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ATOS ORIGIN Sociedad Annima Espaola 2007. Este documento ha sido generado y es propiedad de ATOS ORIGIN Sae para uso exclusivo de CELEM y para los
fines expresamente previstos en el mismo. Su contenido es confidencial, por lo que no puede ser difundido a terceros no autorizados expresamente por Atos Origin Sae.
ATOS y ATOS ORIGIN son marcas registradas.
INTRODUCCIN.................................................................................................................................................... 5
1.1
1.2
Introduccin.- ................................................................................................................................................. 9
2.2
2.3
2.3.1
Introduccin ..................................................................................................................................... 21
2.3.2
Programas y proyectos.................................................................................................................... 23
2.3.3
2.3.4
2.3.5
Recursos humanos.......................................................................................................................... 30
3.1.1.2
3.1.1.3
3.2
3.3
4
Pasos y recomendaciones para el diseo e implantacin del Primer Plan ISIS ......................................... 38
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.2.4
3.2.5
3.2.6
3.2.7
4.2
4.3
4.4
PRESENTACIN DE LA GUA
Las Nuevas Tecnologas y las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (NNTT y TIC) son todas
aquellas tecnologas basadas en la electrnica y dirigidas a la recogida, tratamiento, almacenamiento,
administracin y/o bsqueda de de la informacin 1 . En el contexto actual, se ha demostrado que la
apuesta de las organizaciones por la incorporacin de las NNTT y TIC en sus estrategias, planes y
procesos de trabajo ha redundando en mejoras que les han permitido optimizar sus recursos, la calidad
de los servicios que realizan, crecer y desarrollarse. Son, adems, un aspecto clave para la inclusin
social.
En Espaa, tanto el sector privado como el sector pblico ya hace tiempo que desarrollan acciones
encaminadas a incorporar estas innovaciones en su trabajo diario con la finalidad de aprovechar sus
utilidades para la mejora contina de la labor que realizan.
Por el contrario, el acceso de las organizaciones del Tercer Sector y en especial, de asociaciones de
mujeres a las NNTT y las TIC es todava muy incipiente. A pesar de la importancia de su papel, y del
crecimiento del sector estas asociaciones recogen ciertos sntomas de la denominada brecha digital 2 ,
contando con carencias de disponibilidad de recursos tecnolgicos, de equipamiento de formacin y de la
posibilidad de incorporar metodologas y herramientas ya existentes a un coste asequible para su
capacidad econmica.
Con la intencin de contribuir a la reduccin de la brecha digital, el Proyecto ISIS, en el marco de la
Convocatoria de Subvenciones del Plan Avanza 2006 para el fomento de la igualdad de gnero en la
sociedad de la informacin, plante la posibilidad de acercar los PESIs o Planes Estratgicos de
Sistemas de Informacin a las asociaciones de mujeres.
Esta Gua es fruto de esa primera experiencia de acercamiento. El documento comienza explicando la
significacin de los planes de sistemas de informacin y su utilidad para las asociaciones de mujeres. A
continuacin, plantea un modelo tecnolgico y funcional comn a las asociaciones de mujeres como
punto de partida a la hora de disear planes de sistemas de informacin. Despus, partiendo de dicho
modelo, la Gua orienta sobre los pasos a seguir para el diseo de planes de sistemas, programas y
proyectos tecnolgicos y para poder iniciar la implantacin de los mismos. Por ltimo, la Gua facilita una
serie de soportes a partir de los cuales una asociacin puede:
1VV.AA. Las polticas pblicas en materia de nuevas tecnologas, las ONGs de accin social y los colectivos desfavorecidos.
Diagnstico y Propuestas, Fundacin Luis Vives, Madrid, enero 2007.
2 La brecha digital se refiere a la distancia entre quienes acceden y manejan las TIC y quienes van quedando marginados de su
uso. (dem). Se trata, en definitiva, de un indicador de exclusin social.
Tecnologas de la Informacin
La Gua tambin da pistas sobre los cambios que una asociacin deber prever en caso de implantar
sistemas de informacin y sugiere posibilidades que permitan unir esfuerzos y ahorrar recursos.
INTRODUCCIN
1.1
Los sistemas de informacin son herramientas tecnolgicas que facilitan la ordenacin, sistematizacin y
canalizacin de la informacin que emplea una organizacin en base a los objetivos estratgicos de la
misma. Los sistemas de informacin se estructuran a partir de un Plan. Dicho plan se desglosa en
programas y proyectos tecnolgicos que se realizan en fases, de acuerdo a los objetivos estratgicos y
las necesidades de la organizacin, adaptndose, a la vez, a los recursos disponibles.
Las posibilidades que ofrecen los planes de sistemas de informacin a las organizaciones son mltiples.
Adems de organizar la informacin y facilitar los procesos, establecen sinergias y funcionalidades entre
ellos. De este modo, agregan valor al trabajo. Se destacan las siguientes ventajas:
-
mejorndolos
-
Ahorran tiempo
Son una inversin rentable en trminos de optimizacin de los recursos y tiempo disponibles.
Los planes de sistemas de informacin son idneos para organizaciones que renen las siguientes
caractersticas:
-
Entidades con una estructura organizativa compleja.- Por ello se entiende que la entidad en
cuestin requiere de una organizacin compleja del trabajo con la informacin para lograr
alcanzar los objetivos estratgicos que persigue. Este tipo de organizacin contar con una o
varias de las siguientes caractersticas:
toma de decisiones
canalizacin de procesos
En caso de tratarse de organizaciones de tamao menor pero con objetivos y estructuras de trabajo
similares, es posible la unin de fuerzas para establecer planes de sistemas conjuntos que sean tiles a
todas ellas y se desarrollen de manera compartida.
Son muchas las entidades que en la actualidad incorporan planes de sistemas de informacin de mayor o
menor complejidad a sus procesos de trabajo: ministerios, organismos de Naciones Unidas, hospitales,
ONGDs, empresa consultoras, empresas de mensajera urgente, centros bibliogrficos, museos, etc.
1.2
Actualmente, las asociaciones de mujeres se encuentran en tres estadios de uso de las nuevas
tecnologas. Algunas de ellas carecen de cualquier herramienta o aplicacin informtica. La mayora,
cuenta con al menos un ordenador y el uso del paquete Office. Por ltimo, las ms avanzadas, emplean
correo electrnico y aplicaciones ms complejas como son los sistemas de bases de datos y los de
gestin contable. Adems este grupo de asociaciones cuenta, normalmente, con una web corporativa.
La adaptacin de los planes de sistemas de informacin a las necesidades de las asociaciones de
mujeres contribuir a la reduccin de la brecha digital y a que las asociaciones de mujeres puedan
desempear mejor su labor, permitindoles una mayor sistematizacin de la informacin y el
conocimiento que generan, una mejor ordenacin y disponibilidad de tal informacin y la creacin de
espacios comunes de comunicacin e interaccin a travs de las nuevas tecnologas que faciliten la
la emisin de informes
econmicos. Se trata de aplicaciones muy tiles para el control financiero y la gestin de gastos
e ingresos. Los ingresos de las asociaciones de mujeres provienen fundamentalmente de las
subvenciones pblicas y de las cuotas de socias, asociadas y donantes. La tendencia actual de
las asociaciones al incremento de uno o ambos de estos captulos supone una gestin cada vez
ms compleja de todos los aspectos econmicos asociados.
-
Aplicaciones para la gestin del conocimiento y la informacin y para la comunicacin interna .En este captulo los sistemas de informacin permiten que las asociaciones de mujeres puedan
dar un valor agregado a su saber: permiten ordenar y sistematizar su conocimiento a partir de
los documentos existentes; permiten difundir internamente dicho conocimiento, y permite,
adems,
conocimiento tangible e intangible. De igual forma, permiten que la informacin sea accesible a
2.1
Introduccin
Los sistemas de informacin surgieron principalmente como respuesta a las necesidades de organizacin
y servicio de grandes corporaciones y entidades privadas y pblicas que gestionan un volumen de datos
e informacin alto y complejo, ya sea en trminos de procesos, de personal, de produccin o de todos a
la vez.
Si bien existen numerosos mtodos aplicables a grandes empresas (COBIT, ITIL, CMMI, etc.), estos no
resultan adecuados para organizaciones de tamao medio o pequeo, con lo que se hace necesaria su
adaptacin.
Por tanto, el modelo de metodologa que se presenta en esta Gua supone una adaptacin de estos
mtodos a los objetivos y el tamao propios de las asociaciones de mujeres.
Este modelo de metodologa se ha denominado Metodologa ISIS y consiste en un conjunto de
directrices, prcticas y mtodos que han de aplicarse en el contexto de las Asociaciones de Mujeres con
el fin de elaborar Planes Estratgicos de Sistemas de Informacin (PESI).
El tipo de trabajo propio de las asociaciones de mujeres, su estructura organizativa y sus fines cuentan
con aspectos comunes que han permitido generar un modelo metodolgico de planes de sistemas de
informacin comn para todas ellas. En otras palabras: las necesidades funcionales son muy similares
para las diferentes asociaciones de mujeres, por lo que se ha considerado adecuado que la Metodologa
ISIS incorpore no solamente pautas para la elaboracin de PESIs, sino tambin un modelo de referencia
tecnolgico y funcional comn del cual partir, (como se explicar en los siguientes captulos).
A partir de las ideas dadas por la Gua sobre estos aspectos comunes, las asociaciones pueden adaptar
la metodologa detallando las particularidades necesarias en cada caso para disear proyectos de planes
de sistemas que podrn ser realizados en comn o separadamente.
Cuadro 1.- Qu diferencia hay entre plan de sistemas, programa tecnolgico y proyecto tecnolgico?
Las asociaciones de mujeres pueden hacer parte del trabajo de diseo de planes de sistemas de
informacin en cada asociacin. Las ventajas de ello son tanto organizativas como econmicas. Por un
lado, el hecho de que las asociaciones realicen estos pasos por si mismas les facilitar una mejor
definicin de lo que quieren y una estructura adecuada a sus necesidades. Adems, permitir una
interlocucin ms gil con las personas/entidad proveedora encargada de plantear las soluciones
tecnolgicas a las propuestas de cada asociacin. Por otro, supondr un ahorro econmico que haga
ms factible el diseo de estos planes en las asociaciones y la posibilidad de su ulterior puesta en
prctica.
La metodologa ISIS contribuye a que las asociaciones puedan adentrarse en el mundo de los PESIs de
varias maneras diferentes:
1. A travs de la identificacin de los aspectos clave que son comunes a las asociaciones de
mujeres y de la propuesta de programas para disear planes de sistemas que den respuesta a
las necesidades detectadas en estos puntos clave.
2. A travs de la identificacin de tareas especficas que pueden ser asumidas por las
asociaciones de mujeres en el diseo de un plan de sistemas de informacin. La Gua orienta
sobre los pasos a dar y propone cambios que facilitaran esta tarea a las organizaciones.
10
3. A travs de la identificacin de las tareas que no pueden ser asumidas por las asociaciones de
mujeres: aquellas relativas a las soluciones tecnolgicas que aporta un plan de sistemas de
informacin.
La Metodologa ISIS parte del anlisis de la situacin tecnolgica y las necesidades tecnolgicas de
cuatro asociaciones de mujeres pertenecientes a CELEM: la Asociacin de Mujeres Juristas Themis, la
Federacin de Mujeres Progresistas, la Comisin para la Investigacin de los Malos Tratos a Mujeres y la
propia CELEM.
Estas asociaciones fueron elegidas por CELEM para participar en el Proyecto ISIS y en la elaboracin de
esta metodologa, partiendo de una serie de requisitos tcnicos iniciales necesarios para poder adaptar el
diseo de planes de sistemas a este tipo de entidades. Dichos requisitos fueron los siguientes:
Recursos humanos.
Localizacin.
11
La asociacin que tenga que gestionar servicios con usuarios o clientes tendr ms
necesidad de implantar sistemas de informacin que aquella que no tenga este tipo de
actividad. A mayor volumen de gestin, mayor utilidad del plan de sistemas de
informacin.
Las asociaciones seleccionadas cumplan la mayora de los requisitos, estribando la principal diferencia
en el n de personas contratado, que en el caso de CELEM no llegaba a las 7-10 personas requerido. Sin
embargo, dado su carcter de Coordinadora, se consider interesante que el Mtodo ISIS contemplara
tambin a esta asociacin.
12
La eleccin de estas entidades y no de otras de menor tamao estuvo motivada por el hecho de que no
haba sistemas de informacin previamente implantados en ninguna asociacin. Al no existir este uso
previo de sistemas de informacin en las asociaciones de mujeres, se hizo necesario diagnosticar a
aquellas asociaciones que por los criterios sealados arriba permitieran una visin amplia sobre las
posibilidades que los PESI podran ofrecer a las entidades.
En todo caso, es necesario tener en cuenta que un PESI no slo ser til a una asociacin grande o de
tamao medio.Para aquellas asociaciones de mujeres de tamao pequeo, existen otras posibilidades de
uso de sistemas de informacin que pasan por la articulacin de las mismas en redes de trabajo y foros
de mayor dimensin, en los que tenga cabida el uso de sistemas de informacin. En este sentido y de
cara a futuras experiencias y modelos, el movimiento de mujeres aporta la cultura del trabajo asociativo y
en red a posibles sistemas de informacin que en el futuro incorporen como aspecto base de su
conformacin esta caracterstica y se vuelquen en dar servicio a esta forma de trabajo en red.
2.2
Para elaborar la Metodologa ISIS el primer paso que se realiz fue el Diagnstico de Situacin de las
asociaciones seleccionadas. El anlisis de dicho diagnstico se recoge a continuacin.
2.2.1
Las asociaciones de mujeres tienen rasgos comunes en lo que respecta a su misin, objetivos,
estructura, estrategias y organizacin. Ello ha permitido que la Metodologa ISIS aporte como punto de
partida una serie de programas tecnolgicos vlidos para todas ellas o, por decirlo de otro modo
transferibles.
Las asociaciones de mujeres son organizaciones sin nimo de lucro que tienen como objetivo comn
lograr la plena igualdad entre hombres y mujeres ya sea desde una visin global, poltica, jurdica u otras.
En tanto que asociaciones, se organizan a partir de una Junta de Gobierno o Junta Directiva encargada
de la toma de decisiones y una plantilla encargada del desarrollo de los programas y actividades de cada
entidad. Dicha plantilla es reducida y abarca asociaciones que cuenta con una empleada o ninguna (las
ms pequeas) a otras que incorporan a 30-35 empleadas (la
13
Gestin investigacin
Gestin formacin
Gestin de proyectos
Asociaciones.-
Coordinadoras de asociaciones.-
Federaciones de asociaciones.-
En relacin al diseo de planes de sistemas este aspecto es muy importante, ya que las asociaciones de
mujeres comparten la ausencia de departamentos, equipos o personal informtico dedicado
especficamente a soporte y, tambin a tareas relacionadas con el uso de las nuevas tecnologas. La
Gua propondr cambios y mejoras en este sentido.
Los recursos econmicos de las asociaciones de mujeres provienen, en al menos un 60% de los casos
de subvenciones o convenios con las AA.PP. El porcentaje restante proviene de cuotas de socias y
donativos de empresas y particulares. Estos recursos se emplean fundamentalmente en el pago de los
costes asociados a la ejecucin de sus programas y proyectos:
-
Pago salarios
Costes indirectos
14
tienen dificultadas para poder invertir en NTIC. Por un lado, la mayora de sus ingresos estn vinculados
a subvenciones que se dirigen a la ejecucin de proyectos de atencin directa. Por otro, aun son escasas
las lneas de financiacin pblica dirigidas a promover la modernizacin tecnolgica de las asociaciones
de mujeres.
Las usuarias/os y beneficiarias/os a las que se dirigen tambin tienen puntos en comn. Todas las
asociaciones dirigen su actuacin hacia las mujeres residentes en Espaa, con especial atencin a
aquellas que se encuentran en situacin de vulnerabilidad y todas mantienen un nivel de interlocucin
con la Administraciones Pblica. En lneas globales, estos son los dos grupos objetivo comunes a todas
las entidades.
Las organizaciones cuentan con estrategias comunes de accin, que se resumen en las siguientes lneas
de trabajo:
Atencin directa
Asesora directa
Dichas lneas dan lugar a programas y proyectos diversos. El tratamiento de estas lneas vuelve a tener
aspectos comunes en cuanto a los servicios que generan y las temticas que tratan. Las actuaciones de
incidencia poltica suelen dirigirse a la Administracin Pblica, a las mujeres y, de manera puntual, a otros
grupos objetivo. La lnea de atencin y asesora directa suele incluir servicios jurdicos y psicolgicos en
el caso de todas y, en ocasiones, asesora laboral y acciones de formacin. Por ltimo, la difusin del
conocimiento adquirido incluye actuaciones dirigidas a socias, a asociaciones, a Administraciones
Pblicas, colectivos de mujeres y a pblico en general.
La organizacin de estas tareas depende de los objetivos especficos y de los recursos de las
asociaciones. Cuanto mayor el tamao, mayor es la divisin en reas o departamentos con trabajo
especializado en los distintos aspectos y la inclusin de personas especfico dedicado a la gestin de
proyectos, la supervisin, etc.
Para detallar la estructura organizativa de toma de decisiones y de desarrollo de lneas de trabajo se
adjuntan a continuacin un ejemplo de organigramas de asociaciones de tamao medio y grande:
15
Junta de
Gobierno
Directora
Equipo Administrativo
Servicios externalizados
variables
Equipo Tcnico
Servicios permanentes
externalizados
Junta de
Gobierno
Servicios
externalizados
variables
Directora
rea
de programas
rea de desarrollo de
programas
rea financiera y
administrativa
Directoras de
programas
Coordinadoras
ejecucin programas
Responsable
Equipo administrativo
Equipo Tcnico
Equipo administrativo
Equipo administrativo
16
No obstante, y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector, comienza a haber cambios
en este tipo de planificacin. As, ya hay entidades que se encuentran en una etapa de diseo de planes
estratgicos y planes de accin a largo plazo.
Los espacios o mbitos de actuacin de las entidades son locales, autonmicos y nacionales. Adems,
las entidades participan normalmente en acciones internacionales, bien como gestoras de acciones de
cooperacin internacional en diversas materias, bien en tanto que integrantes de redes sociales/de
mujeres con proyeccin internacional.
La formacin en nuevas tecnologas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterognea y,
en lneas generales, escasa. Existe un alto inters de una parte del colectivo en formarse y muchas
profesionales son autodidactas. El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacin
adquirida. Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos
formacin muestran. Los puestos tcnicos y administrativos conocen en su mayora el uso del Paquete
Office, Internet y correo electrnico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC, mayores sus
conocimientos especficos, sea en programas de bases de datos, de gestin econmica o de elaboracin
de o administracin de pginas web 3 .
El equipamiento informtico y tecnolgico de las entidades es muy bsico. Existe un ordenador por
persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna
entre el Pentium II (la mayora) y el Pentium IV. El 80% de ellos tiene ms de tres aos. Tambin hay al
menos un porttil en cada asociacin.
3 En este sentido, existen experiencias transferibles como la formacin de las profesionales de las asociaciones a travs de
iniciativas de alfabetizacin digital como Red Conecta (www.redconecta.net; www.fundacionesplai..org )
17
La mayora de las asociaciones tienen conexin en red y los servidores tipo se usan como servidores de
datos y son equipos Pentium III. Tambin cuentan con servidores de correo electrnico.
En cuanto a las aplicaciones informticas, las asociaciones usan el Paquete Office, versiones 1998 a
2003. En algunos casos emplean programas de diseo de pginas web y de gestin de contenidos web.
Todas ellas cuentan adems con algn programa de gestin contable bsico. Aquellas que realizan
atencin directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacin de datos.
Todas las asociaciones que formaron parte de diagnstico cuentan con una pgina web. Si bien el
contenido lo facilitan ellas, la actualizacin de los mismos y el alojamiento de las pginas estn
externalizados.
Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el
apoyo de los planes de sistemas de informacin son los siguientes:
-
Necesidad de un espacio y herramientas comunicacin externa para la comunicacin interasociaciones, la difusin de informacin, la ejecucin de acciones conjuntas y la
comunicacin con poblacin y grupos objetivo (mujeres, AA.PP., etc.).
Mejora de la gestin del conocimiento y del uso del espacio.- necesidad de informatizacin de
archivos, ordenacin y organizacin de la informacin; mejora de la sistematizacin, gestin y uso de
la informacin generada por los programas y proyectos. Todo ello, unido a varias cuestiones
fundamentales:
Un cambio que promueva la reduccin del uso del papel y la optimizacin del espacio fsico
en las asociaciones.
18
Necesidad de mejora de la atencin directa a partir de un uso eficiente de la informacin.Por ejemplo, bases de datos de atencin a usuarias: necesidad de bbdd comunes,
accesibles a perfiles definidos-, flexibles, completas, tiles y seguras (que recojan todo
aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)
Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger
buenas prcticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones,
etc).
Asegurar que la informacin disponible cumple con la legislacin en materia de proteccin de datos.-
19
auditoria (5 aos); gestin datos carcter personal de las usuarias, (datos sensibles).
20
2.3
2.3.1
Introduccin
El anlisis de este diagnstico de situacin permiti la elaboracin del Modelo de Referencia tecnolgico
y funcional que se presenta a continuacin. El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de
servicios desempeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologa, as como
los soportes tecnolgicos que se pueden prever. Consta de dos apartados: el modelo funcional y el
modelo tecnolgico. El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de
mujeres para desempear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos. El segundo,
el modelo tecnolgico, seala el soporte tecnolgico adecuado.
El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacin
que pueden ser tiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo
gracias el uso de esta solucin tecnolgica. Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de
informacin. A continuacin se establece un cuadro con el proceso de anlisis desarrollado y se explica
cmo se ha llegado a la identificacin de los 6 programas o grupos de sistemas de informacin. Unido a
estas consideraciones, la Gua tambin identifica el modelo de gestin de las tecnologas que
21
necesitaran las asociaciones de mujeres para, a partir de estos programas, disear proyectos
tecnolgicos y para pasar a la fase, una vez hecho ese diseo,de implantacin de dichos proyectos.
Por lo tanto, el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de
mujeres, puntos que tienen en comn y que requeriran unas soluciones tecnolgicas similares. A
continuacin se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones tcnicas que se aportan.
Cuadro 5.- Proceso de identificacin soluciones tecnolgicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional
Modelo Tecnolgico
Programas y proyectos
Comunicacin e informacin
Recursos Humanos
Equipo de Gestin de TI
22
2.3.2
Programas y proyectos
movilizacin.-
23
Asesora
Incidencia poltica
Atencin psicolgica
Atencin jurdica
Otros
Asesora jurdica
Asesora laboral
Otras
-Distintas temticas
Difusin de informacin
Campaas
La solucin tecnolgica que propone la Metodologa ISIS para la gestin de programas y proyectos es un
Sistema de gestin de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnolgicos, un
proyecto tecnolgico y un cambio organizativo:
- Una Oficina de Gestin de Proyectos, (el cambio organizativo)
- Un portal de gestin de proyectos (programa tecnolgico 1)
- Una herramienta de Gestin de Expedientes (programa tecnolgico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacin (proyecto tecnolgico)
2.3.2.1
4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones. Se trata de servicios que suelen prestar
todas, a veces todos ellos, otras, alguno o algunos de ellos.
24
El uso de herramientas tecnolgicas para la gestin de programas y proyectos sociales (de incidencia
poltica, atencin, asesora, etc.), requerir de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de
empleo de las mismas en las siguientes lneas de trabajo:
b. Organizar un archivo comn con los dossier de todos los proyectos finalizados, con los
debidos privilegios de acceso.
c.
25
Ser vnculo con la gestin de los proyectos tecnolgicos que se derivaran de la implantacin de un
PESI. No hay que olvidar que, aparte de los proyectos sociales, habra otros proyectos derivados
del PESI, de ndole tecnolgica, cuya gestin debera hacerse desde las propias asociaciones.
Las responsables de la Oficina de Proyectos debern tener conocimientos en la materia y actuar
de vnculo con el equipo de gestin de las tecnologas de la informacin, como se explicar en
apartados posteriores.
Cmo conformar la Oficina de Gestin de Proyectos?
La Metodologa ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres, con
liderazgo en rotacin anual, y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacin completa, para desarrollar
las funciones descritas anteriormente. Esta figura permitira compartir recursos y economizar, adems de
lograr la formacin en la materia de un grupo de personas de cada asociacin.
Otra posibilidad consistira en la puesta en prctica de dicho modelo de forma independiente en cada una
de las asociaciones. Tendra un mayor coste pero se justificara en el caso de asociaciones de tamao
medio grande o en proceso de crecimiento. Tambin tendra sentido para asociaciones que acten como
coordinadoras o como federaciones de asociaciones.
B. Portal de Gestin de Proyectos
Las funciones de la Oficina de Gestin de Proyectos podran realizarse manualmente, sin ayuda de
sistemas informticos especficos. No obstante, la propuesta de la Metodologa ISIS es una mejora de
sus tareas gracias a un Portal de Gestin de Proyectos que contara con:
Sistema de gestin documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada. Por
ejemplo: bsqueda por Asociacin de Mujeres > Lnea de Actuacin > Proyecto > Informacin
General, etc.
En una zona especfica, se podra publicar toda la informacin relativa a mtodos y prcticas
(plantillas de Word, Excel y Project, manuales, ejemplos, etc).
En otra zona podran pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacin
de mujeres.
26
La Oficina de proyectos tambin podra tener otra zona asignada para organizar boletines
informativos sobre convocatorias de subvenciones, plazos de justificacin y presentacin de
informes, y otra informacin relevante.
No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria. A veces cada servicio abre su
propio expediente y no es compartido con el resto de servicios. Esto dificulta el seguimiento y
sistematizacin de la informacin. En trminos de servicio, dificulta una atencin integral a la
usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visin global de su caso y
luego se centren en la materia especfica en que van a darle servicio.
Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacin se
encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homognea. La posibilidad de contar
con un sistema informatizado para todo el proceso permitir evitar esta situacin y lograr un ahorro
de papel.
Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de diseo de bases de datos a medida
que aportan valor a los distintos servicios que se realizan.
El sistema de gestin de expedientes que se propone, por tanto, ha de tener en cuenta todos estos
aspectos. Si bien en el mercado existen herramientas denominadas motores de workflow las
experiencias previas en las asociaciones y la existencia de algn sistema de gestin de expedientes a
27
medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seran generalizables para el resto de
asociaciones y cul sera su coste. Como mejora necesaria, la Metodologa identifica:
-
la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacin clave para
ulteriores investigaciones que den a conocer la situacin y avances sobre los colectivos con los
que trabajan las asociaciones.
2.3.3
Comunicacin e Informacin
La comunicacin interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes
de sistemas. Tambin lo puede hacer la difusin de informacin. El Modelo de Referencia identifica la
necesidad de herramientas que mejoren la comunicacin entre el personal de cada entidad, tanto
profesional como de juntas de gobierno, por un lado, y entre las asociaciones, por otro. Se trata de
lograr que la informacin fluya, est disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes
interesadas.
Por otro lado, muchas asociaciones ya cuentan con pgina web como herramienta de difusin de
informacin. Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacin externa a travs de ella
va ampliacin de contenidos especficos para asociadas (desarrollos especficos para soporte gestin
asambleas de socias, tramitacin cuotas on-line y otros servicios, etc.), medios de comunicacin y
pblico en general.
Las soluciones tecnolgicas que plantea la Metodologa ISIS se explican a continuacin.
28
2.3.3.1
2.3.4
El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar, poner en
comn y dar la mxima utilidad a la informacin que generan, alentando investigaciones y difundiendo
dicha informacin.
Tambin es importante dinamizar la generacin y difusin de ideas entre grupos especficos de inters.
Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comn y formacin que permitan salvar las
barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas, promoviendo as un mayor acceso de
todas a este tipo de recursos. Necesitan, por ltimo, contar con una herramienta que facilite el archivo y
el acceso a los datos derivados de la prctica de los servicios y programas de atencin directa, asesora
e incidencia poltica.
29
2.3.4.1
La solucin tecnolgica que plantea la Metodologa ISIS consiste en un sistema de gestin del
conocimiento (programa tecnolgico 5), que incluya:
Herramientas para la investigacin:
Repositorio de informes, y herramienta que permita utilizar la informacin que generan las
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones. Con ello
se optimizara el uso de esta informacin, facilitando una retroalimentacin para mejorar el
trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad. Ej.- Datos sobre la
situacin de las mujeres vctimas de violencia de gnero en una Comunidad Autnoma__
sistematizacin de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacin de
investigaciones__ resultados de investigacin permiten mejorar el trabajo de las entidades
de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y
tendencias de la problemtica que se trata.
Biblioteca virtual o gestor documental compartido por todas las asociaciones y que permita
el acceso e intercambio de informacin.
Plataforma de formacin on-line.- En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacin que ofrecen
este servicio para entidades sin nimo de lucro con costes econmicos y ya adaptadas a la idiosincrasia
y necesidades de este sector. La Gua recomienda el estudio previo de estas opciones 6 .
Activacin de grupos especficos de inters o difundir las ideas de determinadas personas: blogs,
biblioteca virtual, gestin de comunidades y grupos especficos de inters (foros de debate, publicacin
de noticias y contenidos, formacin a distancia, etc).
2.3.5
Recursos humanos
Si bien todas las asociaciones de mujeres externalizan la mayor parte de la gestin administrativa relativa
a los recursos humanos (nmina, seguros sociales, etc.), existen tareas que necesariamente han de
llevar a cabo ellas mismas. El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de
optimizar los tiempos que emplean en estas tareas, a da de hoy mayores de lo que consideran
adecuado.
6
Por ejemplo, la Universidad Oberta de Catalunya (UOC), cuenta con una lnea de actividad orientada a las ONGs que facilita su
formacin on-line y otras actividades relativas a la potenciacin del uso de las nuevas tecnologas en estas entidades.
30
2.3.5.1
Este sistema no debe gestionar las nminas y los seguros sociales (se aconseja que estas funciones
sigan delegadas en entidades gestoras). Se propone un sistema a medida complementario para agilizar,
entre otras, la operativa de contratacin (e.g. comunicacin a la gestora de altas y bajas).
Este sistema tambin podra mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil
contratado. Podra alimentarse y mantenerse la informacin en este sistema, para la posterior generacin
automtica de un documento que pueda publicarse en la Intranet.
31
3.1
3.1.1.1
Un equipo de gestin de TI
Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimtica e Infraestructura de las asociaciones de
mujeres estn externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestin del sitio Web,
correo electrnico, compra de equipamiento, mantenimiento, etc.).
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener. La Gua recomienda que se
trabaje sobre l en busca de una estrategia de consolidacin de la demanda para abaratar los servicios,
por un lado, y para imponer una relacin basada en niveles de servicio y estndares de calidad. En suma:
contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados.
En todo caso, estos servicios que actualmente se contratan no seran suficientes para la puesta en
marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacin. Para ello, la Metodologa ISIS
recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres.
Adems de introducir la Oficina de Gestin de Proyectos (pag. 26), se propone la introduccin de dos
nuevos equipos de trabajo, vinculados a las nuevas tecnologas:
En un principio, ambos equipos podran estar unidos, hasta que la operativa tomara un determinado
volumen. Este equipo conjunto estara dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de
32
tecnologas de la informacin y adems tendra las funciones de gestionar los nuevos proyectos
tecnolgicos y de gestionar la seguridad de la informacin utilizada.
El equipo debera estar compuesto por 2-3 personas con dedicacin completa. Los perfiles deberan
tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacin. No se necesitara que
fueran licenciadas en informtica, si bien cuanto mayor bagaje tecnolgico, tanto mejor. Las funciones
sern principalmente las siguientes:
Al igual que suceda con la Oficina de Gestin de Proyectos, la Gua propone que el Equipo de Gestin
de TI y de Gestin de la Seguridad de la Informacin pudiera ser compartido por todas las asociaciones.
La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado. Tambin lo da el
hecho de que de este modo se ahorraran recursos.
En todo caso, la figura tambin es vlida para una asociacin en concreto, de nuevo, siempre que tenga
un tamao adecuado o se encuentre en fase de crecimiento.
El esquema siguiente muestra de manera sinttica este cambio organizativo y orienta sobre cul sera el
funcionamiento que tendran la Oficina de Gestin de Proyectos y el Equipo de TI y Gestin de la
Seguridad de la Informacin entre ellos y en relacin a los equipos operativos de las asociaciones y a los
proveedores de servicios tcnicos y tecnolgicos:
7
Despus vendr el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacin continuada de los
sistemas.
33
Figura 1.- Cambio organizativo propuesto: equipo gestin TI, seguridad y Oficina Gestin Proyectos
Directivas
Tcnicas
Sgto.
PMO
Soporte
Gestin Proyectos
Sociales
Equipo
Seguridad
Gestin de Riesgos
Seguridad de la Informacin
3.1.1.2
Equipo TI
Gestin Proyectos TI
Ejecucin Proyectos
Sociales
Proveedores TI
Ejecucin Proyectos TI
Fundamentos de la Gestin de TI
Una forma muy sencilla de representar la funcin de un equipo dedicado a la Gestin de la Tecnologa y
la Informacin es la siguiente:
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen
la necesidad de informacin, el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla, y la
informacin resultante debe tener una serie de propiedades para que sea til para dicho servicio
(informacin y datos no son la misma cosa). El diagrama explicativo de estas funciones sera el
siguiente:
34
SISTEMAS DE
INFORMACIN
DATOS
EVENTOS
Objetivos de Negocio
Oportunidades de Neg.
Requisitos Externos
Reglamentacin
Riesgos
TECNOLOGA
INSTALACIONES
PERSONAS
INFORMACIN
Efectiva
Eficiente
Conforme
Fiable
Confidencial
Integra
Disponible
El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones:
Datos: No son slo los elementos de una base de datos, sino objetos de informacin en su ms
amplio sentido: externos e internos, estructurados y no estructurados, grficos, sonidos, etc.
Tecnologa: Incluye el hardware, los sistemas operativos, las bases de datos, las redes, el
software de base, etc.
Instalaciones: Seran todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacin.
Las propiedades de la informacin que ha de ponerse a disposicin de los servicios que realizan las
asociaciones de mujeres son las siguientes:
Efectiva: Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las
asociaciones. Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta, consistente y de manera que
pueda utilizarse.
Conforme: Debe cumplir la ley, reglamentacin y acuerdos contractuales a los que las
asociaciones de mujeres se encuentren sometidas.
35
Fiable: Debe ser apropiada para que la direccin pueda tomar sus decisiones y ejercer su
responsabilidades informativas (financieras y de conformidad).
Integral: La informacin debe ser precisa, completa y vlida en los trminos esperados por las
asociaciones de mujeres.
Disponible: Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que
se desarrollan, ahora y en el futuro.
La Metodologa ISIS recomienda que el equipo que haya de ponerse al mando de la gestin y control de
TI, se gue por el modelo consensuado de gestin denominado COBIT (Control Objectives for Information
and related Technology).
Cuadro 8.- Modelo COBIT
APPLICATION
SYSTEMS
EVENTS
Business Objectives
Business Opportunities
External Requirements
Regulations
Risks
DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE
BUSINESS OBJECTIVES
INFORMATION
Effectiveness
Efficiency
Compliance
Reliability
Confidentiality
Integrity
Availability
IT GOVERNANCE
MONITORING
M1 monitor the process
M2 assess internal control adequacy
M3 obtain independent assurance
M4 provide for independent audit
DELIVERY & SUPPORT
DS1 define and manage service
levels
DS2 manage third-party services
DS3 manage performance and
capacity
DS4 ensure continuous service
DS5 ensure systems security
DS6 identify and allocate costs
DS7 educate and train users
DS8 assist and advise customers
DS9 manage the configuration
DS10 manage problems and
incidents
DS11 manage data
DS12 manage facilities
DS13 manage operations
INFORMATION
MONITORING
effectiveness confidentiality
efficiency
integrity
compliance availability
reliability
IT RESOURCES
people
application
systems
PLANNING AND
ORGANISATION
technology
facilities
data
DELIVERY AND
SUPPORT
ACQUISITION AND
IMPLEMENTATION
Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamao medio, s es recomendable mantener el
flujo bsico en la gestin continua de TI que propone dicho Modelo. Las asociaciones de mujeres podran
centrarse en el primer hito de cada uno de los puntos bsicos del modelo:
Planificacin y Organizacin: Cada cierto tiempo, hay que planificar el bloque de acciones de
continuidad y mejora de los sistemas de informacin.
36
Suministro y Soporte: Los nuevos sistemas de informacin hay que ponerlos en produccin, y
mientras funcionen, hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les
impida trabajar adecuadamente sea resuelta en el mnimo tiempo y con el menor impacto.
INFORMACIN
4. MONITORIZACIN
efectiva
eficiente
conforme
fiable
RECURSOS DE TI
personas
Sistemas de
informacin
3. SUMINISTRO
Y SOPORTE
3.1.1.3
confidencial
ntegra
disponible
1. PLANIFICACIN
Y ORGANIZACIN
tecnologa
infraestructuras
datos
2. ADQUISICIN E
IMPLEMENTACIN
Como se vio en el diagnstico de situacin, en trminos generales las asociaciones de mujeres cuentan
con un equipamiento e infraestructura informtico bsicos. En trminos operativos, la Gua recomienda
una actualizacin de las versiones del Paquete Office, una mejora de la conexin de datos y de la los
discos de memoria. Todo ello dar ms agilidad y capacidad de gestin de informacin al trabajo diario
de las asociaciones.
Dicho esto, es necesario sealar que los proyectos tecnolgicos que se desarrollaran a partir del Modelo
de Referencia no implicaran necesariamente un cambio de equipamiento. Por ejemplo:
37
- Los Sistema de Gestin de Expedientes: las experiencias de la Asociacin Themis o de la FMP en este
sentido deberan estudiarse y podran ser vlidas para otras entidades. Los sistemas con los que cuentan
actualmente ya funcionan con los equipos que tienen.
-El Sistema de Gestin del Conocimiento: los servidores para la gestin del conocimiento podran
contratarse de manera externa, con iniciativas como la sealada de universidades y otros proveedores
que facilitan este servicio.
-El Canal Intranet: las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet. Los servidores
actuales los facilita el proveedor de hosting, y as se podra mantener la figura.
El hecho de crear un Equipo de Gestin de TI permitira estudiar las opciones ms viables para las
asociaciones en trminos de equipamiento e infraestructuras informticas. La compra de equipamiento
sera una de sus responsabilidades. A la hora de organizar un PESI, este equipo definira si un
determinado proyecto tecnolgico, (por ejemplo, un nuevo Sistema de gestin de expedientes),
necesitara de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiran la opcin que ms se
ajustara a las posibilidades de las asociaciones.
3.2
El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologa ISIS, deber tomar en
consideracin una serie de condicionantes, prioridades y rdenes de coste. En este captulo se avanzan
las primeras directrices y pasos sobre estos temas.
A lo largo del la presente Gua se han identificado 6 grupos de sistemas de informacin o programas
tecnolgicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres.
1. Canal Intranet
2. Canal Internet
3. Portal de Gestin de Proyectos
4. Sistema de Gestin de Expedientes
5. Sistema de Gestin del Conocimiento
6. Sistema de Gestin de RRHH
38
Consecuentemente, el PESI resultante debera incorporar estos programas tecnolgicos como punto de
partida desde el cual disear proyectos tecnolgicos concretos.
La Gua tambin ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacin de
una Oficina de Gestin de Proyectos y un Equipo de Gestin de TI y de gestin de la Seguridad de la
Informacin. La incorporacin de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el
diseo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados. Seran estos equipos, junto con las
profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disearan los proyectos tecnolgicos. La
experiencia apunta a que con este formato, el peso del servicio o negocio frente a la tecnologa quedara
asegurado.
La siguiente accin de envergadura que deberan realizar estos mismos equipos sera la identificacin,
contratacin y la gestin de un proyecto tecnolgico perteneciente a alguno de los 6 programas
identificados por la Gua. Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seran muy rentables de
cara al futuro, y seran un elemento de control en la gestin del cambio.
El documento de Plan de Sistemas, que debera servir para dirigir las primeras actuaciones, tendra que
desarrollar como mnimo los siguientes puntos, por cada lnea o programa de actuacin de actuacin:
1.
2.
3.
Calendario de actividades
4.
5.
Plan de contratacin
6.
Es decir:
Documento plan de sistemas.- Programa tecnolgico.- Proyectos dentro del programa tecnolgico.Pasos 1 a 6. .
3.2.1
Diagnstico de situacin
39
Necesidades
- Diagnstico de situacin.- Se podran elegir uno o varios de los programas identificados por la Gua. A
partir de ah, se iniciar el diagnstico de situacin. Dependiendo de la asociacin/agrupacin de
asociaciones, se podran realizar uno o ms proyectos tecnolgicos relacionados con ese programa. Por
ejemplo: se decide que la prioridad estratgica es avanzar en los sistemas de gestin del conocimiento.
Una vez decidido, habra que hacer un diagnstico de la situacin de la entidad/entidades en este sentido
recabando:
Procesos crticos.- Qu aspectos concretos del proceso de trabajo en gestin del conocimiento
que ya se realizan no estn funcionando como se esperaba
- Anlisis del diagnstico.- Extraccin de pautas y conclusiones. Por ejemplo: no existe un sistema de
clasificacin de la documentacin; slo los equipos A y B comparten la informacin; existe un archivo
informtico del departamento C que podra replicarse en el resto de la organizacin; es necesario mejorar
la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencin directa
a usuarias, etc.
Propuesta de soluciones a travs de proyectos tecnolgicos.- Para qu se quieren introducir los sistemas
de informacin, en trminos de a qu tareas se entiende que contribuiran y qu resultados se cree que
podran facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestin para lograr/contribuir a los
objetivos de la asociacin/asociaciones). Por ejemplo: se quiere clasificar toda la informacin de la
organizacin; se quiere hacer accesible la informacin con niveles de restriccin segn perfiles de
trabajo; se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y
de compartir documentos que supere las barreras temporales y geogrficas;
40
Es recomendable que en estas tareas del diagnstico de situacin se empleara una metodologa que
permitiera la participacin de todas las personas de la organizacin que pudieran aportar al diagnstico y
que vayan a ser beneficiarias o afectadas del diseo e implantacin del proyecto tecnolgico de que se
tratara.
Definicin de los proyectos tecnolgicos.- Entre las responsables de los proyectos sociales, la
Oficina de Gestin de Proyectos y el Equipo de TI se identificaran uno o varios proyectos
tecnolgicos. Las responsables de los proyectos sociales definiran las prioridades de servicio y
la OGP y el Equipo de TI definiran calendario anual y posibles fases de elaboracin del
proyecto/proyectos tecnolgicos en dicho periodo.
3.2.2
La justificacin de la necesidad tendra dos motivaciones. Por un lado, explicar y avalar la necesidad
de cada proyecto. Por otro, aterrizar el anlisis del diagnstico de situacin a una propuesta de
trabajo concreta que defina:
3.2.3
Responsables y funciones
Resultados esperados
Estimacin econmica
Como todo proyecto, un proyecto tecnolgico tendr su ciclo de vida y necesitar de un calendario que
detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas.
3.2.4
Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnolgicos como si ya existen proyectos tecnolgicos
desarrollados, es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros. Por ejemplo: se
disea un proyecto tecnolgico para la implantacin de un gestor documental que va a tener relacin con
un proyecto tecnolgico que facilite formacin on-line y con otro proyecto tecnolgico dependiente del
canal intranet y que archiva los boletines de la asociacin y los enva automticamente a las socias de la
entidad. Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacin que hace la Gua del Modelo de
Referencia, que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos.
41
3.2.5
Plan de contratacin
Este apartado detallara las tareas que se requiere contratar, el presupuesto mximo que se podra
invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitaran. La Oficina de Gestin de Proyectos y
el Equipo de TI se encargaran de esta labor.
3.2.6
El diseo y la implantacin de sistemas de informacin es siempre algo novedoso que conlleva cambios
que afectan al da a da de la gestin de cualquier entidad. Un buen plan de comunicacin sobre el
sistema de informacin y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades, cambios, sinergias, etc.) es
fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en
que se lleva cabo. El acompaamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacin,
especialmente en el trabajo de las personas ms directamente involucradas en el,
tambin es
determinante para una adecuada incorporacin del sistema a los procesos de trabajo sobre los que
actuar y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan.
Por ello, se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacin y gestin
del cambio. Dicho plan se centrara en establecer:
Es recomendable que una vez tomada la decisin de comenzar el diseo de un proyecto tecnolgico,
sta fuera comunicada a toda la organizacin, indicando las reas de trabajo encargadas de su
realizacin, los plazos de ejecucin y solicitando la colaboracin de todas las personas que quisieran
hacer aportaciones.
A continuacin, se tratara de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunin para lograr que el
diagnstico de situacin fuera lo ms rico posible.
Por ltimo, los avances hechos en el resto de pasos podran comunicarse segn el grado de inters. Por
ejemplo, se podran establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a
administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran y/o utilizaran otros sistemas de
informacin ya disponibles. A la par, se podra enviar a toda la organizacin una comunicacin del estado
de situacin del proceso de diseo o del proceso de implantacin cada vez que se completara una fase
de trabajo. Por ltimo, se realizaran sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se
42
establecera un plan de incorporacin gradual del sistema en la gestin diaria de las personas
involucradas en su administracin y uso.
3.2.7
Se sealan aqu algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios
para la elaboracin de software a medida, con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos
y llamar la atencin sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos.
En los proyectos tecnolgicos:
La gestin de los requerimientos no puede cerrarse al principio, sino que hay que mantenerla viva
durante gran parte del proyecto. A medida que se avanza en el diseo, pueden aparecer cambios
o procesos crticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final. De
acuerdo a la experiencia, y dicho en otras palabras, en los proyectos tecnolgicos es fcil saber lo
que no se quiere desde un primer momento, pero no se sabe lo que se quiere de inmediato.
El software no se ve.- El control del avance debera realizarse sobre partes del sistema
funcionando, pero esto exige una gestin del proyecto conforme al mtodo de ciclo de vida
iterativo incremental, al que los proveedores suelen ser reacios. Lo ms frecuente es encontrar
proyectos con ciclo de vida en cascada, en los cuales se cierran secuencialmente las fases de
requisitos, diseo, implementacin y pruebas. La primera visin del software se obtiene al final, lo
que supone mucho riesgo.
Gestin de configuracin del software: Para que el da de maana otro proveedor pueda
modificar el sistema de informacin, es necesario conservar no slo los elementos de la
instalacin final, sino tambin los productos intermedios y el cdigo fuente. Todos estos elementos
son necesarios para cualquier modificacin que se quiera realizar sobre el sistema. Conservarlos
significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacin de los cambios o ampliaciones
que se quisieran hacer sobre el sistema. Por ello, es muy importante gestionar las versiones
adecuadamente y guardar copias de seguridad.
Las o la asociacin de mujeres en cuestin tendra derecho a la reparacin de los fallos, mantenimiento correctivo-, de manera gratuita durante el periodo de garanta, que suele ser de 6
meses. Despus suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas
funcionalidades.
43
3.3
8 Existen otras leyes que tendran relacin con el tratamiento de dichos datos a nivel informtico, como es la Ley 34/2002 de 11
de julio de servicios de la sociedad de la informacin y de comercio electrnico.
9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet. Fue
creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988, en respuesta a las necesidades requeridas durante
un famoso incidente, conocido como el "Gusano de Internet".
44
Se dirige de los servicios a los sistemas y no al revs, proponiendo un equipo de trabajo mixto
entre personal encargado de la gestin de los servicios y personal tcnico informtico de sistemas.
Est as pensado porque son las tcnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen
los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacin. El personal tcnico informtico
aporta la cobertura de los sistemas y la medicin de las vulnerabilidades que puede sufrir la
informacin. Otros sistemas de gestin de riesgos de la seguridad partan del esquema inverso,
analizando vulnerabilidades de la infraestructura tcnica. Esto entorpeca el desarrollo de acciones
eficaces por dos motivos: 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacin importante y 2) la
creacin de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el
rea de TI.
Propone una metodologa muy bien detallada, con unos pasos muy claros y definidos,
proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas, ejemplos, etc.), y asumiendo todas las
buenas prcticas de las normas y estndares actuales.
Las asociaciones de mujeres podran asumir las actividades de aplicacin de OCTAVE con
autonoma, despus del soporte de un proveedor para la primera iteracin. Ello evitara una
externalizacin de la evaluacin de riesgos en seguridad de la informacin, formato en el que:
para los expertos externos es muy difcil, si no imposible, asumir las perspectivas de la
organizacin
despus de la evaluacin, los expertos se van. Lo que debera ser una gestin continua se
convierte en auditorias puntuales
45
un posible escenario futuro, que, siguiendo las recomendaciones de la gua, introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodolgicos e incorporara servicios
de tecnologas de la informacin internos y una parte operativa de servicios de TIC
externalizada.
46
Es necesario tener en cuenta que, en el escenario actual, la asociacin de mujeres que inicie esta labor
no podr realizar los dos ltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisin y mantenimiento
estrategia): necesitar el servicio de proveedores de TI externo que aporten, adems de la infraestructura
y la operativa, las soluciones especficas para el diseo de proyecto tecnolgico y/o PESI creado por la
asociacin.
Por ltimo, se facilitan los soportes metodolgicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la
asociacin de mujeres puede llevar a cabo autnomamente. Dichos soportes son:
Modelo de Referencia
Plantilla estrategia-servicios-soportes
Plantilla de anlisis DAFO.- Esta plantilla se podr emplear tanto para establecer la visin
futura del proyecto tecnolgico Ao 1 y del PESI como para conocer el estado de situacin
de las TIC en la actualidad
47
4.1
48
ESCENARIO TRABAJO
PESIs
ESCENARIO
ACTUAL
PASO 3
PLANIFICAR
ESTUDIO
ESTABLECER
CONTEXTO
NEGOCIO/
SERVICIO
VALORAR
SITUACIN
ACTUAL
Propuesta
PESI
Diagnstico
de Situacin
Diagnstico de
situacin
Calendario
acciones
Misin, Visin,
Estrategia,
Objetivos,
servicios,
resultados
esperados,
planificacin
de la direccin
Objetivos,
servicios,
resultados,
visin de las
gestoras
Involucrar
personal
implicado
Preparacin
de soportes
Gua
Metodologa
ISIS
Entrevistas a
Junta de
gobiernos y a
Directoras
Responsable:
Directora de
estudio
Responsables
de reas/dptos
(Directoras y
tcnicas)
Entrevistas a
tcnicas y
administrativas,
voluntariado y
socias (estas
dos ltimas,
opcional)
Entrevistas a
personal
informtico
asociaciones
(interno o
subcontratado)
PASO 4
ESTABLECER
VISIN
FUTURA
PASO 5
DEFINIR
ESCENARIO
OBJETIVO
Planteamiento
PESI a tres
aos con
proyectos
tecnolgicos a
desarrollar en 1
ao1, ao 2 y
ao 3
Escenario sobre
proyecto
Tecnolgico ao
1:
Identificacin
programa/progr
amas 1 a 6 de
la Gua
Metodologa
ISIS u otros
programas por
parte de
Directoras
Identificacin
Recursos
humanos
Y materiales
Necesarios:
internos
Y externos;
Disponibles y
nuevos
Identificacin
de proyectos
ao 1, ao 2 y
ao 3 a
desarrollar a
partir programa
tecnolgico
seleccionado.
Equipos de
trabajo (Mixtos):
Directoras,
tcnicas y
administrativas
Decisin
conjunta:
Directoras,
tcnicas
POSIBLE ESCENARIO
FUTURO (SIGUIENDO
RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGA
ISIS
IDEM, bajo
direccin y
gestin Oficina
Gestin
Proyectos y
Equipo TI
Planteamiento
PESI , bajo
gestin y
orientacin
Oficina
Gestin
Proyectos y
Equipo TI
PASO 6
DEFINIR
EL PLAN
ESTRATGICO
Detallar pasos
PESI (ao 1,
ao 2, ao 3)
Objetivo
Resultados
esperados
Actividades
previstas
Indicadores
PASO 7
PUBLICAR
ESTRATEGIA
PASO 8
REVISAR
Y MANTENER
ESTRATEGIA
Public
acin
Plan
estrat
gico
PESI
Acompaar de
Plan
De
Comunicacin y
Gestin del
cambio
Equipos de
trabajo (Mixtos):
Directoras,
tcnicas y
Administrativas
Apoyo externo:
proveedor TI
IDEM , bajo
direccin y
gestin Oficina
Gestin
Proyectos y
Equipo TI
Realizacin:
Directoras y
equipo tcnico +
Oficina Gestin
Proyectos y
Equipo TI
Realizacin:
rea
Comunicacin
con apoyo
Oficina
Gestin
Proyectos y
Equipo TI
Realizacin:
Oficina
Gestin
Proyectos y
Equipo TI con
consulta
equipos
tcnicos49
y de
toma decisin
ACCIONES DE LA ASOCIACIN
Decidir Directora del estudio
Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos
Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el
estudio
Preparar los soportes metodolgicos de la Gua
PASO 2
ESTABLECER CONTEXTO DE
NEGOCIO/SERVICIO
50
ACCIONES DE LA ASOCIACIN
Entrevistar a tcnicas y administrativas para conocer la situacin actual de
la gestin de los servicios, programas, etc.
Entrevistar a personal informtico para conocer estado de las tecnologas
en la asociacin
Analizar la informacin y establecer conclusiones del diagnstico
Soportes: entrevistas Gua Metodologa ISIS a gestoras y a personal
informtico de la asociacin
PASO 4
ESTABLECER VISIN FUTURA
51
ACCIONES DE LA ASOCIACIN
Definicin del escenario para la realizacin del PESI a partir de la
identificacin de procesos clave y de la identificacin de los recursos
humanos y materiales necesarios para realizarlo.
Soportes: Plantilla recursos; consejos Gua en materia recursos necesarios
para la gestin de Proyectos tecnolgicos
Detallar Estrategia PESI a tres aos con sus tres proyectos tecnolgicos
52
ACCIONES DE LA ASOCIACIN
Este paso se realizara una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha.
53
4.2
10
54
Cules son las funciones clave del personal de la asociacin dentro de dicha estructura?
Existe una distribucin en la ejecucin de dichas funciones? Cmo se organizan?
Quines entiende que son las usuarias/os de los servicios que presta la asociacin?
o
N contratados permanentes
N contratados tiempo parcial/tiempo completo permanentes
55
o
o
o
o
Cules son los principales proveedores y/o trabajos subcontratados por su organizacin?
Cmo se adecuan las acciones del plan estratgico con la estructura de su asociacin?
Directivas
Tcnicas
Administrativas
Voluntariado
Procesos a mejorar
Procesos a suprimir
Procesos a aadir
Entre departamentos
Procesos a mejorar
Procesos a suprimir
Procesos a aadir
56
Procesos a mejorar
Procesos a suprimir
Procesos a aadir
Procesos a suprimir
Procesos a aadir
Procesos a suprimir
Procesos a aadir
Procesos a suprimir
Procesos a aadir
Con voluntariado
Procesos a mejorar
Procesos a aadir
Procesos a mejorar
Procesos a suprimir
Con proveedores
Procesos a mejorar
Procesos a aadir
Con clientes/usuarios/as
Procesos a mejorar
Procesos a suprimir
Otros
Procesos a mejorar
Qu papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacin? Cuntos son?
2. Solicitud documentacin.-
Estatutos
Estructura junta directiva
Organigrama profesional
Planes de trabajo actuales y futuros, a corto y a largo plazo (plan estratgico, planes
de accin)
Muchas gracias por su colaboracin
57
58
Cmo o en qu cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacin? A qu ayudara?
Alto
Normal
Regular
Bajo
- Por favor, explique el uso que en su opinin hace su asociacin de las siguientes herramientas
tecnolgicas y aada aquellas que no aparezcan sealadas:
Programas
Impresora
Fax
Internet
Mviles
59
Quin realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y qu perfil profesional tiene?
Como contratados.-
Como subcontratados.-
60
Cree que en el futuro prximo su organizacin necesitar contar con personal con una alta
calificacin en el manejo de herramientas tecnolgicas?
61
Cuenta la entidad con soporte informtico capaz de dar servicio a sistemas de informacin?.
En caso afirmativo, detalle los soportes existentes y sus prestaciones.
2 Programas informticos.-
Qu aspectos relativos a los programas informticos que utiliza la entidad cree que deberan
ser mejorados?
62
Cmo cree que podra ayudar una metodologa de sistemas de informacin a mejorar el
trabajo que realiza la entidad?
Tienen necesidad de establecer la informacin en red entre las oficinas de su entidad en una
misma ciudad?
Tiene la asociacin necesidad de establecer la informacin en red con las socias, vivan en
Madrid u otras Comunidades Autnomas?
Tiene alguna sugerencia o indicacin sobre cmo debera realizarse esa metodologa de
plan de sistemas de informacin?
Cree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestin que se le
solicita al equipo informtico?.
Cree que con la formacin existente en la actualidad la plantilla podra gestionar sistemas de
informacin?. Por favor, detalle su respuesta y de ejemplos concretos.
63
3 ANLISIS DAFO PARA LA ELABORACIN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD.Por favor, detalle en el cuadro a continuacin las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
que en su opinin tienen su asociacin en la actualidad en relacin a los planes de sistemas de
informacin.
Qu se entiende por
Fortalezas.- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces
para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos.
Oportunidades.- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas
en trminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan.
Debilidades.- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que
merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente.
Amenazas.- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las
capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones.
Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
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4.3
MISIN
La misin es lo que la asociacin quiere hacer para transformar su visin realidad
OBJETIVOS O METAS
Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajarn para lograr contribuir a la misin
ESTRATEGIAS
Las estrategias son las lneas de trabajo de la asociacin a partir de las cuales hacer posibles los objetivos
ACCIONES O SERVICIOS
Los servicios son las acciones que desarrollan las lneas de trabajo o estrategias de la asociacin. Se suelen
organizar en programas y proyectos
SOPORTES
Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacin para hacer posible el desarrollo, ejecucin,
seguimiento, evaluacin y sistematizacin de los servicios que desarrolla la asociacin. Se entiende soportes
materiales
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Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente. Se recogen algunos ejemplos:
ESTRATEGIAS Y LNEAS DE TRABAJO
decisiones polticas
casos atendidos
violencia de gnero
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2. El Modelo de Referencia
Para que pueda serviros de ayuda, ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el
diagnstico de situacin de diversas Asociaciones de Mujeres.
El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnolgicos base:
1. Canal Intranet
2. Canal Internet
3. Portal de Gestin de Proyectos
4. Sistema de Gestin de Expedientes
5. Sistema de Gestin del Conocimiento-Portal del conocimiento
6. Sistema de Gestin de RR.HH.
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Modelo de Referencia
68
4.4
69
Por ltimo, necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas. Para ello ISIS sugiere:
-
A partir de ah, ordenar y priorizar los Proyectos Tecnolgicos que vamos a planificar para los
prximos 3 aos en funcin de:
o
Nuestros recursos
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PROYECTOS DE LA ASOCIACIN
COSTE ESTIMADO
PRIORIDAD
MODELO DE REFERENCIA
Programa 1
Ao 1
Ao 2
Ao 3
Canal Intranet
Programa 2
Canal Internet
Proyecto 3
Portal de Gestin de Proyectos
Programa 4
Sistema de Gestin de Expedientes
Programa 5
Sistema de Gestin del Conocimiento
Programa 6
Sistema de Gestin de RR.HH.
Otros Proyectos (no contemplados)
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Algunos ejemplos.
PROGRAMAS Y PROYECTOS
PROYECTOS DE LA ASOCIACIN
COSTE ESTIMADO
Programa 1
Canal Intranet
asociaciones provinciales
Programa 2
Diseo/Instalacin: 3.000
Canal Internet
violencia
Proyecto 3
PRIORIDAD
MODELO DE REFERENCIA
Ao 1
Ao 2
Ao 3
Programa 5
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Atos Origin.
Coste nuevos
recursos
Coste total
Contrataciones y servicios
Personal tiempo completo
Personal tiempo parcial
Servicios externalizados 12
Acceso y conexin a internet
Otros
Recursos materiales
Ordenadores
Servidores
Programas
Materiales difusin
Otros
Coste total
12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnolgico. La asociacin de
mujeres incluir en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnolgico que no puede desarrollar con sus recursos
propios. Por ejemplo: diseo de los elementos tecnolgicos del proyecto; alojamiento y mantenimiento del servicio tecnolgico,
solucin de incidencias tcnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones, etc.
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