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INFORME SEVRI/SINEM-2014

CREACION Y DESARROLLO DE
PROGRAMAS DE FORMACION
MUSICAL

Proceso de Control
Interno SiNEM

Informe SEVRI/SiNEM-2014 Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical


Proceso de Control Interno SiNEM

CONTENIDO
I.OBJETIVOS 2
II.SELECCIN DEL PROCESO EVALUADO POR SEVRI . 3
III.SOBRE LEGISLACIN Y NORMATIVA..... 3
III.A. Sobre SEVRI.... 3
III.B. Sobre Ley N 8894 Creacin del Sistema Nacional de Educacin Musical... 4
IV. SOBRE LOS OBJETIVOS ESTRATGICOS DEL SISTEMA NACIONAL DE EDUCACION MUSICAL 6
IV.A. Organizacin actual del SINEM: 6
IV.B. Misin: .. 6
IV.C. Visin: ... 6
IV.D. Objetivos: . 7
V. SOBRE EL PROCEDIMIENTO INMERSO EN LA CREACION Y DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACION
MUSICAL. . 7
VI. SOBRE LA METODOLOGA PARA LA EJECUCIN DEL SEVRI .. 9
VI.A.-Seleccin del proceso .. 9
VI.B.- Revisin del contexto....9
VI.C.-Recoleccin de informacin10
VI.D.-Anlisis de los datos..10
VII. PRESENTACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOLECTADA.. 11
VII.A. Identificacin del riesgo.. 11
VII.A.1. Descripcin de los riesgos identificados:.. 11
VII.A.2. Clasificacin de los riesgos segn la estructura del riesgo institucional. 12
VII.B. Anlisis del nivel de los Riesgo Identificados..................................................................................... 13
VII.C. Evaluacin de Controles Existentes y Priorizacin del Riesgo... 14
VII.D. Planes de Accin: Medidas de administracin y seguimiento del Riesgo Existente. 14
VII.D. Nivel de Riesgo Aceptable y tolerancia al Riesgo.19
VIII RECOMENDACIONES.. 19

Fuentes 20
ANEXOS.. 21

Informe SEVRI/SiNEM-2014 Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical


Proceso de Control Interno SiNEM

Informe del Sistema de Valoracin del Riesgo Institucional


Del Sistema Nacional de Educacin Musical 2014

A continuacin se presenta el Informe del Sistema de Valoracin del Riesgo Institucional


del Sistema Nacional de Educacin Musical, 2014 (SEVRI/SiNEM-2014) para ser
aprobado por la Direccin General del SiNEM. Este ao se valoraron los riesgos
existentes en el procedimiento: Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin
Musical.

I.OBJETIVOS
Los objetivos que dirigen este informe son:

Objetivo General
Detectar los riesgos implcitos en el procedimiento: Creacin y Desarrollo de Programas
de Formacin Musical, por medio de la aplicacin del SEVRI para establecer las
acciones necesarias que aseguren la administracin de los mismos con el fin de
alcanzar un nivel de riesgo aceptable.
Objetivos especficos
-

Sistematizar la informacin sobre los riesgos inherentes en el procedimiento:


Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical.

Elaborar un plan de seguimiento para la administracin de los riesgos detectados en


el procedimiento: Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical.

Proveer a los jerarcas los insumos necesarios para la toma de decisiones en materia
de riesgos institucionales.

Limitaciones
Para la realizacin de este estudio se tuvo como limitaciones

El desconocimiento de la organizacin en general, en materia de control interno,


sistema de valoracin de riesgos y autoevaluacin entre otros aspectos
relacionados.

Falta de recursos materiales y fsicos para poder abarcar a toda la organizacin.

Se cont con un solo funcionario que incluso se le tuvo que enviar a capacitacin
para poder realizar el SEVRI dentro del SiNEM
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Proceso de Control Interno SiNEM

No contar con manuales de procesos expertos y oficiales en la organizacin para


ubicar todos los aspectos exigibles.

Dificultad para encontrar la informacin que sustenta el proceso entre otros


aspectos menores relacionados.

II.SELECCIN DEL PROCESO EVALUADO POR SEVRI


La seleccin del proceso a ser valorado por medio del SEVRI es realizada por el rea
de Control Interno, Direccin Acadmica, Administrativa y General del Sistema Nacional
de Educacin Musical (SiNEM), es as como, a partir de un anlisis de los objetivos
institucionales dichas reas institucionales definen segn correo del 02 de Noviembre
del 2014, lo siguiente:
Para efectos de eleccin, se sugiri, que el mismo fuera congruente con la misin,
visin y objetivos del SiNEM, tal cual se plantean en la ley de Creacin. Por este
motivo, se eligi el Proceso de Creacin de Escuelas de Msica SiNEM, en virtud
que el mismo corresponde a un proceso sustantivo de la institucin

III.SOBRE LEGISLACIN Y NORMATIVA


El marco legal dentro del cual se realiz SEVRI/SiNEM-2014 est compuesto por el
bloque de legalidad de ejecucin del SEVRI y artculos de la Ley de Creacin del SiNEM
que se vinculan con el Procedimiento Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin
Musical.
III.A. Sobre SEVRI
La valoracin del riesgo institucional tiene su sustento de legalidad en la Ley No. 8292
Ley General de Control Interno, que dice que:
Artculo 10.-Responsabilidad por el sistema de control interno. Sern
responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener,
perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, ser
responsabilidad de la administracin activa realizar las acciones necesarias para
garantizar su efectivo funcionamiento
Sistema Especfico de Valoracin del Riesgo
Artculo 18.-Sistema especfico de valoracin del riesgo institucional. Todo ente
u
rgano deber contar con un sistema especfico de valoracin del riesgo
institucional por reas, sectores, actividades o tarea que, de conformidad con sus
particularidades, permita identificar el nivel de riesgo institucional y adoptar los
mtodos de uso continuo y sistemtico, a fin de analizar y administrar el nivel de
dicho riesgo.

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Proceso de Control Interno SiNEM

La Contralora General de la Repblica establecer los criterios y las directrices


generales que servirn de base para el establecimiento y funcionamiento del sistema en
los entes y rganos seleccionados, criterios y directrices que sern obligatorios y
prevalecern sobre los que se les opongan, sin menoscabo de la obligacin del jerarca
y titulares subordinados referida en el artculo 14 de esta Ley.
Artculo 19.-Responsabilidad por el funcionamiento del sistema. El jerarca y los
respectivos titulares subordinados de los entes y rganos sujetos a esta Ley, en los
que la Contralora General de la Repblica disponga que debe implantarse el Sistema
Especfico de Valoracin de Riesgo Institucional, adoptarn las medidas necesarias
para el adecuado funcionamiento del Sistema y para ubicarse al menos en un nivel de
riesgo institucional aceptable.
Las autoridades indicadas deben constituirse en parte activa del proceso que en su
efecto se instaure (Costa Rica Leyes, decretos, etc. 2008).
El riesgo se entiende como la posibilidad, no certeza, de que ocurra un evento,
ya sea interno o externo, que podra afectar el logro de los objetivos planeados
por el Programa, Departamento o Unidad, en el cumplimiento de su misin y visin
institucional
Las diversas clases de planes y proyectos, poseen diferentes formas de riesgos y por
tanto deben abordarse en forma individual, a fin de prevenirlos y poder minimizar los
efectos de tales riesgos en el logro de los objetivos propuestos.
El Sistema de Valoracin del Riesgo del SiNEM, contempla dos elementos bsicos para
su ejecucin: las directrices oficiales y el instrumento o matrices (ver anexo N1) para
la recoleccin de la informacin.
Los riesgos que se detectaron fueron ubicados dentro de la estructura de riesgos con
que cuenta el organismo, esto con el fin de ir definiendo aquellas reas que son ms
susceptibles a riesgos. Esto es fundamental para la elaboracin de planes para la
administracin de los mismos.
III.B. Sobre Ley N 8894 Creacin del Sistema Nacional de Educacin Musical
Los siguientes artculos de la Ley N 8894, estn directamente relacionados con el
procedimiento denominado Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin
Musical, el cual fue aprobado por acuerdo sptimo en sesin ordinaria No. 17-2014 del
10 de Noviembre del 2014. Para efectos de este informe se transcriben los siguientes
artculos:
Artculo 2.- Objetivos
Sern objetivos del Sinem los siguientes:
f) Abrir programas musicales en zonas que padecen deterioro de los indicadores
sociales como pobreza, desercin escolar y drogadiccin; estos programas se
llamarn de accin social musical, y sern infantiles y ensambles varios.
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Artculo 3.- Funcionamiento


El Sinem funcionar bajo dos modalidades: creacin de escuelas nuevas y apoyo
a las escuelas de naturaleza municipal o particular que estn debidamente
acreditadas ante el Sistema, de conformidad con el Reglamento de la presente
Ley.
Artculo 5.- Funciones de la Junta Directiva
Sern funciones de la Junta Directiva las siguientes:
c) Conocer y aprobar la apertura de las escuelas nuevas del Sinem y de
programas especiales.
e) Aprobar las contrataciones de bienes y servicios y de convenios. Esta funcin
podr ser delegada al director general, previa resolucin de la Junta Directiva.
g) La Junta Directiva nombrar el personal especializado en Msica.
Artculo 9.- Autorizaciones
Autorcese al Sinem para el cumplimiento de sus fines, a lo siguiente:
c) Suscribir contratos o convenios con personas pblicas y privadas.
d) Arrendar y dar en arrendamiento bienes inmuebles y muebles, incluidos los
instrumentos musicales.
e) Conceder u otorgar permisos de uso de las instalaciones pertenecientes al
Sinem.
f) Donar y prestar bienes, incluidos sus instrumentos musicales, o servicios a
las escuelas de msica municipales o privadas que estn debidamente
acreditadas ante el Sinem.
g) Contratar y adquirir los bienes o servicios necesarios para el funcionamiento
del Sinem.
Fuente: Ley N 8894 Creacin del Sistema Nacional de Educacin Musical

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IV. SOBRE LOS OBJETIVOS ESTRATGICOS DEL SISTEMA NACIONAL DE


EDUCACION MUSICAL.
A continuacin se anotan los objetivos estratgicos, misin y visin del SiNEM.
IV.A. Organizacin actual del SINEM:
Ministerio de Cultura y Juventud
Sistema Nacional de Educacin Musical

Fuente: Plan Operativo Institucional 2015 (POI)

IV.B. Misin:
Establecer programas de formacin musical de alta calidad en todo el pas, basados
en el principio de inclusin, que sirvan como herramienta de desarrollo humano, dirigidos
a toda la poblacin nacional de nios, nias y jvenes.
Fuente: Plan Operativo Institucional 2015 (POI)

IV.C. Visin:
Ser un sistema de educacin musical de cobertura nacional, con altos estndares
de calidad artstica y humana, que promueva una sociedad ms sensible, con mayor
capacidad de convivir en paz y que brinde una mejor formacin cultural y artstica
Fuente: Plan Operativo Institucional 2015 (POI)

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IV.D. Objetivos:
Segn la Ley de Creacin del SiNEM N8894, en su artculo 2, se definieron los
siguientes objetivos:
a) Crear y desarrollar escuelas de msica y programas de formacin musical en
todo el pas.
b) Ofrecer a la poblacin costarricense, especialmente a nias, nios y
adolescentes, la oportunidad de acceder a un programa de orquesta y
programas especiales de promocin para la formacin musical.
c) Utilizar el proceso de formacin musical como una herramienta de desarrollo
humano en poblaciones de alto riesgo, para fomentar destrezas, habilidades
mentales y actitudes que permitan mejorar la convivencia y las relaciones
interpersonales.
d) Descubrir talentos entre la poblacin de nios, nias y jvenes costarricenses,
que les permita desarrollarse en el campo musical.
e) Desconcentrar la educacin musical en regiones del pas que hayan demostrado
el inicio de la formacin musical como arma o instrumento laboral para el futuro.
f)

Abrir programas musicales en zonas que padecen deterioro de los indicadores


sociales como pobreza, desercin escolar y drogadiccin; estos programas se
llamarn de accin social musical, y sern infantiles y ensambles varios.

g) Brindar formacin artstica y cultural para nios, nias y adolescentes fuera de


la zona metropolitana, gestando la calidad humana y el producto artstico
Fuente: Plan Operativo Institucional 2015 (POI)

V. SOBRE EL PROCEDIMIENTO INMERSO EN LA CREACION Y


DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACION MUSICAL.
Objetivo: Establecer, a partir de las solicitudes de las comunidades mediante entidades
pblicas o privadas, programas de formacin musical de alta calidad en todo el pas,
dirigidos a nios, nias y jvenes en poblaciones que padecen deterioro de los
indicadores sociales , que sirva como herramienta para el desarrollo humano.
1)- Por medio de los conciertos didcticos de los diferentes programas de formacin
musical existentes, los padres de familia consultan a los profesores sobre informacin
del SiNEM en la cual estos docentes indican cmo canalizar las dudas e inquietudes al
respecto. (Directores, Encargados y formadores de Programas de formacin musical).
2)- La comunidad interesada, representada por alguna entidad pblica o privada hace
solicitud por escrito justificando la creacin de un programa de formacin musical. (La
comunidad interesada, representada por alguna entidad pblica o privada).
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3)- Alimentar la base de datos "Propuestas de Expansin" con la solicitud recibida.


(Encargado de Planificacin).
4)- Determinar mediante anlisis de cobertura y criterios de planificacin el orden
priorizado de apertura de los programas solicitados. Dichos criterios corresponden a:
Cantones prioritarios, Zonas que padecen deterioro de los indicadores sociales como
pobreza desercin y drogadiccin (MIDEPLAN, INEC), anlisis del POI. (Encargado de
Planificacin y Direccin Acadmica).
5)- Verificacin de disponibilidad de Recursos y el contenido de las partidas
presupuestarias. (Jefe Departamento Administrativo).
6)- Enviar comunicado solicitando a la entidad del proyecto seleccionado los "Requisitos
de inscripcin vigencia y funcionamiento para las asociaciones y fundaciones que
soliciten firmar un convenio de colaboracin con el SiNEM" (Anexo 1). (Encargado de
Planificacin).
7)- Recepcin de los "Requisitos de inscripcin vigencia y funcionamiento para las
asociaciones y fundaciones que soliciten firmar un convenio de colaboracin con el
SiNEM" para proceder a validacin de la Direccin General. (Direccin General y
Direccin Acadmica).
8)- Envo a la Junta Directiva del SiNEM para aprobacin de inicio de trmite para la
apertura de un nuevo programa de formacin musical en la localidad priorizada.
(Direccin General).
9)- Aprobado los requisitos se procede a confeccionar un borrador del convenio con
toda la informacin previamente analizada y solicitada. (Encargado de convenios).
10)- Se coordina reunin entre las partes con el Director General, Director Acadmico,
Director Administrativo y asociacin para analizar los requerimientos, acuerdos
verificacin de conformacin de asociacin. (Director General, Director Acadmico,
Director Administrativo).
11)- Realizar modificaciones pertinentes del convenio. (Encargado de convenios).
12)- Envo a la Junta Directiva del SiNEM para para aprobacin de la firma del convenio
de colaboracin con la asociacin. (Direccin General).
13)- Firma del Convenio. (Direccin General).
14)- Solicitar a la Unidad de Recursos Humanos la inclusin y gestin pertinente de los
funcionarios a quien el SiNEM pagar su salario y dems aspectos. Ver procesos:
Nombramientos y Nmina de planilla. (Director Administrativo, Unidad de Recursos
Humanos).

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15)- En caso de compra de edificio solicitar a la Unidad de Proveedura las compras


requeridas para equiparar programa de formacin de formacin musical. Ver proceso:
solicitud de sedes. (Director Administrativo, Unidad de Proveedura).
16)- Solicitar a la Unidad de Bienes la distribucin de los insumos requeridas para
equipar programa de formacin de formacin musical. Ver proceso: Proceso de
asignacin de bienes. (Director Administrativo, Unidad de Bienes).
17)- Solicitar a la Unidad de Presupuesto y Financiero contable las partidas y registros
requeridas para equipar presupuestariamente al programa de formacin de formacin
musical. Verificacin de las diferentes partidas dependiendo del requerimiento a la
Unidad de Presupuesto y Financiero: A)-Partida 0: "nombramientos", B)-Partida 1:
"servicios", C)-Partida 5: "edificios preexistentes" y D)-Partida 2: "suministros". En caso
de adquisicin de infraestructura revisar los procedimientos: 1)- Compra de
infraestructura por medio del presupuesto ordinario y 2)-Compra de infraestructura por
medio del presupuesto extraordinario. (Director Administrativo, Unidad Financiera
Contable y Presupuestaria).
18)- Adjuntar al expediente de la creacin del programa de formacin musical los oficios
donde la Direccin Administrativa solicita los soportes administrativos anteriormente
descritos, para su aprobacin a nivel de Gerencia General del SiNEM y aprobado se
procede a incorporar en la MAPI. Presupuesto ordinario. (Director Acadmico, Director
Administrativo Y Director General).
19)- Archivar expediente de Convenio Suscrito y documentacin adjunta. (Encargado
Planificacin SiNEM).
20)- Se da inicio y apertura al programa de formacin musical. (Direccin General,
Director Acadmico, Director Administrativo).
FIN DEL PROCESO

VI. SOBRE LA METODOLOGA PARA LA EJECUCIN DEL SEVRI


La ejecucin del SEVRI/SiNEM-2014 se hizo siguiendo una serie de pasos:
VI.A.-Seleccin del proceso
La seleccin del proceso fue responsabilidad de las reas de Control Interno, Direccin
Acadmica, Administrativa y General del Sistema Nacional de Educacin Musical
(SiNEM), quienes luego de un anlisis seleccion Proceso Creacin y Desarrollo de
Programas de Formacin Musical, por la relevancia de este al ser un proceso sustantivo
de la institucin, tal y como se explic anteriormente.
VI.B.- Revisin del contexto
El contexto se hizo tomando en cuenta los siguientes referentes: trazado y anlisis el
proceso de Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical y el bloque de
legalidad para la ejecucin del SEVRI.
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VI.C.-Recoleccin de informacin
La etapa de recoleccin de informacin se realiz en dos momentos:

Recolectar la informacin mediante grupo focal para construir el marco


referencial del proceso en donde se desarroll SEVRI/SiNEM-2014: se levant
informacin mediante investigacin documental y reuniones con los funcionarios
del SiNEM: el superior subordinado encargado del proceso, el enlace de Sistema
de Control Interno y funcionarios que estn directamente implicados en el
proceso seleccionado tales como los encargados de proveedura institucional,
financiera contable y presupuestal, recursos humanos, planificacin y directores,
encargados y formadores de programas de formacin musical.

Recoleccin de la informacin por medio de matrices: esta informacin medular


para el SEVRI/SiNEM-2014 se realiz por medio del Grupo Focal. Las matrices
para determinar el nivel de riesgo fue llenada por el analista de Control Interno
con cada uno de los funcionarios del grupo focal, segn lineamientos de la ley
No. 8292 Ley General de Control Interno.

Las matrices de recoleccin de informacin contemplan los puntos bsicos descritos en


las directrices de la Contralora General de la Repblica en materia de riesgo, a saber:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Identificacin del Riesgo.


Anlisis del nivel de los Riesgo Identificados.
Evaluacin de Controles Existentes y Priorizacin del Riesgo.
Plan de Accin: Medidas de administracin y seguimiento del Riesgo Existente.
Nivel de Riesgo Aceptable y tolerancia al Riesgo
Documentacin y comunicacin de los riesgos relevantes.

VI.D.-Anlisis de los datos


Una vez recolectada la informacin y tomando como referencia el marco de la
legislacin, los objetivos estratgicos del Sistema Nacional de Educacin Musical, el
objetivo estratgico del programa, la estructura de riesgo institucional, la legislacin
sobre Control Interno y las directrices de la Contralora General de la Repblica en
materia de SEVRI se procedi a hacer el anlisis.
Se inici con la conceptualizacin del riesgo, es ac donde se enunciaron los riesgos
segn la definicin de riesgo en el mbito de Control Interno
El riesgo inicial, y los planes de trabajo de las acciones a administrar sobre de los riesgos
del proceso estudiado y finalmente se presentan las recomendaciones para cerrar el
informe.

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VII. PRESENTACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOLECTADA


Se cont con la participacin de los superiores subordinados y colaboradores estuvo, como ya se indic-, limitada a aquellos que tenan implicacin directa en el proceso de
Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical.
VII.A. Identificacin del riesgo
Se desprendi segn reuniones focales concertadas con cada uno de los participantes
del procedimiento sobre las acciones descritas, aquellas situaciones (eventos) que de
presentarse y afectar los objetivos estratgicos del SiNEM.
VII.A.1. Descripcin de los riesgos identificados:
Riesgo No. 1
Director General (reas Acadmicas y Administrativas)
Debido a Polticas Presupuestarias e Inflacin Nacional hace que el nuevo gobierno
defina recortes en el presupuesto como medida de liquidez, se podra presentar una
falta de autorizacin u asignacin sobre el disponible en el recurso presupuestario
institucional, esto repercutira en el cumplimiento de los objetivos propuestos en lo
relacionado a posibles atrasos o carencias de recurso humano, servicios, instalaciones,
mobiliario y equipo.
Riesgo No.2
Director General (reas Acadmicas y Administrativas).
Al presentarse nuevas prioridades o ideas en la direccin gerencial abocadas a cambios
en las polticas institucionales, se podra presentar recortes presupuestarios en lo
concerniente a partidas para compra, alquiler o construccin de edificios, repercutiendo
en el objetivo propuesto en lo relacionado a la adquisicin de un edificio con la
infraestructura adecuada para la enseanza de los programas de msica.
Riegos No.3
Jefatura Administrativo y rea de Bienes
A pesar de contar con hojas electrnicas de control y un enlace con el sistema de
Hacienda (SIBINET), podra presentarse deficiencias de error humano en los inventarios
y documentacin en el control de los Bienes, repercutiendo este hecho en el no contar
con un sistema de software unificado, que permita enlazar las sedes con oficinas
centrales en lo que respecta a la asignacin de bienes, afectando el objetivo propuesto
en lo relacionado con la dotacin de instrumentos musicales, mobiliario y equipo que el
nuevo programa requiere.

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Riegos No.4
Director Acadmico y rea de Planificacin
Debido a no contar con un software o programa electrnico seguro sobre Propuestas
de Expansin, se podra presentar una deficiencia en el respaldo de informacin,
omisin u error humano a la hora de trasladar la misma repercutiendo en el objetivo
propuesto en lo relacionado a conocer el mercado meta al que queremos llegar.
Riegos No.5
Director Acadmico y rea de Planificacin
Al presentarse burocracia empresarial externa en el manejo de la informacin
institucional, se podra dar generar Informacin por parte de dichos entes externos de
forma deficiente o carente de criterio, induciendo al error humano a la hora de solicitar
la informacin de los entes externos, repercutiendo en el objetivo propuesto en lo
concerniente a conocer con exactitud las zonas de riesgo social.
Riegos No.6
Director Acadmico
Debido a nuevas prioridades o ideas en la direccin gerencial debido a cambios en las
polticas institucionales, se podra presentar la cancelacin de conciertos didcticos en
sustitucin de nuevas y diferentes actividades, sumndole la falta de capacitacin a los
docentes, repercutiendo en el objetivo propuesto en lo concerniente a las personas
particulares no se enteran de los programas y creacin para formacin musical.
VII.A.2. Clasificacin de los riesgos segn la estructura del riesgo institucional.
Uno de los objetivos de clasificar los riesgos bajo las categoras estipuladas en la
estructura, es poder detectar por medio de un histrico institucional1 la periodicidad o
permanencia de la fuente de riesgos y las reas afectadas por estos.
Una vez identificados estos seis riesgos, se clasificaron segn la Estructura de Riesgo
Institucional.

El histrico institucional del riesgo cobra sentido cuando se ha elaborado el SEVRI para todos los
procesos institucionales.

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Cuadro No. 1
Clasificacin de los riesgos del SEVRI/SiNEM-2014
Segn estructura de riesgo institucional

Riesgo

Riesgo No. 1
Riesgo No. 2
Riesgo No. 3
Riesgo No. 4
Riesgo No. 5
Riesgo No. 6

Tipo de riesgo

Riesgo Externo, clasificado en la categora de Entorno


Poltico, afectando el proceso en lo presupuestal.
Riesgo Interno, clasificado en la categora de Estratgico
Liderazgo, afectando el proceso en la Infraestructura.
Riesgo Interno, clasificado en la categora de Tecnolgico
Disponibilidad, afectando el proceso en los bienes.
Riesgo Interno, clasificado en la categora de Tecnolgico
Disponibilidad, afectando el proceso en la informacin.
Riesgo Externo, clasificado en la categora de Conocimiento
Institucional, afectando el proceso en la informacin.
Riesgo Interno, clasificado en la categora de Estratgico
Liderazgo, afectando el proceso en la Informacin.

Fuente: rea de Control Interno SiNEM, 2014

VII.B. Anlisis del nivel de los Riesgo Identificados.


El riesgo inicial indica el nivel de riesgo al que se enfrenta la institucin si no se toman
medidas para su administracin. En el siguiente cuadro se puede ver, que an sin
medidas, los riesgos se encuentran en un nivel de medio a bajo.

Cuadro No. 2
Anlisis del riesgo inicial
SEVRI/MCJ-2014

Responsables en
Administrar el Riego

Riesgo

Director General (reas


Acadmicas y
Administrativas)
Director General (reas
Acadmicas y
Administrativas)
Jefatura Administrativo
y rea de Bienes

Posibles atrasos o carencias de recurso humano,


servicios, instalaciones, mobiliario y equipo e
Instrumentos Musicales.
Carencia en la adquisicin de un edificio con la
infraestructura adecuada para la enseanza de
los programas de msica.
Necesidad de un Sistema tecnolgico
personalizado y unificado para la Administracin
de Bienes institucionales segn lo requerido.

PROBA
BILIDAD

IMPAC
TO

NIVEL DE
RIESGO INICAL

6 (Medio)

4 (Medio)

3 (Bajo)

13

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Director Acadmico y
rea de Planificacin
Director Acadmico y
rea de Planificacin
Director Acadmico

Ausencia de Herramienta de Informacin


tecnolgica institucional para toma de decisiones
(mercado meta).
Inexactitud en la focalizacin de zonas de riesgo
social.
Desconocimiento en el pblico en general sobre
los programas y creacin para formacin
musical.

6 (Medio)

6 (Medio)

3 (Bajo)

Fuente: Unidad de Control Interno SiNEM, 2104

VII.C. Evaluacin de Controles Existentes y Priorizacin del Riesgo.


Al ser el primer estudio formal en la que se determinaron los niveles de riesgo inicial, no
se contaba an con medidas de control que ayudaran a determinar la Prioridad
(entindase por Prioridad la determinacin del grado de afectacin que causa el riesgo
existente).
Por lo tanto, en el momento en que se establezcan dichos controles se podr terminar
en qu nivel se ubican los riesgos a nivel residual y por ende su afectacin e Importancia,
este cuadro se analizara en el prximo informe anual.
VII.D. Planes de Accin: Medidas de administracin y seguimiento del Riesgo
Existente.
Son las medidas a implementar tomando en cuenta el costo beneficio, FODA, idoneidad,
tipo de inters y viabilidad jurdica entre otros factores. En este caso se clasificaran como
medidas Preventivas mediante plan de accin o mejora, ya que su implementacin
previene los posibles riesgos analizados. Las medidas propuestas para administrar el
riesgo son las siguientes:
Riesgo No. 1:
El proceso conlleva no solo la verificacin de disponibilidad de recursos y el contenido
de las partidas presupuestarias ya sea de manera ordinaria o extraordinaria, sino que
tambin la ejecucin de las mismas, debido a que es indispensable equipar
presupuestariamente al programa de formacin musical con respecto a nombramientos,
servicios, edificios y suministros, sin embargo, se podra presentar asuntos de ndole
externa como Polticas Presupuestarias e Inflacin Nacional a nivel de gobierno de
turno repercutiendo en el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Debido a este atenuante se toma como una buena medida preventiva para administrar
el riesgo por parte del Director General (reas Acadmicas y Administrativas) a saber:

Gestionar mediante la asociacin o fundacin de manera aparte y privada la


adquisicin de los aspecto requeridos, llmese recurso humano, servicios,
instalaciones (compra o alquiler), mobiliario y equipo para los programas de
msica e indicarlo en la creacin del convenio pactado entre las partes.
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Riesgo No.2:
Como parte de la consecucin del objetivo propuesto cabe la posibilidad de comprar
edificios para equipar programa de formacin de formacin musical mediante el proceso
solicitud de sedes. Sin embargo debido a nuevas prioridades o ideas en la Direccin
Gerencial abocadas a cambios en las polticas institucionales, se podra presentar
recortes presupuestarios en lo concerniente a partidas para compra, alquiler o
construccin de edificios, repercutiendo en el objetivo propuesto.
Debido a este atenuante se toma como una buena medida preventiva para administrar
el riesgo por parte del Director General (reas Acadmicas y Administrativas) a saber:

Analizar propuestas para alquilar inmuebles que cumplan con las condiciones
adecuadas requeridas para el fin u objeto a cumplir.

Riesgo No.3:
Resulta indispensable no solo tener la informacin a la mano y en lnea, sino tambin el
contar con los insumos suficientes y de calidad a la hora de la asignacin de los bienes
requeridos para equipar al programa de formacin musical, sin embargo, como se
mencion anteriormente, aun contando con hojas electrnicas de control y de estar
enlazados con el sistema de Hacienda (SIBINET), esta asignacin se pudiera ver
afectada a causa de deficiencias de error humano en la informacin referente a los
inventarios al contar documentacin mal elaborada u otras omisiones repercutiendo en
la consecucin del objetivo.
Debido a este atenuante se toma como una buena medida preventiva para administrar
el riesgo por parte de la Jefatura Administrativo y rea de Bienes a saber:

Comprar de un software personalizado que mantenga en lnea y actualizado la


gestin de (inventarios - Bienes) haciendo referencia a la documentacin soporte
y dems procesos segn las necesidades del rea.

Riesgo No.4:
Actualmente se alimenta una base de datos denominada "Propuestas de Expansin" de
acuerdo a las solicitudes recibidas para conocer entre otras cosas el mercado meta al
que queremos llegar segn el objetivo propuesto sin embargo esta accin podra
desvirtuarse por causas de omisin u error humano a la hora de trasladar la informacin.
Debido a este atenuante se toma como una buena medida preventiva para administrar
el riesgo por parte de la Direccin Acadmica y rea Planificacin a saber:

Adquirir un software u hoja electrnica con sistemas de seguridad que sirva de


base de datos para Propuestas de Expansin, con la que dicha herramienta

15

Informe SEVRI/SiNEM-2014 Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical


Proceso de Control Interno SiNEM

ayude a determinar y mantener informado a la institucin en cuanto a mercados


metas entre otras opciones segn se requiera, para la toma de decisiones.
Riesgo No.5:
En cuanto a la determinacin de los indicadores sociales como pobreza desercin y
drogadiccin en zonas que padecen deterioro, con la ayuda de (MIDEPLAN, INEC),
pudiera verse afectado al presentarse burocracia empresarial con la facilitacin de la
informacin repercutiendo en el objetivo propuesto en lo concerniente a conocer con
exactitud las zonas de riesgo social.
Debido a este atenuante se toma como una buena medida preventiva para administrar
el riesgo por parte de la Direccin Acadmica y rea Planificacin a saber:

Solicitar a los interesados presentar documentacin probatoria y de forma


independiente sobre indicadores sociales como pobreza, desercin
y
drogadiccin que afectan la zona de inters particular.

Capacitar al personal o docentes de la zona a realizar un censo o encuesta que


ayude a dar soporte a la necesidad presentada en cuanto a determinacin de
zona de riesgo social.

Riesgo No.6:
El conocimiento sobre diferentes programas de formacin musical existentes se da por
medio de la asistencia a conciertos didcticos que el SiNEM realiza, sin embargo debido
a nuevas prioridades o ideas en la direccin gerencial abocadas a cambios en las
polticas institucionales, se podra presentar la cancelacin de conciertos didcticos en
sustitucin de nuevas y diferentes actividades, repercutiendo en el objetivo propuesto.
Debido a este atenuante, se toma como una buena medida preventiva para administrar
el riesgo por parte de la Direccin Acadmica a saber:

Realizar secciones de capacitaciones a los docentes sobre Programas de


Msica.

Mandar a imprimir y entregar tratados o boletines informativos sobre como


participar en Programas de Msica.

16

Informe SEVRI/SiNEM-2014 Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical


Proceso de Control Interno SiNEM

Cuadro No. 3
Planes de Accin
SEVRI/MCJ-2014
Planes de Accin
Accin

# riesgo

(parmetro de aceptabilidad)

Gestionar mediante la asociacin o


fundacin de manera aparte y privada la
adquisicin de los aspecto requeridos,
llmese recurso humano, servicios,
instalaciones (compra o alquiler),
mobiliario y equipo para los programas
de msica e indicarlo en la creacin del
convenio pactado entre las partes.
IDEM

IDEM

IDEM

Analizar propuestas para alquilar


inmuebles que cumplan con las
condiciones adecuadas requeridas para
el fin u objeto a cumplir.

IDEM

Compra de un software que mantenga en


lnea y actualizado la gestin de
(inventarios
Bienes)
haciendo
referencia a la documentacin soporte y

Acciones especficas

Plan de
seguimiento de
acciones
Responsables de
la accin

1)- Verificar si hay contenido presupuestario en las rea Financiera


Partidas: A)-Partida 0: "nombramientos", B)Partida 1: "servicios", C)-Partida 5: "edificios
preexistentes" y D)-Partida 2: "suministros". En
caso de no tener disponibilidad realizar las
modificaciones pertinentes en el presupuesto y
solicitar a Junta Directiva su nueva reasignacin.
2)- En caso de adquisicin de infraestructura
revisar los procedimientos: A)- Compra de
infraestructura por medio del presupuesto
ordinario y B)-Compra de infraestructura por
medio del presupuesto extraordinario. Y realizar lo
que tipifican dichos procedimientos.
3)- En caso de que no sea posible de ninguna
manera viable existente poder aplicar las acciones
(puntos 1 y 2). Verificar y Reunirse ya sea con la
Asociacin o Fundacin interesada el analizar la
posibilidad de gestionar por medio de trmites
privados la adquisicin de recursos econmicos
(Prstamo u actividades mercantiles) para dotar al
programa de a saber de: Recurso Humano
(Docentes y Administrativos), Pago de Servicios
Pblicos, Alquiler o Compra de Instalaciones,
Adquisicin de Mobiliario y equipo. (Documentar
en expediente cada situacin).
4)- Registrar en Convenio pactado, cada una de las
clausulas, tipificando claramente que se consigo
en las mismas segn logro gestionar en los pasos
anteriores (Puntos 1, 2 y 3).
1)- Aplicar el procedimiento sobre: solicitud de
sedes para alquiler de Edificio. Ver requisito
especfico sobre: (Asesorase con ingenieros y
arquitectos sobre cules son los estndares que
deberamos
cumplir
para
una
ptima
infraestructura a la hora de alquilar un edificio
para el programa y en base a eso montar una lista
de chequeo para su posterior anlisis.)
2)- Una vez completada estas listas de chequeo,
realizar un anlisis comparativo de las opciones
ms viable para alquilar edificio y documentar para
toma de decisiones.
1)- Aplicar el procedimiento sobre: solicitud de
asignacin de bienes. Para dotar al programa de lo
requerido.

Fecha
programa
da
ene-15

Fecha de
ejecucin

Indicador

mar-15

Oficios
con
Documentacin
soporte enviado

rea Financiera y ene-15


rea
de
Proveedura

mar-15

Oficios
con
Documentacin
soporte enviado

Director General, abr-15


Director
Acadmico
y
Jefatura
del
Departamento
Administrativo

jun-15

Oficios
con
Documentacin
soporte enviado

rea
de abr-15
Planificacin
y
Legal

jun-15

Oficios
con
Documentacin
soporte enviado

rea
Proveedura

de ene-15

mar-15

Oficios
con
Documentacin
soporte enviado

rea
Proveedura

de abr-15

jun-15

Oficios
con
Documentacin
soporte enviado

mar-15

Oficios
con
Documentacin
soporte enviado

rea de Bienes

ene-15

17

Informe SEVRI/SiNEM-2014 Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical


Proceso de Control Interno SiNEM

dems procesos segn las necesidades


del rea
IDEM

IDEM

5-A

5-B

2)- Confeccionar un requerimiento tcnico sobre


aspectos necesarios que debe contener un
software personalizado a manera institucional que
realice de manera gil y oportuna el manejo de
inventarios, donde indique caractersticas del
bien, ubicacin, plaqueo, costos, documentacin
soporte entre otros aspectos a identificar, dando
informacin sobre existencias y carencias.
3- Realizar la presentacin y solicitud del
requerimiento tcnico a la Administracin segn
procedimientos de compras, para su adquisicin o
confeccin del Software especificado a nuestras
necesidades.
1)- Confeccionar un requerimiento tcnico sobre
aspectos necesarios que debe contener un
software u hoja electrnica especializada que
realice de manera gil y oportuna el manejo de la
Herramienta "Propuestas de Expansin, que
ayude entre otros factores los mercados metas
que nuestras programas persiguen, brindando
informacin para toma de decisiones.

Adquirir un software u hoja electrnica


con sistemas de seguridad que sirva de
base de datos para Propuestas de
Expansin, en la que dicha herramienta
sirva para determinar y mantener
informado a la institucin en cuanto a
mercados metas entre otras opciones
segn se requiera, para la toma de
decisiones
IDEM
2- Realizar la presentacin y solicitud del
requerimiento tcnico a la Administracin segn
procedimientos de compras, para su adquisicin o
confeccin del Software especificado a nuestras
necesidades.
Solicitar a los interesados presentar 1)- Asesorase con instituciones como (MIDEPLAN,
documentacin probatoria y de forma INEC, IMAS), u otras afines coordinando reuniones
independiente sobre indicadores sociales que nos ayuden a determinar zonas de riesgo
como pobreza desercin y drogadiccin social particularmente pobreza, desercin
que afectan la zona de inters particular estudiantil y drogadiccin para poder focalizar los
indicadores que requiere SiNEM para los
programas de msica.
IDEM
2)- En caso de que no sea posible obtener la
informacin segn (Punto 1), solicitarle a los
interesados que justifiquen con informacin
suficiente y veraz, debidamente certificada por
instancias legales la determinacin de los ndices
de riesgo social requeridos. Presentando un
informe con grficas, anexos y confrontacin de
documentacin soporte que de respaldo a lo
descrito.
Capacitar al personal o docentes de la 1)- Realizar encerronas de capacitacin y buscar si
zona a realizar un censo o encuesta que es posible asesoramiento externo para no solo
ayude a dar soporte a la necesidad dotar al personal acadmico sino tambin a los
presentada en cuanto a determinacin docentes en cmo se puede llevar a cabo un censo
de zona de riesgo social
para determinacin de zonas de riesgo social.
IDEM
2)- Confeccionar un documento ya sea
cuestionario u otros con las caractersticas
requeridas segn la necesidad que se persigue y
sirva de base para la recopilacin, tabulacin y
anlisis de la informacin.
IDEM
3)- Ya contando con personal capacitado para esta
funcin establecer un programa a nivel pas para
realizar giras encausadas a este fin para la
obtencin de la informacin requerida.

rea de Bienes

ene-15

mar-15

Oficios
con
Documentacin
soporte enviado

rea de Bienes

abr-15

jun-15

Oficios
con
Documentacin
soporte enviado

rea
de ene-15
Planificacin

mar-15

Oficios
con
Documentacin
soporte enviado

rea
de abr-15
Planificacin

jun-15

Oficios
con
Documentacin
soporte enviado

rea
de ene-15
Planificacin

abr-15

Oficios
con
Documentacin
soporte enviado

rea
de ene-15
Planificacin

abr-15

Oficios
con
Documentacin
soporte enviado

rea
de ene-15
Planificacin

abr-15

Oficios
con
Documentacin
soporte enviado

rea
de abr-15
Planificacin

jun-15

Oficios
con
Documentacin
soporte enviado

rea
de jul-15
Planificacin

oct-15

Oficios
con
Documentacin
soporte enviado

18

Informe SEVRI/SiNEM-2014 Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical


Proceso de Control Interno SiNEM

6-A

6-B

Realizar secciones de capacitaciones a los 1)- Redactar un documento que sirva de pase para
docentes sobre Programas de Msica
montar una presentacin en la que contenga cada
una de las pautas a seguir para la conformacin de
los programas de formacin musical, en donde se
establezcan los requisitos y beneficios entre otros
factores que sean de inters para el conocimiento
de la poblacin.
IDEM
2)- Realizar encerronas de capacitacin para
capacitar a los docentes a difundir la informacin
sobre como participar en programas de formacin
musical, explicando los detalle del mismo
Mandar a imprimir y entregar tratados o 1)- Con el documento redactado segn se seal
boletines informativos sobre como en el punto (6-A-1), mandar a confeccionar un
participar en Programas de Msica
boletn informativo sobre como poder participar
en programas de formacin musical, para ellos
solicitar a la Proveedura institucional el
procedimiento a seguir para definir detalles,
cantidades y caractersticas entre otros factores.

Direccin
Acadmico

ene-15

mar-15

Oficios
con
Documentacin
soporte enviado

Direccin
acadmico

abr-15

jun-15

Oficios
con
Documentacin
soporte enviado

Direccin
acadmico

jul-15

oct-15

Oficios
con
Documentacin
soporte enviado

Fuente: Proceso de Control Interno SiNEM, 2104

VII.D. Nivel de Riesgo Aceptable y tolerancia al Riesgo


Al ser el primer estudio formal en la que se determinaron los primeros riesgos
institucionales relacionados con el proceso de creacin de programas de formacin
msica, no se cuenta con determinacin de la tolerancia que es la cantidad de riesgos
que la entidad est preparada a exponerse antes de una accin.
Este cuadro se analizara en el prximo informe anual.

VIII RECOMENDACIONES
Como resultado del proceso de SEVRI/SiNEMJ-2014 se concluye:
-Acoger en el transcurso del presente ao los Planes de Accin en las diferentes reas
como medidas para poder administrar y dar seguimiento a los riesgos existentes.
-Que se brinde un mayor apoyo por parte de la Administracin en pro de mejorar en
recursos tanto materiales como fsicos, para el fortalecimiento del rea de control
interno.
-Que se realice una contratacin de una firma externa para la Profesionalizacin de los
Manuales de Procesos Institucionales.

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Informe SEVRI/SiNEM-2014 Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical


Proceso de Control Interno SiNEM

Fuentes
Contralora General de la Repblica (2005) Directrices generales para el
establecimiento y funcionamiento del sistema especfico de valoracin del riesgo
institucional (SEVRI) D-3- 2005-co-DEFOE. Costa Rica.
Costa Rica (2008) Ley general de control interno. Contiene Manual de Normas
Generales de Control Interno de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos
a su Fiscalizacin. Imprenta Nacional.
Costa Rica (2010). Ley N 8894 Creacin del Sistema Nacional de Educacin
Musical. Publicada en la Gaceta n 243 del 15 de Diciembre del 2010.
Centro de Investigacin Capacitacin de Administracin Pblica (2012) Pasos
para la Implementacin del SEVRI en los Procesos y Autoevaluacin
Institucional. Universidad de Costa Rica, Costa Rica.
Plan Operativo Institucional 2015 (POI), aprobado por Junta Directica del SiNEM
en Setiembre del 2014.

ANEXOS

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Informe SEVRI/SiNEM-2014 Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical


Proceso de Control Interno SiNEM

ANEXO 1
MATRICES PARA LA RECOLECCIN DE INFORMACIN PARA EL SEVRI
SISTEMA NACIONAL DE EDUCACION MUSICAL
AREA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA ESPECFICO DE VALORACIN DEL RIESGO INSTITUCIONAL

Proceso Objetivo Categora Cdigo de Riesgo Fuente de Riesgo General Riesgo Descripcin del Riesgo

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Informe SEVRI/SiNEM-2014 Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical


Proceso de Control Interno SiNEM

SISTEMA NACIONAL DE EDUCACION MUSICAL


AREA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA ESPECFICO DE VALORACIN DEL RIESGO INSTITUCIONAL

Anlisis de Riesgos Identificados


Factor de Riesgo Consecuencias
Impacto

Probabilidad

Exposicin del
Riesgo

22

Informe SEVRI/SiNEM-2014 Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical


Proceso de Control Interno SiNEM

SISTEMA NACIONAL DE EDUCACION MUSICAL


AREA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA ESPECFICO DE VALORACIN DEL RIESGO INSTITUCIONAL

Evaluacin de Controles existentes


Control Est Documentado Se aplica actualmente
Es efectivo para
minimizar el riesgo

evaluacin del riesgo existente


Prioridad Residual Afectacin Importancia

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Informe SEVRI/SiNEM-2014 Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical


Proceso de Control Interno SiNEM

SISTEMA NACIONAL DE EDUCACION MUSICAL


AREA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA ESPECFICO DE VALORACIN DEL RIESGO INSTITUCIONAL

Medidas de Administracin del Riego Existente


Variacin de nivel de riesgo con medidas existentes
Anlisis Costo/
Beneficio

Aceptabilidad Resultados

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Informe SEVRI/SiNEM-2014 Creacin y Desarrollo de Programas de Formacin Musical


Proceso de Control Interno SiNEM

SISTEMA NACIONAL DE EDUCACION MUSICAL


AREA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA ESPECFICO DE VALORACIN DEL RIESGO INSTITUCIONAL

Nivel de Riesgo Aceptable y Tolerancia al Riesgo


Indicador Descripcin del Indicador Tolerancia

25