3.1
REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 6
3.2

OBJETO .............................................................................................................................................. 6

3.3

Consorcios o uniones temporales ..................................................................................................... 6

3.4

ALCANCE ............................................................................................................................................ 6

3.5

DOCUMENTACION DEL SIG ............................................................................................................. 10

3.5.1

Generalidades ......................................................................................................................... 10

3.5.2

Control de los Documentos .................................................................................................... 11

3.5.3

Control de los Registros .......................................................................................................... 12

RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA ........................................................................................................ 12


4.1
COMPROMISO DE LA GERENCIA Y ENFOQUE AL CLIENTE ............................................................... 12
4.2

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ................................................................................................... 13

4.3

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN ................................................................................................ 15

4.4

POLTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ........................................................................... 16

4.5

OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ........................................................................ 16

4.6

PLANIFICACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ................................................................. 17

4.6.1

Aspectos Ambientales y de Prevencin de Riesgos Laborales ............................................... 17

4.6.2

Requisitos Legales y otros Requisitos ..................................................................................... 17

4.6.3

Objetivos del SIG..................................................................................................................... 18

4.7

REVISIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN .......................................................................... 18

4.8

COMUNICACIN .............................................................................................................................. 18

GESTIN DE LOS RECURSOS ..................................................................................................................... 19


5.1
RECURSOS HUMANOS Y FORMACIN............................................................................................. 19
5.2

INFRAESTRUCTURA ......................................................................................................................... 20

5.3

AMBIENTE DE TRABAJO................................................................................................................... 21

REALIZACIN DE LOS PROCESOS.............................................................................................................. 21


6.1
PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO ..................................................................... 21

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

6.2
6.2.1

Determinacin de los Requisitos ............................................................................................ 22

6.2.2

Revisin de los Requisitos Relacionados con el Producto ...................................................... 22

6.2.3

Comunicacin con el Cliente .................................................................................................. 23

6.3

DISEO Y DESARROLLO ................................................................................................................... 23

6.3.1

Planificacin del Diseo y Desarrollo...................................................................................... 23

6.3.2

Elementos de Entrada para el Diseo y Desarrollo ................................................................ 23

6.3.3

Resultados del Diseo y Desarrollo ........................................................................................ 24

6.3.4

Revisin del Diseo y Desarrollo ............................................................................................ 24

6.3.5

Verificacin del Diseo y Desarrollo ....................................................................................... 24

6.3.6

Validacin del Diseo y Desarrollo ......................................................................................... 24

6.3.7

Control de Cambios del Diseo y Desarrollo .......................................................................... 25

6.4

COMPRAS ........................................................................................................................................ 25

6.4.1

Proceso de Compras ............................................................................................................... 25

6.4.2

Seleccin, evaluacin y reevaluacin de proveedores ........................................................... 25

6.4.3

Aceptacin y Verificacin de Materiales y Servicios............................................................... 26

6.5

PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE .................................................................................. 22

PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO ................................................................................... 26

6.5.1

Control de la Produccin y de la Prestacin del Servicio ........................................................ 26

6.5.2

Validacin de los Procesos de Prestacin del Servicio ........................................................... 26

6.5.3

Identificacin y Trazabilidad ................................................................................................... 27

6.5.4

Propiedad del Cliente ............................................................................................................. 27

6.5.5

Preservacin del Producto ...................................................................................................... 27

6.6

CONTROL OPERACIONAL ................................................................................................................. 28

6.7

PREPARACIN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS ......................................................................... 28

6.8

EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN ........................................................................................ 28

MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA ............................................................................................................... 29


7.1
SATISFACCIN DEL CLIENTE ............................................................................................................ 29
7.2

AUDITORA INTERNA ....................................................................................................................... 29

7.3

SEGUIMIENTO Y MEDICIN ............................................................................................................. 29

7.4

INVESTIGACIN DE INCIDENTES Y NO CONFORMIDADES............................................................... 30

7.5

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ....................................................................................... 30

7.6

MEJORA CONTINUA ........................................................................................................................ 30

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PRESENTACIN DE LA EMPRESA
INGENIERIA Y SOLUCIONES ESPECIALIZADAS S.A.S. (ISES S.A.S.), es una empresa que tiene como
objeto principal la prestacin de servicios en el mbito de la ingeniera, ejecutando todas las
actividades y operaciones relacionadas con la consultora especializada y la comercializacin
de productos de ingeniera.
ISES S.A.S. ofrece los servicios de ingeniera y servicios especializados a empresas de los sectores pblico y privado, en las etapas de prefactibilidad, factibilidad avanzada, diseos bsicos
para licitacin y diseos detallados para construccin de proyectos de infraestructura, con
atencin permanente al cliente en las reas de transmisin y distribucin y de recuperacin de
prdidas de energa en empresas comercializadoras y/o distribuidoras de energa.
ISES S.A.S. inici operaciones a principios de 2011, se constituy mediante Escritura Pblica No
076 del 19 de enero de 2011, de la Notara Novena de Barranquilla. Est inscrita en la Cmara
de Comercio de Barranquilla bajo el Registro Mercantil No. 515350 y el Registro nico de Proponentes No 13477 del 25 de octubre de 2011.
ISES S.A.S. es una empresa con una organizacin dinmica y multidisciplinaria, con estructura
de accin funcional y operativa que permite realizar una adecuada optimizacin de recursos e
interaccin entre las distintas disciplinas de la ingeniera, para conformar grupos de trabajo
apropiados para acometer diferentes proyectos y estudios multidisciplinarios de media y alta
complejidad. El esquema organizacional permite flexibilidad y fortalece el crecimiento de la
empresa.
Con sede principal en Barranquilla, esta oficina coordina y dirige las operaciones de la empresa.
Actualmente ISES S.A.S. cuenta con proyectos en las ciudades de Cali y Popayn. En donde ISES
S.A.S. cuenta con Coordinadores de Proyectos, quienes son responsables de optimizar la gestin de sus procesos y de los recursos relacionados.

2
2.1

FILOSOFA EMPRESARIAL
MISIN
Prestar servicios de ingeniera con tica, oportunidad y calidad, cumpliendo las normas y
los requisitos tcnicos, con innovacin, mejora y optimizacin del producto o del servicio,
formando y calificando personal tcnico de alto desempeo para satisfacer las necesidades de nuestros clientes y generar beneficios para el sostenimiento y crecimiento prspero en el medio.

2.2

VISIN
Ser reconocida antes del 2015 a nivel nacional como una firma de consultora con vocacin de servicio al cliente, de excelente calidad y cumplimiento en la ejecucin de proyectos, respetuosa y defensora del entorno y del medio ambiente elaborando y participando
en proyectos que lo confirmen.

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

3
3.1

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN


REFERENCIAS
El sistema integrado de gestin de la calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el
trabajo de ISES S.A.S. (en adelante Sistema Integrado de Gestin SIG) se fundamenta en
los siguientes documentos:

3.2

Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 14001: 2004.


Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 9001: 2008.
Norma Tcnica Colombiana NTC-OHSAS 18001: 2007.
Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 10005: 2005.
Misin y Visin de ISES S.A.S.
Poltica del Sistema Integrado de Gestin de ISES S.A.S.
Objetivos del Sistema Integrado de Gestin de ISES S.A.S.

OBJETO
El presente manual define las directrices y elementos principales que conforman el Sistema Integrado de Gestin de ISES S.A.S., incluyendo los planes de gestin de los proyectos ejecutados, en cumplimiento con los requerimientos de la Norma ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos, la Norma ISO 14001:2004 Sistemas de Gestin Ambiental. Requisitos con orientacin para su uso, la Norma ISO 10005:2005 Directrices para los Planes de gestin y la Norma OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestin
en Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos.
Mediante la implementacin de los criterios definidos en el Manual del SIG ISES S.A.S.
asegura la eficacia en la planificacin, operacin, control y mejora continua de sus procesos; la disponibilidad de la informacin y recursos necesarios para el anlisis y seguimiento
de sus procesos; el cumplimiento de los requisitos legales relacionados con la gestin ambiental y el control de los riesgos en seguridad y salud ocupacional, logrando la mejora
continua del SIG y la satisfaccin de sus clientes y colaboradores.

3.3

CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES

ISES S.A.S puede segn sus necesidades y/o requerimientos del cliente presentarse a licitar en conjunto con otras empresas en la modalidad de consorcio o unin temporal.
Cuando se presenten estos casos, el consorcio o unin temporal tiene la autonoma de desarrollar
su propia documentacin en lo que se refiere al SIG, siempre y cuando cumplan con lo establecido
en el SIG de ISES S.A.S, o ste puede proporcionrsela.
3.4

ALCANCE
ISES S.A.S. ha desarrollado e implementado un Sistema Integrado de Gestin, en desarrollo de sus proyectos de ingeniera, el cual responde al siguiente alcance:

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Consultora e interventora en estudios, diseos y construcciones de ingeniera civil,


elctrica y mecnica, supervisin y control de calidad de procesos de comercializacin de
servicios pblicos, y gerencia de proyectos y procesos de ingeniera civil, elctrica y mecnica.
El alcance del SIG de ISES S.A.S. comprende la documentacin e implementacin de todos
los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, la Norma ISO 14001:2004, y la Norma OHSAS
18001:2007, en el desarrollo de sus proyectos mencionados en este numeral.
Este manual aplica para los procesos estratgicos, misionales y de soporte del SIG de ISES
S.A.S. que tienen como fin principal la satisfaccin del cliente. La identificacin y representacin detallada de estos procesos se presenta en el siguiente Mapa de Procesos:

FIGURA 1 Mapa de Procesos de ISES S.A.S.

El Mapa de Procesos plasma la manera en que ISES S.A.S. atiende las necesidades de sus
clientes para prestar servicios y ofrecer productos con calidad y oportunidad, logrando as
su satisfaccin. Los 6 procesos representados en el mapa se agrupan en tres macro procesos identificados como procesos estratgicos, misionales y de soporte; los cuales se interrelacionan para crear flujos de valor agregado cuyo fin es el cumplimiento de la Misin
de la empresa y la consecucin de su Visin.

Procesos Estratgicos

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Estos procesos facilitan la definicin e implementacin de polticas y estrategias, el


establecimiento de objetivos, la provisin de la comunicacin, el aseguramiento de la
disponibilidad de los recursos necesarios, la planificacin, direccin y control en todos
los niveles de la empresa y aseguran su cumplimiento. Los procesos estratgicos se
subdividen en:

Gestin de la Direccin
El objetivo de la gestin de la direccin es establecer el direccionamiento estratgico, tctico y operativo para garantizar el cumplimiento de la misin y visin
teniendo en cuenta los requisitos del mercado, de los socios y de toda la normativa vigente.
La Direccin establece el marco de accin del SIG y define la poltica y los objetivos, estableciendo los niveles y jerarquas de la organizacin y garantizando la
disponibilidad de los recursos necesarios para el funcionamiento de la misma. La
gestin incluye la planificacin estratgica y los presupuestos anuales adems de
la revisin anual del SIG para asegurar la mejora continua del sistema. La informacin detallada del proceso y sus interacciones se pueden observar en la GDC01 Caracterizacin Proceso de Gestin de la Direccin.

Gestin de la Mejora
El objetivo de este proceso es mejorar continuamente la efectividad del SIG, para
ello el principal insumo es el anlisis realizado a los resultados del seguimiento,
auditoras y control de los procesos de ISES S.A.S y de la revisin por parte de la
Direccin, en la cual se detectan oportunidades de mejora para el SIG y se analiza
la viabilidad de la implementacin. La deteccin de no conformidades de aspectos
de orden ambiental, de seguridad y salud en el trabajo y la gestin de las reclamaciones por parte de los clientes tambin contribuyen al proceso de mejora continua de la organizacin.
Dentro de las actividades principales del proceso se encuentra el control de los
documentos y registros del SIG, la ejecucin de auditoras internas, la identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles y la identificacin y valoracin de aspectos e impactos ambientales. La informacin detallada
del proceso y sus interacciones se pueden observar en la GM-C01 Caracterizacin
Proceso de Gestin de la Mejora.

Procesos Misionales
Comprenden los procesos claves del negocio, los que definen su misin e inciden directamente en el grado de satisfaccin del cliente. La entrada principal de estos procesos son los requisitos del cliente, una vez identificadas y revisadas las necesidades

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se procede con la planificacin e implementacin de los procesos. Los procesos que


componen la esencia de ISES S.A.S. son:

Consultoras
El proceso de consultoras abarca las labores de diseos, estudios, asesoras, interventoras y gerencia de proyectos, cumpliendo a cabalidad los requisitos legales y del cliente, con el fin de que la prestacin de los servicios de ISES S.A.S. satisfaga las expectativas de los clientes y partes interesadas. La informacin detallada del proceso y sus interacciones se pueden observar en la CO-C01 Caracterizacin Proceso de Consultoras.

Mercadeo y Post Venta


El objetivo de este proceso es la consecucin de nuevos clientes y proyectos, adems de realizar el mantenimiento de los clientes actuales. Comprende desde la
elaboracin de las metas de facturacin, captacin de nuevos clientes, presentacin de la empresa y sus servicios incluyendo la elaboracin y presentacin de la
oferta hasta el resultado final de la misma. La informacin detallada del proceso
y sus interacciones se pueden observar en la MP-C01 Caracterizacin Proceso de
Mercadeo y Post Venta.

Procesos de Soporte
Estos procesos sirven de apoyo a la empresa cuyo fin principal es la provisin y la
administracin de recursos al interior de la organizacin para la ejecucin de la Misin
de ISES S.A.S.; su ejecucin es de vital importancia para el desempeo de la empresa.
Los procesos de soporte se subdividen en:

Gestin Humana
Este proceso tiene como objetivo promover e incentivar el desarrollo del talento
humano dentro de la empresa, con el fin de propender por el confort del trabajador y por conseguir operaciones ms efectivas y eficientes, por parte de cada uno
de los colaboradores.
Comprende las actividades relacionadas con la seleccin, contratacin y formacin del personal y la evaluacin de su desempeo y competencias, acorde a las
funciones asignadas. Mediante este proceso se promueve el respeto por el medio
ambiente y la toma de conciencia ecolgica en el desarrollo de cada uno de los
procesos. Asimismo se incentiva el cumplimiento de las normas de seguridad y
salud en el trabajo y se gestionan las condiciones de trabajo favorables para la
ejecucin de sus actividades, su desarrollo integral y el fortalecimiento de sus
competencias. La informacin detallada del proceso y sus interacciones se pueden observar en la GH-C01 Caracterizacin Proceso de Gestin Humana.

Servicios Administrativos

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Este proceso tiene como objetivo la planeacin, ejecucin, verificacin y control


de las labores administrativas, financieras y contables de ISES S.A.S., permitiendo
el correcto desarrollo de las operaciones en cuanto al cumplimiento de requisitos
legales financieros, contables y de infraestructura. En este proceso se realizan las
actividades de compras para la provisin y gestin de los recursos materiales para
el desarrollo y mantenimiento de la capacidad de los procesos misionales de ISES
S.A.S. La informacin detallada del proceso y sus interacciones se pueden observar en la SA-C01 Caracterizacin Proceso Servicios Administrativos.
En caso de Consorcios o Uniones Temporales se elabora un plan de gestin para la prestacin del servicio. Las directrices consignadas en este plan son las del Sistema de Gestin
Integral.
3.5
3.5.1

DOCUMENTACION DEL SIG


Generalidades
El SIG de ISES S.A.S. ha basado su documentacion en los requerimientos
consignados en las Normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2005, ISO 10005:2005 y
OHSAS 18001:2007. Los tipos de documentos que conforman el SIG difieren acorde
al alcance y el nivel de detalle en el contenido. A continuacin se describe la
finalidad de cada tipo de documento:

Declaracion de la Poltica del Sistema Integrado de Gestin: Este documento es


el marco de referencia para el establecimiento y la revisin de los Objetivos del
SIG. Adems expresa el compromiso de ISES S.A.S. con la satisfaccin de sus
clientes y la gestin del medio ambiente y de la seguridad y salud en el trabajo.

Manual del Sistema Integrado de Gestin: Es el documento principal donde se


muestra una visin general del SIG, se detallan las acciones definidas por la
empresa para el cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO 9001:2008
Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos, la Norma ISO 14001:2004
Sistemas de Gestin Ambiental. Requisitos con orientacin para su uso y la
Norma OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestin en Seguridad y Salud
Ocupacional. Requisitos.

Procedimientos: Este tipo de documento incluye la descripcin de las


caractersticas, condiciones y actividades esenciales que debe cumplir el
proceso documentado.

Instructivos: Este tipo de documento contiene un conjunto de reglas de


obligado cumplimiento necesarias para realizar actividades especficas de los
procesos. Instructivo se entiende, pues, como una norma de mayor concrecin
y detalle.

Caracterizacin del proceso: Ficha resumen de las actividades de planeacin,


ejecucin, verificacin y control de cada uno de los procesos del Sistema

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Integrado de Gestin. Adems contempla sus interrelaciones con los dems


procesos.

3.5.2

Formatos: Son documentos del Sistema Integrado de Gestin que sirven como
medio para el diligenciamiento de registros. Los registros proveen la evidencia
de la conformidad de los procesos/actividades ejecutadas y del desempeo del
SIG con los requisitos previamente establecidos.

Plan de gestin: Documento que especifica qu procedimientos y recursos


asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un
proyecto, proceso, producto o contrato especfico. Los planes de gestin se
elaboran siguiendo las directrices de la Norma ISO 10005:2005 Directrices para
los Planes de Calidad.

Documentacin Externa: Son los documentos que no genera la empresa pero


que inciden en las actividades realizadas y son necesarios para la correcta
ejecucin, control y mejora de los procesos del SIG; en los procedimientos,
caracterizaciones de los procesos y planes de gestin se hace referencia a estos
documentos.

Control de los Documentos


En el documento Gua para la Elaboracin de Documentos, disponible en la red
interna de la empresa, se definen las pautas para la elaboracion y presentacion de
los documentos generados por la empresa. En este documento se especifican los
tipos de documentos generados as como los apartados que integran su contenido.
Todo documento elaborado por el personal de ISES S.A.S. debe seguir las pautas
indicadas en cuanto a la estructura, formato de presentacin y redaccin all
especificados, para garantizar la homogeneidad en la documentacin del SIG.
Por su parte ISES S.A.S. en el procedimiento GM-P01 Control de Documentos
asigna las responsabilidades para la elaboracin, revisin, aprobacin,
identificacin, distribucin, control y actualizacin de los documentos internos y
externos del SIG. Adems establece los elementos para la indentificacin de los
documentos y el tratamiento dado a las versiones obsoletas para asegurar que los
documentos empleados sean idneos para las labores realizadas.
Las nicas copias controladas que posee el SIG se encuentran disponibles en la red
interna de la empresa. El Ingeniero del SIG es el encargado de controlar la
informacin que se encuentra en la red interna de la empresa.
Las Normas, Informes o Planos del Cliente se manejan segn lo indicado en el
numeral 7.5.4 Propiedad del Cliente, del presente manual. Para los documentos
especificos de los proyectos se siguen las disposiciones planteadas en los planes de
gestin de los mismos.

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3.5.3

Control de los Registros


En el procedimiento GM-P02 Control de Registros se encuentran las disposiciones
para la identificacin, trazabilidad, almacenamiento y proteccin de los mismos.
Mediante el cumplimiento de lo establecido en el procedimiento, ISES S.A.S.
garantiza que los registros del SIG permanecen legibles, fcilmente identificables y
recuperables durante el tiempo de retencin por parte de la empresa.

4
4.1

RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA
COMPROMISO DE LA GERENCIA Y ENFOQUE AL CLIENTE
La Gerencia de ISES S.A.S. evidencia su compromiso con el desarrollo, implementacin y
mejora continua de la eficacia del SIG mediante:

La definicin, establecimiento y documentacin de la Poltica del SIG; donde asume


los compromisos plasmados en la Misin y Visin de la empresa y evidencia la importancia de cumplir los requisitos de calidad, respetar el medio ambiente y las normas
de salud y seguridad en el trabajo.

La evaluacin y aseguramiento del conocimiento y comprensin de la Poltica en todos los niveles de la empresa.

El planteamiento de los Objetivos del SIG coherentes con la Poltica.

La disponibilidad de los recursos (humanos, infraestructura, financieros, tecnolgicos,


formacin), necesarios para el logro de los Objetivos y funcionamiento eficaz del SIG.

La planificacin de la operativa anual de cada proceso en conjunto con los Coordinadores de Proyectos, asignando el presupuesto correspondiente para su ejecucin.

La definicin de la estructura organizacional de la empresa para la prestacin de los


servicios.

El establecimiento del Comit del SIG, cuya principal funcin es la vigilancia del funcionamiento del SIG, para garantizar su mantenimiento y mejora continua. Las reuniones del Comit del SIG se realizan con una frecuencia bimensual; sin embargo cuando
la Gerencia lo considere conveniente se pueden convocar reuniones extraordinarias.

El establecimiento del Comit Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, en adelante COPASST conformado por el personal contemplado en el Acta de Conformacin
del Comit Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo vigente. La principal funcin
del COPASST es concientizar a la Gerencia y los trabajadores sobre su responsabilidad
en la promocin del desarrollo del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud en el Trabajo. Las reuniones del COPASST se realizan con una frecuencia semanal. Las pautas
para el establecimiento del COPASST se encuentran en el programa GM-MP02 Sistema de Gestin en Seguridad y Salud en el Trabajo.

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

La revisin anual de la eficacia del SIG para establecer acciones de mejora.

ISES S.A.S. orienta su poltica a la consecucin de los requisitos del cliente, es por esto que
la Gerencia de ISES S.A.S. se compromete a identificar con precisin los requisitos del
cliente y comunica a todos los niveles de la empresa la importancia de satisfacerlos.
Adems asegura que la organizacin conozca los requisitos de uso, reglamentarios, legales y propios de la empresa mediante inducciones sobre los proyectos, divulgacin de los
respectivos planes de gestin, reuniones y comits.
En el numeral 6.2 del presente manual se detalla la metodologa empleada para la determinacin de los requisitos del cliente. Asimismo en el numeral 7.1 se especifican los aspectos relacionados con la satisfaccin del cliente.
4.2

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
La Figura 2 muestra la estructura organizacional de ISES S.A.S., all se presenta la organizacin jerrquica, as como las unidades que la conforman y sus interacciones entre todos
los niveles. ISES S.A.S. actualiza su modelo acorde con las necesidades del negocio.

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

FIGURA 2 Organigrama de ISES S.A.S.


Junta Directiva

Revisor Fiscal

Gerente General

Auditor

Desarrollo de
Sistemas

Innovacin y
Desarrollo

Comit del SIG

Desarrollo
Tecnolgico

Asesor del SIG


Asistente de
Mercadeo y
post venta

Gerente
Administrativo

Gerente Tcnico

Coordinador de
Proyecto

Grupo de
trabajo

Coordinador de
Proyecto

Grupo de
trabajo

Coordinador de
Proyecto

Grupo de
trabajo

Asistente
Administrativo

Auxiliar
administrativo

Auxiliar de
Compras y
Tesorera

Aseo y cafetera
/Servicios
Generales

Auxiliar de
soporte tcnico y
sistemas

Recepcionista

Contador

Ingeniero del SIG

Auxiliar
Contable

Auxiliar de
prevencin de
riesgos

Auxiliar de
Facturacin

ISES S.A.S. a travs de la Gerencia y mediante la autorizacin de la Junta Directiva, establece la estructura del SIG y ha delegado en el Comit del SIG el desarrollo, documentacin, divulgacin y promocin del SIG.
La Gerencia como mxima autoridad en la gestin de la calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo es responsable por:

Definir la Poltica y los Objetivos del SIG as como los indicadores para la medicin de
la eficacia de la implementacin del sistema.

Incentivar a la organizacin para el trabajo encaminado al logro de los Objetivos del


SIG.

Establecer la planeacin estratgica y realizar el seguimiento al cumplimiento de las


directrices planteadas.

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Velar por la implementacin y mejora continua del SIG.

Entre las funciones del Ingeniero del SIG se encuentran:

Comunicar a la Gerencia sobre el desempeo del SIG y cualquier necesidad de mejora.

Comunicar a los colaboradores de ISES S.A.S. el contenido de la normativa del SIG,


resaltando la importancia de su cooperacin en el cumplimiento de las disposiciones
all establecidas.

Difundir y seguir el cumplimiento de la Poltica del SIG.

Verificar la correcta aplicacin de las directrices del SIG en la ejecucin de los procesos
de ISES S.A.S.

Velar por la implementacin y mejora continua del SIG.

Los Responsables de los Procesos y/o Coordinadores de los Proyectos a su vez deben:

Velar por el cumplimiento de la normativa del SIG de ISES S.A.S. dentro del desarrollo
del proceso y por el personal a cargo.

Elaborar la documentacin necesaria para la gestin del proceso a cargo siguiendo las
especificaciones y directrices del SIG de ISES S.A.S.

Todos los colaboradores de ISES S.A.S. son responsables por conocer y cumplir con lo estipulado en los procedimientos e instructivos del SIG durante el desarrollo de sus actividades en ISES S.A.S.
Para cada proyecto especfico se tiene un plan de gestin, en el cual se determinan las
responsabilidades con respecto a la implementacin y divulgacin del SIG.
4.3

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN
La Junta Directiva de ISES S.A.S. ha designado al Ingeniero del SIG como su representante
para todo lo referente a la gestin de la calidad, medio ambiente y seguridad y salud en
el trabajo; confirindole responsabilidad y autoridad para:

Garantizar la implementacin, mantenimiento y certificacin del SIG acorde a los requisitos de las Normas ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos,
la Norma ISO 14001:2004 Sistemas de Gestin Ambiental. Requisitos con orientacin
para su uso y la Norma OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos.

Realizar las revisiones del SIG y su eficacia.

Programar anualmente la ejecucin de las auditoras internas a los procesos de ISES


S.A.S.

Gestionar los recursos para el tratamiento de las No Conformidades.

Priorizar el tratamiento de las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora.

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4.4

Promover la difusin de los requisitos del cliente, la gestin de los riesgos para la seguridad y la salud y aspectos ambientales, asociados a nuestros campos de accin, en
todos los niveles de la organizacin.

POLTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN


La Poltica del SIG constituye el marco de referencia de ISES S.A.S. para la definicin y
revisin de los Objetivos del sistema, y es una pauta para la actuacin de los colaboradores de la empresa ya que mediante la inclusin de esta Poltica en la planificacin y gestin
de la organizacin se garantiza una respuesta eficaz y eficiente en las actividades que se
desarrollan, preservando el medio ambiente y reduciendo los riesgos labores.
ISES S.A.S. toma conciencia de la importancia del desarrollo sostenible y seguro de sus
actividades y servicios, por lo tanto en su poltica de actuacin incorpora los principios de
calidad, gestin del medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo para lograr una meta
comn.
Esta Poltica es comunicada a todo el personal de ISES S.A.S. a travs de este Manual del
SIG, carteleras, correos electrnicos y formaciones. Durante la revisin anual del SIG, se
evala la Poltica para garantizar su continua adecuacin a la Misin de la empresa y comprobar su vigencia.
ISES S.A.S. ha definido la siguiente Poltica del SIG:
En Ingeniera y Soluciones Especializadas ISES S.A.S. nos encontramos comprometidos
en satisfacer las necesidades de nuestros clientes y partes interesadas, cumpliendo
los requisitos especificados y entregando oportunamente los resultados de los estudios, consultoras, diseos, interventoras, direccin de proyectos de ingeniera y comercializacin de productos. Para lo cual, desarrollamos nuestras actividades procurando la preservacin y proteccin del medio ambiente, as como la prevencin de
lesiones, enfermedades laborales en cualquiera de nuestros campos de trabajo,
dando estricto cumplimiento a la legislacin colombiana vigente, requisitos tcnicos,
contractuales y dems disposiciones internacionales pertinentes.
Contamos con equipos y tecnologa idnea, personal competente, infraestructura
adecuada y asignacin de recursos que nos asegura la mejora continua de nuestro
Sistema Integrado de Gestin.

4.5

OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN


Satisfacer las necesidades de nuestros clientes partiendo de una correcta identificacin de
sus requisitos en cada uno de los contratos.
Lograr la satisfaccin de nuestros accionistas, manteniendo la rentabilidad de la empresa.
Asegurar la clasificacin adecuada de los residuos generados en cada uno de nuestros campos de trabajo y utilizar eficientemente los recursos.

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Velar por la integridad fsica y mental de nuestros trabajadores, contratistas y terceros, a


travs de la identificacin e intervencin de riesgos asociados a enfermedades y accidentes
laborales.
Verificar peridicamente el cumplimiento de la reglamentacin legal y normatividad aplicable a nuestros procesos en materia de calidad, ambiente, seguridad y salud en el trabajo.
Cumplir con los planes de formacin a fin de aumentar las competencias tanto tcnicas
como en materia de SSTA del personal para el desarrollo de los servicios ofrecidos por la
organizacin.
Garantizar el mantenimiento y la mejora continua de nuestros procesos asegurando que los registros, formatos, procedimientos y dems documentos, cumplan con lo definido en el SIG.
4.6

PLANIFICACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN


La Gerencia establece la planeacin estratgica de la empresa considerando las preocupaciones en materia de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo; adems
tiene en cuenta las modificaciones organizativas que influyan en los procesos. Estas estrategias definidas son coherentes con la Poltica y directrices del SIG.

4.6.1

Aspectos Ambientales y de Prevencin de Riesgos Laborales


ISES S.A.S. garantiza la identificacin y evaluacin de los aspectos ambientales y de
los peligros y riesgos de seguridad relacionados con las actividades, servicios e
instalaciones; mediante el establecimiento de metodologas consignadas en los
procedimientos GM-P06 Identificacin de Peligros, Valoracin de Riesgos y
Determinacin de Controles y GM-P07 Identificacin y Evaluacin de Aspectos e
Impactos Ambientales.
La metodologa planteada es de obligatorio cumplimiento por el personal de ISES
S.A.S. ya que permite cuantificar los impactos ambientes y riesgos laborales
asociados al desarrollo de los procesos, establecer cules son significativos y
requieren actuaciones para su tratamiento en busca de su reduccin o eliminacin.

4.6.2

Requisitos Legales y otros Requisitos


ISES S.A.S. asegura la identificacin y cumplimiento de los requisitos legales,
reglamentarios y aquellos aplicables a las actividades comprendidadas en el alcance
de este manual.
Para ello en el procedimiento GM-P08 Identificacin de Requisitos Legales y de
otra ndole se establecen las responsabilidades y la metodologa para la
identificacin, registro y actualizacin de la normatividad expedida por los
organismos competentes regulatorios y las leyes, decretos, resoluciones, acuerdos,
manuales y guas para contratistas, contratos etc., aplicables al proceso.

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4.6.3

Objetivos del SIG


La Gerencia determina anualmente los Objetivos y asegura su establecimiento en
las funciones y los distintos niveles de la organizacin; estos son coherentes con la
Poltica y pretenden el crecimiento de la empresa.
Los Responsables de los Procesos y/o Coordinadores de Proyectos promueven el
logro de los objetivos en el personal a cargo.
Los Objetivos del SIG de ISES S.A.S. se encuentran en GM-M01 Objetivos del
Sistema Integrado de Gestin, disponible en la red interna de la empresa.

4.7

REVISIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN


La Gerencia de ISES S.A.S. revisa anualmente su SIG, mediante lo cual se busca:

4.8

Conocer el grado de implementacin del SIG.

Evaluar la eficacia del SIG para el logro de sus Objetivos.

Definir acciones de mejora para el SIG teniendo en cuenta los cambios en la organizacin.

Establecer cambios en el SIG, incluyendo la Poltica y los Objetivos, para su adaptacin


a las necesidades de la organizacin.

COMUNICACIN
ISES S.A.S. cuenta con sistemas para recibir, documentar y dar respuesta a las comunicaciones entre las partes interesadas (internas y externas). Dentro del esquema de comunicacin se tiene en cuenta al personal de la empresa, las instituciones y empresas pblicas
y privadas, los proveedores y el pblico en general.
La normativa del SIG de ISES S.A.S. constituye un medio para la definicin del esquema de
comunicacin ya que se establecen los flujos de informacin dentro de los procesos y sus
interacciones; estos documentos se encuentran disponibles en la red interna de la empresa para la consulta por parte del personal.
Adems el personal de la empresa cuenta con los siguientes medios de comunicacin:
realizacin de reuniones, correo electrnico, tabln de anuncios, publicaciones, fax, cartas, informes, entre otros.
Los trabajadores mediante los canales de comunicacin dispuestos por la empresa pueden realizar consultas sobre los riesgos a los cuales se encuentran expuestos, comunicar
deficiencias, situaciones indeseables o susceptibles de mejora para contribuir con la mejora continua del SIG.
Asimismo el Ingeniero del SIG y los representantes del COPASST emplean los medios de
comunicacin para informar al personal sobre las novedades del SIG y las medidas de

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

control establecidas para disminuir la probabilidad de ocurrencia de accidentes e incidentes laborales.


Las comunicaciones externas de ISES S.A.S. son manejadas por cada uno de los procesos
involucrados y en caso necesario se solicita la autorizacin de la Gerencia, con el fin de
mantener control sobre la informacin brindada a los entes externos a la organizacin.
ISES S.A.S. a travs de sus canales se comunica con sus clientes con el fin de brindar una
atencin especial y servicio completo a las solicitudes, consultas, quejas y sugerencias de
los clientes.
En lo concerniente a comunicacin ambiental, ISES S.A.S. comparte con las partes interesadas la informacin medioambiental de importancia solicitada y recibe la retroalimentacin, estableciendo un flujo de comunicacin que contribuya al mejoramiento de la gestin medioambiental de la empresa.
En el procedimiento GM-P05 Comunicacin, Participacin y Consulta, disponible en la
red interna de la empresa, se establecen las directrices a seguir para el manejo de las
comunicaciones tanto a nivel interno como externo de la organizacin.
5

GESTIN DE LOS RECURSOS


La Gerencia de ISES S.A.S. es responsable por determinar y brindar los recursos necesarios (humanos y materiales) para la implantacin, mantenimiento y mejoramiento continuo del SIG, de
igual forma para aumentar la satisfaccin de los clientes y preservar el medio ambiente. Del
mismo modo los Responsables de los Procesos y/o Coordinadores de los Proyectos solicitan a
los responsables de los procesos de soporte y a la Gerencia los recursos determinados de
acuerdo a los requisitos contractuales y la planeacin del proceso.

5.1

RECURSOS HUMANOS Y FORMACIN


Los Responsables de los Procesos y/o Coordinadores de los Proyectos, en coordinacin
con la Gerencia, determinan las necesidades de formacin, habilidades y experiencia para
los distintos cargos y brindan a cada proceso el personal calificado para desempear las
funciones asignadas.
El personal contratado por ISES S.A.S. debe poseer la educacin y competencias necesarias para el desarrollo de las funciones del cargo, por tal motivo el proceso de seleccin
del personal es de vital importancia. En el procedimiento GH-P01 Contratacin y Retiro
de Personal se especifica la metodologa y las responsabilidades para la realizacin de
esta actividad.
Los Responsables de los Procesos y/o Coordinadores de los Proyectos son responsables
por brindar acompaamiento e induccin al personal de nuevo ingreso, segn lo expuesto
en el GH-MP01 Programa de Induccin y Reinduccin; as como del adiestramiento y la
identificacin de necesidades formativas. En el caso de los proyectos se debe divulgar el
Plan de Gestin con cada uno de los trabajadores que forman parte del proyecto.

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Todos los trabajadores de ISES S.A.S. que mediante el desarrollo de sus actividades puedan afectar la calidad o seguridad de los procesos o afectar significativamente el medio
ambiente, deben recibir la formacin adecuada para el desarrollo de sus competencias y
la correcta ejecucin de sus labores.
La metodologa y responsabilidades en el proceso de formacin de personal se encuentran descritas en el procedimiento GH-P02 Formacin del Personal.
Para ISES S.A.S. es de vital importancia que el personal comprenda la importancia del trabajo realizado y la manera en que contribuye al logro de los Objetivos del SIG, es por esto
que el Ingeniero del SIG difunde la normativa del sistema y programa formaciones en calidad, medio ambiente y prevencin de riesgos laborales.
Dentro del proceso de implantacin del SIG, ISES S.A.S. realiza un programa de sensibilizacin que comprende la introduccin a los conocimientos generales de calidad, medio
ambiente y seguridad y salud en el trabajo, as como los distintos procesos que integran
el SIG de la empresa.
Esta formacin se realiza para todos los niveles de la organizacin, con el fin de integrar a
los empleados con los propsitos del SIG y lograr su compromiso con la consecucin de
los Objetivos del sistema. Peridicamente se refuerzan los conceptos relacionados con el
SIG y se comunica al personal los cambios significativos del sistema.
5.2

INFRAESTRUCTURA
La Gerencia es responsable por:

Proporcionar los servicios generales necesarios para el desarrollo de las actividades


diarias de la empresa.

Gestionar las instalaciones aptas para el desarrollo seguro y confortable de las actividades por parte de los empleados, as como del plan de mantenimiento a las mismas.

Planificar y establecer los sistemas informticos y las redes de comunicacin requeridas para la ejecucin de los procesos y el mantenimiento necesario para la conservacin de los mismos.

ISES S.A.S. cuenta con instalaciones equipadas con elementos de trabajo para la realizacin de las actividades como:

Tecnologa e informtica: La empresa, en cuanto a hardware, proporciona a cada


usuario un computador e impresoras compartidas por grupos. Respecto a software
cuenta con correo electrnico, bases de datos, programas para diseo asistido por
computador, software especializado en ingeniera y gestin administrativa, programas de hojas de clculo y procesadores de texto.

Comunicaciones: Posee telefona fija, telfonos celulares, red y servidores para el acceso a internet.

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Adems ISES S.A.S. proporciona elementos de proteccin personal cuando sea necesario
por el tipo de labor a desarrollar por el trabajador.
La empresa realiza mantenimiento de su infraestructura fsica como pintura general, adecuacin de techos, pisos y baos.
Adems se realiza mantenimiento a los equipos de cmputo e impresoras y se renuevan
de acuerdo a las exigencias de la compaa. Las versiones de los programas se actualizan
acorde a los requerimientos de los proyectos y se cuenta con programas antivirus.
Las actividades de mantenimiento de instalaciones y equipos se realizan de acuerdo al
plan de mantenimiento establecido dentro del proceso de Servicios Administrativos.
5.3

AMBIENTE DE TRABAJO
ISES S.A.S. asegura que el ambiente de trabajo no afecte negativamente el desempeo de
las actividades realizadas y en la conformidad de los procesos, proporcionando un entorno de trabajo conforme con los requisitos de la legislacin vigente.
En las sedes de la empresa, en caso necesario, se controla la temperatura y humedad
empleando sistemas de aire acondicionado. Asimismo la iluminacin y el espacio disponible en los puestos de trabajo son suficientes para la prestacin del servicio.
El personal que realice trabajos a la intemperie es dotado con elementos de proteccin
personal y las condiciones en que realiza las labores permiten la conservacin del medio
ambiente y la prevencin de riesgos laborales.
La compaa cuenta con un Reglamento Interno de Trabajo, Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, Programa de Salud Ocupacional y Medio Ambiente con el fin de mejorar el clima laboral, motivar al personal y cumplir con las normas legales vigentes.

6
6.1

REALIZACIN DE LOS PROCESOS


PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO
En el Mapa de Procesos de ISES S.A.S. (Ver Figura 1), se identifican los procesos misionales
de la empresa: Consultoras y Mercadeo y Post Venta como claves para la realizacin del
servicio.
ISES S.A.S. ha elaborado Caracterizaciones de los procesos relacionados con su actividad
propia, disponibles en la red interna de la empresa, en donde se definen los indicadores
para su seguimiento, anlisis y mejora continua.
En la etapa de planificacin se determinan:

Objeto del proceso as como el alcance de sus actividades. En caso de subcontratacin


se establecen los parmetros de supervisin y control.

Responsables del Proceso.

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Los registros relacionados con el proceso.

Los indicadores del proceso (meta) y la frecuencia de seguimiento.

Los aspectos a controlar y los mecanismos para ello.

Documentos internos y externos necesarios para el desarrollo del proceso.

La planificacin de los procesos en ISES S.A.S. se realiza mediante la elaboracin de las


caracterizaciones, los procedimientos, manuales y/o instructivos donde se establece la
metodologa necesaria para su ejecucin.
ISES S.A.S. en la planificacin de sus procesos tiene en cuenta los requisitos de los clientes,
reglamentarios, tcnicos, legales y los determinados por la empresa; es por esto que en
los planes de gestin de los proyectos se encuentran identificados dichos requisitos.
En los planes de gestin se incluyen los Objetivos del SIG del Proyecto, los procesos involucrados en el desarrollo del proyecto, el personal requerido as como las jerarquas establecidas, los puntos de control, la normativa, los recursos humanos y materiales necesarios para una ejecucin eficaz del proyecto.
6.2
6.2.1

PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE


Determinacin de los Requisitos
ISES S.A.S. de acuerdo con los clientes identifica y revisa los requisitos aplicables a
la realizacin del servicio y/o comercializacin de productos con el fin de ofrecer
productos y prestar servicios que respondan a las demandas y mejoren el grado de
satisfaccin de los clientes. Adems para el Proceso de Comercializacin de
Productos mediante la informacin consignada en las especificaciones tcnicas, el
Reglamento Tcnico de Instalaciones Elctricas y/o dems normativas aplicables,
ISES S.A.S. determina los requisitos que deben cumplir los productos a ofrecer a los
clientes.
Los requisitos contractuales, tcnicos, legales y de comn acuerdo con los clientes,
asi como los reglamentarios, de uso y los establecidos por la empresa son
consignados en el plan de gestin del proyecto, en las presentaciones de las ofertas
a los clientes y/o documentos de comercializacin del producto.

6.2.2

Revisin de los Requisitos Relacionados con el Producto


Previo a la presentacin de la oferta, ISES S.A.S. verifica los aspectos consignados
en los pliegos de condiciones y especificaciones relacionados con los requisitos del
cliente, asegura que los mismos se encuentren definidos y documentados
correctamente.
Cuando los requisitos no se encuentran correctamente definidos y documentados,
se procede con consultas al cliente, empleando los medios de comunicacin

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

establecidos por la empresa (Ver numeral 6.2.3 Comunicacin con el Cliente). A


partir de ello, los requisitos definidos se incluyen en las propuestas y el alcance de
los trabajos y se mantienen copias de los requerimientos formalizados con el
cliente.
A su vez la Gerencia de ISES S.A.S. verifica que las modificaciones planteadas en los
requisitos del cliente se registren y comuniquen al personal encargado de la
presentacin de la oferta para su inclusin como elemento contractual de
obligatorio cumplimiento por la empresa.
Cuando la empresa determine que no cuenta con la capacidad suficiente para
cumplir con los requisitos, evala la posibilidad de establecer consorcios o uniones
temporales para presentar la oferta.
6.2.3

Comunicacin con el Cliente


ISES S.A.S. establece y mantiene vas de comunicacin eficientes con sus clientes
para intercambiar informacin relacionada con el proyecto, consultas, contratos y
retroalimentacin por parte del cliente.
La Gerencia y los Coordinadores de Proyectos son responsables por la comunicacin
formal con los clientes e informarlos del desarrollo del proyecto, para ello
programan reuniones, presentan informes peridicos y utilizan los medios de
comunicacin establecidos por ISES S.A.S. para la comunicacin externa (Ver
procedimiento GM-P05 Comunicacin, Participacin y Consulta).

6.3
6.3.1

DISEO Y DESARROLLO
Planificacin del Diseo y Desarrollo
En ISES S.A.S. el diseo y desarrollo hacen parte del proceso de Consultoras, es por
esto que la planificacin se realiza siguiendo lo establecido en el numeral 6.1
Planificacin de la Realizacin del Producto, del presente manual.
En el CO-MP01 Manual de diseo civil y electromecnico de subestaciones
elctricas, se especifican las etapas de diseo y desarrollo, sus entradas y salidas, y
se establecen los responsables y mecanismos/ metodologas para la revisin,
verificacin y validacin del diseo.

6.3.2

Elementos de Entrada para el Diseo y Desarrollo


Con anterioridad al inicio del proyecto, ISES S.A.S. determina los elementos de
entrada de cada una de las etapas de diseo, entre los que se encuentran:

Criterios de diseo.

Normas o estndares de carcter nacional o internacional aplicables.

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6.3.3

Requisitos contractuales.

Planos, fotografas areas, estudios y cualquier tipo de informacin


suministrada por el cliente.

Normativa del SIG.

Requisitos para la presentacin del diseo (memorias de clculo, planos,


informes, entre otros).

Resultados del Diseo y Desarrollo


De acuerdo a los establecido en el CO-MP01 Manual de diseo civil y
electromecnico de subestaciones elctricas, se revisan los resultados esperados
para cada etapa del diseo y desarrollo; el Responsable del Proceso verifica y
aprueba cada uno de ellos para proceder con la entrega a la etapa posterior del
proceso. Esta verificacion se realiza teniendo en cuenta los requisitos del producto
y elementos de entrada.
El Responsable del Proceso debe asegurar que los resultados o el diseo final
contenga toda la informacin solicitada por el cliente, acorde con el alcance
definido (especificaciones y cantidades de obra, presupuesto, planos, estudios,
memorias de clculo, informes, entre otros).
Para la presentacin del diseo se tiene en cuenta lo solicitado por el cliente. Es
importante incluir las normas utilizadas como gua para la elaboracin de los planos
e informes finales.

6.3.4

Revisin del Diseo y Desarrollo


El Coordinador de Diseos y/o Lder de rea realiza revisiones periodicas para
garantizar la correcta ejecucin y eficiacia de las actividades desarrolladas dentro
del diseo y desarrollo. Durante la revisin evala el cumplimiento de la
programacin respecto a los tiempos establecidos, determina si se estan
presentando o se pueden presentar dificultades, propone acciones para el ajuste
y/o mejora del proceso y realiza el seguimiento a dichas acciones.

6.3.5

Verificacin del Diseo y Desarrollo


El Responsable del Proceso y/o Coordinador de diseos comprueba la
correspondencia entre los elementos de entrada y el resultado del diseo y
desarrollo.

6.3.6

Validacin del Diseo y Desarrollo


La validacin del Diseo y Desarrollo en ISES S.A.S. se realiza mediante la aceptacin
por parte del cliente del diseo final entregado y cuando todos los comentarios por

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parte del cliente han sido atendidos por el Coordinador del Proyecto. El Acta de
Finalizacin del Proyecto constituye el registro de la validacin.
6.3.7

Control de Cambios del Diseo y Desarrollo


Los cambios presentados por solicitud del cliente y en coordinacin con ISES S.A.S.
son registrados mediante la comunicacin establecida y actas de constancia de los
nuevos requerimientos. Posterior a las nuevas solicitudes se debe realizar la
revisin, verificacin y validacin del diseo y desarrollo de acuerdo con los
numerales 6.3.4, 6.3.5 y 6.3.6 respectivamente del presente manual.
La metodologa a seguir para llevar un control de las solicitudes de cambios del
diseo y desarrollo es:

6.4
6.4.1

Determinar las consecuencias y alcance de la solicitud.

Revisar, verificar y validar los cambios previo a su implementacin.

Planificar la ejecucin de los cambios (asignar recursos, estimar el tiempo de


ejecucin, entre otros).

Ejecutar los cambios y revalidar la conformidad con lo solicitado.

COMPRAS
Proceso de Compras
La gestin de las compras se realiza dentro del proceso de Servicios Administrativos,
siguiendo las directrices establecidas en el SA-P01 Compras de ISES S.A.S. All se
establecen las actuaciones necesarias para garantizar que los bienes adquiridos por
la empresa y los servicios contratados sean apropiados para su uso y la correcta
ejecucin de las actividades relacionadas.
En ISES S.A.S., en la medida de lo posible, se propende por la provisin de bienes y
servicios que ratifiquen los compromisos ambientales, de calidad y de prevencin
de riesgos laborales asumidos.
Acorde al tipo de compra se establece con cada proveedor un pedido o contrato en
el cual se determina el alcance de las operaciones y los servicios contratados y/o los
materiales o equipos a suministrar.

6.4.2

Seleccin, evaluacin y reevaluacin de proveedores


Para aquellos proveedores considerados como de alto impacto para el SIG, puesto
que mediante el suministro de bienes y/o servicios pueden:

Afectar directamente la calidad del servicio prestado por la empresa.

Contribuir con el impacto ambiental causado por la empresa.

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Incidir en los riesgos laborales a los cuales se encuentran expuestos los


trabajadores.

Se lleva a cabo una seleccin, evaluacin y reevaluacin, segn los criterios


establecidos en el SA-P01 Compras.
6.4.3

Aceptacin y Verificacin de Materiales y Servicios


Los productos o equipos y/o los servicios contratados que puedan ocasionar alguna
implicacin en la calidad, la seguridad de las personas o las instalaciones o impacto
ambiental significativo son verificados para comprobar su conformidad con los
requisitos especificados en los documentos de compra, previo a la aceptacin del
producto. Esta revisin es realizada por la persona o rea que realiz la solicitud de
compra.
La revisin de Hardware es realizada por el rea de Sistemas, ya que es necesario
comprobar que los equipos adquiridos cumplen las especificaciones establecidas en
la orden de compra.
El rea responsable de un servicio contratado se reserva el derecho de realizar
verificaciones in situ cuando lo considere conveniente. Sin embargo con esto no se
exime a los proveedores de la realizacin de sus propios controles.

6.5
6.5.1

PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO


Control de la Produccin y de la Prestacin del Servicio
Los servicios prestados por ISES S.A.S. se planifican, ejecutan y controlan segn la
normativa especfica de los procesos misionales del SIG. Adems en los planes de
gestin se identifican, planifican y controlan las actividades relacionadas con la
ejecucin de los proyectos.
Cuando la prestacin del servicio esta relacionada con un proyecto de diseo, se
cumplen las directrices especificadas en el numeral 6.3 Diseo y Desarrollo del
presente manual.

6.5.2

Validacin de los Procesos de Prestacin del Servicio


ISES S.A.S. valida sus procesos de prestacin del servicio cuando los productos
resultantes no puedan ser verificados mediante seguimiento y medicin posterior.
Para logaralo ISES S.A.S tiene organizado sus procesos a traves de documentacin
que incluye caracterizaciones, procedimientos, manuales, y guas.
En los planes de gestin, cuando se definen los subprocesos del proyecto, se
identifica los criterios para revisin y aprobacin de los procesos incluyendo la
calificacin del personal que se requiere para la ejecucin de los mismos.

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6.5.3

Identificacin y Trazabilidad
La documentacin del SIG contempla las directrices establecidas en los
documentos: Gua para la Elaboracin de Documentos, GM-P01 Control de
Documentos y GM-P02 Control de Registros; en cuanto a su identificacin y
trazabilidad.
Los productos resultantes de cada proceso se pueden consultar en los registros
almacenados en la red interna o fisicamente en las instalaciones de la empresa;
para ello se dispone del GM-F04 Listado Maestro de Documentos Internos y el
GM-F06 Listado Maestro de Registros, que guardan la informacin relacionada
con la ubicacin y mantenimiento de la documentacin del SIG.
Cada proyecto tiene su archivo independiente en la red interna de la empresa,
donde se conserva y organiza toda la informacin, permitiendo as la visualizacin
del avance y su desarrollo. La informacin es organizada en carpetas que contienen
los productos remitidos al cliente. El Coordinador y/o Director del Proyecto es
responsable por la correcta documentacin de los productos resultantes de la
prestacin del servicio.

6.5.4

Propiedad del Cliente


ISES S.A.S. por medio de la comunicacin establecida con el cliente y siguiendo lo
establecido en el procedimiento GM-P01 Control de Documentos, establece un
control de la informacin suministrada por el cliente.
El Coordinador del Proyecto verifica la conformidad de la informacin suministrada
por el cliente con los requisitos especificados ya que ISES S.A.S. no emplea
informacin defectuosa o insuficiente en el desarrollo de los proyectos. En caso de
inconformidad, se comunica al cliente para su correccin.
Los productos de propiedad del cliente se pueden mantener de manera fisica o
virtual en la red interna de empresa, velando siempre por su buen estado y su
confidencialidad.
Las instalaciones, equipos y demas bienes muebles que el cliente suministre a ISES
para el desarrollo de contratos que se suscriban, sern considerados tambin como
propiedad del cliente, por lo tanto ISES se compromete en mantener su buen
estado.

6.5.5

Preservacin del Producto


Cada Coordinador del Proyecto determina los mecanismos necesarios para la
preservacin y control de los productos durante su manipulacin interna y en la
entrega al cliente con el fin de mantener la conformidad con los requisitos. Lo
anterior incluye las medidas para la identificacin, manipulacin, embalaje,
almacenamiento y proteccin.

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El almacenamiento, previamente mencionado, hace referencia a las copias que


conserva la empresa de los productos entregados al cliente.
Cuando existen condiciones especiales para la preservacin del producto acordadas
con el cliente, deben ser consignadas en los planes de calidas y son de obligatorio
cumplimiento por parte del personal de ISES S.A.S.
6.6

CONTROL OPERACIONAL
Las operaciones y actividades desarrolladas por ISES S.A.S. que traen asociados riesgos
laborales o que generan impacto ambiental significativo requieren medidas de control
para garantizar que su ejecucin se realiza en las condiciones ms adecuadas y el cumplimiento de los requisitos legales aplicables.
El control operacional se realiza mediante la aplicacin de lo dispuesto en los procedimientos GM-P10 Control Operacional Ambiental, GM-P06 Identificacin de Peligros,
Valoracin de Riesgos y Determinacin de Controles y el GM-MP03 Programa de Manejo Ambiental.

6.7

PREPARACIN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS


En el GM-MP04 Plan de Emergencias se establecen la metodologa y responsabilidades
relacionadas con la gestin de las situaciones de emergencia que se puedan presentar.
Asimismo se identifican las posibles caractersticas de las situaciones de emergencia, las
medidas a seguir para prevenir su aparicin y responder a las mismas en caso de ocurrencia.
Mediante la aplicacin de este procedimiento, ISES S.A.S. procura prevenir y reducir el
impacto ambiental o el posible dao al personal y las instalaciones relacionados con la
aparicin de accidentes o situaciones de emergencia.
Con el fin de comprobar la efectividad de las medidas definidas por ISES S.A.S. se realizan
inspecciones de las instalaciones y simulacros; una vez realizados, el Ingeniero del SIG
presenta un informe con las conclusiones obtenidas y las medidas correctivas a implementar.

6.8

EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN


En los planes de gestin se identifican y controlan los equipos empleados para las actividades de seguimiento y medicin de las etapas de desarrollo de cada proyecto especfico.
El Coordinador del Proyecto es responsable por el control de los equipos de seguimiento
y medicin.
El control realizado consiste en el establecimiento de las condiciones adecuadas para el
mantenimiento, almacenamiento, manipulacin y calibracin, con el fin de garantizar la
veracidad de las mediciones y el cumplimiento de los requisitos de calidad del servicio
prestado por ISES S.A.S.

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innecesaria. Cualquier documento impreso se considera copia no controlada.
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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

7
7.1

MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA


SATISFACCIN DEL CLIENTE
ISES S.A.S. est comprometida con la satisfaccin de sus clientes, por esto presta especial
atencin a toda la informacin que ellos generan referente a la evaluacin que hacen de
sus servicios. Por tal motivo, se analizan las calificaciones que los clientes emiten dentro
de su sistema de gestin, con el fin de ser la materia prima para la mejora de los procesos
internos y aumento de la satisfaccin.
Adicionalmente se realizan encuestas sobre la prestacin del servicio, las cuales son gestionadas por el ingeniero del SIG, estas encuestas se realizan semestralmente o al terminar el proyecto, usando el formato GM-F22 Encuesta de Satisfaccin de Clientes.

7.2

AUDITORA INTERNA
ISES S.A.S. realiza auditoras internas a sus procesos y a la documentacin del SIG de manera peridica con el fin de verificar la correcta ejecucin y conformidad de las actividades
y resultados del SIG con la planificacin y disposiciones del SIG contenidas en su normativa. Asimismo se asegura que el sistema se encuentre implementado y sea eficaz.
La metodologa y directrices a seguir para la planificacin, programacin y ejecucin de
las auditoras internas de la empresa se encuentran consignadas en el procedimiento GMP04 Auditoras.
Anualmente se establece un Programa de Auditoras que es comunicado a la organizacin.

7.3

SEGUIMIENTO Y MEDICIN
ISES S.A.S. mediante el anlisis de los indicadores realiza el seguimiento de sus procesos;
los indicadores cuantifican las principales caractersticas de las actividades que puedan
ocasionar un impacto sobre la calidad, el medio ambiente o la prevencin de riesgos laborales.
El seguimiento a los indicadores permite verificar que los procesos se ejecuten bajo condiciones controladas y detectar cuando el proceso se encuentra fuera de sus lmites de
funcionamiento o se presentan condiciones y actos inseguros, de manera que podamos
asegurar la conformidad del producto y/o servicio y el grado de cumplimiento de los objetivos en materia de proteccin del medio ambiente y la prevencin de lesiones y enfermedades laborales. Una vez identificada la necesidad de actuacin se procede con el establecimiento de acciones correctivas, preventivas y/o de mejora, siguiendo lo establecido en el numeral 7.5 Acciones Correctivas y Preventivas del presente manual.
Los indicadores relacionados con cada uno de los procesos se especifican en las Fichas de
Caracterizacin.

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7.4

INVESTIGACIN DE INCIDENTES Y NO CONFORMIDADES


Los incidentes evidencian un incumplimiento en las directrices de seguridad y controles a
los impactos ambientales planteados en el SIG, ante esto ISES S.A.S. establece medidas de
actuacin para la minimizacin de sus consecuencias y el anlisis de sus causas para evitar
su repeticin.
Las no conformidades y productos no conformes revelan fallas en la ejecucin de los procesos y con el fin de restablecer la conformidad es necesario analizar las causas y establecer acciones correctivas, preventivas y/o de mejora.
En los procedimientos GM-P03 Acciones Correctivas, Preventivas y/o de Mejora, GMP09 Control de Producto No Conforme y GM-P011 Investigacin de Incidentes se establecen las directrices a seguir para la identificacin e investigacin de las causas de loa
accidentes, incidentes, y el tratamiento de las no conformidades y productos no conformes.

7.5

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS


Mediante el procedimiento GM-P03 Acciones Preventivas, Correctivas y/o de Mejora,
ISES S.A.S. establece la metodologa para la implantacin y gestin de las acciones relacionadas con la reduccin, prevencin y/o eliminacin de las causas que originan los incidentes tanto laborales como ambientales y las no conformidades detectadas durante la
ejecucin de los procesos del SIG.

7.6

MEJORA CONTINUA
La Gerencia es responsable por la priorizacin de las oportunidades de mejora detectadas
en la medicin, seguimiento y anlisis de los procesos, a su vez de la aprobacin y planificacin de los planes de mejora.
Para cada accin de mejora se define un alcance y se establecen los responsables de su
ejecucin, que en algunos casos puede incluir equipos multidisciplinares. La Gerencia proporciona los recursos necesarios para la ejecucin de los planes de mejora con el fin de
disponer de las herramientas, conocimientos y metodologas necesarias para el anlisis y
mejora de los procesos del SIG.

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