2014.10.22 La Necesidad de Requisitos Contractuales para El Control de Proyectos

Congreso Internacional de Direccion de Proyectos PMI
TOUR CONO SUR 2014
LA NECESIDAD DE REQUISITOS CONTRACTUALES PARA EL

CONTROL DE PROYECTOS
PMP, Ing. Edgardo Tong
1
Derechos Reservados
La Necesidad de Requisitos Contractuales para el Control

de Proyectos
Estadsticas Desempeo Proyectos

Industria de la Construccin (UK)
Fuente: Report by the Controller and Auditor General , 2001,

Oficina Nacional de Auditoria Gran Bretana
2
Derechos Reservados

de Proyectos

Industria de la Construccin(USA- ARKANSAS)
Table 3.1: Cost Overruns and Time Delay in Arkansas
Year
1997
1998
1999
2000
2001
2002
Total Number of
Contracts
281
271
289
229
213
94
Number of Time
Overrun Contracts
83
94
81
98
50
11
Percentage of Time
Overrun Contracts
29.54%
34.69%
28.03%
42.79%
23.47%
11.70%
Number of Cost
Overrun Contracts
155
165
178
114
118
56
Percentage of Cost
Overrun Contracts
55.16%
60.89%
61.59%
49.78%
55.40%
59.57%
$13,271,341
$292,472,031
$27,316,195
$406,309,328
$17,624,444
$344,829,578
$3,277,792
$241,155,482
$23,024,593
$219,641,022
$1,671,183
$40,940,105
5.11%
1.36%
10.48%
4.08%
Cost Overrun
Bid Amount
Cost Overrun Rate

4.54%
6.72%
Source: Arkansas DOT (2002), email correspondence
Fuente: Claire Bordat ; Samuel Labi; Kumares C. Sinha; Purdue University; FHWA/IN/JTRP-2004/7; An
Analysis of Cost Overruns and Time Delays of INDOT Projects
3
Derechos Reservados

de Proyectos

Industria de la Construccin(USA- OHIO)
Table 3.5: Ohio DOT Cost Overruns 1998 - 2001
Year
Total Number of Projects
Number of Projects with Cost Overruns
Proportion of Projects with Cost Overruns
Number of Projects with Time Extensions
Proportion of Projects with Time Delays
Annual Cost Overruns
1998
1999
2000
2001
758
685
796
720
604
535
574
456
90.37%
372
90.45%
385
88.58%
309
79.44%
302
49.08%
$118,682,969.33
48.37%
$196,520,134.89
51.16%
$154,992,070.17
52.61%
$136,187,887.81
$246,884.59
$256,609.39
$237,261.13
Average Cost Overrun per Contract

$156,573.84
Source: Ohio DOT (2002), email correspondence
4
Derechos Reservados

de Proyectos

Industria de la Construccin(USA- OREGON)
Table 3.6: Cost Overruns at Oregon DOT, 199 8 2002
1998
1999
2000
2001
2002
Original Completion Date
65.00%
54.80%
51.40%
42.00%
14.80%
Original Authorized Amount
32.60%
31.30%
34.30%
36.20%
18.50%
New Authorized Amount
26.30%
26.70%
28.60%
33.30%
18.50%
Average
Amount
Over
Original Authorization
$200,445
$249,822
$111,146
$54,547
$82,636
New Authorization
$124,680
$75,035
$52,066
$54,645
$82,636
Total
Amount
Over
Original Authorization
$11,425,382
$10,242,701
$4,001,246
$1,363,667
$413,178
New Authorization
$5,735,277
$2,626,236
$1,561,981
$1,256,843
$413,178
Percentage
of
Projects
Exceeding
Source: Oregon DOT (2002), email correspondence
5
Derechos Reservados

de Proyectos

Industria de la Construccin(USA- TEXAS)
Table 9: Cost and Time Overruns at Texas DOT, 2001, 20 02 and 1998 - 2002
Year 2001
Year 2002
1998-2002 (Total)
939
474
2917
Total Original Contract Amount
$1,961,075,393.58
$1,084,532,144.86
$6,115,863,854.30
Total Current Contract Amount
$2,096,861,510.82
$1,153,147,241.27
$6,398,011,624.57
$135,786,117.24
$68,615,096.41
$282,147,770.27
Total Percentage of Change, all Contracts
6.92%
6.33%
4.61%
Percentage of Contracts with Time Overruns

Percentage of Contracts with Cost Overruns
Source: Texas DOT(2002), email correspondence
53.57%
75.19%
56.54%
72.57%
52.93%
70.42%
Number of Contracts
Total Difference for all Contracts
6
Derechos Reservados

de Proyectos

Industria de la Construccin (USA- Comparacion)
Table 3.10: Comparison of Cost Overruns at Selected States
Arkansas
1997 to 2002
Percentage of
Projects with
Cost Overruns
NI
Idaho
1997 to 2001
55% - 67%
$5 - 9 million
NA
Illinois
NI
NI
NI
NI
Indiana
Iowa
1996 to 2002
NA
55%
NA
$26 - 45 million
$16 - 25 million
12%
NA
Maryland
NA
NA
NA
NA
Missouri
1999 to 2002
60% - 64%
$2 - 42 million
NI
New Mexico
Ohio
2002
1994 to 2001
62%
80% - 92%
$11.9 million
$76 - 196 million
10%
44% - 56%
Oregon
1998 to 2002
18% - 33%
$0.4 5.7 million
15% - 65%
Tennessee
1998 to 2002
61%
$40 million
14%
State
Period
Annual Amount
Spent on Cost
Overruns
NI
Percentage of Projects
with Time Overruns
NI
Texas
1998 to 2002
66% - 75%
$68 - 282 million
52% - 55%
NA Not Available (the survey respondents stated that the information was not available)
NI Not Indicated (the survey respondents did not say whether the information exists)
7
Derechos Reservados

de Proyectos

Industria de la Construccin(USA- FLORIDA)
Invalid
Utility Reason
4%
Weather Delays
Damages 5%
3%
Minor
Changes
8%
Changed
Conditions
34%
CEI
Actions and
Inactions
17%
Plans and
Modifications
29%
FIGURE 4. Time overruns on 708 highway projects within the Florida Department of
Transportation over the past two years (1999-2001)
Fuente: S. M. Vidalis , F.T. Najafi ; University of Florida, U.S.A.; Cost and Time Overruns in Highway Construction;
4th Transportation Specialty Conference of the Canadian Society for Civil Engineering; Montreal; 2002
8
Derechos Reservados

de Proyectos

Industria Tecnologas de la Informacin (TI) USA-Canada
Fuente: The Standish Groups CHAOS Report, 2013
9
Derechos Reservados

de Proyectos
Introduccin
La duracin del proyecto es uno de los principales objetivos tanto para el
Cliente como para el Contratista.
Es comn que los proyectos sufran atrasos (Delays) debido a diferentes
fuentes y causas y a menudo es complicado analizar la responsabilidad de los
atrasos (Cliente Contratista).
Los atrasos del proyecto se vern reflejados en Ampliaciones de Plazo
(Extension of Time) si el cliente es el causante o penalidades (Liquidated
Damages) si el contratista es el responsable.
10
Derechos Reservados

de Proyectos
Introduccin
Debido a muchas causas pero en especial a la POCA FUERZA o AUSENCIA
CONTRACTUAL de las herramientas de Control de Proyecto, la
responsabilidad y cuantificacin de los atrasos no son resueltas durante la
ejecucin del proyecto sino hasta despus de concluido el proyecto .
Estas disputas de la responsabilidad de los atrasos generalmente son

resueltas en MESA DE DISPUTA (Dispute Adjudication Board),
ARBITRAJES INTERNACIONALES en ACUERDOS AMICALES (Amicable
settlement).
POST MORTEM
11
Derechos Reservados

de Proyectos
Incremento en Arbitrajes Internaciones
Table 4 Increases in Arbitration Filing 2005 to 2009
Table 5 Growth in Amounts in Dispute
Fuente: Trends In International Construction Arbitration, Peter V. Badala and James G. Zack Jr.
Cost Engineering Journal of AACE International; October 2014
12
Derechos Reservados

de Proyectos
Planificador Forense (Forensic Planner)

Parte importante de los procesos
de resolucin post-proyecto son
los anlisis de atrasos (Delay
analysis) .
Debido a esto ha nacido
recientemente (10 aos) una
nueva especialidad denominada
FORENSIC PLANNER el cual
cuenta con 78,000 resultados en
google y 4,000 en Linked-in .
13
Derechos Reservados

de Proyectos
Probabilidad de Terminar a Tiempo o antes
P=50%
P=50%
P=50%
P=50%
P=??????
P= 50% (Tunel 01) x 50% (Tunel 02) x 50% (Casa Maquinas) = 12.5%
:. LA PROBABILIDAD QUE EL PROYECTO TERMINE TARDE ES 87.5%

The Flaw of Averages, Prof. Sam Savage, Universidad de Stanford
Derechos Reservados
14

de Proyectos
Mtodos de Control de Proyecto

Gua PMBOK, 5ta Edicin 2013, PMI
-Anlisis de Atrasos (Delay Analysis) / No Incluido
reas de conocimientos Integracin, Tiempos y Costos:
-Mtodo Ruta Crtica
-Actualizacin y Proyeccin de cronogramas
-Anlisis de Tendencias
-Anlisis de Reservas
-Valor Ganado (Earned Value)
15
Derechos Reservados

de Proyectos
Mtodos de Anlisis de Atrasos

De acuerdo a la AACE International Recommended Practice No. 10S-90
COST ENGINEERING TERMINOLOGY. Rev. January 14, 2014
DELAY To cause the work or some portion of the work to start or be
completed later than planned or later than scheduled. (4/04)
ATRASO: Causar que el trabajo o parte de ello inicie o sea completado tarde
respecto a lo planificado/programado
16
Derechos Reservados

de Proyectos
Mtodos de Anlisis de Atrasos

Los principales mtodos basados en el AACE Recommended Practice for
Forensic Schedule :
1) Cronograma Base Impactado (Impacted As-Planned)
2) Cronograma Real vs Base (As-Built vs As Planned)
3) Anlisis de Atrasos por Periodos. (Contemporaneous Period Analysis/
Windows Analysis / Modified As-Built)
4) Cronograma Ejecutado Colapsado (Collapse As-built But-for)
5) Anlisis del Impacto de Tiempo (Time Impact Analysis)
17
Derechos Reservados

de Proyectos
1) Cronograma Base Impactado (Impacted As-Planned)
20d
18
Derechos Reservados

de Proyectos
2) Cronograma Real vs Base (As-Built vs As Planned)
13d
19
Derechos Reservados

de Proyectos
3) Anlisis de Atrasos por Periodos. (Contemporaneous

Period Analysis/ Windows Analysis / Modified As-Built)
20
Derechos Reservados
13d

de Proyectos
3) Anlisis de Atrasos por Periodos. (Contemporaneous

Period Analysis/ Windows Analysis / Modified As-Built)
12d
Derechos Reservados
21

de Proyectos
4)Cronograma Ejecutado Colapsado (Collapse As-built

But-for)
62d
62d
Derechos Reservados
22

de Proyectos
4)Cronograma Ejecutado Colapsado (Collapse As-built

But-for)
Atraso Cliente 46 dias

46d
25d
62d
Ampliacin de Plazo (Extension of time) = 46d

Atraso Compensable del Proyecto = 62d 25d = 37d
Derechos Reservados
23

de Proyectos
Clasificacin de Atrasos en Proyectos
Clasificacin de
Atrasos en Proyectos
Origen
Cliente
/Dueo
Contratista
Derecho a
Compensacin
Tercera
Parte
Excusable
Compensable
No Excusable
NoCompensable
v
Tiempo
No
concurrente
concurrente
No
Compensable
Grfico 1
24
Derechos Reservados

de Proyectos
Requisitos mnimos contractuales para el Control de Proyectos

La mayora de los conflictos en los proyectos se deben a los ATRASOS que a
su vez generan costos adicionales, estos son identificados y cuantificados
tarde en el proyecto. Por lo tanto, El contratista, Supervisor y el Cliente
tienen poco tiempo para poder llegar a un acuerdo identificando
responsabilidades y planteando un PLAN RECUPERACION O ACELERACION .
La identificacin, cuantificacin y aceptacin de responsabilidades (entre

las partes) de los atrasos del proyecto en etapas tempranas del proyecto es
crucial. Para esto las REGLAS DE JUEGO tienen que estar claras desde el
principio es decir desde el CONTRATO, donde se definan claramente como
calcular los atrasos del proyecto.
25
Derechos Reservados

de Proyectos

En nuestro medio existen anexos de Requerimientos de Control de
Proyecto. Segn la experiencia del autor el denominador comn de estos
requerimientos es el uso de la tcnica de Valor Ganado.
La tcnica del valor ganado es un excelente mtodo para comparar el
volumen de trabajo pero nos indica el atraso del Proyecto. Puede suceder el
caso en que el SPI > 1 pero el proyecto este atrasado varias semanas (Avance
actividades no criticas). Adems, el valor ganado no puede determinar las
responsabilidades de los atrasos.
En opinin del autor una buena prctica es usar VALOR GANADO +
ANALISIS DE ATRASOS conjuntamente.
26
Derechos Reservados

de Proyectos

Requerimientos mnimos:
1) Anexo REQUERIMIENTOS DE CONTROL DE PROYECTO dentro del contrato
2) Tcnica del VALOR GANADO para medir el progreso del Proyecto
3) Establecer y Elegir un mtodo de ANALISIS DE ATRASOS
4) Implementacin de un CRONOGRAMA LINEA BASE aceptado por todas las
partes dentro de los primeros das despus de firmado el contrato (28 d)
5) Establecer el METODO DE CALCULO DEL AVANCE de las actividades (avance
fsico, 50/50, 0/25/50/75/100, tiempo, etc) podran ser establecidos al inicio o
en forma progresiva. Esto es crucial para el anlisis de atrasos
27
Derechos Reservados

de Proyectos

6) Definir si las ACTIVIDADES RELACIONADAS AL TIEMPO (Actividades de
soporte/ Gastos generales) sern incluidas en el cronograma y/o en el Valor
Ganado. La inclusin o no de estas variar los resultados del Valor Ganado
7) Establecer un SOFTWARE y la configuracin bsica de esta (Ejemplo en P6
usar Retained Logic o Progress Override
8) Establecer un PROCEDIMIENTO DE VERIFICACION Y APROBACION de los
cronogramas actualizados.
9) Establecer la frecuencia de los Anlisis o reportes.
28
Derechos Reservados

de Proyectos

10) Establecer REUNIONES DE PROGRESO y Anlisis de Atraso y la frecuencia de
estos. Establecer quienes deben asistir a esas reuniones:
- Gerentes de Proyectos
- Gerentes de Contrato
- Residentes/ Gerentes de Construccin
- Planners
Se debe establecer que se generarn registros (minutas) de las reuniones
como parte de la documentacin del proyecto.
29
Derechos Reservados

de Proyectos
Aplicacin de Anlisis de Atrasos Durante la Ejecucion de un

Proyecto Hidroelctrico
03 Represas: Aprox. 550,000 m3 de Movimiento de Tierra y 150,000 m3 de Concreto
30
Derechos Reservados

de Proyectos

Tneles: 19.8 Km de Tnel
31
Derechos Reservados

de Proyectos

Casa Mquina en
Caverna
32
Derechos Reservados

de Proyectos

El mtodo de anlisis de Atrasos Anlisis de Atrasos por Periodos.
(Contemporaneous Period Analysis) y la tcnica de Valor Ganado para el progreso
fue utilizado
Se ha llegado a ACUERDOS importantes entre las partes (Cliente Contratistas),

usando estas tecnicas durante toda la etapa de ejecucin y se ha EVITADO
FUTURAS DISPUTAS que pueden tomar aos y costos altos para llegar a un
veredicto.
33
Derechos Reservados
Aplicacin de Anlisis de Atrasos Durante la Ejecucion de

un Proyecto Hidroelctrico
34
Derechos Reservados

de Proyectos
CONCLUSIONES
Los ATRASOS y disputas OCURREN durante la ETAPA DE EJECUCION del proyecto,
pueden ocurrir temprano o tarde, en forma aislada o en simultneo.
Negociaciones y ACUERDOS TEMPRANOS son BENEFICIOSOS para TODAS LAS
PARTES.
ANALISIS DE ATRASOS basado en redes CPM es un excelente VEHICULO DE
NEGOCIACION de cambios y atrasos durante la etapa de ejecucin.
Los anlisis de cronogramas solo podrn ser tiles para la resolucin de atrasos
y posteriores acuerdos slo si es que el los REQUERIMIENTOS DE CONTROL DE
PROYECTO estn bien DEFINIDOS en el CONTRATO.
35
Derechos Reservados

de Proyectos
GRACIAS
edgardo_tong@hotmail
36
Derechos Reservados

2014.10.22 La Necesidad de Requisitos Contractuales para El Control de Proyectos

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Congreso Internacional de Direccion de Proyectos PMI

TOUR CONO SUR 2014

LA NECESIDAD DE REQUISITOS CONTRACTUALES PARA EL

PMP, Ing. Edgardo Tong

PMP, Ing. Edgardo Tong

La Necesidad de Requisitos Contractuales para el Control

Estadsticas Desempeo Proyectos

Fuente: Report by the Controller and Auditor General , 2001,

PMP, Ing. Edgardo Tong

La Necesidad de Requisitos Contractuales para el Control

Estadsticas Desempeo Proyectos

Cost Overrun Rate

PMP, Ing. Edgardo Tong

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Estadsticas Desempeo Proyectos

Average Cost Overrun per Contract

PMP, Ing. Edgardo Tong

La Necesidad de Requisitos Contractuales para el Control

Estadsticas Desempeo Proyectos

Original Completion Date

Original Authorized Amount

New Authorized Amount

Source: Oregon DOT (2002), email correspondence

PMP, Ing. Edgardo Tong

La Necesidad de Requisitos Contractuales para el Control

Estadsticas Desempeo Proyectos

Total Original Contract Amount

Total Current Contract Amount

Total Percentage of Change, all Contracts

Percentage of Contracts with Time Overruns

Total Difference for all Contracts

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$0.4 5.7 million

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Probabilidad de Terminar a Tiempo o antes

:. LA PROBABILIDAD QUE EL PROYECTO TERMINE TARDE ES 87.5%

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