Introduo Gesto de Projetos

Mdulo

Contextualizao

Braslia - 2014
Atualizado em: dezembro de 2013.

Fundao Escola Nacional de Administrao Pblica

Presidente
Paulo Sergio de Carvalho
Diretor de Desenvolvimento Gerencial
Paulo Marques
Coordenadora-Geral de Educao a Distncia
Natlia Teles da Mota

Curso cedido pelo Conselho Nacional de Justia - CNJ - do curso original: Gerncia de Projetos.
Conteudista:
Luiz Otvio Borges de Moura (2013)
Remodelagem, Adequaes e Atualizaes:
Vincius Eloy Dos Reis (2014)
Tiago Chaves Oliveira (2014)
Diagramao realizada no mbito do acordo de Cooperao Tcnica FUB/CDT/Laboratrio Latitude e Enap.

Enap, 2014
Enap - Escola Nacional de Administrao Pblica

Diretoria de Comunicao e Pesquisa

SAIS rea 2-A 70610-900 Braslia, DF
Telefone: (61) 2020 3096 Fax: (61) 2020 3178

SUMRIO
Objetivos especficos........................................................................................................... 5
1. Contextualizao ............................................................................................................ 5
1.1 Histria do gerenciamento de projetos ......................................................................... 5
1.2 Fontes relevantes de conhecimento sobre gerenciamento de projetos........................... 6
1.3 O que projeto?............................................................................................................ 7
1.4 O que operao?......................................................................................................... 9
1.5 Diferenas entre projetos e operaes........................................................................... 9
1.6 Gerenciamento de projetos......................................................................................... 11
1.7 O que um programa?................................................................................................ 12
1.8 O que um portflio?.................................................................................................. 13
1.9 Relacionamento entre projeto, programa e portflio................................................... 14

Mdulo

Contextualizao

Objetivos especficos
Identificar os conceitos relativos a projetos, operaes, programas, portflios e gerenciamento
de projetos.

1. Contextualizao
1.1 Histria do gerenciamento de projetos
A disciplina de gerenciamento de projetos surgiu junto com os primrdios da Administrao.
Podemos entender o gerenciamento de projetos como sendo uma disciplina da Administrao.
Frederick Taylor (1856-1915), no incio do sculo 20, iniciou os estudos sobre o trabalho,
aplicando o raciocnio cientfico para analis-lo.
Na mesma poca, Henry Gantt (1861-1919) estudou detalhadamente a sequncia das
atividades para realizar uma tarefa. Ele representou essa sequncia com diagramas de barras
de tarefas e marcos, que apresentam a durao das tarefas em um processo. Os diagramas de
Gantt, como so chamados, permanecem como uma das principais tcnicas para anlise de
sequncia e durao das atividades de um cronograma.
A partir dos anos 1950, com a retomada do desenvolvimento mundial, a Administrao se
desenvolveu em diferentes escolas, e novas tcnicas foram sendo estudadas e absorvidas pelo
gerenciamento de projetos. Tcnicas como os diagramas de rede, chamados de grficos de
PERT (Program Evaluation and Review Technique) e o mtodo de caminho crtico (Critical Path
Method - CPM) so exemplos disso.
Em 1969, no auge dos projetos espaciais da NASA, um grupo de cinco profissionais de gesto
de projetos, da Filadfia, Pensilvnia, nos EUA, reuniu-se para discutir as melhores prticas, e
Jim Snyder fundou o Project Management Institute - PMI (EUA). O PMI a maior instituio
internacional dedicada disseminao do conhecimento e ao aprimoramento das atividades
de gesto profissional de projetos [PMI, 2004; SISK, 1998].
Nas dcadas seguintes, o gerenciamento de projetos comeou a tomar sua forma moderna.
Enquanto vrios modelos de negcio desenvolveram-se nesse perodo, todos eles
compartilharam uma estrutura de suporte comum: projetos so liderados por um gerente de
projetos, que pe pessoas juntas em um time e assegura a integrao e comunicao de fluxos
de trabalho por meio de diferentes departamentos [SISK, 1998].
Hoje, o gerenciamento de projetos vem se fortalecendo cada vez mais. As organizaes sabem
que precisam gerenciar projetos para obterem sucesso. Estima-se que aproximadamente 25%
5

do PIB mundial so gastos em projetos e que cerca de 16,5 milhes de profissionais esto
envolvidos diretamente com gerncia de projetos no mundo.

1.2 Fontes relevantes de conhecimento sobre gerenciamento de projetos

Atualmente existem vrias metodologias, guias, mtodos, instituies, que falam sobre o tema
gerenciamento de projetos. Vamos apresentar alguns deles.
a) Metodologia de Gerenciamento de Projetos do SISP - MGP-SISP
A MGP-SISP foi elaborada pelo Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, cujo
objetivo fornecer subsdios para os rgos alinharem os processos de trabalho, criarem a
documentao adequada e padronizarem o gerenciamento de projetos por meio de boas
prticas na rea. A metodologia est disponvel no endereo: www.sisp.gov.br/mgpsisp.
b) PMBOK A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Guia do Conhecimento
em Gerenciamento de Projetos).
Na verdade, o PMBOK considerado mais como um guia do que como um mtodo. um
padro, amplamente reconhecido pelos profissionais de gerenciamento de projetos, que
descreve mtodos, processos e melhores prticas. Atualmente, o Guia PMBOK est na 5
edio e sua publicao de responsabilidade do PMI.
c) ZOPP Ziel Orientierte Projeckt Planung (Planejamento de Projeto Orientado por Objetivos)
O ZOPP um mtodo de planejamento que se baseia no Marco Lgico (Logical Framework
Approach), um instrumento de planejamento, implementao e gerenciamento de projetos
desenvolvido para a USAID, agncia do governo americano que teve o objetivo de acabar com
o pobreza extrema no final dos anos 60. O ZOPP foi introduzido pela cooperao tcnica alem
em 1983, quando a Agncia Alem de Cooperao Tcnica (GTZ - Gesellschaft fr Technische
Zusammenarbeit) integrou e aperfeioou esses elementos em um sistema de procedimentos
e instrumentos. A caracterstica peculiar do ZOPP a adoo do enfoque participativo no
decorrer do projeto, o que permite cooperao efetiva, troca de informaes, experincias e
ideias na construo do consenso, na tomada de deciso e na gesto de aes planejadas. O
mtodo proporciona maior chance de consecuo dos objetivos devido ao maior envolvimento
de todos, ao comprometimento de cada um com os resultados e ao desejo de mudanas
orientado pelos objetivos previamente definidos.
d) RBM - Results Based Management (Gesto de projetos com base em resultados)
A RBM uma metodologia utilizada pela Agncia Canadense para o desenvolvimento
Internacional ACDI/CIDA, que busca aproximar a estratgia de negcio das pessoas e dos
processos, com vistas a obter o resultado predeterminado no menor espao de tempo possvel.
Os projetos so orientados objetivamente para os resultados.
e) ISO 21.500:2012
O objetivo da Norma ISO 21.500 o de recomendar s organizaes um modo profissional de
gerenciar os projetos com base nas melhores prticas do mercado global. O padro aplicvel
a organizaes de todos os tamanhos e de todos os setores.

f) PRINCE 2 - Projects in Controlled Environments (Projetos em ambientes controlados)

O PRINCE2 um mtodo de gerenciamento de projetos desenvolvido por uma agncia do
governo do Reino Unido chamada de CCTA (Central Computer and Telecommunications
Agency). Desde 1989, tem sido utilizado como um padro para gerenciamento de projetos
do pas. Este mtodo foi desenvolvido inicialmente apenas para os projetos de tecnologia e
comunicao, a verso atual consistente com a gesto de todos os tipos de projetos.
g) IPMA - International Project Management Association (Associao Internacional de
Gesto de Projetos)
O IPMA resultado da unio de um grupo de pessoas que, em 1965, criou um frum de
discusso para troca de informaes e rede de relacionamentos de Gerentes de Projetos. A
partir da cresceu e hoje est presente no mundo todo atuando como associao de associaes
nacionais de gerenciamento de projetos.
O IPMA Competence Baseline (ICB) o padro de competncia para a gesto de projetos,
publicado pela associao como o documento comum a todas as suas associaes e membros.
Como tal, a maioria do seu contedo centra-se na descrio dos elementos de competncia
de gerenciamento de projetos.

1.3 O que projeto?

Se estamos estudando projetos, qual a primeira pergunta que nos vem cabea?
O que um projeto?
Projeto um termo frequentemente usado, em muitas organizaes, por um grande nmero
de pessoas e nos mais variados contextos.
Segundo Turner e Mller (2002), a definio clssica de projeto : Projeto um empreendimento
nico, no qual recursos humanos, materiais e financeiros so organizados de forma a tratar
um escopo nico de trabalho a partir de uma dada especificao, com restries de custo e
de tempo, para atingir uma mudana benfica definida por meios de objetivos quantitativos
e qualitativos.
Segundo a Metodologia de Gerenciamento de Projetos do SISP - MGP-SISP, Projeto um
empreendimento planejado, orientado a resultados, possuindo atividades com incio e
trmino, para atingir um objetivo claro e definido. Os projetos so empreendidos em todos os
nveis organizacionais podendo envolver uma ou mltiplas unidades.
Como visto acima, ocorre com o termo Projeto o mesmo problema de outros termos que
so amplamente usados, os significados podem variar bastante e essas diferenas podem,
eventualmente, prejudicar a compreenso e a comunicao. No entanto, existem algumas parti
comuns aos projetos, que nos permitem listar as seguintes caractersticas gerais.

Na tabela abaixo, apresentamos conceitos de projeto em outras literaturas.

Referncia
PMBOK

Conceito
Projeto um esforo temporrio empreendido
para criar um produto, servio ou resultado
exclusivo (entregas).

Um projeto um conjunto nico de processos que

consiste em atividades coordenadas e controladas
ISO 21.500:2012.
Norma brasileira e internacional que com datas de incio e fim, empreendidas para
fornece diretrizes para o gerenciamento atingir os objetivos do projeto.
de projetos
Um pacote de medidas, que limitado em termos
de questes abordadas, tempo, espao, gruposalvo, especializao de assuntos, a fim de alcanar
os objetivos planejados, que so solues para
ZOPP Ziel Orientierte Projeckt Planung os problemas identificados; a realizao desses
objetivos devem ser verificadas.

PRINCE2

Projeto uma organizao temporria criada com

o propsito de entregar um ou mais produtos
(ou resultados) de negcio de acordo com uma
justificativa de negcio acordada.

Projeto um processo nico, consistindo em um

grupo de atividades coordenadas e controladas
ISO 10.006:2003
com datas para incio e trmino, empreendido
Gesto da qualidade - Diretrizes para a para alcance de um objetivo conforme requisitos
qualidade no gerenciamento de projetos especficos, incluindo limitaes de tempo, custo
e recursos.
Os projetos so empreendidos em todos os nveis organizacionais, podendo envolver uma ou
mltiplas unidades internas ou externas.
Como exemplos de projetos na Administrao Pblica, podem ser citadas:

Implantao do Servio de Informao ao Cidado em um determinado rgo.

Reforma de uma agncia da previdncia social.
8

Construo de nova ferrovia includa no Programa de Acelerao do Crescimento

PAC.
Elaborao de novo curso da Escola Nacional de Administrao Pblica Enap.

1.4 O que operao?

As operaes, tambm chamadas de rotinas, so funes organizacionais que realizam a
execuo contnua de atividades que produzem o mesmo produto ou fornecem um servio
repetitivo. As operaes so esforos permanentes que geram sadas repetitivas, com recursos
designados a realizar basicamente o mesmo conjunto de atividades, de acordo com os padres
institucionalizados no ciclo de vida de um produto ou servio.
As operaes ou atividades operacionais fazem parte da rotina da organizao; so processos
de trabalho que se repetem continuamente. A tendncia que elas se realizem do mesmo
modo, com pequenas variaes ao longo do tempo.
Exemplos de operaes no servio pblico:

Elaborao da folha de pagamento no SIAPE.

Atendimento aos cidados nos rgos pblicos.
Administrao do almoxarifado e patrimnio.
Levantamento de necessidades de treinamento.

1.5 Diferenas entre projetos e operaes

As organizaes realizam diversos trabalhos para atingir seus objetivos, onde eles podem ser
categorizados como projeto ou operaes. Os projetos exigem um gerenciamento de projetos,
enquanto que as operaes exigem gerenciamento de processos de negcios. Projeto e
operao diferem-se principalmente pelo fato de que o primeiro temporrio, enquanto a
operao contnua e produz produtos, servios ou resultados repetitivos.

Abaixo, so apresentadas as diferenas e similaridades entre operaes e projetos.

Operaes
Evento contnuo.

Projetos
Evento temporrio.

Produz produtos, servios ou Produz produtos, servios

resultados repetitivos.
ou resultados nicos.
Diferenas

Utiliza gerenciamento de
processos de negcio.

Utiliza o gerenciamento
de projetos.

Sustenta o negcio.
Padro conhecido.
Realizados por pessoas.
Limitados aos recursos
disponveis.
Similaridade

Planejados, executados
e controlados.
Realizados para atingir
objetivos organizacionais com
instrumentos estratgicos.

Dependendo da natureza do projeto, as entregas geram novas operaes ou so agregadas a

operaes j existentes. A figura abaixo apresenta a relao entre as entregas do projeto e as
operaes organizacionais.

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Alguns itens devem ser observados na transio das entregas dos projetos para as operaes,
como por exemplo:

Insumos para os servios e produtos.

Manuteno de equipamentos que tenham sido implantados pelo projeto.
Recursos humanos e financeiros incorporados rotina.
Mudana cultural.
Capacitao dos recursos humanos para manter e melhorar os servios e produtos.

Projeto e Desenho
muito comum as pessoas confundirem os termos projeto e desenho. Essa confuso
ocorre em algumas disciplinas como a arquitetura e a computao. Nesses casos, usa-se
comumente os termos projeto de arquitetura e projeto de software para definir, na
verdade, o desenho de arquitetura e o desenho de software, que a forma e especificao
que ter a estrutura que ser construda ou o sistema que ser desenvolvido. Os termos
equivalentes, quando escritos em ingls, no provocam essa confuso, como podemos
definir:

Projeto (project): qualquer parte do trabalho que realizado.

Desenho (design): o ato de trabalhar a forma de algo.

Ento, o desenho de um projeto representa como esse projeto ser executado.

1.6 Gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos a aplicao de conhecimentos, habilidades, ferramentas
e tcnicas s atividades do projeto com o propsito de atender aos seus requisitos. O
gerenciamento de projetos envolve a implementao de aes que visam planejar, executar e
controlar diversas atividades para alcanar os objetivos especificados.
Cultura, estilo, ambiente e estrutura organizacional influenciam a maneira como os projetos
so executados. Os projetos tambm podem ser influenciados pelo grau de maturidade da
organizao em relao ao gerenciamento de projetos.
A figura abaixo resume o conceito.

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Por que gerenciar projeto?

As organizaes pblicas cada vez mais tm o desafio de entregar para sociedade servios e
produtos de qualidade e que atendam suas expectativas.
A utilizao dessa tecnologia de gesto uma das formas de melhorar as repostas aos anseios
da sociedade. Inmeras reas do governo vm implementando o gerenciamento de projetos
para entregar seus resultados de forma eficaz, eficiente e com efetividade.
Quais os benefcios do gerenciamento de projeto?
Segundo o estudo de benchmark realizado com diversos rgos pblicos da administrao
direta e indireta, os principais benefcios alcanados com a utilizao do gerenciamento de
projetos foram:

Aumento do comprometimento com objetivos e resultados.

Aumento da integrao entre as reas envolvidas.

Disponibilidade de informao para tomada de deciso.

Melhoria da qualidade nos resultados dos projetos.

Aumento da satisfao do cliente com os resultados.

Minimizao dos riscos e problemas em projetos.

Otimizao de recursos humanos e materiais.

Aumento de produtividade da equipe do projeto.

O que um projeto bem-sucedido?

Existem vrios critrios para definir se o gerenciamento de projetos foi bem-sucedido ou no.
Alguns desses critrios podem ser comuns maioria dos projetos, como, por exemplo:

Se entregou todos os produtos conforme planejado.

Se foi executado dentro do prazo.
Se utilizou o oramento inicialmente estipulado.
Se alcanou suas metas, objetivos e propsitos.
Se os requisitos tcnicos, legais, funcionais e outros foram entregues conforme
expectativas das partes interessadas.
Se no causou nenhum impacto negativo social, legal, organizacional, etc.

1.7 O que um programa?

Um programa um conjunto de projetos relacionados, gerenciados de modo coordenado, a
fim de obter benefcios disponveis, se gerenciados individualmente. Um aspecto importante
do programa que ele orientado a benefcios. Enquanto o foco do projeto a entrega do
bem, produto ou servio a que ele se props, o do programa a realizao dos benefcios por
12

ele perseguidos. Benefcios no so produtos, mas sim impactos e resultados percebidos pela
sociedade, organizao, servios, etc.
O gerenciamento de programas o gerenciamento coordenado e centralizado de um programa,
visando ao alcance dos seus objetivos e benefcios estratgicos. Em programas, importante
integrar, monitorar e controlar as interdependncias entre os projetos. O gerenciamento
de programas foca nessas interdependncias e ajuda a determinar a abordagem ideal para
gerenci-las.

A Lei n 12.593, de 18 de janeiro de 2012, que institui o Plano Mais Brasil, define os seguintes
tipos de programas:
I - Programa Temtico: que expressa e orienta a ao governamental para a entrega de bens
e servios sociedade.
II - Programa de Gesto, Manuteno e Servios ao Estado: que expressa e orienta as aes
destinadas ao apoio, gesto e manuteno da atuao governamental.
Projeto o mecanismo usado pela Administrao Pblica para desenvolver os programas
governamentais.

1.8 O que um portflio?

Um portflio uma coleo de projetos, programas e outros trabalhos, que esto agrupados
com o propsito de facilitar o gerenciamento efetivo do trabalho para atender objetivos
estratgicos organizacionais. Portflio consiste nos trabalhos que esto em andamento ou
planejados, estando eles relacionados de alguma forma entre si, ou no. Enquanto os projetos
e programas so temporrios, os portflios so contnuos. Uma organizao pode possuir mais
de um portflio, cada um tratando de reas ou objetivos especficos. Em ltima instncia, deve
haver um portflio abrangente para a organizao como um todo.
O gerenciamento de portflios refere-se ao gerenciamento centralizado de um ou mais
portflios, que inclui identificao, priorizao, autorizao, gerenciamento e controle de
projetos, programas e outros trabalhos relacionados. Esse gerenciamento se concentra em
garantir que os projetos e programas sejam analisados a fim de priorizar a alocao de recursos
e sejam consistentes e alinhados s estratgias organizacionais.
No Governo Federal, existe uma metodologia de referncia para o gerenciamento de portflio
chamada Metodologia de Gerenciamento de Portflio de Projetos do SISP - MGPP-SISP. Abaixo,
a figura representa os 7 processos da metodologia.

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1.9 Relacionamento entre projeto, programa e portflio

Em organizaes maduras de gerenciamento de projetos, esse gerenciamento existe em um
contexto mais amplo, regido pelo gerenciamento de programas e portflio.

Todos os componentes de um portflio exibem certas caractersticas comuns:

Representam investimentos feitos ou planejados.

Esto alinhados com as metas e objetivos estratgicos.

Tm algumas caractersticas que, tipicamente, os distingue, o que permite agrup-los

para o gerenciamento efetivo.

So quantificveis e, portanto, podem ser medidos, classificados e priorizados.

Normalmente, chamada gesto por projetos quando uma organizao classifica suas
iniciativas como projetos que devem ser planejados e executados com tal caracterstica. H um
relacionamento entre as disciplinas Gerenciamento de Portflio, de Programas e de Projetos.

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O Plano Plurianual - PPA o planejamento estratgico do governo. Sua vigncia sempre

inicia no segundo ano do mandato presidencial at o primeiro ano do mandato seguinte. Na
imagem abaixo, vemos a estrutura do PPA 2012-2015 e a sua vinculao aos conceitos que
vimos acima.

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