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PRESENTACIN
La legislacin documental, es el medio por el cual se garantiza que todos los procesos involucrados en la gestin
documental se realicen con las tcnicas, que permitan el correcto tratamiento de la documentacin durante su ciclo vital.
La normatividad en el tema de archivos, debe estar acorde en primera instancia con la Constitucin Poltica de
Colombia y tener presente los cambios que se presentan en la sociedad, de esta manera garantizar la conservacin y
consulta a la cual tiene derecho la poblacin. Por lo anterior, la normatividad, reglamentacin y legislacin de los archivos
ha sido de permanente preocupacin debido a su valor histrico y fundamental para la sociedad.
En esta semana, se conocern las principales normas que regulan la gestin documental en el pas comenzando por la
Constitucin Nacional y culminando con la Ley 594 del 14 de julio del 2000.

Resultado de aprendizaje: Ordenar la documentacin de archivo de acuerdo al sistema implementado por la

organizacin y la normatividad vigente.

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TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIN ................................................................................................................................................................................. 2
TABLA DE CONTENIDO ..................................................................................................................................................................... 3
NDICE DE FIGURAS .......................................................................................................................................................................... 4
NDICE DE TABLAS ............................................................................................................................................................................ 4
1.

LA CONSTITUCIN Y EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS .............................................................................................. 5

1.1. La Constitucin Poltica de Colombia ................................................................................................................................. 5
1.2. Sistema Nacional de Archivo ............................................................................................................................................... 8
1.2.1. Etapas de los sistemas nacionales de archivos .......................................................................................................... 9

2.

MARCO LEGAL DE LOS ARCHIVOS PARA COLOMBIA ....................................................................................................... 11

2.1. Los Artculos en la Constitucin Poltica de Colombia ................................................................................................... 12
2.2. Leyes .................................................................................................................................................................................... 16
2.3. Decretos ............................................................................................................................................................................... 20
2.4. Circulares ............................................................................................................................................................................. 25

3.

LEY 594 DEL 14 DE JULIO DEL 2000 ....................................................................................................................................... 26

GLOSARIO ........................................................................................................................................................................................ 30
BIBLIOGRAFA .................................................................................................................................................................................. 33
WEBGRAFA ..................................................................................................................................................................................... 34
CRDITOS ......................................................................................................................................................................................... 35

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NDICE DE FIGURAS
Figura 1. Cambios relevantes entre la constitucin de 1886 y 1991. ............................................................................................. 7
Figura 2. Cuatro etapas de los sistemas nacionales de archivos. ............................................................................................... 10
Figura 3. Etapa de Implementacin................................................................................................................................................. 11
Figura 4. Artculos en los que se institucionaliza la proteccin de los archivos. ...................................................................... 16
Figura 5. Circulares y la proteccin de los archivos. .................................................................................................................... 25
Figura 6. Estructura de la Ley 594 de 2000. ................................................................................................................................... 30

NDICE DE TABLAS

Tabla 1. Leyes de la gestin documental. ...................................................................................................................................... 20

Tabla 2. Decretos relacionados con la gestin documental. ........................................................................................................ 24
Tabla 3. Principios que rigen la funcin archivstica. .................................................................................................................. 28

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1. LA CONSTITUCIN Y EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Con el objetivo de conocer la normatividad que incide en la conservacin y permanencia de los documentos, es necesario
estudiar los lineamientos que existen sobre esta materia en el pas y adems su utilidad en el manejo de los archivos
empresariales.
Hay que tener en cuenta que en Colombia existen demasiadas disposiciones sobre la organizacin documental, por lo
anterior, se pretende dar a conocer las principales normas que la rigen y tambin garantizar de esta manera, empresas
con informacin til para su gestin.

1.1.

La Constitucin Poltica de Colombia

Para garantizar a los integrantes de una sociedad el orden, la convivencia pacfica, la justicia y el desarrollo, el Estado
debe organizarse a travs de una serie de normas que se denominan Constitucin Poltica.
La Constitucin Poltica de Colombia, fue promulgada el 4 de julio de 1991 y reemplaz la Constitucin Poltica de
1886; a sta se le conoce como la Constitucin de los Derechos Humanos debido a su nfasis al reconocimiento y
garanta de dichos derechos y elevndolos a Derechos Constitucionales. Por lo anterior, todo el Ttulo II los clasifica como
Derechos Fundamentales, Derechos Sociales, Econmicos y Culturales, y Derechos Colectivos y del Ambiente.

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As como la Constitucin otorga derechos, tambin establece deberes que deben ser cumplidos por la sociedad, entre
ellos, respetar los derechos ajenos, participar en la vida poltica del pas, proteger los recursos naturales y culturales,
colaborar con la justicia y colaborar con el mantenimiento de la paz. Igualmente incluye temas como la organizacin del
Estado, cules son las ramas del poder pblico y las tareas que deben realizar para cumplir con el fin para las que fueron
creadas.
La primera Constitucin en Colombia fue divulgada en 1886; esta constitucin sufri notables cambios con respecto a la
de 1991, (Ver figura 1).

Uno de los grandes cambios que se obtuvo con la Constitucin de 1991 fue la importancia que se le brind a los
archivos, ya que se incluy el derecho a la proteccin del patrimonio documental y el derecho a la informacin como una
parte fundamental del estado social de derecho y de la democracia.

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Figura 1. Cambios relevantes entre la constitucin de 1886 y 1991.

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1.2.

Sistema Nacional de Archivo

El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivsticas pblicas o privadas con funciones pblicas y
aquellas privadas que manifiesten el inters de pertenecer al sistema, sean stas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y
de las comunidades indgenas creadas por ley, que articuladas entre s posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los procesos
archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de informacin, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los
ciudadanos a la informacin y a los documentos, en todo el territorio nacional (Archivo general de la Nacin Colombia. Sistema General de
Archivo).

La finalidad del Sistema Nacional de Archivos es integral, estructural y funcionalmente los archivos de las entidades
pblicas existentes en el mbito nacional mediante la aplicacin de principios, normas, tcnicas y mtodos de archivo,
garantizando con ello la defensa, conservacin organizacin y servicio del Patrimonio Documental de la Nacin (Jan
Garca, Luis Fernando).
El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientacin del Archivo General de la Nacin como la instancia que
aporta a la construccin de la poltica archivstica en Colombia, y con descentralizacin administrativa y operativa para el
desarrollo de proyectos y programas archivsticos de las instituciones que lo integran, brindando orientacin sobre
organizacin, manejo, preservacin, conservacin, servicio y control de los archivos (Archivo general de la nacin
Colombia. Sistema General de Archivo). Los Archivos Regionales son el puente entre los archivos de cada lugar y el
Archivo General de la Nacin y de esta manera brindar un mejor servicio.

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1.2.1. Etapas de los sistemas nacionales de archivos

Los Sistemas Nacionales de Archivos estn creados para reforzar y mejorar los procesos que ya se encuentran
implantados en los archivos de un pas, por lo tanto, no se pretende crear nuevas estructuras burocrticas ni suplantar
procesos.
Los Sistemas Nacionales de Archivos estn divididos en 4 etapas, estas son:

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Figura 2. Cuatro etapa

los sistemas nacionale
archivos.

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Figura 3. Etapa de Implementacin.

2. MARCO LEGAL DE LOS ARCHIVOS PARA COLOMBIA

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El Marco Legal puede definirse como el conjunto de normar jurdicas dentro de las cuales deben actuar los archivos en
sus diferentes procesos.
La normatividad archivadora jurdica comprende el conjunto de normas que regulan la funcin de la normatividad
archivstica. Las normas en su gran mayora, definen y establecen los alcances y usos de los documentos, en modo y
tiempo de conservacin. Ninguna determinacin podr ser tomada sin consultar estas normas (Mary Luz Lpez
Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia. 2003).
El Estado Colombiano en los aos 80 comenz a crear la poltica archivstica debido a la necesidad de preservar,
conservar y difundir el patrimonio documental existente. A lo anterior, se suma el esfuerzo de muchas personas del
mbito acadmico e investigativo que crean en la importancia de este tema para el progreso cultural y cientfico del pas.
Con la creacin del Archivo General de la Nacin mediante la Ley 80 de 1989, se instituye como la institucin pblica
de la orden nacional encargada de establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, determinar las polticas
sobre esta materia y promulgar los reglamentos necesarios para la organizacin, preservacin y buen uso del patrimonio
documental de la Nacin. Adems de seleccionar, organizar, conservar y divulgar los bienes documentales que forman el
Archivo de la Nacin.
En la actualidad el Archivo General de la Nacin ha realizado una clasificacin de las ms importantes normas y
preceptos concernientes a los archivos, tal y como lo ordena sus funciones como ente rector de las polticas archivsticas.

2.1.

Los Artculos en la Constitucin Poltica de Colombia

En la Constitucin de 1991, existen una serie de artculos en los que se institucionaliza la proteccin de los archivos. A
continuacin se sealan los artculos relacionados con la gestin documental:

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Figura 4. Artculos en los que se institucionaliza la proteccin de los archivos.

2.2.

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Leyes

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Adems, en la Constitucin de 1991, existen una serie de leyes en los que se institucionaliza la proteccin de los
archivos. A continuacin se sealan las leyes relacionados con la gestin documental:

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Tabla 1. Leyes de la gestin documental.

2.3.

Decretos

Conjuntamente, en la Constitucin de 1991, existen una serie de Decretos en los que se institucionaliza la proteccin de
los archivos. A continuacin se sealan los decretos relacionados con la gestin documental:

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Tabla 2. Decretos relacionados con la gestin

documental.

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2.4.

Circulares

Al mismo tiempo, en la Constitucin de 1991, existen una serie de circulares en las que se institucionaliza la proteccin
de los archivos. A continuacin se sealan las circulares relacionadas con la gestin documental:

Figura 5. Circulares
la proteccin de lo
archivos.

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3. LEY 594 DEL 14 DE JULIO DEL 2000

Esta Ley define y regula todos los procesos documentales que se realizan en archivos de cualquier tipo, tambin obliga a
todas las instituciones a contar con el personal competente en archivstica para desarrollar las actividades inherentes al
cargo.
La Ley 594 de 2000, se cre con el fin de evitar la corrupcin y la desorganizacin de los archivos debido a su mala
administracin por parte de las entidades, las cuales estaban entrando en quiebra y liquidadas por la falta de tica de las
personas encargadas de su conservacin. Investigadores del Archivo General de la Nacin encontraron que los archivos
de los registros de las actividades de las empresas eran inadecuados y no cumplan con las condiciones exigidas.
En la Ley se establece las reglas y principios que rigen la actividad archivstica del pas, tambin se definen los
conceptos tcnicos y el vocabulario con el propsito de que todas las empresas conozcan y manejen la terminologa
archivstica y la puedan implementar en su lugar de trabajo. Otro aspecto importante de la Ley, son los principios que
rigen la funcin archivstica, los cuales son:

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Tabla 3. Principios que rigen la funcin archivstica.

En un pas donde la corrupcin es el pan de cada da, se hace necesario que la informacin sea valorada, conocida y
controlada por lo anterior, con esta Ley, se pueden obtener soportes y pruebas de las actividades realizadas por parte de
las entidades.

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La ley 594 de 2000, es clara en la necesidad de contar con talento humano especializado, con un programa acorde y
bien estructurado, que logre el inters y la participacin de todos los encargados del archivo, directivos y personas que de
una u otra manera maneje informacin.
Otros aspectos importantes de la Ley son:

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La necesidad de elaborar inventarios para controlar la documentacin.

La elaboracin de las Tablas de Retencin, que deben ser aprobadas primero por el comit de archivos de la
empresa y luego por la entidad designada por el gobierno para su revisin.
La necesidad de elaborar un plan de accin para la verificacin de los procesos y as garantizar que su
conformacin sea exitosa.
El gobierno realizar, a
travs
de
los
rganos
competentes, el control y
vigilancia de los archivos de las
entidades que obliga la Ley.
archivo pblico, tambin el
La Ley protege no slo el
privado con valor histrico,
para ello ofrece apoyo y
estmulos para conservar y
proteger dicha informacin. Por
lo anterior, el gobierno
podr expropiar las entidades o
personas jurdicas para que
estos archivos se conviertan en
patrimonio nacional.
Hoy en da es claro que el
mayor patrimonio que tiene la
empresa es la informacin,
por lo tanto esta debe
conservarse y protegerse
para una buena toma de
decisiones.

30

Figura 6. Estructura de la Ley 594 de 2000.

GLOSARIO

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Archivo General de la Nacin: El Archivo General de la Nacin -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al
Ministerio de Cultura, encargada de la organizacin y direccin del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la
poltica archivstica en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del Pas y ponerlo al
servicio de la comunidad.
Circular: Comunicacin dirigida por una autoridad superior a una inferior sobre el mismo tema y con el mismo propsito.
Este es el procedimiento empleado por las autoridades superiores para transmitir a las inferiores, sus instrucciones y
decisiones.
Constitucin: Es la norma suprema de un Estado de derecho soberano, es decir, la organizacin establecida o aceptada
para regirlo.
Democracia: Es una forma de organizacin social que atribuye la titularidad del poder al conjunto de la sociedad. En
sentido estricto, la democracia es una forma de organizacin del Estado en la cual las decisiones colectivas son
adoptadas por el pueblo mediante mecanismos de participacin directa o indirecta que confieren legitimidad a sus
representantes.

Movimiento Poltico: Grupo o conjunto de grupos con afinidad de criterios, intereses y aspiraciones que se constituyen y
accionan con el fin primordial de alcanzar el poder poltico. La idea de movimiento va asociada a la accin colectiva, a la
expresin dinmica de las demandas y a la reafirmacin pblica de las tendencias.
Servidor Pblico: Es aquel trabajador por cuenta ajena cuyo empleador es el Estado, incluyendo la Administracin
pblica y los entes regulados por Derecho pblico.
Sistema Nacional de Archivo: conjunto de instituciones archivsticas pblicas o privadas con funciones pblicas y
aquellas privadas que manifiesten el inters de pertenecer al sistema, sean stas del orden nacional, departamental,
distrital o municipal y de las comunidades indgenas creadas por ley, que articuladas entre s posibilitan la

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homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de informacin,
la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos, en todo el
territorio nacional.
Talento Humano: consiste en la planeacin, organizacin, desarrollo y coordinacin, as como tambin como control de
tcnicas, capaces de promover el desempeo eficiente del personal, a la vez que el medio que permite a las personas
que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directamente o indirectamente con el trabajo.

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BIBLIOGRAFA
Los Sistemas Nacionales de Archivos de Amrica Latina: Anlisis de sus Preceptos Legales.
Luis Fernando Jan Garca
CEBRIN SNCHEZ, Adalberto; RAPOSO VILLAVICENCIO, Rita Mara y SANTOS ANGULO, Jhaciel.Modelo
Organizacional para un sistema nacional de archivos.
1998
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. Reglamento General de Archivos. 2 ed. Santaf de Bogota:
Archivo General de la Nacin, 1997.
Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia. 2003.

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WEBGRAFA
Colombia.
Archivo
General
de
la
Nacin.
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1180.
Colombia.
Archivo
General
de
la
Nacin.
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1180.

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Sistema

General

de

Archivos.

Disponible

en

Sistema

General

de

Archivos.

Disponible

en

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CRDITOS
Lderes de Proyecto
Carlos Fernando Cometa Horta.
Juan Pablo Vale Echeverry.

Lder de Lnea
Julin Andrs Mora Gmez.

Expertos Temticos
Eliana del Pilar Ospina Castaeda
Sandra Milena Montoya Lpez
Asesora Pedaggica
Leidy Diana Cuellar Serna

Editora
Andrea Del Pilar Rodrguez Salazar

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