Modelo de Gestin de Inventarios: Conteo Cclico por Anlisis ABC

Inventory Management Model: Cyclical Count by ABC Analysis

Sal Olivos Aarn*
Jos William Penagos Vargas**

RESUMEN
En el presente documento se aborda la temtica de aplicacin de
mtodos de conteo fsico de inventarios para empresas y de cmo
este debe realizarse de tal manera que afecte lo menos posible la
operacin de las diferentes reas del negocio, como produccin o
comercial. La escogencia de los artculos sobre los que se har el
inventario deber estar enmarcada en la categorizacin de estos
mediante herramientas como el anlisis de Pareto y la clasificacin
ABC para definir la cantidad justa que deber ser revisada diariamente.
Palabras clave: Inventario fsico, Mtodo, Control, Anlisis ABC,
Pareto.

ABSTRACT
This paper address the issue of putting into practice
physical inventory methods for businesses and the way
it must be done so that it generates the least impact the
operation of the different areas of the business such as
production or commercial departments. The choice of
items to be inventoried must be framed in categorizing
them using tools such as Pareto analysis and ABC classification to set the right amount that have to be checked
on a daily basis.
Key words: Physical inventory, Method, Control, ABC
analysis, Pareto analysis.

* Ingeniero Industrial. Universidad Libre de Barranquilla. Especialista en Logstica Empresarial Universidad del Norte.
Magster en Ingeniera Administrativa. Universidad del Norte. solivos@unilibrebaq.edu.co
** Ingeniero Industrial. Magster en Ingeniera con nfasis en Ingeniera Industrial. Especialista en Alta Gerencia. Consultor Empresarial. Docente Investigador Universidad Libre de Barranquilla. jpenagos@unilibrebaq.edu.co

Fecha de recepcin: Abril 16 de 2013 Fecha de aceptacin: Mayo 21 de 2013

INGENIARE, Universidad Libre-Barranquilla, Ao 8, No. 14, pp. 107-111 ISSN: 1909-2458

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MODELO DE GESTIN DE INVENTARIOS: CONTEO CCLICO POR ANLISIS ABC

1. INTRODUCCIN
Una vez determinados los sistemas de calidad y agotados todos los estudios en busca del mejoramiento de los procesos al interior de la organizacin, la ltima frontera para ser competitivos y veloces al
cambio es el estudio y anlisis de la actividad logstica, enmarcada en los procesos relacionados con el
flujo de informacin, dinero y materiales.
En ese orden de ideas, uno de los aspectos ms importantes y de mayor impacto al interior de las organizaciones es el relacionado con la estructura de costos y su forma de operacionalizacin y manejo;
encontrndose presente en cada uno de los flujos anteriormente mencionados.
Es por ello, que en el anlisis y control de los inventarios de cualquier empresa, y en especial en
aquellas cuyos volumenes de stock son relativamente altos, cobra mucha importancia esta prctica.
El modelo de Conteo Cclico por Anlisis ABC para la gestin de inventarios es una herramienta til,
prctica y sencilla de manejar para cualquier gerente de logstica o encargado de los inventarios en pro
de mejorar la efectividad en el conteo fsico de las mercancas y por consecuencia la disminucin de
faltantes, dando como efecto positivo la mejora en la rentabilidad de la compaa.
2. PRCTICA PARA EL CONTEO FSICO DE STOCK
La prctica ms generalizada para la realizacin de un inventario, como se conoce popularmente
en el mbito empresarial, o conteo fsico de stock, es la de dedicar un da completo (generalmente) al
final de cada mes, trimestre, semestre o ao, segn lo convenga cada establecimiento. Esto presenta
varias implicaciones para la empresa, que a favor de tener un control sobre el inventario, afecta a otras
reas, como produccin y comercial, ms all de que cada una tenga un plan de contingencia para
esta actividad. Sin contar con el disgusto que pueda causar en los clientes la no disposicin temporal de productos para la satisfaccin de sus necesidades. Y es que cerrar la empresa ya de por s es
traumtico, teniendo en cuenta que la velocidad en los negocios es una clave importante en el xito o
fracaso de estos; con el objetivo de contrarrestar esta situacin y estar a tono con la dinmica de los
mercados, la realizacin del conteo fsico de stock debe abarcar ambos frentes: mantener la dinmica
natural de la empresa en el mercado y conservar el control de las mercancas en cuanto a la exactitud
de los registros del inventario [1].
3. MTODO DE CONTEO CCLICO POR ANLISIS ABC
Este es el mtodo de conteo cclico ms sofisticado, consiste en dividir el inventario en clasificacin
ABC; esta se basa en la regla 80-20 o Ley de Pareto, en la cual los artculos se clasifican de dos maneras: su valor en dinero o su valor de frecuencia de uso. En muchos casos se utiliza una combinacin
de las dos. Esto permite distinguir tres categoras de productos y cada una de ellas debe definirse en
funcin de la parte de la cifra de negocios que representa [2].
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Figura 1. Representacin grfica de la clasificacin ABC

Fuente: Introduccin a la gestin de stock, 2006

Para efectos de la gestin de inventarios, esto permite determinar que los artculos no se tratan de
igual manera. Sobre la base de la clasificacin, los artculos A se cuentan con mayor frecuencia que los
artculos B, y los artculos B con mayor frecuencia que los C.
El desarrollo del mtodo de Conteo Cclico por Anlisis ABC se detalla a continuacin; para efectos
prcticos se utilizar como ejemplo los datos reales de una empresa procesadora de atn del pas, a
fin de dar una mejor visin de mtodo [3].
Tabla 1. Pareto de las lneas de la bodega de la empresa procesadora de atn
Pos
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22

Lnea
Lnea 120
Lnea 107
Lnea 115
Lnea 126
Lnea 121
Lnea 103
Lnea 109
Lnea 111
Lnea 113
Lnea 106
Lnea 118
Lnea 119
Lnea 104
Lnea 112
Lnea 108
Lnea 110
Lnea 114
Lnea 117
Lnea 122
Lnea 116
Lnea 105
Lnea 123

Nombre
Empaques
Qumicos e Insecticidas
Pinturas y Disolventes
Material Auxiliar
Aseo
Dotacin
Accesorios Elctricos
Accesorios de Hierro Galvanizado
Rodamientos
Lubricantes y Aceites
Herramientas
Papelera
Accesorios de Presin PVC
ngulos-Platinas-Lminas
Soldaduras y Accesorios
Accesorios de Hierro Negro
Impermeabilizantes y Pegantes
Tornillos y Accesorios
Cafetera
Accesorios de Cobre
Accesorios Sanitarios
Accesorios Mdicos

Total Anual ($)

233.565.246
87.000.714
82.276.563
78.305.666
74.616.399
68.859.576
51.018.506
50.107.414
47.578.970
38.815.258
37.293.553
32.309.139
13.054.134
7.816.756
5.912.492
4.609.063
4.183.374
1.797.250
1.489.699
1.007.842
172.628
164.280

% Part.
25,33
9,44
8,92
8,49
8,09
7,47
5,53
5,43
5,16
4,21
4,05
3,50
1,42
0,85
0,64
0,50
0,45
0,19
0,16
0,11
0,02
0,02

Fuente: Elaborado por los autores

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% Acum.
25,33
34,77
43,69
52,19
60,28
67,75
73,28
78,72
83,88
88,09
92,13
95,64
97,05
97,90
98,54
99,04
99,50
99,69
99,85
99,96
99,98
100,00

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MODELO DE GESTIN DE INVENTARIOS: CONTEO CCLICO POR ANLISIS ABC

a) Se debe hacer un anlisis de Pareto [4]. Sobre las unidades de existencia, utilizando el mtodo
deseado; en este caso se emplear la valoracin por dinero.
b) Decidir con qu frecuencia se va a contar cada categora; no existe una regla para definir la frecuencia de conteo de cada artculo, esto se hace teniendo en cuenta el tiempo que le toma al encargado
del inventario realizar el conteo en un da.
Para el caso en cuestin, la frecuencia recomendada para los artculos clase A es 12; para los artculos
clase B es 2; y para los artculos clase C es 4.
Esta frecuencia se puede obtener de manera prctica a travs del mtodo de ensayo y error en terreno,
hasta que se consiga una que est acorde a la realidad de la empresa; queda a criterio del encargado
del proceso de inventarios modificar las frecuencias cuando fuere necesario.
c) Multiplicar el nmero de las unidades de existencia en cada categora por la frecuencia deseada,
para establecer el nmero total de conteos.
Tabla 2. Total conteos por clasificacin ABC
Clasificacin

# de Artculos

Frecuencia

Total Conteos

702

12

8.424

468

936

360

1.440

Fuente: Elaborado por los autores

d) Dividir el nmero total de conteos por el nmero de das de conteo; como el ciclo dura un ao, el
nmero de das de conteo debe ser 200; esto teniendo como base 50 semanas al ao; cada semana con cuatro das hbiles para realizar la actividad.

Nmero de artculos a contar por da = total de conteos/das de conteo

Nmero de artculos a contar por da = 10.800/200

Nmero de artculos a contar por da = 54

e) Determinar cuntos artculos de cada categora se contarn a diario; para esto se debe tener en
cuenta los siguientes pasos:
o

Se divide el nmero de conteos anuales en cada categora por el nmero total (anual) de conteos. Con esto se establece el porcentaje de conteos que corresponde a cada categora sobre
el total de los conteos.

Se multiplica el porcentaje del total para ABC por el nmero de artculos que van a contarse
diariamente, con esto se establece la cantidad de cada categora que se contar cada da.

f)

Contar cada categora el nmero de veces deseado.

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Tabla 3. Total conteos por clasificacin ABC

Clasificacin

Conteos Anuales

Total Conteos

% Conteos

Anuales
A

8.424

10.800

0,780

936

10.800

0,087

1.440

10.800

0,133

Fuente: Elaborado por los autores

Tabla 4. Nmero de artculos a contar diariamente

Clasificacin

Total Conteos

% Conteos

Diarios

# de Artculos
a Contar Diarios

54

0,780

42,12

54

0,087

4,70

54

0,133

7,18

Fuente: Elaborado por los autores

4. CONCLUSIONES
Este modelo tiene como base la identificacin de lneas Pareto, el cual facilita la concentracin de recursos empresariales en objetivos especficos, y busca mejoras en los puntos ms crticos en materia
de almacenamiento. El eficiente desarrollo de esta actividad permitir tener un gran avance del modelo
de Gestin de Conteo Cclico para el control de los inventarios. Sin embargo, no es lo nico, y no puede
funcionar de manera aislada. As como los mdicos realizan varios exmenes antes de proponer un
mejor diagnstico, el complemento de otras herramientas, tales como indicadores de gestin, y anlisis
de costos logsticos, proporcionar un control ms eficiente de los stocks. Esto debe verse reflejado en
la mejora del tiempo de conteo y por efecto incurrir en menos costos administrativos.
5. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
[1]

J. Jennings y L. Haugton, No es el grande el que se come al ms pequeo, es el ms rpido el

que se come al ms lento. s.l.: Ed. Harper Collins, 2002.

[2]

M. Max, Fundamentos de administracin de inventarios. s.l.: Editorial Norma, 2005.

[3]

M. Miguez y A. Bastos, Introduccin a la gestin de stocks: el proceso de control, valoracin y

gestin de stocks. s.l.: Editorial Ideaspropias, 2006.

[4]

A. Urzelai, Manual bsico de logstica integral. s.l.: Editorial Daz de Santos S.A., 2006.

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