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CAPITULO
760 IIE
Contenido
Cambiar entre varios conjuntos de valores mediante el uso de escenarios .............. 1
Conceptos bsicos acerca de los escenarios ...................................................... 1
Crear escenarios ......................................................................................... 1
Combinar escenarios ................................................................................... 3
Informes resumen de escenario ................................................................... 3
Crear un escenario............................................................................................. 4
Mostrar un escenario ...................................................................................... 5
Combinar escenarios ...................................................................................... 6
Crear un informe resumen de escenario .............................................................. 7
Informacin general sobre informes de tabla dinmica y de grfico dinmico .......... 7
Informes de tabla dinmica ............................................................................. 8
Formas de trabajar con un informe de tabla dinmica....................................... 10
Explorar los datos ...................................................................................... 10
Cambiar el diseo de formulario y la organizacin de campos ........................ 10
Cambiar el diseo de las columnas, las filas y los subtotales .......................... 10
Cambiar la presentacin de las celdas en blanco y de los errores ................... 10
Cambiar el formato .................................................................................... 11
Informes de grfico dinmico ............................................................................ 11
Comparar un informe de tabla dinmica y un informe de grfico dinmico ......... 12
Diferencias entre grficos estndar e informes de grfico dinmico.................... 13
Interaccin ................................................................................................ 13
Tipos de grfico ......................................................................................... 13
Datos de origen ......................................................................................... 13
Formato .................................................................................................... 13
Trabajar con orgenes de datos ...................................................................... 14
Utilizar datos de hojas de clculo .................................................................... 14
Utilizar un rango con nombre ......................................................................... 14
Tablas de Excel .......................................................................................... 14
Incluir totales ............................................................................................ 14
Utilizar orgenes de datos externos ................................................................. 15
Archivos de conexin de datos de Office ...................................................... 15
Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Office Excel guarda y puede sustituir
automticamente en la hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores
como escenarios en una hoja de clculo y luego pasar de un escenario a otro para ver los
distintos resultados.
Si hay varias personas que tienen informacin especfica que desea usar en escenarios,
puede recopilar la informacin en libros diferentes y posteriormente combinar los
escenarios de los distintos libros en uno solo.
Una vez que tenga todos los escenarios que necesita, puede crear un informe resumen de
escenario que incluya la informacin de todos los escenarios.
Si bien este ejemplo contiene solamente dos celdas cambiantes (B1 y B2), un
Celdas cambiantes
Celda de resultado
Combinar escenarios En algunas ocasiones, toda la informacin necesaria para crear
todos los escenarios que desee considerar se encontrar en una hoja de clculo o en un
libro. No obstante, quizs desee recopilar informacin de escenario de otros orgenes. Por
ejemplo, supongamos que est intentando crear un presupuesto para una compaa ms
grande. Puede recopilar escenarios de distintos departamentos como Nminas, Produccin,
Marketing y Legal, ya que cada uno de estos orgenes usa informacin diferente al crear
escenarios.
Puede reunir estos escenarios en una hoja de clculo mediante el comando Combinar. Cada
origen puede proporcionar tantos o tan pocos valores de celdas cambiantes como desee.
Por ejemplo, es posible que desee que todos los departamentos proporcionen proyecciones
de gastos pero que slo algunos proporcionen proyecciones de ingresos.
Cuando rene diferentes escenarios provenientes de diversos orgenes, debe usar la misma
estructura de celdas en cada uno de los libros. Por ejemplo, Ingresos ira siempre en la celda
B2 y Gastos en la celda B3. Si se usan distintas estructuras de diversos orgenes para los
escenarios, puede resultar difcil combinar los resultados.
SUGERENCIA Primero piense en crear un escenario usted mismo y luego enviar una copia
del libro que contiene el escenario a sus compaeros. Esto ayuda a asegurarse de que todos
los escenarios estn estructurados de la misma manera.
Informes resumen de escenario Para comparar varios escenarios, puede crear un
informe que los resuma en la misma pgina. El informe puede enumerar los escenarios en
paralelo o presentarlos en un informe de tabla dinmica. Un informe resumen de escenario
basado en los dos escenarios de ejemplo anteriores tendra ms o menos el siguiente
aspecto:
NOTA
identificar las celdas cambiantes y las celdas de resultado. Para este ejemplo se crearon
nombres para esas celdas para que sea ms fcil leer el informe de resumen. Si crea
nombres para las celdas antes de ejecutar el informe de resumen, el informe incluir los
nombres en lugar de referencias de celda.
Al final del informe de resumen, aparece una nota que explica que la columna Valores
actuales representa los valores de las celdas cambiantes en el momento en que se cre el
Informe resumen de escenario y que las celdas que cambiaron para cada escenario estn
resaltadas en color gris.
Para obtener ms informacin acerca de cmo crear un informe resumen de escenario, vea
la seccin Crear un informe resumen de escenario.
Crear un escenario
Antes de crear un escenario, ya debe tener un conjunto de valores inicial en la hoja de
clculo. Para crear informes resumen de escenario que se puedan leer ms fcilmente,
tambin debe pensar en dar un nombre a las celdas que planea usar en escenarios. Para
obtener ayuda para dar nombres a las celdas, vea el tema Usar nombres para clarificar las
frmulas.
1. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Anlisis Y si y, a
continuacin, en Administrador de escenarios.
2. Haga clic en Agregar.
3. En el cuadro Nombre del escenario, escriba un nombre para el escenario.
4. En el cuadro Celdas cambiantes, indique las referencias para las celdas que desea
especificar en el escenario. Por ejemplo, si desea ver de qu manera cambiar los
valores de las celdas B1 y B2 afectar al resultado de una frmula basada en esas
celdas, escriba B1,B2.
NOTA
escenario que use esos valores antes de crear escenarios que usen valores
diferentes.
5. En Proteger, seleccione las opciones que desee.
NOTA
Mostrar un escenario
Cuando se muestra un escenario, se pasa al conjunto de valores que estn guardados como
parte de ese escenario. Los valores del escenario se muestran en las celdas que cambian de
escenario a escenario, adems de las celdas de resultado. Por ejemplo, con los escenarios
anteriores, si muestra el escenario Mejor opcin, la celda B1 muestra 150.000, la celda B2
muestra 26.000 y la celda B3 muestra 124.000.
Combinar escenarios
1. Seleccione la hoja de clculo en la que desea almacenar los resultados de los
escenarios combinados.
2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Anlisis Y si y, a
continuacin, en Administrador de escenarios.
3. Haga clic en Combinar.
4. En el cuadro de dilogo Combinar escenarios, haga clic en la flecha junto a Libro y
seleccione un libro que contenga los escenarios que desea combinar en los
resultados.
5. En el cuadro Hoja, haga clic en el nombre de la hoja de clculo que contiene los
escenarios que desea combinar.
6. Haga clic en Aceptar para combinar los escenarios de la hoja de clculo seleccionada
en la hoja de clculo actual.
El cuadro de dilogo Combinar escenarios se cierra y los escenarios que ha
combinado aparecen en el cuadro de dilogo Administrador de escenarios.
7. Repita los cuatro pasos anteriores segn sea necesario hasta que se hayan
combinado todos los escenarios que desee.
Cuando termine, todos los escenarios que haya combinado sern parte de la hoja de
clculo actual. Cierre el cuadro de dilogo Administrador de escenarios o djelo
abierto para continuar con el anlisis.
Utilice informes de tabla dinmica para resumir, analizar, explorar y presentar datos de
resumen. Utilice informes de grfico dinmico para visualizar esos datos de resumen de los
informes de tabla dinmica y ver fcilmente las tendencias, los modelos y las
comparaciones. Los informes de tabla dinmica y los informes de grfico dinmico permiten
tomar decisiones fundamentadas sobre datos crticos de la empresa. En las siguientes
secciones se proporciona informacin general sobre los informes de tabla dinmica y los
informes de grfico dinmico.
En los informes de tabla dinmica, cada columna o campo de los datos de origen se
convierte en un campo de tabla dinmica que resume varias filas de informacin. En el
ejemplo anterior, la columna Deporte se convierte en el campo Deporte y cada registro de
Golf se resume en un solo elemento Golf.
Un campo de valores, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a resumirse.
La celda F3 del informe anterior contiene la suma del valor Ventas de cada fila de los datos
de origen para la cual la columna Deporte contiene Golf y la columna Trimestre contiene
Trim3. De forma predeterminada, los datos del rea Valores resumen los datos de origen
subyacentes en el informe de grfico dinmico de la siguiente forma: los valores numricos
utilizan la funcin SUMA, y los valores de texto la funcin CONTAR.
Para crear un informe de tabla dinmica, debe definir los datos de origen, especificar una
ubicacin en el libro y disear los campos.
Para obtener ms informacin, vea Crear o eliminar un informe de tabla dinmica o de
grfico dinmico y Crear y modificar los diseos de campo en una informe de tabla dinmica
o grfico dinmico.
de la siguiente
manera:
Cambiando el formato del informe de tabla dinmica: compacto, esquemtico o
tabular.
Agregando, reorganizando y quitando campos.
Cambiando el orden de los campos o elementos.
Cambiar el diseo de las columnas, las filas y los subtotales de la siguiente manera:
Activando o desactivando los encabezados de campo de las columnas y filas, o bien,
mostrando u ocultando las lneas en blanco.
Mostrando los subtotales encima o debajo de sus filas.
Ajustando los anchos de columna al actualizar.
Moviendo un campo de columna al rea de fila o un campo de fila al rea de
columna.
Combinando o separando las celdas de los elementos de fila y columna externos.
Cambiar la presentacin de las celdas en blanco y de los errores
manera:
de la siguiente
Puede crear un informe de grfico dinmico cuando primero crea un informe de tabla
dinmica, o bien puede crear un informe de grfico dinmico desde un informe de tabla
dinmica existente.
Para obtener ms informacin, vea Crear o eliminar un informe de tabla dinmica o de
grfico dinmico y Crear y modificar los diseos de campo en una informe de tabla dinmica
o grfico dinmico.
Requisitos de ubicacin Para utilizar un informe de tabla dinmica como origen de otro
informe, ambos deben formar parte del mismo libro. Si el informe de tabla dinmica de
origen est en un libro diferente, cpielo en la ubicacin del libro donde desee que aparezca
el nuevo informe. Los informes de tabla dinmica y de grfico dinmico de distintos libros
son informes separados, cada uno con su propia copia de los datos en la memoria y en los
archivos de libro.
Los cambios afectan a ambos informes Al actualizar los datos del nuevo informe, Excel
tambin actualiza los datos del informe de origen y viceversa. Cuando se agrupan o
desagrupan los elementos de un informe, ambos informes se ven afectados. La creacin de
campos calculados o elementos calculados afecta a ambos informes.
Informes de grfico dinmico Puede basar un nuevo informe de tabla dinmica o de
grfico dinmico en otro informe de tabla dinmica, pero no puede basarlo directamente en
otro informe de grfico dinmico. No obstante, como Excel crea un informe de tabla
dinmica asociado a partir de los mismos datos cuando se crea un informe de grfico
dinmico, puede basar un nuevo informe en el informe asociado. Los cambios realizados en
un informe de grfico dinmico afectan al informe de tabla dinmica asociado y viceversa.
Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo nueva que
empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de clculo.
para ocultar
3. Haga clic en una celda en blanco fuera del informe de tabla dinmica.
4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada al lado de
Pegar y, a continuacin, haga clic en Pegado especial.
5. Haga clic en Valores y, a continuacin, en Aceptar.
6. En la ficha Insertar, en el grupo Grficos, haga clic en un tipo de grfico.
Para obtener ms informacin sobre grficos, vea Descripcin general de la creacin
de grficos, Tipos de grficos disponibles y Crear un grfico.