Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio Del Poder Popular para la Educacin Superior

Universidad Rafael Urdaneta
Facultad de Cs. Polticas, Administrativas y Sociales
Escuela de Contadura Pblica
Ctedra: Auditora Administrativa

Integrantes:
Luis Padilla
Ivn Lpez
Emanuele Sorrentino
Lorinel Vera
Andrea Rugama
Hecjolu Garcia
Anamar Reverol
Esther Troconis
Maracaibo, Noviembre 2012

CONCEPTO
Hace tiempo los altos ejecutivos buscan maneras de controlar mejor las
empresas que dirigen. Los controles internos se implantan con el fin
de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviacin respecto a los
objetivos de rentabilidad establecidos por la empresa y de limitar las
sorpresas. Dichos controles permiten a la direccin hacer frente a la
rpida evolucin del entorno econmico y competitivo, as como a las
exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su
estructura para asegurar el crecimiento futuro.
El sistema de control interno est entrelazado con las actividades
operativas

de

la

entidad

existe

por

razones

empresariales

fundamentales. Es ms efectivo cuando los controles se incorporan a

la infraestructura de la sociedad y forman parte de la esencia de la
empresa. Mediante los controles incorporados se fomenta la calidad
y las iniciativas de delegacin de poderes. Se evitan gastos
innecesarios

se

permite

una

respuesta

rpida

ante

las

circunstancias cambiantes.
Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de prdida
de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los
estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes.
El control interno se define como un proceso, efectuado por el personal de
una entidad, diseado para conseguir unos objetivos especficos. La
definicin es amplia y cubre todos los aspectos de control de un
negocio, pero al mismo tiempo permite centrarse en objetivos
especficos
De una forma ms especfica: El control interno es un proceso efectuado
por el directorio, la direccin y el resto del personal de una entidad,
diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad

razonable en cuanto a la consecucin de los objetivos dentro de las

siguientes categoras:
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Fiabilidad de la informacin financiera
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables
El primer aspecto clave de las definiciones propuestas es que se trata de
un proceso. En consecuencia los controles internos no deben ser
hechos o mecanismos aislados, o decretos de la direccin, sino una
serie de acciones, cambios o funciones que, en conjunto, conducen a
cierto fin o resultado. Esto por s solo extiende el concepto de control
interno ms all de la nocin tradicional de controles financieros,
para convertir el control interno en un sistema integrado de
materiales, equipo, procedimientos y personas.
La siguiente frase de las definiciones, efectuado por el personal de una
entidad, indica que el control interno es asunto de personas. Ninguna
organizacin puede conocer todos los riesgos actuales y potenciales a
los que est

expuesta

en cualquier momento determinado

desarrollar controles para hacer frente a todos y cada uno de ellos. En

consecuencia las personas que componen la organizacin deben tener
conciencia de la necesidad de evaluar los riesgos y aplicar controles, y
deben estar en condiciones de responder adecuadamente a ello.
Puede decirse que la parte ms importante de ambas definiciones es que
se alcanzarn los objetivos. Los controles internos no son elementos
restrictivos

sino

que

posibilitan

los

procesos,

permitiendo

promoviendo la consecucin de los objetivos porque se refieren a los

riesgos a superar para alcanzarlos. No se trata slo de los objetivos
relacionados con la informacin financiera y el cumplimiento de la
normativa, sino tambin de las operaciones de gestin del negocio.
Esta manera de ver los controles da valor a las tareas de evaluacin y
perfeccionamiento de los controles internos y se convierten en
responsabilidad de todos.

Para finalizar, en forma general se puede definir el Control Interno como:

El conjunto de elementos organizacionales (Planeacin, Control de Gestin,
Organizacin, Evaluacin de Personal, Normas y Procedimientos, Sistemas
de Informacin y Comunicacin), interrelacionados e interdependientes,
que buscan sinrgica y armnicamente alcanzar los objetivos y polticas de
las entidades. En otras palabras, el Sistema de Control Interno no es un
proceso secuencial, en donde alguno de los componentes que lo conforman
solo afecta al siguiente, sino es un proceso multidireccional, en el cual
cada componente influye sobre los dems y todos conforman un sistema
integrado que reacciona dinmicamente a las condiciones cambiantes.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1. Objetivo de Autorizacin:
Tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse
de que estn cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la
administracin. Ej. Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con las
polticas establecidas por la administracin.
Debe establecer lmites al inicio, continuacin o finalizacin de operaciones
con base en polticas y procedimientos establecidos.
En los criterios de la seleccin de proveedores que utilizan las empresas,
estos deben especificar estndares para los proveedores potenciales,
respecto a asuntos tales como:

1. Capacidad

actual

potencial,

as

como

disponibilidad

para

proporcionar calidad y cantidad de las mercancas o servicios

requeridos, entrega oportuna de estas y servicios.
2. Precios competitivos, descuentos por volumen y condiciones de
crdito.
3. Restricciones legales (limitaciones para efectuar importaciones,
control de precios, etc. ).
4. Polticas que tenga la empresa acerca de transacciones que celebran
con compaas afiliadas, conflicto de intereses, etc.
Ejemplos De Tcnicas Para Lograr El Objetivo De La Autorizacin
1. Polticas por escrito para la seleccin de proveedores.
2. Bases de datos, como la lista de proveedores aprobados o archivo
maestro de proveedores.
3. Procedimientos

especficos

para

aadir,

cambiar

eliminar

informacin de la base de datos.

4. Tcnicas para aprobar la confiabilidad de las bases de datos como
las siguientes:
Especificar que los cambios en archivos sean aprobados por
escrito

por personal autorizado.

Uso de formas estndar pre numeradas para documentar los

cambios a las bases de datos de proveedores, controles fsicos sobre
el acceso a dichas formas y conciliacin de las formas usadas con
los cambios realmente adecuados.

 Revisin y aprobacin por personal autorizado, de los informes de

cambios a las bases de datos.
Verificacin peridica por una empresa independiente del proceso,
que los proveedores registrados en las bases de datos sean
autorizados y se apeguen a las polticas de seleccin aprobadas por
la administracin.
Ejemplos De Riesgo Si No Se Logra El Objetivo De La Autorizacin
1. Pueden efectuarse compras a proveedores no autorizados y as
mismo (intencionalmente o no) puede pagarse a un proveedor que
no suministre mercancas o servicios.
2. Puede producirse problemas en la produccin debido a embarques
recibidos con demora, baja calidad de las mercancas recibidas, o
bien pueden pagarse mercancas o servicios a precios ms altos de
los autorizados.
3. Pueden efectuarse compras a personas o empresas con las que
exista

conflicto

de

intereses,

sin

el

conocimiento

de

la

administracin.

2. Objetivo de Procesamiento y clasificacin de transacciones:

Todas las operaciones deban registrarse, para permitir la preparacin de
estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad
generalmente aceptados o de cualquier otro criterio aplicable a dichos
estados y para mantener en archivos apropiados datos relativos a los
activos sujetos a custodia.
Igualmente, la clasificacin debe estar acorde a las reas de la empresa en
las que representen un riesgo la mala aplicacin de las actividades o
provoque robos y fraudes lo que originara un desequilibrio econmico a la

empresa, por lo que el proceso de clasificacin del control interno debe ir

acorde a las partes que sean ms vulnerables y que puedan surgir de
manera habitual, la clasificacin se debe hacer en tres niveles para actos
ordinarios, extraordinario y espontneos.

3. De salvaguarda fsica
El acceso a los activos solo debe permitirse de acuerdo con
autorizaciones de la administracin. Los activos fijos de toda entidad
representan su seguridad financiera as como sus dems activos, por lo
que la salvaguarda de los mismos representan la seguridad de que el
perderlos por caso fortuito o fuerza mayor no le afecte a la entidad de
sobremanera por lo que los controles de salvaguarda fsica est enfocada a
prevenir cualquier eventualidad que provoque la perdida de estos activos o
en su caso contar con un plan alternativo para llevarse a cabo en el
momento que esto ocurra.

Como activos deben considerarse tanto los bienes fsicos (efectivo,

valores, existencias, propiedades) como los sistemas informticos, los
registros y documentos y los programas y la documentacin de los
sistemas.

4. De verificacin y evaluacin
Los datos registrados relativos a activos sujetos a custodia deben
compararse con los activos existentes a intervalos razonables y tomar las
medidas apropiadas con respecto a las diferencias que existan, as mismo,
deben existir controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de
los saldos que se informan en los estados financieros, ya que este objetivo
complementa en forma importante a los mencionados con anterioridad.
Todo sistema de control debe ser verificado y evaluado de manera
constante y permanente lo que permitir darle a la empresa una seguridad

de que los controles son los adecuados o en su caso se adecuan a los

cambios de la entidad, lo que permitir tomar acciones preventivas y
correctivas que garanticen el adecuado funcionamiento de los controles
establecidos en la entidad.
Es necesario adoptar tcnicas para verificar y evaluar los resultados que se
obtienen una vez procesadas todas las transacciones, dado que es
impracticable desarrollar un sistema que procese e informe todas las
transacciones con exactitud completa y absoluta.
La verificacin y la evaluacin estn orientadas a la deteccin de errores al
contrastar la informacin elaborada con la realidad.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Dentro de un sistema de control interno se identifican cinco elementos
que se relacionan entre s y son inherentes al estilo de gestin de la
empresa. Los mismos son:
1.

Ambiente de control:

El Ambiente

de control marca la pauta del funcionamiento de una

empresa e influye en la concienciacin de sus empleados respecto al

control. Es la base de todos los dems componentes del control interno,
aportando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control
incluyen la integridad, los valores ticos y la capacidad de los empleados
de la empresa, la filosofa de direccin y el estilo de gestin, la manera en
que la direccin asigna autoridad y las responsabilidades y organiza y
desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atencin y orientacin
que proporciona al consejo de administracin.
El ambiente de control propicia la estructura en la que se deben cumplir
los objetivos y la preparacin del hombre que har que se cumplan.

2.

Evaluacin de los riesgos:

Las organizaciones, cualquiera sea su tamao, se enfrentan a diversos

riesgos de origen externos e internos que tienen que ser evaluados. Una
condicin previa a la evaluacin del riesgo es la identificacin de los
objetivos a los distintos niveles, vinculados entre s e internamente
coherentes. La evaluacin de los riesgos consiste en la identificacin y el
anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de los objetivos, y
sirve de base para determinar cmo han de ser gestionados los riesgos.
Debido a que las condiciones econmicas, industriales, legislativas y
operativas continuarn cambiando continuamente, es necesario disponer
de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el
cambio.
La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta,
estableciendo mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos
correspondientes en las distintas reas.
Aunque para crecer es necesario asumir riesgos prudentes, la direccin
debe identificar y analizar riesgos, cuantificarlos, y prever la probabilidad
de

que

ocurran

as

como

las

posibles

consecuencias.

La evaluacin del riesgo no es una tarea a cumplir de una vez para

siempre. Debe ser un proceso continuo, una actividad bsica de la
organizacin, como la evaluacin continua de la utilizacin de los sistemas
de

informacin

la

mejora

continua

de

los

procesos.

Los procesos de evaluacin del riesgo deben estar orientados al futuro,

permitiendo a la direccin anticipar los nuevos riesgos y adoptar las
medidas oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos
en el logro de los resultados esperados. La evaluacin del riesgo tiene un
carcter preventivo y se debe convertir en parte natural del proceso de
planificacin de la empresa.

3.

Actividades de control:

Las actividades de control son las polticas y los procedimientos que

ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la direccin de
la empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para
controlar los riesgos relacionados con la consecucin de los objetivos de la
empresa. Hay actividades de control en toda la organizacin, a todos los
niveles y en todas las funciones.
Deben establecerse y ajustarse polticas y procedimientos que ayuden a
conseguir una seguridad razonable de que se llevan a cabo en forma eficaz
las acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen
respecto

la

consecucin

de

los

objetivos

de

la

unidad.

Las actividades de control existen a travs de toda la organizacin y se dan

en toda la organizacin, a todos los niveles y en todas las funciones, e
incluyen cosas tales como; aprobaciones, autorizaciones, verificaciones,
conciliaciones, anlisis de la eficacia operativa, seguridad de los activos, y
segregacin de funciones.

4.

Informacin y comunicacin:

Se debe identificar, recopilar y comunicar informacin pertinente en forma

y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades.
Los sistemas informticos producen informes que contienen informacin
operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que
permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada.
Dichos sistemas no slo manejan datos generados internamente, sino
tambin

informacin

sobre

acontecimientos

internos,

actividades

condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestin as como para

la presentacin de informacin a terceros. Tambin debe haber una
comunicacin eficaz en un sentido ms amplio, que fluya en todas las

direcciones a travs de todos los mbitos de la organizacin, de arriba

hacia abajo y a la inversa.
El mensaje por parte de la alta direccin a todo el personal ha de ser claro;
las responsabilidades del control han de tomarse en serio. Los empleados
tienen que comprender cul es el papel en el sistema de control interno y
como las actividades individuales estn relacionadas con el trabajo de los
dems. Por otra parte, han de tener medios para comunicar la informacin
significativa a los niveles superiores. Asimismo, tiene que haber una
comunicacin eficaz con terceros, como clientes, proveedores, organismos
de control y accionistas.
Debe existir una comunicacin efectiva a travs de toda la organizacin.
El libre flujo de ideas y el intercambio de informacin son vitales. La
comunicacin en sentido ascendente es con frecuencia la ms difcil,
especialmente en las organizaciones grandes. Sin embargo, es evidente la
importancia que tiene.

5.

Supervisin o monitoreo:

Los sistemas de control interno requieren supervisin, es decir, un proceso

que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a
lo largo del tiempo.
Esto se consigue mediante actividades de supervisin continuada,
evaluaciones

peridicas

una

combinacin

de

ambas

cosas.

La

supervisin continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye

tanto las actividades normales de direccin y supervisin, como otras
actividades llevadas a cabo por el personal en la realizacin de sus
funciones.
El alcance y la frecuencia de las evaluaciones peridicas dependern
esencialmente de una evaluacin de los riesgos y de la eficacia de los
procesos de supervisin continuada. Las deficiencias detectadas en el

control interno debern ser notificadas a niveles superiores, mientras que

la alta direccin y el consejo de administracin debern ser informados de
los aspectos significativos observados.
Todo el proceso debe ser supervisado, introducindose las modificaciones
pertinentes cuando se estime necesario. De esta forma el sistema puede
reaccionar gilmente y cambiar de acuerdo a las circunstancias.

SUPERVISIN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La supervisin y monitoreo de un sistema de control interno se realiza
con el propsito de verificar si los controles estn perfectamente
diseados, si estn bien ejecutados y su eficacia est a prueba en todos
los puestos de trabajo, en cada evento que ocurra y en todo momento.
Ahora bien, puede decirse que un sistema de control interno est
adecuadamente planteado y se est ejecutando fielmente si contiene los
cinco componentes del control interno que se conocen: Ambiente de
Control, Evaluacin de Riesgos, Actividades de Control, Informacin y
Comunicacin y Seguimiento. Por supuesto si estn presentes y
funcionando como se calcularon desde el comienzo.
Puede decirse, pero ya no, puesto que hay una nueva revelacin que hace
imperfecto el antiguo sistema de control interno con los tradicionales
cinco elementos citados arriba. Ahora el nuevo descubrimiento, el sexto
elemento, es obligatorio implantarlo en todos los sistemas de control
interno que existen en el planeta, caso contrario cualquier sistema de
control interno que carezca de autocontrol, podra afirmarse que est a
mitad de camino de ser un sistema de control interno slido o que es
imperfecto.
Con la integracin del sexto elemento, la eficacia del sistema de control
interno gravita en que directivos y propietarios tengan una seguridad
razonable en cuanto a que se estn alcanzando los objetivos de las

operaciones; se obtienen a tiempo y se publican estados financieros con

informacin confiable y que las leyes y los reglamentos se cumplen.
As como las actividades de control ayudan a asegurar que las acciones
de gestin de riesgos se llevan a cabo, la supervisin ayuda a asegurar
que las actividades de control y otras acciones previstas para desarrollar
el control interno se realizan puntualmente, de manera acertada y que el
resultado final es un poco de tranquilidad fundada en un control interno
efectivo.
El monitoreo hace falta para evaluar y mejorar el diseo, la ejecucin y la
efectividad del control interno. Pero tambin es indispensable el
autocontrol o la auto-evaluacin que realizan los empleados en cada
departamento y por supuesto las auditoras internas, esas evaluaciones
peridicas de los componentes del control interno que se presentan en un
informe oficial sobre el control interno.
El papel de la Administracin en el sistema de control interno es
fundamental para su eficacia. Tanto los administradores como los
auditores, tienen que ver cada pieza de informacin para determinar que
los controles estn funcionando y deben centrar sus actividades de
vigilancia en zonas de alto riesgo. En operaciones que involucren
transacciones al contado o elaboracin de cheques, por ejemplo, deben
aplicarse tcnicas bsicas en el muestreo, que logren proporcionar un
nivel razonable de confianza en que los controles estn funcionando
segn lo previsto.
Ms filtros y rutinas de control y ultra seguridad deben ser aplicados por
empleados de distintas posiciones, en todas las operaciones de aquellas
empresas que procesan mltiples operaciones virtuales usando internet
como plataforma de negocios.

RIESGO Y CONTROL DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO EN

LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1.- Riesgos:
Es importante en toda organizacin contar con una herramienta, que
garantice la correcta evaluacin de los riesgos a los cuales estn sometidos
los procesos y actividades de una entidad y por medio de procedimientos
de control se pueda evaluar el desempeo de la misma.
Si consideramos entonces, que la Auditora es "un proceso sistemtico,
practicado por los auditores de conformidad con normas y procedimientos
tcnicos establecidos, consistente en obtener y evaluar objetivamente las
evidencias sobre las afirmaciones contenidas en los actos jurdicos o
eventos de carcter tcnico, econmico, administrativo y otros, con el fin de
determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones, las
disposiciones legales vigentes y los criterios establecidos." es aquella
encargada de la valoracin independiente de sus actividades.
Generalmente se habla de Riesgo y conceptos de Riesgo en la evolucin de
los Sistemas de Control Interno, en los cuales se asumen tres tipos de
Riesgo:
Riesgo de Control: Que es aquel que existe y que se propicia por falta de
control de las actividades de la empresa y puede generar deficiencias del
Sistema de Control Interno.
Riesgo de Deteccin: Es aquel que se asume por parte de los auditores
que en su revisin no detecten deficiencias en el Sistema de Control
Interno.

Riesgo Inherente: Son aquellos que se presentan inherentes a las

caractersticas del Sistema de Control Interno.
Sin embargo, los Riesgos estn presentes en cualquier sistema o
proceso que se ejecute, ya sea en procesos de produccin como de
servicios, en operaciones financieras y de mercado, por tal razn podemos
afirmar que la Auditora no est exenta de este concepto.
En cada Subproceso, como suele llamrsele igualmente a las etapas
de la misma, el auditor tiene que realizar tareas o verificaciones, en las
cuales se asumen riesgos de que esas no se realicen de la forma adecuada,
claro que estos Riesgos no pueden definirse del mismo modo que los
riesgos que se definen para el control Interno.
El criterio del auditor en relacin con la extensin e intensidad de
las pruebas, tanto de cumplimiento como sustantivas, se encuentra
asociado al riesgo de que queden sin detectar errores o desviaciones de
importancia, en la contabilidad de la empresa y no los llegue a detectar el
auditor en sus pruebas de muestreo. El riesgo tiende a minimizarse
cuando aumenta la efectividad de los procedimientos de auditora
aplicados.
El propsito de una auditora a los Estados Financieros no es
descubrir fraudes, sin embargo, siempre existe la posibilidad de obtener
cifras errneas como resultado de una accin de mala fe, ya que puede
haber operaciones planeadas para ocultar algn hecho delictivo. Entre una
gran diversidad de situaciones, es posible mencionar las siguientes:
Omisin deliberada de registros de transacciones.

Falsificacin de registros y documentos.

Proporcionar al auditor informacin falsa.
A continuacin se exponen algunas situaciones que pueden indicar la
existencia de errores o irregularidades.
a.

Cuando

el

auditor

tiene

dudas

sobre

la

integridad

de

los

funcionarios de la empresa; si la desconfianza solamente es con relacin a

la competencia y no con la honradez de los ejecutivos de la compaa, el
auditor deber tener presente que pudiera encontrarse con situaciones de
riesgo por errores o irregularidades en la administracin.
b.

Cuando el auditor detecte que los puestos clave como cajero,

contador, administrador o gerente, tienen un alto porcentaje de rotacin,

existe la posibilidad de que los procedimientos administrativos, incluidos
los contables, presenten fallas que pueden dar lugar a errores o
irregularidades.
c.

El desorden del departamento de contabilidad de una entidad

implica informes con retraso, registros de operaciones inadecuados,

archivos incompletos, cuentas no conciliadas, etc. Esta situacin como es
fcil comprender, provoca errores, tal vez realizados de buena fe, o
inclusive con actos fraudulentos. La gerencia tiene la obligacin de
establecer y mantener procedimientos administrativos que permitan un
control adecuado de las operaciones
2.- Control.
ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Es importante definir lo que se entiende por control. El concepto de

control puede ser muy general y utilizarse como punto central para el
sistema administrativo.
La palabra controlar tiene varios significados y, ms an, varios sentidos:
A) Verificar, B) regular, C) comparar con una norma, D) ejercer autoridad
sobre alguien o algo, E) limitar o restringir.
Todos son significativos para la teora y la prctica; sin embargo, nos
referimos bsicamente a los significados A y Verificar implica algn medio
de medicin y alguna norma que pueda servir como marco de referencia en
el proceso de control. El control representa la parte de vigilancia de
funcin de un administrador
La planeacin y el control estn estrechamente relacionados, porque la
direccin superior debe aplicar sistemas que determinen a tiempo la
ocurrencia de las desviaciones de los planes y objetivos, para poner de
acuerdo de actuacin con los planes, o revisar a la luz de las
circunstancias que han cambiado. La prueba de un administrador es el
resultado que obtiene; sus esfuerzos deben producir los resultados
deseados. Para determinar esto necesita criterios mediante los cuales
puedan evaluarse los resultados y, si es necesario, adoptar medidas
correctivas

para

(planeacin,

alcanzarlos.

organizacin,

Si

otras

integracin,

funciones

administrativas

direccin)

se

realizaran

adecuadamente, habra poca necesidad de control, pero muy pocas veces

se logra una planeacin, organizacin y direccin ciento por ciento
efectivas.

Existen

equivocaciones,

prdidas

de

esfuerzos,

errores,

desperdicios, etc., que provocan desviaciones de los objetivos fijados. El

control es funcin de todos los administradores, desde el Gerente general

hasta los supervisores de lnea, en todas las organizaciones. Algunos
administradores, en particular los de niveles inferiores, se olvidan de que
todo encargado de la ejecucin de planes y objetivos se convierte en el
principal responsable de llevar a cabo el control. La planeacin resulta ser
un prerrequisito para un control efectivo. Es absurdo suponer que el
control se puede lograr sin una planeacin. Si no existe planeacin no
podr tenerse una comprensin predeterminada de los resultados que se
desean. Esto constituye una de las reas problema ms comn de los
administradores.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Es imposible imaginar a una organizacin que est dispensa de controles.
El controles indispensable en todas las organizaciones para lograr planes y
objetivos. Y surgen preguntas: Qu factores hacen importante el control
para Administradores y para sus organizadores? Cunto control deben
ejercer los administradores? La decisin administrativa en reas de
definicin, planeacin y logro de objetivos, est dirigida hacia la creacin
de valor; las decisiones de control se adoptan como accin destinada a
minimizar las consecuencias (destruccin de valor) de las decisiones
impropias o el desempeo inadecuado. Incertidumbre. La incertidumbre
respecto del desempeo puede ser resultado del perodo de tiempo
asignado al diseo de ejecucin de la misin, la complejidad de las
actividades, la calidad de los resultados utilizados o la estabilidad del
medioambiente. En general, cuanto mayor resulte la duracin de un
programa dado, ms compleja ser la actividad y ms baja la calidad de

los recursos utilizados; o si es menos estable el ambiente, habr mayor

necesidad de control.

COSTOS
Las actividades de control pueden percibirse como costos de organizacin
(recursos utilizados y esfuerzos gastados), en los que se incurre para
impedir o corregir el desempeo, lo que implica un despilfarro. Para que
cierto programa de control se justifique, los ahorros de costos anticipados
deben ser mayores que los costos para l proyectado. Un hecho frecuente e
interesante es que a veces esto significa, y cabe suponer que slo
temporalmente, que el despilfarro puede ser ms eficiente para una
organizacin que la eliminacin de este exceso. Por ejemplo: una
organizacin puede decidir que aceptar todas las ventas acredito sin
verificar la capacidad de pago del cliente, para lo cual se basar en la
probabilidad de que las prdidas originadas en deudas incobrables sern
menores que el costo de verificacin que exige crear un departamento de
crdito, una agencia de informes y demora de las ventas, entre otros
requerimientos. Debe destacarse que ciertas actividades de control tienen
pocos costos, si se ejecutan bien, pero que pueden determinar costos
elevados si se realizan inadecuadamente. Por ejemplo: la instruccin de los
subordinados es una actividad de control preventivo orientada a minimizar
los malentendidos y el desempeo defectuoso. Sin embargo, si la
instruccin se imparte deficientemente, puede obtener el efecto contrario.
En resumen, el control, si se maneja bien, puede ser un eficiente disuadir
del despilfarro; e, inversamente, el control al realizarlo puede elevar el
grado de ineficiencia.

CONTROL EN LAS ORGANIZACIONES

El control es vital para el funcionamiento de las organizaciones como un

sistema. De acuerdo con el principio de la retroalimentacin. Lo ms
significativo de las decisiones consiste en actuar sobre comportamientos
determinados a fin de reducir alguna desviacin que haya sido percibida;
gracias a ello es posible mantener una adecuada funcin de direccin y,
por tanto, lograr objetivos.
Pozo Navarro (la direccin por sistemas, Limusa, Mxico, p.203) comenta
que: los conceptos por los que el control ha pasado en este sentido, definen
en cierta manera la evolucin del concepto empresa como un sistema como
entre actuador sobre su medio y sobre su propia estructura, ajustando en
ambas situaciones un esfuerzo que liga a ambos en la relacin medioobjeto. Precisamente ahora, al considerar la empresa como un sistema, se
hace patente la importancia que tiene para ella corregir su propia
actuacin, aprovechando su experiencia y utilizando la informacin que
recoge de la misma.
Pero es tambin en el control donde reside la facultad de percepcin de la
intensidad de sus esfuerzos en relacin con la oposicin que ofrece el
medioambiente, equilibrando sus energas entre el cumplimiento de
objetivos de ndole interna y los de ndole externa.

EL PROCESO DE CONTROL
Independiente de la funcin que se controle o de la tcnica empleada para
controlarla, el diseo del sistema obedece a una estructura interna del
mismo, cuya dinmica es cclica y que incluye un elemento determinante a
su actuacin. Lo primero a efectuar para integrar un sistema de control es
que la direccin superior y los responsables de rea deben tomar en
cuenta la finalidad prctica que persiguen al llevar al cabo la accin de
controlar y los medios adecuados para alcanzarla.
CARACTERSTICAS DE UN BUEN CONTROL
El control es un factor extremadamente crtico en el logro de los objetivos,
y su efectividad, depende de la informacin recibida. Los sistemas de
control, para lograr un uso ptimo, deben poseer ciertas caractersticas,
que son las siguientes:
1.- Deben ser oportunos
2.- Seguir una estructura orgnica
3.- Ubicacin estratgica
4.- Un control debe ser econmico
5.- Revelar tendencias y situaciones

TIPOS DE CONTROL
1.- El pre control: Se realiza antes de que el trabajo sea ejecutado.

2.- El control concurrente: Esta se realiza a medida en que el trabajo est

siendo ejecutado.
3.- Control alimentario. Esta se centra en el desempeo organizacional
pasado; es decir, se basa en la retroalimentacin. El control tiene lugar
despus de la accin. Es decir, se basa en la retroalimentacin.

CONTROL PREVENTIVO
Existen dos formas para tratar que las personas responsables cambien sus
acciones futuras. El procedimiento normal consiste en rastrear la causa de
un resultado indeseable hasta dar con las personas responsables del
mismo y obligarlas a que cambien sus prcticas o costumbres.

LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

Una prueba de cumplimiento es una prueba que rene evidencia de
auditora para indicar si un control funciona efectivamente y logra sus
objetivos.
El auditor entonces solo debe aplicar pruebas de cumplimiento a aquellos
controles sobre los cuales depositar confianza para modificar la
naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos sobre saldos, los
cuales siempre deben ser probados, dado que aseguran la integridad de la
informacin.
El DISEO DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Diseamos

pruebas

de

cumplimiento

para

reunir

evidencias

funcionamiento efectivo de los controles interno, debemos enfocarnos:

de

Se ejecutaron los procedimientos previstos?

Se ejecutaron adecuadamente?
Fueron ejecutados por alguien que cumple con los requisitos de
segregacin de funciones?
Por lo tanto, debemos elaborar una prueba para determinar si el control se
est realizando y otra prueba para indicar si la informacin sujeta a
control se est comprobando que es correcta
Entonces la tarea de disear las pruebas depende su efectividad, al
conocimiento y pericia del auditor , a las circunstancias particulares de
cada cliente.
TIPOS DE PRUEBA DE CUMPLIMIENTO
Existen prueba de:
Detalles: las cuales entendemos que se refieren a la verificacin de
constancia de un control realizado por los funcionarios del ente sobre todo
atributos como fecha, parte, descripcin, etc. Contenido en un documento
o soporte magntico.
Mediante: Comparacin de igual tributos entre distintos documentos
Comparacin entre los nmeros de los comprobantes Verificaciones
matemticas

Cumplimiento

con

autorizacin

general

particular

Verificacin de secuencia numrica Indagacin:

Observacin: El tipo de prueba que se selecciona depende del control
identificado y del objetivo de la prueba. Ejemplo Control de integridad de
poblacin en la captura de informacin, tienen como objetivo asegurarse
que los datos que revelan el intercambio se ingresan en el sistema de
procesamiento. Lo que preocupa a la auditoria es que algunos de esos
intercambios, no sean registrados.

Por lo tanto tomar una muestra para detectar que se registraron los
atributos, no descubrir las omisiones. Por lo tanto se tiene que recurrir a
la prueba de indagacin y observacin.