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GRUPO 101010_25
OMAIRA MILENA BLANCO
JOSE JAVIER TAMARA FERNANDEZ
FRANCY ESNED POLO RENDON
ARIANA FAUZURI POLO RENDON
Por:
OMAIRA MILENA BLANCO
JOSE JAVIER TAMARA FERNANDEZ
FRANCY ESNED POLO RENDON
ARIANA FAUZURI POLO RENDON
Presentado a:
ARIEL ALFONSO REYES CASTRO
GUSTAVO ADOLFO MANRIQUE
TABLA DE CONTENIDO
Pgina
Resumen ejecutivo
Abstract
Introduccin
Justificacin
1. Planteamiento del problema
1.1 Formulacin del problema
1.1 Sistematizacin del problema
2Objetivos
2.1 Formulacin del objetivo general
2.2 Formulacin de los objetivos especficos
3. Elaboracin de marcos de investigacin
3.1Marco terico
3.2 Marco conceptual
3.3 Marco metodolgico
3.4 Marco legal
4. Desarrollo del trabajo de investigacin
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7
8
9
9
9
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11
11
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12
12
14
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24
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27
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28
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RESUMEN EJECUTIVO
Por lo anterior daremos a conocer con este trabajo la importancia que tiene el diseo de
un modelo de gestin que permita mejorar las relaciones de la firma con sus
stakeholders, esto lo trabajremos por medio del manual de procedimientos aplicado a
la estructura de la empresa Masering, determinando en forma especfica la manera como
se desarrollan las actividades dentro del departamento de Presupuesto. Por tanto en l se
establecen claramente las personas, las tareas, los recursos y los flujos, tanto de
informacin como de procedimientos que son empleados en el desarrollo del trabajo
especfico de la empresa Masering.
ABSTRACT
environmental impacts of mining. For this we will know the importance of designing a
management model which improves the firm's relations with its stakeholders,
specifically determining how activities are carried out within the Department of Budget,
through the manual processes and procedures, which clearly established people, tasks,
resources and flows, both information and procedures that are used in developing the
specific job Masering company, committed people getting there but that both activities
are performing correctly. From this stems the importance of this type of document as a
basis for analysis of the work done and the continuous improvement of procedures and
methods.
INTRODUCCION
Para ello es necesario adentrar en los pasos que establece la gua de la actividad, que
nos reflejan sistemticamente la manera de encontrar una solucin.
JUSTIFICACION
sabiendas de las dificultades que ello conlleva para el buen desarrollo de las actividades
de la misma, se hace necesaria la elaboracin, implementacin, desarrollo de los
procedimientos de esta unidad por medio de la estructuracin del manual.
Esta necesidad es detectada previo anlisis por medio de los procedimientos de auditora
que se utilizaron en la fase anterior y que de acuerdo a las no conformidades
encontradas y en el orden de prioridad de las mismas, se determino comenzar por dar
solucin en el corto plazo a la falencia encontrada.
Para el logro de la actividad que nos ocupa, ha sido necesario plantear algunos pasos
que nos ha permitido analizar una problemtica ya conocida para encontrar tambin
paso a paso la solucin a la misma.
Seguidamente al conocerse la fuente del problema, se determina por parte del grupo
investigador un esquema de trabajo que termina por concentrarnos en la bsqueda de la
solucin a esta problemtica.
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2. OBJETIVOS
Establecer los criterios para implementar el sistema de Gestin segn la norma SA 8000
para demostrar el comportamiento tico de Masering y su aplicacin, asegurando as a
sus clientes que sus productos son o sern producidos bajo condiciones de trabajo
humanitarias y segn los requerimientos de responsabilidad social.
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Parte interesada: persona o grupo que tiene un inters en el desempeo o xito de una
organizacin.
12
SA 8000: La Norma SA 8000 es una norma universal, integral, global y verificable para
auditar y certificar el cumplimiento de la responsabilidad corporativa. Se aplica tanto a
empresas pequeas como a las grandes que desean demostrar a los clientes y a otros
terceros interesados que s le importa el bienestar de sus empleados. La esencia de la
norma es la creencia de que todo lugar de trabajo debe ser administrado de manera tal
que estn garantizados los derechos humanos bsicos y que la gerencia est preparada
para asumir la responsabilidad por ello.
Stakeholders: Son las partes interesadas, es decir, cualquier persona o entidad que es
afectada por las actividades de una organizacin.
13
Tipo de Investigacin
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variables, para llegar a conocer situaciones logrando as, aportar soluciones, mejoras,
recomendaciones entre otros.
Diseo de la investigacin
En otras palabras, el investigador efecta una medicin de los datos, con esto, se puede
decir que el tipo de investigacin de campo, se realiza en el sitio objeto de estudio.
15
Unidades de Anlisis
FUERZA LABORAL
1
3
5
Se tom la muestra igual a dos, pues son dos los analistas que conforman la unidad de
Presupuesto, por lo que se realizar el seguimiento de sus actividades para luego
plasmarlas en el manual de procedimientos.
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FUERZA LABORAL
Analista de Presupuesto
Observacin Directa:
Entrevistas No Estructuradas:
18
Otros Recursos:
- SAP y SEE.
Se anot en una libreta (manual) todas las observaciones vistas en el rea, que
permitirn diagnosticar la situacin actual de la unidad de Presupuesto.
Procesamiento de la informacin:
Los datos obtenidos de las actividades que se realizan en la unidad de Presupuesto del
Departamento de Planificacin, Control y Gestin de la Gerencia de Desarrollo Urbano,
fueron tabulados
mecnicamente
(computadora),
para
poder
visualizarlos
19
Anlisis de la informacin:
Procedimiento de la investigacin:
20
21
Por esta razn, el Sistema de Salud Ocupacional y Medio Ambiente debe definir cmo
administrar dichos riesgos en cada actividad. Estos factores de riesgo pueden exponer a
los trabajadores a accidentes de trabajo y enfermedades ocupacionales daos a la
propiedad e instalaciones o impactar negativamente el medio ambiente.
El punto de partida del citado manejo de riesgos debe ser una manifestacin clara de la
gerencia del contratista con respecto a los esfuerzos que la organizacin est dispuesta a
llevar a cabo para manejar dichos riesgos. Esto es: una Poltica, una organizacin y los
recursos apropiados para llevar a la prctica dicha Poltica.
Como cualquier otra actividad del negocio, se debe involucrar todos los niveles de la
organizacin con una clara asignacin de responsabilidades para tareas tales como:
establecimiento y divulgacin de polticas, identificacin de objetivos y metas,
elaboracin de diagnstico de condiciones de trabajo, preparacin de normas y
procedimientos, programas de entrenamiento, programas de inspeccin, etc., siempre
teniendo como fin principal el mejoramiento continuo.
22
23
Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su evaluacin, aumenta
la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo,
ayuda a la coordinacin de actividades y evita duplicidades. Este construye una base
para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos
y mtodos.
Este manual hace parte de un plan o mtodo de trabajo que establece una sucesin
cronolgica de operaciones relacionadas entre s. Todo ello encaminado a la obtencin
de un resultado concreto.
Por tanto en l se establecen claramente las personas, las tareas, los recursos y los flujos
tanto de informacin como de procedimientos que son empleados en el desarrollo del
trabajo especifico.
24
25
26
Insumos
Resultados
Interaccin con otros procedimientos
Polticas
Desarrollo
Diagramacin
Medicin
Formatos e instructivos
Simbologa
Registro de ediciones
Distribucin
Validacin
Para ello explicaremos cada uno de los apartados que integran el manual:
Establecemos aqu el propsito que se debe alcanzar y los medios o acciones para
lograrlo, es decir que se pretende con la integracin y aplicacin del manual por parte de
la empresa. Aqu especificaremos con claridad las pretensiones del manual y las
acciones para lograr el resultado.
27
Los procedimientos son la razn del manual adoptado por la empresa Masering y
constituyen la parte medular del manual. Esta deber contener los siguientes aspectos:
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que se generan?.
29
5.5 Simbologa
El
30
5.7 Distribucin
5.8 Validacin
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Induccion
Envio a
gerencia
Aprobacion
recoleccion de
informacion
Estructuracion y
envio a gerencia
Edicion
revision de
borrador
Codificacion de
informacion
Presentacion
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Todo esto debe ser representado en cada rol, en cada responsabilidad, en cada
procedimiento, en cada instruccin de uso de maquinaria o de equipo, en cada
manejo de formato, en el cumplimiento de los reglamentos o mtodos, para que
la empresa pueda subsistir y cumplir con su misin.
33
existe personal nuevo se pueda proporcionar una induccin adecuada, consecuente con
el cargo y la manera de hacer las cosas en la funciones asignadas.
Revisar y explicar
con claridad la
vision, mision,
estrategia y
objetivos.
Preparacion de un
presupuesto con
discusion,
correccion y
conclusion del
mismo.
preparacion de los
planes de
operacion
Evaluacion de
recursos
necesarios, para el
cumplimiento de
las necesidades ,
estimando costos.
34
Planes operacionales: Son tambin planes de accin que dependen del estudio
de un problema que es necesario tratar y el papel de la organizacin para
abordarlo
35
36
PROCESO
NIVEL DE
SUMA
REVISION
02
001
Objetivo:
Alcance:
Unidad de presupuesto de la Empresa Masering
Descripcin:
1. Se enva ficha tcnica a cada dependencia.
2. Se recolecta informacin de ingresos y gastos en cada seccin.
3. Se anexan justificaciones de cada concepto.
4. Se hace sumatoria de ingresos y gastos.
5. Se establecen rubros especficos.
6. Se estructura el presupuesto
Diagrama de flujo:
37
Recoleccion de informacion de
ingresos y gastos en cada seccion
se estructura el presupuesto
Responsable de ejecucin:
Asistente administrativo 2
Revisin del manual de procesos y procedimientos:
Omaira Milena Blanco
Anexos: No aplica
INFORMACION SOBRE ELABORACION DEL MANUAL
Nombre del manual:
Octubre 7 de 2012
de
Masering
Elaboro:
Francy Esned Polo Rendn/ Ariana
Aprob:
Amara Milena Blanco
38
PROCESO
NIVEL DE
FORMATO PRESUPUESTARIO
REVISION
01
001
Objetivo:
Alcance:
Descripcin:
Diagrama de flujo:
39
Recoleccion de informacion
de ingresos y gastos
Anexo de justificaciones
Elaboracion de plan
presupuestario
Se establecen prioridades
Elaboracion de
presupuesto
Responsable de ejecucin:
Asistente administrativo 1
Revisin del manual de procesos y procedimientos:
Omaira Milena Blanco
Anexos: No aplica
Octubre 7 de 2012
de
Masering
Elaboro:
Francy Esned Polo Rendn/ Ariana
Aprob:
Omaira Milena Blanco
40
PROCESO
NIVEL DE
ANOTACIONES
REVISION
03
001
Objetivo:
Alcance:
Descripcin:
1. Recoleccin de informacin
2. Anotacin de informacin
3. Registro sistematizado de la informacin
4. Validacin de la informacin
5. Auditoria de la informacin
Diagrama de flujo:
41
Recoleccion de la
informacion
Anotacion de la
informacion
Registro sistematizado
de la informacion
Validacion de la
informacion
Auditaje de la
informacion
Responsable de ejecucin:
Asistente administrativo 1
Revisin del manual de procesos y procedimientos:
Omaira Milena Blanco
Anexos: No aplica
Octubre 7 de 2012
de la Unidad de Presupuesto de
Masering
Elaboro:
Francy Esned Polo Rendon/ Ariana
Aprob:
Omaira Milena Blanco
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PROCESO
NIVEL DE
FORMATO PRESUPUESTARIO
REVISION
04
001
Objetivo:
Realizar un formato prctico que permita la elaboracin del presupuesto, con la
aplicacin de las herramientas existentes, con la finalidad de obtener informacin
consecuente con la dependencia, en cuanto a ingresos y gastos en la misma.
Alcance:
Unidad de presupuesto de la Empresa Masering
Descripcin:
7. Se enva formato en blanco a cada dependencia
8. Se recolecta informacin detallada de ingresos y gastos
9. Se anexan justificaciones
10. Se elabora el plan presupuestario
11. Se establecen prioridades por personal encargado
12. Se elabora el presupuesto
Diagrama de flujo:
43
Recoleccion de informacion
de ingresos y gastos
Anexo de justificaciones
Elaboracion de plan
presupuestario
Se establecen prioridades
Elaboracion de
presupuesto
Responsable de ejecucin:
Asistente administrativo 1
Revisin del manual de procesos y procedimientos:
Omaira Milena Blanco
Anexos: No aplica
INFORMACION SOBRE ELABORACION DEL MANUAL
Nombre del manual:
Octubre 7 de 2012
de
Masering
Elaboro:
Francy Esned Polo Rendon/ Ariana
Aprob:
Omaira Milena Blanco
44
NIVEL DE
PROCESO
REVISION
FORMATO PRESUPUESTARIO
001
01
Objetivo:
Alcance:
Descripcin:
1. Se enva formato en blanco a cada dependencia
2. Se recolecta informacin detallada de ingresos y gastos
3. Se anexan justificaciones
4. Se elabora el plan presupuestario
5. Se establecen prioridades por personal encargado
6. Se elabora el presupuesto
45
6. RESULTADOS
Estos elementos son: Proveedores, Entrada, Proceso, Salida, Usuarios. Cabe destacar
que los elementos ya mencionados estn definidos de acuerdo a lo siguiente:
46
Ante esta situacin, es necesario recordar que los procesos ya existen dentro de una
organizacin, de manera que el esfuerzo se debera centrar en identificarlos y
gestionarlos de manera apropiada; por lo cual se han tomado los elementos ms
significativos del proceso ya mencionado con su respectivo nivel de detalle, de forma
que facilite la determinacin e interpretacin de las interrelaciones existentes entre los
mismos.
47
48
PROPSITO DE LA ACTIVIDAD
Formular el Presupuesto de Inversiones tiene como
49
aprobacin.
Evaluacin
Econmica
elaboracin
soportes para aprobacin de Ficha) de cada uno de estos, para ser sometidos a
presupuesto
aprobacin de recursos.
Controlar y presentar los recursos humanos y
materiales que hasta una determinada fecha se han
50
gestin
de
los
financieros
Acumulaciones
Cancelacin de Ordenes
(orden
interna
ceco)
los
cargos
de
en
Costos
Ordenes
Presupuesto
Inversiones
de
Planificacin
Primarios
Costos-
en
de
Centro
Presupuesto
51
Operaciones
costos
de
cada
orden
de
formulacin
DEBILIDADES (D)
Falta de organizacin de la
informacin.
Recurso
humano
amplia experiencia.
Alto
grado
de
profesional.
Gran
capacidad
respuesta (eficiencia)
No existe delegacin de
de funciones.
Falta de planeacin en la
Falta
de
tcnicos
conocimientos
el
rea
de
presupuesto
52
OPORTUNIDADES (O)
Calidad
final
proyectos
en
ESTRATEGIAS (FO)
entregados
los
Desarrollo Urbano.
Polticas
ESTRATEGIAS (DO)
unidad.
los
para
an
ms
de
un
sistema
organizacin.
ordenar la informacin.
AMENAZAS (A)
ESTRATEGIAS (FA)
ESTRATEGIAS (DA)
Falta
de
infraestructura
presupuestarios
inesperados.
Cambios
de
alcance
de
en
original
la
del
presupuesto.
Sistemas tecnolgicos (red
de
internet)
condiciones.
en
malas
Designar
Crear
un
manual
procedimientos
de actividades
para
tareas
especficas
y
a
cambios
una
medulares
(Ingeniera, Contratacin e
Implantacin).
Para afrontar las debilidades y amenazas a las que est expuesta la unidad, es necesario
poner en prctica las estrategias extradas de la matriz FODA.
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Estrategias FO:
Realizar reuniones con el personal para buscar las soluciones ms acertadas, con el fin
de solventar los problemas a medida que se presenten.
Utilizar el presupuesto que se asigna cada ao para las capacitaciones del personal,
realizando cursos, dependiendo del rea en la que se desempee cada miembro, bien sea
en presupuesto o aplicando esta herramienta en las diversas reas que conforman la
gerencia, tales como seguridad, calidad, administracin de personal, planificacin de
proyectos, ingeniera.
Para ofrecer un servicio de calidad, se debe cuidar cada uno de los detalles durante las
diversas fases de la realizacin de los proyectos, para ello, se deben seguir los
lineamientos de la GGPIC y normas de MASERING.
Estrategias DO:
Estrategias FA:
En el manual de procedimientos establecer cada uno de los pasos a seguir para realizar
las diferentes actividades, evitando as demoras y re-trabajo al cumplir con las tareas
asignadas.
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Estrategias DA:
Realizar mesas de trabajo con todas las reas de la organizacin encargadas de llevar a
cabo los proyectos con el objetivo de que cada trabajador exponga sus ideas y explique
el avance de los proyectos en sus diferentes fases. Adems de asignar responsables de
las actividades que surjan de estas reuniones.
55
56
57
6. CONCLUSIONES
La secuencia para realizar las diferentes actividades no estaban establecidas para esta
unidad, por lo que para cada procedimiento fueron elaboradas y asentadas en el manual
de procedimientos.
58
Los procedimientos fueron revisados por los analistas de la unidad y jefes inmediatos,
quienes aprobaron los mismos.
59
7. RECOMENDACIONES
3. Utilizar la informacin del manual para establecer mtodos que permitan ordenar la
informacin de la unidad de presupuesto, optimizando de esta forma las actividades
llevadas a cabo en la unidad.
60
La elaboracin del trabajo no es una tarea fcil, debido a que por la distancia entre el
grupo de trabajo tutor y el tiempo tan limitado debemos trabajar tan rpidamente que
muchos puntos de vista importantes no se pueden plasmar.
A continuacin mencionaremos algunos puntos que limitaron la elaboracin del trabajo.
La eleccin del tema
La seleccin del rea
La elaboracin del trabajo
La recopilacin de datos
Carencia de fuentes de informacin
Poco tiempo para elaboracin del trabajo
Distancia entre los estudiantes Tutor.
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9. BIBLIOGRAFIA
http://www.MASERING.com/.
Gerencia de Proyectos MASERING Manual. 2008
Guas de Gerencia para Proyectos de Inversin de Capital (GGPIC).
MASERING. junio 2008.
Gua para la elaboracin de explicacin de variaciones MASERING.
Manual de Emisin de Rendicin de Cuentas Mensual. MASERING, junio
2008.
Manual de Procedimiento. Consultado el 5 de octubre de 2012. Disponible en
http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml.
Mapas de Proceso. Consultado el 10 el octubre de 2012. Disponible en
http://es.wikipedia.com
Matriz FODA. Consultado el 10 de octubre del 2012. Disponible en http://es.
wikipedia.com
MASERING Exploracin y Produccin. Consultado el 3 de septiembre de
2012, disponible en http://www.MASERING.com/.
Fuente: Gua de Gerencia de Proyectos de Inversin de Capital (GGPIC),
(grficos).
Fuente elaboracin propia (tablas y grficos).
Fuente: Archivos de Desarrollo Urbano.
Fuente: Manual de Gerencia de Proyectos 2008.
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