MUNICIPALIDAD DISTRITAL

JULCAMARCA ANGARAES
HUANCAVELICA
DIRECTIVA N 001-2012/MDJ
PARA EL PROCESO DE INVENTARIO DE BIENES

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE
JULCAMARCA

DIRECTIVA N 001-2012/MDJ.

PARA EL PROCESO DE INVENTARIO DE

BIENES MUEBLES E INMUEBLES

ALCALDE

: ING. EXALTACION LAURA CONGA

- EJERCICIO 2012
GESTIN EDIL

2011- 2014

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DIRECTIVA N 001-2012/MDJ
PARA EL PROCESO DE INVENTARIO DE BIENES

DIRECTIVA N 001-2012/MDJ.
_______________________________________________

PARA EL PROCESO DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

I.

ASPECTOS GENERALES

Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia o presencia real de los
bienes almacenados, apreciar su estado de conservacin o deterioro y condiciones de seguridad.
I.1.

TIPOS DE INVENTARIO
A)
INVENTARIO MASIVO: Incluye a todos lo bienes almacenados. Forma parte del
Inventario Fsico General que comprende la verificacin fsica de bienes en uso y de
almacn.
Se efecta cerrando las operaciones del almacn por uno o varios das, como mnimo
una vez por ao, requiere de un apropiado programa y sirve de sustento a los Estados
Financieros de la Entidad.
B)

INVENTARIO

SELECTIVO:

Comprende

un

grupo

de

bienes

previamente

seleccionados. Se realiza peridicamente o cada vez que sea necesario comprobar que
los registros de stock se mantienen al da, completos y exactos, y verificar que las
existencias fsicas concuerdan con los registros de las Tarjetas de Control Visible de
Almacn y la Tarjetas de Existencias Valoradas correspondientes. Se realiza sin
paralizar las actividades de almacn; solo se efecta el bloqueo temporal de la
documentacin y el despacho del grupo de bienes objeto de inventario, por e plazo que
se estime dure el mismo.
I.2.

PREPARACIN DEL INVENTARIO

Corresponde al rgano de abastecimiento, precisar instrucciones, plazos, mecanismos
instrumentos y responsabilidades a afecto de realizar la verificacin de bienes de almacn.
Se condiciones previas al Inventario las siguientes:
Ordenamiento de almacn:
El principio del buen ordenamiento debe mantenerse en los almacenes en todo momento,
sin embargo se hace necesario cuando se trata de realizar inventario
Documentacin:
Es imprescindible preparar la documentacin para la toma de Inventario. Son cuatro (4) los
aspectos a considerar:
Las tarjetas de Existencias Valorados y las de Control Visible de Almacn deben estar
a da.

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Bloqueo del Inventario de bienes recepcionados, durante el periodo de Inventario.

Estos quedaran temporalmente en la zona de recepcin y sern internados una vez

concluido el Inventario.
Despacho de materiales y equipos correspondientes a Pedidos Comprobantes de
Salida pendientes de atencin. Los bienes de pedido no reclamados permanecen en la

zona de despacho.
Suspender la recepcin de pedido por un periodo prudencial antes del inicio del

Inventario.
Equipo de Verificacin:
Cuando se trate del Inventario Fsico General, la verificacin fsica ser realizada por

una Comisin.
Si se trata del Inventario Fsico de Almacn, el Jefe de Abastecimiento designa la
comisin de Verificacin, la que en ningn caso ser integrado con la personal de
almacn, estos ltimos intervendrn para indicar el lugar en que se encuentran

ubicados los bienes.

Medios o Instrumentos:
El Equipo de Verificadores ser dotado de medios adecuados tales como: Catlogos,
winchas, denominaciones, pesos, cdigos, etc., de cada uno de los bienes que se est
verificando.
I.3.

FORMA DE EFECTUAR EL INVENTARIO

Al Barrer:
El equipo de verificadores procede a efectuar e Inventario empezando por un punto
determinado del almacn; continuando el control de todos los bienes almacenados, sin

excepcin alguna.
Esta modalidad se utilizara para efectuar el Inventario Masivo de Almacn.
Por Seleccin:
Consiste en constatar la veracidad de las existencias del grupo de bienes sobre los
cuales se tiene inters, sin importar su ubicacin.
Esta forma se utiliza para realizar inventarios de tipo selectivo.

I.4.

SOBRANTES DE INVENTARIO
Si el proceso de verificacin se establece bienes sobrantes en la forma siguiente:

Determinar su origen, principalmente entre las siguientes causas:

Documentos fuente no registrados en las tarjetas de Existencias Valoradas.
Bienes entregados en menor cantidad ala autorizada en el respectivo Comprobante de
Salida.
Entrega de bien similar en lugar del que figura como sobrante.
En el caso que el origen de los sobrantes de almacn se deban a las dos (2) primeras
causas indicadas e el prrafo anterior, estos se incorporan en los registros de existencias
formulando la respectiva Nota de Entrada a Almacn.

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Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien similar en lugar del
sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante del
bien similar entregado.

En este caso se proceder a realizar el ajuste en la respectiva Tarjeta de Existencia Valorada de

Almacn, anulado la salida del bien sobrante, la misma que ser sustentada con el informe de la
Comisin de Verificacin, previo inicio de la determinacin de responsabilidades. Asimismo, se
registrar la salida del bien faltante.
I.5.

FALTANTES DE ALMACN
En el caso que como consecuencia de la conciliacin entre los registros de existencia y el
inventario fsico realizado se determinen bienes faltantes, la Comisin de Verificacin actuara n
la forma siguiente:

Faltante por robo o sustraccin:

Organizara un expediente de las investigaciones realizadas acompaadas de la denuncia
policial correspondiente.
Faltante por mermas:
Tratndose, de bienes slidos o lquidos, que por su naturaleza volatizan, sern aceptadas
siempre y cuando est dentro de la tolerancia establecida en la norma tcnica respectiva.
Cuando la merma ocurra por accin de animales depredadores, la Comisin de verificacin

evaluar e informara sobre si la merma s debe estrictamente a esta causa.

Faltante por Negligencia:
El jefe de almacn y el servidor o servidores a cargo de la custodia son responsables tanto
pecuniaria como administrativamente de la perdida.
Faltante por vida til

I.6.

BAJA DE BIENES
Se dar de baja a los bienes que como resultado del inventario Fsico General sean consideraros
para tal proceso.

Son Objeto de Baja:

Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en completo estado de inutilidad.
La merma producida en las existencias por efecto de volatilizacin o por accin de animales
depredados.
Los bienes perdidos por robo o sustraccin.
Bienes que por vencimiento o su estado de descomposicin o son recomendables para
consumo.
I.7.

REPOSICIN DE STOCK

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Comprende un conjunto de acciones de naturaleza tcnica-administrativa inherentes a la funcin

de almacn, que tiene por finalidad el mantener la continuidad del abastecimiento, reemplazados
las existencias distribuidas, a fin de que se encuentren disponibles en cualquier momento y
asegurar as que lleguen a los usuarios en la oportunidad conveniente.
I.8.

VARIABLES UTILIZADOS
A) NIVEL MXIMO DE STOCK:
Cantidad de cada tipo de bien que se estima es suficiente para atender en condiciones normales
y por periodo determinado las necesidades de la entidad.
Stock Mnimo o de Seguridad:
Cantidad de cada tipo de bien que se requiere para continuar el abastecimiento durante
el tiempo que demore el trmite de reposicin de stock.
Punto de pedido:
Es el momento ideal para iniciar las acciones conducentes a la reposicin de
existencias a fin de evitar el consumo total del stock mnimo o de seguridad.
B) CUANTIFICACIN DE LAS VARIABLES
EL Jefe de Almacn coordinara con el rea encargada de la programacin del abastecimiento
para cuantificar las variables que permitirn establecer los puntos de pedido para cada tipo de
bien. La determinacin de cada una de ellas se efecta en la forma siguiente:
La magnitud del nivel mximo esta dada por la cantidad de un tipo de bien que necesita para
atender las necesidades de todas las dependencias de una entidad, en un periodo trimestral,
semestral o anual.
Si las necesidades son mayores a la capacidad de almacenamiento pueden considerarse
excepcionalmente cantidades para periodos bimensuales o mensuales, segn convenga. Se
utiliza como documento fuente los Cuadros de Necesidades.
El stock mnimo o de seguridad se determina empleando la siguiente formula.
Stock Mnimo = Q/t1 x t2
Donde:
Q = nivel mximo de stock
T1 = tiempo en que se estima se consumir totalmente Q.
T2 = tiempo que se considera demora el tramite de reposicin de stock.
C) FORMULACIN DEL REQUERIMIENTO DE RENOVACIN DE STOCK
El trmite de reposicin de stock (Punto de pedido) se inicia cuando las existencias desciendan
al nivel en que se empieza a consumir el stock mnimo o de seguridad; para tal efecto el Jefe de
Almacn proceder a:

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Formular el proyecto de cuadro de adquisicin por los bienes que a la fecha debe iniciarse el
trmite de reposicin de stock.
Remitir el proyecto de cuadro de adquisicin al ara responsable de la programacin del
abastecimiento a fin de que se proceda a la adquisicin inmediata.
Coordina con el rea a cargo de la programacin del abastecimiento a fin de racionar la
distribucin hasta que se efectu la respectiva reposicin de existencias.
I.9.

REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS

Consiste en un sistema de registros y reportes en los que se consignan datos sobre ingresos y
salidas de bienes de almacn y cantidades disponibles a distribuir.
Segn las posibilidades de cada entidad los registros y reportes se elaboran en forma manual o
mediante proceso automtico de datos en el primer caso se emplear tarjeta y formularios y en
el segundo se utilizara el diseo de los mismos.
El registr y control de existencias se realiza en los documentos siguientes:
Tarjeta de Control Visible de Almacn
Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacn
Resumen de Movimiento de Almacn
Los documentos fuentes para efectuar los registros son:
Orden de Compra-Gua de Internamiento
Nota de Entrada a Almacn
Pedido-Comprobante de Salida.
II.

OBJETIVO

Establecer las normas y procedimientos que debe cumplir en Municipalidad Distrital de

Julcamarca, para una adecuada toma de inventario fsico de bienes mobiliarios patrimoniales
III.

FINALIDAD

Asegura el uso correcto, la integridad fsica y permanencia de los bienes que constituyen el
patrimonio mobiliario de la Municipalidad Distrital de Julcamarca; a si como constituir un registro
actualizado de los bienes muebles de la entidad y cumplir con presentar el inventario fsicos de
dichos bienes a la Superintendencia de Bienes Nacionales y tener informacin bsica para la
elaboracin de los Estados Financieros.
IV.

BASE LEGAL

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D.S- N 154-2001-EF, que aprueba el Reglamento General de Procedimiento Administrativo

de Bienes de Propiedad Fiscal y su modificatoria D.S.N 107-2003-EF, D.S N 042-2006-EF

D.S. N 195-2006-EF
Resolucin N 039-98-SBN, que aprueba el Reglamento para el Inventario de Bienes Muebles

del Estado.
Resolucin de Contralora General N 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control
Interno.
V.

ALCANCE

La presente Directiva es de aplicacin, cumplimiento y observancia obligatoria en la todas las

reas de la Municipalidad.
VI.
DISPOSICIONES GENERALES
VI.1. Para efectos de la presente Directiva se entiende como bienes muebles a aquellos bienes que de
acuerdo al cdigo Civil y las leyes especiales son adquiridos en propiedad por Municipalidad
Distrital de Julcamarca, bajo las diversas formas y modalidades jurdicas que stas disponen.
VI.2. Asimismo, se entiende por inventario fsico la relacin detallada de los bienes muebles existentes
en una fecha determinada en la entidad sea cual fuere el origen y modalidad de su adquisicin, de
VI.3.

acuerdo al Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y el plan Contable Gubernamental.
La Direccin Regional de Administracin remitir, bajo responsabilidad, la informacin
correspondiente del Inventario fsico y Valorado en Disquetes y documentos impresos a la
Superintendencia de Bines Nacionales conforme al Software Inventario Mobiliario Institucional.
La entrega de la informacin del Inventario fsico a la Superintendencia de Bienes Nacionales se

VI.4.

realizara entre los meses de enero a marzo de cada ao, teniendo como fecha de cierre del
inventario el 31 de diciembre del ao inmediato anterior a su respectiva presentacin.
El Comit de Inventarios es responsable de realizar los inventarios patrimoniales de los bienes

VI.5.

muebles de la entidad; el cual es conformado mediante Resolucin de Alcalda y estar

integrado necesariamente por el personal de las siguientes unidades: GERENTE DE
ADMINISTRACION, UNIDAD DE ABASTECIMIENTO, y UNIDAD DE TESORERIA o quienes
hagan las veces, y un Regidor en calidad de veedor, si fuera necesario un Experto en toma
de inventarios, siempre y cuando la Municipalidad disponga de Presupuesto.
El Inventario Fsico se llenara separadamente por cuentas principales divisionarias u sub.

VI.6.

Divisionarias, una vez clasificados por activos fijos y por bienes no depreciables y bienes
culturales, excluyndose de este los bienes de equipamiento para construcciones en curso. En
los respectivos Cargos personales se consideraran todo los bienes patrimoniales (activos fijos,
bienes no depreciables y equipo auxiliar) asignados al trabajador, cualquiera sea su nivel
jerrquico o situacin laboral dentro de la entidad.
Con respecto al equipo auxiliar dadas sus caractersticas y naturaleza, su control ser

VI.7.

extracontable, por parte de la UNIDAD DE CONTABILIDAD.

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VI.8.

Terminada la labor de procesamiento del Inventario Fsico Valorados y los Cargos Personales, la
Oficina de UNIDAD DE ABASTECIMIENTO, los revisara, obtendr las firmas correspondientes,
clasificara y luego consolidara por dependencias, para los fines establecidos en el primer caso y,
para la obtencin de los Inventarios ambientales en el segundo caso.
Cada trabajador, como nico responsable directo de la existencia fsica, permanencia,

VI.9.

conservacin, etc., de cada uno de los bienes patrimoniales asignados a su uso debe tomar las
previsiones del caso, para evitar prdidas, sustraccin, deterioros, etc., que puedan ser
considerados descuido o negligencia que conlleven a responsabilidad administrativa, civil y/o
penal.
Cualquier decisin o disposicin sobre bienes patrimoniales que adopten las dependencias de la

VI.10.

entidad, debe ser comunicado de inmediato a la oficina de UNIDAD DE ABASTECIMIENTO,

para que se proceda de inmediato a hacer los cargos y descargos a que hubiere lugar,
actualizando los registros patrimoniales en general.
En el caso que la etiqueta del cdigo patrimonial coloca a cada uno de los bienes patrimoniales

VI.11.

asignados en uso a un determinado trabajador, se hubiere cado, despegado o deteriorado, este

como nico responsables de dicho bien deber comunicar de inmediato a la Oficina de UNIDAD
DE ABASTECIMIENTO, para que se reemplace con el mismo cdigo o numero.
El Jefe de cada dependencia de la entidad, debe asignar a un trabajador de la misma para que

VI.12.

se encargue de controlar permanentemente todo y cada unos de los bienes patrimoniales y

bienes culturales asignados en un uso a la misma, cuyo nombre, apellido y cargo debe ser
puesto en conocimiento a la Oficina de UNIDAD DE ABASTECIMIENTO, para las
coordinaciones directas e inmediatas a que hubiere lugar, en resguardo en la propiedad fiscal.
VII. DISPOSICIONES ESPECIALES
Del Procedimiento de Inventario
a) La Oficina de UNIDAD DE ABASTECIMIENTO, y tramitara la aprobacin por Alcalda, del

VII.1.

respectivo cronograma de trabajo de la labor a realizar, en el cual constara entre otros, la

fecha de inicio y termino de la accin, la duracin en cada unidad orgnica, los
responsables, etc.
b) La comisin de inventario encargado de la verificacin fsica, se constituir el da
programado en la dependencia predeterminada, presentndose ante el jefe o encargado de
la misma, para hacer conocer en motivo de su visita, quien a su vez har lo propio con los
trabajadores a su cargo, recomendndoles brindar las facilidades y proporcionar la
informacin que les pudiera ser solicitada.
c) El Jefe de la dependencia cuyos bienes patrimoniales va a ser verificados, designara un
representante que acompaara a la comisin de Inventario, proporcionando informacin
inmediata sobre la procedencia de bienes sobrantes y/o el destino de bienes faltantes, etc.,
as como suscribir al Acta de Verificacin Fsica.
d) Cada trabajador sin excepcin, mostrara a la referida Comisin de Inventario, todos y cada
uno de los bienes patrimoniales que les han sido asignados en uso, inclusive aquellos que

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por alguna circunstancia podran encontrarse guardados bajo llave en escritorios,

credenzas, archivadores, armarios, vitrinas, etc., y/o prestados provisionalmente a otros
trabajadores debiendo justificar con documento ese desplazamiento.
e) El servidor por motivos de vacaciones, permisos u otros motivos que van a ausentarlos de la
Institucin en fechas programadas de la toma de inventarios deber dejar sus bienes y/o
llaves de los bienes a su cargo a su jefe inmediato o al encargado de acompaar a la
comisin de inventario, bajo responsabilidad de declararse los mencionados bienes como
f)

faltantes y sobrantes.
La comisin de Inventario realizara su labor verificando de extremo a extremo, de canto a
canto o al barrer, todo y cada uno de los bienes patrimoniales, culturales que existan

fsicamente en cada ambiente fsico de la dependencia visitada.

g) La labor en si se har trasladando al formato, que se disee para efectos de la verificacin
fsica, la informacin que observe la comisin de Inventario, calificando insitu el real estado
de conservacin de cada bien, de su uso, antigedad, ubicacin fsica, etc., informando por
separado sobre el particular.
h) Para el caso de Maquinarias Pesadas, liviana y Equipo de Transporte, etc., se requerir
obligatoriamente la participacin del personal especializado, por tener que consignarse en
los respectivos formatos, informacin tcnica, para el efecto, las jefaturas interesadas harn
i)

las coordinaciones del caso con la debida anticipacin.

Concluida la verificacin fsica e una dependencia, la comisin de Inventario, llenara y
suscribir la correspondiente Acta de Verificacin Fsica, entregando al trabajador
representante de la misma una copia de dicho documento la cual servir como constancia

j)

de la labor realizada.
Posteriormente, la comisin de inventario se trasladara a la Oficina de Control Patrimonial
de la entidad para efectuar, en gabinete y en forma conjunta, la contrastacin de la
informacin obtenida durante la verificacin fsica con la que aparece en el Inventario Fsico
inmediato anterior, tomando como base para la labor realizada, sustentndose adems, en
los respectivos inventarios Ambientales, Cargos Personales de Asignacin de bienes en uso
para determinar as, los sobrantes y/o faltantes, de ser el caso, as como cualquier

informacin adicional.
De los Bienes Faltantes y Sobrantes
a) En el supuesto de encontrar faltantes. La comisin de inventarios requerir en primera

VII.2.

instancia, la informacin correspondiente, al trabajador que ltimamente tuvo asignado el

bien no ubicado o no habido, para que indique el destino del mismo Igual procedimiento se
seguir para el caso de los bienes sobrantes, hasta determinar su procedencia y regularizar
b)

su tenencia fsica.
De no se satisfactoria o demostrable documentadamente la informacin proporcionada por
el trabajador usuario del o de los bienes no habidos, la comisin de Inventarios har el

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respectivo requerimiento escrito al jefe de la dependencia a la cual pertenece al trabajador

afectado, para que, por su inmediato, se obtenga la aclaracin correspondiente, pudiendo
c)

inclusive recurrir a instancias superiores, de ser el caso.

De no obtener en ltimas instancias, ninguna informacin demostrable documentadamente,
en caso de bienes faltantes, la Oficina de Control Patrimonial, por intermedio de la Gerencia
Municipal o la que haga las veces, elevara el respectivo informe al jefe de la Dependencia,
para que determine, en primera instancia, la responsabilidad a que hubiere lugar, en
resguardos a los intereses del Estado, permanencia e integridad fsica de los bienes

d)

patrimoniales, culturales e institucionales.

Es responsabilidad del comit de Gestin Patrimonial organizar el expediente administrativo
y elaborar el informe Tcnico Legal en el caso que la comisin de inventarios compruebe
sobrantes y faltantes de los bienes. Dicho informe junto con el expediente Administrativo
deber ser elevado a una comisin de altas, Bajas y enajenaciones para su evaluacin.

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VIII.
VIII.1.

FORMATOS

AFECTACION CONTABLE

1
1
1
1
1
1
1
1
1
VIII.2.

3
3
3
3
3
3
3
3
3

CTA.CBLE.
1302
01
1302
02
1302
03
1302
04
1302
0401
1302
0402
1302
0403
1302
05
1302
98

DESCRIPCION
Mercaderas
Edificios, Vehculos, Maquinaria Y Equipo
Objetos De Valor
Activos No Producidos
Terrenos Urbanos
Terrenos Rurales
Terrenos Eriazos
Otros Activos
Bienes Para La Venta Desvalorizados

FORMATO

VIII.3.
-

DOCUMENTO A REMITIR POR LA COMISION.

Inventario fsico de bienes del activo fijo (incluye comprobantes de pago).
Reporte valorizado de bienes para trmite de baja.
Reporte valorizado de bienes faltantes.
Reporte de bienes sobrantes o de procedencia desconocida.
Reporte valorizado de bienes asignados por depreciacin.
Reporte de asignacin de cuentas contables.
Julcamarca, Enero del 2012.

11