CODIGO: CorProGc-02

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

ISO 9001-ISO 14000-OHSAS 18000-BASC

VERSION: 01
PGINA: 1 de 5

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO
El objetivo del siguiente procedimiento es, establecer la metodologa, para realizar la
generacin, revisin y actualizacin de los documentos internos y externos del Sistema
Integrado de Gestin, con el fin de que las actividades se realicen siempre bajo las
disposiciones vigentes.
2. ALCANCE
El presente documento es de alcance para toda documentacin que se encuentre dentro del
Sistema Integrado de Gestin de las empresas y es administrado por el Representante SIG y
es fuente de aplicacin en todas las reas de la organizacin relacionadas con el Sistema
Integrado de Gestin
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6

Norma ISO 9001:2008

Norma ISO 14001:2004
Norma OSHAS 18001:2007
Norma BASC V4 - 2012
Estndar BASC V4 2012 (Transporte Terrestre)
Glosario de Trminos BASC V4 2012

4. DEFINICIONES
4.1 Documento: Es considerado un documento del Sistema Integrado de Gestin aquel
que se define en la Lista Maestra de Documentos Internos y Externos, se los
puede encontrar de forma escrita o en archivos digitales, video, fotografas,
grabaciones de audio. medio que contiene informacin. Ejemplo de medio es: papel, disco
magntico, fotografa, etc.
4.2 Registro: Es un documento en el cual se anotan todos los eventos que han sucedido.
Este tipo de documentos permiten ser la evidencia objetiva de que el Sistema Integrado de
Gestin est implementado.
4.3 Proceso: Es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactan, las
cuales transforman entradas en resultados.
4.4 Procedimiento: Forma especfica de llevar a cabo un proceso estos pueden ser
documentados o no.
4.5 Instructivo: Documento de mayor detalle y precisin que define la forma de llevar a
cabo las actividades o procesos.
Este documento siempre ser parte de un
procedimiento.
4.6 Lista Maestra de Documentos: Relacin de todos los documentos utilizados en el
Sistema Integrado de Gestin
4.7 Hoja de Distribucin de Documentos: Registro que permite evidenciar la
entrega de los documentos en papel del Sistema Integrado de Gestin, la evidencia de los
documentos distribuidos en red, ser la visualizacin de los documentos en pantalla.
4.8 SIG: Sistemas Integrados de Gestin.
5. CONDICIONES BSICAS
5.1 Todos los procedimientos debern ser desarrollados, por el personal involucrado en el
proceso a describir, para la estructura y codificacin del documento podr solicitarse
apoyo al personal del rea de sistemas integrados de gestin, quienes se encargaran a

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partir de su aprobacin del control de los mismos.
5.2 Todos los procedimientos relacionados al SIG debern ser elaborados por personal que
este directamente involucrado en el proceso a desarrollar, para esta elaboracin podr
solicitar apoyo del representante SIG o persona que designe.
5.3 Todas la jefaturas tendrn la responsabilidad de actualizar la documentacin que le
corresponda dentro el sistema e gestin, cada vez que se generen cambio en los
procesos, cuando se requieran modificaciones en casos de mejora, o cuando el personal
lo considere necesario para una mejor descripcin del proceso. Cuando se generen
cambios en la documentacin, esta deber ser comunicada al rea de Sistemas
Integrados de Gestin.
5.4 Comunicada el rea de gestin de los cambios y/o modificaciones en la documentacin,
revisara documento, comprobando que se cumpla todas las directrices en relacin a la
estructura del documento establecida por la empresa, as como los requisitos de la norma,
cuando sea de aplicacin.
5.5

Los documentos internos del Sistema deIntegrado de Gestin, dentro de su estructura

debern contar con un encabezado de identificacin donde figure el ttulo del documento,
cdigo, numero de versin vigente y el nmero de pgina, a excepcin de los documentos
Lista Maestra de Documentos internos, Lista Maestra de Documentos Externos y Lista
Maestra de Registros en los que sern identificados solo por el nombre correspondiente y
numero de pgina.

5.6 En todos los casos, el que revisa un documento debe ser diferente del que lo elabora.
5.7 Todos los documentos impresos, deben ser distribuidos y ubicados en zonas y lugares de
completa accesibilidad del personal involucrado.
5.8 El documento vigente es el que se visualiza en pantalla de las PC de la empresa a travs
del modulo de control documentario va WEB. Para los puntos de accin donde no se
cuente con PC, se les distribuir copias controladas impresas, con sello de copia
controlada y firma de responsable del rea de sistemas integrados de gestin.
5.9 Todos los documentos del SIG deben ser aprobados en cuanto a su adecuacin antes de
su emisin, a excepcin de los documentos: Designacin del Representante SIG,
Compromiso de la Gerencia General, Polticas de nuestros sistemas, que solo sern
revisados y aprobados por la Gerencia General.
5.10 En todos los documentos en la ltima pgina, deben figurar el cuadro de elaboradores,
revisores y aprobadores del documento, a excepcin de Designacin del Representante
SIG, Compromiso de la Gerencia General y Poltica de nuestro sistema. En el caso de los
Manuales, el cuadro de elaboradores, revisores y aprobadores del documento debe de ir
al inicio.
5.11 Todo cambio en la documentacin relacionada al SIG deber ser identificada con una
rayita al lado derecho del prrafo donde se realizo su modificacin.
5.12 El Representante SIG podr tener acceso a toda la documentacin aprobada en el modulo
de control documentario, si detectase alguna correccin y/o mejora podr realizarlas con la
comunicacin a las jefaturas correspondientes.

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6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
DESARROLLO Y/O MODIFICACION DE DOCUMENTO
6.1 Ante la necesidad de elaborar y/o modificar un procedimiento, el responsable del proceso
comunicara al rea de gestin, quien genera cdigo, de tratarse de documento nuevo y
activa las opciones de elaboracin, revisin y aprobacin en el modulo de control
documentario, a los responsables correspondientes.
6.2 Las modificaciones realizadas en el documento sern identificadas a travs de una raya
vertical a lado derecho del prrafo correspondiente.
6.3 Culminado borrador de documento, nuevo y/o modificado, el responsable del proceso de
dicho documento, o persona que designe revisara documento con todo el personal
involucrado, para esta revisin podr solicitar apoyo del Representante SIG.
6.4 En esta revisin de documento con el personal involucrado, se confirmara el contenido del
documento o se podrn realizaran las modificaciones que sean necesarias tomando en
cuenta las observaciones del personal en mencin.
6.5 Cuando se crea necesario el rea de Sistemas Integrados de Gestin podr validar el
documento en su aplicacin, y de esta validacin se podr realizar las modificaciones que
sean necesarias para la correcto desarrollo del procedimiento.
6.6 Finalmente en esta revisin, se aseguraran que se cumplan los lineamientos de
identificacin (encabezado de documento que contiene logos, titulo, cdigo, versin,
nmero de pgina) y legibilidad del documento, asimismo se verificara que cuente con el
cuadro de niveles de aprobacin correspondientes
REVISION DE DOCUMENTOS
6.7 Jefatura de rea, realiza la revisin y luego deriva a Gerencia General para su aprobacin.
6.8 El rea de gestin, la jefatura del rea o persona que asigne proceder a revisar la
documentacin sobre todo, el correcto correlativo del nmero de versin y la identificacin
de los cambios correspondientes. Asimismo revisara que se mantenga la estructura del
documento, el adecuado encabezado y cuadro e elaboradores.
APROBACION DE DOCUMENTOS
6.9 Gerencia General revisa los documentos pendientes por aprobar. Aprobar el documento y
este ser colgado en la pgina WEB.
6.10 La evidencia de aprobacin del documento y vigencia del mismo es a travs de su
aparicin en la pgina web.
6.11 Al aparecer el documento de la pgina web, se actualiza la lista maestra de documentos,
la que describir: cdigo de documento, nombre de elaborador, revisor, aprobador y las
fechas correspondientes.
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

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6.12 La documentacin del SIG de la empresa al ser colgada en la pgina web es distribuida
a todo personal administrativo que tenga acceso a una PC dentro o fuera de la
organizacin, a la que podr ingresar a travs de una clave de acceso proporcionada por
el rea de sistema.
6.13 Todos los procedimientos del SIG de la organizacin podrn ser consultados por todo el
personal de la empresa sin restriccin alguna, y podrn incluir sus observaciones de
mejora cuando as lo crean necesario, a travs del sistema informtico de control
documentario.
6.14 El rea de sistemas integrados de gestin podr contar una copia impresa de los
documentos originales del SIG visualizada a travs de la pgina WEB.
6.15 Para el personal que realiza las actividades de operacin de la empresa que no cuenta
con acceso al sistema se les entregara una copia controlada de la documentacin a
travs de una lista de distribucin, para esto, representante SIG o persona que designe
verificara que documento cumpla con todo lo especificado en el presente procedimiento y
procede a generar copias del documento aprobado segn las necesidades de cada rea
y distribuye nuevo documento con sello Copia controlada Nmero.
6.16 Todo documento o procedimiento impreso deber contar con la firma o visto bueno de la
Gerencia General y/o del representante SIG como seal de conformidad de ser copia fiel
del original colgada en la pgina web.
6.17 Procede a su distribucin haciendo firmar hoja de distribucin de documentos en seal
de conformidad de entrega de documento.
6.18 Al entregar documento, recopila documento obsoleto y lo destruye, quedando solo los
originales de dicho documento obsoleto como preservacin del conocimiento.
DIFUSION DE LOS DOCUMENTOS
6.19 El responsable del documento lo difunde al personal involucrado, mediante reuniones de
difusin generando como evidencia lista de asistencia. Esta lista de asistencia es
entregada al Representante SIG o persona que designe.
VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS
6.20 La vigencia de los documentos ser a partir de su aparicin en la pgina web de la
empresa, la versin vigente de un documento se indica en la lista maestra de
documentos.
CONSULTA DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.
6.21 En caso de requerir informacin de documentos obsoletos, stos se solicitan al
Representante SIG, quien imprimir una copia de dicho documento y colocara sello
Documento obsoleto y remitir a solicitante.
DOCUMENTOS EXTERNOS
6.22 Para el caso de Documentos de Procedencia Externa (cuando sea aplicable) el
Responsable de rea elaborar una lista de los documentos externos y entregar dicha
Lista a la persona encargada del Control Documentario y/o Representante de la

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Direccin. Cuando crea necesario una copia del documento externo su archivo
correspondiente, debidamente identificados.
6.23 Jefatura del rea o persona que designe es responsable de adquirir la versin vigente del
documento externo, en el caso de que sea necesario para su proceso o actividad,
procediendo a retirar la versin anterior.
6.24 Representante SIG o persona que designe, har seguimiento de la elaboracin y/o
modificacin de los documentos internos/externos, para verificar que se cumpla
adecuadamente los lineamientos establecidos en el presente procedimiento. Asimismo
evaluar su conformidad a travs de las inspecciones y auditoras internas.
7.REGISTROS
7.1
7.2
7.3

Lista Maestra de Documentos Internos

Lista Maestra de Documentos Externos
Hoja de Distribucin de Documentos.

ELABORADO
Eric Ramrez
Fecha
Deza
Nombre
Fecha

REVISADO
Fecha

Analista SIG

Nombre

02/10/14

Fecha

APROBADO
Guillermo
Rodriguez
Representante
SIG
02/10/14

Fecha
Nombre
Fecha

Carlos
Gmez Lazo
Gerente
General
02/10/14