EL RECURSO DE LA INFORMACIN

Autor: Alta Tecnologa

Consultores Gerenciales
La informacin es el ms novedoso de los recursos organizacionales. Fue reconocida
como tal iniciando la dcada de los 80's. En este poco tiempo se ha consolidado en forma
asombrosa dentro la organizacin, redefiniendo el rol de la informtica, estableciendo
unas pautas de administracin y una arquitectura organizacional innovadoras.
1. Evolucin de la dependencia informtica.
Una forma de dimensionar el desarrollo del recurso de informacin es analizar la
evolucin de la dependencia informtica. La dependencia informtica es la unidad
organizacional de la empresa que tiene la responsabilidad por la funcin de informacin y
su tecnologa. Su desarrollo tiene un paralelo con el crecimiento de esta tecnologa el cual
se expresa en sus funciones, perfil del personal y esquemas de operacin
En su libro Megatendencias - versin de los 80's - John Naisbbit analiza las tres etapas
que sigue el desarrollo de toda tecnologa, de la siguiente manera:
La tecnologa se aplica inicialmente donde no molesta a nadie, luego es usada para
complementar otras tecnologas y finalmente desarrolla su verdadero potencial. Si
analizamos estos planteamientos para el caso de los microprocesadores su desarrollo
sera:
1 - Inicialmente la tecnologa se aplica en reas donde no molesta a nadie. Se usa en
procesos donde su aplicacin no implica cambios de estatus o se considera que
cumple una funcin secundaria. Es el caso del microprocesador en los juegos de
video.
2 - A continuacin sigue la etapa del 'reencauche', se usa la tecnologa como
complemento de otras tecnologas que va han cumplido su ciclo de desarrollo. Es
el caso de las cmaras fotogrficas con procesador, las mquinas de escribir con
procesador, los autos con procesador y similares. En esta etapa la tecnologa
puede durar mucho tiempo, y en algunos casos nunca salir de ella.
3 - Finalmente la tecnologa descubre un espacio propio. Se aplica en forma
innovadoras ofreciendo posibilidades que hasta hace poco eran desconocidas e
inimaginables para la mayora de las personas. Es el caso de los computadores
personales, el ciberespacio o la telefona celular.
Estas etapas de la tecnologa, que comienza desde la rueda hasta los microprocesadores,
describen la evolucin de las dependencias informticas en nuestras organizaciones.
Como el significado de los niveles organizacionales vara en cada empresa, se usa una
notacin genrica para identificar el estado de desarrollo de las dependencias

Procesamiento de datos
La informtica entra en la empresa para reducir el nmero de personas dedicadas a
manejar datos. Principalmente en labores como contabilidad, que demandaban mano de
obra poco calificada para labores poco
gratificantes y onerosas. Aqu no se molesta a
nadie. Se aplica tecnologa en procesos
repetitivos o para el reemplazo de mano de
obra. Como las personas desplazadas tienen
poca representacin no hay perjuicio.
Procesamiento de Datos no se reconoce como
dependencia es una funcin que generalmente
depende de contabilidad, el 'pap' de la
informtica en nuestras organizaciones.
Esta fue la poca de las 'mquinas de
contabilidad', la cual no alcanzamos a conocer
muchos de los informticos de hoy. Esta etapa ha sido superada por todas o casi todas
las empresas de nuestro medio. Al analizar el ingreso de la informtica en la organizacin
se comprenden algunos de sus problemas actuales.
El departamento de sistemas
Cuando la informtica adquiere identidad propia se inicia la poca de sistemas o
"reencauche", estado actual de la mayora de las dependencias informticas de nuestro
pas. Se reconoce a sistemas como dependencia, adquiere un nivel similar al de
contabilidad - su antiguo padre - dependiendo
del financiero o administrativo, en un tercer o
cuarto nivel dentro de la escala organizacional
La funcin de la dependencia de sistemas es
"reencauchar" los procesos administrativos por
medio del computador. Contabilidad por
computador, inventario
por computador,
nmina por computador, etc por computador
Este tipo de aplicacin de la tecnologa tiene
alguna implicacin sobre la eficiencia
organizacional, especialmente en trminos de
costos y velocidad del proceso. Sin embargo,
como generalmente se 'reencauchan' procesos administrativos definidos hace varias
dcadas su impacto es limitado. En esta etapa se encuentra la mayora de las
dependencias informticas de nuestro medio
La gerencia de informacin
El paso de sistemas a informtica es el cambio ms radical en desarrollo tecnolgico. Las
nuevas posibilidades que eran inimaginables en sistemas, son la funcin bsica del
gerente informtico. En esta etapa sistemas adquiere una dimensin estratgica, su
funcin principal no es operativa, depende directamente de la direccin y se convierte en

principal innovador del mercado.

El
anlisis
entrada-proceso-salida,
se
reemplaza por la reingeniera que replantea la
gestin. la informtica como recurso estratgico
es una de las fuerzas rectoras de la accin
empresarial. Pocas empresas en nuestro pas
la mayora del sector financiero, reconocen la
nueva funcin de la dependencia. En ellas es
comn encontrar "Gerencias de Informacin" o
"Vicepresidencias informticas."
La misin de la dependencia ha evolucionada
de la siguiente forma:
- Procesamiento de datos: Reducir los costos y errores en procesamiento de
informacin derivados del uso de la mano de obra.
- Departamento de Sistemas: Reducir los problemas de informacin y agilizar
los procesos mediante la aplicacin de la computacin.
- Informtica: Capitalizar las oportunidades ofrecidas por la tecnologa en
beneficio de la organizacin.
Esta evolucin se da en trminos de su personal, procesos y productos ofrecidos a la
organizacin. Resulta claro el incremento del nivel de gestin en la dependencia
encargada del manejo informtico de la organizacin en un corto tiempo.

2. La informacin como recurso

Todo gerente sabe que la informacin es necesaria para su gestin. Inclusive se identifica
a la informacin cmo causante de muchos de los problemas de la empresa. Y en algunos
casos de los xitos. Para que el manejo de la informacin sea una realidad es necesario
que se la valore como un recurso y se maneje como tal:
Recursos de la organizacin
Los recursos de una organizacin se clasifican en tres tipos segn su forma de manejo y
valor agregado generado a la organizacin. Son financieros, humanos y de informacin.
- Recurso Financiero
Comprende el dinero y todo aquello que se puede adquirir con l. Es decir, materias
primas, planta fsica y maquinaria. Es el ms antiguo de los recursos organizacionales.
Los egipcios (3.000 a.c.) ya manejaban conceptos como contabilidad por partida doble.
Durante muchos aos se consider como nico recurso organizacin. Su manejo es el
ms avanzado de todos. Se tiene claridad sobre el resultado esperado con su gestin:
maximizar utilidades y disminuir costos. Sus principios estn orientados principalmente a
bienes tangibles, lo que hace necesario desarrollar una teora financiera para los aspectos
intangibles de la gestin organizacional

- Recurso Humano
Es el aporte del individuo, la innovacin e inteligencia. El reconocimiento del valor de los
recursos humanos y de la importancia de su adecuado manejo es relativamente nuevo en
la organizacin. Los primeros trabajos sobre el tema fueron realizados por Taylor a
comienzos del siglo XX.
- Recurso de Informacin
Es el ms nuevo de los recursos organizacionales. Fue reconocido como tal hace tres
dcadas, cuando Herbert H. Simon obtuvo el premio Novel en economa por sus trabajos
en este sentido. Debido a lo novedoso, en la mayora de las organizaciones. Se sabe que
existe pero no hay claridad suficiente sobre la forma de administracin. La gestin de este
recurso est orientada a maximizar el conocimiento que tiene la organizacin.
Estos recursos son manejados por el administrador para generar valor agregado y llevarlo
al cliente. De la cantidad, calidad y manejo de los recursos depende en gran parte el
resultado de la gestin empresarial.
Aspectos Similares
La informacin como recurso tiene ciertas similitudes y diferencias con respecto de otros
recursos organizacionales. Algunos de los aspectos que son similares, comprenden:
- Costo y Valor
Todos los recursos tienen un costo y aportan un valor a la organizacin. El dinero tiene
un costo de oportunidad y genera utilidad. Para el caso de la informacin el cost est en
los datos que son su materia prima, y el valor en la rentabilidad de la informacin
obtenida de stos.
- Generacin de valor agregado
El utilizar los recursos permite generar valor agrado. Mediante el uso de !a informacin se
debe incrementar el valor del producto que se entrega al cliente. El valor generado por la
informacin debe cuantificarse en la gestin.
- Costo de oportunidad
El costo de oportunidad es lo que dejamos de ganar por no actuar, el costo de
oportunidad ms alto est relacionado con la informacin
No saber Quin puede ofrecemos dinero, materias primas, asesora o apoyo por citar
slo unos ejemplos - genera la acumulacin de liquidez, inventarios o mantengamos
desventajosas relaciones comerciales

- Planeacin

El manejo efectivo de los recursos es producto de una cuidadosa planeacin. No se

puede pensar en un buen estado financiero de una empresa que carece de planeacin.
De igual manera, es imposible obtener resultados en el manejo de la informacin sin una
adecuada planeacin.
Estas similitudes permiten identificar que muchos de los esquemas de manejo de dinero o
personal, son aplicables a la informacin.
Aspectos Particulares
La informacin tiene varias diferencias con los dems recursos:
- Es intangible
Esto es un problema para el ejecutivo formado en la Era Industrial donde los productos
eran tangibles los esquemas tradicionales de administracin se desarrollaron para
manejar objetos visibles y mesurables, al aplicarlos a intangibles, generan un gran vaco
conceptual.
- Es inconsumible
Los recursos tangibles se consumen, inclusive, el personal. De .este fenmeno es ajena
la informacin, esta no se acaba por ms que la utilicemos. Alguien ha odo un comentario
del tipo necesito otro curso de ingls, por que el que tom; ya se gast?.
- No se desvaloriza
La Informacin siempre estar en capacidad de ser utilizada en forma rentable por
quienes la saben Utilizar como recurso. La obsolescencia es resultado de una forma de
valorar la informacin.
- Es autogenerable
Al trabajar con informacin se obtiene nueva informacin a partir de la existente. Esto es
imposible con los recursos fsicos. Con la informacin a partir del '1' se puede obtener un
'2' completamente nuevo.
Las innovadoras caractersticas de la informacin como recurso tienen doble ventaja. De
un lado, permiten utilizar el conocimiento y las herramientas que se han desarrollado para
otro tipo de recursos. De otra parte, sus aspectos particulares ofrecen posibilidades hasta
hace poco inimaginadas para la organizacin.
3. Administracin de la informacin
El administrador de hoy maneja los recursos, por medio de la informacin. Para saber qu
existencias tiene la empresa, se consulta el inventario. Sobre el personal las decisiones
se basan en su hoja de vida o registros. De igual manera ocurre con las finanzas de la
empresa. Los recursos se manejan con base en la informacin que de ellos se tenga.
Se requieren principios flexibles y adaptables a las necesidades de la empresa para

administrar la informacin, con pautas que ayuden a realizar esta tarea en forma efectiva
y eficiente. Entre ellas encontramos.

Usar la informacin. Si la informacin no se aprovecha al mximo, su adquisicin,

procesamiento y distribucin, constituyen esfuerzos perdidos
Facilitar el Acceso a la informacin. Se debe motivar el acceso a la informacin y
minimizar los esfuerzos para obtenerla. Si el esfuerzo es mayor que la necesidad, la
informacin se obtiene por medios informales o simplemente no se obtiene
Seguridad. Se deben establecer medidas de seguridad que protejan los derechos de
los individuos y de la organizacin en relacin con la informacin. Esto no niega el
principio del acceso a la informacin sino que refuerza la doctrina de la
informacin como recurso.
Centralizacin y descentralizacin. La centralizacin de polticas y descentralizacin
de informacin, es una prctica eficiente, efectiva y econmica en este mundo de
cambios acelerados en informacin. Se debe estimular el descentralizar la informacin
y las fuentes de informacin ms cerca de su usuario final.
Anticipar la informacin. Se deben anticipar las necesidades de informacin y no
simplemente reaccionar a las solicitudes. Anticipar la informacin va ms all de
adquirirla, incluye el conocimiento de las fuentes de informacin a las que se pueda
tener acceso rpidamente cuando sta se necesita.
Presentacin de la informacin. La informacin debe presentarse en un formato
satisfactorio a las necesidades del usuario y no en el que sea ms conveniente para el
departamento de informacin, o que se acomode mejor a las exigencias de la
tecnologa informtica.
La informacin ampla la cobertura de control. La informacin permite controlar un
campo ms amplio y supervisar efectivamente el doble de subalternos. Este aumento
en la cobertura propicia una organizacin ms horizontal, mejorando por consiguiente,
las comunicaciones.
Aceptacin de la informacin. Los gerentes deben tener una mente abierta hacia la
nueva informacin an en aquellos casos en los que sta pueda contradecir
decisiones, opiniones y creencias previas.
Flujo de informacin. La informacin, lo mismo que el aire, debe fluir hacia arriba,
hacia abajo y horizontalmente en todos los niveles organizacionales y extenderse an
hacia fuera de la organizacin.
Reconocimiento del gerente de informacin. Debe existir un "responsable" de los
recursos de informacin. Una responsabilidad de todos se convierte en la
responsabilidad de nadie. Este gerente debe ser reconocido como parte integral de la
organizacin y recibir algo ms que un ttulo y una oficina

La informacin: Un agente de cambio. Informacin nueva puede suministrar un

repertorio mayor de alternativas de accin, as, como respaldo para cambios que
nieguen o alteren severamente decisiones del pasado.
Informacin y Productividad. El mejoramiento en productividad est basado en trabajo
ms inteligente, no trabajo ms intenso. Inteligencia es la capacidad para generar
pensamientos nuevos a partir de la informacin que se posee. Se necesita informacin
para potenciar la inteligencia y as incrementar la productividad.
La informacin requiere cualidades administrativas. Independientemente de las
caractersticas de la informacin, se debe utilizar el conocimiento, educacin,
entrenamiento, experiencia y visin administrativa para lograr que sta trabaje en
forma ms efectiva y eficaz.

Estos principios deben aplicarse de acuerdo con las caractersticas de la organizacin.

Pero considerando siempre que la informacin es el recurso que permite a la empresa
maximizar su conocimiento y mediante este actuar ms inteligentemente para obtener
mejores resultados.
4. Arquitectura Organizacional
La informacin es la base de la arquitectura organizacional, su adecuado uso tiene
implicaciones en el comportamiento de los individuos y define la accin de la
organizacin.
La Arquitectura Organizacional
Las organizaciones siempre han definido una manera de ordenar y disponer sus
elementos para responder ante diversos factores del ambiente, el cliente y sus
necesidades internas. Esta organizacin se conoce con la estructura organizacional.
Esta estructura define la forma ms adecuada de organizacin para dar cumplimiento a
la misin de la empresa. Pero el dinamismo de la gestin hace que no exista una mejor
forma de respuesta al entorno que integre los aspectos personales y caractersticas de la
organizacin. la limitacin de la estructura organizacin es su rigidez y, carencia de
manejo del aspecto interno y personal de la empresa en trminos de su cometido.
Para superar la rigidez del concepto de estructura organizacional, esta se amplia para dar
cabida al concepto de Arquitectura Organizacional. la nocin de arquitectura, nos obliga a
enfocamos no solamente en la integracin entre la organizacin y su entorno, sino
tambin en la armona con sus elementos constitutivos. La nocin de arquitectura .nos
lleva a pensar en el proceso de construccin, transcendiendo el diseo. La organizacin
es una 'creacin' o 're-creacin' producto de la interaccin de cientos y en algunos casos
miles de personas. la nocin de arquitectura es un eficiente medio para recordar que el
diseo es tan slo una parte del proceso.
Gerstein define la Arquitectura Organizacional como el arte de dar forma al espacio
organizacional para satisfacer las necesidades y aspiraciones humanas. Pero cual es el
'espacio' organizacional al que se da forma? El arquitecto tradicional trabaja el espacio
tridimiencional en que la gente se mueve. En forma similar el arquitecto organizacional

trabaja con el espacio comportamental donde la gente acta. Crea oportunidades y

restricciones de accin que son el eje del trabajo del arquitecto organizacional.,
El arquitecto fsico disea con luz. La luz define el espacio, modela las formas y revela las
texturas. En forma anloga, el arquitecto organizacional puede ser visto como diseador
del "espacio de informacin" organizacional. La informacin ilumina la organizacin
revelando el estado actual de las actividades y los patrones histricos de transacciones,
eventos y decisiones.
El espacio organizacional contiene el conocimiento y experiencia de la organizacin- esto
es - la acumulacin del aprendizaje proveniente de una experiencia en solucin de
problemas.
La informacin y la organizacin
Aspectos como el nmero de personas que dependen de un jefe, cuantas copias de una
compra se diligencian o quienes revisan un pago, estn determinadas por el manejo de la
informacin.
La informacin determina las caractersticas de la organizacin. La fragmentacin del
conocimiento es la base de la burocracia. Bajo este esquema las bases de la pirmide
tienen una visin fragmentada de los hechos, razn por la cual no pueden controlar,
valorar o decidir sobre una accin. En los niveles superiores de la pirmide se integra
conocimiento fragmentado para constituir un conocimiento superior que es la base del
poder y autoridad del jefe.
Al reestructurarse el manejo de la informacin se derrumban las bases de esta forma de
organizacin. La tecnocracia impone un poder cogestionado, donde la interdependencia
es una realidad que nadie puede ignorar. La red como concepto transciende la integracin
entre las unidades de procesamiento de datos, para usarse como metfora
organizacional.
La organizacin red ha superado a la mquina burocrtica. El nuevo estilo de gestin
exige informacin y es creado por la informacin. La informacin al igual que el espacio
de vida es una interrelacin entre las posibilidades del ambiente y las necesidades de los
individuos. La nueva organizacin es un ente dinmico, tanto como su informacin los
exija o permita.
El concepto de informacin determina aspectos como la planeacin o el control. La Era
Informtica, la define la tecnologa de informacin. Gracias a la informacin se esta
redefiendo el mundo y con ello, nuestra forma de verlo o participar en l.
Autor: Alta tecnologa
Consultores Gerenciales