Ministerio del Interior

Repblica de Colombia

GUA
PARA LA GESTIN DE INDICADORES DE PROCESO

MINISTERIO DEL INTERIOR

BOGOTA 10/05/2012

Cdigo: SI-G-04

GUA
PARA LA GESTIN DE INDICADORES DE
PROCESO

Versin: 01
Fecha: 10/05/2012

Ministerio del Interior

1. OBJETIVO
Repblica de Colombia

Establecer los lineamientos generales para definir y gestionar los indicadores de

eficacia, eficiencia y efectividad en los procesos y subprocesos del Sistema Integrado
de Gestin Institucional del Ministerio del Interior y del Fondo para la Participacin y el
Fortalecimiento de la Democracia, con el objeto de medir, evaluar y mejorar el
comportamiento de la gestin de dichos procesos y subprocesos.
2. ALCANCE
Aplica a todos los Procesos y Subprocesos definidos dentro del Sistema Integrado de
Gestin Institucional del Ministerio del Interior y del Fondo para la Participacin y el
Fortalecimiento de la Democracia e inicia desde la contextualizacin del concepto de
indicadores y finaliza con el anlisis de los indicadores por proceso y/o subproceso.
3. DEFINICIONES
Anlisis de Datos: Corresponde a la determinacin, recopilacin y anlisis de los datos
apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema de gestin de la
calidad y para evaluar donde se puede mejorar continuamente.
Atributo: Es cada una de las cualidades o propiedades de un elemento. 1
Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto deseado, tras la realizacin de una
accin planificada.
Eficiencia: Se refiere al uso racional de los recursos para alcanzar un objetivo
predeterminado, es decir cumplir un objetivo con el mnimo de recursos disponibles
Efectividad: Este concepto involucra la eficiencia y la eficacia, es decir, el logro de los
resultados programados dentro del tiempo planificado, con los costos ms razonables
posibles.
Frmula de clculo: Expresin matemtica o descriptiva que se utiliza para obtener el
resultado del indicador. Presenta las variables con que se mide el avance del indicador.
Indicador: Datos o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolucin
de un proceso o de una actividad.

Diccionario de la Real Academia de la Lengua, octubre de 2005

Pgina 2 de 16

Cdigo: SI-G-04

GUA
PARA LA GESTIN DE INDICADORES DE
PROCESO

Versin: 01
Fecha: 10/05/2012

Repblica de Colombia
Un indicador
es la expresin cuantitativa o cualitativa verificable que permite establecer
el estado de avance o el resultado en el cumplimiento de los objetivos o actividades del
proceso en un periodo determinado de tiempo.
Ministerio del Interior

Meta: Fin al que se dirigen las acciones o deseos de alguien. Es el valor esperado del
resultado del indicador en los diferentes periodos programados.
Medicin de procesos: Mtodo que demuestra la capacidad de los procesos para
alcanzar los resultados planificados.
Medida: Expresin del resultado de una medicin. 2
Nombre del Indicador: Es la denominacin que identifica al indicador, el cual debe ser
claro y explcito de tal manera que exprese de que se trata el indicador y que mide.
Objetivo: Corresponde a algo pretendido que se desea alcanzar. Meta o finalidad a
cumplir para la que se disponen medios determinados.
Proceso: Es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactan para
generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
Recursos: Corresponden a los medios tales como talento humano, tiempo,
presupuesto, planta y equipos. 3
Resultados: Corresponden a los productos, servicios o impactos resultantes de los
objetivos y metas planificadas, tales como: ciudadanos atendidos, ejecucin del
cronograma, nios vacunados, kilmetros construidos, etc. 3
Variable: Es una palabra que representa a aquello que varia o que esta sujeto a algn
tipo de cambio. Se trata de algo que se caracteriza por ser inestable, inconstante y
mudable.
Unidad de medida: Es la magnitud referencia para la medicin. Para el caso que nos
ocupa ser porcentaje o nmero.

Gua para la Implantacin de Sistemas de Indicadores, UNE 66175, octubre de 2003 pg. 6
Carilla de Administracin Pblica- Diseo, manejo, interpretacin y seguimiento de indicadores de gestin, noviembre de 2099
pg. 10
3

Pgina 3 de 16

Cdigo: SI-G-04

GUA
PARA LA GESTIN DE INDICADORES DE
PROCESO

Versin: 01
Fecha: 10/05/2012

Ministerio del Interior

4. NORMATIVIDAD
Repblica de Colombia

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN - ICONTEC.

Norma Tcnica de Calidad NTCGP1000, VERSIN VIGENTE.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN - ICONTEC.
Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 9001, VERSIN VIGENTE.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Gua para la
implantacin de sistemas de Indicadores. Bogot: ICONTEC, 2003. (UNE 66175)
5. DESARROLLO
Los indicadores constituyen uno de los mecanismos que permiten controlar el
comportamiento de los factores crticos contenidos en los objetivos de calidad y los
objetivos de los procesos y subprocesos definidos e implementados en la entidad, con
el fin de determinar y/o comparar la situacin y las tendencias de los resultados
alcanzados en relacin con los objetivos y metas planificadas por cada uno de estos
procesos y subprocesos.
En trminos generales los indicadores permiten realizar una medida cuantitativa o la
observancia cualitativa de cun bien est funcionando el Sistema de Gestin del
Ministerio del Interior y sus procesos correspondientes, dando la voz de alerta sobre la
existencia de un problema y permitiendo tomar medidas para solucionarlo, una vez se
tenga claridad sobre las causas que lo generan. Por ello podemos decir que los
indicadores generan informacin que aporta valor y no simplemente un dato.
Para una adecuada gestin de los indicadores de proceso, en el Ministerio del Interior y
el Fondo para la Participacin y el Fortalecimiento de la Democracia y en aras de
propiciar la metodologa del mejoramiento continuo o P, H V, A, a continuacin se
enuncian las etapas que deben seguirse en el desarrollo de este proceso.

CONTEXTUALIZACIN DEL CONCEPTO DE INDICADORES

CONSTRUCCIN DE INDICADORES DE PROCESO
IMPLEMENTACIN Y SEGUIMIENTO DE INDICADORES DE PROCESO
HOJA METODOLGICA DEL INDICADOR

5.1.1 CONTEXTUALIZACIN DEL CONCEPTO DE INDICADORES

Existen diferentes tipos de indicadores que las entidades pueden usar para medir sus
objetivos, actividades, procesos o productos, sin embargo, para el caso de la
Administracin Pblica y especficamente en lo relacionado con el tema de Gestin de
la Calidad, encontraremos los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad, tal como
Pgina 4 de 16

Cdigo: SI-G-04

GUA
PARA LA GESTIN DE INDICADORES DE
PROCESO

Versin: 01
Fecha: 10/05/2012

Ministerio del Interior

lo seala
la Ley 872 de 2003 y la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica
Repblica de Colombia
NTC GP 1000.

5.1.1.1 Indicadores de Eficacia o de Resultados

La eficacia es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la
realizacin de una accin.
Sus objetivos son determinar el cumplimiento de los Procesos y/o Subprocesos de la
entidad en trminos de cantidad, calidad y oportunidad, para evaluar as mismo la
oportunidad (cumplimiento de la meta en el plazo estipulado), al igual que la cantidad
(volumen de bienes y servicios generados en el tiempo).
En conclusin, la eficacia est relacionada con las respuestas que demos al
interrogante de Qu se hizo? Este tipo de indicadores mide si lo que se gener se
ajusta a los objetivos y metas propuestos inicialmente.
5.1.1.2 Indicadores de Eficiencia o del buen uso de los Recursos
Los indicadores de eficiencia se enfocan en el control de los recursos o las entradas
del sistema, evalan la relacin entre los recursos y su grado de aprovechamiento por
parte de los procesos o actividades.
La eficiencia est dada como una medida del manejo de los recursos o de las variables
existentes en el proceso. Los recursos o variables que estn presentes en los procesos
del Ministerio del Interior son: Talento Humano, presupuesto, equipos tecnolgicos,
tiempo, entre otros.
En conclusin, la eficiencia est relacionada con las respuestas que demos al
interrogante de Cmo se hizo? Este tipo de indicadores mide la forma de cmo se
utilizaron los recursos durante el proceso de generacin del producto y/o servicio.
5.1.1.3 Indicadores de Efectividad o de Impacto
Los indicadores de efectividad se enfocan en el impacto producido por los productos y/o
servicios sobre los clientes y usuarios.
Se relacionan, con la medicin del nivel de satisfaccin del usuario, que aspira a recibir
un producto o servicio en condiciones favorables de costo y oportunidad, as como
establecer el grado de cobertura del servicio prestado.
_____________________________________________
4

Ibd., Pg. 17

Pgina 5 de 16

Cdigo: SI-G-04

GUA
PARA LA GESTIN DE INDICADORES DE
PROCESO

Versin: 01
Fecha: 10/05/2012

del Interior
En Ministerio
conclusin,
la efectividad esta relacionada con las respuestas que demos al
Repblica
de Colombia
interrogante Para que se hizo? Este tipo de indicadores mide el impacto final
alcanzado frente a los bienes o servicios generados sobre los clientes y usuarios.

Mediante la siguiente grfica se puede observar las relaciones y ubicacin de la

eficiencia, eficacia y efectividad dentro de la cadena de valor.

P
R
O
V
E
E
D
O
R
E
S

INSUMOS

Indicadores de
Eficiencia
Cmo se
hizo?

PROCES
O

RESULTADOS

Indicadores de
Eficacia
Qu se hizo?

Indicadores de
Efectividad
Para qu se
hizo?

C
L
I
E
N
T
E
S

Fuente: DAFP- Cartilla de Administracin Pblica- Diseo, manejo interpretacin y seguimiento de indicadores de gestin 2009

5.1.1.4 Ejemplos de Indicadores de Eficiencia, Eficacia y Efectividad.

Ejemplo 1

Eficacia
Que cada vendedor y el grupo logren las ventas esperadas en pesos y en unidades.
Eficiencia
Que cada vendedor y el grupo realicen el nmero de visitas programadas y que no
excedan el gasto presupuestado.
Efectividad
Que cada vendedor y el grupo, logre las ventas esperadas sin superar la cantidad de
visitas ni los gastos programados.
Ejemplo 2

Eficacia y Eficiencia
Un sujeto que desea copiar el contenido de un libro de 200 pginas. Si realiza esta
tarea a mano, es posible que tenga xito y sea eficaz, ya que tarde o temprano
Pgina 6 de 16

Cdigo: SI-G-04

GUA
PARA LA GESTIN DE INDICADORES DE
PROCESO

Versin: 01
Fecha: 10/05/2012

Ministerio del Interior

terminar
de copiarlo. Sin embrago seria ms eficiente fotocopiar dicho material en vez
Repblica de Colombia
de hacerlo a mano, ya que le llevar menos tiempo.

Ejemplo 3

Eficacia y Eficiencia
Una persona desea romper un disco compacto que contiene informacin confidencial.
Para esto puede rayar la superficie del disco con una llave (Una medida que ser eficaz
y eficiente) o dispararle con una ametralladora (una decisin eficaz ya que lograra
destruir el disco, pero poco eficiente ya que utiliza recursos desproporcionados).
Los indicadores deben cumplir una serie de caractersticas importantes de modo que
garanticen que la informacin generada sea oportuna y consistente, este es el primer
paso que los lderes de cada Procesos y/o Subproceso del Ministerio del Interior deben
tener en cuenta a la hora de estructurar los indicadores, deben ser: 5

Claro: Debe ser fcil de interpretar por quienes lo evalan, analizan y/o consultan.

Prcticos: Ser fciles de generar, recolectar y procesar.

Cuantificable: Implica que el resultado de la evaluacin se pueda expresar en

nmeros, porcentajes, cifras o datos que contribuyan a la toma de decisiones,
evitando subjetividad.

Confiable: Las variables seleccionadas deben ser reales, verificables, medibles y

representar claramente lo que se pretende evaluar.

Excluyentes: Cada indicador evala un aspecto especfico nico de la realidad,

una dimensin particular de la gestin. No debe haber indicadores redundantes.

Jerarquizados: De acuerdo con el grado de generalidad, los indicadores son

globales, cuando se refieren a la organizacin como un todo y especficos cuando
se refieren a uno de los procesos.

Que agregue valor: Debe proporcionar informacin suficiente y confiable para la

toma de decisiones.

Temporalidad: Debe estar relacionado con un periodo de tiempo a evaluar,

previamente definido.

___________
Pgina 7 de 16

Cdigo: SI-G-04

GUA
PARA LA GESTIN DE INDICADORES DE
PROCESO

Versin: 01
Fecha: 10/05/2012

DNP-Ministerio
Guadelmetodolgica
para el seguimiento del sistema de gestin de calidad y del desempeo de los procesos, Bogot 2011 pg.
Interior

Repblica de Colombia

Representativo: El indicador debe expresar efectivamente lo que se quiere medir o

determinar y debe guardar relacin con los principales procesos de la entidad.
Validos: Cuando miden realmente el atributo que pretenden medir.

Por ultimo, para iniciar con la construccin de indicadores es necesario que los lderes
de cada Proceso y/o Subproceso respondan a las siguientes preguntas:
Qu se hace? Con esta pregunta se pretende que cada proceso describa sus
actividades principales que permiten cumplir con la razn de ser por el cual fue creado.
Qu se desea medir? Debe realizarse la seleccin de aquellas actividades que se
consideren prioritarias en la ejecucin del proceso. Para ello se podra priorizar
utilizando una escala de 0 a 10, donde 10 es la mxima prioridad y 0 la mnima; para el
caso de la seleccin de actividades a tener en cuenta para la medicin se podra
considerar que entren en juego, las que se encuentren en un rango entre 8 y 10 puntos.
Cada cunto se debe medir? En esta fase de la reflexin debe precisarse la
periodicidad con la que se desea obtener la informacin. Dependiendo del tipo de
actividad y del destinatario de la informacin, los indicadores habrn de tener una u otra
frecuencia en cuanto a su presentacin.
5.1.2 CONSTRUCCIN DE INDICADORES DE PROCESOS
5.1.2.1 Informacin Bsica del Indicador.
Para la formulacin de indicadores se tendr en cuenta como informacin Bsica la
relacionada con:
Objetivo de Calidad: Corresponden a los objetivos de calidad definidos en el marco del
Sistema Integrado de Gestin Institucional, stos se encuentran incluidos en el Manual
de Calidad del Ministerio del Interior, los indicadores asociados a estos objetivos deben
brindar informacin que permita establecer el nivel de cumplimiento.
Proceso y/o Subproceso: En este aparte se incluye el nombre del proceso y/o
subproceso a evaluar o ser medido.
Objetivo del Proceso y/o Subproceso: Es importante conocer con claridad el objetivo
de cada Proceso y/o Subproceso con el fin de identificar los factores claves de xito y
las actividades principales que se ejecutan en cada uno de estos Procesos y
subprocesos.

Pgina 8 de 16

Cdigo: SI-G-04

GUA
PARA LA GESTIN DE INDICADORES DE
PROCESO

Versin: 01
Fecha: 10/05/2012

Ministerio del Interior

Factor
de xito: Se definen como aquellas caractersticas mnimas que deben
Repblica deClave
Colombia
tener los productos, servicios, procesos o proyectos adelantados por la entidad, que de
no reunirse pueden hacer que no se cumpla con su propsito final. Los factores claves
de xito son factores internos o externos que deben ser identificados y reconocidos
porque soportan o amenazan el logro de los objetivos.

Ejemplo:

ACTIVIDAD
Elaboracin del plan de capacitacin

FACTORES CLAVES
Cubrimiento de los temas prioritarios para la
entidad
Control de tiempos y recursos utilizados

Programacin de las actividades por realizar y

recursos requeridos
Evaluacin
y
aseguramiento
en
el Garantizar que la capacitacin se lleve a cabo
cumplimiento
de
las
especificaciones, efectivamente.
mediante pruebas.
Entrega final de resultados y certificaciones
Control de personal en cuanto a participacin
dentro del proceso
Fuente: DAFP- Cartilla de Administracin Pblica- Diseo, manejo interpretacin y seguimiento de indicadores de gestin 2009

Objetivo del Indicador: Constituye la razn de ser del indicador, establece el propsito
o fin ltimo de la medicin, el objetivo debe definirse siguiendo la siguiente estructura:
Que
Que se
se espera
espera
hacer?
hacer?
(Verbo)
(Verbo)

En
En donde
donde se
se
quiere
quiere Hacer?
Hacer?
(Sujeto)
(Sujeto)

Elemento
Elemento de
de
contexto
contexto oo
descriptivo
descriptivo
(Complemento)
(Complemento)

Ejemplo:

Determinar la oportunidad + en la emisin de los conceptos tcnicos relacionados con

modificaciones al presupuesto General de la Nacin + de acuerdo con los tiempos
establecidos.
Identificacin del tipo de Indicador: Como se sealo anteriormente para efectos de
esta gua hablaremos de tres (3) tipos de indicadores a saber: eficacia, eficiencia y
efectividad. Las variables que componen un indicador pueden ser cuantitativas (se
expresan en forma numrica o porcentual) o cualitativas (asociadas a caractersticas o
cualidades del aspecto a medir). Una vez se determine el nmero de variables o
factores claves de xito resultantes de cada objetivo de proceso, se procede a construir
la frmula de clculo del indicador.

Pgina 9 de 16

Cdigo: SI-G-04

GUA
PARA LA GESTIN DE INDICADORES DE
PROCESO

Versin: 01
Fecha: 10/05/2012

Ministerio del Interior

Frmula
de Clculo.
Repblica de Colombia

Condicin =

Atributo a medir
________________
Valor esperado

Cuando el factor clave de xito se refiere al cumplimiento de los objetivos y metas de un

proceso, el control ms apropiado es el de Eficacia, tal como se presenta en las
siguientes ecuaciones:
Resultados
=

Valor de un atributo resultado del proceso

__________________________________
Valor esperado del atributo

Nivel de repeticiones en el mantenimiento:

=

Nivel de repeticiones en el mantenimiento

__________________________________
Total mantenimientos realizados

Cobertura:
=

Total equipos atendidos

_______________________
Total equipos programados

Cumplimiento:
=

Total de mantenimientos realizados en el tiempo pactado

_______________________________________________
Total de mantenimientos realizados

Pgina 10 de 16

Cdigo: SI-G-04

GUA
PARA LA GESTIN DE INDICADORES DE
PROCESO

Versin: 01
Fecha: 10/05/2012

Ministerio del Interior

Cuando
el factor clave de xito se refiere al manejo racional de los recursos en la
Repblica de Colombia
ejecucin de un proceso, el control ms apropiado es el de Eficiencia, como se
presenta en la siguiente ecuacin:

Recursos:
=

Cantidad de recursos no utilizados

____________________________________
Cantidad de recursos programados

Costo:
=

Costo total de mantenimiento incurrido

____________________________________
Costo total de mantenimiento presupuestado

Horas-Hombre:
=

Horas Hombre ejecutadas

__________________________________
Horas Hombre ejecutadas programadas

Cuando el factor clave de xito se refiere al impacto del producto y/o servicio sobre el
cliente, el control ms apropiado es el de Efectividad, tal como se presenta en la
siguiente ecuacin:
Satisfaccin del Cliente:
=

Total clientes satisfechos

______________________
Total clientes atendidos

Pgina 11 de 16

Cdigo: SI-G-04

GUA
PARA LA GESTIN DE INDICADORES DE
PROCESO

Versin: 01
Fecha: 10/05/2012

Ministerio del Interior

Oportunidad
en la respuesta:
Repblica de Colombia

Solicitudes atendidas en 2 horas o menos

___________________________________
Total solicitudes atendidas

Definidas las variables se establece el nombre del indicador, el cual debe estar
directamente relacionado con la naturaleza del indicador y el objetivo del mismo.
Ejemplo: si se tiene un indicador cuyas variables relacionan el presupuesto de inversin
ejecutado versus el presupuesto de inversin programado, la naturaleza del indicador
es Eficacia y el objetivo es determinar el porcentaje de ejecucin del presupuesto de
inversin asignado para la vigencia, teniendo en cuenta esto el nombre del indicador
seria:
Eficacia en la Ejecucin del Presupuesto
5.1.3 IMPLEMENTACIN Y SEGUIMIENTO DE INDICADORES DE PROCESO
5.1.3.1 Programacin.
Frecuencia del Indicador: Se define teniendo en cuenta entre otros aspectos, la
complejidad del proceso, la facilidad para obtener, analizar y generar los datos, as
como la disponibilidad de los datos. La periodicidad debe ser definida por el lder de
cada proceso del Ministerio del Interior ya sea mensual, bimensual, trimestral,
semestral o anual.
Meta Anual: Se refiere al valor del indicador que se requiere lograr o mantener en un
periodo de un ao. Esta meta puede ir expresada en nmero o porcentaje segn las
variables que compongan el indicador.
Meta Periodo: Es el valor esperado del indicador en cada periodo parcial dentro de la
meta anual. Esta meta puede ir expresada en nmero o porcentaje segn las variables
que compongan el indicador.
Para la definicin del rango y la meta se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Indicador nuevo.
Verificar si existen datos Histricos
Revisar si existen indicadores del mismo tipo en otras entidades o dependencias
Definir los parmetros usando la informacin histrica, si se tiene, por la experiencia
de la ejecucin del proceso, o a criterio propio del lder del proceso.
Pgina 12 de 16

Cdigo: SI-G-04

GUA
PARA LA GESTIN DE INDICADORES DE
PROCESO

Versin: 01
Fecha: 10/05/2012

Ministerio del Interior

Repblica de Colombia

Descripcin de la meta: Aqu deben detallarse las caractersticas esenciales que

explican la meta.
Fecha de inicio.
Fecha de cumplimiento.
5.1.3.2 Cumplimiento
Los lderes de cada proceso, teniendo en cuenta la frecuencia de medicin de sus
indicadores, evaluarn al cierre de cada periodo el grado de cumplimiento que se
alcanz con respecto a la meta periodo propuesta. Para medir este cumplimiento se
usar la formula de medicin segn la naturaleza de cada indicador.
Logro acumulado por tipo de indicador: Es la sumatoria de todos los periodos al final
del ao, sobre la cantidad de periodos en la que se midi cada uno de los indicadores
en los procesos. El resultado del logro acumulado del indicador nos permitir evaluar si
la gestin de cada proceso y en general del sistema del Ministerio del Interior es mala,
buena o excelente.
5.1.3.3 Informacin Final Acumulada.
Peso del Indicador: Los lderes de cada proceso deben dar un valor porcentual que
ser asignado a cada tipo de indicador formulado, teniendo en cuenta su importancia en
cada uno de los procesos.
Logro Ponderado por Tipo de Indicador: Es la multiplicacin del logro acumulado por
tipo de indicador por el peso que se le asigne a cada indicador segn su grado de
importancia.
Rango: Una vez se conoce el resultado de cada uno de los indicadores, los rangos
establecen los intervalos o lmites de calificacin que se toman como referencia para
determinar si el resultado obtenido en un periodo especfico fue excelente, bueno o
malo.
Excelente

Bueno

Regular

Malo

Lmite superior

Limite intermedio

Limite inferior
intermedio

Lmite inferior

Pgina 13 de 16

Cdigo: SI-G-04

GUA
PARA LA GESTIN DE INDICADORES DE
PROCESO

Versin: 01
Fecha: 10/05/2012

Ministerio del Interior

Repblica de Colombia

Excelente: Cuando el resultado obtenido es el esperado.

Indicador

Excelente

Eficacia y
Efectividad

Igual o mayor a
100%
Ahorro igual o mayor
al 15%

Eficiencia

Bueno

Regular

Malo

Bueno: Cuando el resultado obtenido se ubica dentro del rango previsto, que para el
caso de la eficacia y la efectividad se encuentre entre menos de 100% e igual o
superior al 85% y para eficiencia el ahorro sea menor del 15% e igual o superior 8%.
Indicador

Excelente

Eficacia y
Efectividad

Bueno

Regular

Malo

Menor al 100% e
igual o superior a
85%
Ahorro menor del
15% e igual o
superior a 8%

Eficiencia

Regular: Cuando el resultado obtenido se ubica dentro del rango previsto, que para
el caso de la eficacia y la efectividad se encuentra entre menos del 85% e igual o
superior al 75% y para el caso de la eficiencia el ahorro sea menor al 8% e igual o
superior al 1%.
Indicador

Excelente

Bueno

Regular

Eficacia y
Efectividad

Menor de 85% e
igual o superior a
75%

Eficiencia

Ahorro menor a
8% e igual o
superior al 1%

Malo

Malo: Cuando el resultado obtenido se ubica dentro del rango previsto, que para el
caso de la eficacia y la efectividad sea inferior al 75% y para el caso de la eficiencia
el ahorro sea igual o menor al 0%.
Indicador

Excelente

Bueno

Regular

Malo

Eficacia y
Efectividad

Menor al 75%

Eficiencia

Ahorro igual o
menor a 0%

Pgina 14 de 16

Cdigo: SI-G-04

GUA
PARA LA GESTIN DE INDICADORES DE
PROCESO

Versin: 01
Fecha: 10/05/2012

Ministerio del Interior

Observaciones
de quien reporta: Una vez se conoce el cumplimiento de la meta y la
Repblica de Colombia
ubicacin del indicador dentro de los intervalos o limites anteriormente expuestos, los
lderes de cada proceso debern informar sobre el resultado del indicador explicando la
razn del resultado.

Observaciones Oficina Asesora de Planeacin: La Oficina Asesora de Planeacin es

la encargada del anlisis del resultado de los indicadores de cada proceso y es la que
evala que tan Eficaz, Eficiente, y Efectivo estn siendo los procesos y en general todo
el Sistema del Ministerio del Interior.
Por ltimo debe plantearse una propuesta de mejoramiento que corresponde a las
acciones o decisiones que deben implementarse para mejorar el estado del indicador
cuando este se encuentre ubicado dentro de un rango malo o bueno en busca de
ubicarlo en la categora inmediatamente siguiente.
Los lderes de cada proceso deben enviar en forma trimestral a la Oficina Asesora de
Planeacin del Ministerio del Interior los respectivos informes de seguimiento de los
indicadores de proceso, teniendo en cuenta la periodicidad de stos en la matriz para
Gestin de Indicadores de Proceso.
5.1.3.4 Informe Consolidado.
La Oficina Asesora de Planeacin es la encargada de preparar y presentar a la Alta
Direccin los informes de indicadores de proceso del Ministerio del Interior, se tomarn
como base los resultados de la Matriz para la Gestin de Indicadores de Procesos SIG-04-F01 y se incluirn en el Formato Consolidado de Indicadores de Proceso SI-G-04F02 con el fin de presentar la Eficacia, Eficiencia y Efectividad de cada proceso y en
general del Sistema del Ministerio.
5.1.3.5 Publicacin de Informacin.
Cada final de trimestre se publica en la pgina web www.mininterior.gov.co, la
informacin relacionada con el desempeo del Sistema de Gestin de Calidad del
Ministerio del interior (Matriz para la gestin de indicadores de proceso y el Formato
consolidado de indicadores por proceso), con el propsito de facilitar la consulta de
dicha informacin por parte de los dueos de cada proceso y dems partes interesadas.
5.1.4 HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
La hoja de vida del indicador es un instrumento que permite identificar los factores
importantes al documentar un indicador, tales como proceso, objetivo, formula,
variables, unidad de medida, rango de gestin, metas, medidas peridicas y
acumuladas, entro otros aspectos.
Pgina 15 de 16

Cdigo: SI-G-04

GUA
PARA LA GESTIN DE INDICADORES DE
PROCESO

Versin: 01
Fecha: 10/05/2012

Ministerio del Interior

Repblica de Colombia

6. ANEXOS
Formato SI-G-04-F01 Matriz para la Gestin de Indicadores de Proceso
Formato SI-G-04-F02 Formato Consolidado Indicadores de Proceso
Formato SI-G-04-F03 Hoja Vida del Indicador
7. BIBLIOGRAFA
Cartilla de Administracin Pblica. Diseo, manejo, interpretacin y seguimiento de
indicadores de gestin.
DNP. Gua metodolgica para el seguimiento del sistema de gestin de calidad y el
desempeo de los procesos.
8. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA

CAMBIO

VERSIN

Elabor

Revis y Aprob

Jhonatan Obregoso Forero

Contratista

Adriana Mazuera Child

Jefe de Oficina Asesora de Planeacin

Jacinto Montero Lora

Coordinador del Grupo de Mejoramiento
Continuo
TRD: 1103.03.03 Grupo de Mejoramiento Continuo

Pgina 16 de 16