ANEXOS

ANEXO 1: CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL REA DE INVENTARIOS

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
NOMBRE DE LA PERSONA ENTREVISTADA: Gloria Gavilanes.
RESPONSABLE: Diego Ambulud G.
CUENTA: Inventarios.
No-

PREGUNTA

1 Existen polticas establecidas para controlar el inventario?

No. Apli.

RESPUESTAS
SI
NO
x

2 Existen multas a los bodegueros al momento de existir prdidas de artculos o deterioro?

3 Son independientes las personas encargadas de llevar los

registros de inventarios de las que realizan el registro a la
cuenta de control general?

4 Al momento de terminar con la recepcin de los productos

el bodeguero compara las cantidades recibidas contra las facturas?

COMENTARIOS

nicamente si estas prdidas son comprobadas.

5 Los valores segn krdex son comparados con los registros

del sistema en intervalos de tiempo razonables?

No se tiene una informacin actulizada

6 las partidas de los inventarios son fsicamente contadas

cuando menos una vez al ao?

El inventario debe ser revisado por lo menos 2 veces al ao.

7 Se requiere alguna orden escrita y numerada para la salida de mercancia del local?

No se maneja documentos para el control

en la interna de negocio.

8 Los artculos estan convenientemente protegidos contra el

deterioro fsico?

Despreocupacin por parte del encargado

9 Existe un registro de los productos que son tomados para

consumo del personal de la empresa?

Existe variaciones altas al momento de

levantar un inventario por no contar con
este dato

No se evalua continuamente las fechas de

los productos

Esto solo se lo realiza si el encargado de

compras lo exige.

10 Se exige que toda la mercadera que llega pase por un punto central de recepcin?
11 Existe control sobre la caducidad de los productos?

12 Se manejan polticas de mnimos y maximos en el almacen?

13 El bodeguero o auxiliar estn obligados a rendir informes
sobre los articulos obsoletos que registren poco movimiento
o cuya existencia sea excesiva?

ANEXO 2: CUESTIONARIO DE CONTROL. REA DE CRDITO Y COBRANZA

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PROVEEDORA J.A.
NOMBRE DE LA PERSONA ENTREVISTADA: Marco Daz.
RESPONSABLE: Diego Ambulud G.
CUENTA: Cuentas y Documentos por Cobrar.
No-

PREGUNTA

No. Apli.

RESPUESTAS
SI
NO

1 Se encuentra diseado el rea de crdito y cobranza dentro del

organigrama de la empresa?

COMENTARIOS

todas las decisiones son tomadas por el administrador

3 Son autorizados por un encargado que no sea el administrador

todos los creditos a las cuentas por cobrar?

En ninguna ocasin, solo es responsabilidad del

administrador.

4 El rea de crdito hace un resumen de sus facturas para pasarlo

directamente al rea de contabilidad?

No se cuenta con esta informacin puesto que el rea

de crdito no se encuentra definida dentro del organigrama.

No se cuenta con una efectivo mantenimiento y seguimiento de las cuentas por cobrar.

No se cuenta con ningn documento el que se pueda

recoger este tipo de datos.

2 Existe algn manual donde consten por escrito la manera de realizar las actividades y tareas que el rea de crdito mantiene?

5 Se conoce de manera clara las fechas de vencimiento de las facturas emitidas?

6 El encargado del rea de crdito mantiene un control sobre las

facturas que ya se han vencido pero todavia no han sido cobradas
total o parcialmente?
7 Se monitorea de manera continua los cambios en la demanda de
los clientes con el fin de mejorar la calidad del servicio?

8 la empresa mantiene un formato con el objetivo de recoger los datos de los clientes y poder verficarlos antes de otorgar un crdito?
te?
9 Cuando los cobros son realizados mediante cheques; La empresa
trabaja con algun sistema externo que ayude a garantizar la legitmidad del documento?

10 El personal de la empresa recibe capacitacin constante?

Actualmente se ha restringido el pago con cheques por

no contar con dicho sistema.

180

La administracin debe preocuparse por generar inters en el personal para mejorar el conocimiento.

FORMATOS E INSTRUCTIVOS PARA INVENTARIOS

CI-01 FORMATO DE CONSUMO INTERNO

CI-02 FORMATO DE DEVOLUCIN DE MERCADERA
CI-03 FORMATO DE REQUISICIN DE ARTCULOS
CI-04 FORMATO DE AUTORIZACIN PARA ENTREGA DE PRODUCTOS
CI-05 FORMATO DE CONTROL PARA PRODUCTOS CADUCADOS

FORMATOS E INSTRUCTIVOS PARA CRDITO Y COBRANZA

CI-06 FORMATO DE SOLICITUD DE CRDITO

CI-07 FORMATO DE RECIBO DE CAJA

181

FORMATO CI-01 CONSUMO INTERNO

PROVEEDORA J.A.
FORMATO DE CONSUMO INTERNO
(1) FECHA

(2) DESCRIPCIN DEL ARTICULO

182

(3) CANTIDAD

(4) PERSONA RESPONSABLE

El formato CI-01 FORMATO DE CONSUMO INTERNO al ser una empresa familiar ciertos
productos son tomados para el consumo y pueden ocasionar problemas al momento de
realizar la toma fsica del inventario; este formato permite contar con un registro de los
artculos tomados para consumo personal.

INSTRUCTIVO DE LLENADO
1

FECHA

Anotar fecha completa

DESCRIPCIN DEL

Anotar que artculos son

ARTCULO

consumidos.

CANTIDAD

Anotar el nmero de artculos.

PERSONA

Nombre de la persona que toma el

RESPONSABLE

producto.

183

FORMATO CI-02 DEVOLUCIN DE ARTCULOS AL PROVEEDOR

FORMATO DE DEVOLUCIN AL PROVEEDOR

PROVEEDORA J.A.
(1) No. Doc
(2) FACTURA No.

(3) FECHA DE ENTREGA

(4) FECHA DE LA FACTURA

(5) PROVEEDOR
(6) No. (7) DESCRI PCIN

(13) ELABORADO POR

NOMBRE FIRMA

(8) PRESENTACIN (9) CANTI DAD (10) COSTO UNITARIO (11) COSTO TOTAL (12) OBSERVACIONES

(14) AUTORIZADO POR

(15) RECIBIDO POR

NOMBRE FIRMA

NOMBRE FIRMA

184

El formato CI-02 FORMATO DE DEVOLUCIN AL PROVEEDOR tiene como objetivo registra y

controlar las devoluciones que se realizan por parte de la proveedora J.A. a los proveedores.

INSTRUCTIVO DE LLENADO
1

No. Doc.

Anotar el nmero consecutivo de

documento que corresponde

FACTURA No.

Anotar el nmero de factura de la cual se

est realizando la devolucin

FECHA DE ENTREGA

Anotar el da-mes-ao en el que se est

entregando la mercadera al proveedor

FECHA DE LA FACTURA

Anotar la fecha correspondiente a la

factura afectada por la devolucin.

PROVEEDOR

Anotar el nombre del proveedor dueo de

la mercadera.

No.

Anotar el nmero consecutivo que

corresponde a la entrega de bienes.

DESCRIPCIN

Anotar la descripcin general de cada

artculo devuelto

PRESENTACIN

Anotar el tipo de presentacin de la

mercadera.

CANTIDAD

Anotar el nmero de artculos devueltos

185

10

COSTO UNITARIO

Anotar el costo (en dlares), en que se

adquiri la mercadera.

11

COSTO TOTAL

Anotar el importe total (en dlares)

12

OBSERVACIONES

Anotar las causas de la devolucin

(caducidad, mal estado, etc.)

13

ELABORADO POR

Nombre y firma del jefe de compras

14

AUTORIZADO POR

Nombre y firma del administrador

15

RECIBIDO POR

Nombre y firma del proveedor

186

FORMATO CI-03 REQUISICIN DE ARTCULOS

PROVEEDORA J.A
REQUISICIN DE ARTCULOS
FECHA:(1)

(2) No.

(3) DESCRIPCIN

(4) PRESENTACIN

(7) SOLICITADO POR

(8) AUTORIZADO POR

NOMBRE Y FIRMA

NOMBRE Y FIRMA

187

(5) CANTIDAD

(6) OBSERVACIONES

El formato CI-03 FORMATO DE REQUISICIN DE ARTCULOS tiene como objetivo el control

sobre los artculos que se necesitan en la bodega adems para evitar carecer de algn producto
y poder realizar el pedido sin ningn problema.

INSTRUCTIVO DE LLENADO
1

FECHA

Anotar el da-mes-ao en que se realiza el

pedido.

No.

Anotar el nmero consecutivo de los

artculos que se requieren

DESCRIPCIN

Anotar el nombre del articulo

PRESENTACIN

Indicar la presentacin esta puede ser:

kilos, libra, sachet, etc.

CANTIDAD

Anotar el nmero de unidades requeridas

OBSERVACIONES

Se incluir algn para ampliar las

caractersticas del producto que se necesita
(color, Talla, etc.)

SOLICITADO POR

Nombre y firma del jefe de compras

AUTORIZADO POR

Nombre y firma del administrador

188

FORMATO CI-04 AUTORIZACIN PARA ENTREGA DE PRODUCTOS

PROVEEDORA J.A.
SRES.

AUTORIZACIN PARA ENTREGA DE

PRODUCTOS
No. (1).

PROVEEDORA J.A.

De mis consideraciones:
Favor entregar bajo mi respons abilidad lo que se detalla en la pres ente a:
Sr.

(2).

C.Identidad

(3).

CANTIDAD
(4).

PRODUCTO
(5).

ATENTAMENTE

Recibi conforme

PROVEEDORA J.A.

(6).

(7).

189

El formato CI-04 FORMATO DE AUTORIZACIN PARA ENTREGA DE PRODUCTOS tiene como

objetivo controlar la entrega de mercadera a terceras personas previo aviso personal o
telefnico, de la persona duea de la mercadera. La persona deber presentar tanto su cedula
como la del dueo de la mercadera.
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1

No.

Anotar el nmero consecutivo del

documento.

SEOR/A./STA.

Anotar el nombre de la persona

responsable de la mercadera

C. IDENTIDAD

Anotar el numero de cedula de la persona

a quien se entrega la mercadera

CANTIDAD

Anotar en nmeros cuantos artculos se

entrega

PRODUCTO

Anotar la descripcin del producto

RECIB CONFORME

Firma del responsable de la mercadera

PROVEEDORA J.A.

Firma y sello del jefe de ventas

190

FORMATO CI-05 CONTROL DE PRODUCTO CADUCADO.

PROVEEDORA J.A.
FORMATO DE CONTROL DE PRODUCTO CADUCADO
(1) FECHA

(2) NOMBRE DE PRODUCTO

(3) FECHA DE EXPIRACIN

191

(4) PERSONA RESPONSABLE

El formato CI-05 FORMATO DE CONTROL PARA PRODUCTO CADUCADO tiene como objetivo
mantener un control sobre las fechas de los productos que se mantiene en stock, evitando que
las fechas de expiracin y se pueda cambiar los productos con los respectivos proveedores.

INSTRUCTIVO DE LLENADO
DATOS GENERALES
1

FECHA

Anotar la fecha en que se realiza el control

NOMBRE DEL PRODUCTO

Anotar el nombre del producto y su

descripcin

FECHA DE EXPIRACIN

Anotar la fecha en que vence el producto

PERSONA RESPONSABLE

Firma de la persona que revisa

192

FORMATO CI-06 SOLICITUD DE CRDITO

FORMATO DE SOLICITUD DE CRDITO
PROVEEDORA J.A.
DATOS GENERALES
(1) NOMBRE O RAZN SOCIAL:
(2) DIRECCIN /DOMICILI O:
# CDULA

# RUC

TELFONO

FAX

CELULAR

.(3)

.(4)

.(5)

.(6)

.(7)

e-mai l

.(8)

GIRO DEL NEGOCI O

.(9)

# DE AOS QUE POSEE EL NEGOCIO

.(10)

# EMPLEADOS .(11)

PRINCIPALES BANCOS Y PROVEEDORES CON LOS QUE OPERA

NOMBRE

(12.)

NMERO DE CUENTA

DIRECCI N

(13.)

TELFONO

MONTO DEL CRD I TO

(14).

NOMBRE

(18.)

NMERO DE CUENTA*

DIRECCI N

(19.)

TELFONO

MONTO DEL CRD I TO

(20).

PLAZO

PLAZO

(15.)
(16).
(17).
(21).
(22).
(23).

*opcional

Posee un sistema de transferencias electrnicas para cumplir con el pago a sus proveedores?(24)

SI
NO
NOMBRE DEL BANCO

(25).

ANEXOS (26)
INFORMACIN QUE DEBE IR ANEXADA A ESTE DOCUMENTO
COPI A DE LA CDULA
COPI A DEL RUC
REFERENCIA BANCARIA ORI GI NAL
NOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTE LEGAL

AUTORIZACIN PARA DILIGENCIAR UN PAGAR O LETRA DE CAMBIO

YO,

i de nti fi ca do con C.I .

ba jo mi prop i a re s pon s a bi l i da d del pre s e nte docume nto a utori zo a l a Pro ve edora J.A. di l i ge nci a r l os e s
pa ci os en bl a co del pa ga r o l e tra de ca mbi o No.

Adju nto s a l cr di to s ol i ci ta do, y co n los

cua l es do y ga ra nta y re s pa l do a l a deuda to ta l o s u s a l do. Di cho s e s pa ci os pu eden s e r di l i ge nci a do s

s i n pre vi o a vi s o con forme a l a s s i gu i ente s i ns trucci one s :
1, Cu a ndo por cua l qui e r ca us a s e ha ya co ns ti tu i do e n mo ra o i ncu mp l i do el pa go tota l o pa rci a l
2. El va l or de l docume nto s e a i gu a l a l mo nto de de uda i ncurri do ha s ta el di a que s e l l e ne l a fo rma
3. l a s pre s e nte s i ns tru cci on es ha n s i do i mp a rti da s de con fo rmi da d y e n mi e nte ra s a ti s fa cci n .

DECLARO QUE CONOZCO Y ACEPTO LAS POLITCAS DE CRDITO Y EL PROCESO DE COBRANZA

(27).

NOMBRE Y FIRMA DEL SOLICITANTE

193

El formato CI-06 FORMATO DE SOLICITUD DE CRDITO tiene como objetivo mantener el

control al momento de llenar el formato para poder obtener crdito, y mantener un respaldo
firmado sobre la obligacin otorgada.
INSTRUCTIVO DE LLENADO
DATOS GENERALES
1

NOMBRE O RAZN SOCIAL

Anotar el nombre de la persona natural o

jurdica que solicita obtener un crdito

DOMICILIO / DIRECCIN

Anotar la ubicacin geogrfica del

domicilio exacta

# CDULA

Anotar el nmero de identificacin que

otorga el pas.

#RUC

Nmero otorgado por el SRI

TELFONO

Anotar el telfono

FAX

Anotar el nmero de fax y la extensin

CELULAR

Anotar el nmero de celular

E-MAIL

Escribir el e-mail comercial

GIRO DEL NEGOCIO

Anotar a qu tipo de actividad se dedica

10

# DE AOS QUE POSEE EL

Anotar el nmero de aos que el negocio

NEGOCIO

funciona

# EMPLEADOS

Anotar el nmero de empleados actuales

11

194

que operan en el negocio

PRINCIPALES BANCOS Y PROVEEDORES CON LOS QUE OPERA

12

Nombre

Nombre de la institucin bancaria

13

Direccin

Direccin de la institucin bancaria

14

Monto del crdito

Monto otorgado por el banco como

crdito

15

Nmero de cuenta

Anotar el nmero de cuenta bancaria

16

Telfono

Anotar el telfono del banco

17

Plazo

Anotar el plazo de pago del crdito

18

Nombre

Nombre del Proveedor

19

Direccin

Direccin del proveedor

20

Monto del crdito

Anotar el monto mximo de crdito

otorgado por el proveedor

21

Nmero de cuenta

Anotar el nmero de registro que tiene

ante el proveedor (opcional)

22

Telfono

Anotar el nmero de telfono

23

Plazo

Anotar el plazo mximo de crdito

195

recibido.
24

25

Posee sistema de

Sealar en el espacio en blanco junto a las

transferencias electrnicas

opcin que corresponda

NOMBRE DEL BANCO

Anotar el nombre del banco con el que se

realiza las transferencias electrnicas

ANEXOS.
26

INFORMACIN

Sealar junto a cada opcin los

documentos entregados

27

NOMBRE Y FIRMA DEL

Firma y nombre de la persona autorizada y

SOLICITANTE

obligada a pagar

196

FORMATO CI-07 FORMATO DE RECIBO DE CAJA

PROVEEDORA J.A.
RECIBO DE CAJA PARA PRODUCTOS.
(1) Reci bo No.
(2) CIUDAD:

(3) FECHA:

(4) RECIBO DE:

POR CONCEPTO DE
(5) TIPO DOCUMENTO

(6) NMERO

(7) VALOR

(8) VALOR TOTAL:

La ca nti da d de: (9).
(10) Forma de pa go:

Efectivo
Cheque
(11) Ba nco

( 12) No.
(13) Cta .

RETENCIONES
(14) Nmero Factura (15) No.Retencin

(17) VALOR TOTAL:

(18).

(19).

Reca uda do por

Fi rma del cl iente

197

(16) Valor

El formato C-07 FORMATO DE RECIBO DE CAJA tiene como objetivo el controlar que los pagos
que los clientes realicen tengan un documento de respaldo y evitar una posible prdida de
informacin sobre la cartera.
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1

RECIBO No.

Anotar el nmero del recibo de manera consecutiva

CIUDAD

Anotar la ciudad de residencia

FECHA

Fecha en que se recibe el pago

RECIBO DE

Nombre o razn social del cliente

TIPO DE DOCUMENTO

Definir si es factura, nota de venta, entre otras

NMERO

Anotar el nmero del documento antes obtenido

VALOR

Anotar los valores de cada documento a pagarse

VALOR TOTAL

Anotar el importe total del pago

LA CANTIDAD DE

Se escribe con letras el valor total del pago

10

FORMA DE PAGO

Se define si el pago es en efectivo o con cheque

11

BANCO

Si el pago es con cheque se define el nombre del

banco

12

No.

Anotar el nmero del cheque

13

CUENTA

Anotar el nmero de cuenta que aparece en el cheque

198

14

NMERO DE FACTURA

En el caso que se retenga algo valor anotar el nmero

de la factura que se afecta

15

NMERO DE RETENCIN

Anotar el numero del comprobante de retencin

16

VALOR

Anotar el cada uno de los valores retenidos

17

VALOR TOTAL

Definir el valor total retenido

18

RECAUDADO POR

Nombre y firma de la persona que recauda el dinero

19

FIRMA DEL CLIENTE

Nombre y firma de la persona quien entrega el dinero

199