AUDITORIA ADIMISTARTIVA

MARMOLES ROJAS

ANTECEDENTES:
Surge a partir de la visin emprendedora de los socios de crear una empresa
dedicada al giro de la transformacin de piedra caliza (mrmol) y a si se cre la
empresa procesadora de mrmol MARMOLES ROJAS S.A. DE C.V.

REGLAMENTO DE LA EMPRESA
No hay

MISION
Somos una empresa especializada en el procedimiento de mrmol, comprometida
con nuestros clientes al ofrecerles materiales de la mas alta calidad, satisfaciendo
de manera tica y responsable sus necesidades, adems de brindarles nuestros
servicios y asesoras en el momento que lo requieran.
VISION
Ser una empresa innovadora implementando tecnologa, sistemas y recursos
sustentables, ofreciendo precios y beneficios competitivos en relacin a la calidad
de nuestros productos.

VALORES
COMPROMISO: entregar nuestros productos en tiempo y forma.
RESPONSABILIDAD: satisfacer las necesidades de nuestros clientes internos y
externos.
SERVICIO: brindar asesoras y ayuda en el momento que se requiera.
HONESTIDAD: cumplir con los criterios adecuados a las obligaciones y deberes
de la empresa.
RESPETO: dar el trato adecuado a nuestros consumidores y personal.

OBJETIVOS
Implementar tecnologa para el mejoramiento de la empresa en un lapso de tres
aos.
Mejorar infraestructura e instalaciones de la empresa para su crecimiento en un
lapso de cinco aos.
Implementar un plan estratgico, considerando los ejes de tecnologa,
infraestructura e instalaciones mediante la gestin de un proyecto para el
mejoramiento de la empresa en un lapso de cuatro aos.
ORGANIGRAMA

Director
general y jefe
de ventas

Asesor de
ventas

Jefe de
personal y
produccin

Contador

Jefe de
produccin
auxiliar

Secretaria

Intenden
Veladores

Operador
obreros

PLANEACION

OBJETIVO GENERAL
Detectar errores y ayudar al a empresa a identificar fallas o errores para dar una
posible solucin y as ayudar a que la empresa sea ms eficiente.

OLBJETIVOS ESPECIFICOS

Dado que nos vamos a enfocar en el departamento de produccin nuestro

principal objetivo es detectar posibles errores o fallas para as darles sugerencias
a los dueos de la empresa para implementar procedimientos y/o mejorarlos y
llevar un control de sus operaciones para proporcionar eficiencia al departamento
de produccin.
FUENTESDE ESTUDIO
Internas: realizar entrevista a los encargados de produccin e implementar la
observacin directa.
Externas: hacer un anlisis de diferentes productos procesos y calidad que maneja
otras empresas similares.

PROPUESTA TECNICA
Naturaleza: auditoria administrativa
Alcance: departamento de produccin.
Antecedentes: En los 8 aos de vida de la empresa no se ha hecho auditoria
alguna.
OBJETIVOS
En primera instancia, se trata de esquematizar las caractersticas particulares que
rodean el proceso productivo del mrmol en Mxico. Para as ser lderes en la
produccin y venta de mrmol.
Proporcionar a los administradores la auditoria administrativa como herramienta
til para el beneficio de la organizacin.
Brindar a la organizacin los elementos necesarios para mejorar su
funcionamiento.
Estrategia: Visitar la empresa peridicamente para obtener toda la informacin
necesaria pidiendo todos los registros y documentos necesarios, y as poder
aplicar nuestro sistema de auditoria.

Justificacin: Platicando con los socios pensamos que este departamento no

funciona del todo bien dado que no hay un claro reporte de las funciones
desempeadas.
Intentamos analizar y buscar todos los posibles errores que encontremos en el
rea especificada.

Acciones:
Visita a la empresa,
Recursos:
Somos asesores externos a la empresa utilizaremos material de papelera y
equipo de cmputo en los gastos financieros utilizaremos solamente los gastos de
transportes y la papelera.
Costos:

transport
e
papelera

precio
por
visita
100

nmero
de
visitas
10

total

1000
200

Esto nos da como resultado 1200.

Resultados:
Informacin complementaria:

PROGRAMA DE TRABAJO

IDENTIFICACION: auditoria administrativa.

RESPONSABLES: Lic. Orlando Garca Hernndez. Lic. Marco Antonio Rojas
Rosas.

AREAS: reas de produccin.

CLAVE:
1.- Planeacin
2.- Instrumentacin
3.- Examen
4.- Elaboracin del informe
5.- Seguimiento
ACTIVIDADES: se obtendr y recolectar toda la informacin necesaria visitando
al rea de produccin para despus analizarla y obtener conclusiones.

CALENDARIO:

fecha de inicio

duracion en dias

FORMATO:
tareas

fecha de
inicio

duracin en
das

fecha
final

planeacin
instrumentacin
examen
elaboracin del
informe
seguimiento

09/03/201
5
11/03/201
5
18/03/201
5
23/03/201
5
25/03/201
5

2
7
5
2
5

11/03/201
5
18/03/201
5
23/03/201
5
25/03/201
5
30/03/201
5

REPORTES DE AVANCE: nuestra investigacin y presentacin se realizara de

acuerdo a nuestro calendario conforme a la fecha asignada, procurando no
desviarnos o retrasaros dentro del rango de das establecidos.
PERIODICIDAD: los reportes se entregaran de acuerdo al diagrama y la tabla
anteriores en las fechas indicadas, los das de entrega corresponden a las clases
asignadas a la clase de auditoria administrativa.

INSTRUMENTACION

RECOPILACION DE LA INFORMACION
La recoleccin de la informacin se realiz mediante una visita a la empresa
presentndonos con el director de la empresa, el cual nos proporcion todo los
documentos correspondientes a la estructura, tales como; misin, visin, valores,
objetivos, organigrama, tambin nos proporcion un panorama de las fallas que
actualmente ocurren en la empresa mediante una entrevista.

TECNICAS DE RECOLECCION

En la investigacin de se opt por utilizar las siguientes tcnicas de recoleccin

debido a que por un anlisis fueron las ms convenientes para obtener la
informacin necesaria.

Investigacin documental
Observacin directa
Cuestionarios

MEDICION
Escala cuantitativa
La medicin se bas en la siguiente escala, la cual detectamos que es una muy
buena opcin ya nos da a conocer los criterios principales en que est fallando la
empresa de acuerdo con nuestros principales criterios investigados.

1
MALO
2
3
4
REGULAR
5
6 SUFICIEN
TE
7
8
9
10 BUENO

PAPELES DE TRABAJO

Estos documentos se han ido archivando mediante las visitas que se han
realizado a dicha empresa entre ellos; misin, visin, valores, polticas etc.
Tambin llevamos un documento en el cual se contiene los das de visita,
sugerencias, y comentarios para mejorar el proceso de la empresa.

EVIDENCIA

Testimonial

En las tres visitas que se han realizado se comprob que la falta de motivacin
es por parte del jefe ya que no incentiva de ninguna manera a los empleados y no
se sienten comprometidos con su trabajo el cual se ve reflejado con su
desempeo.
Conversando con los empleados nos enteramos que en algunos momentos a los
empleados se les niegan accesorios de trabajo de parte del jefe de produccin y
tienen falta de confianza para resolver dudas con los clientes.

Fsica
No se encuentra documento donde se describa la ocupacin de puestos dentro de
la produccin.
Algunas mquinas no se encuentran en funcionamiento por falta de personal.
Por la otra parte si encontramos manual de procedimientos.

Supervisin del trabajo

Si hubo cambios en la fecha de visitas dado que no contemplamos la temporada y

la inasistencia del personal en la empresa, siempre se mostro puntualidad,
responsabilidad y respeto por parte de los auditores.

EXAMEN

Propsito

Nos basaremos mediante los anlisis de los cuestionarios y el mtodo FODA

para as tener una idea clara del cumplimiento de los objetivos y obtener toda la
informacin necesaria y de inters para de la auditoria administrativa as mismo
llegar a una buena conclusin.

Procedimiento

El rea de produccin trabaja especficamente en;

Cortar mrmol en tiras grandes
Pulido y brillado
Corte especifico
Secado y detallado
Empaque y etiquetado.

Por lo tanto es importante:

Conocer la materia prima y los componentes del proceso de produccin
Describir el proceso de produccin
Descomponerlo; los obreros se dedican especficamente a la produccin
Revisin critica

El personal que asignan es ineficiente en el tema de capacitacin a

nuevos empleados.
Algunos trabajadores no cuentan con el uniforme de seguridad
proporcionado por los jefes.
Se sanciona a los empleados impuntuales y se ve se refleja en la
produccin su trabajo.
Falta de liderazgo en los encargados de produccin.

Ordenar cada elemento

Falta de liderazgo
Falta de atencin a los empleados
Falta de reglamento

Falta de propsitos especficos

Falta de motivacin mediante incentivos

Definir las relaciones

No cuenta con descripcin de puestos en el rea de produccin y eso afecta la

coordinacin de deberes y obligaciones
Relacin de compaerismo
No se cuenta con un organigrama oficial dentro del rea de produccin
Identificar y explicar su comportamiento.
La falta de un buen lder que los guie, los motive y los incite a ser mejores
empleados.

Qu trabajos se hace?
Produccin de mrmol y todos sus derivados (pisos, lavabos, mesas, etc.)
Qu tipo de labor se realiza?
Transformacin y artesanas.
Para qu se hace? Para cubrir las necesidades de los consumidores y al mismo
tiempo ser la mejor empresa transformadora de mrmol en la regin.
Quin lo hace? Los obreros y artesanos.
Cmo se hace? Son filtros de calidad desde la extraccin hasta el empacado
donde interviene maquinaria de punta hasta obreros bien capacitados.
Con que se hace? Se utiliza maquinaria pesada de la ms moderna tecnologa
adaptndose a los nuevos avances tecnolgicos.
Cundo se hace? La produccin es diaria, aumenta o disminuye dependiendo de
la demanda.
Porque se hace? Es el mtodo ms lgico a seguir para satisfacer necesidades
de los clientes y vendedores.

REGLAS DEL JUEGO:

Motivadores: en el rea de produccin solo se cuenta con dos factores muy
importantes de motivacin que son; Aumento de sueldo y Crecimiento.
Facilitadores: en esta seccin solo encontramos proceso de produccin en el
cual es la metodologa a seguir y se cuenta con un supervisor que est al
pendiente de las actividades para llevarlas a cabo adecuadamente y de la misma
manera prevenir errores.
Responsabilidades asignadas: cada empleado tiene asignadas sus funciones.

Indicadores: la produccin se mide por metro cuadrado de cada empleado diario,

adems existen metas de corto plazo los cuales consisten en entregar los pedidos
a tiempo y se van modificando cada semana de acuerdo con la demanda.
Detonadores

Cambios de clima (lluvia)

Deficiencia de la maquinaria
Falta de liderazgo
Tiempo de entrega del material

Efectos colaterales que causan

Como no estn bien definidos los niveles jerrquicos dentro de la produccin
afectando as el cumplimiento de los objetivos.

ENFOQUE DE ANALISIS ADMINISTRATIVO

INFORME

Empresa auditada: mrmoles rojas S. A. de C. V.

Periodo de revisin: febrero/abril del 2015
Alcance: rea de produccin de la empresa mrmoles rojas
Antecedentes: Dado que hay baja productividad en la empresa, haciendo las
visitas a esta, nos dimos cuenta que el problema viene de la rea de produccin
por la mala calidad y tiempo de entrega.
Metodologa: Auditoria administrativa fundamentada en FODA
Objetivos: mejorar el proceso de produccin ya si se vea reflejado en la calidad.
Resultados esperados: se espera mejorar con las soluciones que hemos
dictaminado para as tener una un cambio para mejorar la relacin en el trabajo y
se vea reflejado en la productividad eh impulsar el posicionamiento.

Planeacin
1er observacin
Visin

La visin s se encuentra formalizada dentro de la empresa, es decir, est por

escrito y bien definida. Sin embargo los empleados no se sienten identificados con
sta, porque no la conocen en su totalidad.
Recomendacin: dar a conocer la misin durante la induccin de los empleados a
la organizacin; asimismo, se puede colocar la misin en los pasillos y puertas de
las instalaciones, con la finalidad de que los empleados la tengan presente. Ello es
de suma importantica, porque es la forma en que el personal sabr a donde se
dirigen sus esfuerzos; cul es la posicin que se quiere tener en un futuro.
2da observacin
Misin
Al igual que la visin, s se encuentra por escrito, y presente en los documentos
que as lo requieren. La misin se formul conforme a los servicios que ofrecen la
empresa y los beneficios que stos brindan.
Recomendacin: igualmente colocar la misin en las instalaciones de la fbrica,
para que los empleados realicen sus tareas con la mejor calidad posible, y se
brinden servicios que realmente satisfagan al cliente.
Asimismo, esto ayudar a que el personal se sienta parte de la organizacin.
3ra observacin
Dado que hemos notado la falta de un reglamento en la organizacin y poco
respeto hacia los niveles jerrquicos, horarios y registro de actividades,
proponemos el siguiente reglamento para as llevar un mejor ambiente laboral de
dicha empresa. Ya que es de gran importancia contar con reglas para mantener en
orden en la organizacin.

REGLAMENTO GENERAL

mbito de Aplicacin

Estn sujetos al presente Reglamento, todas las personas que

desempeen cualquier trabajo a favor de la empresa Mrmoles Rojas S.A.
de C.V.

El presente Reglamento es de observancia obligatoria tanto para La

Empresa como para los trabajadores a su servicio incluyendo, desde luego,
a todos los trabajadores que ingresen con posterioridad a la fecha de
creacin del mismo.
Lugar y Tiempo de Trabajo.

Llevar un registro diario de las actividades realizadas.

Cumplir con el horario de inicio y fin de la jornada laboral, teniendo como
tolerancia 10min.
Portar el uniforme de seguridad del rea de produccin; botas de hule,
casco, mandil, guantes, orejeras.
Respetarse entre compaeros de trabajo y los niveles jerrquicos.
El horario sealado puede ser modificado por La Empresa por necesidades
de la misma, previo aviso de por lo menos 24 horas de anticipacin.
Los trabajadores ejecutarn su trabajo con intensidad, cuidado y esmero,
apropiados y en la forma, tiempo y lugar convenidos, en caso de
presentarse problemas graves debern de informar a sus superiores de
inmediato.

Permisos

Los trabajadores estn obligados a solicitar permisos para faltar a sus

labores, por escrito y dirigido a su jefe inmediato.

Toda falta no amparada por autorizacin escrita, se considerar como

injustificada.

Son consideradas como faltas justificadas, sin el requisito del permiso

autorizado por escrito, las que obedezcan a caso fortuito o fuerza mayor
debidamente comprobada. La comprobacin de la justificacin deber ser
hecha por el trabajador dentro de las 48 horas siguientes al momento en
que falt a sus labores.
Medidas de Seguridad e Higiene

La Empresa establecer las medidas de higiene y seguridad que determine

la
Ley Federal del Trabajo, el Reglamento Federal de Seguridad e Higiene en
el
Trabajo, las Normas Oficiales Mexicanas referidas a la actividad de La
Empresa, las adicionales que estime pertinentes, y las que las autoridades
competentes les sealaren.
El personal se abstendr de realizar todo acto que pueda poner en peligro
su propia seguridad, la de sus compaeros o la de los clientes.

Por ningn motivo, los trabajadores durante los periodos de incapacidades

temporales mdicas, ni las trabajadoras durante las incapacidades pre y
postnatales, debern presentarse en el centro de trabajo, salvo para la
entrega de los certificados correspondientes.

Cuando el trabajador sufra un accidente de trabajo, deber dar aviso

inmediato a su jefe directo o al jefe de personal a fin de que adopten con
toda urgencia las medidas pertinentes.

Existirn en La Empresa los botiquines que se consideren necesarios con

todos los implementos y tiles necesarios que marquen las Normas
Oficiales Mexicanas para la atencin de los trabajadores que, en caso de
accidente o enfermedad, requieran de un auxilio inmediato.

ORGANIZACION
4ta Observacin
Organigrama.
La organizacin si cuenta con un organigrama formal, sin embargo no es de
mucha ayuda ya que no estn bien definidas algunas funciones.
De acuerdo a nuestra visin un organigrama es de vital importancia para una
organizacin en el encontramos la representacin grfica de la estructura
(estructuras departamentales y relaciones jerrquicas) ya que:

Desempea un papel informativo.

Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarqua y la

relacin entre ellos.

Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:

Tiene que ser fcil de entender y sencillo de utilizar.

Debe contener nicamente los elementos indispensables.

Debido a esta observacin se modific el puesto del contador, el vendedor,

intendencia y veladores ya que se encontraban mal posicionados. La propuesta
del organigrama quedo de la siguiente manera.
Director
general

Contador
Secretaria

Jefe de
ventas

Jefe de
personal y
produccin

Intenden
Veladores

Jefe de
produccin
auxiliar

Operador
obreros

5 observacin

Divisin y distribucin de funciones

Los empelados conocen sus tareas y responsabilidades, aunque las funciones no
estn definidas en un manual de organizacin de la empresa.
Recomendacin: se debe realizar un manual de organizacin para entender
mucho mejor las funciones.
Tambin, se deben crear para evitar una duplicidad de funciones y que falte
alguna actividad por realizar.
6 observacin
Recursos humanos
La rotacin en los puestos es grande, ya que el personal se siente insatisfecho
con el trabajo que realizan, el ambiente en el mismo y el salario que recibe.
Recomendacin: se deben implementar acciones y medidas para motivar a los
empleados an ms, como actividades culturales y deportivas.
DIRECCION

7 observacin
Liderazgo
Los empleados no aceptan el estilo directivo ya que no hay una verdadera funcin
de liderazgo. Ya que su autoridad esta dada por el puesto que ocupa.
Recomendacin:
El aspecto que podra ser mejorado en el liderazgo de la empresa es que se
fomente el estilo de manera ms arraigada y que los empleados lo ejerzan en
cada una de sus reas y no se realice de manera lineal y jerrquica.
8 Observacin
Comunicacin
La comunicacin formal se realiza a travs de reportes y de manera personal. La
comunicacin informal se da de manera inherente pues la empresa es pequea y
todos los empleados se encuentran en constante interaccin.
Recomendacin:
Se podran establecer ciertos controles en cuanto al manejo y entendimiento de la
informacin, para cerciorarse que los empleados la reciban y comprendan
satisfactoriamente.
9 observacin
Motivacin
No se otorgan incentivos de ninguna manera.
Recomendacin:
Sera recomendable que se consideren incentivos econmicos y tambin verbales,
como reconocimientos de manera formal, aunque no es un aspecto esencial para
el funcionamiento de la organizacin, si se realiza de manera formal puede
reforzar la cultura organizacional.
10 observacin
Grupos y equipos de trabajo
Existe poca cultura de trabajo en equipo dentro de la empresa, ya que todos los
empleados no se complementan entre s y no se apoyan en la realizacin de sus
funciones.
Recomendacin:

El trabajo en equipo puede resultar muy til en el mejoramiento de las funciones,

ya que al encontrase en contacto directo pueden contribuir a resolver problemas
que se presenten.
CONTROL
11 Observacin
Naturaleza
Se basan en la misin y en metas, a su vez, las metas se establecen de acuerdo
con la cantidad demandada.
Recomendacin:
Lo importante de la etapa de control es que se analicen los resultados y que se de
un seguimiento para corregir las desviaciones del desempeo. Asimismo debe
existir una retroalimentacin, es decir, que los empleados al finalizar cada auditoria
tengan conocimiento de cules fueron las fallas detectadas, para as mismos, que
ellos tambin puedan realizar las mejoras.

12 Observacin
Herramientas
No se utilizan herramientas de ningn tipo ni grficas, diagramas de flujo, grficas
de control, diagramas de dispersin.
Recomendacin:
Una problemtica que existe en cuanto al control, es la falta de sistemas para
optimizarlo tales como el uso de software o personal especializado en dicho rubro.
Podra ser de gran utilidad que se difundan las herramientas de control utilizadas
ya que el personal no tiene conocimiento del tema y no existe una cultura de
control en la organizacin.
13 Observacin
Capacitacin
Con respecto a la capacitacin del personal, la direccin lo considera como
fundamental para todos los empleados, considerando que todo el personal debe
estar actualizado constantemente en cuanto a la realizacin de sus funciones,
Recomendacin:
Se debe priorizar la capacitacin de todos los empleados.

SEGUMIENTO
Objetivo general: implementar una metodologa para tener un buen control de las
observaciones que hicimos para el complimiento de los objetivos de dicha
empresa
LINIAMIENTOS GENERALES:
Los cambios y las mejoras deben ser constantes sin interrupcin
Evaluar las recomendaciones sugeridas
Reuniones permanentes para verificar si se est cumpliendo con dicho proceso

Recomendaciones programadas:
Motivacin constante por parte de los jefes hacia los empleados
Reportar funciones diarias desempeo de los empleados
Tener un almacn de materia prima y de ya producida