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Metodologa ISIS

Gua para el diseo y elaboracin de Planes de Sistemas en


asociaciones de mujeres
Abril 2007 | ISIS | v1.1

ATOS ORIGIN Sociedad Annima Espaola 2007. Este documento ha sido generado y es propiedad de ATOS ORIGIN Sae para uso exclusivo de CELEM y para los
fines expresamente previstos en el mismo. Su contenido es confidencial, por lo que no puede ser difundido a terceros no autorizados expresamente por Atos Origin Sae.
ATOS y ATOS ORIGIN son marcas registradas.

PRESENTACIN DE LA GUA ........................................................................................................................................ 3


1

INTRODUCCIN.................................................................................................................................................... 5
1.1

Qu son los Sistemas de Informacin y para qu sirven? .......................................................................... 5

1.2

Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres ....................................................... 6

MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES: LA


METODOLOGA ISIS............................................................................................................................................ 9
2.1

Introduccin.- ................................................................................................................................................. 9

2.2

Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres: diagnstico de situacin. ......................... 13


2.2.1

2.3

Anlisis Diagnstico Situacin......................................................................................................... 13


El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnolgicos....................................................... 21

2.3.1

Introduccin ..................................................................................................................................... 21

2.3.2

Programas y proyectos.................................................................................................................... 23

2.3.3

Comunicacin e Informacin ........................................................................................................... 28

2.3.4

Gestin del conocimiento ................................................................................................................ 29

2.3.5

Recursos humanos.......................................................................................................................... 30

PROCESO DE DISEO E IMPLANTACIN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE


REFERENCIA. PRIMER PLAN ISIS: CONSIDERACIONES INICIALES. ......................................................... 32
3.1

Qu recursos se necesitaran par a disear un plan de sistemas de informacin? El modelo de gestin


de la tecnologa. .......................................................................................................................................... 32
3.1.1
3.1.1.1

Un equipo de gestin de TI ........................................................................................................ 32

3.1.1.2

Fundamentos de la Gestin de TI .............................................................................................. 34

3.1.1.3

Los recursos tcnicos necesarios para la gestin de TI............................................................. 37

3.2

3.3
4

Los recursos humanos y tcnicos y los fundamentos de su gestin............................................. 32

Pasos y recomendaciones para el diseo e implantacin del Primer Plan ISIS ......................................... 38
3.2.1

Definicin de los proyectos tecnolgicos del plan a desarrollar en un ao .................................... 39

3.2.2

Justificacin de la necesidad de cada proyecto .............................................................................. 41

3.2.3

Calendario de actividades previsto.................................................................................................. 41

3.2.4

Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnolgicos ....................................................... 41

3.2.5

Plan de contratacin ........................................................................................................................ 42

3.2.6

Plan de comunicacin y gestin del cambio.................................................................................... 42

3.2.7

Algunos apuntes sobre la Gestin de Proyectos Tecnolgicos....................................................... 43


La seguridad de la informacin y del propio sistema................................................................................... 44

ANEXOS PRCTICOS PARA ELABORAR UN PESI.- ...................................................................................... 46


4.1

Pasos para la elaboracin del primer Plan Isis.- ......................................................................................... 48

4.2

Soportes metodolgicos para realizar el diagnstico de situacin. ............................................................. 54

4.3

Definiendo nuestro plan de sistemas: organizacin y modelo de referencia.............................................. 65

4.4

Operativizando el plan de sistemas............................................................................................................. 69

PRESENTACIN DE LA GUA

Las Nuevas Tecnologas y las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (NNTT y TIC) son todas
aquellas tecnologas basadas en la electrnica y dirigidas a la recogida, tratamiento, almacenamiento,
administracin y/o bsqueda de de la informacin 1 . En el contexto actual, se ha demostrado que la
apuesta de las organizaciones por la incorporacin de las NNTT y TIC en sus estrategias, planes y
procesos de trabajo ha redundando en mejoras que les han permitido optimizar sus recursos, la calidad
de los servicios que realizan, crecer y desarrollarse. Son, adems, un aspecto clave para la inclusin
social.
En Espaa, tanto el sector privado como el sector pblico ya hace tiempo que desarrollan acciones
encaminadas a incorporar estas innovaciones en su trabajo diario con la finalidad de aprovechar sus
utilidades para la mejora contina de la labor que realizan.
Por el contrario, el acceso de las organizaciones del Tercer Sector y en especial, de asociaciones de
mujeres a las NNTT y las TIC es todava muy incipiente. A pesar de la importancia de su papel, y del
crecimiento del sector estas asociaciones recogen ciertos sntomas de la denominada brecha digital 2 ,
contando con carencias de disponibilidad de recursos tecnolgicos, de equipamiento de formacin y de la
posibilidad de incorporar metodologas y herramientas ya existentes a un coste asequible para su
capacidad econmica.
Con la intencin de contribuir a la reduccin de la brecha digital, el Proyecto ISIS, en el marco de la
Convocatoria de Subvenciones del Plan Avanza 2006 para el fomento de la igualdad de gnero en la
sociedad de la informacin, plante la posibilidad de acercar los PESIs o Planes Estratgicos de
Sistemas de Informacin a las asociaciones de mujeres.
Esta Gua es fruto de esa primera experiencia de acercamiento. El documento comienza explicando la
significacin de los planes de sistemas de informacin y su utilidad para las asociaciones de mujeres. A
continuacin, plantea un modelo tecnolgico y funcional comn a las asociaciones de mujeres como
punto de partida a la hora de disear planes de sistemas de informacin. Despus, partiendo de dicho
modelo, la Gua orienta sobre los pasos a seguir para el diseo de planes de sistemas, programas y
proyectos tecnolgicos y para poder iniciar la implantacin de los mismos. Por ltimo, la Gua facilita una
serie de soportes a partir de los cuales una asociacin puede:
1VV.AA. Las polticas pblicas en materia de nuevas tecnologas, las ONGs de accin social y los colectivos desfavorecidos.
Diagnstico y Propuestas, Fundacin Luis Vives, Madrid, enero 2007.
2 La brecha digital se refiere a la distancia entre quienes acceden y manejan las TIC y quienes van quedando marginados de su
uso. (dem). Se trata, en definitiva, de un indicador de exclusin social.

Realizar un diagnstico de su situacin en trminos de:


o

Objetivos y planificacin estratgica

Tecnologas de la Informacin

Identificar procesos crticos

Plantear lneas de trabajo de un plan de sistemas de informacin

Identificar proyectos tecnolgicos

La Gua tambin da pistas sobre los cambios que una asociacin deber prever en caso de implantar
sistemas de informacin y sugiere posibilidades que permitan unir esfuerzos y ahorrar recursos.

INTRODUCCIN

1.1

Qu son los Sistemas de Informacin y para qu sirven?

Los sistemas de informacin son herramientas tecnolgicas que facilitan la ordenacin, sistematizacin y
canalizacin de la informacin que emplea una organizacin en base a los objetivos estratgicos de la
misma. Los sistemas de informacin se estructuran a partir de un Plan. Dicho plan se desglosa en
programas y proyectos tecnolgicos que se realizan en fases, de acuerdo a los objetivos estratgicos y
las necesidades de la organizacin, adaptndose, a la vez, a los recursos disponibles.
Las posibilidades que ofrecen los planes de sistemas de informacin a las organizaciones son mltiples.
Adems de organizar la informacin y facilitar los procesos, establecen sinergias y funcionalidades entre
ellos. De este modo, agregan valor al trabajo. Se destacan las siguientes ventajas:
-

Responden a la misin, visin y objetivos estratgicos de cada organizacin

Ordenan y priorizan la informacin de acuerdo a dicho marco estratgico

Facilitan los procesos de trabajo con la

informacin identificando procesos crticos y

mejorndolos
-

Facilitan el almacenaje, clasificacin, y codificacin de la informacin

Permiten la sistematizacin de la informacin

Permiten el uso de la informacin para fines de investigacin

Alivian la carga de trabajo propia de los procesos administrativos

Proporcionan herramientas de seguimiento y evaluacin tcnica y administrativa del trabajo

En suma, facilitan el uso ptimo de la informacin

Ahorran tiempo

Contribuyen a mejorar la calidad del trabajo realizado y de los servicios prestados

Son adaptables a las necesidades especficas de cada organizacin

Son una inversin rentable en trminos de optimizacin de los recursos y tiempo disponibles.

Los planes de sistemas de informacin son idneos para organizaciones que renen las siguientes
caractersticas:
-

Entidades de tamao medio-grande y/o en crecimiento-

Entidades con una estructura organizativa compleja.- Por ello se entiende que la entidad en
cuestin requiere de una organizacin compleja del trabajo con la informacin para lograr

alcanzar los objetivos estratgicos que persigue. Este tipo de organizacin contar con una o
varias de las siguientes caractersticas:

la participacin de distintas unidades territoriales,

la participacin de una plantilla de trabajadores amplia,

la participacin de una clientela estable y cuantiosa y

la participacin de un nmero importante de proveedores

Entidades que impliquen una estructura igualmente compleja de:

toma de decisiones

canalizacin de procesos

gestin de servicios internos y externos

En caso de tratarse de organizaciones de tamao menor pero con objetivos y estructuras de trabajo
similares, es posible la unin de fuerzas para establecer planes de sistemas conjuntos que sean tiles a
todas ellas y se desarrollen de manera compartida.
Son muchas las entidades que en la actualidad incorporan planes de sistemas de informacin de mayor o
menor complejidad a sus procesos de trabajo: ministerios, organismos de Naciones Unidas, hospitales,
ONGDs, empresa consultoras, empresas de mensajera urgente, centros bibliogrficos, museos, etc.

1.2

Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres

Actualmente, las asociaciones de mujeres se encuentran en tres estadios de uso de las nuevas
tecnologas. Algunas de ellas carecen de cualquier herramienta o aplicacin informtica. La mayora,
cuenta con al menos un ordenador y el uso del paquete Office. Por ltimo, las ms avanzadas, emplean
correo electrnico y aplicaciones ms complejas como son los sistemas de bases de datos y los de
gestin contable. Adems este grupo de asociaciones cuenta, normalmente, con una web corporativa.
La adaptacin de los planes de sistemas de informacin a las necesidades de las asociaciones de
mujeres contribuir a la reduccin de la brecha digital y a que las asociaciones de mujeres puedan
desempear mejor su labor, permitindoles una mayor sistematizacin de la informacin y el
conocimiento que generan, una mejor ordenacin y disponibilidad de tal informacin y la creacin de
espacios comunes de comunicacin e interaccin a travs de las nuevas tecnologas que faciliten la

comunicacin y participacin interna y externa. En suma, ofrecer a las asociaciones de mujeres la


inmersin en mbitos tecnolgicos que aun no han explorado y que pueden resultarles de mucha utilidad.
Estas son algunas de las posibilidades que ofrece la tecnologa de los sistemas de informacin a las
asociaciones de mujeres:

Aplicaciones tecnolgicas para la gestin y la evaluacin de programas y proyecto.- Los planes


de sistemas permiten dotar de herramientas a las organizaciones para que puedan desarrollar
sus programas y proyectos de forma ms efectiva. Se trata de aplicaciones que dotan de
instrumental para dar seguimiento temporal y econmico a los programas, que alertan sobre
incidencias y riesgos en la ejecucin, que sistematizan informacin y que agilizan la creacin y
redaccin de documentos necesarios para el desarrollo y seguimiento de los programas y
proyectos.

Aplicaciones de seguimiento y control financiero .- Se trata de herramientas que permiten a la


asociacin una contabilidad automatizada, la sistematizacin de la informacin econmica y el
cruce de datos de este tipo de informacin. Permite, tambin,

la emisin de informes

econmicos. Se trata de aplicaciones muy tiles para el control financiero y la gestin de gastos
e ingresos. Los ingresos de las asociaciones de mujeres provienen fundamentalmente de las
subvenciones pblicas y de las cuotas de socias, asociadas y donantes. La tendencia actual de
las asociaciones al incremento de uno o ambos de estos captulos supone una gestin cada vez
ms compleja de todos los aspectos econmicos asociados.
-

Aplicaciones para la gestin de los rr.hh., socias, asociadas y voluntariado.- El rubro de


recursos humanos, que suele estar asociado a las subvenciones concedidas a cada
organizacin, genera muchas implicaciones contables y de gestin. La gestin de las cuotas de
socias y asociadas cuenta con procesos pautados que requieren un tiempo precioso para el
personal de las organizaciones y que pueden ser automatizados (envi cartas renovacin de
cuota, envo informaciones y memoria anual, convocatoria a asamblea general y envo
documentacin, etc.). Por ltimo, el voluntariado puede mejorar a travs de aplicaciones que
faciliten su gestin y abran la posibilidad del voluntariado on-line.

Aplicaciones para la gestin del conocimiento y la informacin y para la comunicacin interna .En este captulo los sistemas de informacin permiten que las asociaciones de mujeres puedan
dar un valor agregado a su saber: permiten ordenar y sistematizar su conocimiento a partir de
los documentos existentes; permiten difundir internamente dicho conocimiento, y permite,
adems,

trabajar sobre l a partir de la creacin de espacios en los que compartir el

conocimiento tangible e intangible. De igual forma, permiten que la informacin sea accesible a

todas las personas de la organizacin al mismo tiempo, y la creacin de espacios y niveles de


acceso a informacin cuando dichos niveles sean pertinentes.
-

Aplicaciones para la difusin de informacin y la comunicacin.- Los sistemas de informacin


permiten tambin la mejora de la difusin de informacin de las asociaciones de mujeres, a
partir del envo de newsletter y boletines on-line a socias, usuarias y proveedores. Pueden,
adems, ayudar a que la comunicacin externa fluya de manera ms eficaz y eficiente, abriendo
espacios para que la ciudadana se acerque a las asociaciones e interacte con ellas: foros,
blogs, etc.

2.1

MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIN PARA


ASOCIACIONES DE MUJERES: LA METODOLOGA ISIS

Introduccin

Los sistemas de informacin surgieron principalmente como respuesta a las necesidades de organizacin
y servicio de grandes corporaciones y entidades privadas y pblicas que gestionan un volumen de datos
e informacin alto y complejo, ya sea en trminos de procesos, de personal, de produccin o de todos a
la vez.
Si bien existen numerosos mtodos aplicables a grandes empresas (COBIT, ITIL, CMMI, etc.), estos no
resultan adecuados para organizaciones de tamao medio o pequeo, con lo que se hace necesaria su
adaptacin.

Por tanto, el modelo de metodologa que se presenta en esta Gua supone una adaptacin de estos
mtodos a los objetivos y el tamao propios de las asociaciones de mujeres.
Este modelo de metodologa se ha denominado Metodologa ISIS y consiste en un conjunto de
directrices, prcticas y mtodos que han de aplicarse en el contexto de las Asociaciones de Mujeres con
el fin de elaborar Planes Estratgicos de Sistemas de Informacin (PESI).

El tipo de trabajo propio de las asociaciones de mujeres, su estructura organizativa y sus fines cuentan
con aspectos comunes que han permitido generar un modelo metodolgico de planes de sistemas de
informacin comn para todas ellas. En otras palabras: las necesidades funcionales son muy similares
para las diferentes asociaciones de mujeres, por lo que se ha considerado adecuado que la Metodologa
ISIS incorpore no solamente pautas para la elaboracin de PESIs, sino tambin un modelo de referencia
tecnolgico y funcional comn del cual partir, (como se explicar en los siguientes captulos).

A partir de las ideas dadas por la Gua sobre estos aspectos comunes, las asociaciones pueden adaptar
la metodologa detallando las particularidades necesarias en cada caso para disear proyectos de planes
de sistemas que podrn ser realizados en comn o separadamente.

Cuadro 1.- Qu diferencia hay entre plan de sistemas, programa tecnolgico y proyecto tecnolgico?

Plan de Sistemas de Informacin.- Es un conjunto de programas y proyectos tecnolgicos que


tienen unos objetivos comunes y responden a una serie de necesidades priorizadas en distintos
aos/etapas de ejecucin por una entidad.
Programa tecnolgico.- Es un conjunto de proyectos tecnolgicos que responde a un aspecto
concreto de las necesidades de una organizacin y da solucin a las mismas, priorizndose sus
distintos proyectos en aos/etapas de ejecucin. Puede formar parte de un PESI.
Proyecto tecnolgico.- Es un conjunto de acciones y tareas que permiten el establecimiento y
mantenimiento de un sistema de informacin que responde a un aspecto concreto de las
necesidades de una entidad y da solucin a las mismas. Consta de unas etapas y unos costes de
desarrollo. Puede formar parte de un programa tecnolgico y de tambin de un PESI.

Las asociaciones de mujeres pueden hacer parte del trabajo de diseo de planes de sistemas de
informacin en cada asociacin. Las ventajas de ello son tanto organizativas como econmicas. Por un
lado, el hecho de que las asociaciones realicen estos pasos por si mismas les facilitar una mejor
definicin de lo que quieren y una estructura adecuada a sus necesidades. Adems, permitir una
interlocucin ms gil con las personas/entidad proveedora encargada de plantear las soluciones
tecnolgicas a las propuestas de cada asociacin. Por otro, supondr un ahorro econmico que haga
ms factible el diseo de estos planes en las asociaciones y la posibilidad de su ulterior puesta en
prctica.
La metodologa ISIS contribuye a que las asociaciones puedan adentrarse en el mundo de los PESIs de
varias maneras diferentes:
1. A travs de la identificacin de los aspectos clave que son comunes a las asociaciones de
mujeres y de la propuesta de programas para disear planes de sistemas que den respuesta a
las necesidades detectadas en estos puntos clave.
2. A travs de la identificacin de tareas especficas que pueden ser asumidas por las
asociaciones de mujeres en el diseo de un plan de sistemas de informacin. La Gua orienta
sobre los pasos a dar y propone cambios que facilitaran esta tarea a las organizaciones.

10

3. A travs de la identificacin de las tareas que no pueden ser asumidas por las asociaciones de
mujeres: aquellas relativas a las soluciones tecnolgicas que aporta un plan de sistemas de
informacin.

La Metodologa ISIS parte del anlisis de la situacin tecnolgica y las necesidades tecnolgicas de
cuatro asociaciones de mujeres pertenecientes a CELEM: la Asociacin de Mujeres Juristas Themis, la
Federacin de Mujeres Progresistas, la Comisin para la Investigacin de los Malos Tratos a Mujeres y la
propia CELEM.
Estas asociaciones fueron elegidas por CELEM para participar en el Proyecto ISIS y en la elaboracin de
esta metodologa, partiendo de una serie de requisitos tcnicos iniciales necesarios para poder adaptar el
diseo de planes de sistemas a este tipo de entidades. Dichos requisitos fueron los siguientes:

Uso previsible o habitual de algunas de las siguientes herramientas tecnolgicas:

Aplicaciones de gestin contable

Aplicaciones de gestin de programas y proyectos

Aplicaciones de gestin de recursos humanos

Aplicaciones de gestin del voluntariado

Aplicaciones de gestin de socias/os

Aplicaciones de gestin de usuarias/os

Aplicaciones de gestin del conocimiento (documentacin, publicaciones, etc.)

Estructura organizativa relativamente compleja en trminos de recursos humanos y localizacin:

Recursos humanos.

Al menos 7-10 personas contratadas o colaborando de manera habitual en la


organizacin

Localizacin.

Una estructura central grande.- Se entiende por ello una estructura


organizativa que implique diversas reas y departamentos y una cierta
complejidad en trminos de volumen de actividad y de divisin y coordinacin
de partes de la organizacin dedicadas especficamente al desarrollo de
actividades (Ej. rea de atencin jurdica y psicolgica; rea de proyectos;
rea de RR.HH.; rea de Control de Gestin, etc.)

11

Una estructura descentralizada grande.- Se entiende por ello una estructura


organizativa de la entidad en diversos puntos de la geografa espaola, es
decir, con sedes permanentes en distintos territorios.

Trabajo que implique contacto habitual con usuarias/os y proveedores de servicios.-

La asociacin que tenga que gestionar servicios con usuarios o clientes tendr ms
necesidad de implantar sistemas de informacin que aquella que no tenga este tipo de
actividad. A mayor volumen de gestin, mayor utilidad del plan de sistemas de
informacin.

Aquella asociacin que cuente con mayor nmero de empleadas/os y voluntariado,


necesitar tambin de un sistema de gestin de dichos recursos ms complejo y, por
tanto, mayor ser la utilidad del plan de sistemas de informacin.

Actividades con socias y asociadas.-

De igual forma, a mayor volumen de socios/as y a mayor volumen de actividad


relacionada con ellos, ms idneo ser el uso de planes de sistemas de informacin.

Actividades que requieran la gestin de conocimiento.-

Otro de los aspectos relevantes en el uso de planes de sistemas de informacin es la


gestin del conocimiento de las organizaciones. Este concepto agrupa al conocimiento
tangible e intangible de las entidades: documentacin, publicaciones, jornadas y
encuentros, metodologas de trabajo, sistematizacin de experiencias, etc. Incluye,
tambin, la comunicacin de dicha informacin en distintos niveles y tanto dentro de las
organizaciones como fuera de ellas. Aquellas asociaciones que generen y/o gestionen
un volumen importante de conocimiento podrn aprovechar mejor un plan de sistemas
de informacin.

Las asociaciones seleccionadas cumplan la mayora de los requisitos, estribando la principal diferencia
en el n de personas contratado, que en el caso de CELEM no llegaba a las 7-10 personas requerido. Sin
embargo, dado su carcter de Coordinadora, se consider interesante que el Mtodo ISIS contemplara
tambin a esta asociacin.

12

La eleccin de estas entidades y no de otras de menor tamao estuvo motivada por el hecho de que no
haba sistemas de informacin previamente implantados en ninguna asociacin. Al no existir este uso
previo de sistemas de informacin en las asociaciones de mujeres, se hizo necesario diagnosticar a
aquellas asociaciones que por los criterios sealados arriba permitieran una visin amplia sobre las
posibilidades que los PESI podran ofrecer a las entidades.
En todo caso, es necesario tener en cuenta que un PESI no slo ser til a una asociacin grande o de
tamao medio.Para aquellas asociaciones de mujeres de tamao pequeo, existen otras posibilidades de
uso de sistemas de informacin que pasan por la articulacin de las mismas en redes de trabajo y foros
de mayor dimensin, en los que tenga cabida el uso de sistemas de informacin. En este sentido y de
cara a futuras experiencias y modelos, el movimiento de mujeres aporta la cultura del trabajo asociativo y
en red a posibles sistemas de informacin que en el futuro incorporen como aspecto base de su
conformacin esta caracterstica y se vuelquen en dar servicio a esta forma de trabajo en red.

2.2

Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres: diagnstico de


situacin.

Para elaborar la Metodologa ISIS el primer paso que se realiz fue el Diagnstico de Situacin de las
asociaciones seleccionadas. El anlisis de dicho diagnstico se recoge a continuacin.
2.2.1

Anlisis Diagnstico Situacin

Las asociaciones de mujeres tienen rasgos comunes en lo que respecta a su misin, objetivos,
estructura, estrategias y organizacin. Ello ha permitido que la Metodologa ISIS aporte como punto de
partida una serie de programas tecnolgicos vlidos para todas ellas o, por decirlo de otro modo
transferibles.
Las asociaciones de mujeres son organizaciones sin nimo de lucro que tienen como objetivo comn
lograr la plena igualdad entre hombres y mujeres ya sea desde una visin global, poltica, jurdica u otras.
En tanto que asociaciones, se organizan a partir de una Junta de Gobierno o Junta Directiva encargada
de la toma de decisiones y una plantilla encargada del desarrollo de los programas y actividades de cada
entidad. Dicha plantilla es reducida y abarca asociaciones que cuenta con una empleada o ninguna (las
ms pequeas) a otras que incorporan a 30-35 empleadas (la

ms grande). La media de las

asociaciones tiene entre 2 y 8 empleadas.


Esta circunstancia viene determinada por las estructura y por las caractersticas de la labor de las
entidades y, tambin, por su volumen de recursos. En base a estas tres razones, se da un nuevo rasgo
comn a todas ellas, consistente en la alta externalizacin de servicios, entre los que se incluyen los

13

servicios de gestin econmica y de recursos humanos y, tambin, los de comunicacin, investigacin y


soporte y mantenimiento informtico y tecnolgico. Las asociaciones cuentan con servicios
externalizados de manera permanente y otros de manera puntual o variable.

Servicios externalizados de uso permanente:


-

Gestin financiera: (contabilidad, rr.hh., etc.)

Gestin soporte informtico

Gestin comunicacin: (mantenimiento y alojamiento pgina web,


etc)

Servicios externalizados de uso puntual o variable:


-

Gestin investigacin

Gestin formacin

Gestin de proyectos

Otros (impresin documentos, difusin campaas, etc.)

Los tipos bsicos de asociaciones de mujeres en base a su estructura son:

Asociaciones.-

Coordinadoras de asociaciones.-

Federaciones de asociaciones.-

En relacin al diseo de planes de sistemas este aspecto es muy importante, ya que las asociaciones de
mujeres comparten la ausencia de departamentos, equipos o personal informtico dedicado
especficamente a soporte y, tambin a tareas relacionadas con el uso de las nuevas tecnologas. La
Gua propondr cambios y mejoras en este sentido.
Los recursos econmicos de las asociaciones de mujeres provienen, en al menos un 60% de los casos
de subvenciones o convenios con las AA.PP. El porcentaje restante proviene de cuotas de socias y
donativos de empresas y particulares. Estos recursos se emplean fundamentalmente en el pago de los
costes asociados a la ejecucin de sus programas y proyectos:
-

Pago salarios

Costes asociados a la ejecucin de las actividades y programas

Costes indirectos

En menor medida, estos recursos se destinan a la compra de aparatos y equipos y a mejoras


tecnolgicas vinculadas a la mejora de la calidad del trabajo desarrollado. Las asociaciones de mujeres

14

tienen dificultadas para poder invertir en NTIC. Por un lado, la mayora de sus ingresos estn vinculados
a subvenciones que se dirigen a la ejecucin de proyectos de atencin directa. Por otro, aun son escasas
las lneas de financiacin pblica dirigidas a promover la modernizacin tecnolgica de las asociaciones
de mujeres.
Las usuarias/os y beneficiarias/os a las que se dirigen tambin tienen puntos en comn. Todas las
asociaciones dirigen su actuacin hacia las mujeres residentes en Espaa, con especial atencin a
aquellas que se encuentran en situacin de vulnerabilidad y todas mantienen un nivel de interlocucin
con la Administraciones Pblica. En lneas globales, estos son los dos grupos objetivo comunes a todas
las entidades.
Las organizaciones cuentan con estrategias comunes de accin, que se resumen en las siguientes lneas
de trabajo:

Incidencia poltica y movilizacin social

Atencin directa

Asesora directa

Difusin del conocimiento adquirido

Dichas lneas dan lugar a programas y proyectos diversos. El tratamiento de estas lneas vuelve a tener
aspectos comunes en cuanto a los servicios que generan y las temticas que tratan. Las actuaciones de
incidencia poltica suelen dirigirse a la Administracin Pblica, a las mujeres y, de manera puntual, a otros
grupos objetivo. La lnea de atencin y asesora directa suele incluir servicios jurdicos y psicolgicos en
el caso de todas y, en ocasiones, asesora laboral y acciones de formacin. Por ltimo, la difusin del
conocimiento adquirido incluye actuaciones dirigidas a socias, a asociaciones, a Administraciones
Pblicas, colectivos de mujeres y a pblico en general.
La organizacin de estas tareas depende de los objetivos especficos y de los recursos de las
asociaciones. Cuanto mayor el tamao, mayor es la divisin en reas o departamentos con trabajo
especializado en los distintos aspectos y la inclusin de personas especfico dedicado a la gestin de
proyectos, la supervisin, etc.
Para detallar la estructura organizativa de toma de decisiones y de desarrollo de lneas de trabajo se
adjuntan a continuacin un ejemplo de organigramas de asociaciones de tamao medio y grande:

15

Cuadro 2.- Asociaciones de tamao medio


Asamblea

Junta de
Gobierno
Directora

Equipo Administrativo

Servicios externalizados
variables

Equipo Tcnico

Servicios permanentes
externalizados

Cuadro 3.- Asociaciones de tamao grande


Asamblea
Servicios
permanentes
externalizados

Junta de
Gobierno

Servicios
externalizados
variables

Directora

rea
de programas

rea de desarrollo de
programas

rea financiera y
administrativa

Directoras de
programas

Coordinadoras
ejecucin programas

Responsable

Equipo administrativo

Equipo Tcnico

Equipo administrativo

Equipo administrativo

16

En trminos de planificacin, las asociaciones se caracterizan por establecer:

Una planificacin fruto de la misin/objetivos, estrategias de accin y adaptacin al


medio

Una planificacin de continuidad con las acciones previas que funcionan

Una planificacin que normalmente est poco sistematizada y que se revisa


anualmente

Una planificacin fruto de recursos existentes y tendencias de las fuentes de


financiacin (doble va: influencia de las asociaciones en las fuentes de financiacin a
partir de la experiencia adquirida y el desarrollo de avances en los campos de
actuacin, y, a la vez, adaptacin a cambios y criterios de las fuentes de financiacin)

No obstante, y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector, comienza a haber cambios
en este tipo de planificacin. As, ya hay entidades que se encuentran en una etapa de diseo de planes
estratgicos y planes de accin a largo plazo.
Los espacios o mbitos de actuacin de las entidades son locales, autonmicos y nacionales. Adems,
las entidades participan normalmente en acciones internacionales, bien como gestoras de acciones de
cooperacin internacional en diversas materias, bien en tanto que integrantes de redes sociales/de
mujeres con proyeccin internacional.
La formacin en nuevas tecnologas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterognea y,
en lneas generales, escasa. Existe un alto inters de una parte del colectivo en formarse y muchas
profesionales son autodidactas. El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacin
adquirida. Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos
formacin muestran. Los puestos tcnicos y administrativos conocen en su mayora el uso del Paquete
Office, Internet y correo electrnico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC, mayores sus
conocimientos especficos, sea en programas de bases de datos, de gestin econmica o de elaboracin
de o administracin de pginas web 3 .
El equipamiento informtico y tecnolgico de las entidades es muy bsico. Existe un ordenador por
persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna
entre el Pentium II (la mayora) y el Pentium IV. El 80% de ellos tiene ms de tres aos. Tambin hay al
menos un porttil en cada asociacin.

3 En este sentido, existen experiencias transferibles como la formacin de las profesionales de las asociaciones a travs de
iniciativas de alfabetizacin digital como Red Conecta (www.redconecta.net; www.fundacionesplai..org )

17

La mayora de las asociaciones tienen conexin en red y los servidores tipo se usan como servidores de
datos y son equipos Pentium III. Tambin cuentan con servidores de correo electrnico.
En cuanto a las aplicaciones informticas, las asociaciones usan el Paquete Office, versiones 1998 a
2003. En algunos casos emplean programas de diseo de pginas web y de gestin de contenidos web.
Todas ellas cuentan adems con algn programa de gestin contable bsico. Aquellas que realizan
atencin directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacin de datos.
Todas las asociaciones que formaron parte de diagnstico cuentan con una pgina web. Si bien el
contenido lo facilitan ellas, la actualizacin de los mismos y el alojamiento de las pginas estn
externalizados.
Mejoras y necesidades
Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el
apoyo de los planes de sistemas de informacin son los siguientes:
-

Mejora de la comunicacin interna y externa:

necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacin interna ms


giles y constantes para la difusin de informacin interna, la toma de decisiones, la
ejecucin de programas y actividades y la formacin, (entre juntas de gobierno y socias,
entre profesionales y socias, entre unidades territoriales, entre profesionales de las
entidades para trabajos conjuntos, etc.)

Necesidad de un espacio y herramientas comunicacin externa para la comunicacin interasociaciones, la difusin de informacin, la ejecucin de acciones conjuntas y la
comunicacin con poblacin y grupos objetivo (mujeres, AA.PP., etc.).

Mejora de la gestin del conocimiento y del uso del espacio.- necesidad de informatizacin de
archivos, ordenacin y organizacin de la informacin; mejora de la sistematizacin, gestin y uso de
la informacin generada por los programas y proyectos. Todo ello, unido a varias cuestiones
fundamentales:

Un cambio que promueva la reduccin del uso del papel y la optimizacin del espacio fsico
en las asociaciones.

Una ordenacin y planteamiento de la informacin que la haga accesible, fcilmente


localizable, til y segura.

Mejora de la gestin y el uso de la informacin de los programas de atencin/asesora directa.-

18

Necesidad de mejora de la atencin directa a partir de un uso eficiente de la informacin.Por ejemplo, bases de datos de atencin a usuarias: necesidad de bbdd comunes,
accesibles a perfiles definidos-, flexibles, completas, tiles y seguras (que recojan todo
aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)

Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacin y uso de la informacin generada


para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas, ofrezcan datos sobre la
marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando
siempre la inclusin de datos de carcter personal que pudieran identificar a las usuarias)

Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de


mujeres (conocimientos explcitos y documentados y conocimientos implcitos o intangibles
del personal, socias, voluntariado de las organizaciones).

Mejora de la gestin y el uso de la informacin de los programas de incidencia poltica.-

Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger
buenas prcticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones,
etc).

Mejora de la gestin de programas y proyectos: ciclo de proyectos completo.-

Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucin y seguimiento de los


proyectos, su evaluacin y alerta sobre riesgos e incidencias. Necesidad, tambin, de poder
organizar y hacer accesible la informacin sobre informes y documentacin relativa a la
justificacin de fondos, (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones
pblicas).

Asegurar que la informacin disponible cumple con la legislacin en materia de proteccin de datos.-

Necesidad de contar con los ms altos estndares de seguridad en materia de proteccin


de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de carcter
personal, tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen.

19

Cuadro 4.- Caractersticas de la informacin de las asociaciones de mujeres

Informacin viva: expedientes de usuarias, proyectos con un ciclo de vida concreto,

fichas de datos que no son permanentes

Informacin recurrente: actas juntas gobiernos, actas reunin, memoria anual,

documentos de proyecto, cartas a asociadas por asamblea, aumento de cuota, informativas

Informacin en papel/informatizada: investigaciones, informes, proyectos,

justificaciones de proyectos, etc.

Informacin sujeta a legislacin: proyectos provenientes de fondos pblicos y sujetos a

auditoria (5 aos); gestin datos carcter personal de las usuarias, (datos sensibles).

20

2.3

El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnolgicos

2.3.1

Introduccin

El anlisis de este diagnstico de situacin permiti la elaboracin del Modelo de Referencia tecnolgico
y funcional que se presenta a continuacin. El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de
servicios desempeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologa, as como
los soportes tecnolgicos que se pueden prever. Consta de dos apartados: el modelo funcional y el
modelo tecnolgico. El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de
mujeres para desempear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos. El segundo,
el modelo tecnolgico, seala el soporte tecnolgico adecuado.

Cuadro 5.- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag.66 )

El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacin
que pueden ser tiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo
gracias el uso de esta solucin tecnolgica. Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de
informacin. A continuacin se establece un cuadro con el proceso de anlisis desarrollado y se explica
cmo se ha llegado a la identificacin de los 6 programas o grupos de sistemas de informacin. Unido a
estas consideraciones, la Gua tambin identifica el modelo de gestin de las tecnologas que

21

necesitaran las asociaciones de mujeres para, a partir de estos programas, disear proyectos
tecnolgicos y para pasar a la fase, una vez hecho ese diseo,de implantacin de dichos proyectos.
Por lo tanto, el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de
mujeres, puntos que tienen en comn y que requeriran unas soluciones tecnolgicas similares. A
continuacin se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones tcnicas que se aportan.
Cuadro 5.- Proceso de identificacin soluciones tecnolgicas
Modelo de Referencia
Modelo Funcional

Modelo Tecnolgico

Programas y proyectos

Sistema de gestin de Programas y proyectos

Comunicacin e informacin

Sistema de gestin de Comunicacin e informacin

Gestin del conocimiento

Sistema de Gestin del conocimiento

Recursos Humanos

Sistema de Gestin de Recursos Humanos

Programas de sistemas de informacin identificados

1. Portal de gestin de proyectos


2. Sistema de Gestin de Expedientes
3. Canal intranet
4. Canal internet
5. Sistema de Gestin del Conocimiento.- Portal de conocimiento
6. Sistema de Gestin de RRHH
Modelo de gestin de las tecnologas de la informacin en las asociaciones de mujeres
Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia:

Equipo de Gestin de TI

Equipo de Gestin de Riesgos en la Seguridad de la Informacin

Oficina de Gestin de Proyectos

Referencias a COBIT y a OCTAVE: funcionamiento, organizacin y seguridad de la informacin

22

2.3.2

Programas y proyectos

El Modelo de Referencia ha identificado un mbito de trabajo en base a Programas y Proyectos con


aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres. Estos aspectos comunes tienen que ver con el
tipo de gestin de los programas y proyectos y con la temtica general de los mismos.
Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a
partir de ellos.
La gestin de programas y proyectos lleva implcita la gestin de recursos econmicos en todo su ciclo y
la gestin de las actividades planeadas, en todo su ciclo. La gestin de los recursos econmicos implica
la bsqueda de fondos, especialmente a travs de subvenciones pblicas y cuotas de asociadas, la
gestin de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a
dichos fondos.
El ciclo de vida de un proyecto implica la gestin de: inicio de proyecto y fin de proyecto y gestin del
ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo: gestin anual de actividades de un proyecto que se desarrolla
desde hace cinco aos. Ejecucin del calendario, ejecucin del gasto y de la actividad, informes de
seguimiento y evaluacin, presentacin de memoria final, y archivo de documentacin.
Adems, el Modelo recoge dos mbitos temticos comunes a la mayora de las asociaciones: el mbito
de la incidencia poltica y la movilizacin social y el de la atencin y asesora directa a usuarias. Ambas
temticas suelen ser tratadas, en forma de programas y proyectos, encontrando similitudes entre ambas.
En cuanto a las diferencias, el modelo identifica dos que ser necesario tener en cuenta de cara a la
elaboracin de proyectos tecnolgicos:
-

La necesidad de mejorar procesos de gestin y sistematizacin de expedientes en los proyectos de


atencin directa y asesora a usuarias.-

La ausencia de sistematizacin de los

programas de incidencia poltica y las acciones de

movilizacin.-

23

Cuadro 6.- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres 4


Programas y servicios permanentes
Atencin Directa

Asesora

Incidencia poltica

Atencin psicolgica

Atencin jurdica

Otros

Asesora jurdica

Asesora laboral

Otras

Acciones de incidencia poltica

Acciones de movilizacin social

Otros servicios y servicios no permanentes


Formacin

-Distintas temticas

Difusin de informacin

Campaas

Boletines, notas prensa, ruedas de prensa

La solucin tecnolgica que propone la Metodologa ISIS para la gestin de programas y proyectos es un
Sistema de gestin de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnolgicos, un
proyecto tecnolgico y un cambio organizativo:
- Una Oficina de Gestin de Proyectos, (el cambio organizativo)
- Un portal de gestin de proyectos (programa tecnolgico 1)
- Una herramienta de Gestin de Expedientes (programa tecnolgico 2)
- Un Gestor de Acciones de Movilizacin (proyecto tecnolgico)

2.3.2.1

Sistema de Gestin de Programas y Proyectos

A. Oficina de Gestin de Proyectos (OGP)

4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones. Se trata de servicios que suelen prestar
todas, a veces todos ellos, otras, alguno o algunos de ellos.

24

El uso de herramientas tecnolgicas para la gestin de programas y proyectos sociales (de incidencia
poltica, atencin, asesora, etc.), requerir de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de
empleo de las mismas en las siguientes lneas de trabajo:

Soportar y proporcionar formacin personalizada a las diferentes responsables de proyectos de


las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnolgicas.- Ello exigir que las
personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el
conocimiento de los estndares de documentacin homogneos (informes de seguimiento,
memorias tcnicas, justificacin de subvenciones, informes de finalizacin, etc.). Adems, ser de
utilidad que sea personal experto en metodologas de gestin de proyectos, tales como Marco
Lgico o PMBOK 5 . En esta lnea la Oficina ofrecera informacin y formacin sobre las
herramientas de gestin de proyectos y la documentacin asociada a los mismos.

Sistematizar la informacin de programas y proyectos sociales y facilitar una visin global .- En


este apartado, las Oficina realizara las siguientes tareas:
a.

Fomentar la difusin de informacin de inters de proyectos: Organizar reuniones peridicas


para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos. Publicar
un boletn con informacin de inters sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha.

b. Organizar un archivo comn con los dossier de todos los proyectos finalizados, con los
debidos privilegios de acceso.
c.

Facilitar la gestin documental de los proyectos: homogeneizar plantillas de documentos por


tipo de proyecto y fase del ciclo de vida, publicndolas en el portal de gestin de proyectos que
se comenta abajo.

d. Editar y publicar la normativa aplicable, especialmente en lo relativo a la gestin de las


subvenciones. Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestin de proyectos, orientados
a la gestin de la calidad y la mejora continua, y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad
o adquirir en un futuro la certificacin ISO 9000.
e. Preparar resmenes con informacin agregada sobre la situacin de la cartera o portfolio de
proyectos de cara a lograr una gestin ms ptima. Dicha informacin permitira que las
personas directivas tuvieran una visin global de los proyectos a partir de la gestin previa
realizada con ayuda de las tecnologas. Por ejemplo, se podra conocer el grado de ejecucin
de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan slo apretando un botn.

PMBOK.- Se trata de una metodologa de gestin de proyectos aplicable a la gestin de proyectos


tecnolgicos y a la gestin de proyectos sociales.

25

Ser vnculo con la gestin de los proyectos tecnolgicos que se derivaran de la implantacin de un

PESI. No hay que olvidar que, aparte de los proyectos sociales, habra otros proyectos derivados
del PESI, de ndole tecnolgica, cuya gestin debera hacerse desde las propias asociaciones.
Las responsables de la Oficina de Proyectos debern tener conocimientos en la materia y actuar
de vnculo con el equipo de gestin de las tecnologas de la informacin, como se explicar en
apartados posteriores.
Cmo conformar la Oficina de Gestin de Proyectos?
La Metodologa ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres, con
liderazgo en rotacin anual, y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacin completa, para desarrollar
las funciones descritas anteriormente. Esta figura permitira compartir recursos y economizar, adems de
lograr la formacin en la materia de un grupo de personas de cada asociacin.
Otra posibilidad consistira en la puesta en prctica de dicho modelo de forma independiente en cada una
de las asociaciones. Tendra un mayor coste pero se justificara en el caso de asociaciones de tamao
medio grande o en proceso de crecimiento. Tambin tendra sentido para asociaciones que acten como
coordinadoras o como federaciones de asociaciones.
B. Portal de Gestin de Proyectos
Las funciones de la Oficina de Gestin de Proyectos podran realizarse manualmente, sin ayuda de
sistemas informticos especficos. No obstante, la propuesta de la Metodologa ISIS es una mejora de
sus tareas gracias a un Portal de Gestin de Proyectos que contara con:

Herramientas de e-learning, para la formacin a distancia en gestin de proyectos.- La Oficina de


proyectos podra aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los
conocimientos de las tcnicas en marco lgico y otras metodologas.

Sistema de gestin documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada. Por
ejemplo: bsqueda por Asociacin de Mujeres > Lnea de Actuacin > Proyecto > Informacin
General, etc.

En una zona especfica, se podra publicar toda la informacin relativa a mtodos y prcticas
(plantillas de Word, Excel y Project, manuales, ejemplos, etc).

En otra zona podran pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacin
de mujeres.

26

La Oficina de proyectos tambin podra tener otra zona asignada para organizar boletines
informativos sobre convocatorias de subvenciones, plazos de justificacin y presentacin de
informes, y otra informacin relevante.

C. Sistema de Gestin de Expedientes


La operativa especfica de la Gestin de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestin
de proyectos. Puede considerarse que un expediente es un proyecto porque tiene un inicio y un fin
concretos, unos objetivos marcados, unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacin que
exige cerrar y entregar una determinada documentacin.
Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado, que se puede mecanizar con ayuda de
herramientas, y la informacin generada tiene inters para la investigacin.
Los sistemas de gestin de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato
base de datos access. Son vistos como indispensables, especialmente en los programas de atencin y
asesora directa a usuarias. Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacin.
Por ejemplo, una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesora jurdica. El caso se estudia y se
recomienda el inicio de una atencin jurdica especfica. Puede que a la par se requiera un trabajo de
atencin psicolgica con la usuaria. En cada paso la usuaria ser atendida por distintas personas y su
expediente pasar por las manos de todas ellas.
El diagnstico de situacin identific una serie de procesos crticos y de oportunidades que motivan la
recomendacin de la solucin tecnolgica de establecer un sistema de gestin de expedientes:

No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria. A veces cada servicio abre su
propio expediente y no es compartido con el resto de servicios. Esto dificulta el seguimiento y
sistematizacin de la informacin. En trminos de servicio, dificulta una atencin integral a la
usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visin global de su caso y
luego se centren en la materia especfica en que van a darle servicio.

Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacin se
encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homognea. La posibilidad de contar
con un sistema informatizado para todo el proceso permitir evitar esta situacin y lograr un ahorro
de papel.

Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de diseo de bases de datos a medida
que aportan valor a los distintos servicios que se realizan.

El sistema de gestin de expedientes que se propone, por tanto, ha de tener en cuenta todos estos
aspectos. Si bien en el mercado existen herramientas denominadas motores de workflow las
experiencias previas en las asociaciones y la existencia de algn sistema de gestin de expedientes a

27

medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seran generalizables para el resto de
asociaciones y cul sera su coste. Como mejora necesaria, la Metodologa identifica:
-

la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacin clave para
ulteriores investigaciones que den a conocer la situacin y avances sobre los colectivos con los
que trabajan las asociaciones.

La necesidad de mantener o establecer en los nuevos diseos la ms alta proteccin de datos,


garantizando el cumplimiento de la legislacin vigente y la calidad del servicio que se ofrece a
las usuarias.

D. Sistema de Gestin de Acciones de Movilizacin e Incidencia Poltica


La ausencia de sistematizacin de las acciones de movilizacin supone una prdida de oportunidad para
las asociaciones. Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y
trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accin de
movilizacin o una de incidencia poltica. El sistema se concibe como un proyecto tecnolgico que
establece el inicio y fin de una accin de movilizacin. Cada accin se abrira, se desarrollara y una vez
cerrada pasara a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por
las asociaciones en este tipo de empresas.

2.3.3

Comunicacin e Informacin

La comunicacin interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes
de sistemas. Tambin lo puede hacer la difusin de informacin. El Modelo de Referencia identifica la
necesidad de herramientas que mejoren la comunicacin entre el personal de cada entidad, tanto
profesional como de juntas de gobierno, por un lado, y entre las asociaciones, por otro. Se trata de
lograr que la informacin fluya, est disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes
interesadas.
Por otro lado, muchas asociaciones ya cuentan con pgina web como herramienta de difusin de
informacin. Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacin externa a travs de ella
va ampliacin de contenidos especficos para asociadas (desarrollos especficos para soporte gestin
asambleas de socias, tramitacin cuotas on-line y otros servicios, etc.), medios de comunicacin y
pblico en general.
Las soluciones tecnolgicas que plantea la Metodologa ISIS se explican a continuacin.

28

2.3.3.1

Sistema de Gestin de Comunicacin e Informacin

A. Canal Intranet (programa tecnolgico 3)


Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres. En un principio, las categoras de
informacin publicable seran:

Informacin sobre Juntas Ordinarias: Gestin de Convocatorias, publicacin y registro de actas.

Informacin para Directivas: Decisiones documentadas.

Informacin de RRHH: Funciones y responsabilidades por perfil.

Informacin inter-asociaciones: Uso compartido de documentos entre tcnicas de las distintas


entidades. Por ejemplo, un boletn electrnico comn o el intercambio de boletines de cada
asociacin; tabln de anuncios sobre jornadas, convocatorias, presentacin de estudios, etc.

B. Canal Internet (programa tecnolgico 4)


Se tratara de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusin a asociadas y pblico general.
Las asociadas podran pagar sus cuotas por Internet y adems, podran organizarse contenidos
adicionales a los que ya existen, especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar
las actas, pero sin olvidar los contenidos especficos para medios de comunicacin y sociedad en
general.

2.3.4

Gestin del conocimiento

El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar, poner en
comn y dar la mxima utilidad a la informacin que generan, alentando investigaciones y difundiendo
dicha informacin.
Tambin es importante dinamizar la generacin y difusin de ideas entre grupos especficos de inters.
Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comn y formacin que permitan salvar las
barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas, promoviendo as un mayor acceso de
todas a este tipo de recursos. Necesitan, por ltimo, contar con una herramienta que facilite el archivo y
el acceso a los datos derivados de la prctica de los servicios y programas de atencin directa, asesora
e incidencia poltica.

29

2.3.4.1

Sistema de Gestin del Conocimiento

La solucin tecnolgica que plantea la Metodologa ISIS consiste en un sistema de gestin del
conocimiento (programa tecnolgico 5), que incluya:
Herramientas para la investigacin:

Repositorio de informes, y herramienta que permita utilizar la informacin que generan las
asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones. Con ello
se optimizara el uso de esta informacin, facilitando una retroalimentacin para mejorar el
trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad. Ej.- Datos sobre la
situacin de las mujeres vctimas de violencia de gnero en una Comunidad Autnoma__
sistematizacin de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacin de
investigaciones__ resultados de investigacin permiten mejorar el trabajo de las entidades
de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y
tendencias de la problemtica que se trata.

Biblioteca virtual o gestor documental compartido por todas las asociaciones y que permita
el acceso e intercambio de informacin.

Plataforma de formacin on-line.- En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacin que ofrecen
este servicio para entidades sin nimo de lucro con costes econmicos y ya adaptadas a la idiosincrasia
y necesidades de este sector. La Gua recomienda el estudio previo de estas opciones 6 .
Activacin de grupos especficos de inters o difundir las ideas de determinadas personas: blogs,
biblioteca virtual, gestin de comunidades y grupos especficos de inters (foros de debate, publicacin
de noticias y contenidos, formacin a distancia, etc).

2.3.5

Recursos humanos

Si bien todas las asociaciones de mujeres externalizan la mayor parte de la gestin administrativa relativa
a los recursos humanos (nmina, seguros sociales, etc.), existen tareas que necesariamente han de
llevar a cabo ellas mismas. El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de
optimizar los tiempos que emplean en estas tareas, a da de hoy mayores de lo que consideran
adecuado.
6
Por ejemplo, la Universidad Oberta de Catalunya (UOC), cuenta con una lnea de actividad orientada a las ONGs que facilita su
formacin on-line y otras actividades relativas a la potenciacin del uso de las nuevas tecnologas en estas entidades.

30

La solucin que propone la Metodologa ISIS es la siguiente:

2.3.5.1

Sistema de Gestin de RRHH (programa tecnolgico 6)

Este sistema no debe gestionar las nminas y los seguros sociales (se aconseja que estas funciones
sigan delegadas en entidades gestoras). Se propone un sistema a medida complementario para agilizar,
entre otras, la operativa de contratacin (e.g. comunicacin a la gestora de altas y bajas).
Este sistema tambin podra mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil
contratado. Podra alimentarse y mantenerse la informacin en este sistema, para la posterior generacin
automtica de un documento que pueda publicarse en la Intranet.

31

PROCESO DE DISEO E IMPLANTACIN DE UN PLAN DE


SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA. PRIMER
PLAN ISIS: CONSIDERACIONES INICIALES.

3.1

Qu recursos se necesitaran par a disear un plan de sistemas de informacin? El modelo


de gestin de la tecnologa.

Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestin de la seguridad de la


informacin, se podra empezar el diseo de planes de sistemas de informacin para cada asociacin o
para una agrupacin de asociaciones en concreto. La Metodologa ISIS propone guiarse por los seis
programas tecnolgicos identificados para, a partir de ellos, empezar a pensar en proyectos tecnolgicos
especficos.
A continuacin, la Gua propone un Modelo de Gestin de las Tecnologas que permitira a las
asociaciones de mujeres pasar del diseo de un plan de sistemas a su puesta en prctica.
3.1.1

Los recursos humanos y tcnicos y los fundamentos de su gestin

3.1.1.1

Un equipo de gestin de TI

Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimtica e Infraestructura de las asociaciones de
mujeres estn externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestin del sitio Web,
correo electrnico, compra de equipamiento, mantenimiento, etc.).
Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener. La Gua recomienda que se
trabaje sobre l en busca de una estrategia de consolidacin de la demanda para abaratar los servicios,
por un lado, y para imponer una relacin basada en niveles de servicio y estndares de calidad. En suma:
contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados.
En todo caso, estos servicios que actualmente se contratan no seran suficientes para la puesta en
marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacin. Para ello, la Metodologa ISIS
recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres.
Adems de introducir la Oficina de Gestin de Proyectos (pag. 26), se propone la introduccin de dos
nuevos equipos de trabajo, vinculados a las nuevas tecnologas:

Un equipo de Gestin de las Tecnologas de la Informacin (TI)

Un equipo de Gestin de Riesgos en la Seguridad de la Informacin

En un principio, ambos equipos podran estar unidos, hasta que la operativa tomara un determinado
volumen. Este equipo conjunto estara dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de

32

tecnologas de la informacin y adems tendra las funciones de gestionar los nuevos proyectos
tecnolgicos y de gestionar la seguridad de la informacin utilizada.
El equipo debera estar compuesto por 2-3 personas con dedicacin completa. Los perfiles deberan
tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacin. No se necesitara que
fueran licenciadas en informtica, si bien cuanto mayor bagaje tecnolgico, tanto mejor. Las funciones
sern principalmente las siguientes:

Gestin de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimtica.- El equipo se encargara


de la negociacin de compras de equipos, contratos, renovaciones, ampliaciones de software,
medicin de la calidad de los servicios, etc con los proveedores de dichos servicios.

Gestin de los Proyectos Tecnolgicos.- La gestin de TI implicara la elaboracin peridica de


PESIs o sistemas de informacin y posteriormente, la ejecucin de los proyectos tecnolgicos
identificados) hasta su puesta en produccin (por ejemplo, una vez identificado el Canal Intranet,
desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7 .

Gestin de Riesgos en la Seguridad de la Informacin.- El equipo se encargara de la gestin de


la seguridad de la informacin con especial atencin a la informacin de carcter sensible y de
acuerdo a la legislacin vigente sobre la materia. Como se sealaba antes, el mtodo que
propone la Metodologa ISIS es el denominado Mtodo OCTAVE.

Al igual que suceda con la Oficina de Gestin de Proyectos, la Gua propone que el Equipo de Gestin
de TI y de Gestin de la Seguridad de la Informacin pudiera ser compartido por todas las asociaciones.
La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado. Tambin lo da el
hecho de que de este modo se ahorraran recursos.
En todo caso, la figura tambin es vlida para una asociacin en concreto, de nuevo, siempre que tenga
un tamao adecuado o se encuentre en fase de crecimiento.
El esquema siguiente muestra de manera sinttica este cambio organizativo y orienta sobre cul sera el
funcionamiento que tendran la Oficina de Gestin de Proyectos y el Equipo de TI y Gestin de la
Seguridad de la Informacin entre ellos y en relacin a los equipos operativos de las asociaciones y a los
proveedores de servicios tcnicos y tecnolgicos:

7
Despus vendr el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacin continuada de los
sistemas.

33

Figura 1.- Cambio organizativo propuesto: equipo gestin TI, seguridad y Oficina Gestin Proyectos
Directivas

Tcnicas

Sgto.

PMO

Soporte

Gestin Proyectos
Sociales

Equipo
Seguridad

Gestin de Riesgos
Seguridad de la Informacin

3.1.1.2

Equipo TI

Gestin Proyectos TI

Ejecucin Proyectos
Sociales

Proveedores TI

Ejecucin Proyectos TI

Fundamentos de la Gestin de TI

Una forma muy sencilla de representar la funcin de un equipo dedicado a la Gestin de la Tecnologa y
la Informacin es la siguiente:
- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen
la necesidad de informacin, el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla, y la
informacin resultante debe tener una serie de propiedades para que sea til para dicho servicio
(informacin y datos no son la misma cosa). El diagrama explicativo de estas funciones sera el
siguiente:

34

Figura 2.- Los recursos de TI y su traduccin de eventos del servicio en informacin

SISTEMAS DE
INFORMACIN
DATOS
EVENTOS
Objetivos de Negocio
Oportunidades de Neg.
Requisitos Externos
Reglamentacin
Riesgos

TECNOLOGA
INSTALACIONES
PERSONAS

INFORMACIN
Efectiva
Eficiente
Conforme
Fiable
Confidencial
Integra
Disponible

El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones:

Sistemas de Informacin: Procedimientos automticos para gestionar la informacin (incluyendo


aquellas tareas manuales asociadas, es decir, aquellas en las que el recurso humano es
necesario para analizar, introducir o rescatar la informacin para darle una utilidad ms all de la
producida por el sistema de informacin).

Datos: No son slo los elementos de una base de datos, sino objetos de informacin en su ms
amplio sentido: externos e internos, estructurados y no estructurados, grficos, sonidos, etc.

Tecnologa: Incluye el hardware, los sistemas operativos, las bases de datos, las redes, el
software de base, etc.

Instalaciones: Seran todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacin.

Personas: Personal con conocimientos tcnicos y otra serie de habilidades, y la responsabilidad y


capacidad para planificar, organizar, adquirir, entregar, soportar y monitorizar sistemas de
informacin y servicios relacionados.

Las propiedades de la informacin que ha de ponerse a disposicin de los servicios que realizan las
asociaciones de mujeres son las siguientes:

Efectiva: Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las
asociaciones. Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta, consistente y de manera que
pueda utilizarse.

Eficiente: La informacin ha de proporcionarse mediante el uso ptimo de los recursos (de la


forma ms productiva y econmica posible).

Conforme: Debe cumplir la ley, reglamentacin y acuerdos contractuales a los que las
asociaciones de mujeres se encuentren sometidas.

35

Fiable: Debe ser apropiada para que la direccin pueda tomar sus decisiones y ejercer su
responsabilidades informativas (financieras y de conformidad).

Confidencial: La informacin sensible debe protegerse contra su divulgacin no autorizada.

Integral: La informacin debe ser precisa, completa y vlida en los trminos esperados por las
asociaciones de mujeres.

Disponible: Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que
se desarrollan, ahora y en el futuro.

La Metodologa ISIS recomienda que el equipo que haya de ponerse al mando de la gestin y control de
TI, se gue por el modelo consensuado de gestin denominado COBIT (Control Objectives for Information
and related Technology).
Cuadro 8.- Modelo COBIT

APPLICATION
SYSTEMS

EVENTS
Business Objectives
Business Opportunities
External Requirements
Regulations
Risks

DATA
TECHNOLOGY
FACILITIES
PEOPLE

BUSINESS OBJECTIVES
INFORMATION
Effectiveness
Efficiency
Compliance
Reliability
Confidentiality
Integrity
Availability

IT GOVERNANCE

MONITORING
M1 monitor the process
M2 assess internal control adequacy
M3 obtain independent assurance
M4 provide for independent audit
DELIVERY & SUPPORT
DS1 define and manage service
levels
DS2 manage third-party services
DS3 manage performance and
capacity
DS4 ensure continuous service
DS5 ensure systems security
DS6 identify and allocate costs
DS7 educate and train users
DS8 assist and advise customers
DS9 manage the configuration
DS10 manage problems and
incidents
DS11 manage data
DS12 manage facilities
DS13 manage operations

INFORMATION

MONITORING

effectiveness confidentiality
efficiency
integrity
compliance availability
reliability

IT RESOURCES
people
application
systems

PLANNING & ORGANISATION


PO1 define a strategic IT plan
PO2 define the information architecture
PO3 determine the technological direction
PO4 define the IT organisation and relationships
PO5 manage the IT investment
PO6 communicate management aims and direction
PO7 manage human resources
PO8 ensure compliance with external requirements
PO9 assess risks
PO10 manage projects
PO11 manage quality

PLANNING AND
ORGANISATION

technology
facilities
data

DELIVERY AND
SUPPORT

ACQUISITION AND
IMPLEMENTATION

ACQUISITION & IMPLEMENTATION


AI1 identify automated solutions
AI2 acquire and maintain application software
AI3 acquire and maintain technology infrastructure
AI4 develop and maintain procedures
AI5 install and accredit systems
AI6 manage changes

Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamao medio, s es recomendable mantener el
flujo bsico en la gestin continua de TI que propone dicho Modelo. Las asociaciones de mujeres podran
centrarse en el primer hito de cada uno de los puntos bsicos del modelo:

Planificacin y Organizacin: Cada cierto tiempo, hay que planificar el bloque de acciones de
continuidad y mejora de los sistemas de informacin.

36

Adquisicin e Implementacin: Los proyectos tecnolgicos seleccionados hay que


implantarlos (con medios propios o ajenos).

Suministro y Soporte: Los nuevos sistemas de informacin hay que ponerlos en produccin, y
mientras funcionen, hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les
impida trabajar adecuadamente sea resuelta en el mnimo tiempo y con el menor impacto.

Monitorizacin: Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los


procedimientos.

Este sera el modelo adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres:


Cuadro 9.- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres

INFORMACIN

4. MONITORIZACIN

efectiva
eficiente
conforme
fiable

RECURSOS DE TI
personas
Sistemas de
informacin

3. SUMINISTRO
Y SOPORTE

3.1.1.3

confidencial
ntegra
disponible

1. PLANIFICACIN
Y ORGANIZACIN

tecnologa
infraestructuras
datos

2. ADQUISICIN E
IMPLEMENTACIN

Los recursos tcnicos necesarios para la gestin de TI

Como se vio en el diagnstico de situacin, en trminos generales las asociaciones de mujeres cuentan
con un equipamiento e infraestructura informtico bsicos. En trminos operativos, la Gua recomienda
una actualizacin de las versiones del Paquete Office, una mejora de la conexin de datos y de la los
discos de memoria. Todo ello dar ms agilidad y capacidad de gestin de informacin al trabajo diario
de las asociaciones.
Dicho esto, es necesario sealar que los proyectos tecnolgicos que se desarrollaran a partir del Modelo
de Referencia no implicaran necesariamente un cambio de equipamiento. Por ejemplo:

37

- Los Sistema de Gestin de Expedientes: las experiencias de la Asociacin Themis o de la FMP en este
sentido deberan estudiarse y podran ser vlidas para otras entidades. Los sistemas con los que cuentan
actualmente ya funcionan con los equipos que tienen.
-El Sistema de Gestin del Conocimiento: los servidores para la gestin del conocimiento podran
contratarse de manera externa, con iniciativas como la sealada de universidades y otros proveedores
que facilitan este servicio.
-El Canal Intranet: las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet. Los servidores
actuales los facilita el proveedor de hosting, y as se podra mantener la figura.
El hecho de crear un Equipo de Gestin de TI permitira estudiar las opciones ms viables para las
asociaciones en trminos de equipamiento e infraestructuras informticas. La compra de equipamiento
sera una de sus responsabilidades. A la hora de organizar un PESI, este equipo definira si un
determinado proyecto tecnolgico, (por ejemplo, un nuevo Sistema de gestin de expedientes),
necesitara de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiran la opcin que ms se
ajustara a las posibilidades de las asociaciones.

3.2

Pasos y recomendaciones para el diseo e implantacin del Primer Plan ISIS

El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologa ISIS, deber tomar en
consideracin una serie de condicionantes, prioridades y rdenes de coste. En este captulo se avanzan
las primeras directrices y pasos sobre estos temas.

A lo largo del la presente Gua se han identificado 6 grupos de sistemas de informacin o programas
tecnolgicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres.
1. Canal Intranet
2. Canal Internet
3. Portal de Gestin de Proyectos
4. Sistema de Gestin de Expedientes
5. Sistema de Gestin del Conocimiento
6. Sistema de Gestin de RRHH

38

Consecuentemente, el PESI resultante debera incorporar estos programas tecnolgicos como punto de
partida desde el cual disear proyectos tecnolgicos concretos.
La Gua tambin ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacin de
una Oficina de Gestin de Proyectos y un Equipo de Gestin de TI y de gestin de la Seguridad de la
Informacin. La incorporacin de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el
diseo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados. Seran estos equipos, junto con las
profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disearan los proyectos tecnolgicos. La
experiencia apunta a que con este formato, el peso del servicio o negocio frente a la tecnologa quedara
asegurado.
La siguiente accin de envergadura que deberan realizar estos mismos equipos sera la identificacin,
contratacin y la gestin de un proyecto tecnolgico perteneciente a alguno de los 6 programas
identificados por la Gua. Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seran muy rentables de
cara al futuro, y seran un elemento de control en la gestin del cambio.
El documento de Plan de Sistemas, que debera servir para dirigir las primeras actuaciones, tendra que
desarrollar como mnimo los siguientes puntos, por cada lnea o programa de actuacin de actuacin:

1.

Definicin de los proyectos tecnolgicos del plan a desarrollar en un ao

2.

Justificacin de la necesidad de cada proyecto

3.

Calendario de actividades

4.

Mapa de interdependencias con otros proyectos

5.

Plan de contratacin

6.

Plan de comunicacin y gestin del cambio

Es decir:
Documento plan de sistemas.- Programa tecnolgico.- Proyectos dentro del programa tecnolgico.Pasos 1 a 6. .
3.2.1

Definicin de los proyectos tecnolgicos del plan a desarrollar en un ao

La agrupacin de asociaciones o la asociacin que decidiera llevar a cabo el diseo e implantacin de


proyectos tecnolgicos debera empezar por una definicin de los proyectos a realizar en un ao, a partir
de los programas identificados por la Gua, siguiendo estos pasos:

Diagnstico de situacin

39

Necesidades

Identificacin de procesos crticos de toma de decisiones/trabajo

Identificacin de recursos disponibles

Identificacin de situacin tecnolgica

Anlisis del diagnstico

Propuesta de soluciones a travs de proyectos tecnolgicos

Definicin de los proyectos tecnolgicos

- Diagnstico de situacin.- Se podran elegir uno o varios de los programas identificados por la Gua. A
partir de ah, se iniciar el diagnstico de situacin. Dependiendo de la asociacin/agrupacin de
asociaciones, se podran realizar uno o ms proyectos tecnolgicos relacionados con ese programa. Por
ejemplo: se decide que la prioridad estratgica es avanzar en los sistemas de gestin del conocimiento.
Una vez decidido, habra que hacer un diagnstico de la situacin de la entidad/entidades en este sentido
recabando:

Necesidades.- Qu carencias se dan en este mbito, qu cambios se necesitan para cumplir


con los objetivos de las entidades/entidad y aun no se han hecho

Procesos crticos.- Qu aspectos concretos del proceso de trabajo en gestin del conocimiento
que ya se realizan no estn funcionando como se esperaba

Recursos disponibles.- Qu recursos humanos y materiales, (equipamiento e infraestructura


informtica y otros), existen a disposicin de la gestin del conocimiento en la entidad/entidades
actualmente

- Anlisis del diagnstico.- Extraccin de pautas y conclusiones. Por ejemplo: no existe un sistema de
clasificacin de la documentacin; slo los equipos A y B comparten la informacin; existe un archivo
informtico del departamento C que podra replicarse en el resto de la organizacin; es necesario mejorar
la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencin directa
a usuarias, etc.
Propuesta de soluciones a travs de proyectos tecnolgicos.- Para qu se quieren introducir los sistemas
de informacin, en trminos de a qu tareas se entiende que contribuiran y qu resultados se cree que
podran facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestin para lograr/contribuir a los
objetivos de la asociacin/asociaciones). Por ejemplo: se quiere clasificar toda la informacin de la
organizacin; se quiere hacer accesible la informacin con niveles de restriccin segn perfiles de
trabajo; se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y
de compartir documentos que supere las barreras temporales y geogrficas;

40

Es recomendable que en estas tareas del diagnstico de situacin se empleara una metodologa que
permitiera la participacin de todas las personas de la organizacin que pudieran aportar al diagnstico y
que vayan a ser beneficiarias o afectadas del diseo e implantacin del proyecto tecnolgico de que se
tratara.

Definicin de los proyectos tecnolgicos.- Entre las responsables de los proyectos sociales, la
Oficina de Gestin de Proyectos y el Equipo de TI se identificaran uno o varios proyectos
tecnolgicos. Las responsables de los proyectos sociales definiran las prioridades de servicio y
la OGP y el Equipo de TI definiran calendario anual y posibles fases de elaboracin del
proyecto/proyectos tecnolgicos en dicho periodo.

3.2.2

Justificacin de la necesidad de cada proyecto

La justificacin de la necesidad tendra dos motivaciones. Por un lado, explicar y avalar la necesidad
de cada proyecto. Por otro, aterrizar el anlisis del diagnstico de situacin a una propuesta de
trabajo concreta que defina:

3.2.3

Responsables y funciones

Resultados esperados

Estimacin econmica

Calendario de actividades previsto

Como todo proyecto, un proyecto tecnolgico tendr su ciclo de vida y necesitar de un calendario que
detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas.
3.2.4

Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnolgicos

Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnolgicos como si ya existen proyectos tecnolgicos
desarrollados, es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros. Por ejemplo: se
disea un proyecto tecnolgico para la implantacin de un gestor documental que va a tener relacin con
un proyecto tecnolgico que facilite formacin on-line y con otro proyecto tecnolgico dependiente del
canal intranet y que archiva los boletines de la asociacin y los enva automticamente a las socias de la
entidad. Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacin que hace la Gua del Modelo de
Referencia, que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos.

41

3.2.5

Plan de contratacin

Este apartado detallara las tareas que se requiere contratar, el presupuesto mximo que se podra
invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitaran. La Oficina de Gestin de Proyectos y
el Equipo de TI se encargaran de esta labor.

3.2.6

Plan de comunicacin y gestin del cambio

El diseo y la implantacin de sistemas de informacin es siempre algo novedoso que conlleva cambios
que afectan al da a da de la gestin de cualquier entidad. Un buen plan de comunicacin sobre el
sistema de informacin y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades, cambios, sinergias, etc.) es
fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en
que se lleva cabo. El acompaamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacin,
especialmente en el trabajo de las personas ms directamente involucradas en el,

tambin es

determinante para una adecuada incorporacin del sistema a los procesos de trabajo sobre los que
actuar y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan.
Por ello, se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacin y gestin
del cambio. Dicho plan se centrara en establecer:

La difusin del proyecto/ de los proyectos tecnolgicos

La formacin relacionada con los proyectos/procesos tecnolgicos

El acompaamiento a la gestin del cambio

Es recomendable que una vez tomada la decisin de comenzar el diseo de un proyecto tecnolgico,
sta fuera comunicada a toda la organizacin, indicando las reas de trabajo encargadas de su
realizacin, los plazos de ejecucin y solicitando la colaboracin de todas las personas que quisieran
hacer aportaciones.
A continuacin, se tratara de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunin para lograr que el
diagnstico de situacin fuera lo ms rico posible.
Por ltimo, los avances hechos en el resto de pasos podran comunicarse segn el grado de inters. Por
ejemplo, se podran establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a
administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran y/o utilizaran otros sistemas de
informacin ya disponibles. A la par, se podra enviar a toda la organizacin una comunicacin del estado
de situacin del proceso de diseo o del proceso de implantacin cada vez que se completara una fase
de trabajo. Por ltimo, se realizaran sesiones informativas y formativas sobre el nuevo sistema y se

42

establecera un plan de incorporacin gradual del sistema en la gestin diaria de las personas
involucradas en su administracin y uso.
3.2.7

Algunos apuntes sobre la Gestin de Proyectos Tecnolgicos

Se sealan aqu algunas diferencias entre los proyectos sociales y los proyectos que implican servicios
para la elaboracin de software a medida, con la finalidad de familiarizar a las asociaciones con este ellos
y llamar la atencin sobre aspectos importantes a la hora de implantarlos.
En los proyectos tecnolgicos:

La gestin de los requerimientos no puede cerrarse al principio, sino que hay que mantenerla viva
durante gran parte del proyecto. A medida que se avanza en el diseo, pueden aparecer cambios
o procesos crticos no identificados inicialmente y que han de entrar en el borrador final. De
acuerdo a la experiencia, y dicho en otras palabras, en los proyectos tecnolgicos es fcil saber lo
que no se quiere desde un primer momento, pero no se sabe lo que se quiere de inmediato.

El software no se ve.- El control del avance debera realizarse sobre partes del sistema
funcionando, pero esto exige una gestin del proyecto conforme al mtodo de ciclo de vida
iterativo incremental, al que los proveedores suelen ser reacios. Lo ms frecuente es encontrar
proyectos con ciclo de vida en cascada, en los cuales se cierran secuencialmente las fases de
requisitos, diseo, implementacin y pruebas. La primera visin del software se obtiene al final, lo
que supone mucho riesgo.

El producto de un proyecto tecnolgico sera un nuevo sistema de informacin propiedad de las


asociaciones de mujeres.

La calidad del sistema supone generalmente su aceptacin despus de la certificacin, mediante


una serie de pruebas tcnicas que hay que especificar y supervisar.

Gestin de configuracin del software: Para que el da de maana otro proveedor pueda
modificar el sistema de informacin, es necesario conservar no slo los elementos de la
instalacin final, sino tambin los productos intermedios y el cdigo fuente. Todos estos elementos
son necesarios para cualquier modificacin que se quiera realizar sobre el sistema. Conservarlos
significa ahorrar costes y garantizar una adecuada modificacin de los cambios o ampliaciones
que se quisieran hacer sobre el sistema. Por ello, es muy importante gestionar las versiones
adecuadamente y guardar copias de seguridad.

Las o la asociacin de mujeres en cuestin tendra derecho a la reparacin de los fallos, mantenimiento correctivo-, de manera gratuita durante el periodo de garanta, que suele ser de 6
meses. Despus suelen activarse contratos de mantenimiento correctivo y evolutivo para nuevas
funcionalidades.

43

3.3

La seguridad de la informacin y del propio sistema.

La administracin de la informacin almacenada electrnicamente requiere de unos estndares de


seguridad que eviten las amenazas que afectan a la confidencialidad, integridad y disponibilidad de dicha
informacin. Se trata de que la informacin pueda estar protegida y se evite su divulgacin, modificacin,
prdida, destruccin, o, tambin la interrupcin en el servicio que representa.
La seguridad es un elemento clave para garantizar la continuidad de las funciones de servicio de las
asociaciones y la confianza de las usuarias. Adems, existen condicionantes legales que obligan a las
organizaciones a considerar seriamente la gestin de la seguridad de la informacin. En Espaa es la
Ley Orgnica 15/1999 de 13 de diciembre de Proteccin de Datos de Carcter Personal la que marca el
paso en este sentido 8 .
Por lo tanto, para que las asociaciones de mujeres cumplan sus objetivos, es crtico garantizar la
confidencialidad, integridad y disponibilidad de la informacin sobre la que trabajan, en muchas
ocasiones, de carcter personal y sensible, (es el caso, por ejemplo, del tratamiento de datos sobre
usuarias vctimas de violencia de gnero, de usuarias que se encuentran inmersas en trmites jurdicos
relacionados con separaciones matrimoniales, guarda y custodia de hijos/as u otros, o de usuarias que
estn siguiendo una terapia psicolgica).
La Metodologa ISIS propone la consideracin del Mtodo OCTAVE como herramienta de gestin de la
seguridad de los sistemas de informacin que deseen llevar a la prctica las asociaciones de mujeres.
El mtodo OCTAVE (Operationally Critical Threat, Asset and Vulnerability Evaluation) fue encargado por
el CERT 9 al SEI o Instituto de Ingeniera de Software de la Universidad estadounidense de Carnegie
Mellon. Se liber en el segundo trimestre de 2002 y desde entonces se han producido varias revisiones.
Desde el segundo trimestre de 2003 existe una versin para PYMES que podra ser utilizable por parte
de las asociaciones de mujeres. Las ventajas de utilizar OCTAVE frente a otros mtodos conocidos como es el caso del Mtodo MAGERIT, empleado en el sector pblico espaol-, son principalmente las
siguientes:

Es un mtodo operativo, orientado a resultados: despus de la primera iteracin (2-3 meses) se


obtiene un plan a corto plazo y un plan estratgico a largo plazo para mitigar los riesgos
detectados. En la siguiente iteracin (despus de 6 meses o un ao) se parte de los resultados de
la implantacin de las acciones anteriores.

8 Existen otras leyes que tendran relacin con el tratamiento de dichos datos a nivel informtico, como es la Ley 34/2002 de 11
de julio de servicios de la sociedad de la informacin y de comercio electrnico.
9 El CERT (Computer Emergency Response Team) es considerado como autoridad mundial para la seguridad de Internet. Fue
creado por DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) en 1988, en respuesta a las necesidades requeridas durante
un famoso incidente, conocido como el "Gusano de Internet".

44

Se dirige de los servicios a los sistemas y no al revs, proponiendo un equipo de trabajo mixto
entre personal encargado de la gestin de los servicios y personal tcnico informtico de sistemas.
Est as pensado porque son las tcnicas y gestoras de los servicios y proyectos las que conocen
los riesgos de las entidades y de su tratamiento de la informacin. El personal tcnico informtico
aporta la cobertura de los sistemas y la medicin de las vulnerabilidades que puede sufrir la
informacin. Otros sistemas de gestin de riesgos de la seguridad partan del esquema inverso,
analizando vulnerabilidades de la infraestructura tcnica. Esto entorpeca el desarrollo de acciones
eficaces por dos motivos: 1) la dificultar de cualificar o identificar la informacin importante y 2) la
creacin de divergencias en los requerimientos de seguridad de los departamentos servicios y el
rea de TI.

Propone una metodologa muy bien detallada, con unos pasos muy claros y definidos,
proporcionando el suficiente material de soporte (plantillas, ejemplos, etc.), y asumiendo todas las
buenas prcticas de las normas y estndares actuales.

Las asociaciones de mujeres podran asumir las actividades de aplicacin de OCTAVE con
autonoma, despus del soporte de un proveedor para la primera iteracin. Ello evitara una
externalizacin de la evaluacin de riesgos en seguridad de la informacin, formato en el que:

las organizaciones no tendran forma de saber si la evaluacin del riesgo es adecuada o


no

para los expertos externos es muy difcil, si no imposible, asumir las perspectivas de la
organizacin

despus de la evaluacin, los expertos se van. Lo que debera ser una gestin continua se
convierte en auditorias puntuales

Supondra un coste aadido para las asociaciones

45

ANEXOS PRCTICOS PARA ELABORAR UN PESI.-

HERRAMIENTAS DE ANLISIS Y ELABORACIN DE LA METODOLOGA DE


PLANES DE SISTEMAS DE INFORMACIN.
Presentacin.
El siguiente conjunto de soportes metodolgicos facilitar a las asociaciones de mujeres la tarea de
diseo de un Plan Sistemas de Informacin, partiendo de las recomendaciones de la Gua, del Modelo de
Referencia y los 6 Programas Tecnolgicos identificados.
En este apartado se presentan los ocho pasos a desarrollar para dos escenarios:

el escenario actual de las asociaciones de mujeres, con una infraestructura y operativa


informtica bsica y con servicios de tecnologas de la informacin completamente
externalizados.

un posible escenario futuro, que, siguiendo las recomendaciones de la gua, introdujera cambios
en el equipo humano encargado de desarrollar los pasos metodolgicos e incorporara servicios
de tecnologas de la informacin internos y una parte operativa de servicios de TIC
externalizada.

A continuacin, se detalla el planteamiento de las asociaciones, personas involucradas y acciones a


desarrollar para disear el primer proyecto tecnolgico y un Primer Plan de Sistemas de Informacin en
el escenario actual.
Este planteamiento propone:

el diseo de un PESI a tres aos que se centre en la definicin de tres proyectos


tecnolgicos (uno por ao), a partir de los 6 programas identificados por el Modelo de
Referencia de la Gua ( Canal intranet, Canal internet, Sistema de Gestin de Expedientes,
Portal de Proyectos, Sistema de Gestin del Conocimiento, Sistema de Gestin de
Recursos Humanos).

la definicin de tres proyectos tecnolgicos a disear en tres aos: Ao1, Ao 2 y Ao 3

la planificacin de los recursos necesarios para llevar a cabo el PESI

la definicin y publicacin del PESI (la estrategia)

46

Es necesario tener en cuenta que, en el escenario actual, la asociacin de mujeres que inicie esta labor
no podr realizar los dos ltimos pasos por si sola ( la puesta en marcha y revisin y mantenimiento
estrategia): necesitar el servicio de proveedores de TI externo que aporten, adems de la infraestructura
y la operativa, las soluciones especficas para el diseo de proyecto tecnolgico y/o PESI creado por la
asociacin.
Por ltimo, se facilitan los soportes metodolgicos a partir de los cuales desarrollar los pasos que la
asociacin de mujeres puede llevar a cabo autnomamente. Dichos soportes son:

Entrevista a personal asociaciones de mujeres

Entrevista a personal informtico (interno o externo) de las asociaciones de mujeres

Modelo de Referencia

Plantilla estrategia-servicios-soportes

Plantilla de anlisis DAFO.- Esta plantilla se podr emplear tanto para establecer la visin
futura del proyecto tecnolgico Ao 1 y del PESI como para conocer el estado de situacin
de las TIC en la actualidad

Plantilla recursos humanos y materiales

Plantilla planificacin PESI

47

4.1

PASOS PARA LA ELABORACIN DEL PRIMER PLAN ISIS


A ESCENARIO GENERAL: LOS 8 PASOS
B ESCENARIO PARTICULAR: LOS 8 PASOS EN UNA ASOCIACIN

48

A. Escenario General: los Ocho pasos


PASO 1
PASO 2

ESCENARIO TRABAJO
PESIs

ESCENARIO
ACTUAL

PASO 3

PLANIFICAR
ESTUDIO

ESTABLECER
CONTEXTO
NEGOCIO/
SERVICIO

VALORAR
SITUACIN
ACTUAL

Propuesta
PESI

Diagnstico
de Situacin

Diagnstico de
situacin

Calendario
acciones

Misin, Visin,
Estrategia,
Objetivos,
servicios,
resultados
esperados,
planificacin
de la direccin

Objetivos,
servicios,
resultados,
visin de las
gestoras

Involucrar
personal
implicado
Preparacin
de soportes
Gua
Metodologa
ISIS

Entrevistas a
Junta de
gobiernos y a
Directoras

Responsable:
Directora de
estudio
Responsables
de reas/dptos
(Directoras y
tcnicas)

Entrevistas a
tcnicas y
administrativas,
voluntariado y
socias (estas
dos ltimas,
opcional)
Entrevistas a
personal
informtico
asociaciones
(interno o
subcontratado)

PASO 4

ESTABLECER
VISIN
FUTURA

PASO 5

DEFINIR
ESCENARIO
OBJETIVO

Planteamiento
PESI a tres
aos con
proyectos
tecnolgicos a
desarrollar en 1
ao1, ao 2 y
ao 3

Escenario sobre
proyecto
Tecnolgico ao
1:

Identificacin
programa/progr
amas 1 a 6 de
la Gua
Metodologa
ISIS u otros
programas por
parte de
Directoras

Identificacin
Recursos
humanos
Y materiales
Necesarios:
internos
Y externos;
Disponibles y
nuevos

Identificacin
de proyectos
ao 1, ao 2 y
ao 3 a
desarrollar a
partir programa
tecnolgico
seleccionado.

Equipos de
trabajo (Mixtos):
Directoras,
tcnicas y
administrativas

Decisin
conjunta:
Directoras,
tcnicas

POSIBLE ESCENARIO
FUTURO (SIGUIENDO
RECOMENDACIONES
GUIA METODOLOGA
ISIS

Propuesta PESI 2 IDEM


Responsables:
Directora estudio
Oficina Gestin
Proyectos
Equipo TI

IDEM, bajo
direccin y
gestin Oficina
Gestin
Proyectos y
Equipo TI

Planteamiento
PESI , bajo
gestin y
orientacin
Oficina
Gestin
Proyectos y
Equipo TI

PASO 6

DEFINIR
EL PLAN
ESTRATGICO

Detallar pasos
PESI (ao 1,
ao 2, ao 3)
Objetivo
Resultados
esperados
Actividades
previstas
Indicadores

PASO 7

PUBLICAR
ESTRATEGIA

PASO 8

REVISAR
Y MANTENER
ESTRATEGIA

Public
acin
Plan
estrat
gico
PESI

Acompaar de
Plan
De
Comunicacin y
Gestin del
cambio
Equipos de
trabajo (Mixtos):
Directoras,
tcnicas y
Administrativas

Apoyo externo:
proveedor TI

IDEM , bajo
direccin y
gestin Oficina
Gestin
Proyectos y
Equipo TI

Realizacin:
Directoras y
equipo tcnico +
Oficina Gestin
Proyectos y
Equipo TI

Realizacin:
rea
Comunicacin
con apoyo
Oficina
Gestin
Proyectos y
Equipo TI

Realizacin:
Oficina
Gestin
Proyectos y
Equipo TI con
consulta
equipos
tcnicos49
y de
toma decisin

B. Escenario de trabajo de un Plan Estratgico de PESI en el escenario actual


PASOS PARA EL DISEO DE UN PLAN ESTRATGICO DE PESI
PASO
PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION
PASO 1
La asociacin se plantea la necesidad de incorporar soluciones
tecnolgicas a su gestin.
PLANIFICAR ESTUDIO

ACCIONES DE LA ASOCIACIN
Decidir Directora del estudio
Establecer un calendario de acciones sobre estos puntos
Comunicar las decisiones a personal que va a estar involucrado en el
estudio
Preparar los soportes metodolgicos de la Gua

PASO 2
ESTABLECER CONTEXTO DE
NEGOCIO/SERVICIO

La asociacin inicia el estudio a partir de un diagnstico de


situacin en que se analice su situacin actual, (sus objetivos de
trabajo, resultados y orientaciones, recursos, necesidades, etc.) y
la situacin de las organizaciones del entorno (otras asociaciones
de mujeres, Tercer Sector, etc.).

Entrevistar a directivas para conocer el contexto de negocio/servicios


Analizar la informacin y establecer conclusiones del diagnstico
Soportes: entrevistas Gua Metodologa ISIS a directora/s y miembros de
Junta de Gobierno de la asociacin;
Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con directora/s y
miembros de Junta de Gobierno de la asociacin

50

PASOS PARA EL DISEO DE UN PESI


PASO
PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION
PASO 3
La asociacin inicia el estudio a partir de un diagnstico de
situacin en que se analice de su situacin actual, ( su gestin
VALORAR SITUACION ACTUAL
diaria, resultados y orientaciones, recursos, necesidades, etc.)

ACCIONES DE LA ASOCIACIN
Entrevistar a tcnicas y administrativas para conocer la situacin actual de
la gestin de los servicios, programas, etc.
Entrevistar a personal informtico para conocer estado de las tecnologas
en la asociacin
Analizar la informacin y establecer conclusiones del diagnstico
Soportes: entrevistas Gua Metodologa ISIS a gestoras y a personal
informtico de la asociacin

PASO 4
ESTABLECER VISIN FUTURA

La asociacin se plantea el diseo de un PESI a tres aos, con


tres proyectos tecnolgicos (uno por ao). Lo hace apoyndose
en las conclusiones del diagnstico de situacin y en los
programas tecnolgicos propuestos por la Gua Metodologa
ISIS

Plantilla estrategia-servicios soportes revisada con gestoras y a personal


informtico de la asociacin
A partir de las conclusiones del diagnstico, de la documentacin recabada
en las entrevistas (organigrama, estatutos, memoria actividades, etc.) y de
los programas tecnolgicos propuestos por la Metodologa ISIS la
asociacin define:

Programas tecnolgicos del PESI sobre los que trabajar (sean


los de la Gua u otros que resulten ms necesarios de acuerdo al
anlisis del diagnstico)

Proyectos tecnolgicos a disear dentro de dichos programas

Planificacin desarrollo de los programas y proyectos del PESI a


tres aos: Ao 1, Ao 2, Ao 3.
Soportes: Modelo de Referencia de la Gua Metodologa ISIS y explicacin
sobre el mismo que aparece en la Gua; Plantilla anlisis DAFO

51

PASOS PARA EL DISEO DE UN PESI


PASO
PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACION
PASO 5
La asociacin define el escenario de diseo del PESI a partir
del anlisis de la situacin de la organizacin para disear y
DEFINIR ESCENARIO OBJETIVO realizar dicho PESI y prev los posibles cambios que seran
necesarios para llevar a cabo el proyecto
PASO 6
DEFINIR EL PLAN
ESTRATGICO

ACCIONES DE LA ASOCIACIN
Definicin del escenario para la realizacin del PESI a partir de la
identificacin de procesos clave y de la identificacin de los recursos
humanos y materiales necesarios para realizarlo.
Soportes: Plantilla recursos; consejos Gua en materia recursos necesarios
para la gestin de Proyectos tecnolgicos

La asociacin establece un Plan Estratgico de PESI.

Detallar Estrategia PESI a tres aos con sus tres proyectos tecnolgicos

Una vez hecho esto, incluye en la planificacin un plan de


comunicacin sobre la propuesta de PESI

Incluir anlisis y previsin recursos humanos y materiales necesarios para


elaboracin Plan Estratgico

Adems, incluye la planificacin de acciones de gestin del


cambio que acompaen al proceso de diseo y elaboracin del
PESI

Realizar estimacin planificacin recursos necesarios para hacer PESI


Contratar proveedor TI que aporte la solucin tecnolgica especfica para
realizacin proyecto tecnolgico Ao 1 y PESI.
Elaborar documento de Plan Estratgico que incluye diseo elaborado por
asociaciones, ms plan comunicacin, ms plan gestin cambio, ms
solucin tecnolgica proveedor TI
Soportes: Plantilla planificacin PESI; plantilla planificacin proyecto
tecnolgico Ao 1; plantilla; plantilla recursos (para planificar recursos
PESI); plantilla estrategia-servicios-soportes.

52

PASOS PARA EL DISEO DE UN PESI


PASO
PLANTEAMIENTO DE LA ASOCIACIN
PASO 7
La asociacin publica Plan estratgico
PUBLICAR ESTRATEGIA
PASO 8
REVISAR Y MANTENER
ESTRATEGIA

Una vez se iniciara el PESI, sera necesario revisar la


estrategia y hacer los cambios y aadiduras que fueran
necesarias

ACCIONES DE LA ASOCIACIN

Este paso se realizara una vez el PESI hubiera sido puesto en marcha.

53

4.2

SOPORTES METODOLGICOS PARA REALIZAR EL DIAGNSTICO DE SITUACIN.


1. Modelo de Entrevista para 10 .:
1.1 Aspectos organizativos
1.2 Aspectos tecnolgicos
2. Diagnstico de la situacin tecnolgica 11
3. Anlisis DAFO de los Sistemas de informacin

10

Dirigidos a: Miembros de Juntas de Gobierno, Directoras, Tcnicas y Administrativas de las


Asociaciones de Mujeres.
11
Dirigidos a personal informtico de la entidad (tanto si es interno como si se trata de un servicio
externalizado).

54

1. 1 MODELO DE ENTREVISTA PARA CONOCER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS DE LA


ENTIDAD.

Persona de contacto.Cargo.1. Aspectos organizativos.-

Cules son los objetivos de la asociacin?

Cmo se organiza la toma de decisiones en

esta asociacin? Qu rganos de

representacin y qu rganos de direccin tiene?

Cmo se estructura el trabajo de la asociacin? (reas de trabajo, tareas, trabajos,


productos, actividades que desarrolla cada rea/persona y su interrelacin con la labor de
otras reas/personas)

Cules son las funciones clave del personal de la asociacin dentro de dicha estructura?
Existe una distribucin en la ejecucin de dichas funciones? Cmo se organizan?

Qu programas y qu reas de trabajo necesitan de la estrecha colaboracin de su rea de


trabajo para la consecucin de sus objetivos? A la inversa, qu programas o reas necesitan
de la suya para desarrollar su trabajo y alcanzar sus objetivos

Quines entiende que son las usuarias/os de los servicios que presta la asociacin?
o

Usuarias/os - cliente interno.-

Usuarias/os- cliente externo.-

Cmo es la estructura de personal/rr.hh. de su entidad?


o
o

N contratados permanentes
N contratados tiempo parcial/tiempo completo permanentes

55

o
o
o
o

N contratados tiempo parcial/tiempo completo temporales


N de voluntarios
Perfil personal contratado (tcnico, administrativo, directivo, etc.)
Perfil personal voluntario

Cules son los principales proveedores y/o trabajos subcontratados por su organizacin?

Cuenta su asociacin con un plan estratgico?

Puede contarnos brevemente en qu consiste y cmo se lleva a la prctica?

Cmo se adecuan las acciones del plan estratgico con la estructura de su asociacin?

Cul es el papel que desempean las siguientes figuras de su entidad en relacin a la


planificacin estratgica y la planificacin anual de su organizacin?:

Junta/Comit ejecutivo/Presidencia y Secretara General (rganos de representacin


de la entidad)

Directivas

Tcnicas

Administrativas

Voluntariado

Cmo es el funcionamiento de los procesos de trabajo en su asociacin? Qu aspectos


considera que necesitan mejorar? Qu aspectos suprimira? Qu aspectos aadira? Por
favor, detalle estos tres aspectos para cada uno de los siguientes apartados:

Dentro de un mismo departamento

Procesos a mejorar

Procesos a suprimir

Procesos a aadir

Entre departamentos

Procesos a mejorar

Procesos a suprimir

Procesos a aadir

56

Con otras asociaciones

Procesos a mejorar

Procesos a suprimir

Procesos a aadir

Procesos a suprimir

Procesos a aadir

Procesos a suprimir

Procesos a aadir

Procesos a suprimir

Procesos a aadir

Con voluntariado

Procesos a mejorar

Procesos a aadir

Entre profesionales y junta de gobierno

Procesos a mejorar

Procesos a suprimir

Con proveedores

Procesos a mejorar

Procesos a aadir

Con clientes/usuarios/as

Procesos a mejorar

Procesos a suprimir

Otros

Procesos a mejorar

Qu papel tiene el voluntariado en su organizacin?

Qu papel tienen los socios y los socios colaboradores en su organizacin? Cuntos son?

De dnde proceden los recursos econmicos de la asociacin?

Tiene la asociacin una poltica activa de bsqueda de fondos? Cmo se articula?

La asociacin recibe donativos?. Cmo se gestionan?.

2. Solicitud documentacin.-

Por favor, necesitaramos contar con la siguiente documentacin de su organizacin:


o
o
o
o

Estatutos
Estructura junta directiva
Organigrama profesional
Planes de trabajo actuales y futuros, a corto y a largo plazo (plan estratgico, planes
de accin)
Muchas gracias por su colaboracin

57

58

1.2 MODELO DE ENTREVISTA PAR CONOCER LOS ASPECTOS TECNOLGICOS Y TCNICOS


DE LA ENTIDAD.
-

Cmo o en qu cree que puede tener utilidad para su entidad un plan de sistemas de
informacin? A qu ayudara?

Qu necesidades de nuevas tecnologas cree que tiene su asociacin en la actualidad?

Qu necesidades de nuevas tecnologas cree que tendr su asociacin en el futuro (5-10


aos)?

Qu uso cree que hace su asociacin de las nuevas tecnologas?.


o
o
o
o

Alto
Normal
Regular
Bajo

- Por favor, explique el uso que en su opinin hace su asociacin de las siguientes herramientas
tecnolgicas y aada aquellas que no aparezcan sealadas:

Ordenador (n de ordenadores, actualizacin etc.)

Programas

Impresora

Fax

Internet

Mviles

Gestores de informacin y procesamiento de datos

En su opinin, Necesita su organizacin del uso de herramientas tecnolgicas complejas


como gestores contables, gestores de proyectos o de socios informatizados, pasarelas
electrnicas, etc.?. Por favor, razone su respuesta.

En su opinin, qu aspectos tecnolgicos necesitan mayor desarrollo en su entidad:

Aspectos de gestin?.- Enumere cules y por qu

Aspectos de informacin?.- Enumere cules y por qu.

Aspectos de comunicacin?.- Enumere cules y por qu.

59

Aspectos de seguimiento y evaluacin?.- Enumere cules y por qu.

Aspectos de coordinacin interna?.- Enumere cules y por qu.

Aspectos de coordinacin externa?.- Enumere cules y por qu.

Qu herramientas tecnolgicas ha contratado su organizacin?

Cuenta su organizacin con empleados que sepan gestionar estas herramientas


tecnolgicas adecuadamente?. Por favor, explique.

Cuenta su organizacin con la infraestructura adecuada (aparatos) para gestionar esta


tecnologa?

Qu herramientas tecnolgicas ha subcontratado su organizacin?

Quin realiza tareas de soporte informtico para la organizacin y qu perfil profesional


tiene?

Quin realiza tareas de soporte web (webmaster y similar) y qu perfil profesional tiene?

Qu o perfiles relacionados con el mbito tecnolgico trabajan para su organizacin?. Por


favor, de detalle de todos los perfiles existentes.

Como contratados.-

Como subcontratados.-

Qu capacitacin en nuevas tecnologas tiene su personal?

Qu formacin en nuevas tecnologas se le exige a su personal?

60

Alienta su organizacin la formacin en nuevas tecnologas de su personal contratado y


voluntario? Cmo?

En su opinin, el personal contratado y voluntario de su organizacin demanda formacin en


nuevas tecnologas?. Si es as, Qu es lo que ms se demanda?

Cree que en el futuro prximo su organizacin necesitar contar con personal con una alta
calificacin en el manejo de herramientas tecnolgicas?

La Gua Metodolgica identifica 6 Programas tecnolgicos a partir de los cuales desarrollar


proyectos tecnolgicos. Se trata de 6 grandes grupos en los que cabran las posibilidades que
cada asociacin de mujeres decida construir en forma de proyecto. La Gua recomienda
planificar de forma anual cada proyecto. Qu programa sera prioritario para su asociacin?:

A validar por: tcnicas y administrativas; directivas y miembros de junta de gobierno


SISTEMA
Sistema de Programas y Proyectos
Portal de gestin de proyectos
Sistema de gestin de expedientes
Gestor de acciones de movilizacin
Sistema de gestin de informacin
Canal intranet
Canal internet
Sistema de gestin del conocimiento
Portal de gestin del conocimiento
Sistema de gestin de RR.HH.
Otros programas no identificados en la Gua

Muchas gracias por su colaboracin.

61

2 DIAGNSTICO DE LA SITUACIN TECNOLGICA DE LA ENTIDAD.


Persona de contacto.Tipo de puesto.-

1. Soporte informtico y equipamiento.-

Qu soportes y equipamiento informticos utiliza esta entidad: servidores, ordenadores,


etc.?. Por favor, de datos detallados de cada elemento.

Cree que se trata de equipamiento y soportes actualizados y adecuados a las necesidades


de la entidad?

Qu capacidad tienen los soportes en trminos de memoria, prestaciones y utilidades?. Por


favor, detalle.

Qu aspectos de soporte y equipamiento considera que necesitaran ser mejorados?

Cree que la entidad necesitar una mayor dotacin de soportes informticos y de


equipamiento? Por favor, explique su respuesta.

Cuenta la entidad con soporte informtico capaz de dar servicio a sistemas de informacin?.
En caso afirmativo, detalle los soportes existentes y sus prestaciones.

2 Programas informticos.-

Qu programas informticos utiliza la entidad?

Se adecuan los programas informticos a las necesidades de la entidad?

Qu aspectos relativos a los programas informticos que utiliza la entidad cree que deberan
ser mejorados?

Cuenta la entidad con programas informticos adecuados para desarrollar sistemas de


informacin?. En caso afirmativo, detalle los programas existentes y sus prestaciones. En
caso negativo, seale qu programas seran necesarios para desarrollar sistemas de
informacin tiles para la entidad.

62

3.- Sistemas de planificacin de la informacin.-

Cmo cree que podra ayudar una metodologa de sistemas de informacin a mejorar el
trabajo que realiza la entidad?

Qu procesos de la entidad deberan estar interrelacionados y ordenados dentro de un plan


de sistemas de informacin?

Tienen necesidad de establecer la informacin en red entre las oficinas de su entidad en una
misma ciudad?

Tiene la asociacin necesidad de establecer la informacin en red con las socias, vivan en
Madrid u otras Comunidades Autnomas?

Tiene alguna sugerencia o indicacin sobre cmo debera realizarse esa metodologa de
plan de sistemas de informacin?

4. Formacin en uso de soportes, sistemas y programas informticos.


-

Conoce el grado de formacin informtica de las trabajadoras/os de la entidad en soportes y


programas informticos?

Cree que se adecua a las necesidades del trabajo de la entidad y a la gestin que se le
solicita al equipo informtico?.

Si existiera la posibilidad de recibir formacin informtica por parte de la plantilla de la entidad


en qu aspectos informticos cree que se necesita ms?.

Cree que con la formacin existente en la actualidad la plantilla podra gestionar sistemas de
informacin?. Por favor, detalle su respuesta y de ejemplos concretos.

Qu proveedores necesitara la entidad para el diseo y puesta en marcha de sistemas de


informacin?. Por favor, detalle su respuesta.

Muchas gracias por su colaboracin.

63

3 ANLISIS DAFO PARA LA ELABORACIN DE PLANES DE SISTEMAS EN LA ENTIDAD.Por favor, detalle en el cuadro a continuacin las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
que en su opinin tienen su asociacin en la actualidad en relacin a los planes de sistemas de
informacin.
Qu se entiende por
Fortalezas.- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que las hacen fuertes y capaces
para el desarrollo de su actividad y el cumplimiento de sus objetivos.
Oportunidades.- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que puede ayudar a mejorarlas
en trminos de capacidad y calidad del trabajo que realizan.
Debilidades.- Son aquellos aspectos internos de las organizaciones que suponen carencias que
merman la capacidad de las entidades para desarrollar su trabajo adecuadamente.
Amenazas.- Son aquellos aspectos externos a las organizaciones que pueden disminuir o dificultar las
capacidades de desarrollo de actividad y cumplimiento de objetivos de las organizaciones.

Fortalezas

Oportunidades

Debilidades

Amenazas

64

4.3

DEFINIENDO NUESTRO PLAN DE SISTEMAS: ORGANIZACIN Y MODELO DE


REFERENCIA

Una vez establecido el Diagnstico de la situacin de la entidad, podemos enmarcar el Plan de


Sistemas de nuestra asociacin, que debe estar alienado con la Misin, los Objetivos, las Estrategias y
las Lneas de Trabajo, Acciones de Servicios de la misma.
1. La Organizacin
El Plan de Sistemas de Informacin es una planificacin que se alinea con la planificacin estratgica
de la asociacin en la que se implanta. Por ello, habr que tener presente esta planificacin estratgica
y visualizar en todo momento el siguiente esquema:
VISIN
La visin son las creencias de la asociacin y aspiraciones de la organizacin

MISIN
La misin es lo que la asociacin quiere hacer para transformar su visin realidad

OBJETIVOS O METAS
Los objetivos son los aspectos concretos que se trabajarn para lograr contribuir a la misin

ESTRATEGIAS
Las estrategias son las lneas de trabajo de la asociacin a partir de las cuales hacer posibles los objetivos

ACCIONES O SERVICIOS
Los servicios son las acciones que desarrollan las lneas de trabajo o estrategias de la asociacin. Se suelen
organizar en programas y proyectos

SOPORTES
Los soportes son los recursos materiales que utiliza la asociacin para hacer posible el desarrollo, ejecucin,
seguimiento, evaluacin y sistematizacin de los servicios que desarrolla la asociacin. Se entiende soportes
materiales

65

Otro esquema que puede ayudar a aterrizar nuestras ideas sobre lo existente y lo que se quiere lograr con el plan de sistemas es el siguiente. Se recogen algunos ejemplos:
ESTRATEGIAS Y LNEAS DE TRABAJO

PROGRAMAS Y PROYECTOS/ ACCIONES O SERVICIOS

SOPORTES TECNOLGICOS (necesarios o deseables)

1. Participacin de las mujeres en el mbito de la toma de

Acciones de debate sobre las leyes que afectan a la igualdad

Intranet comn a asociaciones de mujeres con repositorio de

decisiones polticas

de hombres y mujeres entre asociaciones de mujeres

documentos acordados y reuniones con comisin


parlamentaria.

Acciones de lobby sobre las leyes que afectan a la igualdad


de hombres y mujeres con comisiones parlamentarias
2. Atencin a las mujeres en situacin de vulnerabilidad

3. Lucha contra la violencia de gnero

4. Empoderamiento de las mujeres en todos los mbitos

Programa de asesoramiento jurdico a mujeres separadas

Sistema de gestin e informatizacin de expedientes de

con cargas familiares

casos atendidos

Programa de atencin integral a mujeres vctimas de la

Portal web de contacto e informacin sobre atencin a

violencia de gnero

mujeres vctimas de violencia de gnero

Cursos de formacin en diversos temas dirigidos a mujeres

Herramienta de formacin on-line

sociales y fomento de una sociedad ms igualitaria

66

2. El Modelo de Referencia
Para que pueda serviros de ayuda, ISIS ha establecido un Modelo de Referencia basado en el
diagnstico de situacin de diversas Asociaciones de Mujeres.
El Modelo de Referencia establece 6 programas o proyectos tecnolgicos base:
1. Canal Intranet
2. Canal Internet
3. Portal de Gestin de Proyectos
4. Sistema de Gestin de Expedientes
5. Sistema de Gestin del Conocimiento-Portal del conocimiento
6. Sistema de Gestin de RR.HH.

67

Modelo de Referencia

68

4.4

OPERATIVIZANDO EL PLAN DE SISTEMAS

4.4 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLGICOS


4 4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLGICO

69

Por ltimo, necesitamos concretar nuestro PESI o Plan de Sistemas. Para ello ISIS sugiere:
-

Encajar nuestras necesidades (Aptdo. 3) con el Modelo de Referencia (Aptdo. 4)

A partir de ah, ordenar y priorizar los Proyectos Tecnolgicos que vamos a planificar para los
prximos 3 aos en funcin de:
o

Nuestras prioridades y estrategias

Nuestros recursos

Nuestra capacidad econmica

70

4.4 1 DECIDIENDO Y PRIORIZANDO PROYECTOS TECNOLGICOS


PROGRAMAS Y PROYECTOS

PROYECTOS DE LA ASOCIACIN

COSTE ESTIMADO

PRIORIDAD

MODELO DE REFERENCIA
Programa 1

Ao 1

Ao 2

Ao 3

Canal Intranet
Programa 2
Canal Internet
Proyecto 3
Portal de Gestin de Proyectos
Programa 4
Sistema de Gestin de Expedientes
Programa 5
Sistema de Gestin del Conocimiento
Programa 6
Sistema de Gestin de RR.HH.
Otros Proyectos (no contemplados)

71

Algunos ejemplos.
PROGRAMAS Y PROYECTOS

PROYECTOS DE LA ASOCIACIN

COSTE ESTIMADO

Programa 1

Intranet para una Federacin que agrupa 40

Diseo e instalacin: 80.000

Canal Intranet

asociaciones provinciales

Mantenimiento: 3.000 /mes

Programa 2

Foro web de autoayuda para mujeres vctimas de

Diseo/Instalacin: 3.000

Canal Internet

violencia

Mantenimiento: 6.000 /ao

Proyecto 3

Sala virtual de reuniones para gestin proyectos y

Portal de Gestin de Proyectos

subvenciones entre Sede central y Sedes

PRIORIDAD

MODELO DE REFERENCIA
Ao 1

Ao 2

Ao 3

provinciales de una asociacin


Programa 4

Sistema de gestin y archivo compartido de

Sistema de Gestin de Expedientes

expedientes de usuarias de los programas de


atencin y asesora jurdica, labora y psicolgica

Programa 5

Gestor de documentacin on-line de la asociacin

Sistema de Gestin del Conocimiento


Programa 6

Gestor de nminas de la asociacin

Sistema de Gestin de RR.HH.


Otros Proyectos (no contemplados)

72

Atos Origin.

Cliente: Coordinadora Espaola para el Lobby Europeo de Mujeres


(CELEM)

Documento: Gua Metodologa ISIS.- Versin def.

Proyecto: Metodologa ISIS

4.4 2 ESTIMANDO EL COSTE DE UN PROYECTO TECNOLGICO


Coste recursos
existentes

Coste nuevos
recursos

Coste total

Contrataciones y servicios
Personal tiempo completo
Personal tiempo parcial
Servicios externalizados 12
Acceso y conexin a internet
Otros
Recursos materiales
Ordenadores
Servidores
Programas
Materiales difusin
Otros
Coste total

12 La partida de servicios externalizados es fundamental a la hora de planificar el coste de un proyecto tecnolgico. La asociacin de
mujeres incluir en esta partida todos aquellos aspectos relativos al proyecto tecnolgico que no puede desarrollar con sus recursos
propios. Por ejemplo: diseo de los elementos tecnolgicos del proyecto; alojamiento y mantenimiento del servicio tecnolgico,
solucin de incidencias tcnicas y soporte para posibles modificaciones y ampliaciones, etc.

73

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